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ACTIVITE 5 :
Suivi et contrôle des opérations d'achats et d'investissement de la PME

CHAPITRE 4 : Contrôle des achats et des règlements

Comprendre le contexte : Questions 1 et 2

I. Le contrôle des achats

A. Le cycle des achats auprès des fournisseurs

Pourquoi est-il important de contrôler les achats ? Cela permet d’avoir le bon produit au condition
de négocier en amont avec les fournisseurs.

B. Les contrôles nécessaires avant validation des règlements

1. Le contrôle dès la réception des commandes

Note : lors de la livraison des produits commandés un premier control doit être effectué en bon de
livraison

Au niveau quantitatif Demandes

Au niveau qualitatif L’état des produits la conformité la qualité

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2. Le contrôle dès la réception des factures

Note : … en général les factures sont reçu après le contrôle des livraisons et elles peuvent regroupés
plusieurs livraisons il est donc important de rapprochés les factures au bon de commande et bon de
livraison

Les éléments à contrôler

Mentions obligatoires Date,prix,TVA,quantité
Concordance entre la commande, la livraison et Prix et conditions
conditions négociées commerciales ,remise,rabais,resturn,délai de paiement

Quels que soient les manquements constatés, la facture est enregistrée dans le journal des achats.

Le plus souvent, un échéancier (par fournisseurs ou dossier) est établi a partir des factures vérifiées.
Cela permet une meilleure gestion de la trésorerie.

Mise en pratique : Questions 1, 2, 3 et 4.

II. La validation des règlements aux fournisseurs

A. La place de la validation des règlements dans le cycle d’achat

Afin de valider le règlement des fournisseurs, il est nécessaire d’avoir en main les documents
commerciaux déjà vissés et annotés : … bon de livraison

B. Les éléments à vérifier avant de valider un règlement

A partir des documents commerciaux déjà contrôlés : …

Il est important de vérifier plusieurs points :

Points à vérifier Enjeux Outils d’aide

La date d’échéance Pour respecter la bonne Un échéancier
relation avec le fournisseur

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Vérifier que tous les règlements Budget de trésorerie

soit à jours

Le solde bancaire

Tableau de suivi de la
commande

Il s’agit de corriger les erreurs

pour maintenir une bonne
Les retours de marchandises relation avec le fournisseur
ou problèmes de facturation

C. Les enjeux d’un contrôle minutieux des achats et des règlements

La mise en place de procédures de contrôle et de règlements permet de :

1. … garantir l’acquisition des produits et service de qualité
2. … garantir l’achat en quantité suffisante
3. …maintenir des relations
4. …

Mise en pratique : Questions 6 et 7

III. L’utilité du PGI pour contrôler les achats et les

règlements

A. L’intérêt de saisir les documents d’achat sur le PGI

Traditionnellement le module « Gestion commerciale » du PGI est utilisé pour créer les documents
commerciaux destinés aux clients : …

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Alors pourquoi saisir sur le PGI de l’entreprise les documents commerciaux d’achats déjà créées
par les fournisseurs ?

La saisie des articles achetés (avec prix d’achat) et des documents d’achat (demande de prix, bon de
commande, bon de réception, facture, …) permet :

1. … suivi et contrôle de commandes

2. … notification des éventuelles erreurs
3. … la sauvegarde numérique des documents d’achats
4. … la gestion des stocks et le réaprovisemment
5. …
6. …

B. Le contrôle des achats et règlements sur le PGI

1. Module Gestion commerciale

2. Module comptabilité

A l’issue des différents contrôles, les factures et règlements seront transférés en comptabilité :…

La facture sera enregistrée dans le … journal des achats

Le règlement sera enregistré dans le … sera enregistré dans le journal banque

IV. Contacter un fournisseur à l’issue du contrôle des achats

et règlements

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A. Contacter un fournisseur pour une erreur ou un manquement

Type d’erreur ou de
Contenu du message Mode de contact
manquement constaté

Au niveau quantitatif
Niveau tarifaire Rabais remise
resturn
Au niveau des délais de
paiements,délai de livraison
Erreur d’échéance

Afin d’obtenir une réponse favorable a la réclamation, il est important de contacter le fournisseur
dans les plus brefs délais et de décrire précisément le ou les problèmes rencontrés.

Une trace écrite sera donc toujours privilégiée, accompagne des pièces justificatives (ex : bon de
livraison annoté et signé).

B. Contacter un fournisseur pour un report d’échéance

Raison du report Contenu du message Mode de contact

Proposition d’une nouvelle Courrier
date rappel des conditions Mail réseaux sociaux
Courriel
Difficulté trésorière ,erreur
échéance ou non-respect des
conditions négocier

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Afin d’obtenir un report d’échéance, il est important de proposer des délais réalistes et conformes à
la règlementation : 30j après date de facturation ou 60j selon les cas

Il faut donc également prendre en compte les problèmes éventuels de trésorerie du fournisseur. Il
est donc nécessaire d’’argumenter et de ne recourir à cette demande que lorsque la situation
l’impose. A moins d’une relation de confiance déjà établie avec le fournisseur, un certain formalisme
sera privilégié pour présenter la demande de report d’échéance.

Mise en pratique : Questions 8, 9, 10 et 11

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