Document n°: Procedure N° RH 02

POLITIQUE DE RECRUTEMENT Owner: Hawa Touré

Revision: No: 01
Date: 23 mars 2023

POLITIQUE DE RECRUTEMENT
AUTORISATION

Nom de l’autorisant : Louis CAMARA Position : Directeur Général

Signature de l’autorisant: ________________________________

Nom de l’auteur : Hawa Touré Position : Directrice des Ressources Humaines

AMENDEMENTS

Nom du Doc Pages Date Détails

HRPOL_002 Toutes Mars 2023 Document créé

HRPOL_002 Toutes Mai 2023 Révision par les RH

INDEX
Diffusion Contrôlée – Toute reproduction, même partielle, tout transfert à une autre partie autre que celle désignée, sous n’importe quelle forme, est strictement prohibée sans la 1
permission écrite de Kamsar Petroleum S.A.
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1. INTRODUCTION
2. OBJECTIFS
3. PRINCIPES
4. RESPONSABILITÉS
5. PROCÉDURE D’EMPLOI
5.1. Émission et analyse du besoin
5.2. Approbation de la Direction Générale
5.3. Rédaction de l’annonce et la fiche de fonction / diffusion annonce
5.4. Formation du comité de recrutement
5.5. Tri des candidatures et préparation des entretiens
5.6. Entrevues de sélection (comité de recrutement)
5.7. Entrevues d’embauche
5.8. Préparation de la lettre d’embauche / contrat de travail et demande de dossier
5.9. Envoi de l’offre au candidat retenu
5.10. Préparation de l’arrivée du nouveau salarié (Bureau, ordinateur,
téléphone(flotte), EPI, Badge, création d’email, connexion etc…)
5.11. Réception et présentation de la nouvelle recrue au CODIR et le reste du
personnel
5.12. Installation et Intégration de la nouvelle recrue
5.13. Confirmation de l’emploi
5.14. Recrutements pour les remplacements liés à des (démission / licenciement /
mobilité interne / décès / retraite etc…)
5.15. Recrutements non prévus dans le plan annuel
5.16. Recrutements pour les emplois non qualifiés
5.17. Recrutement des stagiaires / intérimaires

6. ENTRÉE EN VIGUEUR ET RÉVISION

1. INTRODUCTION
En alignement avec la stratégie globale de l’entreprise, la Direction des Ressources Humaines de KAMSAR PETROLEUM
S.A. a pour stratégie principale de mobiliser, motiver et développer la main d’œuvre existante, mais aussi d’attirer une
main d’œuvre de qualité et d’élaborer des procédures et politiques et mettre en place des conditions de travail
adéquates afin de développer et fidéliser ladite main d’œuvre.

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La présente politique définira les pratiques qui nous faciliteront l’exécution de la stratégie décrite plus haut. Elle
assurera également la cohérence de l’ensemble des recrutements menés, depuis la définition des besoins jusqu’à
l’intégration :
  En définissant les orientations stratégiques,
  Mais aussi les modalités pratiques, notamment l’articulation des rôles de chaque acteur interne ou
externe intervenant au cours d’un processus.

2. OBJECTIFS
L'objectif principal de la présente politique est de garantir des processus d'embauche transparents et équitables qui
puissent aider les RH à sélectionner les bons candidats sur la base du mérite et de la pertinence par rapport au poste.

Les objectifs secondaires consisteront entre autres à :

- Assurer la transparence du processus de recrutement à travers des processus fluides, claires, et courts qui
renverront une image sérieuse et positive de KP S.A. ;
- Mieux planifier les recrutements à travers un plan annuel qui sera approuvé à l’avance ;
- Permettre des recrutements basés sur le mérite ;
- Assurer la cohérence à travers les processus de recrutement ;
- Donner de la crédibilité à KP S.A. en suivant des procédures spécifiques ;
- Rédiger des descriptions de postes appropriées, chose qui sera plus simple pour les RH si ses clients (employés
qui émettrons les besoins de recrutements) savent qui ils souhaitent recruter et comment cela doit se faire ;
- Pourvoir rapidement les postes vacants ;
- Fidéliser les talents déjà en poste ;
- Réduire le taux de turnover dans l’entreprise ;
- Optimiser les coûts de recrutement.

3. PRINCIPES
Les principes primordiaux qui guideront les recrutements sont les suivants :
 Le recrutement de chaque poste se fera au mérite
 KP s’assurera de recruter les bons candidats pour les bons postes et au bon moment
 Les processus de recrutement seront transparents et équitables
 KP communiquera les postes vacants à l’interne et/ou à l’externe de manière cohérente
 KP respectera toutes les exigences législatives en vigueur, ainsi que les exigences pertinentes de la Société
 KP cherche à se promouvoir et se développer sur le marché en tant qu'employeur privilégié.

4. RESPONSABILITÉS
4.1. Direction des Ressources Humaines :
 Etant le catalyseur de l'ensemble du processus, la DRH sera de facto, chargé de définir les exigences et
critères pour chaque poste à pourvoir
 Elaborer une politique de recrutement clair et précis pour mieux guider les collègues 
 Elaborer et faire valider un plan de recrutement annuel en collaboration avec les différents départements

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 Assurer le respect du calendrier préétablit des recrutements

 Fournir le support et l’accompagnement nécessaires aux collègues pour la réalisation des processus
 Impliquer les collaborateurs qui recrutent en amont et les rendre imputables de leurs choix de recrutement
 Conduire de façon efficiente et efficace les recrutements.

4.2. Direction Générale :

 Présentation de la vision et les valeurs de l'entreprise pour aider à vendre la marque employeur
 Approbation du budget annuel de recrutement
 Validation des formulaires de recrutement
 Validation de l’achat des outils de travail pour les nouvelles recrues.

4.3. Collaborateurs (départements émettant les besoins)

 Emettre les besoins de recrutement à temps (notamment pour le plan annuel de recrutement)
 S’impliquer dans les différents recrutements (que ce soit pour leur département ou en tant que membre
d’un comité de recrutement)
 Faciliter la réception, l’installation et l’intégration de la nouvelle recrue dans son département.

4.4. Département Logistique (Achats & approvisionnements)

 Faciliter l’acquisition des outils de travail pour les nouvelles recrues et leur installation (bureau / mobilier /
connexion etc…)

4.5. Département QHSSE

 Fournir les EPI nécessaires aux nouvelles recrues
 Procéder à leur induction dès leur prise de fonction.

5. PROCÉDURE D’EMPLOI
5.1. Émission et analyse du besoin
 Les départements dans le besoin de recruter émettent et soumettent leurs besoins de l’année à venir
durant le dernier trimestre de l’année en cours pour permettre à la DRH de les budgétiser et obtenir
l’approbation de la Direction Générale dans les délais requis.

5.2. Approbation de la Direction Générale

 La DRH soumet les demandes de recrutements annuels à la Direction Générale pour validation, après leur
intégration au budget par le DAF ;
 Au moment d’enclencher les recrutements, la DRH prépare et fait approuver un formulaire de recrutement
contenant tous les détails liés au poste par le Directeur Général.

5.3. Rédaction de l’annonce et la fiche de fonction / diffusion de l’annonce

 La DRH rédige l’annonce du poste à pourvoir ainsi que la fiche de fonction qu’elle fait revoir par le Chef de
Département Concerné, pour ensuite procéder à sa diffusion ;

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 Dépendant du poste, l’annonce est d’abord faite en interne pour donner la chance aux employés intéressés
de tenter leur chance ;
 Si le talent n’est pas trouvé en interne, la DRH coordonne la diffusion du poste avec SAKOM sur les
différents canaux.

5.4. Formation du Comité de Recrutement

 Afin de rendre le processus totalement transparent et objectif, une proposition des membres devant
constituer le comité de recrutement est faite au Chef de Département concerné par la DRH
 Les membres choisis sont ensuite consultés par la DRH pour obtenir leur accord
 Une session de préparation est organisée afin de donner tous les détails concernant le recrutement aux
membres du comité, pour ainsi les préparer à bien mener ledit processus.

5.5. Tri des candidatures et préparation des entretiens

 Une fois les candidatures reçues, l’équipe des Ressources Humaines procède au premier tri des candidats
ayant les profils qui correspondent le mieux aux critères définis dans l’annonce
 Un tableau des statistiques des candidatures est préparé et soumis au Chef de département et le DG
 Ensuite, un tableau simplifié contenant les détails des profils choisis, ainsi que les propositions de dates
pour les entretiens est préparé et envoyé au Chef de Département et les membres du comité de
recrutement.

5.6. Entrevues de sélection (comité de recrutement)

 Des invitations individuelles sont envoyées aux candidats avec la date, l’heure et le lieu de leurs entretiens
 Les entretiens sont conduits conformément aux programmes établis et les rapports sont renvoyés à la DRH
qui les compilera dans le rapport final pour ensuite l’envoyer au DG avec les membres du comité en copie.

5.7. Entrevues d’embauche

 Dépendant du poste, les deux (2) ou trois (3) meilleurs candidats sont entretenus par le DG et la DRH
 Sinon, les candidats cités ci-dessus seront entretenus par la DRH et le Chef de Département pour le choix
final.

5.8. Préparation de la lettre d’embauche / contrat de travail et demande de dossier

 La lettre d’embauche est préparée par la DRH et signée par le Directeur Général
 Le contrat de travail est parallèlement préparé avec la lettre de demande de dossier.

5.9. Envoi de l’offre au candidat retenu

 Le package comprenant la lettre d’embauche, le contrat et la lettre de demande de dossier est envoyé au
premier candidat retenu
 En cas d’acceptation de l’offre, on enclenche l’étape suivante
 En cas de non-acceptation de l’offre par le premier candidat, l’offre est renvoyée au second meilleur
candidat.

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5.10. Préparation de l’arrivée du nouveau salarié

 Une fois l’offre acceptée, la DRH, avec le support du Chef de Département, le service Achats –
Approvisionnements et QHSSE, prépare l’arrivée de la nouvelle recrue à travers :
o La préparation d’un bureau
o L’achat d’un ordinateur
o La création d’un courriel
o D’un téléphone (dépendant du poste)
o L’insertion dans la flotte de l’entreprise
o L’achat des EPI
o L’achat des fournitures de bureau etc…

5.11. Réception et présentation de la nouvelle recrue au CODIR et le reste du personnel

 A son arrivée, la nouvelle recrue est reçue par le département des Ressources Humaines pour être
présentée au personnel tel que mentionné ci-haut.

5.12. Installation et Intégration de la nouvelle recrue

 Après les présentations, la nouvelle recrue est reçue par le service QHSSE pour une séance d’induction sur
les pratiques internes de KP S.A.
 Les RH et le mentor (employé choisi au sein du département qui le reçoit) veilleront à l’intégration la
nouvelle recrue jusqu’à la confirmation de l’emploi.

5.13. Confirmation de l’emploi

 Une (1) semaine avant la fin de la période d’essai prévue, un mini entretien est tenu avec la nouvelle
recrue, son mentor, le Chef de Département et les RH pour évaluer ladite période afin de décider de
confirmer l’emploi ou non.

5.14. Recrutements pour les remplacements liés à des (démission /  licenciement / mobilité

interne / décès / retraite etc…)
 Pour les remplacements liés aux causes cités ci-dessus, une exploration est faite en interne dans un premier
temps ; l’objectif étant d’offrir une chance aux talents existants de se développer et progresser en termes
de responsabilités et faire face à de nouveaux défis
 Après une période d’essai, le talent interne est confirmé au poste après une évaluation de ses compétences
et capacités et le coaching de son responsable hiérarchique
 Si le talent interne n’est pas retenu pour le poste, la procédure de recrutement normale est enclenchée.

5.15. Recrutements non prévus dans le plan annuel

 Pour les recrutements non prévus dans le plan annuel, le/la responsable du département dans le besoin
devra remplir le formulaire spécial mis en place à cet effet et obtenir l’autorisation de la Direction Générale
à travers les RH
 La procédure normale sera ensuite enclenchée.

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5.16. Recrutements pour les emplois non qualifiés

 Pour les emplois non qualifiés, les Ressources Humaines puiseront dans la banque de données de
candidatures pour les postes de Conakry
 Pour l’intérieur du pays, les RH puiseront dans la banque de données, ou trouveront la main d’œuvre
nécessaire à travers les communautés locales ; cela dans l’optique de participer au développement des
compétences locales
 Les personnes recrutées pour ces postes devront recevoir l’induction et la formation d’initiation
nécessaires aux postes en question.

5.17. Recrutements de stagiaires

L’engagement des stagiaires permet à KP S.A. de participer à la formation professionnelle en République de Guinée,
mais aussi de préparer les étudiants ou diplômés sans emploi à de futurs postes de responsabilité en son sein ou dans
d’autres entreprises de la place.
Cela se fera :
 Á travers le programme de partenariat qui sera initié avec les universités et écoles professionnelles dans le,
des stages seront ensuite offerts aux meilleurs étudiants / élèves de certains établissements, mais aussi aux
jeunes sans emploi
 Ces stages permettront de remplacer les employés partis en congés tout au long de l’année
 Le département des RH déterminera et proposera le nombre de ces stages à la Direction Générale pour
approbation.

6. ENTRÉE EN VIGUEUR ET RÉVISION

Cette politique rentre en vigueur dès sa signature et sa diffusion. Elle sera révisée à chaque fois que la nécessité se
présentera et la nouvelle version sera distribuée à tout le personnel.

La Direction Générale se réserve le droit de faire varier, révoquer ou remplacer cette politique en tout temps et cela, en
conformité avec le texte ci-dessus.

FIN

Fait à Conakry, le ……. 2023

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