COURS DE TECHNIQUE DE L’EXPRESSION ET DE LA

COMMUNICATION

LA NEGOCIATION
 I. CE QU’IL FAUT SAVOIR

Négocier : Quand et pourquoi ?

La capacité à négocier est une aptitude très importante chez une personne.

Quand : Nous négocions lorsque quelqu’un d’autre contrôle ou a une influence

sur quelque chose que nous voulons. La négociation est utilisée quotidiennement
et presque à chaque instant. Les gens avec qui vous négociez comprennent : les
membres de la famille, les amis, les collègues de travail, les vendeurs, les bailleurs
de fonds, les partenaires dans un projet, les autorités nationales et locales…

Pourquoi ? La négociation est une activité, qui vise à échanger des informations
pour :

- Atteindre un accord

- Maintenir une relation future (Si c’est votre objectif)

II. Approches de la négociation

Une approche très courante de la négociation est celle qui dit ‘Je veux obtenir ce
pour quoi je suis venu, je veux gagner la négociation, et si je gagne l’autre partie
aura perdu’. Cependant, cette approche gagne-perd n’est pas judicieuse à long
terme.

Gardez toujours à l’esprit que :

- Vous devrez sans doute continuer à travailler ou à négocier avec l’autre partie
après la première phase de négociation.

- Votre comportement actuel déterminera les attentes vis-à-vis de votre

comportement futur.

Il existe pratiquement 3 approches de négociation :

  Gagne-perd C’est la situation classique décrite plus haut – s’il y a un
gagnant, alors, par définition, il doit y avoir un perdant. C’est souvent
l’approche que choisissent les gens en négociation.
 Perd-perd Si les deux parties sont déterminées à ne pas laisser l’autre
gagner, elles peuvent toutes les deux finir par ne pas atteindre leur objectif.
Ceci peut souvent arriver quand les deux parties adoptent une approche de
négociation perd-gagne et sont peu motivées par les résultats, les deux étant
plutôt déterminés à ne pas céder. Perd-perd peut aussi être une attitude
choisie par les deux parties impliquées dans une affaire contestée.
 Gagne-gagne C’est la situation dans laquelle les deux parties obtiennent
au moins partiellement ce qu’elles veulent. En réalité, cela signifie
probablement que les deux parties sont satisfaites du résultat des
négociations. Elles n’ont sans doute pas tout ce qu’elles avaient demandé
initialement, mais toutes deux reçoivent quelque chose.

III. CREER UNE RELATION DE NEGOCIATION

La négociation suppose une entente minimum des négociateurs sur le processus

de négociation, au sens large. Le temps de la négociation permet de créer, faire
fructifier une relation humaine entre équipe de négociateurs ou négociateurs. Ces
accointances ou ces inimitiés seront importantes en cas de difficultés ou
d’incidents. La négociation doit déboucher sur des relations futures. Il est donc
recommandé de faire attention aux personnes des autres négociateurs. Un litige a
toujours tendance à se matérialiser sur des questions de personnes. Il ne faut donc
pas oublier qu’en face il y a un homme, avec ses doutes, ses qualités, ses peurs.

Commencer doucement : Le négociateur n’oubliera pas de rappeler que l’intérêt

qu’il recherche est double: une solution profitable et une relation durable avec
l’adversaire.
Il ne faut jamais l’oublier: l’un des intérêts de la négociation c’est la survie de la
relation entre les parties après la négociation. Il faudra dès lors faire attention à ce
que l’exposé du litige ne soit pas perçu comme des attaques personnelles.

Percevoir l’autre : « Un homme est toujours plus complexe que ses idées » P
Valery.

On a toujours des a priori et des préjugés ; il faut les connaître. Il faut alors essayer
de se mettre dans la position de l’adversaire pour comprendre son approche. Les
craintes que l’on éprouve ne sont pas nécessairement celles de l’adversaire, les
difficultés ne sont pas non plus causées par l’adversaire et il faut de ce point de
vue adopter une attitude ouverte lors de la négociation.

Affirmez votre identité, sans renier celle de l’adversaire : On doit soi-même être
affirmé dans sa personnalité. Le mou ne donne pas confiance, sa souplesse est vue
comme une faiblesse.

Associer la partie adverse à la mise en place de la réflexion sur un problème ou

pour l’associer à ses conclusions est une bonne chose. Il est rare que la partie
adverse accepte nos conclusions sur nos simples affirmations.

Ne pas accabler la partie adverse : Il est possible que la partie adverse se trouve
en difficulté. Il est préférable dans ces cas d’éviter d’user de sa faiblesse –
temporaire. Si l’adversaire a pris une position extrême, on doit lui permettre de
sauver la face par la décision proposée et lui préparer une sortie honorable, en
rapport avec ses principes, si possible. Si l’adversaire semble avoir accepté
l’inacceptable, il faut le considérer comme normal. Il ne faut jamais révéler la
bonne affaire effectuée. Il n’est jamais intelligent de faire comprendre à la partie
adverse qu’on est plus malin que lui, ce qui provoque méfiance et peur. Il ne faut
pas mépriser l’adversaire, qui nous le rendra bien et au moment le plus opportun.

L’affectivité : contrôler la sienne, faire face à l’autre : Il faut exprimer les

fortes craintes, les tensions. Inversement, le bon négociateur écoute la partie
adverse se « défouler » en cas de besoin. On peut se mettre en colère, mais un seul
à la fois ! Il faut alors savoir faire des gestes symboliques d’apaisement en cas de
besoin.

Vérifiez les pouvoirs de votre vis à vis : Il est important d’établir les pouvoirs
dont le négociateur adverse dispose et de déterminer s’il est lui même fiable.

Les risques : Deux risques peuvent être générés par la situation de négociation.
Tout d’abord, le négociateur adverse peut conduire une approche de séduction. Il
est alors essentiel que le négociateur en soit conscient. De même, un négociateur
n’est pas un agent double : il y perd toute sa crédibilité. Il n’est jamais de l’autre
côté de la barrière.

Etre soi-même communiquant : LES 3 VOIES DE COMMUNICATION

EFFICACE

Un principe fondamental dans la communication :

ON NE PEUT PAS NE PAS COMMUNIQUER : Tout comportement dans une

interaction, comme lors d’une présentation ou d’une négociation, a valeur de
message. Tout ce que nous faisons ou ne faisons pas influence l'autre. Ceci inclut
les mots et le silence, l'activité et l'inactivité. Le comportement de l’orateur
influence l'auditeur qui en retour doit répondre d’une certaine façon. La
communication est une technique d’influence sur les autres. Nous influençons les
autres dans la façon dont nous communiquons avec eux, dans notre manière de
présenter ou de négocier. La présentation se réfère aux méthodes utilisées pour
communiquer ce que NOUS voulons à QUI nous voulons. Vous partagez votre
message avec les gens par trois voies: verbale, vocale, et visuelle (comme illustré
ci-dessous).

le bon négociateur est réceptif aux messages cachés et aux messages non verbaux
qui ont été transmis par l’autre partie.
IV. LE PROCESSUS DE NEGOCIATION

Toute négociation est un processus, un mouvement progressif vers un objectif. La

tâche de chaque négociateur est de gérer ce processus en dépit des obstacles et des
barrières afin de parvenir à un accord. Le processus de négociation a un début et
une fin bien définis. Beaucoup limitent le début d’une négociation au moment où
les deux parties s’assoient face à face et commencent à discuter et à argumenter.
Le négociateur raisonné et efficace estime que c’est une fausse idée et que ce
processus démarre bien avant et d’une manière bien peu excitante. La négociation
continue bien au-delà de la partie du face à face.

La négociation est plutôt un voyage – vous ne pouvez pas anticiper le résultat

tant que vous n’y êtes pas arrivé. Vous avez peut-être préparé un itinéraire mais
vous vous rendrez bien vite compte que la meilleure façon d’arriver au résultat est
d’emprunter un autre chemin.

Des travaux, des bouchons, la fatigue, des enfants qui s’ennuient, autant de
facteurs qui peuvent vous amener à vous arrêter ou vous faire faire un détour. La
même chose se vérifie dans la négociation. Il faut préparer une stratégie tout en
sachant qu’il n’y a aucune garantie de la respecter. Vous pouvez même vous
rendre compte que l’approche planifiée n’est pas du tout adaptée et qu’il faut
revoir votre copie dans son ensemble si vous voulez obtenir un accord. Votre
compréhension des phases et des étapes du processus de la négociation vous
permet de planifier et de structurer chaque négociation de façon efficace. La partie
qui suit une structure systématique a souvent l’avantage de gérer le processus.

Le processus de négociation se divise en 5 étapes :

1. Préparation des négociations

2. Discussion du problème

3. Proposition de solutions
4. Négociation d’un compromis

5. Finalisation / Accord

1. Préparation des négociations

Fixez des objectifs clairs

En négociation, comme pour la mise en œuvre d’un projet, il est vital de

comprendre que ‘si vous ne savez pas où vous allez, il est probable que vous
n’arriverez nulle part’. Ainsi, ce que vous devez faire, c’est penser avec soin à ce
que vous essayer de réaliser.

Vous devez identifier un ensemble d’objectifs, plutôt qu’une seule cible. Cet
ensemble inclut: Ces objectifs sont : un Objectif Affiché (OA) : le meilleur résultat
possible un Objectif Réel (OR) : avec réalisme, ce que vous comptez obtenir un
Point de Rupture (PR) : l’objectif le plus bas acceptable Quand ils parviennent à
un accord et se serrent la main ils entérinent ainsi cet accord, ce qui leur permet
également d’apaiser les tensions qui s’installent dans tout processus de
négociation.

Détermination de l’Objectif Réel (OR) : L’Objectif Réel (OR) représente l’accord

(réaliste) que le négociateur pense pouvoir atteindre. Il est en relation avec le
niveau d’intérêt qu’il juge satisfaisant. L’Objectif Réel doit être le plus proche
possible de l’Objectif Affiché (OA). L’OR n’est pas un souhait, c’est un but, un
objectif, un engagement, celui qui justifie la négociation. Il existe un effet
d’aspiration dans les processus de négociation, qui pousse d’ailleurs les
négociateurs à surenchérir.

Cela dit, cet effet existe, (viser haut – finir haut ; viser bas – finir bas). Il requiert
de viser haut, afin de finir haut – Mais l’OR doit être justifié par des faits, des
arguments, qui nous rendent crédibles aux yeux de l’autre partie. Il ne doit pas
être irréaliste.

SE PENCHER SUR LES INTERETS DU NEGOCIATEUR :

La technique de recherche des intérêts de l’autre partie n’est pas totalement

scientifique. Il s’agit de noter les idées sur une liste pour soi et pour l’adversaire.

METHODE : On peut commencer par communiquer sur ses intérêts pour les faire
comprendre à la partie adverse. Il faut expliquer de manière concrète ses intérêts,
les visualiser. Il faut surtout les connaître précisément et avoir, en conséquence
fixé les repères ci dessus énoncés (OA, OR, PR). Il faudra ensuite reconnaître que
les intérêts de l’autre partie font partie de la discussion et poser la question des
intérêts d’autrui.

Développez une stratégie

La stratégie vous aidera à décider comment vous pouvez :

- Transmettre l’information sur votre position et vos buts.

- Façonner le climat de la négociation.

Pendant la négociation, vous devez vous préparer à :

- Vous présenter (ainsi que les membres de votre équipe).

- Définir les règles de la rencontre (pourquoi cette rencontre, pour quelle durée,
qui parlera en premier, etc.). - Présenter votre opinion sur les questions à aborder.

- Obtenir une séance d’information sur l’opinion de l’autre partie.

Si vous négociez en tant qu’équipe, vous devez aussi décider :

- Qui dirigera la discussion ?

- Qui vérifiera que tout est bien compris (vérifier les faits) ?

- Qui posera des questions ?

- Qui répondra aux questions de l’autre partie ?

- Qui s’attachera à réduire les tensions et à montrer de l’intérêt pour les autres
participants? - Qui prendra des notes ?

2. Discussion du problème

Un aspect important dans une négociation est de discuter le problème. Il est

important que vous compreniez les problèmes et les objectifs de l’autre partie.
Sans cette compréhension, vous ne pourrez pas proposer de solutions. Ce que vous
devriez rechercher pendant la discussion c’est prendre connaissance et
comprendre le problème afin de créer les conditions d’une situation de gagne-
gagne.

3. Proposition de solutions

Afin de pouvoir proposer des solutions, vous devez pouvoir résumer ce qui a été
dit, en analyser les conséquences, et être capable de proposer des suggestions ou
solutions innovantes basées sur l’analyse. Vous devez faire tout cela au cours de
la réunion.

4. Négociation d’un compromis

Quand vous débutez la négociation, vous devez toujours garder à l’esprit vos
objectifs. A chaque fois que vous faites une nouvelle proposition (concession),
vous devez être sûr qu’elle s’inscrit dans vos limites. Parfois cela demande de
réfléchir vite. Pendant la négociation, il peut être bon d’interrompre la séance pour
une durée plus ou moins longue (suspension de séance). On pense souvent que
cela ne se fait que dans les négociations officielles ou importantes. Cependant,
cela peut être utilisé dans presque toutes les négociations. Cela donne du temps
pour la réflexion.

Si vous négociez en groupe, cela permet aussi de considérer les nouvelles

suggestions / offres de l’autre partie. Au lieu de perdre du temps à essayer de
connaître l’opinion du reste du groupe, vous pouvez en fait raccourcir le temps de
négociation par des suspensions de séance.

5. Finalisation / accord

Normalement, la phase de finalisation d’une négociation se déroule en trois

étapes:

1. Formulation d’un accord

2. Préparation de la mise en œuvre

3. Examen de votre expérience de la négociation

Formulation d’un accord : Avant de formuler un accord, vérifiez que tous les
aspects ont été acceptés, en particulier les dates pour la mise en œuvre, l’examen,
la finalisation, et la définition des termes. Gardez à l’esprit qu’une finalisation de
négociation ne se fait jamais à la hâte. Assurez-vous par des récapitulations que
tout accord a été bien compris et proposez une confirmation écrite. Un compte-
rendu du résultat des négociations, aussi informel soit-il, est souhaitable. Si
l’accord est oral, envoyez à l’autre partie une note écrite qui fait la liste des points
acceptés, des désaccords, les interprétations et les clarifications telles que vous les
percevez. Faites-le aussi vite que possible après la réunion.

Préparation de la mise en œuvre : Un accord n’est réussi qu’une fois mis en

pratique. Il est donc souvent utile d’inclure un programme de mise en œuvre
intégré à l’accord de négociation. Un tel programme définira ce qui doit être fait,
quand, et par qui. Pour certains accords, une équipe mixte serait sans doute plus à
même de mener la mise en œuvre. Ceux qui y sont sous l’influence de l’accord,
ou qui doivent l’appliquer, ont besoin d’informations et d’explications adéquates,
bien qu’ils n’aient pas été impliqués dans les négociations mêmes. Les modalités
de cette communication d’information devraient se définir en fonction de qui a
besoin de quoi, de comment et par qui cette information devra être donnée, par
quelles méthodes et selon quel calendrier.
Examen de votre expérience de la négociation

Après la clôture de la négociation, vous devez en tirer les enseignements. Qu’est-

ce qui s’est mal passé ? Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu’avez-vous appris au
cours de cette expérience ? Ceci vous aidera à vous améliorer en vue de votre
prochaine négociation.