1

2
 GESTION DES DOSSIERS DE COURS DE
FORMATION EN INFORMATIQUE DES ETUDIANTS
DE L’ESTAAC

3
SOMMAIRE

REMERCIEMENTS

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

INTRODUCTION

PLAN INDICATIF …

CONCLUSION

SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE

PLANFICATION…

4
REMERCIEMENTS

Au terme de la rédaction de ce mini mémoire, nous adressons nos remerciements et nous

témoignons notre gratitude aux personnes qui nous ont soutenues. Il s’agit de :

- M. YOBOUE Yao Mesmin, notre Encadrant, enseignant à l’INSAAC, pour sa

disponibilité, ses conseils et le temps consacré à la correction de ce mini mémoire ;
- Docteur DAO Salifou, Directeur de l’Ecole Supérieure de Tourisme, d’Artisanat et de
l’Action Culturelle (E.S.T.A.A.C) et l’ensemble du corps enseignant pour l’intérêt
accordé à notre formation académique ;
- Mme COULIBALY Naziata, Sous- directrice de la Diffusion des Actes et de l’Archivage
au Ministère de la Fonction Publique pour avoir accepté notre requête de pré-enquêtes au
sein de son service ;
- M. EHOUSSOU Gnamien Blé, chef du service archives pour avoir accepté de partager
avec nous ses nombreuses années d’expériences ;
- M. KOKO Djessou Maxime, Assistant-Conservateur en Bibliothéconomie pour sa
disponibilité et son soutien ;
- Notre famille pour son soutien financier et moral.

5
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

SIGLES

A.A.F : Association des Archivistes Français

C.I.A Conseil International des Archivistes

D.A.A.F : Direction des Affaires Administratives et Financières

D.F.C : Direction de la Formation et des Concours

D.G.A.P.C.E : Direction Générale des Agents et du Personnel Civil de

l’état

E.S.TA.A.C : Ecole Supérieure de Tourisme, d’Artisanat et d’Action

Culturelle

G.E.D : Gestion Electronique des Documents

I.N.S.A.A.C : Institut National Supérieur des Arts et de l’Action Culturelle

M.F.P : Ministère de la Fonction Publique

S.D.D.A : Sous-Direction de la Diffusion et de l’Archivage

S.G.F.A.E : Système Intégré de Gestion des Fonctionnaires et Agents de

l’Etat

S.N.D.I : Société Nationale de Développement Informatique

S.I.D : Sciences de l’Information Documentaire

ABREVIATIONS

APA : American Psychological Association

ISO : Organisation Internationale de Normalisation

PIAF : Portail International Archivistique Francophone

6
LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1 ESTAAC 1.......................................................................................................................11

Tableau 2 INSAAC.........................................................................................................................16

Tableau 3 SID................................................................................................................................25

Tableau 4 ESAPAAD.......................................................................................................................26

7
LISTE DES FIGURES

Figure 1LA CLE DU SUCCES............................................................................................................14

Figure 2 L'HOMME AU CROCO.....................................................................................................18

Figure 3 C'EST LA JOLIE MOTO DE PAPA........................................................................................19

Figure 4 LE BUFFET.......................................................................................................................22

Figure 5 LE ROBINET......................................................................................................................24

8
 INTRODUCTION

CONTEXTE GENERALE ET JUSTIFICATION DU CHOIX DU SUJET I

Contexte générale 1

Le père de la nation, feu le président Félix Houphouët BOIGNI a dit : <<succès de ce

pays repose sur l'agriculture>> ; Ainsi, l'on a assisté dans les années 70 au miracle ivoirien,
du fait de son agriculture croissante. Cependant, force est de constater que le secteur agricole
ivoirien subit un amenuisement de ses ressources, qui perdure dans le temps. La
conséquence, le pays importe bon nombre de produits vivriers et alimentaire.

L’information est présente dans tous les domaines d’activités de ce vingt et un nième siècle.
Cela conduit les hommes dans une société dite de l’information. En d’autres termes,
l’information est liée à la bonne marche de la société. Elle constitue un maillon essentiel pour
le bon fonctionnement de toute institution qui se veut efficace et compétitive. En effet, elle a
une valeur ajoutée, économique et d’usage. C’est fort de cela qu’elle représente le pouvoir
dans la société de l’information. Partant de cette dimension, Félix HOUPHOUET-Boingy,
premier président de la république de côte d’ivoire affirmait ceci :
9
 « L’information est synonyme de pouvoir et les pays qui négligent leurs
équipements dans ce domaine accroitront rapidement leur infériorité par
rapport aux pays qui trouveront une raison supplémentaire d’exercer un
nouveau monopole »

Il veut dire par là que l’information contribue au développement d’un pays. Une
nation ne peut se construire sans elle car elle constitue la boussole de toute œuvre humaine.
Elle a donc besoin d’être organisée pour le bon fonctionnement de toute administration.
Cette organisation se résume en trois fonctions qui sont l’entrée, le traitement et la sortie du
document qui contient ou supporte l’information.

A ce propos, collection et traitement de l’information font partir des maillons du livre. Le

traitement fait allusion à la gestion de l’information. La gestion permet de structurer et diriger
toute structure documentaire. Une bonne gestion de l’information permet de bien la conserver
et de se référer au passé. Elle oriente et facilite les prises de décision dans tous les secteurs
d’activité où l’on administre un personnel comme c’est le cas au ministère de la fonction
publique.

Dans ce ministère, les dossiers de carrières des fonctionnaires et agents de l’état,

forment le socle du fonds d’archive. Ils sont essentiellement composés d’actes justificatifs de
la présence du fonctionnaire jusqu’à sa retraite. Ces dossiers nécessitent un meilleur
traitement dans le suivi de la carrière du travailleur. Leur gestion revêt des intérêts financiers
et professionnels pour les fonctionnaires et l’Etat. C’est pourquoi elle suscite beaucoup
d’intérêt et d’interrogations. En effet, comment comprendre que l’état demande l’extrait de
naissance, la première prise de service et d’autres dossiers à un travailleur qui fait valoir son
droit à la retraite après trente ans ? L’état a-t-il perdu les dossiers fournis ? La fonction
publique ne reconnait-elle plus ses agents et fonctionnaires ? Il est donc nécessaire de définir
les conditions meilleures d’une bonne gestion des dossiers de carrières, afin de sauvegarder
et conserver l’information. Cela permettrait à l’état de maîtriser le nombre exact des agents et
fonctionnaires à son service. Cela faciliterait également le départ à la retraite des travailleurs.
Il s’agirait d’automatiser le paiement des pensions et mettre fin au calvaire des retraités. Vu
le gain qu’on pourrait tirer dans la gestion des dossiers de carrières et soulager les
travailleurs, nous avons décidé de travailler sur le sujet : « gestion des dossiers de carrières
des fonctionnaires du ministère de la fonction publique ».

10
 Ce travail consistera à faire une évaluation du dispositif de conservation des dossiers de
carrières des fonctionnaires.

Justification du choix de sujet 2

Le choix du sujet de ce mini mémoire est motivé par trois raisons. Elles sont d’ordre
personnel, social et scientifique

Justification d’ordre personnel 2.1

Dans son mémoire sur « Impact des politiques fiscales sur les recettes et la croissance
économique en Côte d’Ivoire » (2009), Kassoum BIKIENGA évoque les différentes
politiques mises en place pour collecter les recettes fiscales. En effet, il soulève le problème
de l’impact de la politique fiscal sur l’économie ivoirienne. Le résultat de cette étude montre
que les politiques fiscales ont un impact mitigé sur la croissance économique. Aussi, ce
travail parle des différentes politiques utilisées pour collecter les recettes fiscales sans
toutefois spécifier l’apport du civisme fiscal dans les recettes. C’est vrai que BIKIENGA
parle du civisme fiscal comme une solution de collecte des recettes. Toutefois, il n’évoque
pas comment ce civisme fiscal doit être mis en pratique par les contribuables. C’est pourquoi
nous pensons que par l’information documentaire, nous pourrons apporter une solution à
cette pratique du civisme fiscal. En effet, une bonne gestion de la fiscalité pourrait apporter
des solutions aux problèmes économiques.

professionnels en science de l’information documentaire. La question relative à la gestion des

dossiers carrières des fonctionnaires, nous fait penser à l’évolution de notre carrière. Elle
prend en compte la première de service, les avancements, les promotions, des nominations et
autres. Cette situation de gestion physique des dossiers carrières des fonctionnaires nous a
conduits à réfléchir le sujet de recherche ci-dessus énoncé afin de proposer des solutions plus
compétitive pour le service d’archives

Tableau 1 ESTAAC 1

REF DESCRIPTION QUANTITE PRIX REMISE TOTAL HTTaux de TOTAL

UNITAIRE HT TVA TTC

11
 TOTAL

Justification d’ordre social 2.2

et cohérent de données et de documents interdépendants les uns des autres, recueillis au cours
de la réalisation des activités d’une organisation ou d’une personne. Ces documents peuvent
se retrouver dans un ou plusieurs contenants localisés dans des lieux différents ainsi que sur
différents supports, et sont susceptibles de fournir une information complète sur une affaire,
un sujet, un évènement ou une activité. il constitue en lui-même une unité d’information
définie par le lien unissant les documents qu’il contient. Il peut être crée organiquement par
une personne physique ou morale dans l’exercice de ses fonctions et activités ou recrée par
l’archiviste lors du classement aux archives définitive selon le même principe. » (Mas et
Gagnon-Arguin, 2004, p.32)financière du fonctionnaire dès sa retraite. Nous avons encore
l’exemple de ce fonctionnaire, qui porte plainte pour radiation illégale. Cependant celui-ci
avait formulé une demande de démission, car il devrait se rendre en Europe. L’aventure ayant
échoué trois ans après il revient comme s’il avait été radié par erreur. Le ministre a donc
demandé le dossier du plaignant. Le service des archives a mis plus d’une semaine pour le
retrouver et le communiquer. A la lecture des faits, l’on a retrouvé la demande de démission
rédigé par le plaignant lui-même. Cette situation a relevé la lenteur et les insuffisances dans
la gestion des dossiers de carrières des fonctionnaires. Cela nous a conduits à réfléchir sur le
sujet « gestion des dossiers de carrières des fonctionnaires du ministère de la fonction
publique ».

Justification d’ordre scientifique 2.3

L’organisation rationnelle des archives est un élément important dans la prise des décisions
d’un organisme public ou privée, et par toute personne physique ou morale dans le cadre de
ses activités. Toute administration ou institution documentaire qui veut être compétitive doit
être capable gérées les informations en son sein. C’est dans ce contexte que des mesures
appropriées et particulières doivent être prises pour assurer une gestion adéquate des archives
sur le long terme. En effet, l’accès facile aux informations est la base de la gestion efficace et
efficiente de la structure. Il est lié à la conservation des documents. Pour cela, il faut prendre

12
en compte la configuration de l’état des locaux, l’état de conservation des documents, ainsi
que les conditions de communication. La portée scientifique de cette étude est relative la
création d’un nouveau dépôt d’archives ou de procéder l’externalisation d’une certaine
catégorie de dossiers de carrières des fonctionnaires ayant interrompu le service soit pour
cause de décès, de retraite ou d’invalidité selon un texte règlementaire.

Clarification des mots clés du sujet 3

Dans la formulation du sujet de recherche, certains mots peuvent apparaître

incompréhensibles à l’esprit du lecteur. Il est donc utile que nous les définitions.

Gestion 3.1

Selon le dictionnaire petit Larousse 2010, la gestion est l’action ou manière de gérer,
d’administrer, d’organiser quelque chose. En droit civil, la gestion d’affaires est quasi contrat
par lequel le gérant, sans avoir reçu mandat, agit pour le compte du géré. Et en Informatique
Système de gestion de base de données (SGBD), la gestion désigne le logiciel permettant de
construire, de modifier et d’interroger une base de données.

Selon la terminologie de base en science de l’information version 1.1, la gestion est le

« champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de
la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents,
y compris des méthodes de fixation et préservation de la preuve et de l’informations liées à la
forme des documents. » (ISO 15489-1,2001)

C’est aussi le « champ de l’organisation et de la gestion en charge efficace et systématique de

la création, de la réception, de la conservation ,de l’utilisation et du sort final des documents
d’activités ,y compris des processus de capture et de préservation de la preuve et de
l’information liées aux activités et aux opérations sous la forme de documents . » (ISO
30300, 2011, section 3.4.3)

Dans le cadre notre recherche, la gestion des archives, c’est l’ensemble des processus qui
permet d’organiser les documents, afin de les rendre accessibles aux producteurs et aux
utilisateurs.

13
Dossiers 3.2

Selon le dictionnaire petit Larousse 2010, le dossier est une partie d’un siège contre laquelle
s’appuie le dos. C’est l’ensemble de documents réunis dans une chemise. Le dossier désigne
une question, sujet à traiter. En informatique, le dossier est aussi élément de mémoire
permettant d’organiser et hiérarchiser des ensembles de fichiers La Sous-Direction de la
Diffusion et de l’Archivage est chargée d’acquérir tous les dossiers de carrières des
fonctionnaires par voie de versement ordinaire. Elle assure leur traitement en vue de les
communiquer aux différents services et aux fonctionnaires. La gestion de ceux-ci devrait
faciliter la prise en charge financière automatique des fonctionnaires, dès leur départ à la
retraite. Le travailleur, ayant cessé d’activité, est confronté à une série difficultés. Celui-ci
devra reconstituer à nouveau son dossier de carrières pour percevoir sa pension de retraite. Or
la lenteur et la lourdeur de nos services administratifs, dans le traitement de l’information
documentaire, font vivre un calvaire aux fonctionnaires. Ce dernier est parfois stressé parce
qu’il n’a pas tous les documents. Il est obligé d’attendre une période indéfinie pour percevoir
sa pension. Pourtant, le but de la gestion des dossiers carrières est de faciliter la prise en
charge

Dans la terminologie de base en science de l’information, le dossier est un ensemble logique

« (… ensemble composé de pièces, de documents ou de données (son, image, texte, etc. ),

organiquement constitué par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses
fonctions ,relatif à une même affaire ou objet et placé dans un ou plusieurs
contenants( cassette ,carton, registre ,liasse, chemise(dossier),rouleau, bobine, disque dur,
disque optique , volume , disquette , etc.) »(Rousseau et Couture, 1994, P.285).

Nous pouvons déduire que le dossier est l’ensemble des pièces, documents ou données que
toute personne physique ou morale a organiquement réunir dans l’exercice de ses fonctions et
se rapportant à une même affaire.

14
Figure 1LA CLE DU SUCCES

Le dossiers de carrières 3.3

C’est l’ensemble de toutes les pièces justificatives (arrêté d’admission, première prise de
service, nomination, titularisation, avancement, promotion et radiation et autres) qui concerne
le fonctionnaire.

CADRE THEORIQUE II

1. revue de la littérature

« La revue de la littérature fait le point des connaissances, éclaire la démarche du chercheur

et permet d’établir le cadre de référence théorique ». (Paul N’DA, 2015, P.92). La revue de
littérature conduit à un certain d’écrits sur le thème de recherches qui seront analysés puis la
commentés. Il s’agit des écrits empiriques et théoriques.

Revues empiriques 1.1

Les écrits empiriques sont tous les travaux qui n’ont pas fait l’objet de publication. Ce sont
entre autre, les thèses, les mémoires, les rapports etc. Dans le cadre de notre recherche trois
(3) écrits empiriques ont retenus notre attention. Il s’agit de :

- TITO Judith Prisca (2017), gestion électronique des documents au ministère de la fonction
publique et de la modernisation de l’administration ; A travers ce travail scientifique, TITO
15
Judith met en exergue les bienfaits de la numérisation des documents sans toutefois oublier
de souligner la politique de gestion physique des archives.

- GOYE Fae Gaty, dans son mémoire intitulé « la politique de conservation à la Direction
Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (DGTCP) : cas de de la circonscription
financière Abidjan –centre » évoque l’absence de politique de conservation (manque dépôt
d’archives).

N’KPE Béda Brou Sophie (2009), mise en place d’une politique de gestion à la direction de
la solde ; démontre l’incompétence de la direction face à la communication de certains
documents aux usagers. Cela est dû à l’absence d’une politique de gestion des documents

Tableau 2 INSAAC

Oui Non
Le civisme fiscal 30 120
Sensibiliser sur le civisme 0 150
fiscal
La campagne du civisme 45 105
fiscal
Source :Moi-même

Le civisme fiscal
150

120
105

Revues théoriques 1.2 45

30

Ce sont les travaux

Le civismede recherchesSensibiliser
fiscal sur le 0sujet étudié
sur le civismeou apparentés
fiscal à celui
La campagne -ci quifiscal
du civisme sont publiés
par les maisons d’édition et qui sont enOuivente
Nondans les librairies, mais qu’on peut aussi

trouver dans des structures et des institutions documentaires.

16
- Carol COUTURE et collaborateurs (2005),fonction de l’archivistique contemporaine, à
travers le chapitre 1, intitulé politique de gestion des archives, l’auteur cite
« L’information, et plus précisément l’information consignée organique, qui
constitue l’objet sur lequel portent les interventions archivistiques, est passée
de l’âge des supports tels le papier ou le microfilm à ce celui des supports
électroniques plus souples et plus performants du point de vue de leur
utilisation et de leur diffusion ,mais présentant aussi des risques plus grands
sur le plan de la conservation de l’informations qu’ils contiennent. »

Nous retenons de ce chapitre la nécessité de la mise œuvre d’une politique de conservation

physique des archives.

- Quant à l’ouvrage d’Albert M’BAN (2007), les problèmes des archives en Afrique: à
quand la solution ? L’auteur pointe un regard sur l’absence de politique de gestion des
archives dans nos administrations.

Problématique 2

« La problématique, c’est l’ensemble construit, autour d’une question principale, des

hypothèses de recherche et des lignes d’analyse qui permettront de traiter le sujet choisi »
(Michel BEAUD, 1999, p.32)

Etude factuelle ou des constats 2.1

La modernisation de l’administration publique est l’un des principaux défis à relever par
l’état afin de faire de la côte d’ivoire un pays émergent. Elle vise à renforcer l’efficacité et
l’efficience de l’administration. Elle consiste améliorer la qualité du service rendu aux
usagers. L’état doit mettre en place mettre en place une politique de gestion de l’information
documentaire pour atteindre ses objectifs. Cependant, nous avons donc constaté que
l’information n’est pas facilement accessible à la S.D.D.A. Pourtant, cela y va de la
rentabilité de l’institution. Le délai de communication des dossiers est parfois trop long. Le
travailleur est obligé d’attendre le mercredi, seul jour de la semaine pour avoir accès au
service de diffusion des actes. Le fonctionnaire est parfait insatisfait du fait que certains actes
ne figurent pas à son dossier. Il est alors orienté vers d’autres services pour l’acquisition de
l’acte demandé. Les dossiers sont atteints dans leur intégrité physique à cause la
manipulation et de l’état de conservation des documents. Le dépôt d’archives est saturé et les
documents sont exposés à même le sol aux effets des conditions climatiques. Cette situation

17
évoquée montre que l’institution est confrontée à des difficultés auxquelles qu’il faut trouver
des solutions à long terme.

Exposé du problème de recherche 2.2

Figure 2 L'HOMME AU CROCO

Les dossiers de carrières des fonctionnaires sont d’un apport capital pour l’administration et
pour le fonctionnaire. Ils sont importants dans la gestion administrative et financière des
fonctionnaires et de leurs ayants droits. Nous avons remarqué que l’évolution croissante de la
masse documentaire que l’institution reçoit chaque année, le dépôt d’archives devient de plus
en plus exiguë pour la conservation de ces documents. Ce qui entrave le bon suivi de la
gestion de l’information. D’où la lenteur administrative dans le traitement des dossiers, les
recherches et l’insatisfaction au niveau de la communication des documents.

Questions de recherche 2.3

La question de recherche est composée d’une (1) question principale et de deux (2) questions
secondaires

Question principale 2.3.1

En quoi la gestion de dossiers de carrières des fonctionnaires peut-elle un atout majeur

pour l’administration et pour le fonctionnaire ?

18
Question secondaire 2.3.2

- quel est l’état des lieux de conservation des dossiers de carrières des fonctionnaires ?

-quelle proposition faite pour améliorer la conservation des dossiers de carrières des
fonctionnaires ?

Objectifs et Hypothèses de recherche 3

Objectif de recherche 3.1

« Les objectifs expriment l’intention générale du chercheur ou le but de la recherche et

spécifient les opérations ou actes que le chercheur devra poser pour atteindre les résultats
escomptés ». (Paul N’DA, 2015, p.62)

Objectif général 3.1.1

« L’objectif général indique le but recherché, l’intention globale visée par la recherche.
C’est un objectif de recherche ». (Paul N’DA, 2015, p.62)

La recherche vise à montrer que la conservation physique des dossiers de carrières des
fonctionnaires permettra une gestion efficiente de l’information documentaire pour
l’administration et pour le fonctionnaire.

Figure 3 C'EST LA JOLIE MOTO DE PAPA

19
Objectifs spécifiques 3.1.2

« Les objectifs opérationnels précisent l’objectif général en insistant sur les points ou
aspects du problème étudié à observer et les opérations à mener par le chercheur pour
atteindre l’objectif général formulé ». (Paul N’DA, 2015, p.63)

-faire l’état des lieux de conservation des dossiers de carrières à la S.D.D.A

- proposer une solution adéquate pour la conservation des dossiers carrières à long terme

Hypothèse 3.2

« L’hypothèse est une supposition ou une prédiction fondée sur la logique de la

problématique et des objectifs de recherche définis. C’est la réponse anticipée à la question
de recherche posée ». (Paul N’DA, 2015, p.65)

On distingue une hypothèse générale et deux hypothèses spécifiques

Hypothèse générale 3.2.1

La gestion de l’information documentaire permet le bon suivi de la carrière des

fonctionnaires

Hypothèses secondaires 3.2.2-

- une meilleure conservation des dossiers de carrières permet une gestion efficiente de
l’information documentaire.

- la gestion de l’information dans le suivi de la carrière des fonctionnaires par la méthode de

conservation physique des dossiers de carrières permet une bonne politique d’archivage.

Modèle théorique 4

Du point de vue méthodologique, nous utiliserons la méthode descriptive. En effet toute au

long de notre étude, nous présenterons notre structure d’accueil du point vue de son
organisation, ses buts et ses missions, ainsi que ses ressources documentaires. Mais pour ce

20
qui concerne la gestion des dossiers de carrières, nous procéderons par la méthode analytique
en vue d’estimer la politique de conservation mise en œuvre à la S.D.D.A.

Obstacles à la pratique du
civisme
40
fiscal
48
38
27
19 21

CADRE METHODOLOGIQUE III

« Les considérations d’ordre méthodologique ont pour but de permettre de recueillir

toutes les informations utiles afin de résoudre le problème à l’étude grâce à une vérification
empirique » (Paul N’DA, 2015, p.97)

Modèle d’analyse 1

Dans le cadre notre étude, nous utiliserons la méthode quantitative pour les résultats du
questionnaire et la méthode qualitative pour les entretiens

la méthode quantitative 1.1

Cette méthode a pour but d’aboutir à des données de recherche. De ce fait les données seront
recensées sur la base de regroupement d’informations qui résulteront d’enquêtes et de
questionnaires. Ainsi pour faciliter notre lecture de résultat, nous utiliserons des tableaux

la méthode qualitative 1.2

21
Cette méthode d’analyse aura pour but de nous fournir les informations sur les avantages et
les inconvénients du travail. Elle sera réalisée à partir des questions d’entretien avec le
personnel, d’observations faites par nous-même.

Figure 4 LE BUFFET

cadre géographique de la recherche 2

Le Ministre de la Fonction Publique est le lieu de notre étude. Il est l’institution centrale qui
gère les fonctionnaires et agents de l’état. Ce ministère est situé dans la commune du Plateau
sur le boulevard Angoulvant en face de la cité financière. Il est limité au Nord par la
Direction de la Décentralisation et du Développement Local, au Sud par la cité financière, à
l’Est par l’Assemblée Nationale et à l’Ouest par le Collège Notre Dame du Plateau. On ’y
trouve en son sein différentes directions et sous-directions à savoir : La Direction des
Affaires Administratives et Financières, la Direction de la Formation et des Concours, la
Direction des Ressources Humaines Civils de l’Etat ,la Direction de la Gestion
Administrative du Personnel Civil de l’Etat ,la Sous-Direction des Personnels Civils de
l’Administration Générale, de la Santé ,des E.P.N et des Institutions, la Sous-Direction des
Personnels du Secteur Education/Formation et des Personnels Contractuels, la Sous-
Direction des Pensions et Risques Professionnels et la Sous-Direction de la Diffusion et de
l’Archivage.

Techniques de collecte des informations 3

22
Dans le cadre de rédaction de notre mini mémoire, nous avons eu recours à divers
instruments de recherches à savoir :

- la documentation écrite ou recherche documentaire ;

- l’enquête par questionnaire

- l’enquête par entretiens ou la documentation orale

- l’observation

recherche documentaire 3.1

La documentation constitue une composante essentielle des procédés d’investigation utilisés

dans le cadre de la recherche. Elle permet de mieux cerner les contours du sujet. La
documentation nous a permis d’élaborer une bibliographie de recherche relative à notre
étude. Nous avons ainsi consulté les catégories suivantes de documents (des mémoires, des
ouvrages, des revues) dont les références seront mentionnées dans la bibliographie.

Enquête par questionnaires 3.2-

Pour aboutir au résultat de notre enquête, nous élaborerons des questionnaires qui nous
aideront à traiter les statistiques données.

l’enquête par entretiens ou la documentation orale 3.3

Cette enquête se déroulera avec la responsable et le personnel de la S.D.D.A. Et aussi avec

les usagers qui viendront faire des recherches dans le service.

l’observation 3.4

Notre présence dans la structure, nous permettra de faire de multiples observations et de

mieux cerner les différentes méthodes de travail qui y résident

Modes de traitement des informations recueillies 4

23
Les données après enquête seront traitées à l’aide de deux types d’analyse à savoir :
l’analyse quantitative et l’analyse qualitative. Ainsi les données analysées nous permettront
d’infirmer ou de confirmer nos hypothèses.

Population d’étude 4.1

Dans le cadre notre enquête, les usagers du service archives seront notre population cible.
Ainsi nous prendrons un quota de cinquante (50) personnes pour cette étude. Ils nous feront
connaître leur degré de satisfaction quant à la durée de communication des actes qui leur
sont destinés.

l’échantillon d’étude 4.2

Nous utiliserons un échantillon de vingt-cinq (25) personnes. Ceux-ci recevront des

questionnaires lors de leur présence dans la structure.

Détermination des axes de recherche 5

Notre étude de recherche s’articulera autour de deux (2) axes principaux. Chacun de ces axes
sera approfondit par deux (2) chapitres.

Le premier axe consistera à présenter le cadre anthropologique de la recherche et l’étude

diagnostique de gestion des archives (dossiers de carrières)

Le second axe est relatif à la nécessité de la mise œuvre d’une politique de gestion
(conservation) des archives physiques et la construction d’un dépôt d’archives ou
l’externalisation d’une certaine catégorie de dossiers.

24
Figure 5 LE ROBINET

Ce manque de vivre et ressources alimentaires est due à des pratiques agricoles restés vétuste.
Malgré les avancées spectaculaires de la technologie, les pratiques agricoles ivoiriennes sont
démesurées statistiques. Nos agriculteurs, nos planteurs ont conservé des techniques et
matériels archaïques. Les terres arables sont très mal exploitées ; ce qui favorise la
déforestation ; on parle même d'avancée du désert.

Tableau 3 SID

N* Nom et Fonction et Objet de Lieu Date et

Prénoms Structure l’entretien Heures

1 Coulibaly, N. Sous-directrice de Les outils de Bureau 06 juin 22

la S.D.D.A gestion à 13h40

2 Ehoussou, G. B Chef de service Le système de Bureau 08 juin 22

archives gestion des à 10h25
dossiers de
carrières

3 Koko, D.M Chargé de la Condition de Bureau 09 Juin

numérisation et conservation des 2022 à 15
reconditionnemen documents h 37
t des dossiers

25
 PLAN INDICATIF IV

Plan Selon la méthode recherche -action

PREMIÈRE PARTIE : ETUDE INSTITUTIONNELLE ET DIAGNOSTIC DU

SYSTEME DE CONSERVATION DES DOSSIERS DE CARRIÈRES
Chapitre 1 : Ministère de la Fonction Publique

Chapitre 2 : Présentation et discussion des résultats des enquêtes

DEUXIÈME PARTIE : ELABORATION DU SYSTÈME DE POLITIQUE DE

GESTION

Chapitre 3 : Mise en œuvre d’une politique de gestion

Chapitre 4 : Projet de construction d’un dépôt central de référence

PLANIFICATION

La planification nous permettra d’établir un chronogramme et ligne budgétaire dans le cadre

de notre recherche.

1-Chronogramme

Tableau 4 ESAPAAD

Période Activités

Mai 2022 Recherche documentaire

26
 Mai-Juin 2022 Pré-enquête et finalisation mini mémoire

Fin juin 2022 Dépôt du mini mémoire

Juillet-Août 2022 Enquête et rédaction mémoire

Septembre 2022 Dépôt du premier draft à l’encadreur et première correction

Octobre 2022 Dépôt du second draft à l’encadreur et deuxième correction

Novembre 2022 Dépôt de la troisième correction à l’encadreur

Décembre 2022 Dépôt de la première version

Janvier 2023 Révision et informations complémentaires

Mai 2023 Révision et dépôt du mémoire

Juin –Juillet 2023 Soutenance

Source : BEDA Akassa Narcisse

2-Budgétisation

Désignation Prix unitaire Quantité Montant

Recherche 3 10.000 30.000
documentaire
Appels téléphonique Forfait 45.000

Connexion internet Forfait 60.000

Transport Forfait 120.000

Don et intéressement forfait 200.000

27
Abonnement 15.000 1 15.000
bibliothèque

Rédaction et saisie 5.000 10 50.000

Costume de Forfait 70.000

soutenance

Cérémonie de Forfait 200.000

soutenance
Tirage de la version 7000 3 21.000
final du mémoire
Imprévus 70.000 70.000

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CONCLUSION

Au terme de ce mini-mémoire qui a porté sur le sujet « gestion des dossiers de carrière des
fonctionnaires du ministère de la fonction publique », il ressort que l’information est
incontournable dans tous les secteurs d’activité. Elle a donc besoin d’être gérée. Cette gestion
passe par les trois fonctions essentielles qui sont l’acquisition, le traitement et la diffusion.
Notre analyse, a porté sur le traitement et particulièrement sur le traitement des dossiers de
carrière des fonctionnaires.

Nous avons donc subdivisé notre travail en deux grandes parties. La première partie intitulée
étude institutionnelle et diagnostique du système de conservation des dossiers de carrière, a
consisté à faire la présentation du ministère de la fonction publique et de présenter les
résultats de l‘enquête. Ainsi, elle est composée de deux chapitres.

La deuxième partie a pour titre, élaboration du système de politique gestion. Elle est
subdivisée en deux chapitres. Le premier a consisté à définir la mise en œuvre de la politique
de gestion. Quant au deuxième chapitre, il traite la mise en œuvre du projet de construction
d’un dépôt central. Après avoir posé les problèmes liés à notre sujet, nous avons dégagé la
question principale qui consistait à savoir en quoi la gestion des dossiers de carrière pouvait
être un atout majeur pour l’administration et pour le fonctionnement. Cela nous a permis de
dégager les questions secondaires, les objectifs et les hypothèses de recherche.

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 BIBLIOGRAPHIE

2.1- Ouvrages de méthodologie

GAUTHIER, B. (2009). Recherche sociale : de la problématique à la collecte des données.

Montréal : Presses Universitaires de Québec

GUIDERE, M. (2003). Méthodologie de la recherche : guide du jeune chercheur en lettre,

sciences humaines. Paris : Ellipses

N’DA, P. (2015). Recherche et méthodologie en sciences sociales et humaines. Paris :

L’harmattan

2.2- ouvrages de spécialités

CHABIN, A.M. (1970). Le management de l’archives. Paris : Hermès-Lavoisier

COUTURE, C.et Collaborateurs. (2005). Les fonctions de l’archivistique contemporaine,

Saint- Foy : Presse de l’Université du Québec

FAVIER, J. (1993). La pratique archivistique française. Paris : Archives Nationales

2.3- mémoires

TITO J.P (2017), gestion électronique des documents au ministère de la fonction publique.
Abidjan, Côte d’Ivoire :ESTAAC/INSAAC

N’KPE B.B.S (2009), mise en place d’une politique de gestion à la direction de la solde.
Abidjan, Côte d’Ivoire :ESTAAC/INSAAC

ZAMBLE D.C (2021), gestion des archives judiciaires du tribunal de première instance
d’Abidjan-Plateau. Abidjan, Côte d’Ivoire :ESTAAC/INSAAC

1.2- Sitographie
30
Terminologie de base en archivistique : CLIP EBSI, version du 15 mars 2015, consulté le
dimanche 29 Mai 2022 à 12H26 sur https://clip.ebsi.umontreal.ca

ROUSSEAU, JEAN.Y, COUTURE.C : les fondements de la discipline archivistique (1995),

consulté le dimanche 29 Mai 2022 à 12H34 sur https://www.erudit.org

ROUSSEAU, JEAN-Y, COUTURE.C : le concept de document d’archives à l’aube du

troisième millénaire(1994), consulté le dimanche 29 Mai 2022 à 12 H 43 sur
https://www.archivistes.qc.ca

Total général 881.000

Arrêté le présent budget à la somme de huit cents quatre-vingt et un (881.000) mille francs
CFA.

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