CHARTE DU COMITÉ SOCIAL

I. LES RESPONSABILITÉS
La principale responsabilité de la commission sociale est de conseiller et d'aider le
conseil d'administration, de manière raisonnable et productive, à élaborer et à mettre
en œuvre un programme d'engagement social positif entre et parmi l'association et les
résidents. Pour atteindre cet objectif, le conseil d'administration confie de temps à
autre au comité des tâches ad hoc. Dans l'exercice de ses responsabilités, le comité
remplit des fonctions qui comprennent, mais ne sont pas nécessairement limitées à,
ce qui suit :
 Aider à la préparation du budget annuel de fonctionnement de l'association pour
les fonctions sociales.
 Proposer et organiser des événements sociaux pour la communauté.
 Produire régulièrement des bulletins d'information à l'intention des résidents.
 Participe à l'élaboration et à la distribution d'un dossier de bienvenue pour les
nouveaux résidents.
 Aider à la distribution des normes et des conventions communautaires aux
nouveaux résidents.
 Formuler des recommandations au conseil d'administration sur les modifications
à apporter aux politiques existantes ou sur l'élaboration de nouvelles politiques
qui améliorent ou renforcent la vie de la communauté.
 Entreprend des projets ad hoc à la demande du conseil d'administration pour
améliorer la vie sociale de la communauté.

II. ÉLIGIBILITÉ
Les candidats et les membres du comité doivent être des propriétaires d'unités en
règle. La bonne réputation est définie comme l'absence de privilège, de suspension de
privilège, d'impayé de cotisation, de violation de convention ou d'action en justice en
cours avec The Carriages. Il ne peut y avoir plus d'un membre d'un ménage qui siège
en même temps au comité.

III. NOMINATION ET CONDITIONS

Le recrutement des candidats peut se faire par le biais du bulletin d'information,
d'une annonce lors de la réunion annuelle ou par tout autre moyen jugé approprié par
le conseil d'administration. Le conseil d'administration s'efforcera de veiller à ce que
les membres des différentes localités de l'association soient représentés dans ses
comités. Les propriétaires d'unités intéressés doivent soumettre une demande écrite
de nomination au gestionnaire de la communauté. Les membres du comité en règle
sont rééligibles.

Le conseil d'administration procédera à la nomination des comités chaque année après

l'assemblée annuelle. Le conseil d'administration peut procéder à des nominations
supplémentaires tout au long de l'année en cas de vacances. Les membres du comité
sont nommés pour un mandat de deux ans ; toutefois, les membres nommés pour
pourvoir des postes vacants en cours d'année restent en fonction jusqu'à la fin du
mandat du membre du comité qu'ils remplacent. Les membres du comité recevront
une copie de la présente charte dans un délai raisonnable après leur nomination.

IV. ENLEVEMENT
Le conseil d'administration peut révoquer tout membre d'un comité, y compris le
président, avec ou sans motif, à tout moment, sans préavis ni explication, par un vote
majoritaire du conseil d'administration.
Le comité peut faire des recommandations au conseil d'administration concernant la
révocation des membres du comité. Un membre du comité peut être révoqué, sur
notification écrite du président du comité, s'il n'assiste pas à trois réunions
consécutives sans préavis ni explication.

V. ÉLECTION DES MEMBRES DU BUREAU

Les membres du comité peuvent faire des recommandations au conseil
d'administration en vue de la nomination d'un président. Le conseil d'administration
nomme le président de la commission après la réunion annuelle de chaque année. Les
autres membres du comité peuvent être élus par les membres du comité. Au
minimum, la commission élit un secrétaire qui est chargé d'établir un procès-verbal
précis des réunions de la commission et de le soumettre à la direction en temps utile
pour qu'il soit joint au dossier de la réunion mensuelle du conseil d'administration. Le
procès-verbal indique la date, l'heure et le lieu de chaque réunion. Le procès-verbal
comprend également un relevé des présences des membres du comité et de tous les
votes du comité. Le président, ou la personne qu'il a désignée, est chargé de présider
les réunions du comité.

VI. RÉUNIONS
Le comité se réunit régulièrement. Le comité publie un calendrier annuel des
réunions. Toutes les réunions sont ouvertes à tous les propriétaires d'unités. Si la
commission doit reporter ou annuler une réunion, le président de la commission en
informe la direction le plus tôt possible et s'efforce d'afficher un avis sur le tableau
d'affichage de la communauté. Le président est chargé de contacter les membres de
la commission en cas de report ou d'annulation d'une réunion. Des réunions "spéciales"
ou des réunions reportées peuvent être programmées par le président moyennant un
préavis de cinq (5) jours ouvrables indiquant le motif de la réunion.
Lors de ses réunions, le comité réserve une période de temps pour permettre à toute
personne non membre du comité présente à la réunion d'apporter sa contribution.

La majorité des membres du Comité doit être présente pour convoquer une réunion
ou mener des procédures de vote formelles. Le nombre total de membres du comité
est de trois au minimum, la majorité étant présente pour établir le quorum. La
décision du comité est prise à la majorité des membres présents lorsque le quorum
est atteint. Tous les votes ont lieu en séance publique.

Toutes les réunions des comités se déroulent généralement conformément aux

Robert's Rules of Order et de manière professionnelle. Chaque réunion fait l'objet d'un
procès-verbal. Le procès-verbal fait état des présences, des questions soulevées, des
votes exprimés par chaque membre présent et de toute décision prise par le comité
des communications. Le procès-verbal est transmis à la direction pour inclusion dans
le rapport mensuel au conseil d'administration. Les procès-verbaux des réunions
approuvées sont conservés dans les dossiers pour que les propriétaires puissent les
consulter.

VII. FONCTIONS DE LA PRÉSIDENCE

Les fonctions du président comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants :
 Assurer le suivi et la mise à jour de la liste des membres des comités ;
 Élaborer le calendrier des réunions annuelles ;
 Préparer les ordres du jour des réunions ;
 Présider les réunions ;
 Donner à chaque membre du comité la possibilité de s'exprimer ;
 Veiller à ce que les membres du comité et les personnes assistant à la réunion
soient traités équitablement et avec respect ;
 Assigner des tâches aux membres du comité si nécessaire ;
 Soumettre les procès-verbaux des réunions au conseil d'administration comme
stipulé ci-dessus ;
 Assurer la liaison avec le conseil d'administration et représenter le comité lors
des réunions programmées du conseil d'administration.
 Veiller à ce que le comité s'acquitte des tâches décrites dans la présente
résolution et à ce que le conseil d'administration lui demande de le faire.

VIII. COMMUNICATIONS
Afin d'assurer une bonne communication entre le conseil d'administration et le comité
social, il est prévu que le président du comité, ou le membre du comité ou la
personne désignée par le président, assiste à chaque réunion de travail régulière du
conseil d'administration. Le représentant de la commission présente les
recommandations de la commission, informe le conseil d'administration de l'état
d'avancement des tâches de la commission, demande l'assistance du conseil
d'administration, le cas échéant, et répond à toutes les questions que le conseil
d'administration peut avoir concernant les attributions de la commission. Le comité
doit maintenir des communications régulières avec le conseil d'administration.
10.13.23