Cas MARJANE Holding

Sélection fournisseurs : cas d’une démarche centralisée au niveau du siège d’un

holding :

La procédure de référencement des fournisseurs chez Marjane Holding est décrite

comme suit :

La sélection se fait pendant des réunions de file au niveau du siège et ce une fois par
mois et par famille de produits, pour décider du référencement fournisseurs qui
répondrait le mieux aux attentes de l’organisation, du marché et du client.

Ce choix doit respecter un enchaînement précis et ceci pour les deux types d’achats
qui existent et qui sont :

 Les achats locaux c’est à dire pouvant être fournis par les fournisseurs locaux ;
 Les achats à l’import gérés par l’entrepôt MARJANE ;

L’enchainement du choix d’un fournisseur local est détaillé ci-dessous :

L’acheteur étudie les offres du fournisseur sur la base :

 des demandes spontanées effectuées par les fournisseurs,

 d’une recherche des fournisseurs proposant des produits vendus par la
concurrence mais pas par Marjane ou à la suite d’une mise à plat,
 éventuellement des visites effectuées chez le fournisseur pour voir si les
normes d’hygiène sont respectées, les conditions de stockage, l’assortiment
proposé, etc.

Il procède ensuite à la négociation des conditions commerciales relatives :

 au prix et à la qualité du produit proposé

 au droit d’entrée et coopérations commerciales,
 à la livraison de l’ensemble des magasins,
 le barème des prix unitaires,
 les réductions de prix,
 les remises,
 les conditions de règlement.
L’exhaustivité des offres est remise à la file.

La file est composée d’un directeur de file, de l’acheteur et des chefs du

département concerné, les critères de validations sont :

• la concordance aux attentes du marché par rapport au produit proposé

et à son prix,
• la qualité de ce produit : des démonstrations sont effectuées.

Ces critères sont fixés quantitativement et qualitativement par la direction achats et

validés par la DG.

Si la file est intéressée par le référencement de ce fournisseur, un dossier est préparé

pour le comité commercial. Ce dossier est constitué d’une fiche de référencement
du nouveau fournisseur, préparé par l’acheteur.

Le comité commercial, composé du directeur général du directeur des achats et des

directeurs des magasins, étudie toutes les demandes de référencement proposées
par la file quel que soit le département concerné même en cas de rejet du dossier par
la file. Les critères de validation sont identiques à ceux de la file. Le comité
commercial procède également à un arbitrage en cas de désaccord au sein de la file.

L’acheteur prépare l’accord avec le fournisseur pour la période allant de la date de

signature à la fin de l’année. Cet accord retrace en détails :

• les conditions générales de vente,

• les coopérations commerciales,

• les conditions de vente spécifiques,

• des informations complémentaires sur les normes techniques et le service après-

vente pour le département GPEM (grand et petit électroménager)

Sur la base de cet accord, un contrat est signé par le fournisseur, l’acheteur, la
direction des achats et la direction générale .L’acheteur prépare un dossier de suivi du
fournisseur composé :

 des tarifs annuels

  des courriers,
 des promotions

Il saisit les références du fournisseur dans le système COLD. La validation de la

saisie permet l’initialisation d’un numéro d’identification du fournisseur dans le
système de gestion commerciale, auquel l’acheteur associe le numéro de département
concerné. Un listing des modifications faisant apparaître les nouveaux produits est
édité et transmis par l’acheteur à la direction des achats et aux directeurs de magasin.

NB : la solution de ce cas n’est pas complète, elle est juste à titre indicatif et
n’inclue pas la totalité des outils dont l’auditeur doit faire usage, et elle ne
décortique pas toute la procédure décrite ci-haut mais aborde juste des exemples
qui en sont issus, toujours à titre indicatif.
Phase 1 : la phase de préparation :
1-La prise de connaissance :

Selon P.Schick (2010), voici un listing non exhaustif des éléments essentiels à viser
lors de la prise de connaissance d’une fonction (achats pour ce cas) :

Informations à receuillir Documents / personnes à

Consulter
Données socio-organisationnelles
* Données administratives
• Raison sociale
• Date de création
• Forme juridique
• Capital (+ évolution sur 3 ans)
• Registre de commerce
• Patente
• Identification fiscale
• N° d’affiliation à la CNSS
*Les actionnaires
• Liste
• Les liens de dépendance
*Enjeux de Marjane
*Objectifs stratégiques Marjane
*Opportunités globales
*Politique de développement
*L’importance de Marjane sur le marché
national et international
*Les données sur le secteur d’activité GMS
(Grandes Moyennes Surfaces)
*Structure et organigramme
* Nombre collaborateurs + évolution sur 3 ans.

Examen globale de l’activité de la direction

achats :
 Examen VTT : volume et type de
transactions :
*Les objectifs de la direction achats
*Volume des transactions
*Existence d’une politique d’achats
 *Cohérence avec la stratégie Marjane
*Cohérence avec la politique Marjane
*Structure de la direction achats
*Place de la direction dans la structure globale
*les liens de dépendance avec les autre
directions/services
 L’analyse économique et financière :
*Activités et sous-activités concernées
*Chiffrage des activités
*Classement des activités pas ordre
d’importance
*Comparaison des indicateurs d’exploitation
sur 3 ns
*Evolutions des indicateurs d’éxploitation sur
3 ans
*Comparaison des résultats avec les objectifs
de Marjane
*Ecarts importants
*Zones des écarts
*Causes des écarts
 Examen de l’activité fonctionnel
*les niveaux d’interventions
*Les moyens :
• Financiers
• Techniques/matériaux
• Humains
• Système d’information
*Procédures de travail
*Répartition de l’activité

2- Le tableau des risques génériques :

Pour de plus ample informations, veuillez-vous référer au Livre « Memento d’audit
interne » de Pierre Schick, Chapitre 4, Paragraphe 3 : L'élaboration du référentiel
d'audit: TaRiR, de la page 78 à la page 91.
 Exemple du tableau des risques génériques pour deux tâches élémentaires de la fonction achats :

Tâches Objectifs Risques Impact Evaluation Dispositif de Point de

contrôle contrôles
interne

Best Practices
Sélection de -être sûr d’obtenir un -Frs potentiel non -Frs ne répondant Zone à -mettre en -annuaire
fournisseur maximum d’informations consulté pas aux attentes Risque place un sys professionnels
sur les fournisseurs potentiel très élevé d’information
-Frs privilégié -Rupture de stock -offre
sur le
-Evaluer leurs propositions fournisseurs
-Absence de véritable -Surcoût des référencement
équitablement
mise en concurrence achats par absence des -fiches frs
-Comparer leurs offres de de véritable mise fournisseurs à
-Mauvaise évaluation du -Procédure
manière pertinente en concurrence la disposition
Frs par des critères d’AO
d’évaluation inadaptés -collusion de l’acheteur et
-Procédures de
le mettre à jour
dépouillement
régulièrement.
des offres
-supprimer les
-pertinence,
relations de
fiabilité et
dépendance qualité du SI
avec les
fournisseurs.

-Mettre en
place une
procédure
d’AO et de
dépouillement

-l’acheteur doit
rédiger l’AO en
collaboration
avec les
concernés après
étude préalable
de marché

-Définir des
critères de
comparaison
permettant de
 justifier les
choix
Négociation et -Être sur que les -Terme de la commande -Non-respect des Zone à -mettre en -Règles et
contrat commandes existe non négocié termes de la risques place un pouvoirs de
commande élevés support de signatures.
-Etre sûr que les termes des -Termes de la commande
commande
commandes ont été négocié mais non -Termes de la -Liste de FRS
standard,
négociés, formalisés et formalisés commande autorisés
numéroté et
autorisé modifiée à des fins
-Engagement non comportant les -BC
personnelles
autorisé conditions -Accusés de
-Litiges avec les générales
-Court-circuitage par le réception de
frs d’achats
service demandeur de la commande
procédure d’achat -Achats non -mettre à jour
conformes aux régulièrement
normes de Marjane la liste des

-Dépassement du personnes

budget habilités à
signer les
contrats
-diffuser
l’information
de la signature
de contrat au
service
concerné et à la
DG
3- Lister les objectifs de la mission d’audit :

-Vérifier l’existence d’un système d’information sur le référencement des fournisseurs

à la disposition de l’acheteur et qu’il est régulièrement mis à jour.

-Vérifier qu’il n’y a pas de relations de dépendance avec les fournisseurs.

-Vérifier qu’il y a une procédure d’Appel d’Offre et de dépouillement.

-Vérifier que l’acheteur rédige l’AO en collaboration avec les concernés après étude
préalable de marché

-Vérifier les critères de comparaison permettant de justifier les choix

-Vérifier qu’il y a un support de commande standard، numéroté et comportant les

conditions générales d’achats

-Vérifier la mise à jour régulière de la liste des personnes habilités à signer les
contrats

-Vérifier qu’on diffuse l’information de la signature de contrat au service concerné et

à la DG
Phase 2 : réalisation de la mission sur terrain 

1- Exemple d’un enchainement de questions pour le Questionnaire de

Contrôle interne de type ouvert :

En ce qui concerne La liste des personnes

habilités à signer les contrats
Qui les mandates. Direction G
Où sont-ils listés Règles et pouvoirs de Qui vérifie les
signatures. pouvoirs ?
Où sont-ils
établis et selon
quel modèle ?
Quelle est leur
forme ?
Quand sont-
ils mis à jour
Comment
sont-ils
communiqué
aux
concernés ?
Quand sont-ils désignés ? A renseigner

Comment sont-ils choisis ? A renseigner

Quels autres pouvoirs leurs sont A renseigner

assignés ?
QUESTIONS REPONSES

Le référencement des fournisseurs et produits ne se fait que sur la

base des offres validées par des personnes habilitées ? Oui
Existe-t‐il une matérialisation des négociations entre l’acheteur et
le fournisseur ? Non
Existe‐t‐il une procédure permettant de retracer les lignes
directrices dans la conclusion des contrats de négociation ? Oui
La liste des fournisseurs autorisés, est-elle diffusée sur
l’ensemble des magasins ? Oui

2- Exemple d’un QCI check-list

3-Conduite des vérifications :

Ce paragraphe n’inclus pas les tests que doit mener l’auditeur, mais juste une grille
d’analyse des tâches telles qu’elles sont répartis en réalité :

Exemple de Grille d’analyse des tâches pour la procédure de référencement

Tâches Nature Ache directe Chef de DG Directeur Directeurs

teur ur de départeme des des
file nt achats magasins

Etude des offres de Contrôle x

fournisseurs
Négociations des Exécution x
conditions
commerciales
Validation des offres autorisation x x x
fournisseurs
Préparation du dossier Exécution x
Préparation de la fiche Exécution x
de référencement
Etude des demandes de Contrôle x x x
référencement
Arbitrage autorisation x x x
Préparation de l’accord Exécution x
avec le fournisseur
Signature du contrat autorisation x x x
avec le fournisseur
Préparation du dossier Exécution x
de suivi fournisseur
Saisie des références Exécution
fournisseur dans x
COLD
Validation de la saisie enregistrement x
Association du numéro Exécution x
d’identification au
numéro de département
cible
Edition du listing Exécution x
Transmission du listing Exécution x
à la direction des
achats et aux directeurs
de magasins
4- La conclusion des tests de vérification : Les FRAP

Feuille de Révélation et d’analyse des problèmes

Problème :
Non-respect du principe de séparation des taches pour l’acheteur
Constats
L’acheteur cumul des taches incompatibles
Causes
Mauvaises répartition de la charge de travail
Conséquences
Risque élevé de collision ou conflit d’intérêts
Recommandations :
*Garder les taches d’autorisation pour le DA
*traiter les dossiers fournisseurs en équipe en respectant le principe de séparation
des tâches

Feuille de Révélation et d’analyse des problèmes

Problème :
La non matérialisation des négociations entre l’acheteur et le fournisseur
Constats
L’acheteur ne fait pas part des négociations et établi le dossier directement après les
négociations pour examination
Causes
Absence d’une démarche d’AO et de négociation matérialisée
Conséquences
Absence de transparence dans l’établissement des contrats ce qui
pourrait entraîner une entente à intérêts personnels entre les Fournisseurs et les
acheteurs

Recommandations :
Définir une démarche Claire d’AO et la joindre au manuel des procédures.
Prévoir un support de type pré-contrat pour matérialiser les négociations basées sur
les critères objectifs.
Bibliographie indicative :

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