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MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE

Histoire vraie
Notre ONG, la Croix verte, tait base au Royaume-Uni et grait plusieurs projets subventionns par l'UE. L'un de nos projets concernait
plusieurs pays d'Amrique latine et tait ralis avec l'aide de partenaires locaux. Outre les fonds europens, le projet tait cofinanc
par nous-mmes ainsi que par la Croix bleue amricaine, une organisation caritative amricaine partenaire de notre ONG britannique,
et par nos partenaires locaux.
Conformment aux pratiques habituelles de notre organisation, les fonds en euros reus de l'Administration contractante taient
immdiatement convertis en livres sterling. Ensuite, nous transfrions, en fonction des besoins de nos partenaires locaux, les fonds requis
notre partenaire amricain, qui les convertissait en dollars amricains avant de les verser, avec sa propre contribution, nos partenaires
latino-amricains.
Chaque partenaire local laborait un rapport financier dans sa propre devise et nous le transmettait. Notre service comptable Londres
consolidait alors tous ces rapports en vue de produire un rapport financier de projet libell en livres sterling, avec les quivalences en euros.
Ce qui s'est pass: lors d'un audit de notre projet lanc par l'Administration contractante, notre service financier n'a pas t en mesure de
fournir le montant exact des intrts gnrs par les avances europennes. Il n'a pas non plus pu rapprocher les avances verses par
l'Administration contractante ni les contributions de notre partenaire amricain, de nos partenaires locaux et de notre ONG avec les dpenses
de projet figurant dans notre rapport financier final. Il ne lui a pas non plus t possible de rapprocher les carts sur taux de change.
En consquence, les auditeurs ont soulev des exceptions dans leur rapport l'Administration contractante.
Moralit: ces problmes auraient pu tre vits si nous avions appliqu des procdures bancaires plus strictes, telles celles dcrites
dans ce module.
MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES
MODULE 6
GESTION BANCAIRE
TRSORERIE ET
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Ce module est particulirement
important pour les projets grs
au travers de devis-programmes et
de contrats de subvention.
Les projets de ce type dpendent des
fonds verss par l'Administration
contractante et, sans ceux-ci,
pourraient tre contraints mettre
un terme leurs activits.
POURQUOI LA TRSORERIE ET LA GESTION BANCAIRE SONT-ELLES SI IMPORTANTES POUR LA GESTION FINANCIRE?
Une bonne gestion des ressources financires est
essentielle pour ces projets.
L'Administration contractante voudra gnralement
savoir comment ses fonds ont t employs.
Contenu de ce module
Exigences contractuelles minimales
Problmes ventuels et contrles cls
Conseils de base
Outils et modles
Message-cl:
les liquidits doivent
tre conserves en
lieu sr et les banques
utilises de manire
adquate, sans quoi
c'est le projet dans
son ensemble
qui peut tre
compromis.
MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE
MODULE 6
GESTION BANCAIRE
TRSORERIE ET
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Les pages suivantes rsument les principales exigences contractuelles en matire de trsorerie et de gestion bancaire pour les
actions extrieures finances par l'UE et gres au travers de contrats de subvention, de contrats de services et de devis-programmes.
EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES
Dsignation d'un compte
bancaire
Tous les contrats exigent en principe du bnficiaire qu'il dsigne, ds le dbut du contrat, le
compte bancaire sur lequel les paiements seront effectus par l'Administration contractante.
Comptes de projet
ddis
Pour les projets grs au travers de devis-programmes, les clauses techniques et
administratives annexes la convention de financement exigent gnralement qu'un ou
plusieurs comptes bancaires soient ouverts aux seules fins de grer les fonds de projet. Vous
trouverez de plus amples informations ce sujet dans le guide pratique des procdures
applicables aux devis-programmes, sous la rubrique Compte(s) bancaire(s), section 3.3.7.
Ces dispositions dfinissent les rgles applicables ces comptes bancaires (p. ex. devise
utiliser, modalits des transferts de fonds et compte bancaire dont doivent tre dbites les
dpenses de projet).
Caisse Pour les projets grs au travers de devis-programmes, le guide pratique des procdures
applicables aux devis-programmes mentionne en outre que le montant de la caisse doit tre
limit au strict minimum et conserv en lieu sr (rubrique Caisse, section 3.3.8).
Rapprochement des
mouvements de
trsorerie et apurement
des comptes bancaires
Pour les projets grs au travers de devis-programmes, les annexes 9 et 10 du guide
pratique des procdures applicables aux devis-programmes fournissent des exemples
de formats pour le rapprochement des mouvements des liquidits et le rapprochement
de la trsorerie prsenter lors des demandes de rapprovisionnement et dans les
mmoires des dpenses.
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MODULE 6
GESTION BANCAIRE
TRSORERIE ET
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Problmes ventuels Mesures de contrle cls
Les fonds verss par l'Administration contractante peuvent
ne pas parvenir l'unit dexcution du projet en temps utile
pour l'excution du contrat.
Assurez-vous que les fonds sont achemins le plus directement
possible, sans intermdiaires.
tablissez les demandes de rapprovisionnement en temps
utile (dans le cas de devis-programmes).
Les fonds verss par l'Administration contractante peuvent
tre utiliss pour financer des activits autres que le projet.
8Ceci peut se produire, par exemple, si lunit dexcution est
confronte des problmes de trsorerie et utilise les fonds
destins au projet pour couvrir d'autres besoins urgents.
Ayez recours des comptes bancaires ddis, mme si
cela n'est pas exig.
Rapprochez les mouvements de trsorerie.
Des ordres de paiement non autoriss peuvent tre tablis. Scindez les tches de prparation, d'autorisation et de
signature des paiements.
Scindez les tches de comptabilit et de gestion des liquidits.
Vrifiez les documents de paiement sur la base des pices
justificatives.
Ayez recours une double signature sur les comptes bancaires.
Des fonds peuvent tre dtourns.
Les fonds peuvent ne pas parvenir leur destinataire.
Effectuez frquemment un rapprochement des comptes
bancaires et caisses.
Privilgiez les virements bancaires pour les paiements.
Assurez-vous que les rapprochements des comptes
bancaires/liquidits ne sont pas effectus par des personnes
en charge de la gestion des avoirs bancaires/liquidits.
Les fonds libells dans d'autres devises peuvent ne pas tre
convertis aux bons taux.
Assurez-vous que les rgles contractuelles en matire de devi-
ses sont respectes. Vous trouverez de plus amples dtails ce
sujet dans le module 7, Comptabilit, sous Conseils de base.
PROBLMES VENTUELS ET MESURES DE CONTRLE CLS
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GESTION BANCAIRE
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CONSEILS DE BASE
Si les modalits d'acheminement des fonds
sont inefficaces, de nombreux problmes
peuvent survenir:
les fonds peuvent mettre trop longtemps pour
parvenir l'unit dexcution du projet, entravant
sa ralisation;
une partie des fonds peut tre dtourne par
les intermdiaires;
dans les projets multipays/multidevises, des
pertes de change inexpliques peuvent survenir;
il peut devenir impossible de dterminer les
intrts gnrs par les fonds europens.
Message-cl:
assurez-vous
toujours que les
fonds suivent
le chemin le
plus direct.
Veillez ce que les fonds transfrer
l'unit dexcution du projet empruntent le
chemin le plus direct.
Exemples:
vitez d'envoyer les fonds via des entits
ou devises intermdiaires
(p. ex. d'Europe en Amrique latine via les
tats-Unis ou le dollar).
Envisagez d'employer un systme
d'avances, dans lequel un montant
fixe est vers l'unit dexcution et
rapprovisionn hauteur du
montant exact des dpenses que cette
dernire peut prouver.
Envisagez d'ouvrir des comptes bancaires
ddis, mme si cela n'est pas exig.
Les comptes ddis ne sont obligatoires
que pour les projets grs au moyen de
devis-programmes. Toutefois, ils peuvent
galement se rvler utiles pour les
contrats de subvention, car ils
permettent de bien distinguer les fonds
du projet des autres fonds.
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GESTION BANCAIRE
TRSORERIE ET
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CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl:
si possible,
ouvrez des
comptes
bancaires
ddis pour
le projet.
Les clauses techniques et administratives des
devis-programmes exigent gnralement
l'ouverture de comptes bancaires ddis.
Pour les contrats de subvention, en revanche,
ceci n'est pas obligatoire.
Cette pratique est toutefois vivement conseille,
compte tenu de ses nombreux avantages.
Les comptes bancaires ddis rassemblent tous les
fonds du projet sur un ou plusieurs comptes
bancaires utiliss exclusivement aux fins du projet.
Il s'agit d'une manire trs efficace de grer les
liquidits du projet. Elle comporte de nombreux
avantages:
elle assure la traabilit des fonds de leur source
leur affectation ultime;
elle facilite les contrles et les rapprochements;
elle minimise le risque que des fonds destins
financer le projet soient affects d'autres
activits;
elle contribue rduire le risque de double
financement;
si le contrat prvoit des contributions de plusieurs
parties (cofinancement), elle permet de dmontrer
que toutes les parties ont apport la contribution
financire mentionne et que ces contributions
ont t utilises dans le cadre du projet.
MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE
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GESTION BANCAIRE
TRSORERIE ET
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Il est facile de dtourner des liquidits. Des mesures de contrle strictes sont donc ncessaires.
En voici quelques exemples:
CONSEILS DE BASE (suite)
Rapprochement et contrle des soldes:
comptez rgulirement la caisse. Vrifiez que
le montant obtenu correspond aux registres
comptables et au livre de caisse.
Vrifiez rgulirement que les soldes
mentionns sur les relevs bancaires
correspondent aux registres comptables.
Rapprochement des mouvements de
trsorerie: effectuez frquemment des
rapprochements des mouvements de
trsorerie afin de vous assurer que les
liquidits/transactions bancaires
correspondent aux soldes des comptes.
Sparation des tches: scindez
les tches autant que possible:
les personnes ayant accs aux liquidits
(p. ex. celles qui prparent les virements
bancaires/signent les virements
bancaires/grent la caisse) doivent
tre diffrentes de celles qui tiennent
les comptes;
les personnes ayant accs aux liquidits
et avoirs bancaires doivent tre
diffrentes de celles charges des
contrles et des rapprochements.
Double signature: veillez ce que deux
signatures soient ncessaires pour effectuer
les paiements bancaires.
Message-cl:
effectuez des
rapprochements
et vrifications
frquents.
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CONSEILS DE BASE (suite)
Il est facile de voler des espces, par exemple
en falsifiant des reus.
Message-cl:
limitez le fonds
de caisse et
les transactions
en espces.
Restreignez les paiements en espces au strict
minimum, et limitez le fonds de caisse.
Les virements bancaires prsentent plusieurs
avantages sur les autres modes de paiement:
ils autorisent un contrle par double signature;
ils limitent le risque de vols;
ils permettent de s'assurer que le paiement
parvient son destinataire, moyennant un
contrle adquat du numro de compte;
ils garantissent la traabilit des fonds au
moyen de relevs bancaires.
Ces avantages expliquent en quoi les virements
bancaires sont beaucoup plus srs que les
paiements en espces.
Ils sont aussi plus srs que les rglements par
chque. Les chques peuvent se perdre ou ne
pas tre encaisss tout de suite.
Il peut galement se rvler difficile de prouver
qu'un paiement a t fait, le nom du bnficiaire
du chque n'apparaissant gnralement pas
sur le relev bancaire.
Message-cl:
payez autant
que possible
par virement
bancaire.
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MODULE 6
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TRSORERIE ET
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CONSEILS DE BASE (suite)
Il serait imprudent de prendre des risques pour
maximiser les recettes du projet.
Les bnficiaires ne doivent donc avoir recours
qu' des transactions financires sres et
ne pas mettre les fonds de projet en pril.
Message-cl:
n'ayez recours
qu' des
solutions sres
pour abriter
les fonds
de projet.
Il est conseill aux bnficiaires:
de n'ouvrir des comptes bancaires de projet
qu'auprs d'institutions financires ayant pignon
sur rue et offrant des garanties suffisantes de
solidit financire;
de s'abstenir de conserver les fonds de projet
dans des devises autres que celles dans
lesquelles sont libells le contrat ou les dpenses;
de s'abstenir d'investir les fonds de projet dans
des produits financiers agressifs ou dans des
instruments financiers risque.
Les fonds europens ne peuvent tre utiliss
qu'aux fins de l'action couverte par l'accord
correspondant.
Les bnficiaires ne peuvent en aucun cas
financer d'autres projets, mme subventionns
par l'UE, au moyen d'avances provisoires ou
de prts manant des fonds du projet.
Si, dans le cadre d'un devis-programme, un
bnficiaire envisage de fournir une avance
provisoire un autre projet subventionn par l'UE sur
la base des fonds du projet, il doit obtenir l'accord
pralable de la dlgation europenne concerne.
Message-cl:
ne procdez pas
des prts
interprojets.
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Ces modles sont fournis titre indicatif et constituent des exemples non contraignants
que les bnficiaires peuvent adapter en fonction de leurs besoins.
OUTILS ET MODLES
Les outils suivants peuvent tre tlchargs depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse:
http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
MGF - MODULE 6 - MODLE APUREMENT DES COMPTES BANCAIRES
MGF - MODULE 6 - MODLE RAPPROCHEMENT DES MOUVEMENTS DE TRSORERIE
MGF - MODULE 6 - MODLES CAISSE
(2 modles sont fournis)
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