A&D High Tech

Résumé :

Chris Johnson, chef de projet technologique expérimenté pour A&D High Tech, a été invité à
rencontrer les cadres supérieurs pour discuter de la reprise du projet de nouveau site web de
l'entreprise. L'objectif du projet était de créer une boutique en ligne afin d'augmenter les
ventes par le biais d'Internet. Immédiatement après sa réunion de transition avec la direction
générale, le DSI Matt Webb a informé Chris que le PDG avait besoin de savoir s'il pouvait
terminer le projet avant Noël, qui n'était que dans six mois. Bien que le plan prévoyait des
travaux de mai 2003 à juin 2005, Chris devait déterminer s'il était possible de réduire le
calendrier de 15 mois afin de répondre aux besoins de son PDG.

Énoncé du problème :

L'objectif de cette étude est d'évaluer la probabilité qu'A&D HighTech soit en mesure de
mettre en place un magasin en ligne, comparable à celui de ses concurrents, à temps pour la
saison des achats des fêtes de fin d'année 2003.

Principaux problèmes :

* Les concurrents gagnent des parts de marché grâce à leurs capacités en ligne qui ne cessent
de s'améliorer
* L'entreprise vend un service à la clientèle amical qui peut être difficile à transposer sur
Internet
* A&N doit vendre sur Internet pour rester compétitive en réduisant ses frais généraux

Principaux problèmes :

* Courbe d'apprentissage importante pour le chef de projet

* L'expert en la matière n'est plus impliqué en tant que chef de projet
* La construction était-elle la bonne option ?
* L'entreprise a une base en tant qu'acteur régional
* La durée et la portée du projet sont cruciales
* Tous les risques et les coûts ont-ils été évalués lors de la décision de construire ou d'acheter
* Pourquoi n'a-t-on pas envisagé une option mixte achat/construction

Contexte :

L'équipe a accepté de se réunir et de partager des informations virtuellement à l'aide d'une

page wiki. L'utilisation d'un site Google a permis à l'équipe de tenir compte des contraintes de
temps de ses membres. Ensuite, l'équipe a mis en place un calendrier pour l'achèvement du
projet. Pour ce faire, le document a été divisé en plusieurs parties et la responsabilité de
compléter les différentes sections a été attribuée aux membres. La nomenclature de MS Project
n'étant pas familière au groupe, nous avons tous pris le temps de rafraîchir nos connaissances
sur la manière d'entrer dans les projets "Start-to-Start" / "Finish-to-Finish" et sur la manière de
déterminer la sur-allocation des ressources. Enfin, après avoir lu l'étude de cas, Chris et John
ont effectué quelques recherches en ligne sur les nuances de l'intégration d'un progiciel de
gestion intégré dans une organisation et sur les avantages et les inconvénients de la création
d'un progiciel de gestion intégré par rapport à l'achat d'un progiciel préexistant. Nous n'avons
pas trouvé de nouvelles informations qui n'avaient pas déjà été discutées dans l'affaire.

Méthodologie :

Afin d'examiner le cas, nous avons d'abord dû créer un diagramme de Gantt MS Project de
toutes les activités détaillées dans la structure de répartition du travail de Johnson (pièce 9 du
cas). Nous avons saisi les informations relatives aux ressources (nom, taux de rémunération,
etc.), suivies de toutes les tâches et de leur durée estimée. Ensuite, nous avons alloué des
ressources à chaque tâche, comme indiqué dans l'illustration 9. L'étape suivante a consisté à
saisir les prédécesseurs des tâches, puis les délais de nivellement. Enfin, nous avons vérifié
l'exactitude de la saisie des données. Une fois le diagramme de Gantt complété, nous avons pu
déterminer notre chemin critique, la durée du projet, rechercher les surallocations de
ressources et calculer le coût total de la main-d'œuvre pour le projet. Enfin, nous avons discuté
des goulets d'étranglement du projet et réfléchi à des solutions possibles ou à des modifications
du projet qui permettraient de mettre le magasin en ligne à la disposition du public plus
rapidement.

Résultats :
D'après l'analyse du projet par l'équipe, il n'est pas possible de déployer le magasin en ligne
d'ici à décembre 2003. La durée totale du projet est de 531 jours. Si l'on soustrait les 80 jours
nécessaires à l'achèvement du projet, le site web sera mis en ligne le 2 février 2005, trop tard
même pour les fêtes de fin d'année 2004. La majeure partie du temps est consacrée au
développement, aux essais et à la mise en œuvre. Il est clair qu'en raison de la décision de
construire une solution interne, la phase de test de ce processus est très critique et ne peut
être menée en parallèle avec d'autres tâches. Le chemin critique du projet (qui représente la
série d'événements qui, s'ils sont retardés, retarderont l'achèvement de l'ensemble du projet)
est le suivant : 13, 14, 16, 17, 19, 23, 24, 26, 27, 29, 32, 33, 54, 55, 56, 57, 58, 59. Cette chaîne
d'événements est illustrée dans le tableau 1.
Le coût total de la main-d'œuvre du projet s'élève à 3 644 535 dollars, dont la majeure partie
provient des tâches de test et de déploiement. Le coût d'investissement du projet s'élève à 98
500 $ et correspond au coût des postes de travail et des serveurs.
En examinant la charge de travail de l'équipe, Ryan Neff, Stacy Lyle et le développeur 2 ont tous
été programmés pour travailler plus de 8 heures par jour à plusieurs reprises. Stacy, le membre
de l'équipe le plus sur-attribué, a été programmée à huit reprises pour travailler plus de 8
heures, généralement 16 ou 24 heures. À l'une de ces occasions, Ryan ne travaillait sur rien, pas
plus que les autres membres de l'équipe. Afin d'éviter les retards de nivellement, il serait
judicieux d'identifier ces surallocations et de confier la responsabilité de l'achèvement des
tâches à un autre membre de l'équipe possédant les compétences requises.

Conclusions :
La réponse à la question du PDG Ted Walter "Pouvons-nous terminer ce projet avant Noël ?"
est oui, mais pas sans qu'A&D n'assume un risque important pour la qualité, ne réduise la
portée du projet et n'en augmente le coût. Selon le concept de la triple contrainte, lorsque
l'une des trois contraintes (temps, coût et portée) est modifiée, il est nécessaire d'ajuster les
deux autres contraintes pour atteindre les objectifs d'un projet. Afin de lancer le site web
avant les fêtes de fin d'année 2003 (1er décembre 2003), A&D doit augmenter les coûts et
réduire la portée du projet pour atteindre les objectifs de la haute direction.
En supposant que la priorité absolue du PDG est de lancer le site avant les fêtes de fin d'année
2003 tout en maintenant toutes les exigences de l'entreprise (Jeffery, 2006), Chris Johnson
pourrait recommander d'augmenter les besoins en personnel du projet et de réduire
l'importance de certaines tâches. L'augmentation du nombre de travailleurs entraînerait une
hausse des coûts, mais elle réduirait également le temps nécessaire à l'accomplissement des
tâches et permettrait d'accomplir davantage de tâches simultanément. Réduire la nécessité de
certaines tâches réduirait l'ampleur du projet et le temps nécessaire au déploiement du site
web. Il s'agirait par exemple de réduire la nécessité ou la portée des exigences d'A&D en
matière d'essais. Actuellement, 13 sous-tâches sont consacrées aux tests, ce qui représente
476 unités de travail. Même si le fait de mettre l'accent sur les essais permettrait de raccourcir
le calendrier, A&D devrait être prêt à accepter un niveau de risque important s'il choisit cette
ligne de conduite. A&D doit être prêt à prendre le risque que le site web ne fonctionne pas
comme prévu lors de son lancement. Au lieu d'augmenter ses ventes pendant la période des
fêtes, A&D pourrait potentiellement les perdre si les clients ne peuvent pas naviguer sur le site
ou s'il y a des problèmes avec le système ERP pour recevoir leurs commandes.

Recommandations :
En raison des coûts importants liés à l'embauche de personnel supplémentaire et du risque
élevé d'échec en l'absence de tests adéquats, il n'est pas possible de condenser ce projet sur 15
mois. Nous recommandons à Chris Johnson d'informer ses cadres supérieurs qu'une approche
progressive du lancement du site web est la meilleure solution. Également connu sous le nom
de développement en spirale (tableau 5), les exigences professionnelles sont classées par ordre
de priorité de sorte que le site web est lancé par phase ou lorsque l'équipe de projet satisfait à
la première exigence ou à l'exigence la mieux notée (The Defense Acquisition University). Le
site web est mis à jour au fur et à mesure que les tâches liées aux exigences professionnelles
sont accomplies jusqu'à ce que le site web soit entièrement fonctionnel.

Par exemple, si les priorités d'A&D sont les suivantes :

1 : Lancer le site avant les fêtes de fin d'année 2003
2 : Afficher la configuration et les prix
3 : Intégrer le système ERP pour la fabrication et la gestion des commandes
4 : Traitement des paiements en temps réel
5 : Date de livraison basée sur les délais standard
6 : Collecte de données sur les clients potentiels
- Phase I : Lorsque le site est lancé le 1er décembre 2003, les clients ont accès au catalogue de
l'entreprise avec des informations sur la configuration et les prix. Les clients reçoivent
également les numéros de téléphone du service clientèle d'A&D pour passer leurs commandes.
- Phase II : le site est mis à niveau pour accepter les commandes lorsque l'équipe du projet a
achevé les tâches liées à l'intégration du système ERP pour la fabrication et la gestion des
commandes et au traitement des commandes en temps réel.
- Phase III : le site web est pleinement fonctionnel lorsqu'il est mis à niveau pour fournir aux
clients des dates de livraison basées sur les délais standard et qu'il est en mesure de saisir les
données des clients.

L'objectif sous-jacent de ce projet est de permettre à A&D de s'approprier une part du marché
en ligne. Plus A&D tarde à entrer dans l'arène de l'Internet, plus le risque de perdre des clients
potentiels en ligne augmente. L'utilisation d'une approche progressive ne permet peut-être
pas à A&D de disposer plus rapidement d'un site web répondant à toutes les exigences de son
activité, mais elle lui permet de mettre le pied à l'étrier beaucoup plus rapidement.