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Avantage Des Processus
Avantage Des Processus
Une description de processus décrit dans les grandes lignes les étapes nécessaires pour mener
à bien une tâche ou un processus. Il s'agit d'une description à usage interne et constamment
mise à jour d'un processus actif. Elle concerne davantage le « comment » de la mise en œuvre
que le « quoi » de l'impact du processus. Une entreprise se compose de processus
interconnectés, et si ces processus ne sont pas couchés par écrit, des dysfonctionnements
peuvent survenir. Les entreprises disposent d'un certain nombre de processus reproductibles
qui sont essentiels à leur fonctionnement ; la description des processus représente donc un
guide fondamental auquel salariés et managers peuvent se référer.
Envisagez la situation sous cet angle : même les pilotes les plus qualifiés, qui passent des
milliers d'heures à s'entraîner et à voler, s'appuient sur des listes de contrôle avant le
décollage. Ils ne comptent pas uniquement sur leur mémoire, et aucune étape n'est considérée
comme superflue.
La documentation des processus vous permet également de connaître les activités de chaque
personne et de mieux comprendre les rouages de l'entreprise. Si vous ne documentez pas un
processus, il est repensé par chacun de ses exécutants. Lorsqu'un employé part, les
connaissances acquises sur le processus partent avec lui, à moins qu'elles n'aient été
correctement consignées.
Lorsque vous embauchez de nouveaux salariés, il vous faut un processus documenté pour les
aider à comprendre leur rôle et son intégration dans l'organisation globale de l'entreprise. Les
processus documentés facilitent leur formation initiale, ce qui permet une intégration plus
fluide.
La documentation des processus est particulièrement critique dans le cas de projets à vocation
sociale, puisqu'elle se focalise sur la collecte des perceptions et des changements de
perception au sein des parties impliquées.
La documentation des processus permet aux autres intervenants d'effectuer les changements
de comportements et d'attitudes nécessaires pour obtenir les résultats voulus, et permet de
placer les processus dans leur contexte pour que tout un chacun puisse voir comment un projet
s'intègre dans l'organisation globale et quel est son impact.
Acteurs : tous les acteurs qui prennent part à un projet spécifique doivent être impliqués dans
la documentation des processus afin qu'ils puissent découvrir les opinions et points de vue des
autres, et ainsi en tirer des leçons.
Personnes extérieures : les personnes extérieures apportent un point de vue neuf et objectif
pour contribuer à l'amélioration des processus.
Avantages et utilisations
Bien que potentiellement chronophage, la documentation des processus offre de nombreux
avantages à votre organisation et présente donc un réel intérêt.
Elle permet des changements continuels et opportuns dans les processus pour accroître
la productivité.
Elle évite que des procédures ne soient plus appliquées, car incomprises.
Elle préserve les connaissances après que les personnes impliquées dans un processus
ont quitté la société.
Elle aide à déterminer si les processus sont efficaces ou si certaines étapes doivent être
éliminées/revues.
Elle aide tous les salariés d'une entreprise à comprendre les processus et à savoir qui
contacter en cas de problème.
Elle améliore la sécurité.
Elle facilite le maintien de normes et d'une certaine cohérence, mais aussi la
conformité avec des règles externes et les activités nécessaires dans le cadre de la
diligence raisonnable.
Elle permet d'avoir à portée de main des outils pédagogiques pour les nouveaux
employés.
Elle offre un contexte aux projets isolés.
Elle encourage à débattre des processus en place.
Elle permet de sous-traiter, car les connaissances peuvent facilement être transférées.
Inconvénients
Les participants se comportent différemment lorsqu'ils savent que ce qu'ils disent sera
incorporé dans la documentation d'un processus.
La personne documentant un processus ne le comprend peut-être pas intégralement
elle-même.
Des groupes aux intérêts particuliers peuvent utiliser la documentation des processus
pour créer des problèmes.
La documentation des processus peut ralentir un projet.
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La documentation des processus est très révélatrice de votre conception de l'entreprise. Des
documents mal rédigés ou obsolètes peuvent signaler un manque d'intérêt. Des documents à
jour et soignés autonomisent les équipes et améliorent l'efficacité.
Comment créer un document de processus ?
1. Déterminez la portée du document et identifiez votre processus. Est-ce qu'il portera sur une
tâche au sein d'une suite d'opérations ou sur une procédure dans son ensemble ? Il est
préférable que chaque document couvre un processus aussi réduit que possible.
2. Prenez en compte les membres du public pour lesquels vous écrivez. Que savent-ils déjà du
sujet ? Où et comment utilisent-ils le produit ? Qui sont-ils ?
4. Identifiez les personnes qui seront impliquées dans le processus et définissez leurs rôles.
Utilisez des titres et fonctions plutôt que des noms propres.
8. Explorez toutes les activités nécessaires pour mener à terme le processus. Cette stratégie de
pré-écriture est appelée « listage ».
9. Organisez les éléments de votre liste en étapes successives. Faites attention à la façon dont
vous divisez les étapes. Les actions qui vont logiquement ensemble doivent rester groupées.
En général, si une étape comprend plus d'un verbe ou la conjonction « et », elle doit
vraisemblablement être divisée en deux étapes. Limitez le nombre d'étapes : utilisez des sous-
parties pour des tâches longues et reprenez les énumérations à 0 pour chaque sous-partie.
Hiérarchisez les informations : donnez des informations supplémentaires en plus petit sous le
titre de l'étape.
10. Développez vos étapes afin de vous assurer que vous fournissez bien toutes les
informations nécessaires, comme les risques potentiels, les conseils de dépannage ou les
exemples.
12. Ajoutez des captures d'écran ou des schémas qui clarifient la situation.
13. Mettez en forme vos informations pour qu'elles soient faciles à analyser, à lire et à
comprendre. Utilisez des puces, des tableaux, des titres, etc. Indiquez clairement les liens
entre les processus. Par exemple, au bas du document Organiser la newsletter, dirigez les
lecteurs vers le document Éditer la newsletter.
15. Demandez à vos collègues d'examiner votre document et de donner leur avis.
16. N'oubliez pas que votre documentation est vivante et qu'elle devra être continuellement
mise à jour.
Meilleures pratiques
Rendez les documents publics et visibles pour qu'ils soient accessibles à tous les
employés et lecteurs.
Stockez-les dans un endroit accessible à tous : si vous restreignez l'accès aux
documents, les employés estimeront qu'ils ne concernent que certaines personnes.
Rendez-les faciles à modifier et à trouver. Les processus évoluent en permanence et
devraient intégrer régulièrement les nouveaux retours qui vous sont communiqués
pour améliorer l'efficacité. Révisez les documents au moins une fois par an.
Soyez concis en fournissant uniquement les informations nécessaires.
Soyez flexible et prêt à ajuster un processus le cas échéant pour faire en sorte que les
étapes se suivent naturellement.
Recueillez l'avis des employés : présents sur le terrain, ils peuvent apporter des
éclairages sur l'importance de chaque étape, d'éventuels raccourcis, etc.
Faites des captures d'écran pour tout ce qui est difficile à expliquer.
Utilisez des organigrammes : une image vaut mieux qu'un long discours. Ajoutez une
liste de contrôle pour garantir l'exécution de chaque étape.
Créez un modèle pour standardiser les documents et fluidifier le processus.
Adoptez une mise en forme simple.
Créez un guide de style pour les rédacteurs.
Créez des documents distincts pour les différents processus et procédures plutôt qu'un
document global.
Indiquez à quelle date le processus a été mis à jour pour la dernière fois.
Gardez une copie des fichiers sur votre ordinateur ou dans un cloud privé.
Amélioration du processus
À mesure que vous passez en revue les processus, tâchez de repérer les points où l'efficacité
pourrait être améliorée, par exemple lorsqu'un processus passe d'une personne ou d'une équipe
à une autre. Essayez de limiter autant que possible les transferts non indispensables entre
services au cours d'un processus. Gardez l'œil pour repérer les tâches en doublon et
déterminez s'il est utile ou non de garder les deux.
Les entrepreneurs doivent prendre du recul : être trop proche de vos processus peut vous
empêcher de progresser dans vos procédures. Vous devez travailler sur votre entreprise plutôt
que dans votre entreprise pour pouvoir être en mesure d'identifier les processus clés et de les
améliorer.
Lucidchart vous aide à cartographier facilement des processus et à créer des organigrammes
pour visualiser n'importe quel processus. Créez des diagrammes qui viendront étayer et
améliorer la documentation de votre processus.
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