Comment déléguer efficacement les tâches :

Un processus émotionnel et un cycle minutieux

En tant que chef d’entreprise, leader ou décideur, déléguer efficacement les tâches est essentiel
pour éviter le surmenage et favoriser la croissance tant individuelle que collective. Cependant, la
délégation n'est pas simplement une question d'ordres donnés, mais un processus hautement
émotionnel qui nécessite tact et engagement.
Récemment, j’ai été contacté par un PDG (que je nommerai Bill) qui se plaignait de l’incapacité
de ses employés à gérer efficacement le service en son absence. Il se sentait piégé et ne pouvait
s’absenter alors qu’il avait des objectifs personnels à atteindre. J’ai alors travaillé avec cette
équipe et en six étapes clés, nous avons changé la donne. Ces étapes forment ce que j’appelle les
"6C de la délégation".

Étape 1 : Co-création des objectifs

La première étape et la plus importante de la délégation efficace est la co-création des objectifs.
La plupart des chefs d’entreprise définissent des buts pour leur équipe sans tenir compte de leurs
avis, de leurs idées. C’est une erreur ! Si vous voulez que votre équipe soit efficace et puisse
s’approprier votre vision, il est essentiel d'impliquer les membres de votre équipe dans
l'établissement des objectifs afin d'assurer leur engagement et leur compréhension. C’est ainsi
qu’ils peuvent comprendre le "pourquoi" des objectifs et de la vision, et s’y dédier
profondément. Avec le personnel de Bill, nous avons défini ensemble la vision, la mission, les
valeurs et le sens. Chacun a donné son avis et compris l’importance de son travail et de ses
tâches à 4 niveaux : pour l’entreprise, les collègues, la famille et pour lui-même, ce qui nous a
permis de définir des objectifs clairs.

Étape 2 : Co-création des systèmes et étapes transparents

La deuxième étape consiste à créer collaborativement les systèmes et les étapes nécessaires à la
réalisation des objectifs. Avec Bill et son personnel, nous avons hiérarchisé les tâches à divers
niveaux afin de créer un mécanisme complet et interconnecté. Chacun sait désormais comment
son travail impacte le rendement des autres et de l’entreprise. Les employés se sont ainsi engagés
à donner volontairement le meilleur d’eux-mêmes.

Étape 3 : Concordance dans la capacité

La troisième étape est de s'assurer que la personne à qui vous déléguez la tâche a la capacité
nécessaire pour la réaliser effectivement et efficacement. Cela comprend non seulement les
compétences et les connaissances requises, mais aussi l'intérêt, la volonté et l'attitude adéquats.
En travaillant avec Bill et son personnel, j'ai réalisé que certains étaient débordés et ne pouvaient
être efficaces, tandis que d’autres n’étaient pas assez compétents pour gérer certains cas. Nous
avons alors procédé à un réajustement et affecté à chacun ce qui lui convenait.

Étape 4 : Conception d’un engagement

La quatrième étape est la conception d'un engagement clair, définissant ce qui doit être fait, par
qui, quand, où et comment. Avec Bill, nous avons traduit en infographie les différentes tâches
attribuées à chaque membre du personnel, et matérialisé les différentes étapes avec tous les
détails possibles. Ainsi, tout membre de l’équipe peut non seulement se retrouver aisément, mais
aussi être assisté par un autre membre en cas d’indisponibilité. Nous avons ainsi réduit
considérablement les erreurs et les surcharges de travail.

Étape 5 : Contrôle régulier de la progression

La cinquième étape consiste à effectuer régulièrement une revue de cohérence pour s’assurer que
les objectifs sont atteints et que les ajustements nécessaires sont effectués. Ces objectifs sont
vérifiés chaque mois, chaque semaine et chaque jour afin de s’assurer que les membres ne
s’écartent pas de leur mission et de leur engagement. L’équipe de Bill n’avait d’autre choix que
d’être productive.

Étape 6 : Célébration
Enfin, la sixième étape est la célébration des réussites, aussi petites soient-elles, pour renforcer
l'engagement et la motivation. Plus besoin de vous faire un schéma sur l’entreprise de Bill. Je
tiens juste à souligner que la célébration n’est pas une étape optionnelle dans le cycle. Elle est
indispensable, car une équipe célébrée est une équipe davantage engagée dans la création des
objectifs et de la vision avec ses dirigeants ou son chef. Ainsi, le cycle reprend de plus belle pour
une productivité efficace. Le chef a alors le temps de se consacrer à des projets plus grands et
salutaires pour l’entreprise, qui ne pourra que grandir.

La délégation efficace des tâches est un processus émotionnellement intelligent qui nécessite un
engagement et un tact particuliers. En suivant ce processus en six étapes, tout leader peut réussir
à déléguer avec succès et à favoriser une culture d'engagement et de collaboration au sein de son
équipe et de son entreprise.
Sequitur…
Foumilayo Mohamed Do-REGO
Expert en Recalibrage
Auteur, Coach, Stratège « Vie et Personnalité »
Fondateur de la Foumilayo Mohamed Academy