Etape 1 : Réception de la facture

1. Réception de la facture en 2 exemplaires.

2. Facture accompagnée d’un exemplaire du Bon de commande et du Bon de livraison.
3. Contrôle de rapprochement (BC/BL/Facture)
4. Contrôle arithmétique de la facture (en ligne et en colonne)
5. Réception de la facture en un seul point : le Service en charge du courrier.
6. Annulation du 2ème exemplaire (cachet « Original » sur le 1er et « Copie » sur le 2ème.
7. Enregistrement de la facture dans le registre Courrier Arrivée.
8. Certification par le Service demandeur ou bénéficiaire.
9. Cahier/bordereau de transmission
10. Transmission au Comptable Trésorier contre décharge.
Etape 2 : Comptabilisation de la facture
1. Saisie dans un logiciel
2. Imputation sur les fiches d’imputation comptable
3. Enregistrement de la facture dès la réception
4. Numérotation de la facture
5. Comptabilisation sur la base des pièces justificatives
6. Vérification de l’enregistrement avant validation
7. Comptabilisation par une seule personne
8. Existence d’un administrateur du SIC pour valider les opérations
9. Accès des paramètres du logiciel réservé à l’administrateur
10. Respect du plan comptable
11. Mentions obligatoires sur la facture
12. Contrôle de la validité des PJ.
13. Imputation comptable.
14. Saisie comptable.
15. Contrôle de la saisie
16. Validation de la saisie
17. Génération du N° d’enregistrement.
18. Inscription du N° généré sur la facture.
19. Enregistrement au jour le jour
20. Irréversibilité des enregistrements.
21. Séparation de l’imputation et de la saisie.
22. Plan de comptes adapté.
23. Comptables formés au référentiel comptable et au logiciel.
24. Etc.
Etape 3 : Etablissement de l’échéancier de paiement des factures
1. Répertorier les factures dont le paiement est proche
2. Tenir compte de la périodicité de recouvrement des créances
3. Signature des modalités d’échéance par le fournisseur et le projet
4. Vérification des délais de paiement
5. Echéancier établi au profit du vendeur
6. Régulariser les créances réglées et celles non échues.
7. Trace écrite de la totalité des échanges avec le fournisseur
8. Suivi (solde restant dû : en attente, en cours ou réglé)
9. Tenir compte des critères de paiement des fournisseurs.
10. Balance âgée des comptes fournisseurs
11. Echéancier établi avant la période de paiement.
12. Echéancier accompagné des pièces justificatives (factures)
13. Bordereau de transmission de l’échéancier et des factures
14. Parapheur
15. Contrôle de l’exhaustivité des factures
16. Contrôle de l’échéance
17. Correction éventuelle
18. Validation de l’échéancier.
Etape 4 : Etablissement des documents de paiement
1. Chèque établi sur la base des informations sur les factures
2. Précision du moyen de paiement utilisé
3. Mention « Objet » et « N° » de la facture à laquelle le paiement est attaché
4. Correspondance entre montant en lettres et montant en chiffres
5. Triple rapprochement entre la facture, le BC et le BR avant l’établissement du document de paiement
6. Vérifier la trésorerie de l’entreprise/renégocier éventuellement les délais de paiement.
7. Etablir l’autorisation de paiement.
8. Obtenir l’approbation du paiement avant d’établir le chèque.
9. Autorisation de paiement accompagnée de la liasse (facture, BC, BL/BR)
10. Chèque établi au nom du fournisseur (le nom ou la dénomination sociale figurant sur la facture et le BC/BL).
11. Remplir le talon du chèque avec les mêmes informations sur le chèque.
12. Annuler les espaces inutiles aux niveaux des montants en chiffres et en lettres.
13. Utiliser le chèque barré, si non, barrer le chèque
14. Séparation des fonctions comptabilité et gestion de la trésorerie.
15. Séparation des tâches d’établissement et de signature du chèque.
Etape 5 : Approbation du paiement
1. Digitalisation du processus
2. Faire accompagner le chèque de la facture
3. Approbation du paiement avant la validation du chèque
4. Autorisation de paiement transmise avec toute la liasse.
5. Contrôle de la liasse
6. Rapprochement de la facture de l’autorisation de paiement.
7. Approbation du paiement.
8. Chèque accompagné de la liasse et de l’autorisation de paiement.
9. Contrôle de rapprochement : chèque et autorisation de paiement.
10. Contrôle des autres inscriptions sur le chèque.
11. Annuler tous les espaces inutiles sur le chèque
12. Barrer le chèque.
13. Double signatures conformes aux spécimens.
14. Spécimens des signatures des intérimaires envoyés à la banque.
15. Séparation de l’établissement et de la signature du chèque
16. Signature des chèques par des acteurs autres que le comptable.
17. Respect du principe d’indépendance de l’audit interne (norme 1130.A1).
Etape 6 : comptabilisation du chèque
1. Voir Etape 2
2. Photocopie du chèque
3. Inscription sur la facture payée du N° du chèque
Etape 7 : Remise du chèque au fournisseur
1. Registre de retrait des chèques
2. Emargement sur la copie du chèque
3. Vérification de l’identité de la personne qui retire le chèque.
4. S’assurer que la personne est habilitée pour retirer le chèque.
5. Photocopie de la pièce d’identité.
6. Registre/cahier de retrait des chèques (nom, prénom, référence de la pièce d’identité produite, la signature
et le cacher éventuellement).
7. Inscription sur la copie du chèque de la mention « Pour acquit » ou « reçu le … », plus signature, plus
référence de la pièce d’identité.
8. Eviter le système aller-retour du chèque.
9. Rappel : chèque barré.