Choix et mise en place d’un WMS 1/6

Les étapes du projet pour la mise en place d’une solution de

gestion d’entrepôt « WMS »

Auteur :Elie KHOURI (CC3i)

Date :18/11/2008 17:15

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1 Introduction

Ce document présente les étapes d’un projet d’implémentation d’un système de gestion
d’entrepôt WMS.

On suppose que les intérêts et les objectifs du projet ont déjà été étudiés et acquis; la décision
de la mise en place d’un WMS est validée par la direction générale.

On distingue six grandes étapes:

Etape 1 : Initialisation du projet

Etape 2 : Analyse du besoin et rédaction des cahiers des charges.
Etape 3 : Appel d’offre / choix du fournisseur /contrat
Etape 4 : Analyse fonctionnelle /prototypage
Etape 5 : Préparation avant le démarrage
Etape 6 : Démarrage

2 Etape 1 : Initialisation du projet

La phase d’initialisation du projet consiste à former l’équipe projet.

La taille de l’équipe projet dépend naturellement de l’ampleur de l’organisation et des

entrepôts concernés. Dans tous les cas l’équipe projet pour la mise en place d’un WMS doit
obligatoirement comprendre :

- Un Directeur (ou chef) de projet

- Des responsables des domaines fonctionnels ( Réception, stockage, expédition, …).

Les équipes fonctionnelles doivent comporter du personnel issu de l’opérationnel pour
les raisons suivantes : Décrire les besoins fonctionnels réels du terrain et avoir un rôle
de communication pour défendre le projet d’auprès le reste des équipes
opérationnelles.

- Des responsables techniques, issus de l’informatique dont le rôle est de valider la

qualité technique de l’application et de réaliser toutes les tâches informatiques
nécessaires à l’intégration du WMS dans le système d’information de l’organisation.

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3 Etape 2 : Analyse du besoin et rédaction des cahiers des charges.

La phase « Analyse du besoin » consiste à recueillir les informations des différents domaines
opérationnels et administratifs concernés par le WMS afin de rédiger les documents de
référence nécessaires au succès du projet. L’objectif est :

1- Comprendre et décrire les processus opérationnels et administratifs existants et futurs.

2- Rédiger le cahier des charges fournisseur nécessaire à l’appel d’offre.

Les livrables de la phase « Analyse des besoins » est un ensemble de documents comprenant :

I- Document Objectif et positionnement global du WMS dans

l’organisation

- Description globale de la chaîne logistique et positionnement de l’entrepôt.

- Description des flux physiques et des flux de données avec l’entrepôt
- Rappel des objectifs de la nouvelle application WMS

II- Document Analyse fonctionnelle des processus opérationnels et

administratifs

Ce document décrit les processus opérationnels et administratifs de chaque service

lié à l’entrepôt :

- Réception / contrôle
- Gestion des stocks et des inventaires
- Planification et ordonnancement
- Préparation
- Expédition
- Service transport
- Service administratif de l’entrepôt ( Statistique, personnel, indice, …)
- Service achat ( commande fournisseur )
- Service commercial et administration des ventes
- …..

Pour chaque service, le document définit :

- Le processus existant en mettant l’accent sur les spécificités qui sortent du

cadre d’une logistique classique.
- Les besoins en terme d’améliorations voulues.
- Le processus futur.

III- Document de contrainte technique

Ce document décrit la place du WMS au sein du système d’information de

l’organisation, il comprend :

- Les contraintes technologiques ( Système d’exploitation, Base de données,

Architecture matérielle, …
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- Définition des interfaces d’échange de données entre le système

d’information et le WMS.

IV- Cahier des charges fournisseur

A partir des différents documents réalisés précédemment, rédiger le cahier des

charges fournisseur. Ce document résume d’une manière claire et synthétique les
différents besoins attendus :

- Besoin en terme de fonctionnalités

- Besoin en terme technique
- Besoin en terme de capacité de réalisation de projet et suivi après vente.

Ce document est à envoyer aux fournisseurs pour l’appel d’offre.

4 Etape 3 : Appel d’offre / choix du fournisseur /contrat

Cette phase consiste à envoyer le cahier des charges pour l’appel d’offre et à choisir une
solution.

Appel d’offre

Choix de 5 fournisseurs au maximum pour l’envoi de l’appel d’offre. Ces cinq fournisseurs
doivent avoir déjà travaillé avec des sociétés possédant la même nature d’activité de la votre.
Le budget accordé au projet peut être aussi un critère de sélection.

Sélection du fournisseur de la solution

Demande de démonstration.

Visite d’un site possédant une activité similaire à la votre.

Selon la taille de votre société et du budget accordé, choisir un fournisseur selon les critères
suivants :

1- Adéquation avec les fonctionnalités demandées

2- Capacité et Qualité de mise en place sans dépassement de temps et du budget. (
Ressource disponible, taille de la société, méthodologie de l’implantation, … )
3- Connaissance de votre métier.
4- Adéquation avec votre taille.
5- Capacité à répondre à vos attentes en terme de support et évolution.

Rédaction du contrat et signature

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5 Etape 4 : Analyse fonctionnelle /prototypage

Cette phase à pour objectif d’adapter la solution choisie à l’activité de votre organisation. Elle
comporte les phases suivantes :

- Prototypage fonctionnel : Avec le document d’analyse fonctionnelle, définir, pour

chaque service, les processus d’utilisation du logiciel WMS en adéquation avec les
besoins exprimés. Cette phase implique dans la plupart des cas des développements
spécifiques.

- Développement spécifique : Réalisation des développements spécifiques par le

fournisseur.

- Développement des interfaces de communication avec le WMS. Implication du

fournisseur et de l’équipe informatique de votre organisation.

- Mise en place d’une machine de test ou d’homologation.

- Formation des supers utilisateurs. Attention il est nécessaire d’inclure des utilisateurs
finaux. Ce ne sont pas les informaticiens qui doivent suivre cette formation.

- Paramétrage à effectuer par les supers utilisateurs.

- Rédaction des procédures d’utilisation

- Test unitaire

- Test de bout en bout : Test de toute la chaîne d’exécution du processus logistique. Dès
la commande fournisseur jusqu’au livraison client, interface de communication et
facturation.

- Test de monté en charge.

- Formation des équipes opérationnelles et administratives.

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6 Etape 5 : Préparation avant le démarrage

C’est un ensemble de vérifications et d’actions à effectuer, avant le démarrage de

l’application :

- Le balisage de l’entrepôt, si nécessaire, avec les exigences de la nouvelle application.

- Préparation et réalisation de la procédure de reprise de stock. Cette action est à ne pas

négliger. Un mauvais stock de démarrage, implique l’échec du projet. Faire un
inventaire si nécessaire.

- Vérification de la couverture de la radio fréquence et la capacité de lecture de tous les

code à barre à utiliser avec la nouvelle application.

- Installer les nouveaux postes de travail

- Vérifier que tous les utilisateurs ont été déclarés et qu’ils possèdent leurs login et mot
de passe.

- Vérifier les différentes imprimantes et les éditions dans les conditions réelles
d’utilisation.

- …

7 Etape 6 : Démarrage

Durant cette phase il est nécessaire de se faire accompagner par le personnel du fournisseur du
logiciel. Au moins la première semaine pour les grandes organisations.

Durant cette période, il est nécessaire de vérifier, tous les jours, l’exactitude des stocks dans
l’entrepôt et le phasage entre la gestion commerciale et le WMS. Prévoir les procédures de
contrôle des stocks à l’avance, durant la phase d’analyse.

Vérifier les échanges avec les autres applications.

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