Ha la GPEC, ou la « gépéc » comme on dit (ou pas 😄)… La Gestion

Prévisionnelle des Emplois et des compétences, c’est un peu le graal de

la fonction RH. En effet, la GPEC est devenue une sorte de label à mettre sur
tous CV RH… peu importe ce qu’on met derrière ! Alors que l’idée est claire :
aligner ses ressources humaines avec les besoins RH futurs de l’entreprise.
Grâce à un plan d’actions de développement RH. Le tout connecté
aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Simple non ?

Démarche GPEC : par où commencer ?

Sommaire

 1 Définition de la GPEC
 2 Etape 1 : Déployer les outils GPEC
o 2.1 La fiche de poste
o 2.2 L’organigramme
o 2.3 L’entretien individuel
o 2.4 L’entretien professionnel
o 2.5 Matrice de compétences
o 2.6 Pyramide des âges
 3 Étape 2 : Définir un plan d’action GPEC
 4 Étape 3 : Mesurer l’efficacité des actions mises en place
o 4.1 Sonder vos managers et collaborateurs
o 4.2 Suivre les KPI RH

Définition de la GPEC
“La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est une méthode
pour adapter – à court et moyen termes – les emplois, les effectifs et les compétences

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 aux exigences issues de la stratégie des entreprises et des modifications de leurs
environnements économique, technologique, social et juridique.”
Ministère du Travail

Concrètement, il s’agit donc d’une méthode pour adapter les emplois et les compétences
à l’évolution de l’entreprise et de son environnement. Si par exemple, une innovation
technologique bouleverse le marché sur lequel est positionné l’entreprise, la GPEC va
permettre de rapidement identifier les compétences à acquérir par le biais de la formation ou
du recrutement. Elle permet également de continuellement faire évoluer les postes (savoirs
techniques et outils mis à disposition) et d’être en veille sur les métiers de demain.
Avec la GPEC, on peut aussi prévoir des départs à la retraite et lancer un plan de recrutement,
identifier les compétences de ses collaborateurs et leurs axes d’amélioration, mettre en place
un parcours de mobilité interne pertinent…

La GPEC, une méthode obligatoire ? Depuis l’instauration de la loi de programmation pour

la cohésion sociale en 2005, la GPEC est obligatoire en France pour les entreprises d’au moins
300 salariés et les groupes à dimension communautaire employant au moins 150 salariés.
Plus précisément, c’est la négociation de la GPEC entre dirigeants et partenaires sociaux qui
est obligatoire, et ce tous les 3 ans.

Etape 1 : Déployer les outils GPEC

Pour mettre en place une GPEC, il faut avant tout avoir la meilleure visibilité possible sur les
postes et compétences dans votre entreprise. Voici les outils qui nous paraissent
indispensables pour y parvenir.

A - La fiche de poste
Pour nous, elle est l’outil “point de départ”. La fiche de poste permet de prendre une
photographie complète d’un poste : missions, activités, responsabilités, compétences,
situation hiérarchique. Elle permet au collaborateur d’avoir une vision claire de ce qu’on
attend de lui, au manager de faciliter l’organisation de son équipe, au RH d’avoir une vision
d’ensemble des métiers et compétences de l’entreprise.
Les compétences sont réparties en savoir, savoir-faire et savoir-être. En effet, les
compétences techniques ne sont plus la seule norme, étant devenues rapidement obsolètes.
Chaque métier nécessite également des connaissances et compétences cognitives
particulières.
Pour rédiger les fiches de poste, nous vous conseillons de vous rapprocher de vos managers
et de vos collaborateurs. Ils sont complémentaires car le collaborateur connaît exactement
les tâches de son poste, et le manager a plus du recul sur les missions et compétences requises.
Veillez à ce que ces fiches de poste soient mises à jour régulièrement, durant l’entretien
individuel par exemple.
B - L’organigramme
L’organigramme d’entreprise permet d’avoir une vue d’ensemble des postes et de leurs
interconnexions dans l’entreprise. C’est également un outil utile pour conserver une

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harmonie dans les postes et vérifier que les intitulés sont bien à jour. Chaque poste de votre
organigramme doit avoir sa propre fiche de poste. Attention à bien garder cet outil à jour
également.

C - L’entretien individuel

Vos fiches de poste sont créées : chaque collaborateur a donc maintenant une liste de
compétences à maîtriser. Ce sont ces compétences que le manager va pouvoir évaluer
durant l’entretien individuel, de préférence en croisant ces données avec l’auto-évaluation
du collaborateur. Cette évaluation va permettre de remonter le niveau de chaque
collaborateur sur les compétences requises pour le poste. C’est une base indispensable de la
GPEC.

D - L’entretien professionnel

Obligatoire tous les deux ans,

Objectif : Envisager avec le salarié les perspectives d’évolution professionnelle et les
formations qui peuvent y contribuer.
Obligations : - Informer le salarié sur la VAE
- Informer sur l’activation du compte personnel de formation (CPF)

CPF : Tout salarié, membre d’une profession libérale, conjoint

collaborateur, chômeur, agent public, travailleur indépendant peut
bénéficier du CPF

ATTENTION L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL NE CONCERNE PAS L’EVALUATION DU

TRAVAIL DU SALARIE. IL S’AGIT DE FAIRE LE BILAN SUR LES FORMATION SUIVIES PAR LE
SALARIE.

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BILAN TOUS LES 6 ANS

Entreprises de 50 salariés : Si le salarié n’a pas fait d’entretien et n’a pas bénéficié d’une
action de formation l’employeur devra abonder le CPF du
salarié de 3000,00 euros.

Entreprise – de 50 salariés : L’entreprise sera soumise à ses obligations de formation :

adaptation au poste et maintien de l’employabilité du salarié.

Accompagner le salarié dans ses perspectives lors de l’entretien professionnel a pour but de
faire le point sur la carrière du collaborateur et son évolution. C’est un outil indispensable de
la GPEC puisqu’il permet de mettre en lumière les souhaits du collaborateur : est-il
épanoui dans son travail ? Quelle formation souhaiterait-il suivre ? Quelles sont ses envies
d’évolution ? A-t-il besoin de réaliser un bilan de compétences ? Les réponses à ces questions
vous permettront de construire votre plan de développement de compétences ainsi que votre
stratégie de mobilité interne.

E - Matrice de compétences
La matrice de compétences permet d’avoir un aperçu global des compétences au sein de
votre entreprise. En un coup d’œil, vous pouvez voir quelles sont les compétences où le niveau
d’expertise est globalement faible, et qui mérite des actions de formation. C’est également un
outil GPEC pratique pour orienter votre recrutement ainsi que votre mobilité interne.

F - Pyramide des âges

La pyramide des âges est un outil GPEC précieux. Elle permet d’observer la répartition
par âge et par sexe des effectifs de votre entreprise. La forme de la pyramide d’âge permet
d’orienter vos décisions RH.
Par exemple, une pyramide en forme de champignon révèle un âge moyen élevé dans
l’entreprise.
Dans ce cas précis, de nombreux collaborateurs expérimentés sont proches de la retraite. Il
faut prévoir des transmissions de compétences ainsi que des remplacements par recrutement
ou mobilité interne.
Anticiper les départs vous permettra également d’accompagner vos collaborateurs proches
de la retraite en leur proposant des temps partiels par exemple. Des formations existent pour
mieux appréhender les départs et ne pas subir ce changement radical de vie.

Étape 2 : Définir un plan d’action GPEC

Maintenant que vos outils de GPEC sont en place, vous disposez des informations suffisantes
pour passer à l’action. Mais avant toute chose, il est indispensable de connaître les objectifs
stratégiques de votre entreprise. En effet, ce sont ces objectifs qui vont guider votre
démarche GPEC. Nous vous conseillons donc de réaliser votre plan d’action en collaboration
directe avec votre direction.

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 Les OKR : la méthode idéale | La méthode des Objective Key Result est appliquée
dans de plus en plus d’entreprises. Le principe est le suivant : chaque objectif donné à un
collaborateur est rattaché à un objectif d’équipe, lui-même rattaché à un des objectifs
stratégiques de l’entreprise. Ainsi, les collaborateurs savent exactement pourquoi ils
travaillent. Les compétences servent donc directement un objectif d’entreprise. C’est une
méthode idéale pour aligner les actions GPEC sur les objectifs stratégiques.

Votre entreprise souhaite diminuer ses coûts de recrutement ? Votre plan d’action va
consister à mettre en place un parcours de mobilité interne efficace. Elle souhaite acquérir
une nouvelle compétence ? Vous allez pouvoir réfléchir à un plan de recrutement ou des
formations en interne, etc…

En règle générale, la GPEC va vous permettre d’optimiser de nombreux processus au sein

de votre entreprise :
 Définir les besoins de formation
 Créer les profils de poste pour le recrutement
 Mettre en place un parcours de mobilité interne
 Connaître l’efficacité des formations suivies
 Anticiper les départs

La GPEC a également pour but d’anticiper l’obsolescence programmée des compétences et

l’émergence des nouveaux métiers. Pour cela, nous vous conseillons vivement de vous
rapprocher de votre OPCO. L’accompagnement des entreprises sur l’évolution des emplois
et compétences fait en effet partie des nouvelles missions des Opérateurs de Compétences.

Étape 3 : Mesurer l’efficacité des actions mises

en place

Qu’apporte la GPEC à votre entreprise ? C’est une question qu’il faut se poser régulièrement
lorsqu’on lance un tel projet. Pour trouver les réponses, plusieurs moyens sont possibles :

A - Sonder vos managers et collaborateurs

Pour évaluer l’efficacité de votre GPEC, commencez par interroger les premiers intéressés :
vos managers et collaborateurs. Vos managers trouvent-ils un intérêt dans la gestion des
compétences ? Vos collaborateurs se sentent-ils mieux valorisés ? Leur employabilité est-elle
renforcée ? En parallèle des échanges directs avec vos collaborateurs et manager, vous pouvez
également lancer des enquêtes.

B - Suivre les KPI RH

La Gestion Prévisionnelle des emplois et compétences génère de nombreuses données, que

vous allez pouvoir analyser par la suite. Pour connaître l’efficacité de vos actions, il est capital

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de définir des indicateurs RH à suivre. Pour fixer vos KPI, voici les principaux indicateurs des
cinq grands domaines RH :
- La Marque Employeur
- Le recrutement
- L’administration du personnel
- La formation
- Le climat social

La GPEC est une démarche importante et qui peut paraître vertigineuse pour une
entreprise. C’est pourquoi il faut procéder étapes par étapes, sans vouloir tout mettre
en place d’un seul coup. La difficulté réside ensuite dans la gestion des données : les
tableurs excel et documents word n’étant pas interconnectés, le traitement peut
s’avérer extrêmement chronophage.

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