Etude de cas 2 : Cas TRACTOCHAR

TRACTOCHAR est une société industrielle de fabrication de matériel

agricole, implantée
sur le marché national. Son effectif est actuellement de 500 personnes, réparties dans
les divers
services production, commercial, administratif , financier et ressources humaines.
L’organigramme 02 : Organigramme de TRACTOCHAR

PDG

DG

Dir Commercial Dir Production DAF DRH

Fabrication Achats Magasin Entretien Comptabilité

Source : Bernard Grand et Bernard Verdalle , op-cit. P 81

Le service achats est compose de :

. Un directeur.
. Un responsable du bureau commercial.
. Un réceptionniste du courrier.
. Cinq acheteurs.
Le service magasin emploie :
• un responsable magasin.
• deux réceptionnistes.
• deux gestionnaires des stocks.
Le service fabrication demande 200 essieux. Apres contrôle des stocks en
magasin, il s'avère que la demande ne pourra être satisfaite qu'a hauteur de 100
essieux.
 Le service fabrication adresse donc une commande de 100 autres essieux au
service achats.
Travail à faire ; Dressez le diagramme de circulation de la commande et
analysez les forces et faiblesses.1

Solution :
Le demandeur (service fabrication) établi une demande d'achats (DA) en
quatre exemplaires, précisant les références du produit et les quantités voulues. Cette
DA doit être datée et visée par le chef de service fabrication, avant d'être transmise a la
cellule courrier du service achats.
Le réceptionniste courrier vérifie le visa porte sur la DA et date à son tour
les documents. II transmet le tout au chef du bureau commercial.
Le chef du bureau commercial transmet le dossier à l’acheteur concerné
(chaque acheteur est spécialisé par type d'achats).
L'acheteur vérifie les visas et la date apposés sur la liasse qui lui est
transmise avant de dispatcher les quatre exemplaires de la DA comme suit :
• Il garde 1'original avec lequel il va travailler par la suite (DA1);
• Il envoie un exemplaire à la comptabilité (DA2):
• Il envoie à la cellule courrier un exemplaire qui sera mis en attente jusqu'a la
conclusion de l‘opération d'achats (DA3);
• Il retourne un exemplaire au demandeur pour notifier que la demande a bien
été enregistrée (DA4).II effectue une mise en concurrence des différents fournisseurs
par l‘intermédiaire du fax : Il leur adresse le type de produit el les quantités qu'il se
propose d'acheter. Chacun des fournisseurs lui signifiant par fax ses conditions de prix
et délais de livraison. Ces différents documents sont réunis avec la DA dans un fond
de dossier afin de justifier le choix du fournisseur. Pour les montants supérieurs à
500 000 euros, il doit pratiquer un appel d'offre.
II rédige un bon de commande (BC) en cinq exemplaires qui, joint au fond de
dossier, doit être vise par le responsable du bureau commercial. Apres avoir récupère
son fond de dossier, l'acheteur repartit les bons de commande comme suit:2
• Le BC1 à la cellule courrier.
• Le BC2 à la comptabilité.
1

2
Bernard Grand , Bernard Verdalle, op-cit, p82-83.
• Le BC3 est gardé en fond de dossier qui est archivé chez l'acheteur,
• Le BC4 au demandeur,
• Le BC5 au service réception.
La cellule courrier reporte la date de remise du bon de commande sur la
DA3 qu'elle archivera. Le BCI est adressé au fournisseur.
Le chef réception classe de façon chronologique le BC5. Au moment de la
livraison. Le réceptionniste contrôle les quantités et la qualité des marchandises livrées
et les compare au bon de livraison (BL) qu'il reçoit du transporteur en deux
exemplaires. 3
Il annonce sur ce BL ses constatations dans tous les cas de figure. II donne
le tout au chef de réception qui récupère le BC5. Ce dernier compare le BL annoté et
le BC5.
Si la livraison est partielle, il rend le BLI visé et daté avec la mention «
partielle » au transporteur. II fait de même avec le BL2 qui joint au BC5 , sera mis en
attente du complément de la livraison. Si la livraison est complète, le réceptionniste
vise et date les BLI. BL2 et BC5, renvoie au fournisseur le BLI, archive de façon
définitive le BC5 numériquement et adresse a la comptabilité le BL2 sur lequel il aura
inscrit le numéro de commande.
Dans les deux cas, que la livraison soit partielle ou totale, le service réception
envoie une photocopie du bon de livraison au service demandeur afin de l’informer
qu'il peut se servir. II fait par ailleurs une photocopie du BL destinée à son propre
4
service et classée avec le BC5 (garantie en cas de litige).
Inventaire des documents détenus par chaque acteur :
Courrier :- DA3 DEMANDEUR /- DA4
BL
( photocopie)
BC4
Acheteur : - BC3 Transporteur : -BL1
- DA1
-FAX FOURNISSEUR / - BC1
COMPTABILITE : -DA2 RECEPION : -BC5
-BC2 - BL

3
Idem,p82-83.
4
Bernard Grand , Bernard Verdalle, op-cit, p84-85.
 -BL2 photocopie
Travail à faire :
- Faites un schéma de travail du l’auditeur .
- Etablissez des actions de contrôle.
- Analysez les forces et faiblesses de l’entreprise .5

Solution du cas TRACTOCHAR :

5
Idem, p85.
 Diagramme 1 : Diagramme de circulation de TRACTOCHAR

Services des achats

Unité opérationnelle Chef BC Acheteur Comptabilité

Courrier
4

2 1 2
1
DA
4
DA 2
DA
3
DA
FAX
1
DA
3
2
BC 4 S
3 1
BC

2
DA 3 BD

4 BC 1 S
Cde
S FAX
2
DA
3
BC
1
BC
S
S

BC 5 N

Fournisseur Réception

Source: Bernard Grand , Bernard Verdalle,op-cit,p84-85.

-Actions de contrôle :
1. Contrôle sur la demande d'achat :6
• Du visa du demandeur,
• Inscription de la date d'arrivée.
2. Le chef du service des achats reparti les DA entre les acheteurs spécialisés.
3. Le Chef du service des achats reçoit la commande pour signature. II dispose
pour contrôle :
• De la DAI,
• Des FAX de mise en concurrence.
4. La date de transmission au fournisseur de la commande est portée sur DA3 ,
classée définitivement, ensuite :

6
Bernard Grand , Bernard Verdalle, op-cit, p84-85.
• Calcul des temps de passation.
. Calcul des « Portefeuilles »/Acheteur.
5. Le réceptionniste contrôle les marchandises (Quantités- qualité) par rapport au
BL.
6. Le chef réceptionniste compare le BL annoté (par le réceptionniste). Il mentionne
sur le BL l'état de la livraison ,daté et signé.7
Analyse des forces et faiblesses :
Les forces :
1. Mise en concurrence systématique des fournisseurs : Les fax servent de
preuves et justifient que le choix du fournisseur a bien été fait dans l'intérêt de
l'entreprise.
2. La séparation des taches est bien respectée : La passation de la commande, la
réception des marchandises, l’enregistrement comptable et le paiement sont attribués
à des services différents.
3. Le risque d'erreurs de report de données d'un document sur l‘autre est limité
grâce aux nombreux contrôles et visas prévus.
4. Le demandeur peut à tout moment connaitre le degré d’évolution de sa
commande auprès de la cellule courrier.
5. On peut contrôler l’efficacité du service achats grâce à la cellule courrier qui
enregistre le délai entre la DA et le BC (combien de temps met le service pour traiter
une demande ?).
Les faiblesses
1. La procédure d'appel d'offre comporte un risque inhérent : L‘acheteur n'ayant
pas envie de s'y soumettre peut la contourner en fractionnant sa commande de
manière à ne jamais atteindre le seuil de 500 000 euros.
2. II n'y a pas de remontées d'informations du service réception au service achats
en cas de problèmes de livraison (incomplète ou non conforme), ce qui permettrait à
l‘acheteur d'éliminer éventuellement les fournisseurs peu fiables.8

7
Bernard Grand , Bernard Verdalle, p84-85.
8
idem, p85.