Information et formation dans l’entreprise

Quelle est la différence entre information et

formation ?
Question fondamentale : la formation est un véritable enjeu car elle permet de rester en phase
avec le marché, d’appréhender les nouvelles technologies et de développer les compétences

A l’issu de la formation, comment savoir si j’ai bien acquis les compétences prévues ou si j’ai
simplement eu connaissance de l’existence de telle ou telle information sur des savoir ou
savoir-faire.

Comment s’assurer qu’il y a bien eu formation et non pas juste

information ?

Seule l’évaluation des acquis répond à cette problématique

L’évaluation dans la formation professionnelle s’effectue avant l’entrée en

formation, pendant l’action de formation et après la formation.

Avant :

Situer, détecter, diagnostiquer, choisir, orienter…

C’est l’évaluation prédictive ou pronostique

Au moment du recrutement des participants pour évaluer le profil des apprenants et pour
estimer les chances de réussite.

Vérifier, corriger, améliorer, adapter, réguler…

C’est l’évaluation diagnostique

Au début de la formation pour évaluer les prérequis et les acquis, pour ajuster le contenu de la
formation au profil de l’apprenant et ainsi remédier aux difficultés d’apprentissage.

Pendant :

Vérifier, corriger, améliorer, adapter, réguler…

• C’est l’évaluation formative

Evaluation permettant au stagiaire au cours ou à la fin d’une phase d’apprentissage, de repérer

ses progrès, d’identifier ses points forts et ses axes d’amélioration.

• C’est l’évaluation formatrice

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C’est une forme particulière de l’évaluation formative. Les évaluations sont définies par les
critères d’évaluation du formateur, l’auto gestion des erreurs.

• C’est l’évaluation sommative (normée ou critériée)

Evaluation ayant pour but de sanctionner (dans tous les sens du terme) une phase
d’apprentissage afin de comptabiliser le résultat en vue d’un classement, d’une sélection,
d’une certification ou d’une validation des acquis.

Elle peut être « normative ». Elle réfère les résultats d’un apprenant aux résultats des autres
apprenants ou « critériée ». On ne compare pas l’apprenant aux autres, on détermine l’atteinte
des objectifs par rapport à des critères.

Après :

Attester, certifier, contrôler, faire le bilan, habiliter…

C’est l’évaluation de l’action de formation

Evaluation effectuée par le formateur à chaud à l’issue de la formation.

Par la direction ou le financeur, à froid à l’issue de la formation.

Elle permet de vérifier si la formation a permis d’atteindre les objectifs et mesurer sa

pertinence.

Alors formation ou information ?

Formateur est un métier à part entière, l’expertise seule ne suffit pas à mériter ce titre.

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I NOTION D'INFORMATION
L'information est au cœur du système de gestion de l'entreprise, comme elle est
au cœur de toute décision à prendre.

Etre bien informé est souvent (presque toujours) un préalable à la réussite.

Beaucoup de problèmes gravitent autour de cette notion :

✓ où et comment s'informer ?
✓ de quelles informations faut-il disposer ?
✓ problème de la MAJ de l'information
✓ problème du coût pour se la procurer
✓ problème de sa communication, de sa circulation- problème de la
"surinformation", ...

A - L'INFORMATION EST UN RENSEIGNEMENT

Une information digne de ce nom :

- améliore le degré de connaissance du phénomène étudié.

- permet de prendre des décisions efficaces.

B - L'INFORMATION EST UN SIGNE, OU UN ENSEMBLE DE

SIGNES
Signes que l'on peut reconnaître, qui permettent des classements, ...

Vu sous l'angle de la technique administrative, une information se situe par

rapport aux éléments suivants :

- une entité étudiée (fait, individu, phénomène, organisation, ...)

- des attributs pris en compte.

- des valeurs (ou mesures) pour ces attributs

A noter que l'information en tant que signe est le plus souvent fixée sur un
support (papier, informatique, vidéo, ...)

Lors des traitements, l'information fait l'objet d'un codage

II PRINCIPAUX RÔLES DE L'INFORMATION

A - SUPPORT DES PROCESSUS DE GESTION

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Traitement des commandes, tenue d'une comptabilité, programmation d'une
action, ... nécessitent que l'on dispose d'informations.

Enorme évolution dans ce domaine avec les technologies informatiques, les

réseaux.

B - INSTRUMENT DE COMMUNICATION
L'échange d'informations est nécessaire pour la réalisation de nombreuses
activités.

La technologie a également beaucoup fait évoluer cet aspect.

Penser - aux bases de données

- aux systèmes de messagerie et courrier électronique

- aux réseaux (Internet bien sûr, mais aussi l’intranet d'entreprise, ...)

C - SUPPORT DE CONNAISSANCE INDIVIDUELLE

On pourrait résumer ainsi le paragraphe : 'la capacité cognitive des organisations
est aussi celle des individus qui en font partie'.

D - INSTRUMENT DE LIAISON AVEC L'ENVIRONNEMENT

Sur ce plan, on ne peut nier l'intérêt de l'information. De même une information de
qualité aura un effet positif sur le climat social au sein des organisations.

⇒⇒⇒⇒ L'information est facteur de motivation, d'intérêt, de cohésion sociale.

III FONCTIONS DU SYSTEME D'INFORMATION

A - ALIMENTATION DU SYSTÈME (collecte)
Ce qui suppose pas mal de choses :

- savoir écouter

- savoir entendre

- savoir saisir

- savoir classer, codifier, condenser

B – MEMORISATION
Le système d'information (+ ou - sophistiqué) doit être en mesure de fixer
l'information sur des supports adaptés, de la stocker.

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Au niveau technique, de nombreuses possibilités :

- classiques (papier, ...)

- informatiques (disques, disquettes, bandes, cartouches, ...)

- films et microfilms

- ...A la base, on trouve de nombreux fichiers, et s'ils sont interconnectés et en

relation, des SGBDR.

C – TRAITEMENT
Calculs, tris, classements, modifications, ajouts, suppressions, ... sont des
opérations classiques à effectuer.

D – RESTITUTION
L'information n'a pas d'intérêt pour elle-même.

Elle sera utile aux utilisateurs réels ou potentiels.

Elle est ascendante, descendante ou latérale.

Elle doit si utile répondre aux critères de sécurité et de confidentialité.

En résumé les opérations classiques seront les suivantes :

- saisie

- collecte

- traitement

- stockage

- diffusion

IV QUALITES D'UN SYSTEME D'INFORMATION

A – PERTINENCE
Il faut "distinguer le bon grain de l'ivraie"

B – FIABILITE
C'est-à-dire conforme à la réalité, ou le plus proche possible.

Attention aux rumeurs, aux "bruits".

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C – RAPIDITE
L'information est une denrée très périssable.

Exemple : que vaut un quotidien le lendemain de sa parution ?

D – CONFIDENTIALITE
Quand cela doit être, tout doit être fait pour éviter les "fuites" (mots de passe,
clefs d'accès, ...)

Remarques

L'information n'a pas de valeur dans l'absolu : valeur uniquement en fonction

du contexte et de l'utilisation envisagée. ⇒⇒⇒⇒ Information = f(utilité)

Intérêt de l'information si sa valeur mesurée (impact éventuel) est > à son coût

V CIRCULATION DE L'INFORMATION
A - TRANSMISSION DES INFORMATIONS : LA
COMMUNICATION

Les perturbations.

Nombreuses origines.

- le canal :

-dysfonctionnement

- encombrement

- "bruits" parasites.

- les relais : ne transmettent pas toujours l'information dans son intégralité.

* volontaire :

exemple : certains messages déplaisants pour les supérieurs hiérarchiques

pourront être évités, édulcorés, ...

* involontaire :

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mauvaise compréhension tout simplement. Mauvaise interprétation.

- les émetteurs et les récepteurs

n'ontpas toujours la même vision des problèmes. Exemples : "commerciaux" et

"techniciens" dans l'entreprise, patrons et salariés, ... mais aussi parents et
enfants, professeurs et élèves, ..

.B - TYPES DE COMMUNICATIONS
La communication va varier suivant un certain nombre de critères :

- selon qu'elle est interne ou externe

- selon qu'elle est :

* hiérarchique (ascendante : comptes-rendus, descendante : ordres, notes,

directives, règlements, ...)

* fonctionnelle (information de type conseil).

- selon le mode de transmission (à rapprocher du point précédent)

* vertical ascendant

* vertical descendant

* latéral (transversal).

- selon son degré d'institutionnalisation

* formelle (voir organigramme, textes, procédures, notes, ...)

* informelle (non prévu par les règlements officiels). très important : + rapide,
plus flexible, mais dangers ! (l'informel ne doit pas prendre le pas sur le formel).

- selon les destinataires

* communications interpersonnelles (entre collègues, entre élèves, ...)

* communications de masse (journal d'entreprise, mot d'accueil tous les matins

dans la BAL électronique, ...)

* communications institutionnelles (notamment par le biais d'organismes

légalement mis en place. Ex : comités d'entreprise, représentants syndicaux,
délégués du personnel, ...)

Conclusion
L'information est un élément stratégique pour l'entreprise (et de plus en plus).

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Le système d'information doit permettre :

- la meilleure connaissance possible de l'entreprise elle-même.

Nécessité de "capteurs", mesures périodiques, tests divers (ex : lancer une

fausse information "non dangereuse" et observer ...).

- la "veille technologique" (ou "système d'information stratégique", par

opposition au "système d'information de gestion"). Toute une structure doit être
mise en place à ce niveau.

Qu’est-ce que la formation en entreprise?

La formation en entreprise est l’ensemble des mesures privilégiées par une organisation qui
permet aux employés de peaufiner certaines compétences et d’en développer de nouvelles.
Elle doit être prévue dans le cadre d’une planification stratégique des ressources humaines et
correspondre aux objectifs organisationnels de l’entreprise.

La formation peut se décliner sous diverses formes, par exemple sur les lieux de travail, en
séminaire extérieur ou encore en ligne. Souvent donnée à la suite de l’initiative d’une
entreprise ou de requêtes d’employés, la formation en organisation est fortement encouragée.

Les effets positifs de la formation sur votre entreprise

Une entreprise encore plus compétitive

Une main-d’œuvre qualifiée constitue un facteur important de succès d’une entreprise. Ainsi,
le renforcement du potentiel technique des employés pourrait permettre à votre organisation
de se distinguer des concurrents en offrant un service ou des produits de qualité accrue,
conçus par un personnel professionnel et compétent.

Tout cela, sans omettre qu’un tel souci de la carrière et du niveau de compétence des
employés vous positionnera comme employeur de choix dans un contexte démographique où
les entreprises se disputent les candidats.

L’atteinte des objectifs organisationnels

La formation des employés doit être prévue au sein de la planification stratégique de

l’entreprise. Ainsi, elle peut servir d’indicateur sur le tableau de bord et être considérée
comme l’un des facteurs d’atteinte des objectifs de l’organisation. Quel que soit l’objectif
visé, la formation est souvent l’un des moyens d’y arriver. À cet égard, souhaitez-vous…

Augmenter la production? Formez les employés concernés afin qu’ils puissent pleinement
utiliser les outils, les logiciels et les procédures mis à leur disposition et ainsi accroître le
niveau de production à même vos investissements déjà faits.

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Pénétrer un marché étranger? Formez les employés concernés qui devront négocier,
transiger ou communiquer dans une langue seconde et établissez des relations d’affaires
solides.

Acquérir des parts de marché? Formez les employés concernés sur les nouveautés de
l’industrie afin d’éveiller leur créativité et d’aiguiser leurs connaissances dans le domaine.

Réduire le nombre d’accidents ou d’erreurs? Formez les employés concernés afin que
leurs pratiques soient plus sécuritaires ou mieux effectuées. Il est impossible de parer une
organisation à toute éventualité, mais il est certainement possible de la rendre plus sécuritaire
et plus efficace.

Un ROI utile pour le recrutement

En investissant énergie, temps et argent dans la formation des employés, vous investissez en
réalité dans la relève de l’organisation et dans son avenir prometteur.

En formant dès maintenant du personnel qualifié, des gestionnaires aguerris et une direction
émérite, vous contribuez à générer un bassin de candidats à l’interne qui révélera sa pleine
valeur lorsqu’il vous faudra pourvoir des postes clés dans l’entreprise ou rapidement agir en
cas de situation imprévue.

Peu importe que la formation se fasse à distance ou en présentiel, qu’elle soit théorique ou
pratique, il est essentiel de vous doter de moyens pour mesurer les acquis et vous assurer du
transfert adéquat des connaissances. Vos employés doivent apprendre et ensuite être en
mesure d’appliquer au quotidien leurs nouvelles connaissances dans leurs activités
professionnelles.

Le développement de compétences transversales utiles

En plus des formations professionnelles spécifiques aux tâches des employés, il est possible
(voire très bénéfique) d’offrir des formations qui consolideront des compétences transversales
de vos employés.

En d’autres mots, certaines habiletés s’appliquant à diverses situations et domaines différents

peuvent être très utiles aux employés. Pensons notamment à des formations de : gestion du
temps et du stress, travail en équipe et leadership, apprentissage d’une langue seconde,
ergonomie d’espace de travail, premiers soins, etc.

Ces formations fourniront des outils essentiels aux membres du personnel. Vous pourrez
notamment en constater les bienfaits à travers le taux de productivité des employés, leur
capacité d’adaptation au stress, leur flexibilité quant au changement, leur niveau de
motivation, leur enthousiasme à entreprendre de nouveaux défis et leur capacité à faire preuve
de proactivité.

Il s’agit tout d’abord de vous assurer que vos employés possèdent les talents naturels innés qui
les aideront à mieux performer dans leur emploi.

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Attention – méfiez-vous…

De la surcharge de travail ou de la perte de temps

La formation en entreprise doit être prévue au sein d’un plan de ressources humaines bien
établi. Vous éviterez ainsi de faire perdre du temps à certains employés ou d’en surcharger
d’autres.

La perte de temps peut survenir si un employé est contraint d’assister à une formation en deçà
de ses compétences. S’il est vrai qu’une personne peut continuellement évoluer et se
perfectionner, il est aussi vrai qu’il existe une variété de niveaux de formation: assurez-vous
donc que les employés sont conviés à des formations qui sont pertinentes en regard de leurs
compétences acquises et de celles à acquérir, ainsi qu’au travail qu’ils effectuent.

La surcharge de travail, quant à elle, peut advenir si un employé est convié à une formation
dont il tirera des bénéfices certains, mais à laquelle il manque de temps pour assister. Lors de
la planification des formations, assurez-vous auprès des gestionnaires du lot de travail que
l’employé à accomplir. En tenant compte de certaines périodes clés de l’année, du type de
projets ou de l’horaire de l’employé, vous serez à même d’établir les moments les plus
favorables pour la formation.

De la crainte et du manque de confiance en soi

Pour certains employés, la formation correspond souvent à un retour en classe appréhendé.

Faites en sorte de sélectionner des formations pertinentes et d’en informer les employés sur le
contenu. Rappelez-vous, les objections peuvent être le résultat d’une peur de l’inconnu ou
d’un manque de confiance en soi.

Préparez-vous donc à répondre aux questionnements des employés et à les accompagner dans
ce cheminement. Veillez à bien leur faire valoir les avantages personnels et professionnels
qu’ils en retireront.

La formation en entreprise est d’abord bénéfique pour les employés, certes, mais également
pour l’employeur. Il est important de ne pas considérer tout ce temps, ces ressources et cet
argent consacrés à la formation comme une dépense, mais bien comme un investissement à
court, moyen et long terme qui profitera tôt ou tard au succès de votre entreprise. Songez-y
bien: dans le contexte économique et démographique actuel, avez-vous réellement les moyens
de vous priver d’un personnel qualifié et motivé?

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