Support Stagiaire Tga 2020

12/02/2020
TECHNIQUES GENERALES D’AUDIT
Les objectifs
• Intégrer les objectifs et enjeux de l'audit

• Identifier les étapes clés de l'audit et les techniques applicables pour la maîtrise de ces étapes
Les grandes étapes de l’audit
Document ENAC, ne peut être reproduit sans

l'accord de l'ENAC 1
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L’AUDIT
• Définition
• Les différents Types d’audits
• Les acteurs
• La méthode
• Les étapes
• Les compétences de l’auditeur
Définition
§ 3,1 de la NF EN ISO 19011
Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des

preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans
quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits.
L’audit
Définition
L’audit
Prévoir Faire Prouver

12/02/2020
Définition
L’audit n’est un outil puissant et efficace que si la part de

subjectivité est réduite à son minimum
L’audit
Définition
L’audit
Rôle et objectifs de l’audit qualité
L’audit est un examen méthodique et indépendant en vue de déterminer

si l’activités et résultats relatifs à la qualité satisfont aux dispositions
préétablie, et si ce dispositions sont mises en œuvres de façon efficace et
sont aptes à atteindre les objectifs
L’audit

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Le Référentiel
• Textes règlementaires : nationaux ou internationaux
• Dispositions internes de l’organisme audité : documentation

SMS ou opérationnelles
L’audit
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Les preuves d’audit
• Quand ?
– les entretiens;
– l’observation des activités;
– la revue des documents, y compris les enregistrements.
• Quoi ?
L’audit
ECRITES : VERBALES : FACTUELLES :
• Documents, • Déclarations, • Observations

• Enregistrements, menées par
l’équipe d’audit
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L’AUDIT
• Définition
• Les acteurs
• La méthode
• Les étapes
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Les différents types
• Audit externe :
– Autorité de surveillance
=> Décision de conformité du SMS
L’audit
• Audit interne :
– Prestataire de services
=> Maintien et amélioration du SMS
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Les différents types
Audit de performance
Audit de conformité
Evaluation de
L’audit
la performance
du système par
rapport aux
objectifs de
Evaluation de la
mise en œuvre Audit documentaire
effective du
l’organisme et système par
aux exigences rapport à sa
établies description et Evaluation de la descriptive du système par rapport aux
aux exigences exigences établies
établies
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L’AUDIT
• Définition
• Les acteurs
• La méthode
• Les étapes
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Les acteurs
LE COMMANDITAIRE
L’ÉQUIPE D’AUDIT
LE RESPONSABLE D’AUDIT
L’audit
LES AUDITEURS
LES AUDITÉS
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Les acteurs
L’équipe d’ audit :
– Les auditeurs sont qualifiés
(formation théorique et pratique)
– Un Responsable d’équipe est désigné

L’audit
(choisi dans une liste de personnes qualifiées !)
Les tâches sont clairement assignées entre les membres de l’équipe.
17
Les acteurs
La CHARTE DE DÉONTOLOGIE
Pourquoi ?
Quels éléments ?
 Neutralité
 Objectivité
L’audit
 Empathie
 Franchise
 transparence
 Écoute
 Rigueur, impartialité, ouverture, réalisme, tact, endurance, etc …
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Les acteurs: L’auditeur
Sous la responsabilité d'un RA, chaque auditeur est responsable de :
‐ respecter le code de déontologie ;

‐ contribuer au respect du mandat d'audit ;
‐ préparer l'audit pour les activités qui le concernent ;
L’audit
‐ mettre en œuvre les orientations fixées par le responsable d’audit ;

‐ mener des entretiens dans le cadre prédéfini de l’audit ;
‐ documenter ses résultats et rendre compte de façon transparente au RA ;
‐ contribuer à la rédaction du rapport d’audit sous la direction du RA.
19
Les acteurs: L’observateur
En fonction des dispositions prévues par le commanditaire, un ou plusieurs observateurs peuvent être
amenés à se joindre aux auditeurs, sous la responsabilité du RA.
Il convient qu'ils assistent au déroulement des activités mais ne doivent en aucun cas interférer ou
s'ingérer dans la réalisation de l'audit. Ils peuvent participer et s'exprimer lors des réunions internes de
L’audit
l'équipe d'audit.
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Les acteurs : Rôle du responsable d’audit
Le chef d’orchestre et l’interface entre l’équipe d’audit et les audités :

L’audit
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L’AUDIT
• Définition
• Les acteurs
• La méthode
• Les étapes
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La Méthode
MÉTHODOLOGIE STANDARDISÉE
IMPARTIALITÉ DES AUDITEURS
PERTINENCE DE LA RÉDACTION DES CONSTATS

des observations ; opportunités des points forts ; pratiques au‐delà de des écarts ; non‐conformités ou
d’amélioration, l’exigence, dysfonctionnements
L’audit
ACTIONS CORRECTIVES ADAPTÉES
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L’AUDIT
• Définition
• Les acteurs
• La méthode
• Les étapes
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Les étapes
L’audit
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L’AUDIT
• Définition
• Les acteurs
• La méthode
• Les étapes
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Les compétences de l’auditeur
• Connaissances techniques
SAVOIRS • Acquis de l’expérience
• Capacité à appliquer une règle

SAVOIR‐ FAIRE
L’audit
SAVOIR‐ ETRE • Comportement professionnel, compétence
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L’auditeur ne doit pas arriver en pays conquis, ni fournir une première impression négative aux audités
Qualités personnelles attendues ?
oIntégrité
oObjectivité
oHumilité
oEcoute
oSens de l’observation
oEmpathie
oTénacité
oRigueur
oAutonomie
oDiscrétion
L’audit
oOuverture d’esprit
oDiplomatie
oPolyvalence
oCapacité décisionnelle
28
Coopération
Adaptation
Rigueur
Diplomatie
Ouverture
d’esprit
29
o Mettre tout en œuvre pour que l’audit se déroule dans un climat de confiance
o Ne pas interférer dans l’organisation, ne pas gêner l’exploitation
o Ne pas mener de tests (chercher à piéger) ou d’inspections hors du cadre de l’audit
o Ne pas porter d’appréciation sur les personnes impliquées dans l’audit, ne pas les remettre en cause
o Ne pas générer de conflits, ne pas prendre parti dans les conflits existants au sein de l'organisme audité
o Ne pas user de sa position d’agent de l’autorité
o Ne pas ajouter une pression sur l’audité en adoptant une attitude fermée ou inquisitrice
o Respecter les horaires
L’audit
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Quelques idées forces
o Faire simple, c’est compliqué.

o Écouter pour mieux comprendre
o Savoir pourquoi on fait les choses
o Nul n’est infaillible
o Échanger, c’est donner et recevoir
o La transparence est réciproque
o Auditer c’est aussi respecter
L’audit
31
La planification de l’audit
• Le déclenchement
• Le mandat d’audit
• Le premier contact
• La préparation
32
Préambule : Méthodologie de travail
Travail en sous‐
Apport d’outils et
Présentation de la groupe sur la
application sur
phase de l’audit matrice des
certaines phases
risques
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• Le déclenchement
• Le mandat d’audit
• Le premier contact
• La préparation
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Le déclenchement de l’Audit
Eléments déclencheurs :
 Programme de surveillance
 Coordination avec audité
Action autorité :
– Nomination du responsable d’audit

– Sélection des auditeurs en fonction des objectifs
• Rappel : Auditeurs qualifiés détenteurs d’une licence en état de validité
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Mandat d’audit
Le mandat précise
Les objectifs
Le périmètre
Le référentiel
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Premier contact avec l’audité
– Confirmer que l’organisme a bien été informé de l’audit

– Préciser la période et les dates de l’audit
– Présenter le contexte général et le mandat de l’audit
– Etablir les modalités de préparation de l’audit, notamment concernant la transmission des documents
nécessaires
– Discuter des aspects logistiques qui seront confirmés ensuite en réunion d’ouverture
rassurer sur les méthodes utilisées démontrer la volonté de transparence
37
Préparation de l’audit
COMMENT?
– l’analyse des documents du système de management,
– du suivi de l’audit précédent,

– l’analyse de la réglementation,
– la vérification du fait que le Système de Management répond aux exigences du référentiel d ’audit.
38
Les « outils communs » permettront d’identifier, de tracer et de partager au travers d’un questionnaire d’audit :
‐ les preuves de conformité obtenues,
‐ les preuves à obtenir lors des entretiens,

‐ les pistes de constats (non‐conformité ou point fort)
‐ les thèmes non retenus dans le référentiel d’audit qu’il serait nécessaire d’inclure.
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connaître l’état
d’avancement de l’audit
questionnaire d’audit = s’assurer du respect du

Fil conducteur périmètre (RA)
tracer le déroulement des

entretiens
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Elaboration du plan d’audit
Le plan d’audit est établi en tenant compte des objectifs, du périmètre, du référentiel et de la stratégie d'audit, et
précise :
o les entités fonctionnelles et/ou organisationnelles à rencontrer ;

o les horaires et durées prévisionnels des activités d'audit (entretiens, observations, revues documentaires) ;
o les rôles et responsabilités des membres de l'équipe d'audit ;
o les ressources nécessaires au bon déroulement de l'audit (ex : salles pour les réunions formelles et réunions
o d'équipe) ;
o les éléments logistiques pertinents pour l'audit, exemple : heures d'arrivée et de départ de chaque site,
repas,transferts intersites.
41
Module 4 : La réalisation de l’audit

• La réunion d’ouverture
• La conduite d’entretien
• La coordination entre auditeurs et avec l’audité
• La rédaction de constats
• La réunion de clôture
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La réunion d’ouverture
• Qui sont les participants ?

– Les auditeurs,
– Les personnels de l’organisme audité, et notamment ceux tenant les fonctions identifiées au plan d’audit,
– Tout invité par l’organisme audité
• Objectifs
– Lancement de l’audit par la Direction de l’audité et les auditeurs
Réalisation de l’audit
– Rappeler la méthodologie et les limites de l’audit

– Validation du plan d’audit
43
La réunion d’ouverture
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La conduite des entretiens
Pour recueillir les preuves d’audit, l’auditeur mène un questionnement structuré en utilisant de façon appropriée les
différents types de questions à sa disposition :
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12/02/2020
Les entretiens
• organisés avec des personnes de fonctions et de niveaux appropriés et différents
• Sont menés individuellement
• Sur le lieu de travail de la personne auditée, sauf si cela est impossible

La réalisation de l’audit
46
Les entretiens
Doivent permettre d’expliciter :
• Les documents
• Les enregistrements
• Tout élément factuel démontrant la mise en œuvre des exigences considérées
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Entretiens et informations recueillies
Les informations recueillies lors des entretiens :
• Sont enregistrées par les auditeurs
• Sont considérées comme preuves d’audit dès lors qu’elles sont vérifiées auprès de la personne référente
pour l’activité ou le domaine concerné
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Modes de questionnement
Questions ouvertes /
fermées
Les différents types de Questions orientées /

questions : neutres
Questions portant sur

des faits / des opinions
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Question ouverte générale
Questions relais
De + en +
précis
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Les différents types de reformulation :
•Echo : faire écho à des termes généraux en les répétant (ex: trop souvent?)
•Synthèse : rassembler différents éléments dans une même proposition (ex : si je comprends bien….)
•Relance : reprendre une affirmation à la forme interrogative

•Déduction : poser une question concrète portant sur des hypothèses déduites des propos de l’audité
(ex : que faites vous quand….)
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La pelote de laine
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Synthèse des constats
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Coordination avec l’audité
• Faire le point sur l’avancement de l‘audit

• Réviser le plan d’audit si nécessaire
• Traiter de toute autre difficulté soulevée pendant l’audit
• De suivre, de son côté, l’avancement de l’audit
• De s’exprimer dans le cas de difficultés avérées dans la réalisation
• D’apporter des éléments complémentaires permettant aux auditeurs de préciser les
constats potentiels
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Etablissement des constats
QUOI? OÙ?
1 3
2 4
QUELS FAITS? POURQUOI ?
PAR RAPPORT À QUELLE EXIGENCE?
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La réunion de clôture
La réunion de clôture marque la fin formelle des activités d’audit sur site. C’est une étape de l’audit
souvent difficile car il s’agit de présenter les points sensibles et faibles de l’organisme, en assurant leur
bonne appropriation par l’organisme audité.
Elle doit faire l’objet d’une préparation scrupuleuse.
Le principe à adopter pour aborder l’exposé des conclusions d’audit est le consensus préalable : il ne
devrait subsister aucun désaccord lors de cette réunion car tous les constats auront préalablement été
discutés avec les audités lors des entretiens ou lors des réunions de coordination. Pour faciliter cette
présentation, il convient également de faire ressortir les éléments positifs constatés lors de l’audit.
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12/02/2020
• Qui sont les participants ?

– Co‐présidée par le responsable d’audit et le chef de centre ou d’organisme,
– Les auditeurs,
– Les personnels de l’organisme audité, et notamment ceux ayant participé à un entretien.
• Objectifs
– Présenter les résultats et les conclusions de l’audit,
– S’assurer que les constats sont bien compris tant sur la forme que sur le fond,
– Marque la fin formelle des activités d’audit sur site.
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• Contenu – Eléments essentiels :
– Rappel des objectifs et du mandat d’audit
– Présentation du plan d’audit effectivement réalisé (grandes lignes de son déroulement et difficultés
rencontrées le cas échéant)
– Présentation, de façon structurée, des conclusions de l’audit et des différents constats établis,
– Explication sur le processus mis en œuvre après la clôture de l’audit (suivi des constats et des actions
correctives associées),
– Répondre aux questions éventuelles de l’organisme audité.
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12/02/2020
Le rapport d’audit
– La rédaction est coordonnée par le responsable d’audit

– Il contient la classification des constats (points forts, observations, écarts)
L’utilisation d’un modèle de rapport permet l’harmonisation de la présentation.
Le respect des règles de rédaction des constats permet, la lisibilité, la clarté et facilite la compréhension
en vue de la rédaction du plan d’actions correctives à proposer par l’audité.
64
Le rapport d’audit
T0 = Date réunion de clôture
Action Qui Quand

> Établissement du rapport d’audit provisoire Responsable audit To + 1 semaine
> Validation du rapport d’audit final Client Audit To + 2 semaines
> Envoi du rapport d’audit au prestataire audité Client Audit To + 1 mois max =T1
accompagné d ’une lettre prescrivant le délai de réponse
(Plan Actions Correctives)
> Envoi fiches d ’écarts complétées avec les AC Prestataire T1 + 2 mois max =T2
proposées
> Appréciation des AC et des délais de mise en œuvre Client audit T2 + 1 mois max
65
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• Intégrer les objectifs et enjeux de l'audit

Les grandes étapes de l’audit

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Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des

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Rôle et objectifs de l’audit qualité

L’audit est un examen méthodique et indépendant en vue de déterminer

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• Dispositions internes de l’organisme audité : documentation

Les preuves d’audit

ECRITES : VERBALES : FACTUELLES :

• Documents, • Déclarations, • Observations

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Les différents types

=> Maintien et amélioration du SMS

Les différents types

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– Un Responsable d’équipe est désigné

(choisi dans une liste de personnes qualifiées !)

Les tâches sont clairement assignées entre les membres de l’équipe.

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Sous la responsabilité d'un RA, chaque auditeur est responsable de :

‐ respecter le code de déontologie ;

‐ mettre en œuvre les orientations fixées par le responsable d’audit ;

Les acteurs: L’observateur

Les acteurs : Rôle du responsable d’audit

Le chef d’orchestre et l’interface entre l’équipe d’audit et les audités :

Document ENAC, ne peut être reproduit sans

IMPARTIALITÉ DES AUDITEURS

PERTINENCE DE LA RÉDACTION DES CONSTATS

ACTIONS CORRECTIVES ADAPTÉES

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Les compétences de l’auditeur

• Capacité à appliquer une règle

SAVOIR‐ ETRE • Comportement professionnel, compétence

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Les compétences de l’auditeur

Les compétences de l’auditeur

Les compétences de l’auditeur

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o Faire simple, c’est compliqué.

Préambule : Méthodologie de travail

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– Nomination du responsable d’audit

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Premier contact avec l’audité

– Confirmer que l’organisme a bien été informé de l’audit

rassurer sur les méthodes utilisées démontrer la volonté de transparence

– l’analyse des documents du système de management,

– du suivi de l’audit précédent,

‐ les preuves de conformité obtenues,

‐ les preuves à obtenir lors des entretiens,

‐ les pistes de constats (non‐conformité ou point fort)

Document ENAC, ne peut être reproduit sans

questionnaire d’audit = s’assurer du respect du