Les 9èmes Rencontres du réseau

Qualité en Recherche :
Aller vers la performance des services & activités

Mise en place d'une démarche qualité pragmatique et économe

Yaël HERSANT
Les 9èmes Rencontres du réseau Qualité en Recherche
Contexte

121 permanents
161 non permanents

- Chimie organique
- Photochimie
- Matériaux
- Thermodynamique

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 Contexte

Démarche qualité impulsée par l’ancienne direction.

Type ISO9001 mais sans certification

Accord de la direction actuelle pour continuer mais neutralité.

6 bâtiments, 6 équipes, 16 thématiques, 15 services…

Survie = Pragmatisme

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 Plan de la présentation

5 constats, 5 réponses « qualité »

- La taille de l’institut et sa pluridisciplinarité.

- Le désintérêt pour la qualité.
- Des centaines d’appareillages.
- 5 bases de données de produits.
- Des difficultés sur la traçabilité des données expérimentales.

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 Par où commencer ?

Premier constat : la taille de l’institut et sa pluridisciplinarité…

Création d’une cellule qualité :

- 1 référent par équipe,
- 2 référents service,
- 1 référent H&S.

Créer du lien, une dynamique et tenir compte des différences.

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 Par ou commencer ?

Deuxième constat : désintérêt pour la qualité

Prioriser le support à la recherche :

- Suivi métrologique (balances, pipettes).
- Suivi réglementaire (sorbonnes, centrifugeuses…).
- Cahiers de laboratoire officiels.

Montrer que la qualité est un atout et qu’elle améliore les

conditions de travail (adhésion rapide des ITA et des APs).

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 Gestion du matériel

Troisième constat : des centaines d’appareillages…

Compilation des inventaires :

1 inventaire centralisé (passage obligatoire par le RQ),

vérifications régulières, intégration qualité.

Maîtrise des entrées/sorties, audits comptables simplifiés, lien

qualité-gestion, repérage du matériel sensible.

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 Gestion documentaire

Conséquence : des milliers de documents ! (plus de 5000 en 2021)

Mise en place d’une GED (gestion électronique de documents)

Pas de budget, peu de solutions gratuites satisfaisantes…

Détournement du Moodle de l’université en GED :

gratuit, sécurisé, pérenne, facile à utiliser.

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Gestion documentaire

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Gestion documentaire

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 Gestion des réactifs

Quatrième constat : 5 bases de données de produits…

5 réserves, 20 armoires, 15000 contenants.

5 gestions différentes…
Pas ou peu de fiches de sécurité.

Besoin d’extractions régulières.

Besoin de centraliser les commandes (frais de port, contrats…).

Logiciel libre pour l’adapter au contexte : Chimithèque

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 Gestion des réactifs

Une base de donnée unique et adaptée :

- Gestion optimisée des stocks (entrées/sorties, prêts, doublons).

- Module de commande lié aux gestionnaires (codé en interne).
- H&S, extraction des CMR, poisons, précurseurs…

Recherche facilitées, commandes centralisées support

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Gestion des réactifs

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Gestion des réactifs

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Gestion des réactifs

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 Gestion des données expérimentales

Cinquième constat : Difficultés sur la traçabilité des données

expérimentales.

Alternative « électronique » au cahier de laboratoire « papier »

Mise en place d’eLab (polyvalent, facile, libre, adéquat…).
- Evite les CLE « sauvages ».
- Centralise une grande partie des données expérimentales.
- Sauvegarde des cahiers (qui scanne son cahier papier ?).
Gestion facilitée, recherche d’informations performante, « mode
projet », plan de gestion des données…

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 Pour conclure

Même dans un environnement complexe, on peut faire de la qualité.

- Se positionner en « support ».
- Chercher à faciliter le travail (amélioration continue).
- Accepter d’avancer au rythme des autres.
- Être patient, s’appuyer sur les convaincus.

Evidemment, tout est relatif, il faut s’adapter !

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Un grand merci à toutes les personnes qui m’ont aidé et motivé
depuis toutes ces années !

Une mention très spéciale pour

tous les acteurs des réseaux
qualité, en particulier QeR qui
m’ont formé et qui sont un vrai
soutien dans la mise en place
d’une démarche !

www.cnrs.fr

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