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MODULE 2:

L’APPRECIATION DU MANAGEMENT
DE LA FONCTION INFORMATIQUE

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 1


2.1 La politique Informatique
2.2 La planification de l’informatique
2.3 Le coût de l’informatique
2.4 Les technique d’appréciation du
management de la fonction
informatique
2.5 Conclusion

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 RAPPEL DES RISQUES ENCOURUS

 • Développement d'une informatique ne


répondant pas parfaitement aux besoins
découlant des objectifs généraux de
l'entreprise.
 • Recherche de solutions informatiques
indépendantes par les utilisateurs pouvant
mener à des problèmes de cohérence du
système d'information. • Opportunités non
saisies de tirer parti des nouvelles possibilités
offertes par l'évolution des technologies
informatiques.
 • Inexistence d'un cadre de référence
sensibilisant aux préoccupations de contrôle
interne et de sécurité informatique.
 • Déséquilibre non justifié des services rendus
aux différentes fonctions de l'entreprise.

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2.1 La politique Informatique
 L'inexistence de politique informatique ou son
imprécision est bien entendu plus imputable à
la Direction Générale de l'entreprise qu'à la
Direction Informatique. II n'en demeure pas
moins que l'absence d'une vue réaliste au-delà
du court terme n'est pas sans exposer la
fonction informatique à de sérieuses difficultés
et engage donc la responsabilité de la Direction
Informatique.
 L'existence d'un document exprimant les
grandes options informatiques est a priori le
gage d'une réflexion préalable et d'une
formalisation des objectifs assignés à l'outil
informatique au sein de l'entreprise. Toutefois,
pour prendre tout son sens, cet acte doit
dépasser la simple déclaration d'intention.

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 L'attribution de la responsabilité de rédaction de ce
document importe en fait assez peu. L'essentiel est
de s'assurer que cette politique, qui doit fournir le
cadre dans lequel vont s'inscrire les
développements informatiques, a bien fait l'objet de
l'approbation de la Direction Générale ainsi que
d'une reconnaissance et d'une acceptation de la
part des différentes parties prenantes (Comité de
direction).

 L'informatique intéresse tous les rouages de


l'entreprise globalement et solidairement. Le rôle
de la Direction Générale dans ce domaine consiste
à promouvoir l'élaboration d'une politique
permettant l'emploi rationnel de l'informatique dans
toute l'entreprise.

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 Ce rôle de catalyseur doit en particulier
comprendre les attributions suivantes :
- intégrer l'informatique dans le plan de
formation et favoriser l'instauration d'un
programme d'information générale sur les
possibilités de l'informatique;
- inciter les directions et les services à y
participer et veiller à ce qu'ils collaborent
activement à l'établissement du plan
informatique;
- s'assurer que les réalisations projetées
s'inscrivent dans le cadre des objectifs
généraux qu'elle a définis.

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 L'implication entière de la Direction
Générale est indispensable à la réussite
des projets. Ceci est d'autant plus vrai que
les enjeux sont importants et que les
opérations envisagées risquent de
bouleverser les schémas de travail
traditionnels de l'entreprise.

 II est de la responsabilité de la Direction


Générale de dynamiser les différentes
parties prenantes dans les évolutions
prévues en exprimant ses volontés
novatrices. Cette mobilisation des énergies
ne peut être obtenue et entretenue que par
l'énonciation d'objectifs motivants

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 2.1–2 La participation et l'information des
responsables

En l'absence de déclaration de politique


informatique, il paraît bien improbable que
l'ensemble des personnes concernées aient une
vision commune sur les secteurs de l'entreprise qui
doivent être les plus impliqués dans les
développements et sur les avantages généraux
attendus de l'informatique.
De même, il en résulte généralement des
divergences dans la manière de concevoir
l'utilisation du potentiel informatique (simple
automatisation de travaux routiniers ou aide à la
décision voire systèmes experts) et de fixer les
règles régissant la sélection des nouvelles
applications.

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 Seule une attitude constructive des cadres
dirigeants de l'entreprise vis-à-vis de
l'informatique peut assurer une application
satisfaisante de la politique définie.

 Or, cette implication n'est obtenue que si les


objectifs sont clairement exposés et compris
dans un plan informatique; Ce document
constitue une sorte de contrat de
développement dont l'accomplissement repose
sur la réalisation d'étapes réalistes, affectées
de responsabilités clairement définies.

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 2.1 - 3 La cohérence avec la politique générale
de l'entreprise

 La politique informatique s'intègre dans la politique globale de


l'entreprise : organisation, développement commercial,
développement technique, formation...
 Ceci concerne d'abord l'architecture des systèmes mis en place
: il n'est pas nécessaire que l'architecture informatique se
surimpose à la structure de gestion, mais il n'est pas
souhaitable qu'elle s'en écarte trop.

 Illustration 1 :
 Une banque, composée d'un siège et d'une centaine d'agences,
chacune de ces agences étant autonome, ne peut rencontrer
que des difficultés à vouloir mettre en place un réseau semi
décentralisé, où certaines agences ont un rôle particulier parce
qu'elles y sont des nœuds.

 Ceci concerne ensuite la conception des applications : il n'est


pas impératif que le découpage des applications soit aligné sur
les fonctions de l'entreprise, mais ne pas s'en écarter trop
simplifie bien des problèmes

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 2.1 - 4 La situation hiérarchique et l'indépendance
de la Direction Informatique

 La localisation du département informatique dans


l'organigramme de la société permet d'apprécier le
rôle que l'on veut faire jouer à l'informatique.
Historiquement, le noyau informatique a souvent
été positionné au niveau d'un département
utilisateur privilégié (le département finance et
comptabilité dans la plupart des cas) car sa
vocation générale de rationalisation du traitement
de l'information n'a pas toujours été perçue au
départ.

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 II est souhaitable que le directeur dont relève
l'informatique occupe une situation élevée dans la
hiérarchie pour exprimer aisément la politique
générale de l'entreprise en termes d'objectifs
informatiques. II doit par ailleurs pouvoir
représenter avec autorité la fonction informatique
lors de négociations avec d'autres directeurs, par
exemple, pour résoudre des problèmes de conflits
et de priorités.
 Réciproquement, cet équilibrage entre la Direction
Informatique et les directions utilisatrices ainsi que
le positionnement vis-à-vis de la Direction
Générale, doit permettre que ne soient pas
invoquées avec prédominance des contraintes
essentiellement techniques.
 Le statut du responsable du département
informatique doit rendre possible une négociation
égalitaire avec les responsables de départements
utilisateurs et surtout éviter que des solutions ne
leur soient imposées.
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 2.1 - 5 L'entreprise et la notion de sécurité
informatique
 La perception qu'a l'entreprise de l'importance d'un
niveau élevé de sécurité infor­matique est un bon
indicateur de sa conscience du caractère capital de la
fonction informatique. Deux éléments paraissent à ce
stade devoir être pris en considération : la fonction de
contrôle interne au sein du département informatique et
la couverture d'assurances.
Prenant conscience des enjeux présentés par une
informatique de plus en plus omniprésente,
indispensable et ouverte à de multiples utilisateurs, des
entreprises ont créé au sein de leur département
informatique une fonction indifféremment appelée :
audit, sécurité, contrôle interne...
 La création de ce niveau de contrôle supplémentaire est
probablement à encourager puisqu'elle permet un
prolongement des travaux réalisés dans le domaine
informatique par les auditeurs internes ou les auditeurs
externes dans le cadre de missions légales ou
contractuelles.

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 Le rôle-clé de cette fonction de contrôle est de
veiller à la mise en oeuvre des recommandations
d'améliorations exprimées dans les rapports des
auditeurs et d'exercer une supervision
permanente de l'application des méthodes et
procédures arrêtées par la
direction. Devant l'existence d'une telle fonction,
l'auditeur appréciera dans quelle mesure :
- l'étendue de son domaine d'intervention
contribue à rehausser la sécurité informatique
au sens large. Une limitation des attributions aux
seuls aspects de sécurité physique comme il
arrive parfois serait ainsi regrettable;
- cette fonction complète harmonieusement le
rôle de l'audit interne;
- le rattachement de cette fonction permet une
indépendance suffisante vis-à­vis des différents
secteurs du département informatique.

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 2.1 - 6 L'entreprise et la micro-informatique
Le phénomène micro-informatique ouvre des
horizons nouveaux en introduisant un facteur
de souplesse qui devrait conduire à une
généralisation probablement salu­taire de
l'informatique dans l'entreprise. Ce thème
justifie à lui seul un ouvrage spécifique, aussi
nous contenterons-nous de suggérer les
précautions de base qui nous paraissent
indispensables pour ne pas s'exposer à des
risques trop importants en ter­mes de :
- gaspillage de moyens financiers et
d'énergie humaine;
- détournement d'objectifs généraux de
l'entreprise au profit d'objectifs individuels;
- incommunicabilité des matériels
retenus; - fragilité du système d'information;
- changements organisationnels non
maîtrisés...
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 Par le faible investissement en matériels et
logiciels qu'elle suppose généralement, la
micro-informatique se prête particulièrement
bien à des tentatives expérimentales au niveau
d'individus ou de services. II serait dommage
de brider ces opportunités en voulant les faire
entrer dans un processus trop lourd de prise de
décision.
 Toutefois, il s'avère déterminant que la solution
micro-informatique ne soit pas «clandestine »
au sein de l'entreprise. La Direction Générale a
un rôle important à jouer pour définir une
stratégie générale et veiller à une évolution
cohérente de la micro informatisation.

 Un développement anarchique voire démesuré


en termes d'objectifs peut ainsi être révélateur
d'une insatisfaction marquée vis-à-vis du
service rendu par l'informatique centrale

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2.2 LA PLANIFICATION DE L'INFORMATIQUE

 Rappel des principaux risques encourus


• Inadéquation des moyens informatiques par rapport
aux objectifs atten­dus par la Direction Générale.
• Impossibilité pour la direction générale d'apprécier la
performance d'ensemble de son informatique.
• Mise en œuvre d'un système d'information non
cohérent du fait de déve­loppements successifs ne
s'intégrant pas dans une vision globale de l'entreprise à
moyen terme.
• Définition de priorités, dans les développements, non
en accord avec les objectifs généraux de l'entreprise.
• Dépendance vis-à-vis d'investissements mal adaptés et
dont la réversibilité n'est envisageable que dans une
perspective à moyen terme.

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 2.2 - 1 Schéma directeur ou plan informatique

Lorsque l'on parle de planification de l'informatique,


deux termes viennent spontanément à l'esprit :
- schéma directeur et plan informatique. Ils sont
le plus souvent indifféremment utilisés l'un pour l'autre
et il serait probablement stérile de vouloir à tout prix les
nuancer.

II sera admis que ces deux termes ont le même sens tout
en retenant que le concept de schéma directeur met en
avant l'énonciation des objectifs généraux et
informatiques de l'entreprise (où veut-on aller ?) tandis
que le concept de plan informatique semble plus
suggérer la stratégie de réalisation de ces objectifs
(comment mener à bien les projets ?).

Par convention et pour éviter toute confusion éventuelle,


il ne sera utilisé par la suite que le terme plan
informatique dont la portée sera exactement pré­cisée.

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 Le plan informatique peut être défini comme le
contrat de développement de l'informatique et
les buts essentiels qui lui sont assignés sont au
nombre de quatre :
- permettre à tous les services qui ont un
avantage à utiliser l'informatique de disposer en
temps utile des applications dont ils ont besoin;
- allouer au département informatique les
moyens nécessaires pour réaliser ces
applications;
- permettre à la Direction Générale de
s'assurer que les moyens accordés sont
utilisés au mieux des intérêts de l'entreprise;
- organiser d'une façon rationnelle et
cohérente le développement des différen­tes
applications en tenant compte des exigences
du réseau d'information interne de l'entreprise.

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Cette cohérence des systèmes
d'informations devient primordiale dans le
contexte actuel. L'informatique répartie, la
micro-informatique, la bureautique et la
télématique mettent l'ordinateur à la
disposition d'un nombre croissant
d'utilisateurs pouvant ainsi favoriser fa
multiplication des systèmes d'informations
particuliers.
Si le développement des systèmes
informatiques n'est pas coordonné dans le
cadre d'une conception d'ensemble,
l'entreprise s'expose au risque de devenir
une véritable « Tour de Babel »

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 20


 2.2 - 3 La procédure d'élaboration du plan
Le plan informatique s'articule autour d'une
prospective à moyen et long terme, et de la
définition d'une stratégie à mettre en oeuvre.
II propose selon les cas pour un horizon de trois à
cinq ans, et en accord avec le plan d'entreprise
dont il fait partie comme le plan marketing, le plan
de formation..., un scénario de réalisation.
II s'exprime en termes de moyens matériels,
logiciels et humains et évoque des variantes du fait
des présomptions d'évolution technologique. II est
complété d'un planning détaillé des événements
pour l'avenir.

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 2.2 - 4 La définition des priorités
 Les choix qui devront être opérés dans le domaine des
applications demandent à chaque direction et service de
rechercher si les méthodes et procédures utilisées pour
remplir leurs fonctions (c'est-à-dire pour atteindre les
objectifs qui leur sont assignés par la Direction
Générale) peuvent être améliorées grâce à une utilisation
accrue ou affinée de l'informatique.
Cette action a pour résultat de dresser un inventaire des
travaux susceptibles d'être demandés au département
informatique. Afin de permettre un choix rationnel parmi
les propositions de travaux identifiés, une évaluation
comparative des moyens à mettre en oeuvre et des
avantages escomptés est nécessaire (étude
d'opportunité).
Dans de trop nombreux cas, cette étape est négligée
dans le processus décisionnel de développement de
nouvelles applications ou d'aménagement d'applications
existantes. La décision de lancer un nouveau projet peut
reposer encore trop souvent sur une confuse nécessité
de moderniser les procédures en vigueur.

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 22


 2.2 - 5 Le contrôle de l'exécution du plan informatique
 La rédaction d'un plan informatique peut également être
considérée comme la première étape d'un processus de
contrôle. Un suivi régulier des engagements pris dans le
cadre du plan doit être effectué. II se situe à la fois au
niveau des projets et du plan dans son ensemble.
 Le module 3 rappellera l'importance revêtue par une
procédure de comptes rendus de travaux pour le
responsable des études, à la fois sur le plan de la gestion
de son groupe et sur celui du respect général des délais
vis-à-vis des utilisateurs. Une procédure comparable
apparaît nécessaire au niveau de chaque grand projet,
pour situer la progression de son développement par
rapport au calendrier prévu dans le plan.
 Ce contrôle doit, sans nul doute, incomber à un comité
spécialisé regroupant des représentants des utilisateurs
et du département informatique concernés par le projet.
Au cours de réunions suffisamment fréquentes ce comité
de coordination est tenu informé de l'avancement des
travaux, de l'écart éventuel par rapport au planning pré­
visionnel et des problèmes potentiels qui pourraient
compromettre le respect de ce planning.

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 23


2.3 LE COÛT DE L'INFORMATIQUE
 Rappel des principaux risques encourus
• Non maîtrise des coûts informatiques du
fait de leur méconnaissance et
dissimulation éventuelle d'une inadéquation
des moyens par rapport aux objectifs.
• Insuffisance d'éléments pour apprécier les
options de «make or buy».
• Non responsabilisation des utilisateurs sur
les coûts qu'ils génèrent.

Les dépenses informatiques sont une


combinaison de dépenses d'investissement
et de fonctionnement.
21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 24
 2.3 - 1 Le poids relatif du budget de la fonction
informatique
 Un découpage annuel du plan informatique doit
permettre l'établissement de bud­gets annuels
détaillés sans lesquels ne peut s'exercer un
contrôle effectif des activi­tés du département
informatique.
Ce chiffrage du plan informatique renseigne sur
le caractère disproportionné ou non de
l'investissement informatique pour la société.
La part de l'informatique dans le budget total de
la société est bien entendu fonc­tion de sa taille,
de sa puissance économique et de la
complexité des tâches qu'elle remplit et qui
sont liées à la nature de ses activités.

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 25


Un ratio généralement admis consiste à
rapporter le total des dépenses informatiques
au chiffre d'affaires.
Avec les précautions d'usage en matière
d'interprétation de ratios, ce critère permet de
situer l'entreprise par rapport à d'autres
entreprises de la même branche d'activité.
Des statistiques professionnelles fournissent
périodiquement à l'auditeur les bases de cette
comparaison.

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 26


 2.3 - 2 La structure du budget et son évolution
historique
 L'importance relative des différentes natures de
dépenses au sein du budget infor­matique peut révéler à
l'auditeur certains déséquilibres qu'il pourra confirmer
lors de son approche par les fonctions études et
exploitation et par les applications.
 Illustration : Cas des coûts de personnel.
En général, plus de la moitié des coûts informatiques
sont des coûts de personnel (proportion en croissance
permanente).
Un pourcentage nettement moindre dans l'entreprise
auditée, même s'il est partiellement compensé par un
recours accru à une assistance extérieure, peut dénoter
l'insuffisance du potentiel humain. De même, la part des
dépenses consacrées à la formation du personnel est un
indice du dynamisme de l'informatique et de sa capacité
à évoluer

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 27


2.3 – 3 Le contrôle budgétaire du département
informatique

De toute évidence, une procédure budgétaire ne se justifie


pleinement qu'avec la mise en place d'un rapprochement
régulier entre dépenses réelles et prévisionnelles. L'efficacité
de ce contrôle se trouve accrue par une gestion par exceptions
selon laquelle seules les variances dignes d'intérêt sont
portées à l'attention de la Direction Générale.

Dans ce domaine, l'auditeur s'assurera que la fréquence des


informations fournies est suffisante pour permettre des actions
correctives en temps opportun. Par une revue des rapports
établis, il vérifiera l'application constante de la procédure.

II identifiera d'autre part que les dépassements de budget mis


en évidence par la procédure ont bien été suivis de
dispositions, et que l'analyse périodique des variations ne se
limite pas à un simple constat mais remplit le rôle d'un
véritable tableau de bord de gestion.

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 28


 2.3 - 4 L'imputation des coûts

Le fait de ne pas cerner la réalité des coûts informatiques


imputables à chaque utilisateur rend difficile sa
responsabilisation envers l'ensemble des coûts engagés.
Sans conscience des coûts informatiques qu'il génère,
l'utilisateur n'est pas en position de procéder à des
analyses coûts avantages valables.
Le reversement des coûts informatiques dans les
différentes sections analytiques des utilisateurs possède
donc une vertu d'ordre moral qui assainit les rapports
utilisateurs et informaticiens. Cette pro­cédure pondère
en effet les désirs du « client » dont la tendance générale
est de sous évaluer le prix du service réclamé.
Ayant reconnu la nécessité d'une « facturation » des
coûts informatiques, on peut s'interroger sur
l'éventualité de faire du département informatique un
centre de pro­fit. L'avantage principal de cette formule est
de permettre un jugement des perfor­mances
informatiques sur les mêmes bases que les autres
centres de profits qui peu­vent exister dans l'entreprise.

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 29


 2.3 – 5 Les règles de facturation des coûts
d'exploitation
La facturation des coûts d'exploitation vise une
utilisation rationnelle de l'ordinateur et
demande que l'on retienne des unités d'oeuvre
significatives.
Les unités d'oeuvre les plus utilisées sont : la
seconde d'unité centrale, le nombre d'entrées-
sorties, la ligne de saisie, la ligne éditée, le
nombre d'octets stockés dans les fichiers, le
temps de connexion...
Une combinaison de ces unités d'oeuvre est la
plupart du temps utilisée, sous forme, par
exemple, de points (IBM) ou d'unités de
ressource standard horaire (Bull).
Ces formules combinant diverses unités
d'oeuvre ont l'intérêt de supprimer l'arbitraire
de certaines facturations forfaitaires mais
risquent d'apporter un nouveau biais.
21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 30
II est ainsi globalement souhaitable de choisir une
refacturation individualisée des unités d'oeuvre en
fonction de leur coût réel.

La définition des unités d'oeuvre doit faire l'objet d'un


réflexion suffisante. Du point de vue de l'exploitation, il
ne revient pas au même, par exemple, d'affecter les coûts
d'édition sur la base du nombre de documents ou de
lignes éditées. De plus, il doit être trouvé une
combinaison adéquate entre les différentes unités
d'oeuvre retenues.

 Illustration 2
Une absence de facturation du coût de stockage des
fichiers informatiques peut mener à un accroissement
non maîtrisé des volumes de bibliothèques.
Un utilisateur sera ainsi moins soucieux de surveiller la
taille de ses fichiers de données, ou un programmeur de
ne pas omettre d'éliminer de la bibliothèque de tests, les
programmes dont il n'a plus l'utilité.

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 31


2.4 LES TECHNIQUES D'APPRÉCIATION DU
MANAGEMENT DE LA FONCTION INFORMATIQUE

 2.4 - 1 La matrice opérationnelle


 Pour réaliser l'appréciation des
différents domaines évoqués dans
les trois chapitres précédents,
l'auditeur utilise une matrice
opérationnelle.

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 32


2.5 CONCLUSION: L'APPORT DE L'AUDIT
OPÉRATIONNEL DU MANAGEMENT DE LA
FONCTION INFORMATIQUE

L'existence d'un management adéquat est un


pré requis indispensable pour mettre dans les
meilleures conditions d'opération, les activités
d'études et d'exploitation et donc,
indirectement, pour concevoir, mettre en
oeuvre, gérer et faire évoluer un système
d'information adapté à la réalisation des
objectifs de l'entreprise.

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 33


De manière synthétique, il faut retenir que: -
L'activité des études doit être guidée par les
priorités définies par la Direction Générale de
l'entreprise, sur la base du programme
d'actions découlant du plan informatique.
- La coordination des réflexions des
Directions Générale et Informatique doit
assurer l'adéquation des moyens de
production, tant matériels qu'humains, aux
besoins d'information en termes de nature,
fréquence, volume...
- La qualité des applications (degré
d'informatisation, niveau du service rendu...)
est largement dépendant de l'impulsion donnée
par les Directions Générale et Informatique et
par l'ensemble des directions utilisatrices.

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 34


 L'audit opérationnel constitue une opportunité
privilégiée pour rapprocher les préoc­cupations
des Directions Générale et Informatique. L'avis
d'un expert externe permet en effet :
- d'exprimer un avis objectif sur
l'organisation générale de la fonction informati­que,
au-delà des éventuelles relations conflictuelles qui
peuvent exister entre l'informatique et ses
utilisateurs, et qui rendent plus délicate la
formation d'un jugement de la part de la Direction
Générale;
- de justifier techniquement certaines
demandes budgétaires faites par la Direction
Informatique et dont tout l'intérêt n'a pas
forcément été saisi par la Direction Générale;
- d'attirer l'attention des responsables
concernés sur l'inadéquation des relations entre
l'informatique et ses utilisateurs en montrant
qu'elle va à l'encontre des intérêts de l'entreprise
et de son fonctionnement quotidien.

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 35


Les enjeux organisationnels et financiers que
représente l'informatique induisent d'écarter
l'improvisation pour les décisions touchant à
ce domaine. L'audit opérationnel concourt à
éclairer ou confirmer le bien-fondé des
décisions qui sont prises dans le cadre de la
politique et de la planification de' l'informatique
dans l'entreprise.

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 36


FIN MODULE 2

21/01/24 Auteur: Moustapha Sarr 37

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