LE FONCTIONNEMENT D'UN SYSTEME D'INFORMATION

COMPTABLE AUTOMATISE
1. Présentation générale du fonctionnement d'un système automatisé

Les différentes étapes du fonctionnement d'un sous-système automatisé de traitement des données peuvent
être présentées de la façon suivante :
EVENEMENT
EXTERIEUR A TRAITEMENTS
INTEGRER SAISIE AUTOMATIQUES MEMORISATION
STOCKAGE

EDITIONS
(écrans et
documents )

L'entreprise assume toutes les opérations figurant sur le schéma : la collecte des données concernant les
évènements extérieurs, la saisie, le traitement par des matériels et logiciels adaptés, le stockage et les éditions.
Elle doit aussi veiller à préserver la sécurité et la confidentialité des traitements et des données.

Cette présentation générale se transpose aisément au fonctionnement du système d'information comptable

2 L'automatisation des tâches comptables

Pour présenter les tâches comptables automatisées, plaçons nous, dans un premier temps, dans l'hypothèse d'une
informatique non intégrée, fonctionnant sur la base d'ilôts de travail non communicants.

2.1 Schéma général de présentation des tâches à accomplir

CLIENTS FOURNISSEUR BANQUES,

S CCP

Facturation Facturation
Clients Fournisseurs
Gestion Gestion des
des stocks immobilisations

La DOCUMENTS COMPTABLES PERIODIQUES OBLIGATOIRES TRESO

paye RERIE

CALCUL TABLEAU
BUDGETS DES X DE
COÜTS BORD Courrier, travaux
de gestion du
sus-systeme
2.2 Exemple du travail de facturation CLIENTS

Son processus peut être représenté ainsi :

Arrivée de Command
la e en attente
commande (b)
client (a) nouvel
Approvisionnement
a ou ©
(b&c)

Recherche solvabilité client, disponibilité

du stock, préparation colisage…

Client Client solvable

insolv
able
Stock Stock
suffisant insuffisant

Rejet de commande Ordre de livraison

relance client Attente du retour
Processus de
d'acceptation de livraison réapprovision
nement

L'automatisation de ce travail correspond au schéma suivant :

Le logiciel de gestion commerciale doit

Bon de permettre de réaliser au moins les travaux
commande suivants :

- Fixer les paramètres de l'utilisateur

- Initialiser les fichiers ARTICLES et
Logiciel de gestion Clients CLIENTS
commerciale - Saisir les bons de commande tout en
évitant les ruptures de stocks
- Editer les factures ( de ventes et de
retour sur ventes )
Articles - Alerter sur les approvisionnements à
réaliser
Factures - préparer le transfert des données vers
Données la comptabilité
pour la
comptabilit
é
2.3 Exemple de l'automatisation du travail de paye

Etat des Le logiciel de paye doit posseder au

temps de moins les fonctionnalités suivantes :
travail - paramétrage du dossier de
l'entreprise
Données sur les - gérer les fiches individuelles des
SALARIES salariés
Logiciel de - gérer les tables des cotisations
PAYE - Saisir les données mensulles
- Editer les bulletins
- calculer les congés payés
Table des - préparer les transferts vers la
COTISATIONS comptabilité

Bulletins de Données
PAIE pour la
COMPTA
BILITE

2.4 – L'automatisation des processus d'actualisation de la trésorerie.

Plusieurs processus trouvent leur aboutissement dans un mouvement de la trésorerie : par exemple, la facturation
client et le règlement des factures contrôlées d'après les bons de réception des fournisseurs
Processus de facturation

Règlement du
Facture client
envoyée au
client Attente du
règlement

et

Rapprochement, contrôle,

Le règlement est Le règlement

régulier et n'est pas régulier
acceptable ou acceptable

Enregistrement du Affaire en attente de

règlement régularisation.
Courrier envoyé au
client