A l’attention du Directeur Général

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Douala, le 08 septembre 2021

Objet : Note d’intention

Réf. Evaluation déploiement solution ERP

Monsieur le Directeur,

La présente fait suite à notre entretien récent à votre siège à Yaoundé. Il a été question de
l’évolution du déploiement de la solution ERP dans votre entreprise. Vous souhaitiez à cet
effet, avoir une idée sur l’optimalité du déploiement amorcé.

La mission qui nous a été assignée est celle d’évaluer le processus à ce jour et dégager toutes
les recommandations nécessaires à une bonne fin du projet.

Notre plan de travail, nous le déclinons en plusieurs axes à savoir :

 Point1 : Diagnostic général préalable

 Point2 : Evaluation de la solution déployée
 Point3 : La communication autour du projet
 Point4 : Gestion comptable et fiscale avec la solution
 Point5 : Le reporting de l’activité après déploiement de la solution

Le travail va s’étendre sur vos sites principaux Yaoundé les 11 et 12 septembre 2021, de
Douala le lundi 13 septembre 2021.

Au terme de ce travail, vous recevrez un rapport le mercredi 15 septembre 2021 qui fera
la restitution des constats, observations et recommandations qui se dégageront.

Pour y parvenir, nous souhaitons être mis en contact avec le chef projet de déploiement et que
les différents responsables de point soient informés de notre passage.

Nous vous prions d’agréer Monsieur le Directeur, nos sincères salutations.

Ste : xxxxxxxx

Date de début : _ _ / _ _ / _ _ _ _

Date d’implémentation : _ _ / _ _ / _ _ _ _

Stade de déploiement du projet : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Date de fin prévue : _ _ / _ _ / _ _ _ _

Cahier de charge projet : □ Disponible □ Indisponible

Degré de formalisation des processus déployés : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Étape 1 : Préalables au diagnostic :

i. Identifier les problématiques qui ont poussé à l’implémentation de l’ERP

ii. Identifier le besoin principal dans le cadre du projet ERP
iii. Identifier les personnes concernées par la mise en place de la solution et leur degré
d’implication
iv. Identifier les différents flux d’information
v. Identifier les outils utilisés par les différentes parties concernées au projet
vi. Identifier les processus métier impliqués et déployer
vii. Mettre en exergue les défis majeurs du projet ERP

Etape 2 : Evaluation de la solution déployée

i. Déterminer le niveau de simplicité de l’ERP (utilisation, paramétrage, intégration

aux systèmes d’information)
ii. La solution est-elle évolutive ou fermée (peut-elle accompagner la croissance de
l’entreprise)
iii. Quel est le niveau de maintenance proposé
iv. La fiabilité des informations disponibles
v. La solution de connexion des sites
vi. Support et les temps de réaction  
vii. Opération de test de la solution (entrer de l’application faire un tour d’horizon)
viii. Etat des paramétrages de l’application 

Étape 3 : La communication autour du projet

i. Le niveau d’adhésion des collaborateurs au projet ERP

ii. Identifier les départements concernés avec attentes
 iii. L’appui de la Direction dans le projet
iv. Les formations à l’utilisation de l’outil (de degré d’assimilation, disponibilité des
manuels de formation, …)
v. Transfert des compétences en interne
vi. Le déroulement de la mise en place du projet ERP (implantation, formation,
transition vers la solution).
vii. Identifier la perception des collaborateurs sur l’apport du projet dans leurs
quotidiens
viii. Existe-t-il des frustrations du fait de l’utilisation de l’outil ?

Étape 4 : Gestion comptable et fiscale avec la solution

i. Gestion opération (achats, ventes, trésorerie, OD, …)

ii. Tenue des documents comptables avec la solution (journaux comptables, grand-
livre, balance, …)
iii. …

 Étape 5 : Le reporting de l’activité après déploiement de la solution

i. Au niveau du DG 
ii. Au niveau des managers
iii. Au niveau des opérationnels (points de caisse, points de stock, point sur les ventes,
point de la production, …)
iv. …

Par Gilles T.

PhD en science de gestion