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des marchés
Les directives du FIDA pour la passation des marchés et le Manuel des achats ont été élaborés par le groupe
de travail ci-après, sous la conduite de Kevin Cleaver, Vice-Président adjoint en charge des programmes,
Département gestion des programmes (PMD):
Ces directives ont été approuvées par le Conseil d’administration du FIDA en septembre 2010.
“La direction du projet” est la partie désignée comme telle par l’emprunteur/le
bénéficiaire dans l’accord de financement pour exécuter et gérer le projet. Le
terme couvre également les unités de coordination du projet et les unités
d’exécution du projet.
Le terme “services” est utilisé au sens large pour désigner à la fois les services
de consultants et les autres prestations.
1 Le plan de passation des marchés fera partie du PTBA du projet et couvrira tous les marchés importants qu'il est prévu de
passer sur une période d'au moins 12 mois (soit 18 mois pour le plan initial). Dans le cas de projets comportant une participation
de la communauté à la passation des marchés, le FIDA pourra être invité à assouplir cette règle.
Introduction 5
3. Passation de marchés anticipés Afin de donner aux emprunteurs/bénéficiaires et
et financement rétroactif au personnel du FIDA des indications sur ce que
l’on attend d’eux, les Directives du FIDA concernant
Dans certaines circonstances, par exemple pour la passation des marchés énoncent l’exigence d’une
accélérer l’exécution d’un projet, l’emprunteur/le conduite éthique.
bénéficiaire pourra engager les premières étapes
de la passation des marchés avant d’avoir signé Aucune personne ou entité n’usera de son autorité,
l’accord de financement avec le FIDA. En pareil de sa position ou de sa fonction pour en retirer
cas, les procédures de passation des marchés – un avantage personnel, ce dernier terme étant
y compris la publicité – doivent être conformes défini comme le fait de solliciter ou d’accepter
aux présentes directives pour que les éventuels quoi que ce soit ayant une valeur matérielle, sous
marchés puissent être financés par le FIDA quelque forme que ce soit, ou d’en tirer avantage, de
(remboursement après l’entrée en vigueur du prêt), quelque manière que ce soit2, soit en personne, soit
et le processus ordinaire d’examen par le Fonds indirectement par l’intermédiaire de proches parents
doit être respecté. Les emprunteurs/les bénéficiaires ou associés, à la faveur de la passation d’un marché
procèdent à cette passation de marchés anticipés à financé par le FIDA.
leurs propres risques et toute participation du FIDA Les fonctionnaires de l’emprunteur/du bénéficiaire
aux procédures, à l’établissement des documents participant aux activités de passation des marchés
ou à la proposition d’adjudication n’engage pas le doivent:
Fonds à accorder un prêt pour le projet en question.
Si le marché est passé, le remboursement par le A) préserver et rehausser la réputation du pays
FIDA des paiements faits par l’emprunteur/le emprunteur/bénéficiaire en veillant à:
bénéficiaire en vertu du marché avant la signature (i) observer les normes les plus strictes
de l’accord de prêt est désigné par l’expression d’honnêteté et d’intégrité dans toutes
“financement rétroactif” et n’est autorisé que dans leurs relations professionnelles;
les limites spécifiées dans l’accord de financement.
(ii) atteindre les normes de compétence
professionnelle les plus élevées possibles;
4. Co-entreprises
(iii) utiliser les fonds et autres ressources du
Les fournisseurs, entrepreneurs et consultants du
FIDA dont ils ont la responsabilité de
pays emprunteur/bénéficiaire sont encouragés à
manière optimale et aux fins auxquelles
participer au processus de passation des marchés
ces fonds et ressources ont été fournis au
dans la mesure où le FIDA souhaite renforcer les
pays emprunteur/bénéficiaire; et
capacités nationales. Ils peuvent soumissionner
indépendamment ou en co-entreprise avec des (iv) respecter dans leur lettre et leur esprit:
sociétés étrangères, mais le FIDA n’acceptera
– l’accord de financement,
pas de conditions d’appel d’offres exigeant la
formation d’une co-entreprise ou toute autre forme – les lois et règlements du pays
d’association obligatoire entre des entreprises emprunteur/bénéficiaire,
nationales et étrangères.
– l’éthique professionnelle reconnue, et
2 Notamment, mais pas exclusivement, les cadeaux, services, faveurs ou marques d’hospitalité.
3 Conformément au Code de conduite du FIDA, intégré au Manuel des procédures relatives aux ressources humaines,
et susceptible d’être périodiquement actualisé.
4 Définie dans le document “Politique du FIDA en matière de prévention de la fraude et de la corruption dans le cadre de
ses activités et opérations” (EB 2005/ 85/R.5); ce document est susceptible d’être périodiquement actualisé.
Introduction 7
Vue d’ensemble
Process
management
Vue d’ensemble
Module A: Vue d’ensemble du cycle
du projet
Objet du module
Ce module présente les considérations fondamentales pour les aspects relatifs à la passation des marchés
de trois éléments essentiels du cycle du projet, à savoir:
- la conception du projet;
- les négociations de financement; et
- la supervision de l’exécution.
Les informations qu’il contient doivent être lues parallèlement aux Directives du FIDA en matière de
conception des projets et des Directives du FIDA en matière de supervision.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA.
5 Voir le Module B pour des orientations sur les responsabilités en matière de passation des marchés.
6 Voir la Section IV, Processus de conception du projet, des Directives du FIDA en matière de conception des projets (v. 2007)
– La configuration de l’équipe de gestion du programme de pays (CPMT) doit inclure un spécialiste de la passation des marchés
(membre du personnel ou spécialiste sous contrat).
Module A:FIDA
Vue Manuel de passation
d’ensemble du cycledesdu
marchés
projet 9
– prendre des dispositions pour un financement (d) risques et stratégies d’atténuation: recensement
rétroactif lorsqu’une passation anticipée des des risques potentiels liés à la mise en œuvre
marchés est prévue; du plan de passation des marchés, capacité de
– esquisser les mesures préliminaires à prendre l’emprunteur/du bénéficiaire/de l’organisme
par l’emprunteur/le bénéficiaire pour lancer les d’exécution et mesures susceptibles d’être
processus nécessaires pour la première année adoptées pour atténuer ces risques. Ces
d’exécution, avec notamment la mise en place mesures peuvent inclure une proposition de
de systèmes de suivi de la passation des marchés, conditionnalités de décaissement, un niveau
la préparation du dossier d’appel d’offres, élevé de supervision directe, le renforcement
l’obtention des approbations et des avis du des compétences et/ou des connaissances du
FIDA, ainsi que la publication des avis généraux personnel de l’emprunteur/du bénéficiaire en
de marchés; matière de passation des marchés ou toute
autres mesure d’atténuation considérée comme
– convenir expressément des modalités de l’audit
adéquate et raisonnable;
du projet.
(e) allocation des ressources: cette section du
L’équipe de gestion du programme de pays du
document de conception sert à souligner
FIDA (EGPP)7 examinera ensuite le projet de
et intégrer les priorités de la direction pour
dispositions contenues dans la lettre à l’emprunteur/
l’exécution, en prévoyant les besoins de
au bénéficiaire et/ou l’accord de financement dans
passation des marchés et en facilitant la
lequel seront précisés les arrangements en matière
mobilisation du personnel et des ressources
de passation des marchés.
lorsqu’ils sont requis;
Les résultats des mesures ci-dessus seront exposés
(f) dispositions de supervision: niveau de
dans le document de conception du projet en vue
supervision considéré comme un outil
d’informer les parties prenantes des questions
nécessaire à la gestion du projet et à la maîtrise
suivantes:
des coûts et comme base à partir de laquelle il
(a) cohérence des activités de passation des marchés: sera ensuite possible d’évaluer la supervision et
aperçu général des objectifs d’ensemble du le suivi des questions de passation des marchés.
projet, programme de travail et budget annuel,
Lorsque les fonds du prêt sont versés à un
plan de passation des marchés et calendrier
intermédiaire financier (comme une banque
inscrit dans la période d’exécution du projet;
de crédit agricole ou une société de financement
(b) respect des principes de passation des marchés du développement) pour rétrocession aux
et des directives du FIDA: les marchés doivent bénéficiaires (agriculteurs, groupes de paysans,
être passés dans le respect des règles et des associations ou coopératives d’agriculteurs,
procédures applicables et le document de microentreprises du secteur privé ou entreprises
conception doit faire spécifiquement référence commerciales autonomes du secteur public, pour
à la manière dont le projet garantira le respect le financement partiel de sous-projets), les marchés
de ces dispositions; sont généralement passés par les bénéficiaires
conformément aux usages du secteur privé local
(c) évaluation de la capacité de l’emprunteur/
et aux pratiques commerciales locales acceptables
du bénéficiaire/de l’organisme d’exécution:
par le FIDA. Cependant, même dans ce cas,
rapport sur les conclusions de l’évaluation et
l’appel restreint à la concurrence internationale ou
formulation d’une décision claire à propos de
nationale peut être la méthode la plus appropriée
l’approche du FIDA concernant l’utilisation des
pour la passation des marchés portant sur des
systèmes nationaux de passation des marchés,
articles importants ou sur de grandes quantités de
définition de la participation des parties au
biens similaires pouvant être regroupés pour être
processus, ainsi que proposition du FIDA
achetés en bloc.
relative à la création ou au renforcement de
la capacité de passation des marchés; Le document d’exécution du projet décrira
les procédures à suivre et définira les principales
responsabilités des institutions financières
intermédiaires ou des bénéficiaires des prêts
secondaires. On y trouvera notamment des
dispositions telles que l’évaluation de la capacité
7 Il s’agit essentiellement d’un groupe-ressource de parties prenantes au programme de pays du FIDA qui participent à la
totalité de la conception et de l’exécution du programme de pays, à partir du COSOP et en passant par les diverses phases de la
conception, de l’exécution et de la supervision des projets et programmes. Il comporte une composante interne au FIDA et une
composante dans le pays. Le nombre de ses membres est variable, étant donné que les membres de l’EGPP ne seront pas tous
concernés par tous les processus, et la participation variera en fonction de l’activité entreprise.
10 FIDAd’ensemble
Vue Manuel de passation des marchés
des bénéficiaires, l’accord sur les modalités de 4. Supervision du projet
supervision et de surveillance au titre de chacun
Les opérations de passation des marchés
des prêts secondaires et la conservation de toutes
s’effectuent au cours de la phase d’exécution
les pièces comptables en vue d’un examen postérieur
et, malgré toutes les précautions et mesures
par le FIDA et d’audits, à la demande.
d’atténuation du risque mises en place, il subsiste
toujours des facteurs de risque qui ne peuvent
3. Négociation de financement être atténués que par des pratiques de vigilance
La négociation de l’accord de prêt est une étape constantes qui s’exerceront pendant la totalité
essentielle dans le lancement de la passation du cycle de passation des marchés, depuis sa
des marchés, étant donné que ce processus a planification jusqu’à son achèvement.
des incidences sur tous les aspects du projet.
Bien que la responsabilité de la passation des
L’emprunteur/le bénéficiaire et le FIDA entament marchés incombe principalement à l’emprunteur/au
des négociations en vue d’un accord sur l’ampleur bénéficiaire, le personnel du FIDA doit jouer un rôle
du projet, les exigences relatives à son exécution et de surveillance pour garantir le respect des Directives
les modalités et conditions du financement. Les deux du FIDA concernant la passation des marchés. Il
parties examinent le document de conception du devra mettre à profit cette fonction de surveillance
projet en vue de finaliser, au terme de la discussion, non seulement pour s’assurer du respect des règles
les dispositions relatives à la passation des marchés, par l’emprunteur/le bénéficiaire, mais aussi pour
qui seront définies en tant qu’obligations juridiques en tirer des enseignements et faire fond sur cette
dans le plan de passation des marchés et dans expérience pour améliorer la future conception des
la lettre à l’emprunteur/au bénéficiaire. En règle projets ainsi que les politiques et les procédures.
générale, ces questions ne sont pas incluses dans
Il peut s’avérer nécessaire, au cours de la phase
l’accord de financement, sauf lorsque les parties à la
d’exécution du projet, de modifier le programme
négociation le jugent nécessaire.
de passation des marchés. Une bonne supervision
L’objectif est de faire en sorte que l’emprunteur/ exige par conséquent une capacité d’adaptation
le bénéficiaire et le FIDA soient d’accord sur les et de la souplesse dans le cadre des politiques
aspects spécifiques du processus de passation des existantes, sans remettre en question les principes
marchés. Toute modification aux accords conclus au fondamentaux.
moment des négociations devra être entérinée par
De manière générale, l’EGPP du FIDA devrait
les deux parties ou par le biais de consultations avec
poursuivre une approche axée sur la solution des
les représentants de l’emprunteur/du bénéficiaire,
problèmes sans contrevenir aux politiques du Fonds
préalables à un amendement de la lettre à
et devrait faire en sorte que des messages cohérents
l’emprunteur/au bénéficiaire.
soient transmis en permanence à l’emprunteur/
L’un des tout premiers aspects à régler, en matière au bénéficiaire, verbalement ou par écrit, afin de
de passation des marchés, est celui de décider si faciliter une meilleure compréhension des attentes et
l’examen par le FIDA se fera au préalable ou a des normes du FIDA.
posteriori. En règle générale, le seuil de l’examen
Les directives en matière de supervision contiennent
préalable dépendra d’un certain nombre de facteurs
un examen détaillé de la fonction de supervision
parmi lesquels la valeur du marché, la capacité
du FIDA; toutefois, pour ce qui concerne
de passation des marchés de l’emprunteur/du
particulièrement la supervision de la passation des
bénéficiaire et la complexité du marché à passer.
marchés, le personnel du FIDA (CPP et spécialistes
Le tableau ci-après indique cependant les seuils
de la passation des marchés) est encouragé à
retenus par le FIDA à partir desquels il est
accomplir les tâches suivantes, dont on a constaté
recommandé de procéder à un examen préalable.
qu’elles amélioraient l’efficacité du projet:
– prévoir la tenue d’un atelier de démarrage
Catégorie Valeur estimée du marché du projet, afin de présenter et d’expliquer au
personnel de l’emprunteur/du bénéficiaire
Biens
Plus de 200 000 USD les procédures et les exigences en matière de
Travaux passation des marchés;
Services Plus de 100 000 USD – veiller à ce que toute formation ultérieure en
matière de passation des marchés repose sur
une évaluation des besoins de formation;
Module A:FIDA
Vue Manuel de passation
d’ensemble du cycledesdu
marchés
projet 11
– procéder à des actualisations périodiques pour
tenir compte de toute modification significative
du système et des pratiques de passation des
marchés de l’emprunteur/du bénéficiaire;
– revoir le plan de passation des marchés et
veiller à ce que les éventuelles révisions soient
appliquées en cas de besoin;
– guider l’emprunteur/le bénéficiaire dans la
préparation du dossier d’appel d’offres;
– émettre l’avis applicable de non-objection
du FIDA (pour les soumissions et pour les
adjudications) dans les cas où l’intervention
du FIDA est limitée à un examen préalable;
– dans les marchés relatifs aux travaux de génie
civil, prêter une attention particulière aux clauses
du contrat, notamment celles concernant les
propositions de variations (calendrier et prix);
– entreprendre périodiquement des missions sur
le terrain;
– procéder à des examens a posteriori et assurer le
suivi de l’exécution du marché;
– assurer le suivi de l’exécution de l’ensemble
du processus de passation des marchés et
recommander des améliorations et/ou apporter
les adaptations nécessaires;
– veiller à une allocation appropriée des ressources
(en temps et en argent) afin que le FIDA puisse
exercer de manière adéquate ses fonctions de
conseil et de surveillance.
12 FIDA Manuel
Gestion de passation des marchés
du processus
processus
Gestion du
Process
management
Gestion du
processus
Module B: Responsabilité en matière
de passation des marchés
Objet du module
Ce module définit les responsabilités générales de l’emprunteur/du bénéficiaire et du personnel du FIDA
concernant les arrangements relatifs à la passation des marchés dans les projets financés par le FIDA.
Il fournit des indications générales. Il ne vise pas – ni dans sa conception ni dans son intention – à prévaloir
sur une disposition spécifique à un projet individuel qui pourrait être exposée dans l’accord de financement
ou la lettre à l’emprunteur/au bénéficiaire.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA.
8 L’annexe exacte dépend de la version de l’accord de financement utilisée; dans les versions les plus anciennes (avant avril
2009), ce point sera normalement défini dans l’Annexe 3; dans les versions postérieures à cette date, les modalités d’exécution
des accords de financement sont exposées dans l’Annexe 1.
14 FIDA Manuel
Gestion de passation des marchés
du processus
Module C: Correspondance et
gestion des dossiers
Objet du module
Il est essentiel, pour pouvoir attester du caractère transparent et vérifiable d’un processus de passation
des marchés, de maintenir un système précis de conservation des dossiers et d’utiliser un système de
numéros de référence des marchés passés.
Une correspondance et des moyens de communication efficaces sont également essentiels pour la
gestion des relations avec les soumissionnaires, les fournisseurs, les entreprises contractantes et les
consultants. Mais ils peuvent engager ou contraindre les expéditeurs et les destinataires à une conduite
ayant des incidences juridiques, contractuelles ou financières.
Les dossiers documentaires, tant imprimés que sous forme électronique, sont par conséquent essentiels
pour une gestion efficace et efficiente des activités, puisqu’ils apportent un témoignage à l’appui des
décisions et des mesures prises et constituent un journal d’audit qui pourra être utilisé pour vérifier la
transparence, la justification comptable et l’efficacité.
Une gestion efficiente des archives est aussi indispensable pour garantir l’efficacité du stockage des
données, leur récupération et leur utilisation, en prenant dûment en compte la sécurité, l’intégrité et
la confidentialité.
Les Conditions générales applicables au financement du développement agricole adoptées par le
FIDA stipulent que l’emprunteur/le bénéficiaire doit conserver l’ensemble des documents et pièces
pour en permettre l’examen par le FIDA à tout moment pendant une période de trois ans à compter
de l’achèvement de la procédure d’appel d’offres ou du contrat. En application de cette disposition,
ce module fournit des règles générales concernant la conservation des communications et des pièces
essentielles se rapportant à la passation des marchés.
Champ d’application
On peut s’attendre à ce que la plupart des gouvernements aient défini des procédures pour la
conservation des dossiers dans le cadre du système public de passation des marchés. S’il a été convenu
d’utiliser le système national de conservation des archives et de la correspondance pour la passation des
marchés dans le cadre du projet, il n’y aura pas lieu d’appliquer ce module.
À défaut de telles procédures, ou si le FIDA a conclu qu’elles ne répondent pas à ses besoins, c’est ce
module qui sera utilisé.
9 Lorsque ce sont des réunions qui tiennent lieu de méthode de communication, un procès-verbal devra être établi pour
enregistrer l’information fournie et les débats qui se sont tenus à cette occasion.
* Il conviendrait aussi, idéalement, de conserver les projets de ces documents et rapports publiés, par souci d’exhaustivité et pour
disposer d’un tableau complet de l’évolution du document publié. Il est toutefois admis que, lorsque des problèmes d’espace se
posent, cela pourrait ne pas être toujours possible en pratique.
16 FIDA Manuel
Gestion de passation des marchés
du processus
Évaluation
Process
management
Évaluation
Module D: Appréciation de la capacité de
l’emprunteur/du bénéficiaire en matière
de passation des marchés
Objet du module
Ce module a pour objet d’aider le personnel du FIDA et les consultants dans leur tâche d’appréciation de
la capacité d’un emprunteur/d’un bénéficiaire en matière de passation des marchés, comme l’exigent les
Directives du FIDA concernant la passation des marchés.
Champ d’application
Ce module est d’application dans tous les cas où il est nécessaire d’apprécier un système de passation
des marchés.
Dans la perspective de la préparation du COSOP, – les résultats d’autres institutions travaillant dans
les chargés de programme de pays (CPP) sont le domaine de la passation des marchés (comme
responsables de la collecte des données existantes Transparency International ou les autorités
en rapport avec la passation des marchés publics nationales responsables de la passation des
dans le pays concerné. marchés publics);
Les sources des données à utiliser varieront selon la – le bilan des projets antérieurs du FIDA.
disponibilité et l’exhaustivité des informations et
Le tableau ci-après donne une indication de
de la taille du portefeuille de pays, mais
quelques-uns des outils utilisés pour évaluer la
comprendront généralement:
performance d’un système national de passation
– les résultats des évaluations des systèmes des marchés. Une grande partie de ces documents
nationaux de passation des marchés conduites peuvent être téléchargés à partir d’Internet ou
par le comité d’aide au développement (CAD) sont disponibles auprès des bureaux de pays des
de l’OCDE; partenaires du développement au cours de la
– les récents rapports et les conclusions mission de préparation du COSOP.
d’autres organismes d’exécution, donateurs
et partenaires du développement (comme le
Rapport analytique de la Banque mondiale
sur la passation des marchés au niveau des
pays – CPAR);
Public visé Pays partenaire et Banque mondiale et Banque mondiale Pays partenaire et
donateurs/partenaires ses partenaires et ses partenaires donateurs/partenaires
du développement du développement
Équipe Pays partenaire (chef Banque mondiale Mixte Nations Unies chef
d'évaluation de file), donateurs/ (chef de file), autres de file
consultants donateurs/consultants
Conception Évaluation quantitative Évaluation qualitative Évaluation Évaluation quantitative
de et qualitative quantitative et et qualitative
l'évaluation qualitative
Résultat Renforcement du Efficience des Cohérence avec Stratégies de
attendu système national opérations de la les directives de la développement des
de passation des Banque mondiale BM/ Recensement capacités
marchés des éléments de
risque fiduciaire
Disponibles www.unpcdc.org www.worldbank.org www.worldbank.org www.unpcdc.org
aux adresses
citées www.oecd.org/ www.unpcdc.org
dac/effectiveness/
procurement
A
Entreprendre une évaluation
Y a-t-il eu une institutionnelle
Revalider au stade de la NON
conception du projet détérioration? Mettre l'accent sur les questions
concrètes de mise en œuvre
B
pour justifier Entreprendre une évaluation
"A"? institutionnelle
Revalider au stade Mettre l'accent sur:
de la conception NON NON 1. l'atténuation du risque dans les
du projet autres domaines de préoccupation
2. les questions concrètes de
La mise en œuvre.
détérioration
Y a-t-il eu une OUI est-elle
détérioration? suffisante
pour justifier
"C"?
C Revalider au stade
de la conception du projet
Y a-t-il eu des
améliorations
NON
Utiliser les Directives
du FIDA concernant la passation
des marchés
OUI
10 Dans cette hypothèse, le système national ne devra pas être utilisé; il ne sera pas nécesaire de procéder à l’évaluation de la
phase 2 et on appliquera les méthodes de passation des marchés du FIDA.
L’évaluation de la passation des marchés dans Afin de rendre le processus aussi simple que
le cadre de la phase 2 a plusieurs objectifs: possible, trois catégories ont été retenues et la note
attribuée pour chaque question correspondra à une
– évaluer la capacité de l’organisme d’exécution
seule de ces catégories: 3 – pleinement satisfaisant,
et l’adéquation des systèmes de passation des
2 – partiellement satisfaisant, 1 – insuffisant, sur
marchés et des systèmes connexes en place à
la base de bandes de pourcentage. Cette approche
administrer la passation des marchés financés
contribuera à réduire la subjectivité entre les
par le projet;
différents évaluateurs. Les notes seront attribuées
– évaluer les facteurs de risque (institutionnels, sur la base d’éléments effectifs et non ponctuels,
politiques, organisationnels, procéduraux, tels qu’observés par l’évaluateur. Les critères utilisés
etc.) pouvant avoir une influence négative sur pour la notation doivent être objectifs
la capacité de l’organisme de mener à bien le et homogènes.
processus de passation des marchés;
On ne procédera pas à un regroupement des notes
– élaborer un plan d’action à mettre en œuvre
attribuées pour chaque critère: chaque indicateur
dans le cadre du projet, en tant que de besoin,
sera évalué sur ses mérites propres, dans le cadre
pour remédier aux insuffisances détectées par
d’un “domaine thématique”, par exemple la
l’analyse des capacités et minimiser les risques
planification de la passation des marchés ou
recensés par l’analyse du risque; et
l’administration des contrats, etc. La décision de
– proposer un plan approprié de supervision ne pas utiliser un domaine thématique particulier
de la passation des marchés pour le projet en dans l’ensemble ou dans une partie du système
prenant en compte les points forts, les faiblesses national de passation des marchés sera prise en
et les risques relatifs révélés par l’évaluation. fonction des notations individuelles et en prenant
Pour pouvoir entreprendre une évaluation en compte la gravité des insuffisances observées;
de la passation des marchés au niveau certains domaines thématiques peuvent regrouper
opérationnel dans le cas où il est peu probable plusieurs notations, ce qui exigerait une décision
qu’il existe des données provenant d’autres quant à l’utilisation d’une partie ou de la totalité
sources, le FIDA devra conduire son propre de ce domaine.
examen. Le Fonds aura besoin, dans ce
On prévoit que, pour mener à bien cette évaluation,
contexte, d’un outil pour faciliter et normaliser
les évaluateurs examineront au minimum cinq
ce processus. L’outil joint au présent module
activités de passation des marchés entreprises par
(voir Appendice 1) devra être utilisé au cours
l’entité/l’organisme au cours des 12 mois précédents
de la mission de conception du projet. Mis
(comprenant au moins un marché dans chacune
au point à partir de la liste de contrôle utilisée
des trois catégories – biens, travaux et services).
par la Banque mondiale pour l’évaluation
des organismes, cet outil couvre un éventail
de questions à examiner en vue d’évaluer la
capacité et devrait être appliqué de manière
souple, en fonction des cas.
24
NOM DE L'ENTITÉ/ORGANISME ÉVALUÉ
DATE DE L'ÉVALUATION NOTE AUX ÉVALUATEURS
ÉQUIPE D'ÉVALUATION DU FIDA
Il est important de vérifier le
statut de l'organisme afin d'établir
Évaluation
la légalité de ses opérations. Si
l'organisme ne relève pas des
lois et règlements nationaux, il
faudra réfléchir sérieusement
à son utilisation comme agent
d'exécution du projet.
CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES
Quelle est la personnalité juridique de cet organisme (service gouvernemental, société d'État, entreprise parapublique?) (Si la législation nationale n'est pas
Les lois et règlements nationaux s'appliquent-ils à cet organisme? On fera référence, pour l'analyse du système juridique, d'application, décrire sa propre
PUBLICITÉ
Les marchés doivent-ils être adjugés après appel d'offres concurrentiel faisant l'objet d'une publicité dans un support
largement diffusé?
Le délai minimal nécessaire pour obtenir les documents et préparer les soumissions est-il respecté? (vérifier les réglementations
nationales concernant les délais minimaux).
matière
est-il établi?
Manuel
de de
EXAMEN ET ÉVALUATION DES OFFRES
Les offres sont-elles évaluées par un comité possédant les qualifications adéquates ? (Voir le Module L1 du Manuel)
passation
La recevabilité des soumissions est-elle établie sur la base des documents requis décrits dans le dossier?
passationdes
Les évaluations des offres sont-elles réalisées de manière approfondie et sur la base des critères spécifiés dans le dossier?
Les évaluations sont-elles menées à bien avant l'expiration de la validité originale de l'offre?
desmarchés
marchés
Des rapports d'évaluation des offres sont-ils préparés, et contiennent-ils toutes les informations essentielles ?
(Voir, pour plus de précisions, les modules du groupe L)
25
ATTRIBUTION DU MARCHÉ ET DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR
26
Les marchés doivent-ils être attribués au soumissionnaire ayant déposé une soumission répondant aux besoins, comportant
l'offre jugée la plus avantageuse et jugé qualifié pour exécuter le marché de manière satisfaisante?
Les soumissionnaires dont l'offre n'a pas été retenue sont-ils informés par écrit de ce que le marché ne leur a pas été attribué?
Les conditions préalables à l'entrée en vigueur du contrat sont-elles clairement définies dans le contrat? (Garantie d'exécution,
Évaluation
paiement anticipé, etc.)
ORGANISATION ET FONCTIONS
Le personnel chargé de la passation des marchés a-t-il accès à des exemplaires du cadre réglementaire national en la matière
(lois, règlements, manuels/guides des utilisateurs)?
Les fonctions de passation des marchés et de gestion financière sont-elles distinctes?
DOTATION EN PERSONNEL
L'organisme dispose-t-il de personnel formé à la passation des marchés conformément à d'éventuelles exigences
définies par le cadre réglementaire national?
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA.
12 Lorsque des plans sont actualisés ou modifiés, il est de bonne pratique de conserver, comme point de référence, les dates
originellement prévues.
31
Effectif
Coût total 0,00 Prévu
0,00 Effectif
Planification
Description* de l’avis passation estimatif ou post- préalable ou l’appel de non- du marché d’adjudication signature
de lot ou devis Effectif proposition de non- Ouverture des
d’appel des marchés en USD sélection a posteriori d’offres objection en USD du marché du contrat
quantitatif objection des plis soumissions
d’offres
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
(T)
Description*
contrat
marché
Date de
Date de
Date de
Date de
Date de
objection
Montant
sélection
/ Ouverture
Marché en
du rapport
du rapport
l’invitation
Avis de non-
publication
proposition
proposition
Montant du
Soumission
Soumission
préparation
Méthode de
concernant le
Signature du
ou a posteriori
non objection
non-objection
non-objection
Ouverture des
Prévu / Effectif
Prévu / Effectif
Prévu / Effectif
Date de clôture
marché en USD
d’évaluation (T)
d’évaluation (T)
Adjudication du
Date de l’avis de
Date de l’avis de
Date de l’avis de
Examen préalable
estimatif en USD
heures contrôlées
Date de soumission
rapport d’évaluation
offres financières
d’évaluation (T) & (F)
33
0,00 Effectif Effectif Effectif 0,00
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA.
FIDA Manuel
Module de passation des
F1: Détermination dumarchés
besoin 35
Comparez ce besoin à un “désir” – un grand i) Solution de remplacement au besoin
véhicule 4x4 avec intérieur cuir et lecteur de Il s’agit ici de savoir si le “besoin” perçu constitue
CD – et vous commencez à percevoir le dilemme. effectivement la solution et de poser la question
Si, par exemple, le véhicule est seulement destiné centrale: “Existe-t-il un autre moyen permettant
à de courts déplacements en milieu urbain, le d’atteindre le même résultat”?
besoin de quatre roues motrices se transforme
en “désir”, et n’est plus un simple “besoin”. Il est nécessaire, pour répondre à cette question,
d’examiner la raison principale de la formulation
Dans le cas des ordinateurs de bureau, le du besoin. Faut-il y voir le symptôme de quelque
“besoin” de base peut être représenté par un chose d’autre qui, faute de solution, constituerait
ordinateur doté des fonctions bureautiques de encore un problème?
base – tableur et traitement de texte, accès à
Internet, lecteur de CD/DVD-ROM, ainsi qu’une Exemple
vitesse et un disque dur de taille raisonnable. La formation est souvent perçue comme la
Le “désir” serait représenté, dans ce cas, par solution à une performance insuffisante; elle
des cartes graphiques haut de gamme, plusieurs ne constitue toutefois pas nécessairement
lecteurs de disques durs ou un graveur de la solution si cette insuffisance n’est pas due
DVD, et les spécifications commencent soudain à un manque de compétences ou de
à augmenter. connaissances. Si le problème sous-jacent tient
plutôt à la faiblesse du moral, de la motivation
On dit souvent, en matière de passation des ou de l’intérêt, ou à l’absence d’outils permettant
marchés, que “le mieux est l’ennemi du bien”. Cela d’accomplir la tâche de manière adéquate
signifie, fondamentalement, que quelque chose peut (c’est-à-dire au fait de ne pas disposer de
répondre parfaitement à nos besoins, mais que nous l’équipement ou des installations appropriées),
l’écartons parce qu’il existe quelque chose d’autre une formation professionnelle ne résoudra
que nous préférons, même si nous n’avons pas un pas le problème fondamental. Si le moral, la
“besoin” réel de certaines de ses caractéristiques. motivation ou les attitudes sont en cause dans
La publicité des produits s’efforce souvent de faire la performance, la question relève de la gestion
passer pour des avantages des caractéristiques des ressources humaines. De même, si l’absence
supplémentaires, en tentant de stimuler le “désir” d’installations adéquates constitue un obstacle
des acheteurs. Invariablement, toutefois, les “désirs” à la performance, la mise à disposition de ces
conduisent à pousser les spécifications au-delà des installations deviendra prioritaire.
besoins fonctionnels, ce qui augmentera le prix. Bien que les solutions de remplacement soient
Dans les acquisitions, les “désirs” l’emportent généralement plus faciles à déterminer dans
souvent sur les “besoins” lorsqu’un élément de le cas des marchés de services, ce concept
statut ou de prestige est attaché à certains biens s’applique également dans le cas des biens.
(les véhicules en sont aussi un bon exemple). On peut citer comme bon exemple celui d’un
Pour certains articles au moins, un bon moyen pont pour le franchissement d’une rivière. Il
de contourner ce problème consiste à adopter des existe plus d’une manière de franchir une rivière,
spécifications normalisées pour certains articles et le creusement d’un tunnel ou la mise en place
de prestige comme les véhicules, les ordinateurs d’un transbordeur pourraient constituer une
ou les téléphones mobiles. Ce point est examiné solution de remplacement.
de manière plus détaillée dans le Module F2. L’essentiel est de s’interroger sur les marchés
Il est donc nécessaire, en résumé, de vérifier, dans à passer et de les mettre à l’épreuve dès les
le contexte des marchés à passer, qu’ils reflètent les premiers stades du processus, pour s’assurer
besoins légitimes et justifiables de l’entité concernée. que le “besoin” permettra effectivement
d’atteindre les buts fixés.
FIDA Manuel
Module de passation des
F1: Détermination dumarchés
besoin 37
On voit donc que différents éléments moteurs – l’équilibre des pouvoirs, dans la négociation, est
déterminent différents domaines de focalisation, favorable au soumissionnaire, au fournisseur,
et il ne serait pas rentable de consacrer des semaines à l’entrepreneur ou au consultant, car ils savent
à la préparation des meilleures spécifications que l’acquéreur n’a pas le temps de s’engager
possible si le facteur temps était prioritaire. dans des discussions de longue durée;
Il convient de noter, en conclusion, que parmi – les biens sont généralement standard, et peuvent
l’ensemble des éléments moteurs existants, le par conséquent ne pas répondre à toutes les
temps est le moins favorable du point de vue de la spécifications requises.
passation des marchés. La raison en est que lorsque Il est certes admis qu’on ne peut prévoir tous les
l’acquéreur est soumis à une contrainte de temps, le événements et que des situations imprévisibles
prix augmente invariablement et/ou l’optimisation peuvent surgir. Souvent, toutefois, les contraintes de
des ressources diminue. Il y a plusieurs explications temps découlent d’un défaut de planification, et c’est
à cela, les principales étant que: pourquoi il est préférable de planifier au maximum
– l’acquéreur agit en réaction et ne peut donc pas la passation des marchés afin d’éviter de se retrouver
planifier son acquisition; dans la position où le temps est l’élément moteur (le
– on ne dispose généralement pas d’assez de temps Module E contient des précisions sur la planification
pour organiser un processus concurrentiel; de la passation des marchés).
5. Diagramme fonctionnel
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les marchés d’acquisition de biens financés par le FIDA. D’autres modules
distincts traitent des besoins relatifs aux travaux et aux services.
FIDA
Module F2: Énoncés desModuleManuel
F1:
besoins de passation des
et Détermination
spécifications du marchés
desbesoin
biens 39
2. Préparation des spécifications une approche à haut risque, qu’il convient
d’utiliser avec précaution et en prenant toujours
Une fois préparée la liste des articles, il convient
l’avis d’un technicien spécialiste du genre
d’en établir les spécifications techniques. Une
de produit.
bonne préparation des spécifications facilitera la
préparation des offres par les fournisseurs éventuels
2.2 Que faut-il inclure dans une
et une évaluation homogène des soumissions par
l’entité acheteuse; il est donc important d’y consacrer
spécification?
le temps nécessaire pour qu’elles soient adéquates. On trouve habituellement, dans la plupart des
spécifications, des éléments de données concernant
2.1 Différents types de spécifications aussi bien la performance que la fonction. Selon le
Les spécifications sont essentiellement de trois types: type de spécification, les règles générales relatives
aux meilleures pratiques en matière de préparation
i) Performance. Il s’agit de décrire: des spécifications sont notamment les suivantes.
– ce que l’article doit faire,
– la performance mesurable de l’article, et i) Il convient d’inclure l’objectif général et
– les qualités de l’article. l’utilisation prévue des biens et d’indiquer
l’existence éventuelle de besoins spéciaux (par
Le soumissionnaire choisit alors l’approche exemple une utilisation hors route en terrain
ou le produit le mieux adapté à la réalisation montagneux pour un véhicule, ou utilisation
de la performance requise. Cette approche d’une imprimante pour des programmes de
permet de proposer de nouvelles idées et de microédition). Il est souvent utile d’inclure
nouvelles technologies, mais l’évaluation n’est une brève description fonctionnelle des biens,
pas toujours facile, sauf si les paramètres de y compris des conditions dans lesquelles ils
performance sont clairement définis. doivent fonctionner (plages de température ou
ii) Fonctionnelle. Une spécification fonctionnelle d’humidité, par exemple). Pour les véhicules,
décrit: cette information peut souvent être couverte
– la fonction générale de l’article – ce qu’il par l’indication “adéquat pour une utilisation
est et comment il doit être utilisé; en [pays X]”.
– un nom compris par le fournisseur et par ii) Les spécifications doivent définir les
l’acquéreur; et caractéristiques techniques minimales, les
– un article générique. paramètres de performance et les normes de
iii) Technique (ou “de conception”). Cette qualité des biens requis par l’entité acheteuse.
composante porte sur: Cela inclut notamment les productions,
– une description complète des calendriers et tous autres indicateurs ou critères
caractéristiques techniques et physiques au moyen desquels on peut juger ou apprécier
de chaque élément; le caractère satisfaisant d’une performance.
– la manière dont il est fabriqué et l’aspect L’évaluation permettra ensuite de déterminer
qu’il devrait avoir. si les soumissions répondent à cette norme
minimale. Un dépassement de la norme ne
Ce type de spécification n’est en général doit pas se traduire, dans l’évaluation, par un
utilisé que pour un produit complexe dont crédit supplémentaire.
les composantes doivent être inspectées ou
testées individuellement ou lorsque le respect iii) Il faut toujours exiger que les biens soient neufs
d’un processus spécifique de fabrication est et jamais utilisés13. Il est aussi souvent indiqué
indispensable pour répondre à une norme dans les spécifications que les biens doivent être
donnée. Il garantit la similarité des offres “du modèle le plus récent ou courant et intégrer
des différents fournisseurs, de sorte que leur les dernières améliorations sur les plans de la
évaluation est plus facile, mais il exige une conception et des matériaux”. Cette disposition
excellente connaissance technique du produit peut certes prévenir la fourniture de “stocks
requis, étant donné que l’acquéreur impose le anciens”; en contrepartie, il n’est pas toujours
mode de fabrication et les matériaux devant nécessaire ou économique d’acquérir les
être utilisés. Le risque est que, en étant à ce modèles les plus récents (voir le Module F1).
point prescriptive, l’entité acheteuse endosse
une responsabilité nettement plus forte au cas
où la performance des biens serait insuffisante.
Cette spécification constitue par conséquent
13 À moins que le FIDA n’ait donné son accord à l’acquisition d’équipement remis à neuf et pleinement garanti.
FIDA
Module F2: Énoncés desModuleManuel
F1:
besoins de passation des
et Détermination
spécifications du marchés
desbesoin
biens 41
xi) Précisions sur les éventuels travaux ou services coût plus élevé, comme les véhicules (afin
connexes requis. Par exemple: d’assurer l’homogénéité de la flotte et de faciliter
l’entretien courant), les ordinateurs et les
– lorsque le fournisseur est responsable
téléphones mobiles. Ce “contrôle” permet de
de la préparation d’un site en vue d’une
faire en sorte que tout le personnel du même
installation, il conviendra de préciser
grade/échelon/statut dispose du même matériel,
l’état actuel du site et les travaux requis,
et d’éviter les questions de “désirs” et de
en indiquant par exemple l’épaisseur
“besoins” (voir le Module F1);
spécifique de la dalle de béton destinée
à recevoir les machines; – le second groupe comprend les spécifications
servant de modèles génériques, qui fournissent
– le nombre de personnes à former en vue un point de départ à la préparation d’une
de l’utilisation, de l’entretien ou de la spécification plus détaillée correspondant aux
réparation de l’équipement, le lieu où besoins particuliers d’une activité de passation
cette formation sera conduite, le niveau des marchés en cours. Étant donné que chaque
à atteindre, etc. activité de passation des marchés est unique,
il ne faut pas s’attendre à ce que des modèles
2.3 Qui devrait préparer les génériques (ou des spécifications antérieures)
spécifications? puissent être intégralement adoptés; en fait,
C’est à l’emprunteur/au bénéficiaire qu’incombe telle n’est pas l’intention. Ils constituent de
la préparation du projet initial de spécifications. simples esquisses à utiliser comme guides: il
est essentiel de les évaluer et de les améliorer
Lorsqu’il ne dispose pas des compétences techniques pour s’assurer qu’ils répondent pleinement aux
requises à cet effet, il pourra solliciter un avis besoins de l’activité spécifique en question.
technique auprès de sources externes – autres
organismes gouvernementaux ou spécialistes L’utilisation de spécifications normalisées exige par
externes en matière de préparation de spécifications. conséquent que l’on connaisse le type de “norme”
dont il s’agit.
Le rôle du FIDA, en ce qui concerne les
spécifications, est limité à leur examen dans le cadre
de tout processus d’examen préalable qu’il consacre 3. Calendrier de livraison
à un document de demande de soumissions. Le calendrier de livraison devra préciser la période et
le lieu de livraison pour chacun des biens. En cas de
2.4 Utilisation de spécifications travaux ou de services connexes, le calendrier devra
normalisées/antérieures aussi en préciser le site et la période d’achèvement.
La préparation de spécifications peut être un Il conviendra, lors de l’établissement du calendrier
exercice coûteux en temps. Il n’est par conséquent de livraison, de prendre en compte les instructions
pas rare qu’on utilise des spécifications normalisées, suivantes:
au sein d’un système national de passation des
i) Les périodes de livraison et d’achèvement
marchés ou au sein de ministères ou organismes
doivent être réalistes. Fixer des délais irréalistes
gouvernementaux spécifiques.
pour les livraisons ou l’achèvement de travaux
Ce sont là des outils utiles, mais il convient de peut restreindre la concurrence ou entraîner des
les utiliser avec prudence car ils appartiennent réclamations de la part de soumissionnaires
essentiellement à deux types de spécifications éventuels. Les périodes de livraison et
normalisées, présentant des caractéristiques d’achèvement peuvent être exprimées de
très différentes: diverses manières. Il s’agira généralement:
– le premier groupe comprend les spécifications – d’une date précise (par exemple, le 30
qui constituent des normes nationales ou juin). Cette formule ne doit être utilisée
des normes d’entreprise établies à des fins de que lorsque le temps est l’élément moteur
normalisation. Elles sont généralement édictées principal (voir le Module F1) et qu’aucun
par un point d’autorité central, sont obligatoires retard ne peut être toléré. Elle peut aussi
et prescrivent exactement les biens à acquérir. être appliquée dans des circonstances
Elles constituent un outil utile pour les articles particulières (événement spécifique comme
très courants, fréquemment acquis et peu une conférence) ou pour répondre à une
susceptibles de varier dans le temps (articles demande saisonnière; ou
de papeterie, par exemple), mais elles peuvent – d’un nombre souhaitable de jours, de
aussi être utilisées pour “contrôler” la passation semaines ou de mois à compter de la date
des marchés concernant d’autres articles, d’un d’adjudication du marché.
FIDA
Module F2: Énoncés desModuleManuel
F1:
besoins de passation des
et Détermination
spécifications du marchés
desbesoin
biens 43
Module F3: Énoncés des besoins
concernant les travaux
Objet du module
L’énoncé des besoins est un document clé, utilisé tout au long du processus de passation des
marchés pour:
– informer les soumissionnaires éventuels des besoins de l’entité acheteuse par le biais de son
inclusion dans le document d’invitation;
– indiquer la norme technique et, pour certains besoins, les quantités estimées, sur la base
desquelles seront évaluées les soumissions;
– constituer une partie du marché, en définissant les travaux à réaliser et la norme technique sur
la base de laquelle les travaux pourront être inspectés avant leur réception; et
– fournir, pour certains types de marchés, les taux et les quantités estimées par rapport auxquels
le travail effectif est mesuré en vue du paiement.
Ce module fournit un avis sur les bonnes pratiques à suivre pour la préparation de l’énoncé des besoins
et des spécifications/devis quantitatifs et sur les questions à prendre en compte. Il ne vise pas à proposer
une liste exhaustive, mais plutôt un guide général en rapport avec les grandes questions à prendre
en considération.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les marchés de travaux financés par le FIDA. D’autres modules distincts
traitent des besoins relatifs aux biens et aux services.
14 Voir le Module I2.
15 Mesure habituellement effectuée par un métreur directement employé par le client à cette fin.
FIDAbesoins
Module F3: ÉnoncésModule
des Manuel de passation des
F1: Détermination
concernant dumarchés
les besoin
travaux 45
Le calendrier des activités a par conséquent pour 7. Énoncé général des travaux
objectif de fournir une ventilation des activités et
L’énoncé des travaux doit inclure:
de leur coût, déterminant ainsi les travaux à payer
– une description des travaux;
sur une base forfaitaire. Cette ventilation doit:
– les quantités approximatives des principaux
– servir de base pour la certification d’éventuels articles;
paiements intérimaires au fournisseur; et – un texte d’explication des travaux requis,
– aider à l’évaluation de toute révision ordonnée. le cas échéant; et
La ventilation des travaux doit se faire en tenant – les objectifs des travaux requis, en tant
compte du caractère de chaque activité et, le cas que de besoin.
échéant, de chaque emplacement. L’entité acheteuse L’énoncé des travaux constituera normalement
devra déterminer jusqu’à quel point les travaux la première partie de l’énoncé des besoins, mais
doivent être ventilés en tenant compte de la il devra être préparé en dernier, une fois que
complexité des travaux et de la date d’achèvement seront connus les chiffres approximatifs, etc. Une
indiquée. description d’environ une à deux pages est adéquate
Des calendriers peuvent être proposés pour chaque pour la plupart des marchés.
élément distinct des travaux. Si les travaux exigent
la mise à disposition d’installations et d’outillage, 8. Besoins en matière de supervision
des calendriers distincts peuvent être établis pour
L’énoncé des travaux doit fournir des précisions:
la seule fourniture des installations et de l’outillage.
i) sur la supervision dont feront l’objet les
Comme pour le DQ, le calendrier des activités doit
travaux, et notamment le nom de l’organisme
être aussi simple et bref que possible.
de supervision et le niveau de cette supervision;
11. Résumé
Lors de la préparation des énoncés des besoins
concernant les travaux, il faudra:
– extraire du plan de passation des marchés la
description de base des travaux;
– désigner un spécialiste technique;
– préparer les dessins et les spécifications pour
les travaux;
– se prononcer sur le point de savoir si le type
de marché le plus adéquat est le marché sur
devis quantitatif ou le marché forfaitaire
(voir le Module I2);
– préparer un devis quantitatif ou un calendrier
des activités, selon les besoins;
– préparer le calendrier d’achèvement requis;
– préparer un énoncé général des travaux, qui
constituera la première partie de l’énoncé
des besoins;
– prendre en considération les besoins en matière
de supervision, les relations de travail et d’autres
arrangements d’ordre administratif;
– réfléchir aux prescriptions en matière
d’inspection et d’essais;
– être informé des erreurs courantes et s’efforcer
de les éviter.
FIDAbesoins
Module F3: ÉnoncésModule
des Manuel de passation des
F1: Détermination
concernant dumarchés
les besoin
travaux 47
Module F4: Énoncés des besoins
(mandat) concernant les services
Objet du module
L’énoncé des besoins est un document clé, utilisé tout au long du processus de passation des
marchés pour:
– informer les soumissionnaires éventuels des besoins de l’entité acheteuse par le biais de son
inclusion dans le document d’invitation;
– fournir le mandat sur la base duquel seront évaluées les soumissions ou les propositions;
– constituer une partie du marché, en définissant les services à fournir; et
– définir la norme technique et/ou les produits livrables qui serviront de base à l’appréciation des
services prestés avant leur réception.
Un énoncé des besoins concernant les services est généralement désigné sous le nom de mandat.
C’est ce terme qui sera donc utilisé dans l’ensemble de ce module.
Ce Module fournit un avis sur les bonnes pratiques à suivre pour la préparation d’un mandat pour les
services de consultants ou autres types de services et sur les questions à prendre en compte. Il ne vise
pas à proposer une liste exhaustive, mais plutôt un guide général en rapport avec les grandes questions
à prendre en considération.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les marchés de services financés par le FIDA. D’autres modules distincts
traitent des besoins relatifs aux biens et aux travaux.
FIDA
Module
Module F4: Énoncés des besoins Manuel de passation les
F1: Détermination
(mandat) concernant des marchés
duservices
besoin 49
50
Services autres que les services de consultants Services de consultants
Généralités
Brève narration (1 à 2 pages) exposant les raisons pour lesquelles Brève narration (1 à 2 pages) présentant la mission ainsi que des précisions
les services sont requis sur l'ensemble du projet dont la mission fait partie
Identification
But et objectifs
Déclaration de haut niveau sur le but que l'activité est supposée atteindre Déclaration de haut niveau sur le but que l'activité est supposée atteindre
Objet du marché
La description de l'objet devrait être aussi détaillée que possible pour permettre aux soumissionnaires
de comprendre les besoins liés aux travaux, mais ne devrait pas être trop prescriptive
Ampleur effective des services requis ou liste des tâches spécifiques/ résultats
Tâches et fonctions effectives à remplir ou description de l'objet des attendus, et par exemple rapports et recommandations d'études, logiciel, bases
services requis de données, documents d'invitation, dessins, spécifications, cartes, matériels
de formation, etc.
Compétences et connaissances du consultant/prestataire de service
Il s'agit ici d'un aspect essentiel du mandat, étant donné que ce sont les compétences, les connaissances et l'expérience du consultant/prestataire
de services dont on fait l'acquisition. Il est important de faire en sorte que:
– un juste équilibre soit maintenu entre les qualifications universitaires (théorie) et l'expérience (pratique) des consultants recrutés;
– les qualifications/expérience exigées soient compatibles avec le budget disponible. Les conseils sont bon marché, mais les bons conseils ne le sont pas;
– les besoins spécifiés soient réalistes et ne restreignent pas, volontairement ou involontairement, la concurrence.
Rôle, qualifications et expérience de tout membre essentiel du personnel. Les Rôle, qualifications et expérience du(des) consultant(s) essentiel(s). Les
"membres essentiels du personnel" incluront généralement le personnel qui "consultants essentiels" sont ceux qui seront spécifiquement chargés d'effectuer
effectuera le travail et ses superviseurs. le travail. Les questions à prendre en compte seront notamment:
– les qualifications universitaires;
Les questions à prendre en compte seront notamment: – les années d'expérience pratique dans le cadre de missions du même type;
– les qualifications/la formation professionnelle (certificat dans le domaine de la – la connaissance du pays, de la région, du secteur;
restauration, formation en matière de sécurité, par exemple); – les compétences linguistiques.
– les années d'expérience pratique dans le cadre de missions du même type;
– les connaissances locales (utiles pour des questions comme la restauration, la Il est utile d'indiquer si l'on envisage la nécessité d'un seul consultant ou d'une
conduite et le jardinage). équipe. Dans la seconde hypothèse, il sera utile de donner une indication de la
composition de l'équipe.
Niveau de contribution
Estimation du montant ou de la valeur du travail impliqué, lorsque l'ampleur des Si l'information est souhaitée/connue, on pourra aussi spécifier un nombre
services ne peut pas être définie avec précision (par exemple, services de réparation de jours-personne. Il pourra s'agir d'une donnée spécifique ou d'une estimation,
d'une flotte de 50 véhicules pour une période d'un an) selon le type de travail et le budget disponible.
Localisation
Il est important de respecter les énoncés de service ou de personnel à fournir – vous pourriez autrement vous retrouver en situation de violation de contrat.
Installations, services ou ressources à fournir par l'entité acheteuse. Il pourrait Installations, services ou ressources à fournir par l'entité acheteuse (locaux
s'agir d'installations, de toilettes, de locaux de rangement, de personnel de pour bureaux, véhicules, communications, documents, personnel de contrepartie,
contrepartie, etc.). par exemple).
Module
(mandat)
Dispositions pour la soumission de rapports (de gestion) à l'entité acheteuse, Dispositions pour la soumission de rapports de gestion à l'entité acheteuse, et
Manuel
y compris les voies de communication et le(s) point(s) de contact pour la gestion notamment les lignes de communication et le point de contact pour la gestion
et l'administration de la mission de la mission, ainsi que les précisions quant au point de soumission des produits
attendus/rapports.
concernant
Autres éléments susceptibles d'être inclus
F1: Détermination
de passation les
des
Prescriptions en matière d'inspection ou d'essais qualitatifs ou indicateurs/
Précisions sur les indicateurs d'une performance réussie
définitions d'une performance réussie
Tout autre équipement ou ressources particuliers à fournir par le fournisseur
marchés
besoin
duservices
(par exemple, matériel de contrôle de sécurité pour un marché de sécurité Besoins liés aux transferts de connaissances ou aux programmes de formation
d'un immeuble)
51
Autres précisions ou besoins pertinents à la mission Autres précisions ou besoins pertinents à la mission
Toute rédaction, révision ou approbation d’un – Ce mandat permettra-t-il d’obtenir le
mandat exigera la prise en considération des résultat attendu?
points suivants: À titre de contrôle final, il est toujours utile
– Quels sont les résultats attendus? de s’interroger sur le point de savoir si la
Quels sont les résultats attendus de l’exécution formulation du mandat est adéquate pour
de ce mandat: qu’est-ce qui aura changé, se sera rendre compte de la nature et du type de résultat
amélioré, aura été accompli ou aura été atteint? attendu du travail. Si la réponse est négative,
– À quoi ressemblera le succès? il convient de réviser le mandat.
Une fois déterminé le résultat attendu, comment
saurons-nous s’il a été effectivement atteint? 3. Qui doit rédiger le mandat?
– Les résultats attendus sont-ils mesurables?
Lorsque l’on cherchera à vérifier le succès, on C’est à l’emprunteur/au bénéficiaire qu’incombe
se demandera si les résultats attendus définis la responsabilité de la préparation du projet initial
dans le mandat sont alignés sur la réalisation de mandat.
de ces résultats et s’ils sont mesurables. Un mandat doit être rédigé, de préférence, par des
– Quelles sont les compétences nécessaires? spécialistes du domaine technique et avec l’appui
Quelles sont les compétences et les de personnel connaissant les conditions et les
connaissances requises pour parvenir aux besoins locaux. S’il ne possède pas en interne les
résultats attendus? L’expérience est-elle plus compétences techniques requises, l’emprunteur/
importante que les qualifications universitaires le bénéficiaire devra rechercher un appui technique
ou l’inverse est-il vrai? auprès de sources externes, comme d’autres
– Combien de temps faudra-t-il pour y parvenir? organismes gouvernementaux ou des spécialistes
Il arrive souvent que l’on sous-estime le temps techniques externes.
nécessaire à l’achèvement d’un travail. Tel est
Le rôle du FIDA, pour ce qui concerne les
particulièrement le cas si le mandat porte sur des
spécifications, est limité à leur examen dans le cadre
services de consultants et s’il y a un élément de
de tout processus d’examen préalable qu’il consacre
familiarisation ou si des recherches préliminaires
à un document de demande de soumissions.
doivent être effectuées.
– Existe-t-il des obstacles spécifiques à l’achèvement
du travail? 4. Utilisation de mandats
Y a-t-il quelque chose qui puisse constituer normalisés/antérieurs
un obstacle à l’achèvement réussi? Parmi les La préparation d’un mandat peut être un exercice
problèmes fréquents dans ce contexte, on coûteux en temps mais, contrairement à ce que
peut citer la mise à disposition de fonds de l’on observe dans le cas des spécifications relatives
contrepartie ou d’approbateurs de produits, aux biens ou aux travaux, il est plutôt rare de voir
les restrictions d’accès aux installations ou des mandats normalisés, que ce soit au sein d’un
au matériel, etc. système national de passation des marchés ou dans
Existe-t-il aussi, par ailleurs, un élément à fournir des ministères ou des organismes gouvernementaux
par le client dont il faut faire l’acquisition spécifiques.
ou qu’il faut organiser avant que les services Ce sont là, lorsqu’ils existent, des outils utiles et
puissent débuter? On peut citer, par exemple, permettant de gagner du temps, mais il convient
les véhicules, l’équipement de bureau, des de les utiliser avec prudence car ils appartiennent
clés supplémentaires, des laissez-passer de essentiellement à deux types de normes, présentant
sécurité, etc. des caractéristiques très différentes:
– Comment l’information de suivi sera-t-elle obtenue – le premier groupe comprend ceux qui
au cours de l’exécution? constituent des normes nationales ou des
Il est de bonne pratique d’assurer un suivi normes d’entreprise établies à des fins de
régulier du marché pendant toute la durée normalisation. Ils sont généralement édictés
d’exécution (voir le Module N). Il faudra, par un point d’autorité central, sont obligatoires
pour y parvenir, réfléchir aux mécanismes et prescrivent des normes minimales. Ils peuvent
pouvant être inclus dans le mandat afin de exister pour des services tout à fait standard,
rendre possible un suivi intérimaire. Cet faisant couramment l’objet de marchés et dont
objectif peut habituellement être atteint par il est peu probable qu’ils changent avec le temps
le biais de mécanismes comme l’établissement (les services de sécurité, par exemple);
de rapports d’avancement ou de rapports sur
les exceptions, la définition d’échéances ou
la tenue de réunions d’avancement.
FIDA
Module
Module F4: Énoncés des besoins Manuel de passation les
F1: Détermination
(mandat) concernant des marchés
duservices
besoin 53
Module F5: Choix d’une méthode
de passation des marchés
Objet du module
Le choix de la méthode à suivre est souvent considéré comme la décision essentielle à prendre dans
le processus de planification de la passation des marchés et constitue l’un des éléments d’entrée
obligatoires dans le Plan annuel de passation des marchés (voir le module E).
Les méthodes sont multiples et certaines circonstances sont particulièrement propices à chaque méthode
de passation des marchés concernant les biens et les travaux16. Le choix de la bonne méthode dès le
début de l’activité de passation des marchés est par conséquent un facteur important pour le succès de
l’exercice, étant donné qu’un choix erroné pourrait avoir une incidence négative sur le processus d’appel
d’offres.
Ce module fournit à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA un avis sur la formulation en
connaissance de cause d’un choix concernant la méthode la plus appropriée pour chaque circonstance.
Il contient aussi, à titre indicatif, un arbre de décisions qui en constitue un résumé.
Champ d’application
Ce module s’applique à toutes les passations de marchés financées par le FIDA.
1. Quelles sont les méthodes évidentes dans les méthodes adoptées ou préférées
disponibles pour les biens et les par les pays/organismes de développement/
travaux? institutions financières.
Il existe un certain nombre de méthodes et de Les méthodes les mieux connues et les plus
processus différents, et différentes terminologies couramment utilisées pour la passation des marchés
en usage dans différents pays et organismes de de biens et de travaux, et celles définies dans les
développement/institutions financières. Il existe Directives du FIDA concernant la passation des
aussi, néanmoins, des caractéristiques générales marchés, sont les suivantes:
Tableau 1
1 Lorsque c’est la méthode de l’AOI qui est utilisée, les procédures d’AOI de la Banque mondiale, telles qu’énoncées
dans les Directives de la Banque concernant la passation des marchés, s’appliqueront dans tous les cas.
2 La méthode des marchés de gré à gré ne peut être utilisée que dans des circonstances exceptionnelles, décrites
plus loin, et uniquement avec l’accord explicite du FIDA.
16 Pour ce qui concerne la passation des marchés de services, l’accent est mis davantage sur la méthode de choix.
Voir le point 2 ci-dessous.
Tableau 2
Appel d'offres Comme dans l'AOI, • Seuls quelques fournisseurs • Pas de publicité Biens: 4 à 6 mois.
international mais invitation sont connus (et dans ce cas,
• Liste de
restreint directe au lieu de tous doivent être autorisés à
soumissions
(LIB) publicité soumissionner)
restreinte
• Faible valeur
• Pas de préférence
• Circonstances exceptionnelles, par nationale
exemple une intervention d'urgence
• Ouverture publique
en rapport avec une catastrophe
naturelle de grande ampleur, qui
peut justifier qu’on renonce à la
publicité pour un appel d'offres
Appel d'offres Habituellement, • Les biens ou travaux peuvent être • Publicité Biens: 5 à 6 mois
national le processus le obtenus sur le marché local à des généralement
(NCB) plus couramment prix inférieurs à ceux pratiqués sur réduite à la presse
utilisé sur le marché le marché international nationale
intérieur
• Peut être la méthode la plus efficace • Dossier d'appel
Processus d'appel et économique d'acheter des biens d'offres pouvant
d'offres complet ou des travaux qui, en raison de être établi dans la
où la possibilité leur nature ou de leur ampleur, ont langue officielle du
de soumettre des peu de chances d'intéresser des pays emprunteur/
offres est annoncée fournisseurs étrangers bénéficiaire
uniquement sur le
• Valeur probable du marché • Monnaie locale
marché local
inférieure au niveau minimal auquel généralement
les soumissionnaires étrangers utilisée pour
souhaitent participer, eu égard aux l'évaluation
capacités et à la compétitivité des
• Ouverture publique
soumissionnaires locaux
• Travaux dispersés sur le plan
géographique ou étalés dans le
temps, rendant plus difficiles les
économies d'échelle
• Coûts de mise en œuvre de l'AOI
excessivement élevés
FIDA Manuel
Module F5: Choix d’uneModule
méthode de passationdes
F1:deDétermination
passation des
du marchés
besoin
marchés 55
Méthode de Description Applications adéquates Caractéristiques Laps de temps
passation des sommaire indicatif
marchés pour chaque
méthode
Achat au meilleur prix Comparaison des • Les biens requis sont facilement • Pas de publicité • Biens: 2 à 4 mois
sur le marché national tarifs d'au moins trois disponibles dans le commerce
• Pas d'ouverture • Travaux: 2 à 6 mois
ou international fournisseurs ou sont des produits standard
publique
de valeur relativement peu
élevée • Indications de
prix au lieu de
• Travaux, lorsque leur définition
soumissions
est simple
Marchés de gré à gré Passation de marchés • Lorsqu'il est nécessaire • Prix négocié Biens et travaux:
sans mise en d'étendre un marché de 1 à 3 mois
• Le recours à cette
concurrence fournitures ou de travaux en
méthode exige
cours, pour un montant ne
en général une
dépassant pas 25% de la valeur
autorisation ou
du premier contrat
une dérogation
• Lorsque l'équipement requis spéciales,
est couvert par un brevet, il n'y compte tenu du
a qu'une seule source et aucune manque de forces
solution de remplacement concurrentielles
• Il est nécessaire de normaliser
par rapport à l'équipement
existant et de parvenir à une
compatibilité des pièces de
rechange
• En situations d'urgence,
lorsqu'une livraison d'urgence
est nécessaire
AUTRES MÉTHODES
Achat sur les marchés Achats de biens sur • Tout produit acheté et vendu • Courte validité Peut être d'à peine
de produits primaires les marchés des sur les marchés des produits de l'offre quelques semaines
produits primaires primaires (pétroles, métaux,
• Monnaie unique
céréales, par exemple)
(du marché) pour
l'offre et le paiement
• L'adjudication
peut être répartie
entre plusieurs
fournisseurs pour
garantir la fourniture
de la quantité totale
de la commande
Travaux en régie17 Utilisation du • Lorsqu'il est difficile de définir • Il peut être difficile
personnel et de les quantités de travaux de quantifier la
l'équipement de valeur des facteurs
• Petits travaux, dispersés, dans
l'emprunteur/du de production
des emplacements lointains
bénéficiaire pour
• Pas de concurrence
exécuter les travaux • Pas de perturbation
ou de processus
de construction d'opérations en cours
de passation des
• Situations d'urgence exigeant marchés
une réaction rapide
Marchés passés Marchés de biens • Petites quantités de biens • Pas de publicité Dépend du produit
auprès d'institutions spécifiques passés disponibles dans le commerce,
• Pas de concurrence
des Nations Unies auprès d'institutions essentiellement dans les
spécialisées des domaines de l'éducation et • Recours aux règles
Nations Unies de la santé et procédures de
l'institution des
• Produits spécialisés dont
Nations Unies
le nombre de fournisseurs
est restreint, vaccins et
médicaments, par exemple
17 On utilise aussi les expressions “main-d’œuvre directe”, “effectifs départementaux” ou “travail direct”.
FIDA Manuel
Module F5: Choix d’uneModule
méthode de passationdes
F1:deDétermination
passation des
du marchés
besoin
marchés 57
– Éventuelles dates cruciales pour la livraison La décision finale concernant la méthode de
S’il existe d’authentiques raisons (c’est-à- passation des marchés à utiliser pour chaque activité
dire des raisons qui ne soient pas liées à des spécifique sera examinée et agréée avec le FIDA dans
manœuvres dilatoires) pour lesquelles on le cadre du processus d’examen du plan de passation
ne dispose pas d’un délai suffisant pour des marchés.
mettre en œuvre un processus complet de
passation des marchés – et si le FIDA donne 4. Résumé
son approbation –, les calendriers de passation
des marchés peuvent être raccourcis et/ou Pour chaque activité de passation des marchés,
d’autres méthodes de passation des marchés, on suivra la démarche présentée dans le tableau
plus rapides, peuvent être étudiées. ci-après:
• En prenant en compte:
- les seuils financiers; et
Prendre une
- toute autre justification,
décision
choisir la méthode de passation des marchés la
plus appropriée.
Marché de
gré à gré
Réexaminer les spécifications /
OUI Élevé le moment de l'appel d'offres /
les conditions du contrat
Inférieur à un total
Nombre
cumulé de 25% de Valeur Achat au
Faible suffisant de
la valeur originale estimée? NON meilleur prix
OUI OUI fournisseurs
du marché sur le marché
nationaux
international
OUI
Moyen
NON OUI
OUI Achat au
meilleur prix
sur le marché
Un seul Un appel Un appel national
Biens/
soumissionnaire d'offres d'offres
Besoin travaux/ Valeur
ou une seule NON NON NON ouvert NON restreint NON
urgent? services estimée?
source précédent précédent
supplémentaires
éventuels? a-t-il échoué? a-t-il échoué?
Nombre
suffisant de Appel d'offres
Moyen NON international
fournisseurs
Lorsque le besoin Les besoins urgents Lorsque des biens, Lorsqu'un appel restreint
nationaux
ne peut être satisfait ne peuvent être satisfaits services ou travaux d'offres ouvert
que par un seul que par cette méthode. supplémentaires sont n'a pas réussi,
OUI
soumissionnaire, Les besoins non urgents nécessaires dans les il peut s'avérer
méthode
OUI
matérielles ou acquisition distincte par titre d'un marché lancer un processus
FIDA Manuel
techniques. les méthodes normales. existant et qu'un d'appel d'offres
de
Il ne faut pas abuser du changement de restreint. Moyen Appel d'offres
terme "urgence", qui ne fournisseur n'est national
s'applique pas aux pas souhaitable.
passation
événements qui auraient
pu être prévus par
F1:deDétermination
passationdes
l'emprunteur et qui ne
des
Valeur
du
doit pas résulter d'une
estimée?
conduite dilatoire de
sa part.
Si la valeur des
marchés
besoin
marchés
Faible
biens est > ou = Appel d'offres
Réexaminer le besoin. Est-il intéressant de le international
fusionner avec un autre besoin pour accroître à 200 000 USD / Si la valeur
la valeur du marché afin de le rendre plus intéressant des travaux de
59
pour les soumissionnaires et d'un montant assez génie civil est > ou =
élevé pour justifier un appel d'offres ouvert? à 1 million d'USD
Module G: Détermination des sources
d’approvisionnement
Objet du module
La localisation de sources d’approvisionnement pertinentes et fiables, en quantité suffisante, de biens,
de travaux et de services, peut souvent constituer un défi.
Le présent module propose une aide se rapportant à un certain nombre d’aspects communs de ce
processus, à savoir:
– présélection,
– manifestations d’intérêt,
– établissement d’une liste restreinte.
Il n’est pas conçu pour proposer une analyse exhaustive de chaque approche, mais pour constituer un
guide raisonné de certaines bonnes pratiques et approches générales pouvant être adoptées pour faciliter
la détermination des sources d’approvisionnement.
Champ d’application
Ce module est un guide des bonnes pratiques et peut par conséquent s’appliquer à toute passation de
marché financée par le FIDA.
Lorsque la méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont
les Directives de la Banque mondiale concernant les avis généraux de passation des marchés et la
présélection qui s’appliqueront.
Avantages Inconvénients
Présélection - aide à l'établissement de la liste - retarde la publication initiale des appels
restreinte d'offres
- permet de réduire le temps
d'évaluation, puisque tous les
soumissionnaires inscrits sur la
liste restreinte répondent aux
critères minimaux
- permet aussi une économie de temps
au stade de l'attribution du marché,
puisqu'on peut aller rapidement de
l'avant sans que soit nécessaire une
longue post-sélection
Post-sélection - les appels d'offres peuvent être - une évaluation peut être entreprise à
publiés rapidement, sans passer par propos de soumissionnaires dont il
le processus de présélection s'avère ensuite qu'ils ne conviennent pas
- peut entraîner des retards entre
l'attribution du marché et la passation du
contrat en cours d'exécution
FIDA
desManuel
Module
Module G: Détermination de d’approvisionnement
passation des
F1: Détermination
sources dumarchés
besoin 61
1. Choisir un modèle. manifestations d’intérêt en regard de critères
prédéfinis et établissement d’une liste restreinte.
2. Rédiger un projet de document de présélection
pour le besoin, comprenant les critères de
sélection19, une description du type de biens,
(ii) Quand est-elle utilisée?
travaux ou services auxquels s’applique la La procédure de l’EOI est utilisée exclusivement
présélection et le lieu/l’adresse, la date limite pour les services de consultants. La plupart des
et les modalités (courriel ou copie papier) de dispositions nationales en matière de passation
soumission des demandes. des marchés n’en imposent pas l’emploi, mais
elle est recommandée pour toutes les missions,
3. Rédiger et publier un avis d’invitation à une
à l’exception des plus petites et des plus simples
présélection (on pourra trouver une aide dans
(l’élaboration de la liste restreinte sans recours
le Module K1).
à la procédure de l’EOI est abordée au point 3
4. Communiquer les dossiers de présélection à tous ci-dessous).
les candidats qui en font la demande (précisions
L’EOI sert à recenser les consultants (personnes
dans le Module K1), en veillant au respect
ou sociétés) disposant des capacités, du
d’éventuelles périodes minimales de soumission.
personnel et de l’expérience appropriés pour
5. Recevoir les candidatures jusqu’à la date limite, l’exécution d’une mission de consultation et
sans oublier que les candidatures tardives ne d’établir, sur cette base, une liste restreinte en
doivent pas être acceptées (voir le Module K4). vue d’inviter de trois à six soumissionnaires
qualifiés à soumettre des propositions
6. Ouvrir les plis et enregistrer le nom de tous
détaillées. La procédure de l’EOI offre les
les candidats. Aucune ouverture publique
avantages suivants:
n’est requise.
– la publication d’un avis sollicitant les
7. Évaluer chaque candidature sur la base des manifestations d’intérêt aide l’entité
critères définis dans le dossier de présélection acheteuse à recenser les consultants
et déterminer, pour chaque soumissionnaire, éventuels qualifiés;
s’il est ou non retenu. Enregistrer les résultats – il suffit d’un petit nombre de consultants
de l’évaluation. pour préparer des propositions détaillées
et permettre au personnel essentiel de
8. Établir une liste de soumissionnaires
rester disponible pendant la période de
présélectionnés et obtenir l’approbation du
validité. Les consultants sont davantage
FIDA concernant l’évaluation et la liste
susceptibles d’engager des ressources pour
des présélectionnés. Cette approbation peut
la préparation des propositions et, le cas
normalement être obtenue en même temps
échéant, permettre au personnel de rester
que celle du document d’appel d’offres.
disponible, s’ils ont le sentiment qu’ils
ne sont en concurrence qu’avec un petit
2. Manifestation d’intérêt nombre d’autres consultants;
(i) Comment la définir? – l’entité acheteuse ne doit pas investir du
temps et des ressources pour évaluer un
On utilise l’expression “manifestation grand nombre de propositions détaillées;
d’intérêt” (EOI) en référence à un processus de – le processus d’appel d’offres est restreint à
présélection relatif à des services de consultants. ceux des consultants dont il a été démontré
Comme dans le cas de la présélection qu’ils possèdent les capacités, le personnel
concernant des biens, des travaux et des et l’expérience appropriés pour l’exécution
services autres que des services de consultants, réussie du marché.
la procédure de l’EOI permet d’obtenir et
d’évaluer des informations sur les qualifications
et l’expérience des soumissionnaires éventuels,
en vue de réduire la participation effective à
l’appel d’offres à une liste de soumissionnaires
qualifiés. Ce résultat est atteint en trois étapes:
publication d’un avis d’appel à manifestation
d’intérêt, réception et évaluation des
19 La présélection reposera entièrement sur la capacité et les ressources dont disposent les soumissionnaires éventuels pour
exécuter le marché spécifique de manière satisfaisante, en tenant compte a) de leur expérience et de leur exécution antérieure de
marchés du même type; b) de leurs capacités de fournir les biens, travaux ou services requis; c) de leur situation financière; et d) de
leur situation juridique ou fiscale. On indiquera les besoins minimum à satisfaire aux fins de l’évaluation. Les références peuvent être
demandées à ce stade; on peut aussi en renvoyer la soumission dans le cadre du processus d’appel d’offres.
20 Les références peuvent être demandées à ce stade; on peut aussi en renvoyer la soumission dans le cadre du processus
d’appel d’offres.
21 Ce rapport constitue une section du rapport d’évaluation d’ensemble (voir les modules du groupe L).
FIDA
desManuel
Module
Module G: Détermination de d’approvisionnement
passation des
F1: Détermination
sources dumarchés
besoin 63
(ii) Quand est-elle utilisée? 1. Établir une “longue liste”:
Une liste restreinte sera utilisée: Élaborer une “longue liste” de fournisseurs
éventuels, à partir d’un certain nombre de
(a) après une présélection ouverte et ayant fait sources d’information.
l’objet de publicité ou après un processus
d’EOI dans les cas où un appel d’offres ouvert a) Dans un souci de transparence et
est requis (pour des biens, des travaux ou des d’équité, lorsqu’un exercice spécifique
services autres que des services de consultants), de présélection/d’EOI a été réalisé pour
ou lorsqu’un processus d’EOI a été entrepris une activité particulière de passation
(pour des services de consultants); des marchés, la “longue liste” ne devrait
inclure que les réponses reçues dans le
(b) dans des situations d’appel d’offres restreint cadre de ce processus, à moins que le
et de demandes de prix relatives à des biens nombre de réponses à cette présélection
ou des travaux lorsqu’il n’a pas été procédé à n’ait pas été suffisant pour établir une
une présélection22; “longue liste”, auquel cas les autres
(c) dans un processus d’appel d’offres de services sources d’information énumérées plus
de consultants où aucun avis d’appel à bas peuvent être utilisées.
manifestations d’intérêt n’a été publié. b) Lorsque aucun exercice spécifique de
En général, le seul cas dans lequel un processus présélection/d’EOI n’a été réalisé pour
d’appel d’offres n’exige pas l’établissement d’une une activité particulière de passation
liste restreinte est celui d’un appel d’offres ouvert des marchés, ou lorsqu’un exercice
(international ou national) qui fait l’objet d’une spécifique de présélection/d’EOI a été
publicité directe sans aucune forme d’exercice réalisé mais n’a pas réussi à obtenir assez
de présélection et où toutes les entreprises sont de réponses pour la préparation d’une
habilitées à soumettre une offre en réponse. “longue liste”, on pourra utiliser les
sources d’information suivantes:
(iii) Modèles – tout exercice général de présélection/
d’EOI qui aurait été conduit au début
Une liste restreinte est simplement une liste
du projet;
de sociétés ou de personnes avec lesquelles
– tout programme d’inscription
prendre contact pour un appel d’offres
ou base de données existants
spécifique. Il n’y a par conséquent aucun
entretenus par l’entité acheteuse ou
modèle particulier à adopter pour la liste
l’emprunteur/le bénéficiaire;
elle-même.
– d’anciennes soumissions reçues
Le processus de composition de la liste ou des contrats passés par l’entité
restreinte doit néanmoins être documenté acheteuse, ou par une autre entité
dans le rapport d’évaluation qui sera publié à acheteuse, ou par le FIDA;
l’achèvement de l’évaluation des offres (voir les – les informations disponibles auprès
modules du groupe L). Les modèles de rapports d’organismes professionnels;
d’évaluation, largement disponibles, peuvent – les chambres de commerce dans le
être trouvés dans les systèmes nationaux de pays emprunteur/bénéficiaire et à
passation des marchés ou auprès de la Banque l’étranger;
mondiale ou des banques régionales – les attachés commerciaux des
de développement. ambassades pour les sources
étrangères;
(iv) Comment procéder – les connaissances existantes
Il est indifférent, pour l’adoption de cette sur le marché, recueillies par
procédure, qu’elle intervienne à la suite d’une des spécialistes de la passation
présélection ou d’un processus d’EOI, ou sans des marchés ou des spécialistes
qu’un tel processus ait eu lieu. techniques;
22 On veillera à ce que les motifs du recours à l’appel d’offres restreint soient connus, car cela a une influence sur l’établissement
de la liste restreinte. Les motifs possibles sont de deux types: soit il n’existe qu’un nombre limité de sources, soit la valeur du
marché à passer correspond à un seuil agréé au titre du projet pour un processus restreint. Dans la quasi totalité des cas où
sont utilisées les demandes de prix, les motifs sont la valeur relativement peu élevée du marché à passer, se situant au-dessous
du seuil agréé au titre du projet pour cette méthode.
23 Dans le cas d’une activité internationale de passation des marchés, deux pays au moins doivent être représentés.
FIDA
desManuel
Module
Module G: Détermination de d’approvisionnement
passation des
F1: Détermination
sources dumarchés
besoin 65
Présélection EOI? Comment établir la liste
restreinte
Appel d'offres ouvert24 Si oui, alors À partir de la présélection
Si non, alors Pas de liste restreinte nécessaire
Appel d'offres restreint Si oui, alors À partir de la présélection
Si non, alors À partir d'autres sources
Demande de prix Non À partir d'autres sources
Consultation Si oui À partir des résultats de l'EOI
Petite mission de Si non À partir d'autres sources
consultation
24 Dans le cas d’une activité internationale de passation des marchés, deux pays au moins doivent être représentés.
25 Voir le Module F6.
26 ll n’existe pas de méthode spécifique de passation des marchés pour ce qui concerne les services de consultants.
L’accent est mis, au contraire, sur la méthode de sélection, analysée dans le Module H3.
68 FIDA Manuel
Dossier de d’offres
d’appel passation des marchés
Module H1: Dossier d’appel d’offres
concernant les biens
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils d’ordre général sur les
éléments que devrait inclure le dossier d’appel d’offres.
Ce module ne fait pas référence à un modèle standard spécifique, mais aborde plutôt des questions
relatives aux bonnes pratiques à prendre en considération au cours de la préparation ou du réexamen d’un
dossier d’appel d’offres.
On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spécifiques de la passation des marchés
concernant les biens et qu’elle doit donc être lue parallèlement aux autres modules du groupe H qui
fournissent des conseils sur les questions génériques relatives au dossier d’appel d’offres.
Champ d’application
En tant que guide de bonnes pratiques, ce module s’applique à tous les marchés d’acquisition de biens.
27 Voir le Module J.
Module
Module H1: Dossier FIDA Manuel
H: Invitation
d’appel deà concernant
d’offres passation
soumettredes
desmarchés
les offres
biens 69
(v) Les critères d’évaluation et la méthode qu’ils puissent procéder à une comparaison
qui seront appliqués à égalité entre les différentes soumissions.
Les critères d’évaluation doivent être inclus La manière la plus simple de saisir cette
dans le dossier d’appel d’offres, pour plusieurs information et d’éviter les incertitudes
raisons, et notamment parce que cela d’interprétation entre les parties contractantes
permettra: consiste à utiliser les Incoterms, un ensemble
– de déterminer si les offres reçues répondront de règles destinées à l’interprétation des termes
aux besoins; commerciaux les plus couramment utilisés
– de s’assurer que toutes les offres seront dans les échanges internationaux, publiées
évaluées en fonction des mêmes paramètres; périodiquement par la Chambre de commerce
et internationale.
– de communiquer aux soumissionnaires L’objectif fondamental de chaque Incoterm
éventuels des précisions sur ces critères, est de clarifier la manière dont les fonctions,
ainsi que sur les bases sur lesquelles sera les coûts et les risques sont répartis entre
prise la décision d’adjudication du marché. l’acheteur et le fournisseur dans le cadre de
La communication de ces informations à la livraison des biens, suivant les exigences
tous les soumissionnaires éventuels introduit du contrat. Chaque terme précise très
l’équité et la transparence dans le processus clairement les responsabilités du vendeur et
et donne à tous les soumissionnaires la de l’acheteur; les termes couvrent un éventail
possibilité d’examiner ces aspects lorsqu’ils de situations, allant d’un extrême à l’autre,
préparent leurs soumissions. c’est-à-dire d’une situation dans laquelle tout
relève fondamentalement de la responsabilité
Les critères d’évaluation seront spécifiques à de l’acheteur à une situation dans laquelle tout
chaque activité individuelle de passation des relève fondamentalement de la responsabilité
marchés, mais certains critères, énumérés ci- du fournisseur.
après, sont communs à tous les marchés:
– compétence/expertise technique; Aux fins de la soumission et de l’évaluation,
– expérience/antécédents; il est demandé que les prix soient formulés
– coût; conformément à un ou plusieurs des Incoterms,
– qualité/spécification; afin d’assurer une continuité entre toutes les
– conformité avec les besoins de la soumissions reçues. La version la plus récente
soumission. des Incoterms, ainsi que des instructions
complètes sur leur utilisation, est disponible
Pour la majorité des marchés d’achat de biens, sur le site de la Chambre de commerce
le critère sera probablement le coût total le internationale (http://www.iccwbo.org/
plus bas qui réponde à la spécification et qui Incoterms).
soit conforme à tous les aspects du dossier
d’appel d’offres. On peut citer, parmi les autres critères
d’évaluation:
Si le facteur principal dans la décision – disponibilité de pièces de rechange, d’un
d’adjudication est le temps, et non pas le agent local, d’installations de service;
coût (voir le Module F1 sur la question de la – coût total de possession (prix, taux
définition des priorités), il faudra également d’utilisation des consommables,
énoncer les éventuels besoins spécifiques périodicité d’entretien);
concernant la livraison et se rapportant au – conformité avec les échantillons (voir
temps (par exemple livraison à une date ci-après);
donnée ou livraison fractionnée et échelonnée – conditions et durée de la garantie;
sur une certaine période). – compatibilité avec les articles existants;
Lorsque le coût est le facteur principal, le coût – questions environnementales (produits
du transport est une composante significative ne portant pas atteinte à l’environnement,
du coût global des produits achetés. C’est niveau de recyclage employé dans la
donc un facteur important dans l’évaluation fabrication, potentiel de recyclage après
des soumissions et il doit être abordé dans le utilisation);
dossier d’appel d’offres. Les soumissionnaires – adaptations visant à accorder la préférence
auront besoin de savoir quel pourcentage aux soumissionnaires nationaux (si
l’on utilise les systèmes nationaux de
du transport leur sera imputé, quels niveaux
passation des marchés, cette disposition
d’assurance ils devront souscrire et quand la
peut être prévue dans un texte législatif
livraison des biens sera censée être achevée. De
ou réglementaire national ayant pour
même, les acheteurs doivent savoir quels sont
objectif de soutenir les soumissionnaires
les éléments inclus dans les prix proposés, afin
nationaux).
70 FIDA Manuel
Dossier de d’offres
d’appel passation des marchés
La passation des marchés sur la base d’un (vi) Les critères de sélection qui
échantillon peut être efficace. Il existe un certain seront appliqués
nombre de variantes dans le fonctionnement
de ce système et l’acquéreur doit avoir des S’il n’y a pas eu de présélection29, il sera
idées très claires sur le rôle de l’échantillon nécessaire d’indiquer les documents que
dans le processus de passation du marché. les soumissionnaires devront fournir pour
Les possibilités sont au nombre de deux: démontrer qu’ils possèdent les qualifications
requises pour participer à l’appel d’offres.
i) L’acquéreur dispose d’un échantillon du Il s’agira notamment de:
produit, de la couleur ou du style auquel – leur expérience et leurs antécédents
les soumissionnaires doivent se conformer. concernant l’exécution de marchés
Cette situation s’observe généralement similaires;
lorsqu’interviennent des questions de – leurs capacités en termes de fourniture ou
normalisation ou de style d’entreprise de livraison des biens;
(pour les couleurs, par exemple). – leur situation financière;
L’acquéreur indique dans le dossier – leur statut juridique et/ou fiscal.
d’appel d’offres qu’un échantillon est
à la disposition des soumissionnaires On énoncera les besoins minimaux à satisfaire
pour inspection, précise quand et où aux fins de l’évaluation.
il peut être examiné et annonce que la (vii) Le type et les conditions du
compatibilité avec l’échantillon constituera contrat proposé
un facteur clé dans l’évaluation. Lorsqu’on
utilise cette approche, il est de bonne On considère très généralement qu’il est de
pratique de demander aux soumissionnaires bonne pratique de mettre à la disposition
de confirmer par écrit qu’ils ont examiné des soumissionnaires un modèle du contrat
l’échantillon, ou qu’ils ont eu la possibilité proposé et des conditions contractuelles (y
de le faire, afin d’éviter toute réclamation compris les modalités et le calendrier de
à un stade ultérieur du processus; paiement30) auxquelles ils seront soumis au
cas où ils remporteraient un marché. Cette
ii) L’acquéreur demande aux soumissionnaires publication précoce des exigences contractuelles
de soumettre un échantillon de leur offre un certain nombre d’avantages:
produit en même temps que leur offre. – elle donne aux soumissionnaires
Il est essentiel, dans ce cas, d’indiquer si les la possibilité de décider, en pleine
échantillons fournis sont soit a) considérés connaissance du processus de passation
comme donnant une indication du type de des marchés, s’ils souhaitent ou non
produit, de qualité, de couleur à fournir, soit participer à un appel d’offres;
b) une représentation effective du produit – en rendant publics dès le départ le modèle
à fournir. Dans l’hypothèse a), l’échantillon de contrat et les conditions contractuelles,
est d’abord examiné au stade de l’évaluation on évitera d’éventuelles contestations
de la soumission; il est ensuite restitué futures, les soumissionnaires ne pouvant
au soumissionnaire ou conservé pour pas prétendre ne pas être informés des
information, suivant les dispositions dispositions ou obligations contractuelles
contenues dans le dossier d’appel d’offres28. (aspect particulièrement pertinent du point
Dans l’hypothèse b), l’échantillon soumis de vue des conditions de paiement);
en même temps que l’offre est mise en – elle accélère le processus entre l’adjudication
sécurité et constitue une partie du marché. du marché et la signature du contrat,
Les biens fournis au titre du marché sont puisque le soumissionnaire a déjà pris
ensuite comparés à l’échantillon afin d’en connaissance du format et des conditions
déterminer la conformité. Si les biens ne générales du contrat et les a acceptés,
correspondent pas à l’échantillon, ils sont ce dont témoigne le fait qu’il a soumis
rejetés et le paiement est retenu. Cela se une offre.
produit fréquemment dans les marchés
d’habillement.
28 La restitution des échantillons aux soumissionnaires n’est habituellement pas pratiquée dans le cas des appels d’offres
internationaux à cause du coût de cette restitution. Elle convient davantage dans le cas des appels d’offres nationaux, où les coûts
seront moins élevés. Une autre solution consisterait à informer les soumissionnaires qu’ils peuvent retirer leur échantillon s’ils le
souhaitent; dans le cas contraire, l’échantillon sera conservé ou éliminé.
29 Voir le Module G.
30 Voir les modules du groupe J.
Module
Module H1: Dossier FIDA Manuel
H: Invitation
d’appel deà concernant
d’offres passation
soumettredes
desmarchés
les offres
biens 71
Module H2: Dossier d’appel d’offres
concernant les travaux
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils d’ordre général sur
les éléments que devrait inclure le dossier d’appel d’offres.
Ce module ne fait pas référence à un modèle standard spécifique, mais aborde plutôt des questions
relatives aux bonnes pratiques à prendre en considération au cours de la préparation ou du réexamen
d’un dossier d’appel d’offres.
On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spécifiques de la passation des marchés
concernant les travaux et qu’elle doit donc être lue parallèlement aux autres modules du groupe H
qui fournissent des conseils sur les questions génériques relatives au dossier d’appel d’offres.
Champ d’application
En tant que guide de bonnes pratiques, ce module s’applique à tous les marchés de travaux.
72 FIDA Manuel
Dossier de d’offres
d’appel passation des marchés
– l’adresse à laquelle sera envoyée la On peut citer, parmi les autres critères
soumission, ainsi que les éventuelles d’évaluation:
instructions spécifiques (par exemple – qualifications du personnel essentiel;
nombre d’exemplaires, copies papier ou – taux de salaire journalier (pour les chantiers
images vidéo, dessins/plans à fournir, de construction à long terme, on pourrait
références); inclure les augmentations annuelles des
– les exigences relatives au cautionnement ou salaires et les congés payés);
à la garantie de soumission31. – pourcentage de sous-traitance, étant donné
– les possibilités de visites sur le site. que les travaux seront réalisés en majorité
par l’entrepreneur principal;
(v) Les critères d’évaluation et la méthode – programme de travail/date d’achèvement;
qui seront appliqués – dessins de conception;
– chiffre d’affaires annuel en matière de
Les critères d’évaluation doivent être inclus
construction;
dans le dossier d’appel d’offres, pour plusieurs
– matériel et équipement à fournir par
raisons, et notamment parce que cela
l’entrepreneur;
permettra:
– gestion du site/capacité de sécurité;
– de déterminer si les offres reçues répondront
– utilisation de main-d’œuvre, d’équipement
aux besoins;
et/ou de matériaux locaux;
– de s’assurer que toutes les offres seront
– coût total de possession (prix, taux
évaluées en fonction des mêmes paramètres;
d’utilisation des consommables, périodicité
et
d’entretien);
– de communiquer aux soumissionnaires
– conditions et durée de la période de
éventuels des précisions sur ces critères,
garantie;
ainsi que sur les bases sur lesquelles sera
– questions environnementales prises en
prise la décision d’adjudication du marché.
compte dans la conception et, le cas
La communication de ces informations à échéant, dans l’exploitation (par exemple,
tous les soumissionnaires éventuels introduit utilisation de produits ne portant pas
l’équité et la transparence dans le processus et atteinte à l’environnement, niveau de
donne à tous les soumissionnaires la possibilité recyclage employé dans la conduite des
d’examiner ces aspects lorsqu’ils préparent leurs travaux, utilisation de sources naturelles
soumissions. d’énergie);
– marge éventuelle de préférence pour les
Les critères d’évaluation seront spécifiques à
soumissionnaires nationaux.
chaque activité individuelle de passation des
marchés, mais certains critères, énumérés ci-
après, sont communs à tous les marchés: (vi) Les critères de sélection qui
– compétence/expertise technique; seront appliqués
– expérience/antécédents; S’il n’y a pas eu de présélection32, il sera
– coût; nécessaire d’indiquer les documents que
– qualité/spécification; les soumissionnaires devront fournir pour
– conformité avec les besoins de démontrer qu’ils possèdent les qualifications
la soumission. requises pour participer à l’appel d’offres.
Il s’agira notamment de:
Pour la majorité des marchés de travaux, le
critère sera probablement le coût de réalisation
le plus bas qui réponde aux exigences
techniques et qui soit conforme à tous les
aspects du dossier d’appel d’offres.
Si le facteur principal dans la décision
d’adjudication est le temps, et non pas le
coût (voir le Module F1 sur la question de la
définition des priorités), il faudra également
énoncer les éventuels besoins spécifiques
concernant la livraison et se rapportant au
temps (par exemple achèvement à une date
donnée en vue d’un événement spécifique).
31 Voir le Module J.
32 Voir le Module G.
Module
Module H2: Dossier FIDA
d’appel Manuel de
H: Invitation
d’offres à passation
soumettredes
concernant des
les marchés
offres
travaux 73
– leur expérience et leurs antécédents
concernant l’exécution de marchés
similaires;
– leur capacité d’achèvement des travaux;
– leur situation financière;
– leur statut juridique et/ou fiscal.
On énoncera les besoins minimaux à satisfaire aux
fins de l’évaluation.
33 Voir le Module I2.
34 Voir les modules du groupe J.
74 FIDA Manuel
Dossier de d’offres
d’appel passation des marchés
Module H3: Dossier d’appel d’offres
concernant les services de consultants
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils d’ordre général sur les
éléments que devrait inclure le dossier d’appel d’offres, ainsi qu’une explication des différentes méthodes
de sélection pouvant être utilisées.
Les marchés relatifs à des services de consultants doivent être passés selon des conditions spécialisées,
exigeant des procédures et des dossiers d’appel d’offres très différents de ceux concernant les biens et
les travaux. Le dossier d’appel d’offres standard en la matière est habituellement désigné par l’expression
“demande de proposition” (DP) et la plupart des systèmes nationaux de passation des marchés disposent
de leur propre version de ce document ou utilisent un modèle standard proposé par un donateur
international. Pour les services de valeur peu élevée et de courte durée (par exemple, une étude prenant
un ou deux jours), une autre formule est possible, utilisant un court document de type “demande de prix”,
dont il existe de nombreux modèles largement disponibles dans d’autres projets ou systèmes nationaux.
Ce module ne fait pas référence à un modèle standard spécifique, mais aborde plutôt des questions
relatives aux bonnes pratiques à prendre en considération au cours de la préparation ou du réexamen
d’un dossier d’appel d’offres.
On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spécifiques de la passation des marchés
concernant les services de consultants et qu’elle doit donc être lue parallèlement aux autres modules du
groupe H qui fournissent des conseils sur les questions génériques relatives au dossier d’appel d’offres.
Champ d’application
En tant que guide de bonnes pratiques, ce module s’applique à tous les marchés de services de
consultants.
35 Lorsque la qualité et le coût sont des facteurs d’évaluation dans un système de points de mérite, les soumissions technique et
financière sont remises dans des enveloppes scellées distinctes. Pour parer au risque de voir le prix proposé par le soumissionnaire
influencer l’évaluation technique, l’enveloppe financière ne sera ouverte qu’après la conclusion et l’approbation de l’évaluation
technique. Dans un souci de transparence, une seconde séance publique est consacrée à l’ouverture des soumissions financières
des soumissionnaires ayant franchi le stade de l’évaluation technique. On trouvera des informations plus détaillées dans le
Module L6.
36 On trouvera dans les modules L6/L7 et L8 des informations sur l’évaluation des services de consultants.
76 FIDA Manuel
Dossier de d’offres
d’appel passation des marchés
– un montant défini d’expérience pertinente à étroites que s’ils avaient à choisir une note
la mission 37; subjective entre, par exemple, 20 et 50 points.
– la qualité de la méthode proposée;
Chaque critère secondaire est assorti d’une
– les qualifications et l’expérience minimales
note maximum par rapport à laquelle il
attendues du personnel essentiel proposé.
sera noté. Ces notes secondaires sont ensuite
Suivant la nature de la mission, il pourra additionnées pour obtenir une note totale pour
s’agir également: les critères primaires. Le nombre de critères
– de dispositions en vue de la formation/du secondaires doit être réduit au strict minimum
renforcement des capacités de personnel local 38; et la DP doit en fournir tous les détails. Mais
– de l’ampleur de la participation de ressortissants on devra se méfier de l’adoption d’un trop
nationaux parmi le personnel essentiel affecté à grand nombre de critères secondaires, étant
l’exécution de la mission39. donné que l’attribution de moins de 5 points
à un critère primaire ou à un critère secondaire
Une fois les critères choisis, le total de 100
risque de le rendre insignifiant du point de vue
points est réparti entre chaque critère technique
de l’évaluation.
en fonction de son importance pour la mission.
Ces points doivent aussi être déclarés dans On peut citer quelques exemples de cette
la DP. utilisation des critères primaires présentés dans
le tableau ci-dessus:
Le tableau ci-après donne un exemple de la
répartition habituelle des points. Veuillez – pour la réponse au mandat et à la méthode:
noter qu’il s’agit d’un simple exemple donné si l’on attribue 40 points au total, ils
à titre indicatif et que chaque cas devra être pourraient être répartis comme suit:
examiné en fonction des critères choisis et des • degré d’innovation = 25 points
circonstances spécifiques de la mission. • niveau de détail = 10 points
• programme de travail proposé = 5 points
Critères primaires: Habituellement
mettant ainsi fortement l’accent sur une
entre:
proposition technique innovante – et moins
Expérience spécifique 0 et 10 points sur le programme de travail.
pertinente40:
Réponse au mandat et 20 et 50 points – pour le personnel essentiel: il est normal
à la méthode proposés: d’utiliser des critères secondaires pour
Personnel essentiel41: 30 et 60 points le personnel essentiel, afin d’évaluer ses
Formation: 0 et 10 points qualifications, son expérience technique,
ses connaissances ou son expérience
Participation de 0 et 10 points
ressortissants nationale ou régionale et, si cet aspect est
nationaux: pertinent, ses capacités linguistiques. Si
Total 100 points l’on attribue également 40 points à ce
critère primaire, ils pourraient être répartis
Note: le total DOIT être de 100. comme suit:
• qualifications générales42 = 10 points
Ces critères primaires couvrant un champ
• adéquation à la mission43 = 15 points
assez vaste, il faut alors les sous-diviser en
• expérience dans le pays/la région44
critères secondaires pour a) mettre l’accent
= 15 points
sur les composantes importantes des critères
et b) contribuer à l’objectivité de l’évaluation donnant une répartition assez équilibrée des
en faisant en sorte que les fourchettes des notes points entre les critères secondaires.
attribuées par les divers évaluateurs soient plus
37 À moins qu’une évaluation ait déjà eu lieu dans le cadre d’un processus de présélection ou d’établissement d’une liste
restreinte. Voir le Module G.
38 Le transfert de connaissances peut être l’objectif principal de certaines missions; dans ces cas, sa pondération devra être
relevée pour souligner son importance.
39 Mesurée par le nombre de consultants nationaux parmi le personnel essentiel présenté par les sociétés étrangères
ou nationales.
40 Les points accordés à l’expérience peuvent être réduits si ce critère a déjà été pris en compte dans la présélection des
soumissionnaires.
41 Seul le personnel essentiel devrait normalement faire l’objet d’une évaluation, étant donné que c’est lui qui déterminera la
qualité de la performance. Un nombre accru de points devrait être attribué si la mission proposée est complexe.
42 Questions comme l’éducation et la formation générales, les qualifications professionnelles, les années d’expérience, les postes
occupés.
43 Expérience spécifique pertinente à la mission dans le secteur, le domaine, le sujet, le processus ou l’activité
44 Connaissance de la culture, des systèmes administratifs, des organisations et structures gouvernementales, etc.
Critères secondaires
Poste Points Qualifications Adéquation à Expérience Note
(en %) générales la mission (15 régionale/nationale maximum
(10 points) points) (15 points)
Chef d’équipe 50 10x50% = 5 15x50% = 7,5 15x50% = 7,5 20
Spécialiste 1 30 10x30% = 3 15x30%= 4,5 15x30% = 4,5 12
Spécialiste 2 20 10x20% = 2 15x20%= 3 15x20% = 3 8
En résumé, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation pour la SFQC sont les suivantes:
Déterminer le Déterminer
Convenir de Définir les Déterminer le Définir les Déterminer
nombre maximum nombre maximum la pondération/le
la pondération critères critères de points pour nombre maximum la note
technique techniques de points pour
techniques chaque critère de points pour technique
et financière primaires chaque critère chaque membre
secondaires technique minimale
technique secondaire de l'équipe
45 En tant que membre principal de l’équipe, le chef d’équipe doit normalement se voir attribuer davantage de points que tout
autre membre de l’équipe, sauf si la performance d’un autre spécialiste clé au sein de l’équipe est plus importante pour la mission;
dans ce cas, on attribuera davantage de points à cette personne pour tenir compte de son importance dans l’évaluation.
78 FIDA Manuel
Dossier de d’offres
d’appel passation des marchés
(ii) Sélection fondée sur la qualité (SFQ) Étant donné que la sélection est fondée
uniquement sur la qualité de la proposition,
La sélection fondée sur la qualité (SFQ) peut sans prise en compte du coût, elle n’est que
être adéquate pour les missions complexes rarement utilisée pour la passation des marchés
ou hautement spécialisées, ou pour celles qui financés par les projets.
requièrent des innovations et où les meilleures
compétences disponibles sont nécessaires, Lorsqu’on utilise la SFQ, les étapes à suivre en
indépendamment du prix. Par exemple: vue de la préparation des critères d’évaluation
– dans les cas où il est difficile de définir un sont en majorité les mêmes que pour la SFQC,
mandat précis et la contribution requise la différence principale étant qu’il n’est pas
des consultants, ainsi que dans ceux où le nécessaire d’introduire une pondération entre
client attend des consultants qu’ils fassent les notes financière et technique, puisque
preuve d’innovation dans leurs propositions l’adjudication du marché est exclusivement
(études économiques ou sectorielles du fonction de la plus haute note technique.
pays, études de faisabilité multisectorielles, La SFQ présente quelques autres aspects
conception d’une usine de traitement de spécifiques:
déchets dangereux ou d’un plan directeur – La demande de propositions (DP) ne doit
urbain, réformes du secteur financier, pas indiquer le budget estimatif, mais
par exemple); elle peut indiquer le nombre estimé de
– pour les missions ayant un impact à long personnes essentielles et de leurs heures de
terme et dans lesquelles l’objectif est d’avoir travail, en précisant que cette information
les meilleurs experts disponibles (par n’est fournie qu’à titre indicatif et que les
exemple, faisabilité et conception de génie consultants ont toute latitude pour proposer
structural d’importantes infrastructures leurs propres estimations.
comme des grands barrages, études sur – La DP peut exiger la soumission d’une
les politiques d’importance nationale, proposition technique seulement (sans
études de gestion de grands organismes proposition financière), ou demander
gouvernementaux); et que les deux propositions – technique
– dans les cas où les missions peuvent être et financière – soient soumises en même
conduites de manières très diverses et temps, mais sous double enveloppe. Seule
où il se peut, par conséquent, que les l’enveloppe financière de la proposition
propositions ne soient pas directement technique ayant obtenu la note la plus
comparables (par exemple, conseil en élevée sera ouverte.
gestion ou études sur les politiques dans – Si l’invitation ne concerne que des
lesquelles la valeur des services dépend propositions techniques, c’est après
de la qualité de l’analyse). l’évaluation des propositions techniques
que le consultant dont la proposition
aura obtenu la meilleure note sera invité
à soumettre une proposition financière
détaillée.
– L’entité acheteuse et le consultant
négocieront ensuite la proposition
financière et le contrat.
En résumé, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation pour la SFQC sont les suivantes:
En résumé, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation pour la SCBD sont les suivantes:
(iv) Sélection au moindre coût (SMC) L’avantage de cette méthode de sélection est
qu’elle permet à l’entité acheteuse d’obtenir
Cette méthode s’applique à la sélection de des services compétents au moindre coût. Son
consultants pour des missions de valeur peu inconvénient, toutefois, est que l’adjudication
élevée de caractère courant (audits, simple se faisant sur la base du prix le moins élevé
conception technique ou supervision) pour parmi ceux des soumissions ayant obtenu
lesquelles il existe des pratiques et des normes la note technique minimale, le processus
professionnelles bien établies. Il peut aussi n’aboutira généralement pas à l’acquisition du
exister des contraintes ou des pressions plus haut niveau de qualifications techniques,
budgétaires rendant nécessaire l’adoption d’expérience ou d’expertise disponibles. Cet
du coût comme facteur principal46 dans la inconvénient peut certes être compensé par le
passation de marchés relatifs à certains services. prix; cependant, si l’on souhaite un meilleur
L’examen des propositions techniques équilibre entre aspects financiers et techniques,
permet de s’assurer qu’elles obtiennent la et en tenant pour acquise l’existence des
note technique minimale spécifiée et le ressources financières, il conviendra d’envisager
soumissionnaire le moins disant parmi ceux l’utilisation de la SFQC.
ayant obtenu la note de qualification technique
minimale sera choisi comme adjudicataire
du marché.
46 Voir le Module F1.
80 FIDA Manuel
Dossier de d’offres
d’appel passation des marchés
Dans le cas de la SMC, les étapes à suivre en les notes financière et technique, puisque
vue de la préparation des critères d’évaluation l’adjudication du marché se fait sur la base
sont en majorité les mêmes que pour la SFQC, de l’offre la moins disante répondant au seuil
la différence principale étant qu’il n’est pas technique minimal.
nécessaire d’introduire une pondération entre
En résumé, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation pour la SMC sont les suivantes:
Cette méthode peut être utilisée pour des L’attribution des points se fera comme dans
missions de très faible importance pour les autres méthodes de sélection, la principale
lesquelles un processus complet de soumission différence étant qu’ils sont uniquement destinés
et d’évaluation de propositions concurrentes à un usage interne.
détaillées n’est pas justifié. Après la réception des soumissions, leur
Dans la mesure où il ne s’agit pas d’un évaluation est entreprise sur la base des
processus de soumission complet, il n’y a pas critères préalablement agréés; sera retenue
d’annonce formelle des notations technique la société ou la personne considérée par la
et financière: les manifestations d’intérêt et commission d’évaluation comme possédant
l’information sur l’expérience et la compétence les qualifications et les références les plus
des consultants pertinentes à la mission sont appropriées.
demandées par le biais d’une publicité. La date La société retenue est ensuite invitée à
limite et l’adresse à laquelle seront envoyées soumettre une proposition plus détaillée –
la manifestation d’intérêt et les informations aussi bien technique que financière. Si cette
requises seront indiquées dans la publicité, soumission est jugée acceptable – sur les
comme le seront les éventuelles instructions plans technique et financier – par l’entité
sur la forme de la soumission (nombre acheteuse, le soumissionnaire est invité à
d’exemplaires, copies papier ou images vidéo). négocier le marché.
Bien que les notes techniques ne soient
pas rendues publiques, une commission (vi) Sélection par entente directe (SED)
d’évaluation est chargée d’évaluer toutes les Comme dans le cas du processus à un seul
soumissions sur la base de quelques critères, fournisseur (passation des marchés par entente
afin de s’assurer que l’évaluation est aussi directe) pour n’importe quel type de passation
objective que possible. Certains critères des marchés, la sélection de consultants par
techniques doivent donc être définis par entente directe ne procure pas les avantages
l’entité acheteuse, de préférence au moment de la concurrence en termes de qualité et de
de la rédaction de la publicité et en tout état coût; elle manque de transparence et risque
de cause avant la date de clôture des d’encourager des pratiques inacceptables.
soumissions. Elle ne doit donc être utilisée que dans des
Comme pour les autres méthodes de sélection, circonstances exceptionnelles et uniquement
la définition des critères techniques doit avec l’accord exprès du FIDA.
prendre en considération les éléments suivants: Toute demande de sélection par entente directe
– données de base pour déterminer le statut de la part d’un emprunteur/bénéficiaire devra
juridique et l’expérience générale du être accompagnée d’une justification détaillée,
consultant (copies de patentes valables, qui fera l’objet d’un examen attentif pour
documents de décharge fiscale ou permettre au FIDA de s’assurer qu’il n’existe
comptes audités); pas d’autres méthodes de sélection possibles
– éventuelles compétence, connaissance dans ce cas.
ou expérience spécifiques requises pour
la mission;
SMC La compétence au moindre Aucune Note technique minimale Prix le plus bas pour une
coût note technique minimale
SCBD La qualité dans le cadre d'un Aucune Budget disponible Note technique la plus
budget déterminé élevée dans la limite du
budget
QC Les compétences, les Faible valeur Compétences, Plus haute qualification
connaissances et l'expérience uniquement connaissances et expérience
SED La continuité/la rapidité/ Faible valeur ou S.O. Négociation
la compétence, les circonstances
connaissances ou une exceptionnelles
expérience uniques
82 FIDA Manuel
Dossier de d’offres
d’appel passation des marchés
Choisir une méthode de sélection pour les services de consultants
NON
Qualifications
NON Les services sont-ils de type OUI des
NON courant et à court terme?
consultants
Sélection dans
Existe-t-il un Le budget peut-il le cadre
coût OUI NON
Votre priorité budget déterminé? être dépassé? d'un budget
est-elle déterminé
A) le coût,
Voulez-vous
B) la qualité, NON OUI
C) les deux? A) payer le prix le moins élevé
Les deux possible pour le service, ou
B) obtenir un équilibre entre une
bonne qualité et un prix
Module
Sélection au
Qualité Prix le moins moindre coût
FIDA
élevé possible
concernant
Manuel
H: Invitation
Un équilibre
Le coût sera-t-il Sélection
un facteur dans
les services
OUI fondée
votre décision
sur la qualité
deà passation
d'adjudication?
soumettre
et le coût
des
des
NON
NON
offres
marchés
de consultants
Sélection
Reconfirmer: il n'y a pas de contraintes OUI fondée
et la qualité est l'unique critère d'évaluation
sur la qualité
83
1.6 Le budget? 1.8 Le type et les conditions du
Si la SCBD est la méthode de sélection retenue, contrat proposé
la communication du budget devient essentielle. On considère très généralement qu’il est de
Avec d’autres méthodes, la DP présente bonne pratique de mettre à la disposition des
habituellement soit: soumissionnaires un modèle du contrat proposé
– une estimation du nombre de personnes et des conditions contractuelles (y compris les
essentielles et de la durée de leur contribution, modalités et le calendrier de paiement48) auxquelles
soit ils seront soumis au cas où ils remporteraient un
– le coût estimatif. marché. Cette publication précoce des exigences
contractuelles offre un certain nombre d’avantages:
Mais il est inhabituel de présenter les deux éléments, – elle donne aux soumissionnaires la possibilité de
étant donné que prescrire le budget et le nombre décider, en pleine connaissance du processus de
de jours de travail reviendrait essentiellement à passation des marchés, s’ils souhaitent ou non
fixer les tarifs quotidiens des consultants et pourrait participer à un appel d’offres;
par conséquent limiter la concurrence entre les – en rendant publics dès le départ le modèle
soumissionnaires dans ce domaine. de contrat et les conditions contractuelles, on
évitera d’éventuelles contestations futures, les
1.7 Les critères de sélection qui soumissionnaires ne pouvant pas prétendre ne
seront appliqués pas être informés des dispositions ou obligations
S’il n’y a pas eu de présélection47, il sera nécessaire contractuelles (aspect particulièrement pertinent
d’indiquer les documents que les soumissionnaires du point de vue des conditions de paiement);
devront fournir pour démontrer qu’ils possèdent – elle accélère le processus entre l’adjudication
les qualifications requises pour participer à l’appel du marché et la signature du contrat, puisque
d’offres. Il s’agira notamment de: le soumissionnaire a déjà pris connaissance du
– leur expérience et leurs antécédents concernant format et des conditions générales du contrat
l’exécution de marchés similaires; et les a acceptés, ce dont témoigne le fait qu’il
– leur capacité de mener à bien les services; a soumis une offre.
– leur situation financière (comptes audités Les différents types de contrats utilisés dans les
ou déclarations de solvabilité financière marchés de services de consultants sont expliqués
émanant d’une banque); de manière plus détaillées dans le Module I3.
– leur statut juridique et/ou fiscal (copies
de patentes valables ou documents de
décharge fiscale;
– d’un énoncé des besoins minimaux à
satisfaire aux fins de l’évaluation.
47 Voir le Module G1.
48 Voir les modules du groupe J.
84 FIDA Manuel
Dossier de d’offres
d’appel passation des marchés
marchés
Passation des
Process
management
Passation des
marchés
Module I1: Types de marchés
applicables aux biens
Objet du module
Ce module contient des avis d’ordre général sur les principaux types de marchés habituellement
rencontrés dans la passation des marchés concernant les biens et sur les conditions dans lesquelles
leur utilisation est appropriée.
Champ d’application
Ce module s’applique uniquement à la passation des marchés concernant les biens. D’autres modules,
dans ce même groupe, concernent les types de marchés relatifs aux travaux et aux services.
49 Voir le Module H1.
50 Voir le Module J.
(iii) Accords-cadres
Un accord-cadre (ou “marché à commandes”)
peut constituer un moyen efficace, économique
et souple de passation des marchés de biens,
de travaux ou de services requis de manière
continue ou répétitive sur un laps de temps
donné.
Les accords-cadres sont particulièrement utiles
pour les biens, travaux et services facilement
disponibles sur le marché local, ou pour les
biens à durée de conservation relativement
courte. Bien qu’il n’existe pas de règles établies
relatives à l’utilisation des accords-cadres,
on estime généralement que si le niveau des
dépenses annuelles cumulées est élevé, ou si
le nombre de processus de passation des
marchés entrepris au cours d’une même année
est supérieur à 10 ou 15 pour un groupe de
biens similaires, il conviendrait d’envisager
un accord-cadre.
86 FIDA Manuel
Dossier desde
d’appel
Passation passation des marchés
d’offres
marchés
Module I2: Types de marchés applicables
aux travaux
Objet du module
Ce module contient des avis d’ordre général sur les principaux types de marchés habituellement
rencontrés dans la passation des marchés concernant les travaux et sur les conditions dans lesquelles
leur utilisation est appropriée.
Champ d’application
Ce module s’applique uniquement à la passation des marchés concernant les travaux. D’autres modules,
dans ce même groupe, concernent les types de contrats passés dans les marchés relatifs aux biens et aux
services.
Module
ModuleI2:I1:
Types
Module de
TypesH:marchés
FIDA
de Manuel applicables
Invitation
marchés soumettreaux
deàapplicables
passation des
destravaux
marchés
aux offres
biens 87
Quand les utiliser Petits travaux ou constructions Quand les Utilisés pour la majorité des
bien définis de courte durée utiliser projets de construction lorsque la
conception n'a pas été finalisée
Grandes usines de
au stade de l'appel d'offres
transformation (clés en main)
Avantages pour Bases équitables pour les
Avantages pour Montant fixe pour la
l'emprunteur/le soumissions
l'emprunteur/le budgétisation
bénéficiaire bénéficiaire Facilitent la comparaison et
Facilité de gestion
l'évaluation des offres
Peu ou pas de devis quantitatif
Adaptables aux changements
Moins de documentation
Paiements périodiques suivant
Inconvénients Aucune souplesse pour des les flux de trésorerie des
pour changements marchés
l'emprunteur/le Risque accru pour les Normalement, peu de différence
bénéficiaire entrepreneurs, entraînant des entre le prix offert et le prix final
prix plus élevés du marché
Inconvénients Problèmes liés aux offres/prix
pour unitaires déséquilibrés
(ii) Marchés sur devis quantitatifs (DQ)/ l'emprunteur/le
à prix unitaires (UR) ou au métré La préparation et le suivi d'un
bénéficiaire marché sur DQ détaillé peuvent
Utilisés pour la majorité des projets de prendre beaucoup de temps
construction, ces marchés reposent sur une
estimation du volume des lots de travaux et
sur des prix unitaires agréés, incluse dans le
(iii) Marchés sur dépenses contrôlées
marché sous la forme d’un métré d’évaluation. Dans la méthode des marchés sur dépenses
Le paiement est fondé sur la mesure du volume contrôlées, l’employeur convient de payer
des travaux effectués, en appliquant les prix à l’entrepreneur la totalité des dépenses
unitaires agréés. Le prix définitif du marché de main-d’œuvre et de matériaux, plus un
dépend par conséquent du volume total des montant agréé destiné à couvrir les frais
travaux effectués à la date d’achèvement. généraux et le bénéfice.
Ce type de marché convient, en général, aux Les honoraires pourraient représenter un
projets de construction comportant plusieurs pourcentage fixe du coût de la main-d’œuvre
lots pouvant être définis avec précision dans et des matériaux (honoraires variables) ou
les documents de marché. Il n’est pas rare un montant fixe agréé (honoraires fixes)
qu’on associe un marché sur DQ pour certaines indépendant du coût total de la main-d’œuvre
parties du projet et un marché à forfait pour et des matériaux. Dans le cas des honoraires
d’autres aspects (par exemple, main-d’œuvre variables, la prime versée à l’entrepreneur
et matériaux sur la base de prix unitaires et augmente avec le coût de la main-d’œuvre et
montant forfaitaire pour les frais de gestion). des matériaux. Elle reste par contre inchangée,
au montant prédéterminé, dans le marché à
honoraires fixes.
Ce type de marché est à préférer lorsque
le volume des travaux n’est pas déterminé
ou très incertain, et que les types de main-
d’œuvre, de matériaux et d’équipement
nécessaires sont tout aussi incertains. Il est
souvent pratiqué dans les situations d’urgence
où la rapidité est un facteur essentiel et qui
ne permettent pas d’élaborer une proposition
chiffrée en détail. Il est impératif, dans ce type
de marché, de conserver des relevés détaillés
et complets du temps et de tous les matériaux
et équipement utilisés par l’entrepreneur pour
les travaux; l’employeur se trouve chargé d’une
responsabilité accrue, celle de veiller à ce que
les dépenses soient surveillées et à ce que les
demandes de règlement soient justifiées.
88 FIDA Manuel
Dossier desde
d’appel
Passation passation des marchés
d’offres
marchés
Les paiements dus à l’entrepreneur à
Quand les Situations d'urgence évolutives l’achèvement du marché sont résumés dans le
utiliser (séismes et inondations) – avec
honoraires fixes
tableau ci-après.
Risque élevé et incertitude
(percement de tunnels) – avec Si le coût final du les paiements
honoraires variables (%) marché s'établit… représenteront…
Module
ModuleI2:I1:
Types
Module de
TypesH:marchés
FIDA
de Manuel applicables
Invitation
marchés soumettreaux
deàapplicables
passation des
destravaux
marchés
aux offres
biens 89
Quand les Ne sont habituellement utilisés
(vi) Marchés de conception
utiliser que pour les activités telles que et construction
ponts de grandes dimensions,
Dans un marché de conception et construction,
bâtiments publics, stations de
pompage, pipelines et pylônes l’entrepreneur a une responsabilité accrue,
de transmission puisqu’il est responsable à la fois de la
conception et de la construction.
Avantages pour Marché concernant à la fois des
l'emprunteur/le biens et des travaux, avec une Ces marchés sont généralement limités à des
bénéficiaire forte composante d'équipement
structures simples – bâtiments non complexes,
Un seul entrepreneur responsable entrepôts et petits projets – pour lesquels
du projet, d'où moins de gestion rien ne justifie des processus distincts de
du marché
conception et de construction. Les composantes
Marché à forfait ou combinaison préfabriquées produites en grandes quantités et
marché à forfait/prix unitaires
ou DQ
à des dimensions standard sont courantes.
Conception & construction
Quand les Pour des structures à ériger
Permet l'innovation et utiliser assez rapidement et lorsque
l'exploration des concepts de l'employeur ne dispose pas d'un
pointe en matière de techniques délai suffisant pour entreprendre
de conception et de construction le processus normal de
Inconvénients Évaluation très complexe conception et d'appel d'offres
pour du fait des fluctuations des Habituellement utilisés pour
l'emprunteur/le coûts d'équipement et des des besoins simples – entrepôts,
bénéficiaire coûts de possession entre les campements, installations de
soumissionnaires stockage, et bâtiments de
Habituellement caractérisés par bureaux
un degré élevé de fluctuation des Souvent utilisés lorsque le
quantités et des prix, rendant client ne possède pas de
difficile la budgétisation capacité de conception
Avantages pour Peuvent être des marchés
l'emprunteur/le à forfait
bénéficiaire Un seul entrepreneur
responsable du projet, d'où
moins de gestion du marché
Permet l'innovation et le recours
aux techniques nouvelles ou de
pointe en matière de conception
et de construction
Solution rapide
Inconvénients Absence de souplesse, la
pour plupart des composantes étant
l'emprunteur/le fabriquées à des dimensions
bénéficiaire et suivant des conceptions
standard
L'entrepreneur assume le risque
de la conception et réclamera
une indemnité supplémentaire à
cet effet
L'employeur doit souvent vérifier
les calculs de conception ou
employer un consultant
Difficiles à évaluer sur une base
comparable
90 FIDA Manuel
Dossier desde
d’appel
Passation passation des marchés
d’offres
marchés
(vii) Contrats clés en main (viii) Contrats de gestion ou PPP
Les contrats clés en main ressemblent aux Les contrats de gestion ou de partenariat public-
marchés de conception et construction en privé (PPP) sont pour l’essentiel des contrats
cela que l’entrepreneur est responsable à la clés en main comportant un financement par
fois de la conception et de la construction. un investisseur dans les cas où le propriétaire
La différence essentielle, toutefois, est que ne dispose que d’un budget ou d’une capacité
les contrats clés en main sont généralement d’emprunt limités. Les contrats de gestion ou
employés dans des situations plus complexes, PPP courants sont définis ci-après.
où il n’est habituellement pas possible de – BOT – Construction, exploitation
déterminer dès le départ toute l’envergure et transfert
du projet et ses spécifications détaillées. – BOO – Construction, exploitation
et propriété
On emploie souvent, pour les contrats clés
– BOOT – Construction, exploitation,
en main, un processus d’appel d’offres en
propriété et transfert
deux étapes. Dans la première étape, on
– DBOM – Conception, construction,
sollicite des concepts visant à concrétiser
exploitation et maintenance
la vision de l’employeur quant aux travaux
(habituellement désignés sous le nom
prévus, sur la base de réflexions initiales et
de DBO)
d’indications préliminaires. La demande
– DBMF – Conception, construction,
de propositions relatives au concept peut
maintenance et financement
être adressée à une liste d’entrepreneurs
– DBOMF – Conception, construction,
présélectionnés. Le concept répondant le
exploitation, maintenance et financement
mieux à la vision de l’employeur est acceptée,
– BOLT – Construction, exploitation,
et la deuxième étape consiste alors à solliciter
location et transfert.
des propositions technique et financière
détaillées sur la base du concept retenu. Un certain nombre d’éléments doivent faire
l’objet d’un examen très attentif lorsqu’on
L’entrepreneur étant responsable de
envisage d’avoir recours à ce type de contrat,
l’achèvement de l’ensemble du projet, les
et notamment:
contrats clés en main sont normalement
– le projet doit être économiquement viable
exécutés sur une base forfaitaire. Suivant la
pour le secteur public;
durée du contrat, il peut aussi y avoir une clause
– le projet doit être financièrement viable
de révision des prix pour couvrir les hausses
pour le secteur privé;
annuelles de salaires ou des fluctuations
– il faut un juste équilibre du risque et de
extrêmes des prix du marché des matériaux.
la récompense entre les secteurs public
et privé;
Quand les utiliser Similaires aux marchés de
conception et construction,
– le secteur public doit parvenir à une
mais beaucoup plus complexes optimisation des ressources.
(par exemple, usines complexes
Le tarif proposé (recettes pour l’investisseur) est
de transformation industrielle)
un élément de premier plan dans l’évaluation
Avantages pour L'entrepreneur est responsable de l’offre.
l'emprunteur/le de l'ensemble des travaux pour
bénéficiaire le produit final spécifique et la
contribution de l'employeur,
en termes de temps, est par
conséquent très limitée
Inconvénients Très coûteux, car l'entrepreneur
pour assume tous les risques
l'emprunteur/le Comporteront souvent une
bénéficiaire formule de révision des prix, ce
qui rend la budgétisation difficile
Module
ModuleI2:I1:
Types
Module de
TypesH:marchés
FIDA
de Manuel applicables
Invitation
marchés soumettreaux
deàapplicables
passation des
destravaux
marchés
aux offres
biens 91
Quand les utiliser Pour les projets producteurs (ix) Accords-cadres
de recettes (routes à péage, Un accord-cadre (ou “marché à commandes”)
électricité, eau, transport, santé peut constituer un moyen efficace, économique
et éducation)
et souple de passation des marchés de biens,
Avantages pour Assortis d'un financement, et de travaux ou de services requis de manière
l'emprunteur/le donc relativement peu coûteux continue ou répétitive sur un laps de temps
bénéficiaire en termes de dépenses
budgétaires
donné.
Apport de ressources et Les accords-cadres sont particulièrement utiles
d'expertise du secteur privé pour les travaux de faible ampleur qui peuvent
Meilleure optimisation des être facilement réalisés par des acteurs du
ressources dans la passation marché local. Bien qu’il n’existe pas de règles
de marchés de services publics établies relatives à l’utilisation des accords-
par le biais de la concurrence
cadres, on estime généralement que si le niveau
Meilleure performance des dépenses annuelles cumulées est élevé,
opérationnelle et commerciale
ou si le nombre de processus de passation
Coût et risque à la charge de des marchés entrepris au cours d’une même
l'investisseur
année est supérieur à 10 ou 15 pour un groupe
Inconvénients Exigent une planification et un d’activités similaires, il conviendrait d’envisager
pour examen attentifs un accord-cadre.
l'emprunteur/le Le prix global est élevé parce
bénéficiaire que l'entrepreneur assume la Les accords-cadres ont pour objectif de
plus grande partie du risque minimiser le gaspillage d’argent et d’efforts
Peut impliquer un risque très que représente la préparation de multiples
élevé si les recettes attendues procédures de passation de petits marchés
ne se concrétisent pas similaires en convenant avec un fournisseur de
prix fixes pendant un laps de temps donné. Le
regroupement des besoins se traduira par une
concurrence accrue entre les fournisseurs pour
remporter le droit de fournir tous les besoins
correspondant à l’objet de l’accord-cadre.
Les remises en état, réparation et/ou
maintenance de routine de bureaux ou de
terrains figurent parmi les types de travaux dont
des accords-cadres permettraient l’acquisition
de manière efficace.
92 FIDA Manuel
Dossier desde
d’appel
Passation passation des marchés
d’offres
marchés
Module I3: Types de marchés concernant
les consultants
Objet du module
Ce module contient des avis d’ordre général sur les principaux types de marchés habituellement passés
pour les services de consultants et sur les conditions dans lesquelles leur utilisation est appropriée.
Champ d’application
Ce module s’applique uniquement à la passation des marchés concernant les consultants. D’autres
modules, dans ce même groupe, concernent les types de marchés relatifs aux biens et aux travaux.
Module
Module
I3: Types
I1:
Module FIDA
Types Manuel
de marchés
H:
deInvitation
marchés deàapplicables
passation
concernant
soumettre des marchés
les consultants
des
aux offres
biens 93
(ii) Au temps passé Comme dans tous les marchés, le moment
où les paiements sont effectués dépendra du
Un marché rémunéré au temps passé est caractère spécifique du marché proprement
un marché dans lequel le consultant preste dit, de sa durée, du programme de travail et
des services sur la base de taux unitaires des résultats attendus; il est toutefois normal,
préalablement convenus (taux horaire, taux pour ce type de marché, d’effectuer une petite
journalier, etc.) et calcule sa rémunération avance (un paiement maximum de 10% est
en fonction du temps passé à l’exécution habituellement recommandé) couverte par une
de la mission. Les dépenses effectives sont caution de restitution d’avance51, suivie par des
aussi imputées à l’emprunteur/au bénéficiaire, paiements échelonnés, déclenchés par:
et remboursées sur la base d’un budget – l’expiration d’un délai donné (par exemple
prévisionnel préalablement convenu. Ce un mois, un trimestre);
type de marché doit prévoir le montant – l’achèvement d’une tâche spécifique; ou
total maximum des paiements (plafond) – la présentation/la réception52 d’un résultat
et pourra, mais pas nécessairement, inclure attendu spécifique.
une provision pour aléas d’exécution.
Les bases sur lesquelles sont effectués les Les accords-cadres ont pour objectif de
paiements sont les suivantes: minimiser le gaspillage d’argent et d’efforts
que représente la préparation de multiples
– pour la rémunération, le taux unitaire
procédures de passation de petits marchés
convenu multiplié par le nombre d’unités
similaires, en convenant avec un fournisseur de
prestées;
prix fixes pendant un laps de temps donné. Le
– pour les frais remboursables, les éléments regroupement des besoins se traduira par une
remboursables établis à partir des dépenses concurrence accrue entre les fournisseurs pour
effectives. remporter le droit de fournir tous les besoins
correspondant à l’objet de l’accord-cadre.
51 Voir le Module J.
52 La question de savoir si le paiement doit s’effectuer à la présentation d’un résultat attendu (un rapport) ou à sa réception par
le client peut être négociée (voir le Module M2). Les entrepreneurs préfèreront généralement que le paiement soit déclenché par
la présentation d’un produit parce qu’ils peuvent agir sur ce facteur et que cela élimine le risque de retards dans les paiements
imputables à l’absence d’une expression de réception par le client. Les acheteurs, quant à eux, préféreront que la réception du
produit attendu précède le paiement afin d’être assurés que ce produit réponde à leurs besoins. Il est fréquent de parvenir à une
solution de compromis, à savoir que: si un produit a été présenté sans qu’aucune observation n’ait été formulée par le client dans
un délai donné, le processus de paiement est déclenché.
94 FIDA Manuel
Dossier desde
d’appel
Passation passation des marchés
d’offres
marchés
(ii) Marchés avec provision et/ou (iv) Marchés à prestations indéterminées
commission finale Ce type de marché est utilisé lorsqu’on a
Ces marchés s’utilisent fréquemment dans besoin de services spécialisés “à la demande”
les cas où les consultants (banques ou pour obtenir des conseils ou des services dont
établissements financiers) sont chargés l’ampleur et le calendrier de réalisation ne
d’entreprendre des activités financières peuvent pas être définis à l’avance.
spécialisées comme la préparation de cessions On y fait couramment appel pour s’attacher
ou de fusions d’entreprises, ou des opérations les services de “conseillers” en vue de
de privatisation. l’exécution de projets complexes tels que:
La rémunération du consultant comprend panels de médiateurs spécialisés pour le
une provision et une commission finale, cette règlement de différends, experts en matière de
dernière étant normalement exprimée en réformes institutionnelles ou de passation des
pourcentage du prix de vente des actifs. marchés, experts pour résoudre des problèmes
techniques, etc., normalement pour une
(iii) Marchés au pourcentage période d’un an ou davantage.
Ces marchés sont communément utilisés L’entité acheteuse et l’entreprise se mettent
pour les services d’architectes. Mais ils peuvent d’accord sur les taux unitaires de rémunération;
aussi s’appliquer, de la même manière, aux les paiements sont effectués sur la base
spécialistes de la passation des marchés ou du temps de travail réel et des ressources
aux agents des sociétés d’inspection. effectivement utilisées.
Dans les marchés au pourcentage, les
honoraires versés au consultant sont
directement liés au coût estimatif ou effectif
du projet de construction, ou au coût des
biens achetés ou inspectés.
Ces marchés sont négociés sur la base des
normes du marché applicables aux services
et/ou des taux de rémunération exprimés en
personnes-mois de ces services, ou bien font
l’objet d’un appel à la concurrence.
En ce qui concerne les services d’architecture
ou d’ingénierie, les marchés au pourcentage
n’incitent pas à une conception ou une
exécution économiques des projets. L’utilisation
de cette formule pour les services d’architectes
n’est recommandée que si les marchés reposent
sur un coût d’objectif fixe et couvrent des
services bien définis.
Module
Module
I3: Types
I1:
Module FIDA
Types Manuel
de marchés
H:
deInvitation
marchés deàapplicables
passation
concernant
soumettre des marchés
les consultants
des
aux offres
biens 95
Module J: Modalités de paiement,
cautions, retenues et garanties
Objet du module
Ce module fournit une explication des différentes modalités et méthodes de paiement et décrit les divers
types de cautions souvent utilisés dans la passation des marchés.
Champ d’application
Comme tous les marchés supposent un paiement, la section 1 de ce module s’applique à tous les
marchés passés. Étant donné toutefois que tous les marchés n’exigent pas de cautions et de garanties,
la section 2 s’appliquera uniquement aux cas où de tels instruments sont nécessaires.
Module J: Modalités
ModuledeI1: TypesFIDA
Module
paiement,
H: Manuel deàapplicables
deInvitation
marchés
cautions, passation
retenues des
soumettreetdesmarchés
aux
garanties
offres
biens 97
Les flux de trésorerie constituent un facteur Ils s’assurent ainsi que leur flux de trésorerie ne sera
important pour les fournisseurs et les entrepreneurs, pas négatif pendant les premiers stades d’exécution
qui peuvent offrir des rabais en échange du marché.
d’un paiement rapide – cette formule étant
Bien que cette démarche soit, dans son principe,
financièrement plus avantageuse pour eux. Il est
généralement acceptable, un bon agent de passation
vrai que plus un fournisseur ou un entrepreneur
des marchés demandera des explications et
doit attendre pour être payé, plus s’élèvera le prix
examinera les demandes de paiement anticipé pour
des biens, travaux ou services. Aucune des deux
s’assurer que le montant du paiement anticipé est
parties au marché n’a cependant avantage à ce que
justifié et authentique. Il demandera par exemple
soient promis des paiements rapides si les systèmes
à cet effet au fournisseur, à l’entrepreneur ou au
ou les procédures qui existent au sein du système
consultant d’apporter des preuves de la dépense
national ou du projet n’en offrent pas la possibilité.
initiale qu’ils affirment devoir engager et il s’assurera
De telles fausses promesses ne peuvent que créer que le montant de l’avance demandée correspond
des difficultés au cours de l’exécution lorsque le bien à la dépense effective.
paiement intervient au-delà de la date fixée dans
En règle générale, les biens achetés dans le
le marché, ce qui peut ternir la réputation, entraîner
commerce auprès d’un négociant ou d’un
une hausse des prix pour les marchés futurs, des
concessionnaire ne devraient normalement pas
demandes d’intérêts ou, dans les cas les plus
exiger de paiement anticipé. Le fournisseur n’aura
extrêmes, des recours juridiques contractuels. pas de dépenses initiales excessives à supporter et
Quand les paiements peuvent-ils être demandés? pourrait même bénéficier d’un crédit sur ces biens,
ce qui signifie qu’il n’aura en fait effectué aucune
Il n’est pas systématique que le paiement soit
dépense au moment où il livrera les biens.
intégralement effectué à la fin du marché. En fait,
ce cas ne se présente souvent que dans les marchés Des paiements anticipés ne devront jamais être consentis
les plus simples de fourniture. pour couvrir les dépenses normales liées à une activité ou
aux “outils du métier” – on ne donnera pas une avance à
Les paiements peuvent être effectués:
un charpentier pour qu’il s’achète un nouveau marteau.
– à 100% à l’achèvement du marché;
– à des étapes chronologiques du marché; On observe souvent que les paiements anticipés
– sur la base de pourcentages ou de montants sont présentés sous la forme d’un pourcentage du
convenus, suivant les précisions contenues prix global du marché. Cette présentation sous la
dans le marché; forme d’un pourcentage n’est certes pas totalement
– à l’achèvement de manifestations, de grandes incorrecte, mais il serait plus clair, dans le cadre
étapes, de livraisons ou de résultats attendus. d’un marché, d’indiquer plutôt le montant exact à
payer. La raison en est simple: si le chiffre est basé
Paiements anticipés sur un pourcentage et si le prix de la composante
Dans cette formule, très appréciée par les du marché servant de base au calcul du pourcentage
fournisseurs et les entrepreneurs, des paiements sont augmente, la valeur de l’avance augmente également,
effectués au démarrage d’un marché avant même la alors que son augmentation pourrait ne pas
fourniture des biens ou la réalisation des travaux ou être justifiée.
des services.
Si le montant à payer est présenté sous la forme
Ils constituent une composante standard de d’un pourcentage, il n’est pas toujours approprié
nombreux processus d’appel d’offres et font souvent d’utiliser le prix global du marché comme base du
l’objet d’une négociation préalable à la signature pourcentage. Il doit au contraire être calculé en
du contrat. Les fournisseurs, entrepreneurs et pourcentage de la composante du marché
consultants demandent fréquemment un paiement en question.
anticipé pour les raisons suivantes:
– s’agissant des biens: pour couvrir le coût des
matériaux de production,
– s’agissant des travaux: pour couvrir les coûts
de location et/ou d’acquisition d’installations
ou d’équipements spécialisés,
– s’agissant des services: pour couvrir les coûts
de mobilisation (voyages aériens, visas).
98 FIDA Manuel
Dossier desde
d’appel
Passation passation des marchés
d’offres
marchés
Exemple: Il existe généralement deux types de retenues:
Le prix global du marché (PGM) d’un Garantie: lorsque la retenue est liée à l’expiration
équipement, dont la livraison interviendra de la période de garantie concernant les éventuelles
dans six mois, est de 20 000 USD. malfaçons des articles achetés. Le montant de la
Ce montant est ventilé comme suit: retenue varie normalement entre 2,5 et 10% de la
– équipement: 15 000 USD valeur des articles.
– coût d’expédition: 5 000 USD
Réception définitive: lorsque la réception provisoire
L’entrepreneur demande un paiement a eu lieu, mais sous réserve de la réception définitive,
anticipé de 10% pour couvrir certains de l’installation ou du démarrage des articles acquis.
coûts initiaux de production, ce qui est Elle est plus fréquente dans les marchés concernant
accepté par le responsable des acquisitions. les travaux.
L’entrepreneur demande donc 10% du
Dispositions en matière de révision des prix
PGM, soit 2 000 USD.
Les révisions de prix ne sont autorisées que si
Les 2 000 USD représentent bien 10%
elles ont été expressément prévues par le marché
du PGM, mais ils correspondent en fait à
ou par un texte réglementaire; on doit y avoir
13,3% du prix de l’équipement. Le prix de
recours uniquement pour prendre en compte les
l’équipement étant la seule composante du
changements dans les “circonstances économiques”.
marché pour laquelle le paiement anticipé
Ces dispositions s’appliquent souvent aux marchés
devrait s’appliquer, le montant demandé n’est
relatifs à l’emploi de consultants d’une durée
donc pas correct.
supérieure à une année, ou aux marchés de travaux
Le montant correct de l’avance pour les coûts lorsque les prix des matières premières connaissent
initiaux de production devrait être de 10% de des augmentations annuelles.
15000 USD, soit 1 500 USD).
Les modifications des prix devront être approuvées
En acceptant de payer 10% du PGM, le client par l’acquéreur ou, dans le cas de marchés de
aurait également payé une avance sur le coût travaux, par “l’ingénieur”. Dans de nombreux pays,
d’expédition, ce qui n’est pas justifié. toutefois, l’approbation doit être obtenue à un
niveau élevé au sein du ministère compétent.
Les éventuels paiements anticipés doivent toujours
être couverts par une garantie émise par une Les arrangements concernant la révision des
institution financière avant le paiement (voir ci- prix doivent être exposés en détail dans le marché,
après). Effectuer des paiements anticipés sans une et la méthode ainsi que la formule clairement
garantie constitue un risque financier significatif énoncées. La méthode s’appuie normalement sur
pour l’acquéreur et n’est pas recommandé. les statistiques relatives à l’inflation publiées par
le service central gouvernemental responsable
Une fois effectué, un paiement anticipé peut être
des statistiques.
recouvré par tranches ou amorti sur une période
de six à douze mois. Cette période est normalement Il est normalement plus économique d’utiliser
convenue au cours des négociations contractuelles. une méthode de révision des prix que de verser
une indemnité à l’entrepreneur/au consultant
Retenues pour qu’il accepte tous les risques d’une éventuelle
Les retenues sont l’inverse des paiements anticipés: augmentation des coûts; le marché devra néanmoins
l’entité acheteuse retient un pourcentage ou une préciser la limite supérieure de toute révision
somme forfaitaire spécifique en attendant une action des prix.
ou un événement comme:
– une déduction des paiements proportionnels,
– une mise en réserve de l’échéancier des
paiements.
Les retenues peuvent être libérées plus rapidement
en échange d’une garantie ou d’un cautionnement
de paiement garantissant la restitution du paiement
au cas où l’entrepreneur venait à manquer à ses
responsabilités ou obligations.
Module J: Modalités
ModuledeI1: TypesFIDA
Module
paiement,
H: Manuel deàapplicables
deInvitation
marchés
cautions, passation
retenues des
soumettreetdesmarchés
aux
garanties
offres
biens 99
2. Obligations et garanties la garantie de bonne exécution
Elle sert de protection pour le cas où l’entrepreneur
2.1 Formes et types manquerait à son obligation d’exécution du marché
Une obligation est une garantie écrite remise par une et elle constitue souvent une conditionnalité de
partie (la caution) à une autre partie (le bénéficiaire) l’entrée en vigueur du marché. Si l’entrepreneur
afin de garantir l’exécution de certaines obligations manque à son obligation d’exécution, l’entité
contractuelles entreprises par une troisième partie acheteuse peut “demander” la garantie et utiliser
(le fournisseur). Elle est utilisée pour protéger les l’argent pour couvrir le coût supplémentaire
fonds publics/du projet en fournissant une garantie qu’entraînera la nécessité d’achever le marché.
financière en cas d’inexécution par un fournisseur, Les garanties de bonne exécution s’élèvent en
un entrepreneur ou un consultant. général à 5 ou 10% du prix du marché.
En matière d’obligations, la terminologie distingue
les “formes” et les “types”. 2.2 Principes généraux
Les deux formes d’obligations sont les suivantes: Le format et la formulation de l’obligation/
de la garantie doivent être conformes au projet
Cautionnements conditionnels. Dans cette forme, contenu dans le dossier d’appel d’offres. Si le
c’est à l’entité acheteuse qu’il incombe de démontrer système national de passation des marchés n’a pas
l’inexécution par l’entrepreneur et la perte associée. son propre format et sa propre formulation, des
Le paiement est le montant de la perte effective de modèles peuvent être trouvés auprès des institutions
l’acheteur à concurrence de la valeur de l’obligation financières et des donateurs.
ou de la garantie.
Le garant doit jouir d’une bonne réputation et
Cautionnements sur demande. Ils sont payables être acceptable pour l’entité acheteuse. Certains
“sur demande”, à tout moment et intégralement, pays exigent qu’il soit confirmé par une institution
indépendamment de l’ampleur de la perte de financière “locale”.
l’acheteur. La demande peut donc toujours être
formulée, que l’exportateur ait ou non rempli Le montant, la monnaie et la durée/validité
ses obligations contractuelles. L’entité acheteuse doivent être exacts. La date d’expiration doit être
peut toutefois être confrontée à une demande au minimum d’un mois après la date d’expiration
reconventionnelle si la demande est formulée prévue de l’événement ou de la période, afin de
de manière non appropriée. laisser un délai suffisant pour la présentation
des demandes. Toute modification de la date
Les principaux types d’obligations et garanties sont: d’achèvement du marché exige une prorogation
le cautionnement de soumission (ou “garantie parallèle de l’obligation.
de soumission”) Les cautionnements de soumission et les garanties
Ce cautionnement offre à l’entité acheteuse une de bonne exécution ne sont généralement pas
protection pour le cas où elle serait contrainte de recommandés pour les services de consultants.
lancer un nouvel appel d’offres si l’adjudicataire Les cautionnements de soumission sont controversés
décide de ne pas exécuter le marché qui lui parce que lorsque les négociations échouent,
a été adjugé, ou s’il ne fournit pas les autres les raisons de l’échec peuvent être complexes
cautionnements prévus au titre du marché. et imputables à égalité à l’entité acheteuse et
à l’entrepreneur. L’utilisation des garanties de
Il garantit que la soumission est “sérieuse” et bonne exécution est difficile dans le cas des
qu’elle répond aux exigences de la soumission. marchés concernant les services de consultants,
Les cautionnements de soumission sont restitués à car l’évaluation de l’exécution est un processus
l’adjudicataire et à tous les autres soumissionnaires très subjectif et peut entraîner une contestation
lors de l’entrée en vigueur du marché. judiciaire dans laquelle il est difficile de démontrer
que la performance du consultant est l’unique
la garantie de paiement anticipé raison d’une médiocre exécution. Les consultants
Elle est utilisée pour garantir tout paiement anticipé internationaux peuvent renoncer, en raison des
effectué par l’entrepreneur. Le paiement n’est pas risques encourus, à participer à un appel d’offres
effectué avant que la garantie ne soit reçue et le pour un travail où des garanties de bonne exécution
montant de la garantie est toujours égal à la somme sont nécessaires, réduisant ainsi la concurrence
à payer. Dans l’idéal, elle devrait se réduire à mesure sur le marché.
que le travail est exécuté et que le paiement anticipé
est “gagné”.
Module J: Modalités
ModuledeI1: TypesFIDA
Module
paiement,
H: Manuel deàapplicables
deInvitation
marchés
cautions, passation
retenues des
soumettreetdesmarchés
aux
garanties
offres
biens 101
soumission
Processus de
Process
management
Processus de
soumission
Module K1: La publication du dossier
d’appel d’offres
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les procédures
acceptables en matière de publication du dossier d’appel d’offres.
Champ d’application
Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts, et qu’on
ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés
et qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions.
Champ d’application
Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts et qu’on
ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés
et qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions.
Module
Module K2: Séances d’information à l’intention Module
desK1: FIDA Manuel
H: Invitation
La publication
soumissionnaires du deà passation
soumettre
dossier
éventuels des
d’appel
et visitesmarchés
des offres
d’offres
de site 105
Il est également recommandé, pour les missions séance d’information devra être informé
complexes, que les soumissionnaires aient la de ses responsabilités et des questions et
possibilité de visiter le site du projet avant la datede réponses prévues.
clôture des soumissions, afin qu’ils se familiarisent
avec les conditions locales. Cette visite peut 2.2 Mesures à prendre après la
coïncider, par souci de commodité, avec une séance séance d’information à l’intention des
d’information à l’intention des soumissionnaires. soumissionnaires
Un processus de sélection transparent améliore – L’entité acheteuse devra établir un procès-verbal
la qualité de la concurrence en créant un climat autorisé des débats; il sera communiqué à toutes
de confiance entre les parties concernées, en les organisations ayant reçu un exemplaire du
réduisant les risques professionnels perçus et réels dossier d’appel d’offres.
pour les consultants et en réduisant l’apparition – L’entité acheteuse devra déterminer s’il est
de plaintes et de réclamations. La transparence nécessaire de publier, outre le procès-verbal, des
dissipe les soupçons de discrétion et d’injustice éclaircissements formels à propos de l’offre.
dans le processus de sélection. – L’entité acheteuse devra déterminer s’il est
nécessaire, compte tenu des éclaircissements, de
2.1 Notes pour les séances d’information modifier la date de clôture de l’appel d’offres. La
décision de reporter la date de clôture devra être
à l’intention des soumissionnaires
prise rapidement. On économiserait du temps et
1. La décision d’organiser une séance d’information des efforts si elle était communiquée en même
à l’intention des soumissionnaires doit être temps que les éclaircissements.
mentionnée dans le dossier d’appel d’offres, en
même temps que le lieu où elle se tiendra, ainsi 3. Visites de site
que la date et l’heure.
Les soumissionnaires devraient être encouragés,
2. Les séances d’information doivent se tenir au
dans le cas de missions complexes, à effectuer
début de la période d’invitation, pour donner
une visite de site pour se familiariser avec les
aux soumissionnaires le temps de prendre en
conditions locales et le contexte professionnel qu’ils
compte l’information dans la préparation de
rencontreront au cours de l’exécution du marché.
leurs offres.
3. Le lieu de la réunion doit être réservé à l’avance; Après une visite de site, les soumissionnaires sont
il doit être assez vaste pour accueillir tous les mieux informés et donc plus en mesure de formuler
soumissionnaires intéressés. Il se peut que une offre plus précise et plus adaptée: ainsi, les
certains soumissionnaires arrivant à la réunion offres basées sur des hypothèses et des données
n’aient pas encore acheté le dossier d’appel secondaires cèdent la place à des offres basées sur
d’offres – si celui-ci est vendu : il faudra donc des faits et des informations directes. Cela améliore
prendre des dispositions pour qu’ils puissent la qualité des offres et devrait, en conséquence,
l’acquérir. faciliter le processus d’évaluation.
4. Le lieu de la réunion doit comprendre des La gestion précise d’une visite de site sera déterminée
installations permettant à l’entité acheteuse par la nature et la taille du site et par le type de
de présenter, en cas de besoin, un exposé aux marché qu’il est envisagé de passer. Toutefois,
soumissionnaires et d’installer un ordinateur l’entité acheteuse doit s’assurer que les mesures
pour l’établissement d’un compte-rendu des ci-après soient prises avant toute visite de site:
débats qui deviendra ensuite le
1. des dispositions ont été prises pour garantir la
procès-verbal formel de la séance.
santé et la sûreté de tous les visiteurs du site;
5. En règle générale, une séance d’information
2. tout le personnel est informé de la nécessité
à l’intention des soumissionnaires pourrait
de donner à tous les soumissionnaires un égal
inclure les points suivants:
accès au site;
– ouverture et accueil par l’entité acheteuse;
– bref exposé, de la part de l’entité acheteuse, 3. les soumissionnaires doivent pouvoir visiter
concernant le besoin; la plus grande partie possible du site et être
– questions des soumissionnaires et clôture. autorisés à observer les installations mises à
disposition par l’entité acheteuse;
Si des demandes d’éclaircissement ont été
reçues avant la séance d’information, elles 4. le personnel ne doit pas fournir des informations
peuvent être utilisées pour déterminer l’ordre du différentes à différents soumissionnaires, car
jour et préparer les réponses. Le personnel chargé cela donnerait à certains d’entre eux un avantage
de la passation des marchés participant à la indu et exposerait l’entité acheteuse à des
réclamations.
Champ d’application
Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts, et qu’on
ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés
et qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions.
Module
Module K3: Éclaircissements, K1:Module FIDA Manuel
H:etInvitation
La publication
modifications deà passation
soumettre
du dossier
annulations des
desd’appeldes
appels marchés
offres
d’offres 107
Les considérations ci-après devront être prises en Avant de prendre une décision sur la prorogation
compte dans la préparation de la réponse: de la période de l’invitation à soumissionner, l’entité
acheteuse devra consulter:
1. L’éclaircissement exige-t-il une modification
– l’utilisateur final, pour s’assurer que la révision
de la spécification ou des conditions du
du calendrier est adéquate; et
dossier d’appel d’offres?
– les personnes participant à l’ouverture des plis et
2. La réponse impose-t-elle aux soumissionnaires à l’évaluation des soumissions, pour s’assurer de
d’entreprendre un travail supplémentaire ou leur disponibilité. Ce point est d’une importance
d’apporter à leurs offres des modifications particulière dans les cas où des personnes
profondes qui ne pourraient raisonnablement spécifiques doivent participer à l’évaluation en
pas être achevées avant la date de soumission? raison de leur compétence, connaissance ou
Dans l’affirmative, il faudra envisager de reporter expérience spécifiques.
la date limite de soumission des offres.
Lorsqu’on annonce une modification qui n’exige pas
Si tel est le cas, on se reportera à la section suivante de report de la date limite de soumission des offres,
sur les modifications des appels d’offres. on doit:
1. communiquer la modification à tous les
3. Modifications des appels d’offres soumissionnaires simultanément et par la même
Les modifications sont des amendements formels méthode. Le courrier électronique constitue, à
que l’entité acheteuse peut choisir d’apporter au l’heure actuelle, la méthode la plus rapide;
document d’invitation, en réponse à une demande 2. conserver une copie dans le dossier de l’appel
d’éclaircissement d’un soumissionnaire ou de sa d’offres.
propre initiative.
Lorsqu’on annonce une modification prévoyant un
Elles peuvent être rendues nécessaires par trois report de la date limite de soumission des offres, on
facteurs: des erreurs dans le document original; doit – outre les mesures 1 et 2 ci-dessus:
des ajustements à l’une ou l’autre partie des
spécifications ou des conditions du dossier d’appel 3. annoncer les nouvelles date et heure de toute
d’offres (pouvant résulter d’un éclaircissement de ouverture publique des plis, afin d’éviter tout
l’appel d’offres, d’une visite sur site, ou d’une séance malentendu;
d’information à l’intention des soumissionnaires); 4. veiller à ce que les dispositions prises pour
ou un report de la date limite de soumission des la réception des soumissions et pour toute
offres – destiné à donner aux soumissionnaires ouverture publique des plis soient révisées et
davantage de temps pour préparer leurs offres au donner notification à cet effet à la personne
cours de la période de l’invitation à soumissionner. responsable de la coordination de l’ouverture
Il est nécessaire, lorsqu’on annonce une des plis; et
modification, de s’interroger sur le point de savoir si 5. veiller à ce que la commission d’évaluation
elle exige un report de la date limite de soumission soit officiellement informée des modifications
des offres. En effet, toutes les modifications apportées au calendrier de passation des marchés
n’exigeront pas un report automatique de la période ainsi que du nouveau calendrier.
de l’invitation à soumissionner, mais certaines
raisons peuvent justifier ce report:
– modifications du dossier d’appel d’offres
4. Annulation de l’appel d’offres
pouvant exiger des soumissionnaires qu’ils Un processus d’appel d’offres peut être annulé avant
modifient leurs soumissions et qu’ils sa date de clôture.
entreprennent un travail complémentaire pour
Toute décision d’annulation d’un processus d’appel
se mettre en conformité;
d’offres revêt une grande importance, car elle
– demandes de prorogation des délais formulées
entraîne des conséquences pour l’entité acheteuse
par plus d’un soumissionnaire, si une réponse
(gaspillage de ressources et perte potentielle
négative pourrait réduire la concurrence;
de confiance du marché) ainsi que pour les
– événements imprévus rendant inadéquate la
soumissionnaires (gaspillage de temps et d’efforts
date de clôture originellement fixée.
jusqu’au moment de l’annulation). Il faut aussi
prendre en compte le temps perdu pour le projet.
Compte tenu des conséquences négatives énoncées
ci-dessus, la décision d’annuler un processus de
passation des marchés doit être formellement
autorisée par l’entité acheteuse et par le FIDA.
Module
Module K3: Éclaircissements, K1:Module FIDA Manuel
H:etInvitation
La publication
modifications deà passation
soumettre
du dossier
annulations des
desd’appeldes
appels marchés
offres
d’offres 109
Module K4: Réception des soumissions
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les procédures
acceptables concernant:
– la réception des soumissions;
– la clôture du processus d’appel d’offres lorsque la date limite est atteinte; et
– la conservation en lieu sûr des plis jusqu’au moment de leur ouverture.
Champ d’application
Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts et que l’on
ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés et
qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions.
Il appartient à l’entité acheteuse de prendre les (ii) Le conteneur devra comporter une ouverture
dispositions requises pour la réception et la assez large pour qu’on puisse y insérer la
conservation en lieu sûr des soumissions jusqu’à plupart des soumissions, mais suffisamment
l’heure d’ouverture désignée. étroite – afin qu’il ne soit pas possible d’en
atteindre l’intérieur et d’en extraire une
La méthode d’entreposage préférée consiste à utiliser soumission.
un conteneur verrouillé. Cette méthode pourrait
toutefois ne pas être adaptée: (iii) Les soumissions ou les échantillons dont les
– pour les missions complexes, où les documents dimensions sont trop importantes pour pouvoir
sont volumineux; ou être placés dans le conteneur devront être remis
– pour les très petits appels d’offres conduits selon à l’entité acheteuse qui délivrera en échange un
la méthode de l’achat au meilleur prix sur le récépissé signé précisant la date et l’heure de la
marché national (voir le Module F5). soumission et le nom du fonctionnaire qui l’a
reçue. Le consignataire aura pour responsabilité
Il est nécessaire, dans ce cas, d’adopter une méthode d’entreposer la soumission dans un local
formelle de récépissés des soumissions, et de prévoir sécurisé – ou de manière sécurisée – jusqu’à
un local sécurisé pour les entreposer. l’ouverture des plis; il placera une copie du
récépissé dans le conteneur afin de garantir que
la soumission soit prise en compte au moment
de l’ouverture des plis.
54 Voir le Module K5.
Champ d’application
Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts et qu’on
ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés
et qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions. Lorsque
la méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les procédures
de la Banque mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui s’appliqueront.
(iii) la monnaie et le montant total de la 3. Une fois commencée, la séance d’ouverture des
proposition financière. La commission plis ne doit, dans un souci de transparence, être
d’ouverture des plis ne doit formuler aucune ni interrompue, ni reportée.
observation quant au prix ou à l’évaluation 4. Également dans un souci de transparence, toutes
financière; les activités en rapport avec l’ouverture des plis
(iv) normalement, il ne devrait être concernant la passation d’un marché donné
donné lecture d’aucune information doivent être menées à terme en une seule séance.
complémentaire, sauf disposition expresse 5. Aucun soumissionnaire ne pourra faire, sans y
contenue dans le dossier d’appel d’offres; être invité, de communication au cours de la
7. lorsque toutes les propositions financières séance d’ouverture des plis.
pertinentes ont été ouvertes, lues et enregistrées, 6. Aucun soumissionnaire ne sera autorisé à
ainsi que signées par tous les membres de la interférer avec le processus d’ouverture des plis,
commission d’ouverture des plis, la présidence avec la commission d’ouverture des plis ou avec
peut autoriser les soumissionnaires à poser la commission d’évaluation.
des questions;
7. Toutes les objections que souhaiterait formuler
8. la présidence prononce ensuite la clôture de un soumissionnaire à propos des procédures
la séance d’ouverture des plis, en rappelant ou des décisions résultant de l’ouverture des
aux soumissionnaires qu’ils ne devront pas plis devront être communiquées par écrit au
chercher à influencer l’évaluation financière fonctionnaire désigné dans les procédures de
et que la proposition retenue sera annoncée plainte appropriées.
en temps opportun;
9. des copies du compte-rendu de l’ouverture 5. Modèles d’enregistrement
des plis sont distribuées aux soumissionnaires. des ouvertures de plis
L’original du compte-rendu sera versé au
On trouvera dans les pages ci-après quelques
dossier du marché;
modèles génériques utiles relatifs aux:
10. toutes les propositions financières seront – comptes rendus des ouvertures de plis (pour
immédiatement transportées en lieu sûr les méthodes à une et deux enveloppes); et
jusqu’à ce que la commission d’évaluation – feuilles de présence.
soit prête à se réunir;
11. lorsque deux ou plusieurs séances d’ouverture
de plis concernant plusieurs appels d’offres
se déroulent à la même date, elles devront
être conduites l’une après l’autre : une séance
d’ouverture devra être achevée et enregistrée –
et les propositions retirées de la salle –, avant
le début de la séance suivante.
La publication
Manuel
H: Invitation
…………………………………………..... ……………………….......................... ……………………………………..
Module deàK5:
Présidence de l’ouverture des plis Nom de la présidence Date
117 du dossier
passation
soumettre
Ouverture
des
d’appel
desdes plis
offres
marchés
d’offres
Enregistrement des ouvertures de plis (méthode à deux enveloppes – Propositions techniques uniquement) Page n˚: sur
118
Numéro de référence du marché: Heure et date de l’ouverture:
FIDA
Numéro Nom & adresse Nombre Garantie de Retraits ou Retraits ou Proposition Divergences observées
Dossier
abrégée du d’exemplaires soumission? modifications modifications financière
Processus
soumissionnaire des propositions Valeur? reçue
Manuel
(ou co-entreprise, techniques cachetée?
d’appel
dede
consortium ou
association)
d’offres
1
soumission
2
Signé:
Module K1:Module
7
FIDA
La publication
Manuel
H: Invitation
Module
Signé:
deàK5:
…………………………………………..... ……………………….......................... ………………………..........................
du dossier
passation
Présidence de l’ouverture des plis Nom de la présidence Date
119 soumettre
Ouverture
des
d’appel
desdes plis
offres
marchés
d’offres
Feuille de présence Page n˚: sur
Champ d’application
La plupart des systèmes nationaux de passation des marchés comporteront sans doute des dispositions
relatives à une forme ou une autre d’évaluation par un comité. Lorsque les évaluations utilisent un système
national, ces dispositions devront être respectées. Si aucune disposition n’existe dans les procédures
nationales, on trouvera dans le présent module quelques avis génériques sur la question. Lorsque la
méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les procédures de
la Banque mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui s’appliqueront.
57 Voir le Module J.
58 Ou le fonctionnaire exerçant l’autorité de contrôle.
122 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
Quand Aspects positifs Aspects négatifs
Au cours de la Les membres peuvent être choisis à l'avance; le On peut faire valoir que le comité n'est plus
préparation du dossier comité est pleinement informé des critères et des totalement indépendant, et que la séparation
d'appel d'offres, raisons pour lesquelles ils ont été retenus. Cela permet des tâches est compromise
afin que le comité de limiter les éventuels désaccords ou malentendus,
On craint aussi, souvent, que plus la désignation
puisse apporter une au cours de l'évaluation, entre le comité et les auteurs
du comité est précoce, plus nombreuses seront
contribution aux du dossier d'appel d'offres
les possibilités de voir ses membres être l'objet
critères d'évaluation
La date de clôture peut être fixée en fonction de la de manipulations ou d'actions de lobbying
disponibilité du comité
Lorsque le dossier Les membres peuvent être choisis à l'avance et la date Bien que le comité soit maintenant indépendant
d'appel d'offres est de clôture peut être fixée en fonction de la disponibilité de l'élaboration du dossier d'appel d'offres,
soumis à l'approbation de l'ensemble du comité. Cela donne également au on ne peut exclure le risque qu'il soit en
interne ou à la demande comité un délai suffisant pour se familiariser avec le désaccord avec les critères d'évaluation fixés
d'avis de non objection dossier d'appel d'offres, les besoins et les critères dans le dossier d'appel d'offres ou qu'il n'en
du FIDA comprenne pas les intentions
La composition du comité peut être revue et examinée
comme partie de la soumission La seconde préoccupation exprimée ci-dessus
s'applique encore dans ce cas
Immédiatement après Les membres peuvent être choisis à l'avance et le
la publication du dossier comité dispose d'un délai suffisant pour se familiariser
d'appel d'offres avec le dossier d'appel d'offres, les besoins et les
critères
Juste avant la clôture La possibilité d'actions de lobbying auprès des La question est habituellement de savoir qui est
des soumissions membres du comité est minimale s'ils ne sont connus disponible pour siéger au comité plutôt que de
qu'au dernier moment savoir qui est le mieux placé ou le plus qualifié
à cet effet
Le comité ne dispose pas d'un délai suffisant
pour se familiariser avec le dossier d'appel
d'offres, les besoins et les critères
124 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
Dans le cadre du processus de supervision, le FIDA 2.6 Autres dispositions générales
cherchera à répondre, lorsqu’il examinera un rapport – Les réunions du comité d’évaluation ne doivent
d’évaluation, aux questions suivantes: normalement se tenir qu’en présence de
– les informations énumérées ci-dessus sont- tous ses membres, sauf s’il est impossible ou
elles présentes? matériellement difficile qu’ils puissent être
– le comité d’évaluation est-il parvenu à un tous présents.
consensus? – Lorsqu’un des membres du comité d’évaluation
– l’évaluation a-t-elle été conduite uniquement n’a pas été présent à une réunion, il ou elle sera
sur la base des critères énoncés? informé(e) des débats et des décisions prises
– si l’évaluation a été basée sur les points de à cette réunion. Si le membre absent n’est pas
mérite, la procédure a-t-elle été appliquée de d’accord avec l’une quelconque des décisions
façon précise et cohérente? prises, il ou elle en informera immédiatement
– le fournisseur/entrepreneur est-il adéquat le président du comité d’évaluation, qui
(post-sélection)? convoquera une nouvelle réunion pour résoudre
– quel est l’état d’avancement des éventuelles le point de désaccord.
demandes d’éclaircissements? – L’ordre du jour de la réunion sera déterminé
– la durée de validité de l’appel d’offres doit- par la méthode d’évaluation indiquée dans
elle être prorogée? les documents d’invitation et coordonné par
– toutes les questions logistiques ont-elles été le président.
abordées? – Les décisions du comité d’évaluation seront
– certaines soumissions ont-elles été rejetées prises à l’unanimité, sauf lorsque des notes
au cours de l’évaluation détaillée; dans individuelles sont requises pour respecter la
l’affirmative, ce rejet était-il justifié? méthode d’évaluation.
– tous les soumissionnaires sont-ils traités sur – Lorsque le comité d’évaluation ne parvient
un pied d’égalité? pas à une décision unanime, les conclusions
– l’un ou l’autre des principes énoncés dans les et recommandations de la majorité seront
Directives du FIDA concernant la passation indiquées dans le rapport d’évaluation.
des marchés a-t-il été compromis? – Lorsque le comité d’évaluation n’est pas en
mesure de parvenir à un accord sur une partie
de l’évaluation et que le désaccord est significatif
et susceptible d’affecter les résultats d’une
évaluation, le comité devra consulter l’autorité
chargée de l’approbation.
Champ d’application
Les principes généraux énoncés dans ce module s’appliquent à l’évaluation des offres concernant les
biens, les travaux et les services autres que les services de consultants. Les aspects techniques des
méthodes applicables dans chaque cas sont exposés, respectivement, dans les modules L3, L4 et L5.
On notera que lorsque la méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international,
ce sont les procédures de la Banque mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui
s’appliqueront.
L’évaluation des propositions concernant les services de consultants, au titre de la méthode de demande
de propositions, est analysée dans les modules L6, L7 et L8.
1. Instructions point par point s’appuyer sur les critères spécifiés dans le document
d’invitation et aucun critère nouveau ou modifié ne
1.1 Examiner et énumérer les exigences, doit être introduit.
instructions et critères d’évaluation
Le comité d’évaluation devra examiner et énumérer 1.2 Procéder à un examen préliminaire
les exigences, instructions et critères d’évaluation Cet examen a pour objet de déterminer si les
énoncés dans le document d’invitation, s’assurer soumissions reçues respectent les instructions et les
qu’ils sont clairement compris et demander le exigences fondamentales du document d’invitation.
cas échéant des éclaircissement à la (ou aux) Il permet aux évaluateurs d’éliminer les soumissions
personne(s) responsable(s) de l’établissement les plus faibles, sans y consacrer le temps et l’effort
du document d’invitation. L’évaluation doit que demande la conduite d’une évaluation détaillée.
126 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
Lorsqu’il n’y a pas eu de présélection, l’examen instructions, exigences et conditions du document
préliminaire peut aussi servir à apprécier si les d’invitation, sans dérogations, réserves ou omissions
soumissionnaires répondent aux exigences. matérielles. Autrement dit, les erreurs ou problèmes
d’importance mineure (ou “non matériels”) peuvent
Le test d’examen préliminaire est réalisé sur la base
être acceptés par les évaluateurs ou corrigés par le
d’un système de notation réussite/échec, dans lequel
soumissionnaire, alors que les offres comportant des
les soumissions qui ne sont pas pour l’essentiel
erreurs ou des problèmes d’importance majeure (ou
conformes sont rejetées. Les critères à utiliser pour
“matériels”) doivent être rejetés.
l’examen préliminaire dépendent des exigences et
des instructions du document d’invitation, de sorte En règle générale, une dérogation, réserve ou
que l’examen préliminaire doit toujours débuter par omission matérielle:
une analyse du document d’invitation afin d’établir – affecterait de manière non négligeable l’ampleur,
la liste des exigences à satisfaire. À titre indicatif la qualité ou la performance des biens, travaux
uniquement, l’examen préliminaire pourra inclure, ou services; ou
en règle générale, une vérification par laquelle on – limiterait de manière non négligeable les droits
s’assurera que: de l’entité acheteuse ou les obligations des
– l’offre a été soumise suivant le format prescrit; soumissionnaires au titre du marché; ou
– toute éventuelle garantie de soumission a été – affecterait injustement la position concurrentielle
soumise, sous la forme et du montant requis et d’autres soumissionnaires s’il n’y était pas
valable pendant au moins la période requise; remédié.
– l’offre a été soumise sans réserves ou dérogations
C’est aux évaluateurs qu’il appartient de déterminer
matérielles par rapport aux conditions du dossier
si une dérogation est ou non “matérielle” et cette
d’appel d’offres;
décision doit être fondée uniquement sur le contenu
– l’offre a été correctement signée et autorisée;
même de l’offre. Des informations complémentaires
– le nombre prescrit d’exemplaires de l’offre a
ou une connaissance antérieure d’un produit ou
été soumis;
d’un soumissionnaire ne doivent pas être prises
– l’offre est valable pendant au moins la période
en compte.
requise;
– tous les documents et informations essentiels La définition de la nature d’une dérogation –
ont été soumis; matérielle ou non matérielle – variera selon les
– les éventuels échantillons demandés ont été différentes procédures d’appel d’offres, en fonction
soumis; des besoins particuliers de chacune. Toutefois, les
– l’offre répond à toute autre besoin essentiel décisions quant à ce qui constitue une dérogation
du document d’invitation; et matérielle ou non matérielle doivent être appliquées
– aucune altération ou modification n’a été de manière cohérente à toutes les offres faisant
apportée au dossier d’appel d’offres, à l’exception partie du même processus d’évaluation.
de celles requises dans le cadre des besoins
Lorsqu’ils devront décider si une dérogation est
de l’offre.
ou non matérielle, les évaluateurs prendront en
On éliminera les offres qui ne répondent pas à compte l’impact sur les facteurs essentiels comme
toutes ces exigences. le coût, le risque, le temps et la qualité du marché.
À titre indicatif uniquement, on placera sans doute
1.3 Estimer la prise en compte des dans la catégorie des dérogations, réserves ou
besoins omissions matérielles:
– les calendriers inacceptables de livraison
Dans le cadre de l’évaluation des soumissions,
ou d’achèvement;
les évaluateurs ont pour mission de décider si la
– les détails techniques inacceptables, concernant
soumission “répond aux attentes”60 (c’est-à-dire
par exemple la conception, les matériaux, la
qu’elle répond aux besoins de l’entité acheteuse)
qualité d’exécution, les spécifications, normes
ou si elle “ne répond pas aux attentes” (c’est-à-
ou méthodes; et
dire qu’elle ne répond pas aux besoins de l’entité
– les contre-propositions inacceptables sur les
acheteuse).
conditions essentielles du marché, concernant
En pratique, peu d’offres sont parfaites et le test par exemple les modalités de paiement, les
clé consistera donc à déterminer si une offre révisions de prix, les pénalités, la sous-traitance
“répond pour l’essentiel” aux besoins. Une offre ou la garantie.
“répondant pour l’essentiel” aux besoins est
définie comme une offre conforme à toutes les
60 Les modes d’évaluation de la prise en compte des besoins présenteront des différences considérables selon que les
évaluations concernent les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants. On trouvera par conséquent des
indications complémentaires sur l’évaluation technique dans les modules L3, L4 et L5 respectivement.
Module
Module L2: Procédures générales d’évaluation concernant les biens, et lesModule
L1: Comités
les travaux d’évaluationFIDA
VueetManuel
servicesA:autres lesde
d’ensemble
règles
que passation
générales
services des
du cycle dumarchés
projet
ded’évaluation
consultants 127
À titre indicatif uniquement, on placera sans doute – la disponibilité de pièces de rechange et
dans la catégorie des dérogations, réserves ou d’articles consommables;
omissions non matérielles: – les arrangements de service, comme le besoin
– les différences minimes dans les calendriers de d’un agent local.
livraison ou d’achèvement, lorsque le temps n’est
Comme pour ce qui concerne l’évaluation
pas un facteur décisif;
technique, la norme commerciale doit être fixée
– l’omission d’articles d’importance mineure;
par les conditions du document d’invitation et
– les erreurs arithmétiques;
l’évaluation des offres doit servir à déterminer si
– d’autres détails techniques, concernant par
elles répondent ou non aux besoins définis par cette
exemple la conception, les matériaux, la qualité
norme. Aucun avantage supplémentaire ne sera
d’exécution, les spécifications, normes ou
accordé aux offres dépassant la norme requise, sauf
méthodes, qui répondent pour l’essentiel aux
lorsque cela se fait par l’application d’autres critères
besoins et sont jugés acceptables par l’entité
que le prix – voir les modules L3 et L4).
acheteuse; et
– des modifications d’importance mineure aux
1.5 Corriger les offres ou demander des
conditions du marché jugées acceptables par
l’entité acheteuse.
éclaircissements aux soumissionnaires
suivant les besoins
Lorsque les évaluateurs estiment qu’une offre répond
Lorsque l’information contenue dans une
pour l’essentiel aux besoins, ils peuvent renoncer à
soumission n’est pas claire, le comité peut demander
prendre en compte un défaut de conformité, une
des éclaircissements au soumissionnaire. Les
erreur ou une omission contenus dans cette offre, ou
éclaircissements ne peuvent pas être utilisés pour
y apporter un éclaircissement ou une correction – on
modifier le prix de l’offre (sauf en cas d’erreurs
trouvera plus bas des précisions complémentaires.
arithmétiques), pour corriger des dérogations
matérielles ou pour apporter d’autres changements
1.4 Entreprendre une évaluation
significatifs à un aspect quelconque de l’offre.
technique et commerciale
Les demandes d’éclaircissement doivent être
Elle concernera uniquement les offres ayant
adressées au soumissionnaire par écrit; la demande
“réussi” au test de réponse aux attentes.
doit indiquer qu’une réponse écrite est requise
L’évaluation technique proprement dite est avant une date donnée. Elle doit aussi signaler au
habituellement du type réussite/échec; seules soumissionnaire que l’absence de réponse de sa
les offres qui répondent entièrement, ou pour part peut entraîner un rejet de sa soumission.
l’essentiel, aux besoins énoncés dans le document
Lorsqu’une offre comporte des dérogations, erreurs
d’invitation sont retenues en vue de l’évaluation
ou omissions non matérielles, l’évaluateur peut
financière ultérieure. Les offres qui ne répondent
choisir de les accepter ou de les corriger. Afin que
pas aux besoins sont éliminées de l’évaluation.
l’évaluation traite tous les soumissionnaires de
On trouvera dans les modules L3, L4 et L5 des
manière impartiale, le défaut de conformité doit
précisions complémentaires sur les aspects
être valorisé et exprimé en termes monétaires, dans
spécifiques de l’évaluation des biens, des travaux et
la mesure du possible. Ce montant doit ensuite être
des services autres que les services de consultants.
ajouté au prix de l’offre, uniquement aux fins de
Dans le cadre de l’évaluation commerciale, on l’évaluation financière pour refléter le prix ou le
détermine si l’offre est totalement ou essentiellement coût de l’article manquant ou non conforme.
conforme à toutes les conditions et exigences du
Ainsi, lorsqu’une offre n’inclut pas le prix d’une
document d’invitation. Les critères dépendront
pièce de rechange ou d’un article consommable, le
par conséquent du document d’invitation, mais ils
prix de l’article manquant devra être ajouté au prix
pourraient inclure:
de l’offre, en utilisant le prix le plus élevé cité pour
– l’acceptation des conditions essentielles du
le même article dans les autres soumissions.
marché, comme le paiement, la garantie et
les pénalités en cas de retard;
– le calendrier de livraison des biens dans les
délais spécifiés;
– le calendrier d’achèvement des services
secondaires dans les délais spécifiés, lorsqu’une
installation et une mise en service ou une
formation de l’utilisateur sont nécessaires;
128 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
À titre d’autre exemple, si une soumission propose dans l’évaluation financière: ils doivent être
une date de livraison légèrement plus tardive que inclus, en tant que condition contractuelle,
la date requise par le document d’invitation et que si la soumission est acceptée. Si le document
ce retard est jugé acceptable par l’entité acheteuse, d’invitation le prévoit, les soumissionnaires
le retard de livraison pourrait être valorisé et exprimé peuvent être autorisés à offrir des rabais
en termes monétaires, sur la base des pénalités conditionnels (ou croisés), c’est-à-dire des
monétaires prévues en cas de retard, mentionnées rabais conditionnés par l’attribution simultanée
dans le projet de marché. de marchés pour plus d’un lot. Les rabais
conditionnels devraient toutefois être exclus de
1.6 Réaliser une évaluation financière l’évaluation financière principale. Au terme de
Seules les offres ayant surmonté le stade l’évaluation l’évaluation financière et après la détermination
technique font ensuite l’objet d’une évaluation de la ou des soumission(s) gagnante(s), une
financière qui déterminera l’offre la moins disante. nouvelle comparaison financière devra être
effectuée pour la prise en compte des éventuels
À moins que les instructions contenues dans le rabais conditionnels. Cette comparaison
document d’invitation n’en disposent autrement, devra déterminer l’utilisation optimale des
la procédure de détermination du prix évalué de ressources pour l’entité acheteuse, c’est-à-dire la
chaque offre est habituellement la suivante: combinaison d’attributions de marchés offrant
– partir du prix total de l’offre lu publiquement à le coût total le moins élevé;
l’ouverture des plis, à l’inclusion ou à l’exclusion – convertir toutes les offres de manière à ce
de coûts particuliers, suivant les indications du qu’elles soient exprimées dans la même monnaie
document d’invitation (le document d’invitation d’évaluation aux fins de la comparaison, en
peut, par exemple, donner des instructions utilisant la monnaie ainsi que la source et la date
particulières sur l’inclusion de tous les droits et du taux de change spécifié dans le document
taxes dans le prix de l’offre, ou sur la déduction d’invitation;
de sommes provisionnelles et de dépenses – appliquer une éventuelle marge de préférence; et
imprévues, mais l’inclusion de tarifs du travail – déterminer le prix total évalué de chaque
à la journée fixés à des prix concurrentiels dans soumission.
les offres relatives à des travaux);
– corriger les éventuelles erreurs arithmétiques. 1.7 Classer les soumissions
La procédure à suivre pour la correction
Cette opération a pour objet de déterminer l’offre
des erreurs arithmétiques est normalement
mentionnée dans les documents d’invitation, la moins disante.
et c’est cette procédure qui doit être utilisée.
Lorsqu’aucune procédure spécifique n’est 1.8 Procéder à une post-sélection
indiquée dans le document d’invitation et que Le cas échéant, procéder à une post-sélection
l’on constate que le prix total cité diffère du du soumissionnaire le moins disant – voir le
prix total obtenu en multipliant le prix unitaire Module L10.
par la quantité, on retiendra comme valable
le prix unitaire et on corrigera le prix total en 1.9 Préparer un rapport d’évaluation
conséquence. Les soumissionnaires devront Ce rapport sera soumis à l’organisme d’approbation.
être informés de toute correction arithmétique Le Module L1 contient des précisions sur la teneur
effectuée; ils seront invités à faire part de leur d’un rapport d’évaluation.
accord par écrit;
– appliquer les éventuels rabais inconditionnels
offerts par les soumissionnaires. Les
soumissionnaires peuvent être autorisés à
proposer des rabais sur les prix de leurs offres.
Les rabais – ou toute autre modification des
prix –, ne sont pas autorisés après la date de
clôture des soumissions et seuls les rabais
inconditionnels devront être pris en compte
dans le prix évalué des soumissions. Les
rabais conditionnels – par exemple les rabais
offerts pour un paiement rapide par l’entité
acheteuse – ne doivent pas être pris en compte
Module
Module L2: Procédures générales d’évaluation concernant les biens, et lesModule
L1: Comités
les travaux d’évaluationFIDA
VueetManuel
servicesA:autres lesde
d’ensemble
règles
que passation
générales
services des
du cycle dumarchés
projet
ded’évaluation
consultants 129
Procédure d’évaluation des offres concernant les biens, les travaux et les
services autres que les services de consultants
130 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
Module L3: Évaluations spécifiques
concernant les biens
Objet du module
On a présenté, dans le Module L2, les composantes de l’évaluation concernant les biens, les travaux et
les services autres que les services de consultants réparties en trois étapes:
– un examen préliminaire;
– une évaluation technique et commerciale détaillée;
– une évaluation financière.
Le présent module propose des indications pratiques complémentaires à prendre en considération dans
l’évaluation concernant les biens. Il doit être lu parallèlement au Module L1 (comités d’évaluation et règles
générales d’évaluation) et au Module L2 (Procédures générales d’évaluation concernant les biens, les
travaux et les services autres que les services de consultants).
L’offre obtenant la meilleure évaluation sera l’offre la moins disante et répondant pour l’essentiel aux
besoins énoncés dans le document d’invitation.
Champ d’application
Le présent module s’applique uniquement aux évaluations concernant les biens. Lorsque les évaluations
utilisent un système national, ces dispositions devront être respectées. On notera que lorsque la méthode
de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les procédures de la Banque
mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui s’appliqueront, au lieu de ce module et
des procédures nationales.
Les évaluations des offres concernant les travaux et les services autres que les services de consultants
font l’objet des modules L4 et L5 respectivement. L’évaluation des propositions concernant les services de
consultants, suivant la méthode de demande de propositions, est analysée dans les modules L6, L7 et L8.
Module
Module L1: L3: Module
Comités A:FIDA
ÉvaluationsVue
d’évaluation etManuel
règlesde
d’ensemble
spécifiques passation
du cycle
concernant
générales desdumarchés
les projet
biens
d’évaluation 131
Un troisième scénario est possible, dans lequel la 2 Application de critères autres
spécification prévoit une vitesse de 20 à 25 pages que le prix
par minute:
– l’offre A ne répondrait toujours pas au besoin; En matière de biens, la soumission gagnante est
– l’offre B deviendra aussi considérée comme normalement l’offre la moins disante répondant
répondant à 100% au besoin, puisqu’elle se aux besoins techniques et commerciaux de l’entité
situe dans la fourchette requise; acheteuse, telle qu’elle a été déterminée par
– les offres C et D répondent toujours au besoin. l’évaluation technique. Les entités acheteuses sont
toutefois habilitées à appliquer d’autres critères que
Il est par conséquent important, lors de l’évaluation les prix, pour autant que cela soit spécifié dans le
technique, que tous les aspects de la spécification document d’invitation.
technique soient pris en considération et qu’un avis
technique soit sollicité, le cas échéant. En particulier, Il convient d’attribuer un poids relatif aux critères
un avis technique et un avis de l’utilisateur final autres que le prix, ou de les exprimer en termes
sur le but précis et l’utilisation des biens seront monétaires à chaque fois que cela est possible.
nécessaires pour déterminer si les dérogations par On peut citer, comme exemples de critères autres
rapport à la spécification sont matérielles ou non que le prix:
matérielles. Ainsi: – une pénalité pour les retards de livraison et/
– ne pas offrir un moteur de la taille spécifiée ou une prime pour une livraison anticipée, sur
serait à peu près certainement une dérogation la base du calendrier de livraison énoncé dans
matérielle dans l’évaluation d’un véhicule; le document d’invitation. Les pénalités et les
– ne pas offrir la couleur spécifiée d’un véhicule primes pourraient être exprimées en termes
pourrait constituer une dérogation non monétaires, en augmentant ou en réduisant le
matérielle si le véhicule est destiné à un usage prix évalué d’un montant spécifié par jour ou par
général, mais pourrait être une dérogation semaine d’avance ou de retard dans la livraison.
matérielle si le véhicule est destiné à être utilisé Le montant pourrait être calculé en utilisant les
par la police ou l’armée et qu’il doit avoir une taux de pénalités normalement appliqués pour
couleur ou des marques particulières à des fins les retards de livraisons;
d’identification ou de camouflage. – une pénalité pour les conditions de paiement,
exigeant un paiement avant la date spécifiée dans
le document d’invitation. La pénalité pourrait
être exprimée en termes monétaires, en calculant
l’intérêt qu’aurait rapporté l’argent, sur la base
d’un taux d’intérêt défini;
– l’inclusion du coût estimatif des pièces de
rechange et/ou des articles consommables pour
une période de fonctionnement spécifiée. Cela
pourrait être exprimé en termes monétaires,
en demandant aux soumissionnaires de
communiquer les prix d’une liste spécifiée
d’articles, qui serait ajouté au prix évalué
de l’offre;
– l’inclusion des dépenses de fonctionnement et
de maintenance de l’équipement pendant sa
durée de vie prévue;
– une pénalité ou une prime pour la productivité
ou la performance d’un équipement au-dessous
ou au-dessus d’un niveau spécifié.
132 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
Module L4: Évaluations spécifiques
concernant les travaux
Objet du module
On a présenté, dans le Module L2, les composantes de l’évaluation concernant les biens, les travaux et
les services autres que les services de consultants réparties en trois étapes:
– un examen préliminaire;
– une évaluation technique et commerciale détaillée;
– une évaluation financière.
Le présent module propose des indications pratiques complémentaires à prendre en considération dans
l’évaluation concernant les travaux. Il doit être lu parallèlement au Module L1 (comités d’évaluations et
règles générales d’évaluation) et au Module L2 (Procédures générales d’évaluation concernant les biens,
les travaux et les services autres que les services de consultants).
L’offre obtenant la meilleure évaluation sera l’offre la moins disante et répondant pour l’essentiel aux
besoins énoncés dans le document d’invitation.
Champ d’application
Le présent module s’applique uniquement aux évaluations concernant les travaux. Lorsque les évaluations
utilisent un système national, ces dispositions devront être respectées. On notera que lorsque la méthode
de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les procédures de la Banque
mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui s’appliqueront, au lieu de ce module et
des procédures nationales.
Les évaluations des offres concernant les biens et les services autres que les services de consultants font
l’objet des modules L3 et L5 respectivement. L’évaluation des propositions concernant les services de
consultants, suivant la méthode de demande de propositions, est analysée dans les modules L6, L7 et L8.
134 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
Module L5: Évaluations spécifiques
concernant les services autres que les
services de consultants
Objet du module
On a présenté, dans le Module L2, les composantes de l’évaluation concernant les biens, les travaux et
les services autres que les services de consultants réparties en trois étapes:
– un examen préliminaire;
– une évaluation technique et commerciale détaillée;
– une évaluation financière.
Le présent module propose quelques indications à prendre en considération dans l’évaluation concernant
les services autres que les services de consultants. Il doit être lu parallèlement au Module L1 (comités
d’évaluations et règles générales d’évaluation) et au Module L2 (Procédures générales d’évaluation
concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants).
L’offre obtenant la meilleure évaluation sera l’offre la moins disante et répondant pour l’essentiel aux
besoins énoncés dans le document d’invitation.
Champ d’application
Le présent module s’applique uniquement aux évaluations concernant les services autres que les services
de consultants.
Les évaluations des offres concernant les biens et les travaux font l’objet des modules L3 et L4
respectivement. L’évaluation des propositions concernant les services de consultants, au titre de la
méthode de demande de propositions, est analysée dans les modules L6, L7 et L8.
Champ d’application
Les principes généraux contenus dans ce module s’appliquent à toutes les évaluations réalisées suivant
la méthode de la demande de propositions (DP).
136 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
2.2 Procéder à un examen préliminaire 2.3 Procéder à une évaluation
L’examen préliminaire a pour objet de déterminer technique détaillée
si les propositions reçues sont conformes aux On ne soumettra à une évaluation détaillée que les
instructions et exigences fondamentales du propositions dont on a estimé au cours de l’examen
document de DP. Il permet aux évaluateurs préliminaire qu’elles répondent pour l’essentiel
d’éliminer les soumissions les plus faibles, sans aux besoins.
y consacrer le temps et l’effort que demande la
Les critères effectifs d’évaluation, ainsi que le
conduite d’une évaluation basée sur les points
nombre maximum de points pour chaque critère,
de mérite. L’examen préliminaire peut aussi servir
sont déterminés et décrits dans le document de DP.
à apprécier si les consultants répondent aux
exigences en matière d’admissibilité. Lorsqu’une évaluation technique détaillée utilise un
système basé sur des points de mérite, la procédure
Le test d’examen préliminaire est réalisé sur la
suivante sera appliquée:
base d’un système de notation réussite/échec,
dans lequel les propositions qui ne sont pas pour (i) le comité d’évaluation examinera
l’essentiel conformes sont rejetées. Les critères à collectivement les critères et les éventuels
utiliser pour l’examen préliminaire dépendent des critères secondaires pour s’assurer que tous les
exigences et des instructions du document de DP, membres comprennent de la même façon les
de sorte que l’examen préliminaire doit toujours critères et leur importance relative. Il s’agira en
débuter par une analyse de ce document afin particulier:
d’établir la liste des exigences à satisfaire. À titre – de convenir du système de notation à
indicatif uniquement, l’examen préliminaire pourra utiliser pour l’évaluation technique,
inclure, en règle générale, une vérification – de convenir des notes à utiliser dans le
par laquelle on s’assurera que: système de notation,
– la proposition a été soumise suivant le format – de décider des définitions des notes.
prescrit (incluant tous les formulaires et Les modules L7 et L8 contiennent des
documents requis, et en particulier le formulaire précisions spécifiques sur ces aspects;
de soumission de la proposition); (ii) le comité d’évaluation préparera les feuilles
– la proposition a été soumise sans réserves de notation et les tableaux qui seront utilisés
ou dérogations matérielles par rapport aux au cours de l’évaluation pour garantir
conditions du document de DP; l’uniformité de l’information et des données
– la proposition a été correctement signée et de notation;
autorisée (y compris l’éventuelle procuration
(iii) chacun des membres du comité d’évaluation
requise par le document de DP);
procédera à une évaluation de manière
– l’original et le nombre prescrit d’exemplaires
indépendante, en examinant chaque
ont été soumis;
soumission et en attribuant des notes
– une proposition financière distincte cachetée
pour chacune au regard de chaque critère;
a été soumise et que la proposition technique
l’évaluateur inscrira ses notes et signera sa
ne comporte aucun détail d’ordre financier;
feuille de notation;
– la proposition est valable pendant au moins
la période requise; (iv) le président du comité d’évaluation
– des curriculum vitae signés des consultants convoquera une réunion ayant pour objet la
proposés ont été soumis; collecte, le collationnement et la comparaison
– toute documentation supplémentaire demandée des notes. Les notes individuelles ne pourront
dans le document de DP a été soumise. pas être recueillies par le président ou par tout
autre membre de l’équipe en dehors d’une
On éliminera les offres qui ne surmontent pas réunion du comité d’évaluation;
l’examen préliminaire.
(v) les notes attribuées par chaque évaluateur
seront regroupées au cours de la réunion afin
d’établir une feuille de notation pour chaque
soumission et la note moyenne sera ensuite
calculée pour chaque soumission;
(vi) le comité d’évaluation procédera
collectivement à une comparaison des
notes de chaque évaluateur, pour chaque
soumission, afin de s’assurer qu’il y a eu une
cohérence dans l’approche de l’évaluation et
une compréhension commune des critères de
chaque soumission par tous les membres du
comité d’évaluation;
138 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
– les notes techniques attribuées par chaque n’en soit disposé autrement par un système national
évaluateur à chaque proposition; de passation des marchés qui aurait été adopté pour
– une synthèse des points forts et des points le projet:
faibles relatifs de chaque proposition; – déterminer si les propositions financières sont
– une analyse de toutes les différences ou écarts complètes et ont évalué le coût de tous les
significatifs dans la notation et une explication intrants correspondants dans la proposition
des éventuelles révisions des notes; technique; évaluer le coût des éventuels articles
– la note technique totale pour chaque manquants et les ajouter au prix total de la
proposition; proposition; déterminer le prix total de la
– une liste des propositions ayant obtenu la proposition; le document de DP, par exemple,
note technique qualificative minimale et une pourrait stipuler que tous les droits et taxes
recommandation d’ouverture des propositions doivent être inclus dans l’évaluation;
financières de ces soumissionnaires; et – corriger les éventuelles erreurs arithmétiques
– une recommandation de rejet de toutes les conformément à la procédure exposée dans
autres propositions. le document de DP. Lorsqu’aucune procédure
spécifique n’est indiquée dans le document
2.7 Informer les consultants de DP et qu’on constate que le prix total cité
Une fois le rapport d’évaluation technique accepté, diffère du prix total obtenu en multipliant le prix
l’acquéreur peut aborder la phase suivante du unitaire par la quantité, on retiendra comme
dialogue avec les soumissionnaires. Il s’agira: valable le prix unitaire et on corrigera le prix total
– d’informer les consultants dont les propositions en conséquence. Les soumissionnaires devront
financières seront ouvertes de la date, de l’heure être informés de toute correction arithmétique
et du lieu où se déroulera l’ouverture des offres effectuée et être invités à faire part de leur accord
financières et de procéder à l’ouverture des par écrit;
plis – le Module K5 contient des indications – déterminer si tous les articles ont été inclus dans
complémentaires sur l’ouverture des propositions la proposition de prix et ajouter le coût de tout
financières; article manquant;
– d’informer les consultants dont les propositions – convertir toutes les offres de manière à ce
ont été rejetées, en indiquant que les enveloppes qu’elles soient exprimées dans la même monnaie
renfermant leurs propositions financières d’évaluation aux fins de la comparaison, en
leur seront renvoyées non décachetées après utilisant la monnaie ainsi que la source et la date
l’achèvement du processus d’évaluation. du taux de change spécifié dans le document
de DP;
– appliquer une éventuelle marge de préférence
2.8 Procéder à l’évaluation financière
de prix; et
Les propositions de procéder à l’évaluation – déterminer le prix total évalué de chaque
financière seront déterminées par la méthode soumission.
pertinente (voir le Module H3) pour l’évaluation
technique. 2.9 Préparer un rapport combiné
L’évaluation financière a pour but de déterminer d’évaluation pour soumission et
le prix évalué des propositions, de comparer approbation
ces dernières et de déterminer la proposition Un rapport d’évaluation combiné est un rapport
gagnante – c’est-à-dire celle qui fera l’objet d’une où sont regroupées les précisions concernant les
recommandation d’adjudication du marché. deux évaluations, technique et financière. Le rapport
L’évaluation financière et la détermination de la d’évaluation technique ayant déjà été publié, il est
proposition gagnante varieront en fonction des d’usage de préparer un rapport financier spécifique
méthodes d’évaluation utilisées; les modules L7 et de le joindre en annexe au rapport technique.
et L8 contiennent des précisions sur la conduite
de l’évaluation financière pour deux méthodes de
sélection, à savoir la sélection fondée sur la qualité
et le coût (SFQC) et la sélection au moindre coût
(SMC).
Indépendamment de la teneur de ces modules
spécifiques, il existe un certain nombre de bonnes
pratiques d’ordre général, qui sont présentées ci-
après et qu’il conviendra d’adopter à moins qu’il
140 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
Module L7: Évaluation des propositions
de services de consultants par le biais
de la sélection fondée sur la qualité et
le coût (SFQC)
Objet du module
Ce Module présente la procédure opérationnelle standard à suivre pour l’évaluation de propositions
de services de consultants, en utilisant la méthode SFQC. Il doit être lu parallèlement au Module L6
(Procédures générales d’évaluation concernant les services de consultants).
Une annexe, jointe au présent module, contient des indications détaillées quant à la manière de définir
la notation des critères d’évaluation.
Champ d’application
Les principes généraux énoncés dans ce module s’appliquent à toutes les évaluations effectuées au
titre de la méthode de demande de propositions (DP) lorsque la SFQC est utilisée comme méthode de
sélection (voir le Module H3).
Nombre maximum
Critères
de points
(i) Expérience spécifique des consultants pertinente à la mission 20
(ii) Adéquation de la méthode et du programme de travail proposés pour répondre au mandat: 30
a) approche technique et méthode 10
b) programme de travail 10
c) organisation et dotation en personnel 10
(iii) Qualifications et compétence du personnel professionnel essentiel du point de vue de la 40
mission:
a) chef d'équipe 15
b) spécialiste de l'approvisionnement en eau et de l'assainissement 10
c) expert des questions juridiques et institutionnelles 10
d) spécialiste des questions socio économiques 5
(iv) Participation de ressortissants nationaux à l'équipe proposée 10
Total 100
Note: les critères réels, pour n’importe quelle évaluation, seront extraits du dossier d’appel d’offres. Le tableau ci-dessus n’est
qu’une illustration.
2.2 Le comité d’évaluation finalise normale d’attribuer des notes sur la base des
la méthode de notation technique catégories suivantes:
142 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
2.3 Définir des catégories pour La définition des catégories est un exercice difficile,
chaque critère qui exige une connaissance approfondie du mandat,
des principales questions techniques couvertes par
Étant donné que chacun des critères (ou des critères la mission du consultant ainsi que des qualifications
secondaires) se rapporte à un aspect différent de que devraient posséder les consultants. Elle devrait
la proposition, la définition des catégories doit être toutefois améliorer très sensiblement la qualité
prise en considération, afin que chaque évaluateur de l’évaluation. Noter les propositions sans avoir
attribue ses notes sur la base d’une définition recours à des catégories de réponse aux besoins
normalisée. Une évaluation type pourrait par préalablement définies laisse à chaque évaluateur
conséquent aboutir, pour un évaluateur, à une la responsabilité de la définition des catégories,
feuille de notation technique semblable à celle ce qui aura très probablement pour effet de rendre
présentée ci-dessous: la notation subjective et les résultats difficiles à
comparer.
Ces chiffres représentent les notes d’un évaluateur et Les notations ne doivent pas être trop rigides. Dans
doivent être combinés aux notes d’autres évaluateurs le cas, probable, où une société ne remplit pas toutes
afin d’établir une moyenne et de parvenir à une note les conditions énoncées dans les définitions de l’une
technique finale pour l’évaluation. des catégories, alors que cette catégorie particulière
semble mieux refléter l’expérience globale spécifique
La notation des propositions techniques au moyen
de la société que ne le fait la catégorie inférieure, on
de cette méthode offre les avantages suivants:
pourra la classer dans la catégorie supérieure.
(i) elle fournit au comité d’évaluation une
Des indications supplémentaires sur la définition
définition partagée des catégories, rendant
des catégories applicables pour chaque critère sont
l’évaluation plus facile et comparable;
présentées dans l’Annexe A à ce module.
(ii) elle minimise le risque de notations manquant
de cohérence ou discrétionnaires; 2.4 Attribuer les notes financières
(iii) elle oblige chaque membre du comité à Les notes financières doivent être attribuées en
justifier son évaluation individuelle sur la base utilisant la méthode spécifiée dans le document de
d’une définition commune des catégories, DP. Cette méthode est normalement la suivante:
ce qui a un effet dissuasif sur les évaluations – la note financière de 100 est attribuée à la
intentionnellement biaisées; proposition la moins disante;
– toutes les autres propositions se voient attribuer
(iv) elle renforce la transparence et l’impartialité
une note financière proportionnelle à la
du processus d’évaluation.
première, par le biais de la formule:
2.5 Pondérer les notes pour calculer la Pour déterminer les notes pondérées, on multiplie
note totale les notes technique et financière effectives par
les coefficients de pondération indiqués dans le
Les notes technique et financière doivent document de DP.
être pondérées en utilisant les coefficients de
pondération énoncés dans le document de DP. Ils Pour déterminer la note totale, il suffit d’additionner
se situent normalement entre 70 et 90% pour la note les notes technique et financière pondérées.
technique et entre 10 et 30% pour la note financière. Dans le tableau ci-dessous, l’exemple présente
Le total des deux coefficients doit toujours être les notes technique et financière obtenues par une
égal à 100%. [La pondération peut être exprimée proposition, les coefficients de pondération indiqués
de deux manières, également acceptables: sous forme dans le document de DP, le calcul nécessaire, les
de pourcentage ou de fraction décimale, par exemple notes pondérées et la note totale:
80%/20% ou 0,8/0,2].
144 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
Procédure d’évaluation des offres concernant les services de consultants
(Sélection fondée sur la qualité et le coût)
Ouverture des offres techniques: l'évaluation porte
sur les propositions reçues en temps utile, ouvertes
Ouverture des
et lues. Les soumissions tardives ne sont pas incluses.
propositions techniques
Les offres financières restent cachetées.
Tri préliminaire: a pour objet d'éliminer les propositions
ne répondant pas aux besoins. Les critères généralement
retenus portent sur:
– l'inclusion de tous les documents requis sous
Tri un format correct
préliminaire – l'autorisation correcte de l'offre
– une garantie de soumission acceptable
– une durée suffisante de validité de l'offre
– le nombre exact d'exemplaires requis
– l'inclusion des documents et besoins essentiels
Répondant NE RÉPONDANT
aux besoins
PAS AUX BESOINS Rejeter
Égal ou
PAS CLAIR supérieur à la INFÉRIEUR À LA NOTE
note de qualification DE QUALIFICATION Rejeter
146 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
• Exhaustivité et réponse aux besoins. La a) Approche technique et méthode
proposition répond-elle de manière exhaustive • Médiocre. L’approche technique ou la méthode
à tous les besoins cités dans le mandat? (ou les deux) envisagées pour l’exécution
• Clarté. Les divers éléments sont-ils cohérents d’importantes activités citées dans le mandat
et les points de décision bien définis? sont inadéquates ou très mal présentées, ce qui
• Créativité et innovation. La proposition donne à penser que le consultant n’a pas compris
comporte-t-elle de nouvelles approches de des aspects importants de la portée des travaux.
la mission ou de nouvelles méthodes qui La liste du contenu du plan de gestion de la
contribueraient à obtenir de meilleurs résultats? qualité (si elle est requise par le mandat) est
• Opportunité des produits. Le calendrier d’activité manquante.
proposé est-il réaliste? Les produits demandés • Satisfaisant. Le mode d’exécution des différentes
seront-ils fournis à temps? activités citées dans le mandat est examiné de
• Qualité de l’utilisation des ressources. Le manière générale. L’approche est standard et non
calendrier de mobilisation des effectifs est-il pas conçue spécifiquement pour la mission. Bien
approprié, sans un trop grand nombre d’experts que l’approche et la méthode soient adéquates,
à court terme, ni trop de généralistes? Le elles ne comportent pas d’examen de la manière
personnel proposé est-il permanent ou composé dont le consultant se propose de prendre en
de consultants externes? Dans la seconde compte les caractéristiques vitales de la mission.
hypothèse, il faudra vérifier si les consultants Une liste du contenu du plan de gestion de la
externes ont déjà travaillé sur des missions qualité (si elle est requise par le mandat) est
précédentes avec le personnel permanent des présente, mais elle est de nature générale et
consultants. Cet aspect devra toujours être pris ne prend pas en compte les caractéristiques
en considération. spécifiques de la mission.
• Souplesse et adaptabilité. La méthode et le • Bon. L’approche proposée est analysée de façon
programme de travail sont-ils souples et détaillée; la méthode est spécifiquement adaptée
susceptibles de s’adapter facilement aux aux caractéristiques de la mission et assez souple
changements qui pourraient se produire au pour s’adapter aux changements qui pourraient
cours de l’exécution de la mission? Cet aspect se produire au cours de la prestation des services.
est particulièrement pertinent lorsque la mission La liste du contenu du plan de gestion de la
se déroule dans des contextes potentiellement qualité (si elle est requise par le mandat) est
changeants. adaptée aux caractéristiques spécifiques de la
• Niveau technologique. La méthode propose-t- mission.
elle l’utilisation de technologies de pointe et • Excellent. Outre les exigences énumérées ci-
l’adoption de solutions innovantes? dessus (“Bon”), d’importantes questions sont
• Logistique. Si les consultants sont appelés à abordées de manière innovante et efficace,
travailler sur des sites éloignés, leur approche montrant que les consultants ont compris
des questions logistiques pourrait aussi être les principaux problèmes de la mission et
examinée. qu’ils ont une connaissance exceptionnelle de
• Gestion de la qualité. En particulier pour les nouvelles solutions. La proposition précise les
grandes missions complexes, le mandat pourrait moyens d’améliorer les résultats et la qualité
inclure la nécessité de fournir un plan de gestion de la mission par le recours à des approches,
de la qualité ou une liste détaillée de son méthodes et connaissances de pointe. Une
contenu. description détaillée du plan de gestion de la
qualité est fournie, outre la liste de son contenu
Ce critère est habituellement évalué par le biais
(si nécessaire).
de l’examen des trois critères secondaires ci-après
(uniquement comme indiqué dans le document b) Programme de travail
de DP): • Médiocre. Le calendrier des activités omet
a) Approche technique et méthode des tâches importantes; la chronologie des
b) Programme de travail activités et la corrélation entre elles ne sont pas
c) Organisation et dotation en personnel compatibles avec l’approche ou la méthode
proposées. La séquence manque de clarté et de
On trouvera ci-après un exemple de définition des
logique.
quatre catégories pour les trois critères secondaires
• Satisfaisant. Toutes les activités essentielles
cités ci-dessus (les définitions peuvent varier,
figurent dans le calendrier des activités, mais
d’un cas à l’autre, suivant les caractéristiques de la
elles ne sont pas détaillées. Il existe quelques
mission.
discordances mineures entre la chronologie, les
produits de la mission et l’approche proposée.
148 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
et expatrié, etc.)? Dans quelle mesure les et son niveau de responsabilité, ont régulièrement
connaissances et les compétences du personnel progressé au fil du temps.
proposé répondent-elles aux besoins de Excellent. L’expert proposé possède plus de 20
la mission? années d’expérience spécialisée dans le domaine
• Expérience de la région et de la langue. Dans de la mission et il est reconnu comme expert de
le contexte de l’évaluation de l’expérience dans haut niveau dans son domaine. Le spécialiste est
la région, on prendra en compte des facteurs pleinement informé des dernières avancées dans
comme le nombre de missions effectuées dans sa discipline.
le pays ou dans des pays dont les cultures, les
b) Adéquation à la mission
systèmes administratifs et les organisations
Médiocre. L’expert proposé n’a jamais, ou seulement
gouvernementales sont comparables. Pour
de façon occasionnelle, occupé un poste similaire
le personnel expatrié, le document de DP
à celui prévu dans la mission. Ses qualifications ne
devrait préciser, si nécessaire, les connaissances
correspondent pas étroitement au poste qui lui est
linguistiques (langues nationales/locales)
assigné. (Par exemple, le poste exige un directeur
requises pour une communication adéquate
de projet très expérimenté, alors que la personne
dans le pays de la mission. Des points seront
proposée est d’un niveau relativement moins élevé
seulement attribués pour la langue locale.
et peu expérimentée).
Dans la notation des consultants nationaux, il
Satisfaisant. L’expérience de l’expert proposé
conviendra d’évaluer leur connaissance de l’une
correspond au poste qui lui est assigné; au cours des
des principales langues de travail du FIDA, au
dix années précédentes, voire davantage, il a occupé
lieu de la langue locale.
avec succès des postes semblables à celui offert dans
Pour autant que les membres essentiels du personnel cette mission, dans au moins un projet de même
soient admissibles61, ils devront être évalués sur la nature. Les compétences de l’expert proposé (dans le
base de leur compétence et des qualités requises domaine professionnel ou dans celui de la gestion,
pour le poste, indépendamment de leur nationalité. selon les exigences du poste offert) sont adéquates
Les qualifications du chef d’équipe seront évaluées pour le poste.
très attentivement, parce que ce poste joue un rôle Bon. Les qualifications de l’expert sont adéquates
clé dans la mission. Si le chef d’équipe doit exercer pour le poste offert; au cours des dix années
à la fois les fonctions de chef de projet et d’expert, précédentes, il a occupé plusieurs postes semblables
ses qualifications devront être évaluées pour dans des missions similaires; les compétences de
chacune des deux fonctions et les notes attribuées l’expert proposé (dans le domaine professionnel
aux deux fonctions proportionnellement au temps ou dans celui de la gestion) coïncident parfaitement
consacré à chacune d’elles (si les deux fonctions avec le poste et avec les caractéristiques de la
se chevauchent). Des notes complètes ne seront mission.
attribuées à chaque fonction que si elles peuvent être Excellent. Outre qu’il répond aux critères énumérés
clairement distinguées l’une de l’autre sans affecter à l’alinéa ci-dessus (“Bon”), l’expert possède des
la qualité des services. qualifications et une expérience sensiblement
supérieures à celles requises pour des postes
Le comité d’évaluation devra déterminer, pour
semblables au poste envisagé.
chacun des trois critères secondaires, la définition
c) Expérience de la région et de la langue (cet
de chacune des catégories indiquées.
exemple concerne le personnel expatrié):
On trouvera ci-après un exemple de définition des Médiocre. L’expert proposé n’a jamais, ou seulement
quatre catégories pour chacun des trois critères de façon occasionnelle, travaillé dans des pays
secondaires cités ci-dessus. semblables à celui où doit se dérouler la mission et
sa connaissance de la langue locale est insuffisante
a) Qualifications générales
pour lui permettre de communiquer correctement,
Médiocre. L’expert proposé possède moins de dix
oralement et par écrit.
années d’expérience pertinente.
Satisfaisant. L’expert a travaillé dans des pays
Satisfaisant. L’expert proposé possède dix années ou
dont les cultures, les systèmes administratifs et les
plus d’expérience professionnelle globale pertinente
organisations gouvernementales sont comparables à
à la mission, ainsi que les diplômes universitaires et
celles du pays en question; sa connaissance de l’une
la formation pertinents.
des langues officielles du FIDA est adéquate.
Bon. L’expert proposé possède plus de 15 années
Bon. Au cours des dernières années, l’expert a
d’expérience professionnelle globale; une grande
travaillé pendant au moins un an dans la région où
partie de cette expérience a été acquise dans le
se déroulera la mission; il parle couramment une
cadre de missions de consultation semblables à
des langues officielles du FIDA, ainsi que la
celle envisagée; les réalisations professionnelles de
langue locale.
l’expert, comme sa position au sein de la société
61 Suivant la définition qui en est donnée dans les Directives du FIDA concernant la
passation des marchés.
150 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
Module L8: Évaluation des propositions
de services de consultants par le bais
de la sélection au moindre coût (SMC)
Objet du module
Ce module présente la procédure opérationnelle standard à suivre pour l’évaluation de propositions
de services de consultants, en utilisant la méthode SMC. Il doit être lu parallèlement au Module L6
(Procédures générales d’évaluation concernant les services de consultants).
Une annexe, jointe au présent module, contient des indications détaillées quant à la manière de définir
la notation des critères d’évaluation.
Champ d’application
Les principes généraux énoncés dans ce module s’appliquent à toutes les évaluations effectuées au titre
de la méthode de demande de propositions (DP) lorsque la SMC est utilisée comme méthode de sélection
(voir le Module H3).
2.2 Le comité d’évaluation finalise la d’attribuer des notes sur la base des catégories
suivantes:
méthode de notation technique
Une pratique couramment utilisée s’est
Catégorie Notation*
progressivement instaurée pour la notation des
services de consultants; elle repose sur un système Médiocre 40%
préétabli de catégories et de notations qui normalise Satisfaisant 70%
la notation des propositions techniques par les Bon 90%
différents évaluateurs.
Excellent 100%
Avant de recevoir les propositions techniques, les
membres du comité d’évaluation devront se mettre * la notation représente le pourcentage de la note maximum
d’accord sur la définition de chaque catégorie pour disponible
chaque critère (ou critère secondaire). Autrement Ces catégories peuvent être modifiées, mais un
dit, le comité devra convenir des catégories à utiliser accord sur ce point devra intervenir avant que
et définir la notation pour chacune des catégories. toute évaluation ne soit entreprise par le comité
Pour faciliter l’attribution des notes et en assurer d’évaluation. Le système de notation devra être
la transparence, il est recommandé que l’échelle décrit et expliqué dans le rapport d’évaluation
de notation soit divisée en un certain nombre technique.
de catégories distinctes. Cette démarche a pour Une notation de zéro n’est pas réaliste, car elle
but de permettre la détermination d’une réponse signifierait que le consultant n’a pas du tout
satisfaisante dans une proposition, étant donné que répondu au mandat au regard des critères en
question: elle n’est donc pas utilisée.
152 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
2.3 Définir les catégories pour La définition des catégories est un exercice difficile,
chaque critère qui exige une connaissance approfondie du mandat,
des principales questions techniques couvertes
Étant donné que chacun des critères (ou des critères par la mission du consultant et des qualifications
secondaires) se rapporte à un aspect différent de que devraient posséder les consultants. Elle devrait
la proposition, la définition des catégories doit être toutefois améliorer très sensiblement la qualité
prise en considération, afin que chaque évaluateur de l’évaluation. Noter les propositions sans avoir
attribue ses notes sur la base d’une définition recours à des catégories préalablement définies de
normalisée. Une évaluation type pourrait par réponse aux besoins laisse à chaque évaluateur la
conséquent aboutir, pour un évaluateur, à une responsabilité de la définition des catégories, ce
feuille de notation technique semblable à celle qui aura très probablement pour effet de rendre la
présentée ci-dessous: notation subjective et les résultats difficiles
à comparer.
Ces chiffres représentent les notes d’un évaluateur et Les notations ne doivent pas être trop rigides. Dans
doivent être combinés aux notes d’autres évaluateurs le cas, probable, où une société ne remplit pas toutes
afin d’établir une moyenne et de parvenir à une note les conditions énoncées dans les définitions de l’une
technique finale pour l’évaluation. des catégories, alors que cette catégorie particulière
semble mieux refléter l’expérience globale spécifique
La notation des propositions techniques au moyen
de la société que ne le fait la catégorie inférieure, on
de cette méthode offre les avantages suivants:
pourra la classer dans la catégorie supérieure.
– elle fournit au comité d’évaluation une définition
partagée des catégories, rendant l’évaluation plus Des indications supplémentaires sur la définition
facile et comparable; des catégories applicables pour chaque critère sont
– elle minimise le risque de notations manquant présentées dans l’Annexe A à ce module.
de cohérence ou discrétionnaires;
– elle oblige chaque membre du comité à 2.4 Attribuer les notes financières
justifier son évaluation individuelle sur la base
Une fois déterminées les propositions qui
d’une définition commune des catégories,
obtiennent la note qualificative minimale ou
ce qui a un effet dissuasif sur les évaluations
une note supérieure (représentant au moins
intentionnellement biaisées;
les propositions satisfaisantes), le processus
– elle renforce la transparence et l’impartialité
d’évaluation financière comportera, afin de
du processus d’évaluation.
parvenir au prix évalué:
154
financières
Monnaie Montant Erreurs arithmétiques Conversion en une Omissions non Prix évalué
Vue
monnaie unique matérielles
FIDA
Nom des Erreurs (+/-) Total révisé Taux Total révisé Valeur Total Total révisé
commune, et
Évaluation
consultants révisé d’appel d’offres.
Manuel
(Notes)
d’ensemble
Consultant 1 US$ 750 000,00
A 5 980,00 755 980,00
desdesoumissions
1,90 1436 362,00 1436 362,00 1436 362,00
Consultant 2 £ 580 000,00
B -8 900,00
– l’examen de la proposition de prix pour
C -60 864,00
conformément aux dispositions du dossier
– la conversion en une monnaie d’évaluation
D 30 000,00
repérer les éventuelles erreurs arithmétiques,
-39 764,00 540 236,00 2,70 1458 637,20 1458 637,20 1458 637,20
Consultant 3 £ 510 000,00 2,70 1377 000,00
E 75 000,00 1452 000,00 1452 000,00
Consultant 4 US$ 680 000,00
F 87 000,00 767 000,00 1,90 1457 300,00
Consultant 5 SAR 1 460 000,00
0,00 1 460 000,00 1,00 1460 000,00 1460 000,00 1460 000,00
premier rang.
Dans l’exemple ci-dessus, le prix évalué pour le Consultant 1 est le plus bas et c’est à cette proposition que le rapport d’évaluation financière
L’offre la moins disante est alors placée au
Répondant NE RÉPONDANT
aux besoins PAS AUX BESOINS Rejeter
Égal ou
PAS CLAIR supérieur à la INFÉRIEUR À LA
note de qualification NOTE DE Rejeter
QUALIFICATION
Recommandation
d'ouverture Rapport d'évaluation technique: recommande les
propositions obtenant la note qualificative technique
des propositions minimale recommandée pour le passage au stade de
financières l'ouverture des propositions financières et de
l'évaluation financière.
Recommandation soumise pour approbation dans le
Ouverture des rapport d'évaluation technique.
propositions
Ouverture des propositions financières: ouverture des
financières
plis renfermant les propositions financières. Lecture des
notes techniques et des prix.
Évaluation financière pour:
Confirmer les – corriger les erreurs arithmétiques
Évaluation – convertir en une monnaie commune (sur la base du
corrections
(par écrit) financière taux de change indiqué dans le document de DP)
– attribuer les notes financières
– déterminer la proposition présentant le prix évalué
le plus bas
156 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
• Clarté. Les divers éléments sont-ils cohérents a) Approche technique et méthode
et les points de décision bien définis? • Médiocre. L’approche technique ou la méthode
• Créativité et innovation. La proposition (ou les deux) envisagées pour l’exécution
comporte-t-elle de nouvelles approches de d’activités importantes citées dans le mandat
la mission ou de nouvelles méthodes qui sont inadéquates ou très mal présentées, ce qui
contribueraient à obtenir de meilleurs résultats? donne à penser que le consultant n’a pas compris
• Opportunité des produits. Le calendrier d’activité des aspects fondamentaux de la portée des
proposé est-il réaliste? Les produits demandés travaux. La liste du contenu du plan de gestion
seront-ils fournis à temps? de la qualité (si elle est requise par le mandat)
• Qualité de l’utilisation des ressources. Le est manquante.
calendrier de mobilisation des effectifs est-il • Satisfaisant. Le mode d’exécution des différentes
approprié, sans un trop grand nombre d’experts activités citées dans le mandat est examiné de
à court terme, ni trop de généralistes? Le manière générale. L’approche est standard et non
personnel proposé est-il permanent ou composé pas conçue spécifiquement pour la mission. Bien
de consultants externes? Dans la seconde que l’approche et la méthode soient adéquates,
hypothèse, il faudra vérifier si les consultants elles ne comportent pas d’examen de la manière
externes ont déjà travaillé sur des missions dont le consultant se propose de prendre en
précédentes avec le personnel permanent des compte les caractéristiques vitales de la mission.
consultants. Cet aspect devra toujours être pris Une liste du contenu du plan de gestion de la
en considération. qualité (si elle est requise par le mandat) est
• Souplesse et adaptabilité. La méthode et le présente, mais elle est de nature générale et
programme de travail sont-ils souples et ne prend pas en compte les caractéristiques
susceptibles de s’adapter facilement aux spécifiques de la mission.
changements qui pourraient se produire au • Bon. L’approche proposée est analysée de façon
cours de l’exécution de la mission? Cet aspect détaillée; la méthode est spécifiquement adaptée
est particulièrement pertinent lorsque la mission aux caractéristiques de la mission et elle est
se déroule dans des contextes potentiellement assez souple pour s’adapter aux changements
changeants. qui pourraient se produire au cours de la
• Niveau technologique. La méthode propose-t- prestation des services. La liste du contenu du
elle l’utilisation de technologies de pointe et plan de gestion de la qualité (si elle est requise
l’adoption de solutions innovantes? par le mandat) est adaptée aux caractéristiques
• Logistique. Si les consultants sont appelés à spécifiques de la mission.
travailler sur des sites éloignés, leur approche • Excellent. Outre les exigences énumérées ci-
des questions logistiques pourrait aussi être dessus (“Bon”), d’importantes questions sont
examinée. abordées de manière innovante et efficace,
• Gestion de la qualité. En particulier pour les montrant que les consultants ont compris
grandes missions complexes, le mandat pourrait les principaux problèmes de la mission et
inclure la nécessité de fournir un plan de gestion qu’ils ont une connaissance exceptionnelle de
de la qualité ou une liste détaillée de son nouvelles solutions. La proposition précise les
contenu. moyens d’améliorer les résultats et la qualité
de la mission par le recours à des approches,
Ce critère est habituellement évalué par le biais
méthodes et connaissances de pointe. Une
de l’examen des trois critères secondaires
description détaillée du plan de gestion de la
ci-après (uniquement comme indiqué dans le
qualité est fournie, outre la liste de son contenu
document de DP):
(si nécessaire).
a) Approche technique et méthode
b) Programme de travail b) Programme de travail
c) Organisation et dotation en personnel • Médiocre. Le calendrier des activités omet
des tâches importantes; la chronologie des
On trouvera ci-après un exemple de définition des
activités et la corrélation entre elles ne sont pas
quatre catégories pour les trois critères secondaires
compatibles avec l’approche ou la méthode
cités ci-dessus (les définitions peuvent varier, d’un
proposées. La séquence manque de clarté et
cas à l’autre, suivant les caractéristiques de
de logique.
la mission).
• Satisfaisant. Toutes les activités essentielles
figurent dans le calendrier des activités, mais
elles ne sont pas détaillées. Il existe quelques
discordances mineures entre la chronologie, les
produits de la mission et l’approche proposée.
158 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
connaissances et les compétences du personnel • Bon. L’expert proposé possède plus de 15 années
proposé répondent-elles aux besoins de la d’expérience professionnelle globale, dont une
mission? grande partie a été acquise dans le cadre de
• Expérience de la région et de la langue. Dans le missions de consultation semblables à celle
contexte de l’évaluation de l’expérience dans envisagée; ses réalisations professionnelles,
la région, on prendra en compte des facteurs comme sa position au sein de la société et son
comme le nombre de missions effectuées niveau de responsabilité, ont régulièrement
dans le pays ou dans des pays dont les cultures, progressé au fil du temps.
les systèmes administratifs et les organisations • Excellent. L’expert proposé possède plus de 20
gouvernementales sont comparables. Pour années d’expérience spécialisée dans le domaine
le personnel expatrié, le document de DP de la mission et il est reconnu comme expert de
devrait préciser, si nécessaire, les connaissances haut niveau dans son domaine. Le spécialiste est
linguistiques (langues nationales/locales) pleinement informé des dernières avancées dans
requises pour une communication adéquate sa discipline.
dans le pays de la mission. Des points seront
b) Adéquation à la mission
seulement attribués pour la langue locale.
• Médiocre. L’expert proposé n’a jamais – ou
Dans la notation des consultants nationaux,
seulement de façon occasionnelle – occupé un
il conviendra d’évaluer leur connaissance de
poste similaire à celui prévu dans la mission.
l’une des principales langues de travail du
Ses qualifications ne correspondent pas
FIDA, au lieu de la langue locale.
étroitement au poste qui lui est assigné. (Par
Pour autant que les membres essentiels du personnel exemple, le poste exige un directeur de projet
soient admissibles62, ils devront être évalués sur la très expérimenté, alors que la personne proposée
base de leur compétence et des qualités requises est d’un niveau relativement moins élevé et peu
pour le poste, indépendamment de leur nationalité. expérimentée).
Les qualifications du chef d’équipe seront évaluées • Satisfaisant. L’expérience de l’expert proposé
très attentivement, parce que ce poste joue un rôle correspond au poste qui lui est assigné; au cours
clé dans la mission. Si le chef d’équipe doit exercer des dix années précédentes, voire davantage, il
à la fois les fonctions de chef de projet et d’expert, a occupé avec succès des postes semblables à
ses qualifications devront être évaluées pour celui offert dans cette mission dans au moins
chacune des deux fonctions, et les notes attribuées un projet de même nature. Les compétences de
aux deux fonctions proportionnellement au temps l’expert proposé (dans le domaine professionnel
consacré à chacune d’elles (si les deux fonctions ou dans celui de la gestion, selon les exigences
se chevauchent). Des notes complètes ne seront du poste offert) sont adéquates pour le poste.
attribuées à chaque fonction que si elles peuvent être • Bon. Les qualifications de l’expert sont adéquates
clairement distinguées l’une de l’autre sans affecter pour le poste offert; au cours des dix années
la qualité des services. précédentes, il a occupé plusieurs postes
semblables dans des missions similaires; ses
Le comité d’évaluation devra déterminer, pour
compétences (dans le domaine professionnel ou
chacun des trois critères secondaires, la définition
dans celui de la gestion) coïncident parfaitement
de chacune des catégories indiquées.
avec le poste et avec les caractéristiques de
On trouvera ci-après un exemple de définition des la mission.
quatre catégories pour chacun des trois critères • Excellent. Outre qu’il répond aux critères
secondaires cités ci-dessus. énumérés à l’alinéa ci-dessus (“Bon”), l’expert
possède des qualifications et une expérience
a) Qualifications générales
sensiblement supérieures à celles requises pour
• Médiocre. L’expert proposé possède moins de dix
des postes semblables au poste envisagé.
années d’expérience pertinente.
• Satisfaisant. L’expert proposé possède dix années c) Expérience de la région et de la langue
ou plus d’expérience professionnelle globale (cet exemple concerne le personnel expatrié):
pertinente à la mission, ainsi que les diplômes • Médiocre. L’expert proposé n’a jamais – ou
universitaires et la formation adéquats. seulement de façon occasionnelle –, travaillé
dans des pays semblables à celui où doit se
dérouler la mission et sa connaissance de la
langue locale est insuffisante pour lui permettre
de communiquer correctement, oralement et
par écrit.
62 Suivant la définition qui en est donnée dans les Directives du FIDA concernant la passation des marchés.
160 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
Module L9: Prorogation de la validité
des offres
Objet du module
Ce module cite quelques unes des principales questions à envisager lorsqu’on demande aux
soumissionnaires de proroger la validité de leurs offres.
Champ d’application
Tous les cas où la prorogation de la validité des offres devra être demandée.
La durée de validité des offres mentionnée dans Les soumissionnaires doivent accepter ou refuser
le document d’invitation devrait normalement être de proroger la validité de leurs offres, mais ils ne
suffisante pour permettre au comité d’évaluation sont pas autorisés, s’ils acceptent la prorogation,
d’entreprendre les évaluations technique et à modifier leur proposition financière, ni aucun
financière ainsi que de les faire approuver et autre élément de leur proposition.
à l’entité acheteuse de passer un marché. Par
Si un consultant ne souhaite pas proroger la validité
conséquent, la validité des offres ne devrait
de son offre, elle sera retirée de l’évaluation.
normalement pas être prorogée.
Dans les cas où une garantie de soumission est
Si, toutefois, une telle prorogation s’avère nécessaire,
requise, les soumissionnaires qui prorogent la
tous les soumissionnaires encore concernés par le
validité de leurs offres doivent également proroger,
processus d’évaluation devront être invités, par écrit,
de la même durée, la validité de leur garantie de
à proroger la validité de leurs offres pour une durée
soumission. Un soumissionnaire est libre de refuser
supplémentaire spécifiée. Cette demande devra être
de proroger la validité de son offre, sans perdre son
formulée dans un délai raisonnable avant la date
éventuelle garantie de soumission.
d’expiration de la validité des offres, pour laisser un
temps suffisant à la réception des réponses. Dans un souci d’impartialité et de transparence,
la date limite des réponses aux demandes de
La demande sera formulée de telle manière qu’une
prorogation de la validité des offres devra être traitée
absence de réponse sera considérée comme un refus
de la même manière que la date de clôture des
de prorogation de la validité de l’offre. Un modèle
offres. Seules les réponses positives reçues par écrit
de demande de prorogation est joint, pour référence,
avant la date limite seront prises en considération.
au présent module.
Les réponses parvenant après cette date ne seront
pas retenues.
Module
Module
Module L1: Comités A:FIDA
L9: VueetManuel
règlesde
d’ensemble
Prorogation
d’évaluation de passation
la du des
cycle
validité
générales marchés
du
des projet
offres
d’évaluation 161
*** Modèle de demande de prorogation de la validité ***
Nous faisons référence à votre offre ci-après et nous demandons par la présente de
proroger la validité de cette offre, ainsi que la garantie de soumission [supprimer si l’appel
d’offres ne prévoyait pas de garantie de soumission], afin de nous permettre de mener à bien
le processus d’évaluation.
Référence du marché:
Objet du marché:
Référence de votre offre:
Validité originale de l'offre :
Nouvelle date de validité de l'offre
Indiquer la nouvelle date de validité proposée
demandée:
N° de la garantie de soumission:
Supprimer si la garantie de soumission n'était pas
Date d'expiration de la garantie de requise
soumission demandée:
Veuillez noter que, dans le cas où vous ne souhaiteriez pas proroger la validité de votre offre:
1) votre offre sera retirée du processus d’évaluation;
2) vous ne perdrez pas votre garantie de soumission, qui vous sera restituée à sa date originale
d’expiration. [supprimer s’il n’était pas prévu de garantie de soumission]
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir confirmer votre décision en remplissant la Partie A ou
la Partie B du projet de lettre ci-joint et en nous la faisant parvenir avant le _________________________
[indiquer la date limite de réception des réponses]. Si nous ne recevons pas, d’ici à cette date, votre
confirmation de la prorogation de validité, nous considérerons que vous ne souhaitez pas proroger la
validité de votre offre et votre offre sera retirée du processus d’évaluation.
PARTIE A: Nous acceptons de proroger la validité de notre offre et celle de la garantie de soumission
[supprimer si l’appel d’offres ne prévoyait pas de garantie de soumission], comme demandé et nous
reconfirmons comme suit:
N° de la garantie de soumission:
Date d'expiration de la garantie de Supprimer si la garantie de soumission n'était pas requise
soumission demandée:
Nom Signature
Fonction Date
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
PARTIE B: Nous ne sommes pas en mesure de proroger la validité de notre offre comme demandé.
Ce faisant, nous comprenons que l’éventuelle garantie de soumission déposée en rapport avec cette
offre ne sera pas perdue et qu’elle nous sera restituée à sa date originale d’expiration.
Nom Signature
Fonction Date
162 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
Module L10: Post-sélection
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des avis sur le processus de post-sélection
dans le cadre du processus d’évaluation des offres.
Champ d’application
Ce module s’applique à la passation des marchés concernant les biens, les travaux et les services autres
que les services de consultants.
Avantages Inconvénients
Présélection – aide à l'établissement de la liste restreinte – retarde la publication initiale des appels d'offres
– permet de réduire le temps d'évaluation, puisque
tous les soumissionnaires inscrits sur la liste
restreinte répondent aux critères minimaux
– permet aussi une économie de temps au stade
de l'attribution du marché, puisqu'il peut aller
rapidement de l'avant sans que soit nécessaire
une longue post-sélection
Post-sélection – les appels d'offres peuvent être publiés – une évaluation peut être entreprise à propos de
rapidement, sans passer par le processus de soumissionnaires dont il s'avère ensuite qu'ils ne
présélection conviennent pas
– peut entraîner des retards entre l'attribution
du marché et la passation du contrat en cours
d'exécution
164 FIDA
Vue Manueldesdesoumissions
d’ensemble
Évaluation passation des marchés
Module L11: Annulation de la procédure
de passation des marchés après
l’ouverture des plis
Objet du module
Ce module présente une procédure opérationnelle standard pour l’annulation de la procédure de passation
des marchés avant l’adjudication d’un marché.
S’il s’avère nécessaire d’annuler un besoin après l’adjudication du marché, on utilisera le Module N3.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les types de passation de marchés. On notera que lorsque la méthode
de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les Directives de la
Banque mondiale concernant l’annulation de la passation des marchés après l’ouverture des plis qui
s’appliqueront.
Champ d’application
Ce module s’applique aux marchés concernant les biens, les travaux, les services de consultants et les
services autres que les services de consultants.
Module FIDA
ModuleA:M1: Manuel
VueLettres de passation
d’ensemble
d’acceptation
du cycledes
des
dumarchés
projet
offres 167
– la date de la lettre d’acceptation de l’offre; La lettre devra être signée par le signataire
– le numéro de référence de la transaction et autorisé de l’entité acheteuse et préciser que le
une description succincte des biens, travaux soumissionnaire devra accuser réception de la lettre
ou services à acheter; d’acceptation de l’offre et confirmer qu’il entreprend
– la date et l’éventuel numéro de référence de l’exécution du marché.
l’offre du soumissionnaire;
Dans le cas des services de consultants, la lettre
– une référence aux éventuelles modifications
d’acceptation de l’offre devra inclure:
de l’offre résultant d’éclaircissements ou de
– le nom et l’adresse de l’entité acheteuse, qui
corrections et aux éventuels articles exclus du
est partie au contrat;
marché ou aux révisions des quantités, ou à
– le nom et l’adresse du soumissionnaire/
tout autre détail;
consultant;
– la monnaie et le prix total du marché;
– la date de la lettre d’acceptation de l’offre;
– la formule: “la lettre d’acceptation de l’offre
– le numéro de référence de l’offre acceptée;
constitue un contrat entre l’entité acheteuse et le
– la formule: “la lettre d’acceptation de l’offre
soumissionnaire jusqu’au moment où un contrat
constitue un contrat entre l’entité acheteuse et le
formel sera signé et où le soumissionnaire signera
soumissionnaire sous réserve de la conclusion des
un contrat et fournira l’éventuelle garantie de bonne
négociations à leur satisfaction mutuelle”;
exécution requise dans un délai n’excédant pas
– la date et l’heure des négociations proposées.
14 jours à compter de la date de la lettre
d’acceptation de l’offre”. La lettre devra être signée par le signataire
autorisé de l’entité acheteuse et préciser que le
soumissionnaire devra accuser réception de la lettre
d’acceptation de l’offre et confirmer qu’il participera
aux négociations à la date et l’heure spécifiées
dans l’avis.
4. Documents à conserver
Une copie de la lettre d’acceptation de l’offre,
ainsi qu’une copie de l’approbation de la lettre par
l’autorité habilitée, devront être conservées dans
le dossier de l’appel d’offres. La preuve de l’envoi
de l’avis doit aussi être conservée dans le dossier
de l’appel d’offres; ce point est d’une importance
capitale, étant donné que le marché entre en vigueur
au moment de l’expédition de l’avis.
168 FIDAd’ensemble
Manuel
Attribution
Vue dude passation des marchés
marché
Module M2: Négociation relative aux
services de consultants
Objet du module
Les indications présentées dans ce module concernent les conditions dans lesquelles des négociations
sont permises, les domaines pouvant faire l’objet de négociations et la procédure à suivre pour engager
des négociations avec un consultant.
Champ d’application
Ce module s’applique uniquement aux marchés relatifs aux services de consultants.
64 Voit le Module H3.
170 FIDAd’ensemble
Manuel
Attribution
Vue dude passation des marchés
marché
Après les négociations, les recommandations 5. Documents à conserver
adressées à l’autorité compétente peuvent inclure
Toutes les négociations doivent faire l’objet
l’une ou l’autre des propositions suivantes:
d’un compte-rendu qui devra être conservé dans
1. passer à l’attribution du marché à l’adjudicataire, le dossier de l’appel d’offres détenu par l’entité
en y intégrant les révisions agréées au cours des acheteuse. Ce compte-rendu devra inclure, au
négociations; minimum:
– le nom du soumissionnaire avec lequel se
2. réviser les objectifs des négociations et les
sont tenues les négociations et les noms de ses
poursuivre sur des domaines spécifiés;
représentants;
3. mettre un terme aux négociations, lorsqu’elles – les noms de tous les agents de l’entité acheteuse
n’ont pas permis de parvenir à un contrat ayant participé aux négociations;
acceptable, rejeter le soumissionnaire et – le lieu, la date et l’heure des négociations;
attribuer le marché au soumissionnaire classé au – les domaines ayant fait l’objet d’une négociation
deuxième rang ou entreprendre des négociations et les principaux points ou demandes formulés
avec lui; par les deux parties;
4. annuler la procédure de passation du marché, – l’accord final réalisé dans chaque domaine
lorsqu’on estime que le document d’invitation de négociation;
original présentait des failles, que le besoin a – les points éventuels sur lesquels l’accord n’a
changé, ou que le budget est insuffisant par pas pu se faire, ou qui exigent une poursuite
rapport au besoin (voir le Module L11). des discussions.
Les résultats des négociations et les Le compte-rendu des négociations doit être signé
recommandations qui en découlent, doivent être par tous les agents de l’entité acheteuse ayant
approuvés à l’échelon compétent au sein de l’entité participé aux négociations et par le représentant
acheteuse, avant que le marché ne soit attribué ou du soumissionnaire.
que tout autre engagement ne soit pris vis-à-vis Toute autre correspondance ou information en
d’un soumissionnaire. rapport avec les négociations devra également être
conservée dans le dossier d’appel d’offres, y compris
les lettres invitant le soumissionnaire à négocier et
la préparation, par l’entité acheteuse, de sa position
de négociation.
Champ d’application
Ce module s’applique aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que
les services de consultants.
172 FIDAd’ensemble
Manuel
Attribution
Vue dude passation des marchés
marché
4. compiler le document de marché complet, en
incluant tous les documents nécessaires dans
le bon ordre. S’assurer que le contrat n’inclut
aucune nouvelle modalité ou condition qui ne
faisait pas partie du dossier d’appel d’offres ou
qui n’aient pas été ensuite discutées et agréées
avec le soumissionnaire. Il appartient au fondé
de pouvoir signant le contrat de s’assurer que le
document est conforme à la recommandation
contenue dans le rapport d’évaluation approuvé;
5. préparer le nombre requis d’exemplaires
du contrat approuvé et relier ou fixer les
pages de telle manière qu’elles ne puissent
pas être remplacées ou perdues. Le nombre
d’exemplaires sera au minimum de deux – un
pour le fournisseur et un pour l’entité acheteuse.
(La bonne pratique veut qu’une fois les deux
exemplaires signés par l’entité acheteuse, une
photocopie soit faite du document de marché,
afin qu’il y ait un enregistrement des deux
exemplaires envoyés au soumissionnaire. Cette
photocopie sera conservée dans le dossier jusqu’à
ce que l’un des exemplaires soit contresigné et
renvoyé par le soumissionnaire);
6. le signataire autorisé signera, au nom de l’entité
acheteuse, tous les exemplaires du contrat;
7. envoyer tous les exemplaires du contrat au
fournisseur, accompagnés d’une lettre de
couverture lui donnant pour instruction de
contresigner tous les exemplaires, d’en conserver
un pour ses dossiers et de renvoyer tous les autres
exemplaires signés à l’entité acheteuse.
Le document de marché original signé et renvoyé
par le fournisseur doit être conservé en lieu sûr et
une copie placée, pour référence, dans le dossier
de l’appel d’offres.
Champ d’application
Ce module s’applique aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que les
services de consultants.
174 FIDAd’ensemble
Manuel
Attribution
Vue dude passation des marchés
marché
Les lettres de compte-rendu devront préciser le 3.4 Si la proposition a été rejetée au cours
stade du processus d’évaluation auquel l’offre a été de l’évaluation financière
rejetée: examen préliminaire, évaluation détaillée
ou évaluation financière. La lettre indiquera:
– pour les biens, les travaux ou les services
3.1 Si l’offre a été rejetée au cours de autres que les services de consultants, que le
l’examen préliminaire soumissionnaire n’a pas présenté l’offre la plus
avantageuse répondant au besoin;
La lettre contiendra un bref énoncé de la ou des – pour les services de consultants évalués par la
raison(s) du rejet. Par exemple: méthode SFQC, que le soumissionnaire n’a
– votre garantie de soumission n’a pas été émise pas soumis la proposition offrant la meilleure
par une institution acceptable; combinaison de qualité et de prix;
– votre offre n’a pas été signée et autorisée; ou – pour les services de consultants évalués par la
– votre offre n’était pas valide pour la période méthode SMC, que le soumissionnaire n’a pas
requise. présenté l’offre la plus avantageuse ayant obtenu
la note qualificative minimale.
3.2 Si l’offre concernant des biens, des
travaux ou des services autres que les Le prix du contrat aura déjà été communiqué dans
services de consultants a été rejetée au la lettre de notification aux soumissionnaires non
retenus et, pour les services de consultants, les
cours de l’évaluation détaillée
notes techniques et les prix auront été lus lors de
La lettre contiendra un bref énoncé des motifs pour l’ouverture des plis contenant les offres financières.
lesquels l’offre n’a pas répondu à la norme ou à la L’entité acheteuse pourra néanmoins reproduire ces
spécification technique requise ou était inacceptable détails dans les lettres de compte-rendu, par souci
du point de vue commercial. Par exemple: d’exhaustivité.
– votre offre ne répondait pas à la spécification,
étant donné que la taille du moteur était Une fois envoyée la lettre de compte-rendu, aucun
insuffisante; autre débat ou discussion ne devra être entrepris
– votre offre ne répondait pas à la spécification, avec le soumissionnaire.
étant donné que la vitesse du processeur était
insuffisante;
– les modalités de paiement proposées dans votre
offre ne correspondaient pas aux conditions
énoncées dans le document d’invitation et
n’ont pas été jugées acceptables par le comité
d’évaluation; ou
– votre personnel de supervision ne possède pas
les qualifications adéquates ou l’expérience
suffisante pour le marché.
FIDA
Module M4: Rejet des offres et compte-rendu
Module
ModuleA:M1:
Vue
auxManuel
Lettres de passation
d’ensemble
soumissionnaires
d’acceptation
du cycledes
non marchés
des
du
retenus
projet
offres 175
Module M5: Passation du marché, entrée
en vigueur et prise d’effet
Objet du module
Ce module présente la procédure générale de prise d’effet d’un marché, après la publication d’un document
de marché ou l’émission d’un bon de commande.
Champ d’application
Ce module s’applique aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que les
services de consultants.
176 Manuel de du
Attribution
Vue passation
marchédes marchés
d’ensemble
3.1 Mobilisation du marché 4. Processus de base
Les marchés de services de consultants et de 1. S’assurer que le marché a été attribué
travaux comprennent souvent une période de correctement et conformément à la procédure
mobilisation débutant à l’entrée en vigueur du mentionnée dans le document d’invitation.
marché. Cette période va de l’entrée en vigueur au
2. S’assurer qu’un exemplaire signé du marché ou
début effectif des activités ou des objectifs premiers
qu’une confirmation de la commande a été reçue
du marché. Dans le cas des services de consultants,
du fournisseur et que la passation du marché a
la mobilisation consisterait à rassembler l’équipe
été correctement effectuée.
de consultants désignés, à organiser, en prenant les
dispositions à cet effet, leur transfert vers le pays 3. S’assurer que la réalisation des conditions
d’affectation et à leur permettre de se constituer en d’entrée en vigueur a été achevée, ou au moins
équipe opérationnelle dans le pays avant d’entamer entamée, par l’entité acheteuse (garantie de
le travail pour lequel ils ont été choisis. Pour les bonne exécution ou garantie pour paiement
marchés de travaux, il s’agirait du délai nécessaire, anticipé reçue du fournisseur).
à partir de l’entrée en vigueur, pour la mise en place
4. S’assurer que l’entité acheteuse répond aux
et l’organisation des ressources nécessaires au début
éventuelles conditions immédiates d’entrée
des travaux en termes de spécialistes, d’équipes
en vigueur (versement d’un paiement anticipé,
et d’équipement sur le site. Il est rare qu’une
ouverture d’une lettre de crédit ou aide à
mobilisation fasse partie des caractéristiques des
l’obtention de visas pour le personnel étranger
marchés concernant les biens.
du fournisseur, etc.).
5. Aborder les éventuels problèmes de mobilisation
que rencontreraient le fournisseur/l’entrepreneur
ou les consultants (accès au site des travaux,
mise à disposition d’un bureau pour les
consultants/entrepreneurs, préparation de
lettres d’introduction à l’attention des services
gouvernementaux parties à une étude/enquête,
etc.).
6. Préparer tout autre élément qui pourrait
être nécessaire en vue du début des tâches
contractuelles effectives et qui permettra au
fournisseur/entrepreneur ou au consultant de
produire les résultats attendus.
Tous les documents se rapportant à l’attribution
du marché, à sa passation, à son entrée en vigueur
et, le cas échéant, à sa mobilisation devront être
conservés dans le dossier de l’appel d’offres de
l’entité acheteuse.
Champ d’application
Une bonne gestion est nécessaire pour tous les marchés; c’est pourquoi les conseils qu’il contient
s’appliquent au même titre aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres
que les services de consultants.
180 FIDAd’ensemble
Manuel
Gestion
Vue de passation des marchés
du contrat
biens ou après les travaux de construction. Le règlement d’une réclamation peut aussi résulter
Les réclamations au titre de la garantie sont par d’une négociation, selon la raison ou l’origine
conséquent adressées au fournisseur, au fabricant de la défaillance ou du manque de conformité.
ou à l’entrepreneur pour qu’ils remédient Les fournisseurs remédieront habituellement aux
aux défauts; erreurs qui leur sont imputables; on peut s’attendre
– les demandes d’indemnisation sont des à ce que l’entité acheteuse doive, dans certains cas,
réclamations adressées à la compagnie reconnaître ses propres défaillances s’il semble
d’assurance en cas de perte d’articles ou de qu’elle puisse en être en partie responsable.
réception d’articles endommagés.
Si un règlement amiable n’est pas possible, on
L’action à entreprendre dans l’un ou l’autre de ces pourra faire appel à des modes plus formels de
cas de réclamations devra être envisagée en fonction résolution des différends, évoqués dans le
de leurs propres mérites, mais elle comportera en Module O.
général les tâches suivantes:
– détermination d’un motif de réclamation: à 2.5 Modifications du marché
la réception d’un rapport de défaillance ou Lorsque des modifications doivent être apportées
de manque de conformité, l’entité acheteuse au marché, à un stade quelconque, on consultera le
devra déterminer s’il y a lieu de formuler une Module N2 pour davantage de précisions.
réclamation et, dans l’affirmative, déterminer
la catégorie de réclamation (soit relevant de
2.6 Achèvement du marché
l’assurance, soit livraison incomplète, étant
donné qu’il est peu probable que ces rapports Le Module N3 présente des indications sur les
puissent révéler des défauts relevant de la questions en rapport avec l’achèvement du marché.
clause de garantie). Les rapports devront faire
l’objet d’une analyse plus poussée, et être 3. Dossiers à conserver
examinés ou discutés avec l’utilisateur final avant
Toute la correspondance et la documentation
qu’une réclamation ne soit adressée à la partie
relative à la gestion du marché devra être conservée
concernée;
dans le dossier de l’appel d’offres. On conservera,
– dépôt d’une réclamation: lorsque l’on considère
en particulier:
que la réclamation doit prendre la forme d’une
– toutes les factures et autres documents de
demande d’indemnisation, les dispositions
paiement;
nécessaires seront prises pour fournir à l’agent
– toute la documentation relative à l’exécution
local de la compagnie d’assurance des précisions
du marché, comme les bons de livraison, les
sur cette demande et des données factuelles à
rapports d’activité et autres produits attendus;
l’appui de la demande;
– toutes les révisions du marché;
– si la réclamation se rapporte à une livraison
– toutes les modifications du marché;
incomplète ou excédentaire, une communication
– tous les documents se rapportant aux
sera adressée au fournisseur exposant les faits
réclamations formulées au titre du marché, y
concernant la livraison incomplète et demandant
compris les réclamations au titre de la garantie;
ses propositions de mesures correctives;
– tous les documents se rapportant aux différends
– si la réclamation est formulée au titre de la
liés au marché et à leur résolution.
garantie, une communication sera adressée au
fournisseur exposant les faits et demandant ses
propositions de mesures correctives;
– règlement d’une réclamation: les fournisseurs
apporteront dans leur majorité une réponse
à une réclamation lorsqu’ils sont à l’évidence
fautifs. Le règlement de chaque réclamation
dépendra de la précision et de la solidité des faits
et de l’exhaustivité des spécifications techniques
figurant dans le marché.
182 FIDAd’ensemble
Manuel
Gestion
Vue de passation des marchés
du contrat
Annexe B au Module N1: Tâches relatives
à la gestion des marchés de travaux
Lorsqu’il est fait appel à un directeur de projet, – signaler à l’entité acheteuse tout problème
l’entité acheteuse doit: contractuel ou toute demande de modification
– veiller à ce que le rôle du directeur de projet du marché;
soit clairement défini et en particulier les – s’assurer que les factures à payer et les pièces
pouvoirs dont il dispose pour décider de justificatives sont exactes et prendre les mesures
révisions du marché ayant pour résultat des en vue du paiement;
changements dans le coût total du marché, sa – gérer toutes les garanties, comme la garantie de
date d’achèvement, la qualité et la conception bonne exécution ou les garanties de paiement,
des travaux et le règlement des différends; en s’assurant qu’elles sont conservées en lieu
– prendre les dispositions nécessaires pour se sûr, que les prorogations de leurs dates de
tenir informée de l’avancement du marché, des validité sont obtenues en temps opportun, le cas
révisions décidées et des éventuels différends; et échéant, en réduisant leur valeur si nécessaire et
– désigner en son sein un gestionnaire du en les libérant rapidement une fois que toutes les
marché, qui sera le point de contact du directeur obligations ont été remplies;
de projet. – s’assurer que toutes les dispositions concernant
la réception définitive et la mise à disposition
Ce gestionnaire du marché sera généralement
sont menées à bien et documentées de façon
responsable des tâches suivantes:
satisfaisante; et
– s’assurer que les dates effectives de mobilisation
– s’assurer que tous les dessins définitifs, manuels,
et d’achèvement sont fixées en accord avec le
etc. sont reçus et conservés en un lieu approprié.
fournisseur, sur la base de la date d’entrée en
vigueur du marché;
– suivre l’avancement général des travaux et la
performance du directeur de projet;
– soumettre à l’autorité désignée, pour
approbation, les éventuelles demandes de
révision du marché ne relevant pas de l’autorité
du directeur de projet;
184 FIDAd’ensemble
Manuel
Gestion
Vue de passation des marchés
du contrat
Module N2: Modifications du marché
Objet du module
Ce module présente des indications générales relatives aux modifications à apporter à un marché, le cas
échéant, au cours de sa période d’exécution.
Champ d’application
Les conseils que contient ce module s’appliquent au même titre aux biens, aux travaux, aux services de
consultants et aux services autres que les services de consultants.
Module A:FIDA
Module Manuel
VueModule de
N1:passation
d’ensemble
N2: Modifications
Gestion
du cycledes marchés
dudu
marché
projet 185
7. Préparer le nombre requis d’exemplaires de la 3. Dossiers à conserver
modification du marché approuvée. Le nombre
Une copie de toutes les modifications du marché,
d’exemplaires sera d’au moins deux – un pour le
signée par les deux parties, ainsi que l’approbation
fournisseur et un pour l’entité acheteuse.
de chaque modification par l’autorité compétente,
8. Tous les exemplaires de la modification du devront être conservées dans le dossier de l’appel
marché devront être signés par le signataire d’offres.
autorisé au nom de l’entité acheteuse.
9. Envoyer tous les exemplaires de la modification
du marché au fournisseur, accompagnés d’une
lettre de couverture lui donnant pour instruction
de contresigner tous les exemplaires, d’en
conserver un pour ses dossiers et de renvoyer
tous les autres exemplaires signés à l’entité
acheteuse.
186 Manuel de
du passation
contrat des marchés
Vue d’ensemble
Gestion
*** Modèle proposé de modification du marché ***
Date de la modification:..................................................................................................................................
Objet:..................................................................................................................... ………………………………
Référence du marché:.....................................................................................................................................
Nous faisons référence au marché cité ci-dessus passé entre [nom du fournisseur/entrepreneur/
consultant] et le Gouvernement de ………………. en date du ………………. pour [la fourniture/la
construction/la prestation] de [inscrire l’objet du marché] et annonçons par la présente la modification
suivante:
Les articles énumérés ci-après doivent être ajoutés au marché et y constituent de nouveaux articles:
Le prix total du marché est, par la présente, [augmenté/diminué] de [indiquer le montant de l’augmentation/
la diminution de la valeur du marché], ce qui, en conséquence, [augmente/diminue] le prix total du marché
par rapport à son montant actuel de [indiquer le prix du marché avant la modification] pour le porter au
nouveau montant de [indiquer le nouveau prix du marché] [inclure les Incoterms si le marché porte sur
des biens].
Nous vous prions de bien vouloir signer un exemplaire de cette modification et nous le renvoyer, en signe
d’acceptation de cette modification.
................................................................................. .................................................................................
Signataire autorisé pour Signataire autorisé pour et au nom de (le fournisseur)
.................................................................................
Module A:FIDA
Module Manuel
VueModule de
N1:passation
d’ensemble
N2: Modifications
Gestion
du cycledes marchés
dudu
marché
projet 187
Module N3: Achèvement du marché
Objet du module
Ce module présente un bref aperçu général de la procédure à suivre pour achever un contrat et procéder
à la clôture du dossier de l’appel d’offres une fois remplies toutes les obligations contractuelles des deux
parties.
Champ d’application
Les conseils que contient ce module s’appliquent au même titre aux biens, aux travaux, aux services de
consultants et aux services autres que les services de consultants.
188 FIDAd’ensemble
Manuel
Gestion
Vue de passation des marchés
du contrat
Module N4: Résiliation d’un marché
Objet du module
Ce module présente la procédure générale à suivre en vue de la résiliation d’un marché après son
adjudication.
Lorsqu’un appel d’offres doit être annulé avant l’attribution d’un marché, la procédure à appliquer est celle
décrite dans le Module L11.
Champ d’application
Les conseils que contient ce module s’appliquent au même titre aux biens, aux travaux, aux services de
consultants et aux services autres que les services de consultants.
FIDA Manuel
Module A:Module
VueModule de
N1:passation
d’ensemble
N4: Résiliation
Gestion des
du cycle
d’un marchés
dudu
marché
projet 189
– Résiliation pour force majeure: la plupart des 6. Émettre l’avis de résiliation et s’assurer qu’il
marchés comportent une clause permettant est bien reçu par le fournisseur.
à l’entité acheteuse de résilier le marché si le
7. Prendre les éventuelles mesures de suivi
fournisseur n’a pas été en mesure de l’exécuter
nécessaires – et notamment effectuer les
pendant une période de temps donnée, par suite
paiements dus au fournisseur en vertu du
d’un événement constituant un cas de force
marché – et signaler au FIDA et aux autorités
majeure. Dans ces cas, l’entité acheteuse doit
nationales compétentes l’inexécution ou les
normalement payer tous les biens, travaux ou
actes de corruption accomplis par le fournisseur,
services achevés de manière satisfaisante avant
l’entrepreneur ou le consultant.
la date de résiliation, ainsi que toutes autres
dépenses encourues par le fournisseur. 8. Si un fournisseur conteste l’avis de résiliation,
la question relèvera alors d’un processus de
L’entité acheteuse doit noter qu’un marché donne
règlement des différends, traité dans le
aussi au fournisseur des motifs de résiliation,
Module O.
parmi lesquels on trouvera notamment le défaut
de paiement par l’entité acheteuse de montants en
souffrance depuis une période de temps spécifiée, 4. Dossiers à conserver
la force majeure, ou le fait que l’entité acheteuse Une copie de l’avis de résiliation du marché, ainsi
ne se soit pas conformée à un accord conclu dans qu’une copie de l’approbation de cette résiliation
le cadre d’un arbitrage ou d’un autre mécanisme par l’autorité compétente devront être conservées
de résolution des différends. dans le dossier de l’appel d’offres.
On devra également conserver dans le dossier de
3. Étapes de base l’appel d’offres toute autre correspondance ou
Si la résiliation d’un marché est envisagée, on suivra documentation relative à la résiliation.
les étapes de base ci-après.
1. Analyser le marché ou le bon de commande, 5. Étapes suivantes
pour confirmer les dispositions du marché Aucune autre mesure n’est nécessaire après la
relatives à la résiliation. Déterminer lequel des résiliation d’un marché.
motifs de résiliation sera utilisé et s’assurer que
Toute nouvelle procédure de passation des marchés
l’entité acheteuse est suffisamment justifiée à
destinée à remplacer le marché résilié devra être
utiliser le motif choisi. Solliciter un avis juridique
traitée comme un processus de passation des
avant de poursuivre.
marchés totalement distinct et démarrer au stade
2. Évaluer le montant qui sera dû, le cas échéant, de la demande. On analysera les causes de la
au fournisseur après la résiliation. résiliation du marché et on veillera à ce qu’elles ne
3. Préparer une note officielle annonçant se reproduisent pas dans tout nouveau processus
clairement la résiliation du marché et indiquant de passation des marchés.
les motifs invoqués pour cette résiliation.
4. Obtenir de l’autorité compétente qu’elle
approuve la note et les motifs de la résiliation.
S’assurer que l’autorité compétente est informée
des éventuelles dépenses liées à la résiliation
du marché.
5. Consulter le FIDA à propos de la résiliation et
obtenir son accord.
190 FIDAd’ensemble
Manuel
Gestion
Vue de passation des marchés
du contrat
Module O: Plaintes et différends
Objet du module
Ce module présente des indications générales relatives au traitement des plaintes. Les plaintes peuvent
avoir de nombreuses causes, mais le présent module s’intéressera aux deux types les plus courants de
plaintes ou de différends, à savoir:
– ceux émanant de soumissionnaires non retenus ou mécontents; et
– ceux surgissant entre les parties au marché.
Si d’autres types de plaintes se manifestent, les principes généraux de ce module peuvent toujours être
adoptés de manière générique.
Champ d’application
Ce module s’applique si, en cas de plainte ou de différend, il n’existe pas de dispositions nationales ou si
l’on a estimé que ces dispositions ne conviennent pas au projet.
1. Plaintes émanant des Enfin, une plainte peut être déposée devant un
soumissionnaires non retenus tribunal si une solution n’a pas pu être trouvée
par la procédure officielle.
Dans cette procédure, les soumissionnaires éventuels
ou effectifs peuvent se plaindre d’un manquement Le processus type, en cas de plainte, comportera
à une obligation de la part de l’entité acheteuse deux étapes.
dans la mise en œuvre d’une passation de marché Étape 1 – Entité acheteuse
spécifique au titre des règles applicables en matière
de passation des marchés ou du dossier d’appel Si un marché n’est pas encore entré en vigueur,
d’offres. aucune attribution de marché ne peut intervenir tant
que le processus de règlement de la plainte n’a pas
De nombreux pays ont créé un organisme été achevé.
d’exécution pour les marchés publics, auquel
est confiée la responsabilité de la supervision L’entité acheteuse devra s’efforcer de trouver une
indépendante des procédures de plaintes qui solution sur la base d’un accord mutuel; en cas
ne peuvent pas être résolues entre les parties d’échec de cette tentative, le processus de passation
principales. du marché devra être suspendu et la plainte fera
l’objet d’une enquête. Une période est souvent
Demande d’examen. Une demande d’examen devra définie pour la conduite de l’enquête et la prise
normalement comporter: d’une décision. La durée de cette période suggérée
– des précisions sur le processus de passation de pourrait être de 5 jours ouvrables.
marché pertinent;
– des précisions sur les dispositions contenues Si la plainte est jugée fondée, le processus de
dans la réglementation en matière de passation passation du marché peut être annulé et la
des marchés ou sur les procédures d’appel procédure d’appel d’offres reprise; il peut aussi être
d’offres qui n’ont pas été respectées; nécessaire de procéder à une nouvelle évaluation
– des précisions sur l’omission ou la contravention; des offres.
– toute pièce justificative. Étape 2 – Autorité de régulation
Les demandes d’examen devront normalement être Si une décision écrite n’est pas communiquée dans
soumises dans un délai de 5 à 15 jours ouvrables à le délai prescrit, ou si le plaignant n’est pas satisfait
partir du moment où sont connues les circonstances de la décision, une nouvelle plainte peut alors être
en rapport avec la plainte. déposée devant l’Autorité de régulation.
192 FIDAd’ensemble
Manuel
Gestion
Vue de passation des marchés
du contrat
Participation de
la communauté la communauté
Participation de
Module P: Passation des marchés avec
la participation des communautés
Objet du module
Les Directives du FIDA concernant la passation des marchés prévoient la possibilité de passation de
marchés avec la participation des communautés et fournissent des indications générales sur les diverses
approches susceptibles d’être adoptées.
Ce module fait fond sur ces informations qu’il complète par des précisions sur:
– les avantages de la participation communautaire;
– les considérations devant intervenir dans la conception des projets;
– les modalités de passation des marchés et les fonctions des communautés.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA.
194 FIDAd’ensemble
Manuel de
Participation
Vue de la
passation des marchés
communauté
(iv) Compétences administratives Cette information aidera à déterminer les méthodes
et comptables de passation des marchés les plus appropriées et
le rôle et les responsabilités de la communauté dans
Évaluer les capacités de la communauté à le processus. Dans la détermination des besoins,
recevoir, à préserver, à utiliser et à justifier on établit habituellement une distinction entre les
l’utilisation de ressources collectives de façon biens, les travaux et les services. Il faut ensuite définir
fiable et déterminer les éventuels besoins de la nature, la quantité et le fournisseur pour chaque
formation et de renforcement des capacités. catégorie de marché.
Dans certains projets, le plan d’achats de la
(v) Intermédiaires
communauté peut faire partie d’un microplan établi
Déterminer la présence et la fonction par la communauté pour l’exécution du projet au
des intermédiaires (tels que centres niveau local. En pareil cas, le plan d’achats devra être
communautaires, coopératives, ONG, antennes examiné et approuvé par l’UCP en même temps que
de banques de développement rural, etc.) qui les microplans de la communauté.
opèrent au sein de la communauté.
5. Quantité et valeur des marchés
(vi) Analyse coût-avantages
Il est essentiel, pour la planification et la préparation
Établir le coût additionnel résultant de des marchés, d’estimer les quantités de biens ainsi
l’association de la communauté, et notamment que la nature et le montant des travaux et services
le coût de la formation, ainsi que les risques et qui devront être achetés avec la participation de
avantages quantifiables, tels que l’amélioration la communauté (voir le Module E). Si l’on prévoit
de la viabilité des activités du projet, une des marchés d’un montant important, il ne sera
plus grande efficacité de l’exploitation et de peut-être pas économique, rentable ou possible
l’entretien des équipements construits dans de respecter le principe général de l’ouverture à
le cadre des projets, et le partage des coûts. la concurrence prescrit par les Directives du FIDA
concernant la passation des marchés. Il ne faut
(vii) Contribution de la communauté envisager de participation communautaire que
des bénéficiaires lorsque le montant des marchés est approprié, en
Déterminer les possibilités de contribution fonction des capacités administratives et financières
de la communauté et recenser les éléments estimées de la communauté cible.
matériels et financiers de cette contribution Il est fréquent que, dans de nombreux projets
pour en tenir dûment compte dans l’estimation concernant l’agriculture et le secteur social, les
du coût et le plan de financement durant la quantités à acheter soient déterminées par la
conception du projet. demande, et qu’elles ne soient par conséquent pas
définies avant que le projet ne soit exécuté par le
4. Modalités de passation biais de sous-projets d’initiative communautaire.
des marchés En pareil cas, il peut être acceptable d’affecter une
partie du prêt à des “marchés indéterminés”, à
Une fois qu’on a établi qu’il est viable et souhaitable
condition qu’il existe un arrangement institutionnel
d’associer les groupes communautaires à la
bien défini en vertu duquel on pourra déterminer
passation des marchés dans le cadre du projet,
les différents besoins devant être financés par cette
l’étape suivante consiste à déterminer, aussi
partie du prêt et assurer le respect de l’obligation
clairement que possible, dans le cadre du projet ou
de rendre compte de l’emploi des fonds (projets
de la composante du projet pour laquelle on prévoit
d’entraide entrepris à l’initiative de la communauté
une participation communautaire, les éléments
bénéficiaire).
ci-après:
(i) les biens, travaux et services connexes à acheter;
(ii) le programme de passation des marchés, fondé
sur le calendrier et les objectifs d’exécution; et
(iii) le rôle à jouer par la communauté et/ou ses
représentants.
(iv) Aptitude à recevoir des fonds publics (i) Statut juridique de l’intermédiaire
L’emprunteur/le bénéficiaire est-il soumis Réglementation régissant l’enregistrement
à une réglementation qui empêcherait les (auprès de l’État ou de la communauté locale),
groupes communautaires de recevoir des fonds? le fonctionnement dans tel ou tel secteur,
Quelles sont les éventuelles dispositions en l’aptitude à recevoir des fonds publics et à
matière de vérification des comptes? Y a-t-il rendre compte de leur emploi et l’aptitude à
un établissement bancaire commercial et, participer au projet.
dans l’affirmative, quelles sont les procédures
permettant au groupe d’avoir accès aux fonds?
196 FIDAd’ensemble
Manuel de
Participation
Vue de la
passation des marchés
communauté
(ii) Rôle de l’intermédiaire (entrepreneur 9. Procédures et documentation
ou consultant) Les concepteurs de projets devront veiller à mettre
Si l’intermédiaire a uniquement un rôle en place des mécanismes simples mais fiables
de formation ou de supervision du groupe pour suivre les différentes étapes de la procédure
communautaire, il peut être engagé en qualité de passation des marchés, tels que publicité
de consultant conformément aux directives transparente pour les appels d’offres, ouverture à
relatives aux consultants. S’il doit faire fonction la concurrence (même au sein de la communauté),
d’agent d’exécution pour participer activement ouverture publique des plis, adjudication au moins-
à la construction d’infrastructures avec disant, etc., de façon à préserver dans toute la
l’emploi d’une main-d’œuvre communautaire, mesure du possible l’intégrité du processus. Il peut
il peut être préférable de l’engager en tant être nécessaire de simplifier et/ou d’uniformiser
qu’entrepreneur, soit au moyen d’un appel à les dossiers d’appel d’offres, les contrats, etc., pour
la concurrence transparent (s’il y a plusieurs faciliter leur compréhension et leur utilisation par
intermédiaires disponibles) conformément les membres de la communauté. Il faut autoriser
aux Directives du FIDA en matière de passation l’emploi de la ou des langues officielles de
des marchés, soit de gré à gré (s’il n’existe l’emprunteur pour la rédaction des documents et
qu’un seul intermédiaire opérant dans la des comptes rendus, mais ces documents devront
zone du projet). être traduits pour les besoins des examens
indépendants faits par le FIDA ou par des
(iii) Viabilité financière et capacités commissaires aux comptes. Il conviendra de prévoir
administratives des procédures appropriées pour le suivi et le
contrôle régulier des activités communautaires
Il convient d’examiner les principales de passation des marchés et pour l’établissement
sources de financement de l’intermédiaire, des comptes-rendus pertinents par la direction
son personnel, sa direction, ses capacités du projet.
administratives et son obligation de rendre
compte par le biais d’audits indépendants, etc.,
afin de sécuriser la gestion des fonds publics
pour le compte de la direction du projet et de
la communauté.