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Recommandations générales

Quant à la mise en place du logiciel BARCODE

Et procédure d’inventaire physique

La mise en place par l’entreprise d’un logiciel de gestion informatisée des immobilisations
par le système de code barres est une étape importante vers l’automatisation et la
maîtrise des outils de gestion, et répond à l’impératif de mise à niveau de la gestion des
immobilisations.

Son utilisation apportera une efficacité indéniable en matière de gestion, de suivit et de

prise d’inventaire physique. De ce fait son impact sur le contrôle interne (protection des
actifs immobilisés) ne pourra être que positif.

Toutefois ces avantages sont conditionnés par une mise en place cohérente et une
utilisation rationnelle, s’intégrant en parfaite synergie avec les outils de gestion utilisés
par l’entreprise et lui permettant d’atteindre les objectifs requis.

A cet effet la cellule audit propose une procédure sous forme de recommandations
permettant d’atteindre ces objectifs.

Ces recommandations se regroupent en trois parties :

1. Recommandations générales.

2. Recommandations liées à la création et à la gestion de la base de

données.

3. Recommandations liées à la prise d’inventaire physique.

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1. Recommandations générales.

1.1. Mise à jour du fichier des immobilisations.

Il y a lieu de préciser que Le logiciel BARCODE ne prend pas en charge l’aspect
comptable de la gestion des immobilisations, tel que  :
 Le suivit des investissements en cours,
 La constatation des agencements et installations,
 Le suivit des grosses réparations inscrites en rénovations (à immobiliser).
 Le suivit rigoureux des amortissements 1 .
En parallèle seul le fichier des immobilisations tenu par la comptabilité peut éditer
les différents états et tableaux de synthèse indispensables.

A ce titre, le fichier comptable du logiciel de comptabilité «  PCCOMPTA », doit être

mis à jour et actualisé, sa tenue reste obligatoire et indispensable à
l’établissement du bilan.

1.2. Mise à jours du registre des immobilisations.

Il s’agit du registre obligatoire, côté et paraphé, qui doit être tenu et mis à jours au
fur et à mesure des mouvements des biens. Celui-ci doit être mis à jours dans les
plus brefs délais pour permettre d’inscrire le numéro d’inventaire dans le fichier
théorique.

1.3. Identification de tous les biens réformés.

Les biens ayant faits l’objet de procès verbaux de réformes, ne doivent pas être
codifiés, toutefois ils doivent être bien identifiés, marqués, et rangés
séparément de façon à ne pas être confondus avec les autres investissements.

Le fait d’isoler les biens réformés, permettra à l’unité de ne pas avoir à codifier et
à inventorier un bien qui sera incessamment expurgé de la comptabilité, d’une part
et de faciliter l’assainissement de sa situation patrimoniale d’autre part.

1.4. Recenser tous les biens de l’unité se trouvant à l’extérieur.

Il y a lieu de prendre en considération les biens se trouvant en réparation

(téléviseurs, micro-ordinateurs, imprimantes…etc.) au moment de l’étiquetage et à
la date de prise d’inventaire.

1
Le logiciel BARCOD possède un module « amortissements » mais il ne répond pas aux besoins
de la comptabilité.
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1.5. Recenser et régulariser les biens n’appartenant pas à l’unité.

Il est recommandé de régulariser la situation des biens utilisés par une unité et
appartenants « comptablement » à une autre unité, par un document de transfert
inter unités, ceci permettra d’évaluer l’existant réel par unité et de mieux cerner la
responsabilité de l’utilisateur réel du bien.

1.6. Recenser les biens n’appartenant pas à l’entreprise

Les biens n’appartenant pas à l’entreprise (tel que les consignations …), ne doivent
pas être codifiés, mais ils doivent être inventoriés (en fin d’exercice) afin de
permettre le rapprochement avec la comptabilité.
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2. Recommandations liées à la création et à la gestion de la base de données.

Il est incontestable que l’étape la plus importante quant à la mise en place du

logiciel BARCODE est bien la création de la base de données , c'est-à-dire la
mise en place de l’inventaire théorique, 1 à cet effet il est impératif de prendre
toutes les mesures nécessaires afin de réussir cette étape, à savoir :

2.1. Faire suivre cette opération (auprès des

unités) par un responsable de la direction centrale directement concerné par les
immobilisations…, qui sera chargé de :

 Editer et diffuser les étiquettes de code barre, aux unités.

 Assister les unités, et leur expliquer 2 la démarche à suivre quant à

l’utilisation du logiciel, la création de la base de données, l’utilisation du
lecteur optique et la prise d’inventaire….

 Procéder à la consolidation et centralisation des données, contrôle des

états d’inventaires (analyse des écarts, suivit du traitement des biens à
réformés…etc.).

2.2. L’unité doit créer une commission 3 qui

prendra en charge cet objectif, à cet effet :

 Elle doit être composée d’au moins trois agents, entre autres le
responsable des moyens généraux, un comptable et un agent ..., un
personnel plus important est nécessaire pour une grande unité.

 Sa tache doit être limitée dans le temps (fin novembre 2002, afin de ne
pas coïncider avec la prise d’inventaire en fin d’année…).

 Doit rendre compte des travaux effectués, en y détaillant  :

 La propriétaire réelle des biens n’appartenants pas à l’unité.
 Les biens réformés ou destinés à la réforme.
 Les biens se trouvant à l‘extérieur (en réparation…).
 Etc.…

1
Une erreur de saisie ou une omission compromettraient sérieusement l’efficacité de cette application
et les travaux d’inventaires physiques postérieurs…etc.

2
Le logiciel BARCODE n’est pas muni d’un guide d’utilisation, que ce soit sous forme électronique ou
de document imprimé, de ce fait son utilisation risque d’être difficile…
3
Cet aspect est très important pour l’efficacité du système de contrôle interne, notamment le principe
de responsabilisation des agents et de séparation des taches.
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2.3. Uniformiser les informations à saisir dans le

logiciel dans le but d’optimiser l’utilisation de cette base de données et de faciliter
la consolidation au niveau central, à ce titre :

 La rubrique « Service » : servira à désigner la localisation précise du

lieu ou ce trouve le bien, et sera adaptée en fonction de l’organisation de
chaque unité.

 La rubrique « Famille » : servira à l’identification des biens par nature

d’activité, c'est-à-dire par centre de coûts (service hébergement,
restauration, administration,…etc.), ce qui permettra à cette base de
données de s’intégrer efficacement dans le processus de calcul des coûts
et budgets.

 La rubrique « N° d’inventaire » : servira à loger le numéro d’inventaire

suivant le registre d’inventaire (côté et paraphé).

 La rubrique « N° de Fiche » : servira à l’inscription du numéro de la fiche

d’inventaire sur la base du fichier tenu par la comptabilité, ceci facilitera
le rapprochement avec la comptabilité…

 La rubrique « utilisateur » : servira à l’identification du service utilisateur

de l’investissement tel que le restaurant, la cuisine, le service
comptabilité, le service technique…etc., les biens non utilisés
directement par une structure donnée sont sous la responsabilité des
moyens généraux.

Cette procédure est très importante pour la préservation des actifs de

l’entreprise car elle responsabilise les utilisateurs directs des biens.

 La rubrique « état » : servira à codifier l’état réel du bien au moment de

la prise d’inventaire, soit :

 Bien en bon état.

 Bien non utilisé  servira à identifier les biens existants en
plus…
 Bien à réparer  permet d’évaluer le budget réparations.
 Bien à réformer.  déclenchera la procédure de réforme…
 ...etc.
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3. Recommandations liées à la prise d’inventaire physique.

L’objectif primordial de la prise d’inventaire physique est incontestablement

«   la préservation des actifs   » (immobilisés) de l’Entreprise, c’est le meilleur outil
de contrôle qui permet de s’assurer que tous les biens, propriété de l’Entreprise,
existent toujours.
C’est aussi une opération légale préconisée par le PCN 1 qui dispose… « A la clôture
de chaque exercice, les entreprises dressent un inventaire valorisé, complet et
détaillé de leurs investissement dont le fichier doit être constamment tenu à jours   ».

Le logiciel BARCODE facilite grandement cette prise d’inventaire physique en

automatisant les opérations de comptage (à l’aide du lecteur optique), du traitement
des données et du rapprochement avec l’inventaire théorique…, cependant la prise
d’inventaire gagnerait à être plus efficace si elle s’inscrit dans une démarche
respectant un ensemble de règles et de recommandations, et ce, en fonction de
chaque étape des travaux d’inventaires, à savoir :

1. Étape de préparation, avant la réalisation de l’inventaire.

2. Étape de réalisation de la prise d’inventaire.

3. Étape de finalisation, après l’inventaire,

1. Avant la réalisation de l’inventaire, étape de préparation.

Désignation des équipes de comptage

La désignation (par la direction de l’unité) de l’équipe de comptage doit
répondre à certains critères tels que la Compétence professionnelle, le
sérieux et la disponibilité pendant toute la durée de l’inventaire.

Dates d’inventaire
Les dates de début et de fin de la prise d’inventaire doivent être mentionnées
sur le procès-verbal d’installation de la commission.

Il est utile de préciser que les travaux d’inventaire concernent aussi bien
l’opération de comptage que les travaux de finalisation (analyse, traitement et
régularisation des écarts et confection des différents états d’inventaires).

Mouvements des biens

Veiller à ce que tous les mouvements de biens soient interrompus pendant
cette période.

1
Ordonnance N°75/35 du 29/04/1975 et arrêté du 23 juin 1975, article N°17.
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La codification des biens

Il est primordial de vérifier afin de s’assurer que tous les biens sont codifiés
avant le démarrage de l’inventaire. Donc les responsables de la commission
d’inventaire doivent faire un tour dans toute l’unité et contrôler si tous les
biens sont codifiés (faire particulièrement attention aux investissements
dernièrement acquis et à l’évaluation des travaux en cours de réalisation ....).

Il est utile de rappeler que la codification est formalisée par une étiquette en
code barre collée à l’investissement, ou un marquage particulier indiquant que
ce bien est réformé.

Mise à jour du registre et fichiers des immobilisations

Le registre
Le registre des immobilisations côté et paraphé est un document Légal dont
la tenue doit être rigoureuse , il est impératif qu’il soit mis à jour avant
d’entamer la prise d’inventaire.

Le fichier
Le fichier des immobilisations représente le détail du solde comptable des
comptes d’investissements, à ce titre il est primordial qu’il soit mis à jour
le plus tôt possible, c'est-à-dire il doit être :

 Conforme au solde comptable suivant la balance avant inventaire.

 Conforme à l’inventaire théorique (du logiciel BARCODE), toute

différence doit faire  l’objet de corrections avant d’entamer la prise
d’inventaire (comptage).

2. Pendant la prise d’inventaire

Les membres de la commission d’inventaire

Il est impératif que les membres de la commission d’inventaire soient
entièrement détachés pour l’accomplissement de cette tache, ceci les aidera
à finaliser convenablement leur mission (rapprochement avec le fichier
comptable, analyse, explication et correction des écarts éventuels….), et
éviter que l’opération ne se prolonge après l’arrêté des comptes.

Saisi de données sur lecteur optique.

Faire particulièrement attention à bien codifier l’état du bien (bien en bon état,
biens à réformer, biens à réparer…).
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Contrôle de l’opération de comptage.

Un contrôle de la prise d’inventaire est indispensable, à ce titre Il est
recommandé d’éditer les états d’inventaire et de procéder à  :
 un contrôle systématique des biens considérés comme «  à réformer »,
« à réparer »…
 un contrôle par sondage des autres biens.
En fin des travaux d’inventaire, Il est recommandé de sauvegarder les
données sur deux disquettes :
 L’une sera classée dans un endroit sécurisé,
 la seconde sauvegarde sera envoyée à la direction générale pour
traitement et consolidations éventuelles.

Les travaux en cours « aménagements ».

Les travaux d’aménagements « donc d’investissements » réalisés par les unités
doivent faire l’objet d’un inventaire physique valorisé et détaillé par projet.
Pour ce faire Il y a lieu d’arrêter les différentes situations au 31 décembre 2002
et les transmettre à la comptabilité même si les travaux ne sont pas encore
finis .

 Les situations de travaux doivent être établies sur la base des documents
justificatifs émanant des services concernés, soit  :

 Bons de consommations pour les matières premières.

 Feuille de calcul du coût de la main d’œuvre utilisée par l’unité.

 Copies des factures pour les investissements incorporés.

 Copies de contrats et situations pour les travaux de sous-traitance.

 La situation de travaux provisoire (arrêtée au 31 décembre) doit être

signée par le service technique et le contrôleur.

 Si la situation de travaux est définitive, elle doit être signée par le service
technique (procès verbal de réception définitive), le contrôleur et le
directeur d’unité.
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3. Après l’inventaire
La prise d’inventaire physique ne se limite pas uniquement au recensement
des biens mais doit être menée à son terme, dont l’objectif final est de :

 S’assurer que tous les biens propriété de l’Entreprise existent toujours.

 Mettre en évidence les biens existants mais non utilisés.
 Identifier et traiter les biens inventoriés mais non comptabilisés.
 Identifier et justifier les éléments comptabilisés mais inexistants
physiquement.
 Présenter les différents états d’inventaires (états détaillés et valorisés,
états de synthèses….).

Le rapprochement et régularisations
Il est primordial que ce rapprochement se fasse avec le plus grand soin
au fichier des immobilisations (qui est un inventaire comptable), et doit
aboutir à l’analyse de tous les écarts d’inventaire, à leur explication et
à leur régularisation.
L’objectif final est que la comptabilité soit égale à l’inventaire physique.

États d’inventaire
Ce rapprochement doit aboutir, après analyse et régularisation, à
l’établissement des états suivants :

 état d’inventaire par structure (feuille d’inventaire).

 état d’inventaire par code comptable (valorisés).
 états récapitulatifs à annexer au bilan (suivant le canevas).
 état des biens existants physiquement mais pas comptablement. 1
 état des biens existants en comptabilité mais inexistants
physiquement. 1
 état des biens n’appartenant pas à l’unité ou à l’entreprise. 2
 état des biens à réformer.
 Etat des consignations.
 …etc.

Une fois l’inventaire finalisé il doit être envoyé, y compris la disquette de

sauvegarde, à la direction générale (copies à la direction des moyens, à la DCF
et une copie à la cellule audit) et ce avant l’arrêté des comptes de l’entreprise
(avant fév n+1).

1
Il est utile de remarquer que seuls les écarts non expliqués sont reportés dans ces états.
1

2
En indiquant notamment le propriétaire du bien.