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Exemple Rapport de Stage RapportElite Even Agence de Marketing
Exemple Rapport de Stage RapportElite Even Agence de Marketing
Thème :
Processus
d’organisation d’un
évènement au Maroc
DEDICACES
Les actions marketing se focalisent sur quatre paramètres essentiels : le produit ou le service,
le prix ou le tarif, la distribution et la communication.
L’aspect communication revêt une importance énorme dans la mesure où de plus en plus
d’organismes, d’administrations et d’entreprises cherchent à se faire connaître et à construire
un positionnement dans l’esprit des clients et des consommateurs.
La communication média (TV, Radio, Affichages, Cinéma et Presse) et hors média (Festivals,
Salons, Foires…) présentent les deux types de communication utilisés. L’évènementiel en est
un autre.
L’organisation des foires et des salons dans différents secteurs d’activité ainsi que les festivals
est devenue une coutume adéquate au style de vie moderne des marocains. Le Salon de la
femme, la Foire des meubles, et le Festival de Gnaoua sont autant d’évènements marquants la
croissance de ce secteur au Maroc.
C’est pour cette raison que j’ai choisi d’effectuer mon stage de pré spécialisation dans une
agence de communication spécialisée dans l’évènementiel qui est Elite Events.
Pendant toute la durée de mon stage, j’ai essayé de répondre à un problématique bien précise
qui est : « quelle est la procédure de l’organisation d’un évènement? ».
Les éléments de réponse seront présentés dans mon rapport de la manière suivante :
Dans une première partie, je présenterai l’agence « ELITE EVENTS » son historique et son
activité.
Dans une deuxième partie, j’exposerai les missions que j’ai eu selon les évènements organisés
par l’agence.
Partie I : Présentation de Elite Events
L’agence Elite Events spécialisée en communication événementielle a été créée en 2004 par le
président du Festival : Baby Dahan. Elle est le fruit de la réussite que connaît le Festival
International de la Magie au fil des années, faisant ainsi de sa raison d’être la promotion de
l’art de la magie à l’échelle nationale et internationale.
L’agence Elite Events a en vue d’autres projets artistiques et culturels dans différents
domaines et ce dans le but d’initier le Maroc à des concepts événementiels restés, jusqu’à
présent, peu connus du public marocain.
Statut : SARL
CNSS : 6883145
N° Patente : 45190404.
Hivernage-Marrakech.
Tél/fax : 044 43 69 15
Président
Baby Dahan
V- Analyse Swot
Opportunités Menaces
Secteur « l’évènementiel » en pleine Concurrence accrue.
expansion. Dépendance financière vis-à-vis des sponsors
Demande croissante avide de distractions des évènements.
nouvelles Demande exigeante recherchant toujours la
L’image de marque : l’agence propose un nouveauté.
festival connu et reconnu de tous qui Pas de diversité dans les évènements organisés :
favorise les notions d’accessibilité, de L’agence est limitée au concept de la magie.
proximité et de popularité de cet événement.
1-Fiche technique
Lieu:
- Oujda
- Taza
- Taourirte
- Nador
2- Programmation artistique
La tournée ONE a été animée par des magiciens européens et a fait objet d’une
diversité concernant les numéros présentés
La tournée a fait objet de 2 spectacles par ville et chaque spectacle qui a duré environ
1h30 min
Les artistes:
- Jean louis Galidie : Magicien Illusionniste, son talent, aujourd'hui largement reconnu,
n'a d'égal que son humour pour transcender le public.
- Greg le magicien: Show magique dans lequel des tours surprenants seront au rendez-
vous ; la comédie, les illusions et la participation du public sont les ingrédients
principales.
- Rafaêl : Artiste varié, il crée des improvisations hilarantes. Mais grâce à la très grande
précision de ses actes, son humour et son professionnalisme de très haut niveau, il
emmène le public dans des sphères très élevées
3- les missions
Avant que l’équipe de l’organisation et les artistes ne se déplace sur les lieux de l’évènement,
il fallait répondre à tous les besoins cités ci-après :
Salles de représentations
Hébergement
Électricité
Sécurité
Communication et Impression.
Hébergement de l’équipe et des artistes durant la tournée : il était question tout au début de
décider du plan de route pendant la tournée, après constituer une base de donnée d’hôtels qui
se situent dans la région de Nador et Casablanca, leur demander des devis pour pouvoir
choisir ceux qui proposent la meilleur qualité /prix et réserver pour toute l’équipe.
Une fois sur place, ma mission a été de gérer les imprévus depuis de l’agence à Casablanca en
mettant à la disposition de l’équipe sur place toutes les informations nécessaires pour le bon
déroulement de la tournée, ainsi que de répondre aux appels téléphoniques des invités pour les
renseignements.
Cette budgétisation a servie à la fois de justifier la dépense du montant avancé par l’ONE et
pour être classée dans la comptabilité de l’agence.
BUDGET TOURNEE ONE 2007
Montant
Eléments P.U Nbre HT Montant TTC
Hébérgement
Restauration (équipe elite+artistes)
Transport
Avion/ billets Gregory & Jasmine Fayolle (aller/retour)
Avion/ billets Jean Louis Galidie & Magalie Fayelle
(aller/retour)
Avion/ billets Lionel Martin & Sylvie Nunes (aller/retour)
Avion/ billets Daniel Zafrani (aller/retour)
Minibus
Cachets artistes
Fret (Lionel Martin)
Fret ()
Fret (Gregory Fayolle)
Fret ()
Création logo évènement
Equipe ELITE (essence+autoroute+…)
Chauffage
Total
Recettes
Bénéfices
TOTAL
4ème Festival
International de la Magie de Marrakech
Du 15 au 18 mars 2007
II- 4ème édition du Festival International de la Magie de Marrakech
1- Présentation
Organisé par Elite Events, en partenariat avec la Wilaya, le Conseil Communal et le CRT de la ville, le
Festival International de la Magie de Marrakech devient l’un des événements les plus marquants de la
cité rouge.
Sa particularité se confirme grâce d’une part à son action citoyenne à travers l’invitation des enfants
des orphelinats de la région à assister gracieusement aux spectacles, et d’autre part à la présence
d’artistes de renommée nationale et mondiale.
La 4ème édition a tenue sa promesse en offrant plein de surprise et de féerie au Théâtre Royal, au
Mégarama de Marrakech et à la place Jamâa El Fna et donc a accueilli plus de 200.000 visiteurs.
Du 15 au 18 mars, étaient par excellence les rendez-vous des spectacles magiques et des tours
insolites, l’objectif étant de promouvoir la ville, d’encourager le tourisme national et international et
d’instaurer une belle animation populaire.
Et toujours dans la même lignée, le festival a débuté par une tournée régionale dans les communes
voisines de Marrakech notamment Tahnnaout, Chichaoua, El Kelaâ et Essaouira avant de s’enchaîner
par une deuxième tournée post-festival dans les villes de Casablanca et Agadir et ce afin d’en faire
profiter les enfants des autres régions et d’imprégner le public marocain des arts magiques.
2- Fiche Technique
Date : Du 15 au 18 mars
Lieux des Spectacles : Théâtre Royal, Place Jamâa El Fna, Mégarama Marrakech
Objectifs :
Comité d’organisation :
Partenaires Institutionnels :
Wilaya de Marrakech
Sponsors partenaires :
COCA COLA
AFRIQUIA
Partenaires :
Atlas Blue
Oasiria
Dar Soukkar
La plage Rouge
Med Capital Communication
Partenaires presse :
FAMILLE ACTUELLE
Le MATIN
Al AHDATH AL MAGHRIBIA
Al AHDATH TV
EXIT
ART DE VIVRE
3- la Programmation artistique
Spectacles sur invitations, gratuits pour les enfants des associations et des écoles pour les 2
premières séances et payants pour la dernière séance.
17h : Animation du podium avec retransmission sur grand écran de la représentation animée par
des magiciens (spectacle gratuit). Tous les jours pendant 4 jours.
Mégarama Marrakech
Les artistes
Bertran LOTTH (France) Grandes illusions et présentation " B. Lotth vous transportera dans son
univers magique ; vous perdrez vos repères dans une incompréhension aussi frustrante que délicieuse
".
Les Black Fingers (Angleterre) Numéro d'ombremanie " Toute la magie des ombres au bout des
doigts, ils cultivent la sculpture lumineuse sur une chorégraphie digitale pleine de poésie".
Alpha (France) Numéro de feu et d'oiseaux " Alpha brûle lui-même les planches lorsqu'il se
transforme en pirate de légende, faisant apparaître des oiseaux de feu ".
Le mime Daniel (Maroc) " D'origine marocaine, le mime Daniel saura vous étonner et vous
transporter dans un monde irréel"
Otto Wessely (Autriche) " Le magicien le plus fou de la planète ! L’épopée délirante d'un maître de
l'illusion, passablement allumé, qui part à la recherche de son enfance perdue ".
Philippe Bonneman (France)Né le 29 Août 1958, il rencontre à l'âge de 10 ans un magicien de grand
talent RENELYS, qui lui transmet la passion de la prestidigitation et l'envie de manipuler (pièces,
cartes, boules, billets...).
Greg le magicien (France) Depuis plusieurs années on le retrouve au festival international. Humour,
suspens et mystère sont au rendez-vous de ce show magique.
Syndra Kan (Espagne)D'origine Espagnole, né au Maroc, Champion du Monde des Fakirs en 1972.
SYNDRA KHAN est un cas, une exception… il mange les lames de rasoir, ampoule, feu, manipule les
flammes se transforme en volcan humain,...se roule sur un lit de fil de fer barbelé…se transperce le
corps en différents endroits ....et avale poignard, ciseaux, épée,....
Jean-Louis Galidie (France)Magicien Illusionniste, son talent, aujourd'hui largement reconnu, n'a
d'égal que son humour pour transcender le public.
4- les missions
a- Avant le festival :
Vente des billets par téléphone : à partir d’une base de donnée pré établie constituée de
responsables de grosses firmes au Maroc, j’ai eu à les contacter et leur proposer l’achat des
billets pour les spectacles du mégarama et au théâtre royale pour leur personnel à des prix
préférentiels et ce dans le cadre des actions social de ces entreprises.
Vente de 725 billets aux ciments du Maroc (spectacles d’Agadir), 725 (spectacles du
théâtre royal Marrakech)
Contrat des sponsors : une fois que les closes du contrats ont été discutés et validés par le
sponsors et le présidente du festival, j’ai préparé les contrats qui lieront les deux parties.
Hébergement : j’ai assuré à établir la liste complète des personnes à héberger (artistes,
sponsors, presse, partenaires, organisation) lors du festival qui à été remise au CRT
Conférence de presse : j’ai contacté des journalistes des différents supports nationaux et
internationaux pour assister à la conférence en leur envoyant des courriers ayant pour objet
« l’invitation à la conférence », et puis en les relançant par téléphone pour confirmation.
Contact des fournisseurs : demande de devis pour les impressions offset et numérique des
affiches.
Rédaction et préparation de la revue de presse qui a été distribué lors de la soirée de Gala du
Mégarama.
b- Durant le festival :
Pendant toute la durée du festival à Marrakech j’ai eu comme mission principale «la gestion des
spectacles du théâtre royal, et la gestion de la trésorerie et la billeterie ».
A partir du bureau qu’on a mis à notre disposition pour cette période, je me suis occupée de toutes les
personnes qui travailler temporairement pour le festival à savoir les hôtesses d’accueil, la sécurité, les
artistes qui donner 3 spectacles par jour ;
De répondre aux personnes qui demandaient des informations sur le festival, le dispache des badges
entre les sponsors, la presse, les invités, le staff et les artistes,
De Aussi de gérer l’affichage des sponsors pour chaque spectacle offert par eux et leur assure la
visibilité comme prévue dans les contacts ;
Aussi, je m’occuper des bons de repas de l’organisation et des artistes, en veuillent sur le respect les
quotas par jour pour chaque personne.
En parallèle, j’ai eu à gérer les invitations pour la grande soirée de Gala ainsi qu’au soirée VIP, et ce
en établissant chaque jour la liste des personnes présentes qui servira de check-list pour l’hôtesse
d’accueil.
Enfin, avant la fin de chaque journée, il fallait faire le point des ventes avec l’hôtesse pour voir
l’avancement des ventes et nos recettes au niveau de la caisse.
C’est la même mission que j’ai assurée pendant la tournée à Agadir et Casablanca.
c- Après le festival :
1- Présentation
Il est organisé par les femmes africaines et pour les femmes africaines ;
Il se propose d’encourager et de mettre en avant toutes celles qui oeuvrent sans relâche au
développement de l’Afrique.
Pour sa première édition, Women Of Africa Festival rend hommage à la vie et à la carrière
exceptionnelles d’une grande dame de notre continent qui n’est autre que notre Mama Africa, notre
merveilleuse diva africaine, Madame Miriam Makeba.
2- Comité d’organisation
Direction du Festival
Jamila Diani
Agences:
Relations Publiques
Weber Shandwick Internationales
Momentum
Media
3- Fiche technique
• Lieu : Marrakech
• Objectifs :
4- Programmation artistique
Artistes,
Miriam Makeba
Kaissa du Cameroun
Somi de Rwanda
Oum du Maroc
5- le village expo
a- Fiche Technique
Nombre de personnes attendues durant toute la durée du festival : 300 000 Personnes
selon les prévisions
Agrégats :
Thèmes de l’Expo-Vente :
Chevelure et accessoires
Les femmes africaines et l’argan, le beurre de karité, le jus de coco etc… elles ont su faire bon
usage des ressources que génère Notre Mère Afrique.
Women Of Africa Festival a pour objectif de faire connaître leurs activités qui méritent d’être
soutenues sur le plan financier et/ou organisationnel : il s’agit de rendre hommage, dynamiser,
encourager et parrainer certains de leurs projets via Women Of Africa Coopération.A cet effet,
des expositions de produits cosmétiques africains sont organisées au Village Expo qui pourrait
ainsi réunir les professionnels de la cosmétique traditionnelle à savoir les coopératives, les
PME/PMI ainsi que les multinationales du secteur.
Le Maroc est bien en mesure d’offrir une telle opportunité car il est un pays sûr, fiable et
respecté partout dans le monde, où de grands pas sont faits dans les domaines politique, social,
culturel, de la presse et de l’audiovisuel et où existe une volonté de permettre à l’ensemble des
femmes du Royaume de s’exprimer et de s’épanouir.
Le village Expo est l’occasion pour les exposants de valoriser leurs produits auprès des médias
africains, européens et américains qui seront présents durant toute la période du festival.
La Place Jamaâ El Fna a été désignée pour l’accueillir car elle est le cœur battant de la ville qui a
de tout temps incarné le point d’attraction de ses visiteurs.
50m
C
9m2 9m2 9m2 9m2 9m2 9m2 9m2 9m2 9m2 9m2 9m2 9m2 9m2 9m2 9m2
Espace
XX Accueil
X S
9m2 Allée de 4,50 m
Entrée 1 3 2 1
2 2 2 2 2
9m 9m 9m 9m 9m 9m2
20m
2
9m
S Sortie
2
9m2 19m2 9m2 9m2 9m2 9m2
9m
9m2
Allée de 4,50 m 9m2
XX
X
9m2 9m2 9m2 9m2 9m2 9m2
9m2 9m2 9m2 9m2 9m2 9m2
D B A B
A
Plan du Village Expo
6- les tables rondes et exposions
Le continent africain est connu par la richesse et la diversité de ses cultures et de son art.
Pour sa première édition, Women Of Africa Festival tient à rendre hommage à la créativité de
la femme africaine et à faire découvrir sa dimension au sein de la culture africaine.
Grâce à son immense talent et à son travail performant, la femme africaine contribue avec
éclat au rayonnement de l’Afrique.
7- les missions
- Déplacement sur Rabat dans le cadre d’un rendez-vous avec le chargé d’affaire du Burkina
et du Kongo
- Rédaction des lettres pour les ambassades, les sponsors et les autorités.
Recommandations
Pour donner fin à ce rapport, j’aimerai signaler que ce stage a été d’abord pour moi une
expérience personnelle qui m’a été d’une grande utilité : c’était l’occasion pour s’intégrer
dans le domaine professionnel et comprendre tout ce qui se passe au sein de l’entreprise.
Durant cette période, j’ai apprécié le travail en équipe avec le personnel de ELITE EVENTS,
ainsi sa générosité et leur bon comportement ce qui a facilité mon intégration,
Par ailleurs, j’ai déduis que la cohésion & le rendement d’une équipe dépendent des individus
qui la composent & que le groupe forme une unité, un tout dont le moral régit à son tour sur
chacun de ses membres .Aussi, la satisfaction de l’intérêt purement économique n’est pas le
seul mobile du rendement ni le seul facteur de l’équilibre individuel et partant du groupe. Il ne
satisfait que partiellement une tendance à l’acquisition qui identifie ce que l’on possède
Enfin malgré toutes les contraintes rencontrées au début de mon stage, j’avoue que c’était une
expérience très enrichissante sur le plan formation et des relations humaines.
BIBLIOGRAPHIE