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Lorganisation de la fonction
comptable et financière
Centre dE seraices partages
lo .
uersus externaltsafion .'
solution alternatiue
ou situation interrnéd,iaire ?
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*Ëru.-::t*i
Renerdenenls: Les aureurs remercient vivement Réeis Dumoulin, malue de conférences à ffAE de Lille, pour
se conffiburion à la présenadon des appora de-la théorie des cotts de transaction en matière de décision
d'extemalisation.
Conespondome: HubenToNDBuR,
Olivier DE lAVuuRMoIs
104, avenue du Peuple-Belge
59M3Lille Fax : 03. 20. 12.34.99
Introduction
I-lexærnalisation et lâ création de centres de services paragés (CSP) sont des évolutions organisation-
nelles qui ne sonr pas des nouverutés mais qui apparaissent comme des innovations dès lors que I'on
envisage de les appliquer à la fonction comptable et financière. Ce mouvement s'inscrit dans le contexfte
plus général de l'émergence des NFO (nouvelles formes d'organisation) qui se traduit, entre eutres, Par
ie développemenr des organisations en réseau (Desreumaux, l99qr. Lercernalisation et la crâtion de
cenrres de services paragés consistent à recenuer l'exercice de la fonction compable et financière, soit en
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læs questions auxquelles nous allons tenter de répondre sont multiples : pourquoi des CSP sonç
ils créés et quels sont leurs avantâges et leurs inconvénients par rapport à une externalisation de la
fonction o,t i or. organisation uaditionnelle de la fonction ? Iæs CSP représentent-ils une réelle alter-
native ou seulement une étape intermédiaire avant I'externalisation de la fonction compable ?
Pour saisir les enjeux de ces réorganisations, il est nécessaire de préciser l'environnement dans
lequel elles se produisent et plus particulièrement les facteurs affecant l'organisation de la fonction
compteble, à savoir les évolutions technologiques, les difficultés traversées par les directions finan-
cièrei et les modes managériales, tels le reengineering ou les stratégies de recentrage. Ensuite, les
u nouvelles u formes d'organisation que sont l'externalisation et les CSP (appliquées à la fonction
comptable) seronr definies précisément et leurs forces et faiblesses évoquées. Puis les principdes th6-
ries expliquant le choix d'une organisation particulière seront exposées. Enfin, trois études de cas four-
niront des informations plus complètes sur les motivations, les difficultés rencontrées et les PersPec-
tives d'évolution à moyen terme, alors que les r&ulats d'une enquête par questionnaire Permettront
d'appréhender I'ampleur des transformations dans les grandes enreprises françaises.
Ces prqgiciels regroupent en un seul outil l'ensemble des fonctionnalités des logiciels spécifiques à
chacun des besoins opérationnels de l'entreprise. À partir d'une représentation comptable de l'enme-
prise ces progiciels assurent :
' le lien enue la comptabilité financière et la comptabilité de gestion à pardr de la même source
d'information (les opérations) ;
' une simplification des opérations de saisie ; ils reposent sur une saisie unique des événements
décrits dans toutes leurs dimensionf, d'où le nom de systèmes événementiels et multidimension-
nels (Grenier, 1999).
Ces progiciels redonnent à la comptabilité son rôle de colonne veftébrale de l'organisation, duquel
découle un système d'information ta.rnt interne, avec la comptabilité de gestion, qu'externe avec la
comptabilité financière. Toutefois, ces intérêts doivent être fortement modérés par I'imporance des
cotts et des difficultés d'implantation.
ks principaux risques à prendre en compæ sont au nombre de trois4 :
' u le uaitement informatique de la comptabilité peut permemre à tour moment et dans un délai très
court de modifier, supprimer, créer, sélectionner ou reconsdtuer un volume important d'informa-
tions, voire Ïintégralité d'une comptabilité u (CNC, 1992). Cette siruation de hold-up informa-
tionnel conduit au nécessaire développement d'un système de contrôle fiable qui assure que
'ffiffi I-?externalisation
Il y a externalisation lorsqu'une frme décide de ne plus râliser une activité de soutien ou une partie
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Les experts-comptables ayant le monopole de la comptabilité, ils sont parmi les premiers concer-
nés par les opérations d'er<ternalisation de la foncdon financière : le prestataire de services est néces-
sairement un expert-comptable. Lors du 50" congrès de l'ordre (1995), externaliser a été défini
comme consistant < à confier le uaitement de tout ou panie d'une fonction à un presataire eirtérieur.
Ce dernier s'engage à fournir un résultat définissable et quantiûable. En conuepartie, il a le choix des
moyens à mettre en æuvre u. Lexternalisation se distingue de la sous-traitance per les uansfers de
moyens qu elle induit. Lorsqdune entreprise sous-traite tout ou partie de sa compabilité auprès d'un
er(pert-comptable, celui-ci uavaille aveç son personnel et son matériel propre.
Cependant, la proximité entre externalisation et sous-traitance est plus forte dans le cas d'une
entreprise nouvelle (surt-up). Dans un premier temps, la prestation fournie est du même ordre que
celle fournie traditionnellement par les cabinets d'expertise compable : la tenue compable IDur une
entreprise riayant pas une mills ûep imporante avec du personnel non dédié au client. Ensuite, I'ac-
compagnement du client dans son développement va faire diverger la prestation fournie de celle qui
aurait traditionnellement été offerte par un expert-comptable. En effet, la croissance de I'entreprise
sera accompagnée par le cabinet qui embauchera et investim aÊn de garder l'ensemble de la prestation
compteble. On parle alors de personnel ou de matériel dédié. Le développement de la fonction admi-
nistrarive et comptable ne se fera pas au sein de l'entreprise mais au sein du cabinet. Le déroulement
uaditionnel aurait conduit I'enueprise à développer son propre service administratif et financier et le
cabinet aurait abandonné sa mission de tenue pour une mission de révision des comptes.
Tableau I
Une comparaison CSP/fonction comptable centralisée
Organisé comme une unité autonome (possibilité de délo- Rattaché à la direction de I'oroanisation
calisation oour minimiser les coûts)
Orienté vers I'amélioration de la qualité du service comme Focalisé sur la réduction des coûts
un orestataire tout en maltrisant les cotts
Évalué par les utilisateurs Évaluation par la direction
Concentré sur la standardisation et I'amélioration des Concentré sur la satisfaction des attentes de la direction
orocessus
Permet aux unités opérationnelles de se concentrer sur leur Permet un contrôle par le centre
cæur de métier tout en assurant un contrôle par le centre
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Figure I
Le conti nuu m service décentral isé/service externa isé I
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Un cerain nombre de théories sont avancées pour justifier le choix d'une de ces formes d'organi-
sation.
La théorie de la contingence
Les travaux rassemblés sous la dénomination de théorie de la contingence renrenr d'apporter des expli-
cations aux structures organisationnelles adoptées par des facteurs aussi divers que la technologie, la
taille, le @ntexte culturel ou I'environnement (Desreumaux,1992). Dans le cas de la foncrion cornp
table et financière, le facteur environnemental est déterminant, la trille er le contexte culturel des
orgânisadons riayant guère évolué. Quant aux recherches relatives à la technologie, leur Portée est
plus délicate à appréhender.
Ia transposition à la production d'information (plutôt que de biens physiques) de I'analyse de
'Woodward (1958a,
b) n est pas la difficulté principale : la production de masse est associée à une
$rucg.re bureaucratique alors que la production à l'unité est associée à des strucnrres plus organiques.
En revanche, l'approche de Woodward est développée au niveau global, de l'organisation dans son
ensemble, æ qui réduit sa portée. Non seulement nous nous intéressons à une fonction particulière,
mais celle-ci recouvre aussi des tâches très hétérogènes. Il faut cependant remarquer la perdnence de
la description proposée pour la configuration organisationnelle associée à la production en continu.
læ degré élevé d'automatisation du processus de production conduit fenueprise à utiliser un person-
nel qualiÊé intervenant directement pour des tâches de conception, de conuôle et de maintenance.
Ces personnels uavaillent en liaison étroite et la distinction entre tâches de conseil et o$rationnelles
est souvent délicate. Ceme description est en parfaite adéquation avec le fonctionnement d'une direc-
tion compable et financière gérant un système d'information fonement centralisé.
l,a principale contribution de l'approche contingente à noue problématique concerne finfluence
de I'environnement sur la centralisation. ks strucnrres mécanique et organique décrites par Burns et
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' Perte de contrôle sur la confidentialité des informations transmises et détenues par le prestaraire ;
' Perte de contrôle sur des actions non directement observables par la société diente ;
. pefte de contrôle sur les coûts ;
' Perte de contrôle sur la qudité et le contenu, les délais de uansmission de I'information ;
. ôsence de garantie quant à la pérennité du prestataire.
Des garde-fous existent du fait de I'appartenance des cabinea prestataires à I'ordre des expercs-
compables. De plus, ces risques peuvent être combattus par la réputation du cabiner compable.
IJappanenance à des groupes établis (Big Four, par exemple) peut être une garantie quant à la péren-
nité du prestataire.
lr
l'l
I
_t__-_-___\___
i----------ii
i Service Service i
décentralisé centralisé
i
Figure 3
La complémentarité des théories de la contingence et de coûts de transaction
Performance de la fonction
(rappon cott - qualité)
Pour mieux cerner les motivations, les difficultés et les raisons d'un choix de structure particulière,
les cas de deux entreprises ayânt remis en question I'organisation de leur service comPtôle seront
exposés. Ces informations seront complétées par I'expérience du dirigeant d'un cabinet d'expertise-
comptable spécialisé dans I'eirternalisation. Enfin, les r6ultats d'une étude par questionnaire permet-
ffonr de préciser I'ampleur et les modalités des réorganisations de la fonction comptable des plus
grandes entreprises françaises.
' la volonté de créer un groupe à partir de deux entités. Ia nouvelle organisation du système
comptable et financier a constitué une occasion de rapprocher les deux entités. læs auues domaines
ont également été rapprochés : les achats et les ressources humaines à la même date (1992) et en
1998 les unit& de production avec la crâtion de plates-formes de production communes ;
' la volonté de râliser des économies d'échelle âvec un objectif de réduction de 5 o/o par an.
Acnrellement, la comptabilité fournisseurs groupe traite 18 000 facnrres par jour dont 80 o/o pat
EDI, les 20 o/o qurrestent sont uaités manuellement et seuls 2O o/o des factures parmi ces dernières
sont l'objet de problèmes. Pour traiter ce volume global de factures fournisseurs I'effectifest actuel-
lement de 2O o/o inférieur à celui qui permettait en 1988 de uaiter uniquement les factures de lune
des deux sociétés, c'est-à-dire 3 000 à 4 000 factures. En 1999, le regroupement France - Europe
a permis de râliser un gain de 10 o/o sur l'effectif. Les gains seraient plus importants si l'on envi-
sageait une délocalisation de la plate-forme de comptabilité ;
' la volonté d'améliorer la qudité de la production des services comptables par une réflexion appro-
fondie sur les indicateurs les plus pertinents et la certirude de leur exactitude lors de leur trans-
mission aux équipes dirigeantes ;
. la volonté de réduire les délais de la production compable pour ariver à un délai de reportingde
2 à 3 jours mensuels et à un délai d'éablissement des comptes u fiscatx, de 30 jours.
La réorganisarion sous la forme d'un cenue de services partâgésl4 a été le moyen de renforcer le
professionnalisme par l'éablissement d'une relation client/fournisseur et d'améliorer la qualité par le
développemenr d'un système intégré et unifié. La performance du service est appréciée au travers d'un
tableau de bord comporrant des indicateurs mesurent la productivité (le nombre de facmres uaitées
par client, les encours), la qualité (les rédamations fournisseurs, les délais du reporting le nombre d'in-
cidents) ainsi que la satisfaction du dirigeant.
Le développemenr du centre de services partagés a été rendu possible par l'unification du qystème
informatique et l'intégration des données de gestion avec la mise en place de clés comptables avec
imputation automatique qui permet à partir des informations de gestion d'obtenir un reporting
groupe et une fois par an les documens fiscaux dans les normes nationales.
k rôrganisation a permis d'harmoniser les pratiques au sein du groupe et a abouti à l'utilisation
d'un plan de compte unique, d'une base de données unique et d'une méthodologie de travail
cornmune à tous les collaborateurs du groupe. Quant à l'homogénéisation des outils informatigues,
cela passe par un paraméuage au niveau central des suppora utilisés. La solution de l'externalisation
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_ l,a démarche qui précède la rôrganisation se décompose en trois temps, avec une phase prâlable
de discussion avec le dient afin de metue en évidence ses besoins et les lacunes du système comptable.
De cette phase préalableva déboucher une offre commerciale (offre de mission, leÉre d'intention) qui
comPoftera une description de I'offre et des domaines comptables, l'utilisation du système et les
reprises (personnel et matériel). IJacceptation de I'offre conduit à une étude détaillée qui peut être
considérée comme un audit de fonctionnementlS. Cet audit est une réflexion avec l'enrreprise sur les
finilfués de la rôrganisation comptable et une analpe domaine par domaine des solutions envisagées
et du partage des responsabilités enue I'enueprise et le prestataire de services. Il permet de construire
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Nos études de cas montrent que de grandes entreprises françaises se posent la question de l'errter-
nalisation de leur fonction comptable et financière. Elles franchissent difficilement le pas mais elles
me6ent en æuïre des réorganisations radicales. En face, des prestataires de services disposent de solu-
tions pr&entées comme simples et économiques même s'ils reconnaissent rapidement les difficult6 de
la démarche d'externalisation. Une étude par questionnaire a permis de préciser la portée de ces inno-
vations organisationnelles.
Tableau 2
Répartition par secteur des répondants
o/o
BTP 5
olo
Distribution 18
o/o
lndustrie 52
o/o
Services 24
læ chiffre d'affaires médian est de 2,1 milliards de francs et I'effectif médian de 795 perconnes. Iæs
questionnaires étaient adressés aux directeurs administratifs et financiers, la répartition des fonctions
des répondants est la suivante :
Tableau 3
Fonction des répondants
Dirigeants s%
o/o
DAF 33
o/o
Directeurs comptables 52
o/o
Ne précisent pas 10
[.a première partie de notre questionnaire visait à décrire la fonction compable de l'enueprise.
Une analyse en composantes principales (ACP) fait apparalue trois dimensions :
Services
exernalisés
r Juridique
O Prise de commande
il Audit inteme
ô R"-o.rr"*"nt
I Informatique
O Maintenance
Approvisionnements
^
l logistique
0,0 0,5
Ainsi, une entreprise qui externalisera sa comptabilité sera probablement une entrePrise qui aura
déjà externalisé une grande partie de ses fonctions de soutien.
o/o
Nous constarons que la réorganisation de la fonction compeble a eu lieu dans 54,1 des cas
o/o prêvoilent une
(45 ,9 des répondana rf ayant pas procédé à une réorganisation de la fonction) . 7 5
o/o
réorganisation dans les uois ans, toutefois I'externalisation de la fonction comme réorganisation riest
mentionn& que dans 6 o/o des cas. Les réorganisations n'ont donné lieu à des transfefts d'actifs que
dans un seul cas alors que les uansferts de personnel sont beaucoup plus fréquenæ (52o/o des cas).
Nous constarons que les entreprises ayant réorganisé leur fonction comptable ont des perfor-
mences significativement meilleures, tent sur le plan des délais d'établissement des comptes que sur le
cott de la fonction ou de la satisfaction. Iæs économies sont de l'ordre de 35 o/o,les délais ont été
o/o à70 o/o.
réduits d'un tiers et la proponion des dirigeants satisfaits passe de 33
Centralisation de sites o
G
0
Création d'un centre q,
Hétérogénéité des compétences
de compétences
[l@ t-
Gestion des ressources Gestiondelavaleur
Gestion delavaleur
audétriment
I
I I ll au détriment | |
|
'$
|
| a"t"'"t.'"
de lavaleur
I
|
lElffi-
-
Efficacité
l ll-Qualitémalmaîuisée I
Qualité mal maltrisée
- Efficacité - Efficience
- É,tablissement d'une relation client-foumisseur
l-Étblirs"m"ntd'unerelationclient-foumisseur
maiuisés I Mesure de performance
I
|-
Cots mal maltrisés I-
performance
l__l I
læs caissons sont constitués de la comptôilité fournisseurs, clients, gestion des immobilisations, uésorerie...
Conclusion
Les directions financières, clef de votte du qystème de mesure de performance des entreprises,
riéchappent plus à la règle : elles doivent répondre à des critères de performances au même tiue que
l'ensemble des fonctions de I'enueprise.
læs nouvelles formes d'organisation de cette fonction ont pour findité d'améliorer la qualité de
l'information, de permeftre une rneilleure connaissance des cotts et donc de les optimiser (économies
d'échelle et de cotts), de permettre le recours à des spécialistes et de développer la capacité à coopérer
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outil permettant aux dirigeants de décentraliser ArrxnNorn M., YoriNG D. (1996), < Outsourcing :
les responsabilités tout en cenûalisent comme Where the Value ? >, Long Range Planning,
jamais aupararant les informations. vol.29, n" 5, pp. 728-730, octobre.
8. Comme cela a été évoqué saprd, 16 ERP (par ANsaru S., Eusrr KJ. (1995), < Breaking down the
exemple) permettent cette proximité. Barriers between Financial and Managerial
Accounting : A Comment on the Jenkins
9. En effet, pour les juristes, un conûat incomplet Committee Repon >, Accounting Hmimns, vol. 9,
est un contrat imparfait.
n" 2,pp.4043.
10. Iæs missions courantes sont évidemment à relier
ANsorr H.I., BnaNorsouRc RG., < Repenser l'orga-
au caractère non suatégique de la comptabilité.
nisation : problèmes de langage > in E. JeNtscn,
Ainsi, plus le besoin de services comptables de
éd,., Pnspectioe a politiqae, OCDE, Paris 1969,
routine croit, plus les organisations auront ten-
cité par A Drsnnuatx op. ar.
dance à externaliser cette fonction (non straté-
gique et non générærice de valeur ajoutée) si la ArrHnn ANoEFsEN (l 999), Sbare Smtices Handboo h.
comptabilité actuelle est insuffisante pour les Bann H.R, CneNc S.Y. (1993), < Outsourcing Inter-
assurer. la routine des activit6 comptables pone nal Audis : A
Boon or Bane ? ,, Managerial
par exemple sur les états achat/vente, la gestion AuàitingJounwl, vol. 8, no 1.
sociale, etc.
BrssoN P. (1999), ( Les EPJ à l'épreuve de l'organi-
11. Cette distinction pourra sembler floue, maisil est sation >, Syaèma dinformation et management'
délicat d'établir un seuil avec précision. D'un vol.4,n" 4,pp.2l-51,
point de vue pratique, cene imprécision n'est pas
gênante. Notre enguête par questionnaire a été
Bouetrn H. (1994), Iis fondenent du contôle dz
gettion, Que sais-je ?, PUF.
menée auprès des 2 000 entreprises Êançaises les
plns imporanrcs et nos études de cas ont été râ- BouqtnN H. (1990, < Pourquoi le conrôle de ges-
lisées auprès d'entreprises multinationales fran- tion existe-t-il encore ? >>, Gestion, vol. 21, n" 3,
çaises cotées au premier marché. septembre.