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Gestion de
la complexité
Rapport approfondi PMI Pulse of the Profession : Gestion de la complexité Septembre 2013
INTRODUCTION
Les organisations qui entreprennent des programmes et des projets ambitieux sont systématiquement confrontées à
l'imprévu, à l'inattendu et au compliqué. Toutefois, aujourd'hui, la mondialisation croissante, le changement de rythme
rapide, la concurrence intense et l'innovation continue dans un environnement commercial de type "faire plus avec
moins" contraignent les organisations à reconnaître que leurs stratégies - ainsi que les projets exécutés pour les mettre
en œuvre - deviennent de plus en plus complexes.
Les organisations sont-elles préparées à gérer cette complexité croissante ? L'étude IBM 2010 Capitalizing on
Complexity : Insights from the Global Chief Executive Officer Study1 explique que la complexité d'exploitation dans un
environnement de plus en plus volatil et incertain constitue le défi principal des PDG. Toutefois, plus de la moitié d'entre
eux ont exprimé leurs doutes quant à la capacité de leur organisation à gérer cette situation, et lorsqu'il leur était
demandé de se projeter sur les cinq prochaines années, quatre PDG sur cinq s'attendaient à voir le niveau de complexité
s'accroître.
Le rapport approfondi PMI Pulse of the Profession™ : Gestion de la complexité examine les mesures que les organisations
prennent pour améliorer la réussite de leurs projets et programmes complexes. Ce rapport révèle que, quel que soit le
niveau de complexité, des pratiques de gestion de projet normalisées, des communications efficaces et une solide base
de talent sont nécessaires à la réussite des programmes et des projets. Mais les choses ne s'arrêtent pas là.
Les organisations performantes identifient un autre composant clé de leur réservoir de talent : des cadres dirigeants
chargés des projets et dotés des compétences de leadership nécessaires pour garantir que cette complexité au sein de
leurs projets et programmes est gérée avec succès. Et ce composant revêt une pertinence encore plus importante dans
les organisations qui affichent un pourcentage supérieur de projets hautement complexes, car les sommes investies y
sont davantage exposées aux risques. Bien sûr, identifier cet état de fait est une chose, mais agir dessus pour créer une
capacité organisationnelle en est une autre.
Ce rapport identifie plusieurs stratégies conduites par des organisations performantes pour développer une capacité
organisationnelle adéquate : des stratégies qui, ensemble, renforcent deux points importants. Tout d'abord, elles
prouvent le besoin vital d'une réflexion "articulée" qui fait le lien entre la maîtrise réussie de la complexité et, d'une
part, des processus de gestion de projet et de programme organisationnels matures et, d'autre part, le développement
d'un personnel capable d'appréhender projets et programmes. Ensuite, ces stratégies mettent en lumière le besoin d'un
leadership durable et impliqué de la part des cadres directoriaux de l'organisation si une telle réflexion "artculée" devait
être mise en œuvre de manière intelligente.
La création aboutie d'une capacité organisationnelle permettant de gérer la complexité conduit à des programmes
et des projets plus réussis, à des risques budgétaires limités et à une avance sur la concurrence. Si votre organisation
souhaite se trouver dans une telle situation, ce rapport lui fournit des pointeurs essentiels vers les éléments qu'implique
la création d'une telle capacité.
NATURE DE LA COMPLEXITÉ
Le terme "complexité" revêt différentes significations pour différentes
personnes au sein de différentes organisations. Mais au final, consacrer
des ressources et un temps précieux pour l'organisation à définir la
complexité ne servirait pas forcément à grand-chose. Au lieu de cela,
si une organisation considère son travail comme complexe, elle doit
alors fonctionner de sorte à gérer au mieux cette complexité. À terme,
la manière dont les organisations anticipent, appréhendent et gèrent la
complexité détermine leurs réussites et leurs échecs.
Figure 1 : Quelques-uns des termes qu'emploient les organisations, praticiens et experts du domaine pour caractériser la complexité.
~~ Julie Tuttle
Chef de projet dans une des plus
grandes banques des États-Unis
John Burbank, chef de projet dans un grand "Je pense que vous prenez un gros risque si les
cabinet de gestion d'actifs, explique que parties prenantes ne sont impliquées que dans
l'ambiguïté peut venir de parties prenantes ayant la dernière phase ou lors de la validation, pour
un solide vécu dans un domaine spécifique, mais découvrir alors qu'elles ne sont pas satisfaites
connaissant moins bien l'activité et la gestion de car les choses ne sont pas telles qu'elles les
projet en tant que discipline. attendaient. Ils pensaient à des pommes et vous
leur donnez des oranges. Je pense que c'est là une
"Ainsi, très souvent, cette ambiguïté vient du immense raison d'en parler", explique-t-elle.
responsable informatique, qui explique pratiquer
de cette manière, tandis que le personnel chargé Pour M. Burbank, l'ambiguïté peut toujours se
de la conformité et des aspects juridiques explique régler en s'en remettant à la personne susceptible
faire d'une autre. Et il faut des heures de discussion de financer le projet en question quelle qu'elle soit.
pour ne serait-ce qu'atteindre une vue similaire, à
défaut d'une vue commune", explique M. Burbank. "L'important c'est… qui finance le projet ? Quel
groupe le finance ? Ce sont eux qui ont le dernier
La communication joue également un grand rôle mot. D'une manière qui apporte un peu plus de
dans la gestion de l'ambiguïté. Et les chefs de clarté", explique-t-il. "Aussi, d'une certaine façon,
projet doivent faciliter les discussions entre des une grande partie de mon travail n'est pas si
individus aux historiques variés, explique Julie ambigüe. Je sais que tout ce que j'ai à faire c'est
Tuttle, chef de projet dans une des plus grandes remonter suffisamment haut dans la hiérarchie de
banques des États-Unis. l'organisation pour obtenir une réponse."
TRANSFORMER LA COMPLEXITÉ
EN DEXTÉRITÉ
Si une certaine perception laisse entendre que la mise en œuvre réussie de
projets complexes requiert un jeu de compétences et de capacités distinct,
la recherche montre continuellement que ce n'est pas le cas. Entre autres
études PMI, la recherche Pulse of the Profession™ indique que, quel que
soit le nombre de projets hautement complexes, lorsque les organisations
utilisent des techniques à la même fréquence et affiche le même niveau
de maturité en matière de gestion de projet, elles obtiennent des taux de
réussite de projet similaires (voir la figure 3a).
Figure 3a : Quel que soit le nombre de cas hautement complexes, les organisations gèrent les projets avec à peu près le même
ensemble de techniques, méthodes et pratiques, et affichent à peu près la même maturité dans cette discipline. (Remarque : il n'y a
aucune différence statistique entre les deux groupes à l'intervalle de confiance de 95 %.)
Figure 3b : Les organisations performantes recourent beaucoup plus à des pratiques, méthodes et techniques de gestion de projet que
leurs homologues peu performantes, et affichent des niveaux de maturité supérieurs dans la discipline. (Remarque : toutes les différences
sont statistiquement pertinentes à l'intervalle de confidence de 95 %.)
ORGANISATIONS ORGANISATIONS
PERFORMANTES PEU PERFORMANTES
Tandis que la nature de la complexité varie selon l'organisation et ses
projets et programmes, notre recherche indique que fonctionner dans un
ÉLEVÉ 45 % 39 % environnement complexe requiert une certaine dextérité.
Projets
Projetssatisfaisant
satisfaisantl'intention métier
l'intention etet
métier lesles
objectifs
objectifs
Processus de concrétisation des bénéfices mature 79 %
Pratiques de gestion de portefeuille matures 76 %
Agilité organisationnelle élevée 74 %
Disposent de sponsors actifs sur plus de 80 % des projets 74 %
Plan de carrière défini 71 %
Normalisation utilisée à l’échelle de l’organisation 70 %
Disposent d’un processus de développement de compétences PM69 %
74 % Atteinte de Les résultats d'une analyse des éléments moteur clés sont plus pertinents :
45 % l'intention/des objectifs
celle-ci révèle qu'un sponsor de projet impliqué constitue l'élément
moteur le plus significatif de la réussite d'un projet. Plus spécifiquement,
66 % Conformément une hausse de 5 pour cent du nombre moyen de projets dotés d'un
44 % au budget
sponsor actif augmente le nombre de moyen de projets atteignant des
objectifs et une intention métier de 2 pour cent. Ce seul facteur peut avoir
62 % Dans les temps une incidence considérable sur la réussite d'une organisation, à mesure
40 % qu'un nombre croissant de projets réussis atténuent le risque budgétaire.
39 %
Dérive de portée
53 %
12 % Projets considérés
comme des échecs
25 %
Plus de 80 % des projets disposent de
sponsors actifs
Moins de 50 % des projets disposent de
sponsors actifs
Alignement bon/considérable 72 %
Alignement modéré/faible 58 %
Figure 6 : Pourcentage de projets atteignant l'intention métier et les
objectifs d'origine.
de
Quatre organisations performantes sur cinq (81 pour cent) rapportent que
les compétences acquises les plus essentielles à la gestion réussie de projets
hautement complexes sont les compétences de leadership (voir la figure 8).
Compétences
de leadership 81 %
Compétences
techniques en
gestion de projet 9%
Compétences de
gestion stratégique
et métier
9%
Autre 1%
Figure 8 : Compétences les plus importantes pour réussir la gestion de
projets hautement complexes
Notre recherche indique que les organisations sont d'accord sur ce point :
les organisations performantes rapportent que l'expérience professionnelle
d'un chef de projet est le paramètre qui favorise probablement le mieux
la réussite de projets complexes, et considérablement plus souvent
qu'une aptitude naturelle et une formation et un enseignement formels.
Cinquante-sept pour cent des organisations performantes identifient
l'expérience professionnelle du chef de projet comme l'attribut qui favorise
57 %
Expérience
professionnelle
des chefs de projet
Aptitude naturelle
des chefs de projet 22 %
16 %
Formations et diplômes
formels des chefs
de projet
Autre
5%
Figure 9 : Plus de la moitié des organisations performantes identifient
l'expérience professionnelle du chef de projet comme l'attribut qui
favorise probablement le mieux la gestion et la réalisation de projets
hautement complexes.
Notre recherche sur la complexité indique que les organisations qui disposent
de cette fonction centralisée voient, en moyenne, 72 pour cent des projets
atteindre leur intention métier et leurs objectifs d'origine, comparés aux seuls
66 % obtenus par les organisations qui en sont exemptes.
Suit le
développement
Oui Organisations performantes
professionnel 55 % Organisations peu performantes
via une fonction
centralisée
38 %
Figure 10 : Il est plus probable de voir en place une fonction centralisée soutenant le développement
des chefs de projet dans les organisations performantes.
"Gérer des parties prenantes multiples et Toutefois, que la complexité d’un projet vienne de
communiquer efficacement avec celles-ci est la conformité gouvernementale ou de tout autre
important pour la réussite des projets dans facteur, une focalisation accrue sur des principes
l'environnement de la réglementation financière de gestion robustes permettent aux praticiens de
actuel", explique Matthew Handi, spécialiste de la discipline de réussir leurs projets.
la gestion de projet dans une grande compagnie
d'assurance. "Pour les projets hautement complexes, nous
recourrons, entre autres, à la surveillance. Par
"Vous gérez un panel complet de types de exemple, nous devons surveiller étroitement les
personnes. Plutôt que de gérer des responsables projets gouvernementaux hautement complexes
techniques (informatiques), vous gérez des via de fréquents rapports d'état. Et lorsque vous
avocats, des personnes qui interprètent les élaborez le plan d'un projet hautement complexe,
réglementations - un retour constant entre ces vous devez vous assurer que vous avez clairement
personnes - et ça conduit parfois à changer de cap défini des jalons et que vous contrôlez ce qui a été
au beau milieu du projet ; soit leur interprétation réalisé en fonction de ces jalons. Et tout élément qui
de la réglementation change, soit ils sont en constitue une dérive par rapport à un jalon défini doit
mesure de faire pression sur une partie de cette être corrigé en affectant davantage de ressources",
réglementation pour retarder son application, ou explique Sanjay Sharma, responsable informatique
que sais-je encore", explique M. Handi. dans une société de services financiers.
CONCLUSION
Quel que soit le degré de complexité, des pratiques de gestion de
projet normalisées, une solide base de talent et des communications
efficaces sont nécessaires à la réussite des projets et des programmes.
Notre recherche prouve qu'en termes de gestion de la complexité
réussie, la différente réside entre des organisations performantes et peu
performantes, et non entre des projets généraux et des projets complexes.
À PROPOS DE CE RAPPORT
La recherche dont découle le rapport approfondi PMI
Pulse of the Profession™ : Gestion de la complexité a
été menée en juillet 2013 auprès de 697 praticiens de
la gestion de projet affichant une expérience de trois
ans ou plus, et travaillant sur la période à plein temps
à la gestion de projets, programmes ou portefeuilles
professionnels. Des entretiens téléphoniques poussés
supplémentaires ont été menés en vue d'obtenir des
éclaircissements plus détaillés sur les opinions de
ces praticiens, ainsi que des exemples de situations
illustrant la nature de la complexité et des tactiques
d'atténuation associées.
RÉFÉRENCES
1 IBM Global Business Services. Capitalizing on Complexity : Insights from
the Global Chief Executive Officer Study. 2010. http://www-304.ibm.com/
businesscenter/cpe/download0/200422/ceostudy_2010.pdf
2 Booz Allen Hamilton. Redefining Program Management for the Unique
Challenges of Complex Programs. 2013.
3 Définies en tant qu'organisations dans lesquelles plus de 75 pour cent des
projets sont hautement complexes.
4 Définies en tant qu'organisations dans lesquelles moins de 25 pour cent des
projets sont hautement complexes.
5 Le PMI Global Executive Council est une communauté de décideurs, d'experts
du domaine et de personnes d'influence qui considèrent que l'apprentissage
partagé, ainsi qu'une gestion de projet/programme, peut amener un réel
changement et améliorer les résultats métier. Le Global Executive Council
compte des représentants d'environ 80 organisations mondialement
reconnues et d'influence internationale, allant d'établissements financiers à
des acteurs des domaines de l'informatique, de l'aérospatiale, de la défense
et de l'énergie.
6 Le guide pratique PMI consacré à la gestion de la complexité sera publié fin
2013/début 2014.
7 Suzanne Heywood, Jessica Spungin et David Turnbull. 'Cracking the
Complexity Code.' McKinsey Quarterly, Mai 2007.
8 Les organisations performantes sont celles qui atteignent un taux de projets
achevés conformément au délai, au budget et aux objectifs d'origine de 80
pour cent ou plus.
9 Les organisations performantes sont celles qui atteignent un taux de projets
achevés conformément au délai, au budget et aux objectifs d'origine de 60
pour cent ou moins.
10 Edward J. Hoffman et Matt Kohut. NASA’s Journey to Project Management
Excellence. Novembre 2012. http://www.nasa.gov/sites/default/
files/709495main_NASA_Journey_to_PM_Excellence.pdf
11 Terry Cooke-Davies, PhD, rédacteur-en-chef. Aspects of Complexity :
Managing Projects in a Complex World. Éditeurs contributeurs : Lynn
Crawford, DBA, John R. Patton, PMP, Chris Stevens, PhD, et Terry M. Williams,
PhD. Project Management Institute, 2011.
PMI.org | pulse@pmi.org | #PMIpulse
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