PROCEDURE PRO-SMI-PR3-01

Rev : 03
Date : 01/12/2018
DECLENCHEMENT DU PROJET
Page 1 sur 14

SIGNATURE

DATE

Ce document est la propriété de SARPI

Il ne pourra sans autorisation écrite être reproduit ou communiqué à des tiers
 PROCEDURE PRO-SMI-PR3-01
Rev : 03
Date : 01/12/2018
DECLENCHEMENT DU PROJET
Page 2 sur 14

NOM,
S. AIAD K. ZELLOUF A. HASSAINI A. BOUCHELAREM
PRENOM ET
Chargé d’affaire DPM/PI RMI PDG
FONCTION

REDACTION VERIFICATION APPROBATION

0.1 HISTORIQUE DU DOCUMENT

REV DATE BUT DE LA REVISION

Développement des étapes nécessaires pour le

3 22/11/18
déclenchement d’un projet

Passage du SMQ à la version 2015

Mise en place d’un SMI
2 20/06/17
(SMQ+ SME+SMSST)

1 31/05/01 Mise en conformité avec la norme ISO 9001 : 2000

0 20/11/01 Première Emission

0.2 SOMMAIRE

Ce document est la propriété de SARPI

Il ne pourra sans autorisation écrite être reproduit ou communiqué à des tiers
 PROCEDURE PRO-SMI-PR3-01
Rev : 03
Date : 01/12/2018
DECLENCHEMENT DU PROJET
Page 3 sur 14

1-OBJET…………………………………………………………………….. Page 03
2-DOMAINE D’APPLICATION………………………………………........ Page 03
3-REFERENCES …………………………………………………………... Page 03
4-DEFINITIONS ET ABREVIATIONS ……………………………… Page 03
5-CONTENU………………………………………………………………… Page 04
6-RESPONSABILITES……………………………………………….......... Page 07
7-LISTE DES SUPPORTS D’ENREGISTREMENTS ASSOCIES…….. Page 07

1.0 OBJET

La présente procédure a pour but de décrire les modalités adoptées pour la gestion de
l’étape de transition de la phase commerciale à la phase exécution.

La présente procédure a pour but de décrire le Groupe de processus d'initiation effectués

pour définir un nouveau projet ou une nouvelle phase d'un projet existant en obtenant
l'autorisation de démarrer le projet ou la phase.

2.0 DOMAINE D’APPLICATION

La présente procédure est applicable pour tous les projets acquis par SARPI.

3.0 REFERENCES

 Norme ISO 9000 V 2015 : Système de management de la qualité : principes

essentiels et vocabulaire
Ce document est la propriété de SARPI
Il ne pourra sans autorisation écrite être reproduit ou communiqué à des tiers
 PROCEDURE PRO-SMI-PR3-01
Rev : 03
Date : 01/12/2018
DECLENCHEMENT DU PROJET
Page 4 sur 14

 Normes ISO 9001 V 2015 : Système de management de la qualité : exigences

 Normes ISO 14001 V 2015 : Système de management environnemental :
exigences et lignes directrices pour son utilisation :
 Spécification OHSAS 18001V 2007 : Système de management de la santé et
sécurité au travail : exigences
 PRO-SMI-PM1-01 : Procédure maitrise des documents et enregistrements.
 PMBoK 6ème Edition: Project Management Body of Knowledge

4.0 DEFINITIONS ET ABREVIATIONS

4.1 Définitions

 Projet : Processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées

et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but
d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant les
contraintes de délais, de coûts et de ressources.
 Management de projet : planification, organisation, surveillance, contrôle et
compte rendu de tous les aspects d’un projet et de la motivation des personnes
impliquées pour atteindre les objectifs du projet.
 Project Management : Structure de gestion des projets.
 Planner : Personne chargée de l’établissement et du suivi des plannings des
projets.
 Equipe du projet : C’est une équipe constituée de plusieurs spécialistes dans
différentes activités, principalement elle est composée de : Construction
Manager, Superviseurs, CQSSE, Coordinateur HSE, Coordinateur QA/QC,
Planners, Contrôleur de coûts, Contract manager, Coordinateur bureau technique,
Responsables de structures (logistique, magasin,…) et un chargé de la sécurité
préventive.
4.2 Abréviations

DPM : Directeur / Direction Projects Management.

Ce document est la propriété de SARPI
Il ne pourra sans autorisation écrite être reproduit ou communiqué à des tiers
 PROCEDURE PRO-SMI-PR3-01
Rev : 03
Date : 01/12/2018
DECLENCHEMENT DU PROJET
Page 5 sur 14

DCM : Directeur / Direction Commercial & marketing.

PM : Project Manager.
SPM : Site Project Manager.
PEP : Plan d’exécution du projet.
CM : Construction Manager.
CQSSE : Correspondant Qualité, Santé, Sécurité et Environnement.
QA/QC : Qualité Assurance / Qualité Contrôle.
MGX : Moyens Généraux.

5.0 CONTENU
Tout déclenchement d’un projet doit se focaliser sur les deux domaines de connaissances :
 INTEGRATION
 PARTIE PRENANTES

1 INTEGRATION
l’élaboration de la charte du projet
Élaborer la charte du projet est le processus consistant à développer un document qui
autorise formellement l’existence d’un projet et donne autorité au chef de projet pour
allouer des ressources de l’organisation aux activités de ce projet. L’intérêt principal de
Ce document est la propriété de SARPI
Il ne pourra sans autorisation écrite être reproduit ou communiqué à des tiers
 PROCEDURE PRO-SMI-PR3-01
Rev : 03
Date : 01/12/2018
DECLENCHEMENT DU PROJET
Page 6 sur 14

ce processus est d’offrir :

 Un lien direct entre le projet et les objectifs stratégiques de la SARPI,
 Crée une identification formelle du projet
 Montre l’engagement de la SARPI dans le cadre du projet.
Ce processus est exécuté au moins une fois ou à plusieurs moments prédéfinis durant le
projet.
Comme données d’entrée pour l’élaboration de la charte du projet, ce qui Suits :
1 Documents commerciaux : tout document lié au Kick-off Meeting INS-
OPR-DPM-XX
2 Accords : le contrat du projet
3 Facteurs environnementaux de l'entreprise
4 Actifs de processus organisationnels
Ce qui a étais cité auparavant, doit être assurer par l’élaboration de la charte du projet,
qui consiste à définir et documenter ce qui suit :
1. Objectif du projet ;
2. Objectifs mesurables du projet et critères de réussite connexes ;
3. Exigences de haut niveau ;
4. Description générale du projet, ses limites et ses principaux livrables ;
5. Risque global du projet ;
6. Calendrier récapitulatif des jalons ;
7. les ressources financières préapprouvées ;
8. Liste des principaux intervenants ;
9. les exigences en matière d’approbation du projet (c.-à-d. ce qui constitue la
réussite d’un projet, qui décide que le projet est réussi et qui approuve le projet) ;
10. les critères de sortie du projet (c.-à-d. quelles sont les conditions à remplir pour
fermer ou annuler le projet ou la phase) ;
11. Chef de projet, niveau de responsabilité et d’autorité assigné
12. Nom et autorité du promoteur ou de toute autre personne autorisant la charte du
projet.
13. JOURNAL D’ASSOMPTION : Ce journal est utilisé pour enregistrer toutes les
hypothèses et contraintes tout au long du cycle de vie du projet.

Ce document est la propriété de SARPI

Il ne pourra sans autorisation écrite être reproduit ou communiqué à des tiers
 PROCEDURE PRO-SMI-PR3-01
Rev : 03
Date : 01/12/2018
DECLENCHEMENT DU PROJET
Page 7 sur 14

L’effectivité des points cité ici ci-dessus doit être assurer à travers l’élaboration
des plans d’actions pour chaque point indépendamment.
La capture d’écran ci-dessous montre un exemple.
2

PARTIE PRENANTES
2.2 Identification des parties prenantes
Le processus d'identification régulière des parties prenantes du projet et
d'analyse et de documentation des informations pertinentes concernant leurs
intérêts, leur implication, leurs interdépendances, leur influence et leur impact
potentiel sur la réussite du projet. Un registre MOD-SMI-PR3-XX était élaboré
pour documenter les informations pertinentes liées à ces parties prenantes du
projet. Ce registre doit être tenu à jour tout au long du cycle de vie du projet.

Tout déclenchement d’un projet doit obéir aux deux 2 étapes suivantes :

1 - Kick Off meeting ou coup d’ envoi,

2 - Démarrage du projet.

5.1 Kick off meeting

Ce document est la propriété de SARPI

Il ne pourra sans autorisation écrite être reproduit ou communiqué à des tiers
 PROCEDURE PRO-SMI-PR3-01
Rev : 03
Date : 01/12/2018
DECLENCHEMENT DU PROJET
Page 8 sur 14

A la signature du contrat et selon la spécificité du projet, des décisions de nomination

d’un Directeur de Projet/PM et d’un SPM seront signées par la Direction Générale sur
proposition du DPM.

Le transfert des informations de la phase commerciale à la phase opérationnelle est

assuré à travers la réunion « Kick off meeting », cette dernière sera organisée par la
DCM.

Sont conviés à cette réunion le Directeur de Projet/PM, SPM, les Directeurs des
différentes structures (Project Management, Engineering, QHSE, Procurement &
Services, Ressources Humaines, Informatique et Finances) et le Responsable MGX
(chargé des assurances).

Durant cette réunion, les points à discuter sont :

 Les exigences contractuelles,

 L’entrée en vigueur du contrat,
 But du travail et consistance des travaux,
 Délais,
 Codes, normes, spécifications techniques applicables,
 Schéma contractuel,

 Rapport avec les partenaires,

 Garantie,
 Pénalités de retard,
 Limites de batterie,
 Risques et opportunités,
 Les ressources nécessaires pour l’exécution des travaux,
 La stratégie de réalisation (activités à réaliser seul et les activités à sous-traiter).

Ce document est la propriété de SARPI

Il ne pourra sans autorisation écrite être reproduit ou communiqué à des tiers
 PROCEDURE PRO-SMI-PR3-01
Rev : 03
Date : 01/12/2018
DECLENCHEMENT DU PROJET
Page 9 sur 14

Le PV de la réunion « Kick off meeting » est rédigé par le DPM ou seront mentionnés
les points suivants :

 Intitulé de projet,
 Client,
 Maitre d’ouvrage final,
 Lieu,
 Montant du contrat,
 Objet du projet,
 Séquencement des activités,
 Consortium & répartition du projet,
 Sous-traitance (toutes les activités prévues en sous-traitance),
 Programme et déroulement de projet (commencement / achèvement / Milestones),
 Termes & conditions de paiement,
 Garanties & cautions,
 Responsabilités,
 Reporting du projet : documents applicables.

5.1.1 Diffusion du dossier commercial :

Lors de la réunion « Kick off meeting », la DCM procède à la diffusion, aux différents
participants, du dossier commercial complet ayant servi pour l’élaboration de l’offre,
ce dernier doit contenir :

- L’ordre de service (ODS) / Lettre d’intention,

- Les échanges les plus importants avec le client,
- L’offre final avec le bordereau quantitatif du projet incluent : la récap-coût, le
référentiel coût et le volume horaire du projet,
- Les échanges avec les sous-traitants incluant les offres des sous-traitants et
les montants par activité,
Ce document est la propriété de SARPI
Il ne pourra sans autorisation écrite être reproduit ou communiqué à des tiers
 PROCEDURE PRO-SMI-PR3-01
Rev : 03
Date : 01/12/2018
DECLENCHEMENT DU PROJET
Page 10 sur 14

- Le dossier technique comprenant le cahier des charges, les plans, procédures,

méthodes statement, …etc.
- Les plans de mobilisation des moyens humains et matériels,
- Le planning final du projet,
- Contrat client (dès sa signature).

Le DPM a son tour procède à la transmission d’une copie au Directeur de Projet/PM,

au SPM et aux différents structures concernées (planning, Cost Control, Contract
Manager,…etc).

5.2 Démarrage du projet

Après la réunion « kick off meeting », le Directeur de Projet/PM et le SPM procèderont à

la constitution de l’équipe du projet sur la base de l’organigramme arrêté par la Direction
Générale.

Le Directeur de Projet et le SPM avec les membres de l’équipe du projet doivent

procéder à l’examen de la documentation contractuelle pour définir les actions à
entreprendre au plus tôt.

5.2.1 Démarche administrative du projet :

Le Directeur du Projet/PM doivent procéder à :

 La confection de cachets et griffes relatifs au projet conformément à la procédure

en vigueur,
 La déclaration et l’inscription du projet auprès des administrations locales
(CNAS, CACOBATH, Inspection de Travail, ALEM, AWEM…etc.), ces
déclarations nécessitent les documents principaux suivants :
- Le certificat de recensement Cn°20 délivré par la Direction des grandes
entreprises « Direction Générale des impôts », ce certificat doit être demandé

Ce document est la propriété de SARPI

Il ne pourra sans autorisation écrite être reproduit ou communiqué à des tiers
 PROCEDURE PRO-SMI-PR3-01
Rev : 03
Date : 01/12/2018
DECLENCHEMENT DU PROJET
Page 11 sur 14

par la Direction des Finances et transmis au Directeur de Projet/PM,

- Une copie du registre de commerce et de l’identification fiscale à transmettre
par la Direction des Finances et transmis au Directeur de Projet/PM,
 L’obtention des références et documents relatifs au projet produits par les
administrations locales citées précédemment (registres légaux,…),
 La mise en place de la convention de médecine de travail relative au projet.

5.2.2 Assurances du projet :

Sur la base des documents contractuels, le Responsable MGX (chargé des assurances)
procède à la mise en place des assurances nécessaires au projet avant son démarrage.
Une copie des polices assurance doit être communiquée au Directeur de projet/PM pour
suivi.
5.3 Plan d’exécution du projet

Le Directeur de projet/PM avec la collaboration de l’équipe du projet procèdent à

l’élaboration du plan d’exécution du projet ou seront définies les particularités du projet,
ce plan sera suivi par les membres de l’équipe du projet et sera mis à jour autant que
de besoin.
5.4 Liste de distribution des documents

Le SPM ou le Directeur du projet avec la collaboration des membres du projet

notamment le CQSSE, ont la tâche de préparer la liste de distribution des documents,
garantissant une diffusion appropriée.

5.5 Registre de chantier

Le Directeur du Projet ou le SPM procède à l’ouverture d’un registre de chantier pour

toute la durée du projet, ce dernier sera tenu à jour sous sa responsabilité.

Ce document est la propriété de SARPI

Il ne pourra sans autorisation écrite être reproduit ou communiqué à des tiers
 PROCEDURE PRO-SMI-PR3-01
Rev : 03
Date : 01/12/2018
DECLENCHEMENT DU PROJET
Page 12 sur 14

6.0 RESPONSABILITES

Le DCM, le DPM, les Directeurs de Projets, les PM et les SPM sont responsables de
l’application de la présente procédure.

Les Directeurs des différentes structures sont responsables, chacun en ce qui le

concerne, de l’application de la présente procédure.

Le RMI et les CQSSE sont chargés de la gestion documentaire de la présente

procédure.

7.0 LISTE DES SUPPORTS D’ENREGISTREMENTS

ASSOCIES

1 PV Kick off Meeting,

2 Project Exécution Plan (plan d’exécution projet).

 Logigramme

Qui? Données Fait quoi ? Données de Commen

Responsable d’entrée sortie t?

Ce document est la propriété de SARPI

Il ne pourra sans autorisation écrite être reproduit ou communiqué à des tiers
 PROCEDURE PRO-SMI-PR3-01
Rev : 03
Date : 01/12/2018
DECLENCHEMENT DU PROJET
Page 13 sur 14

(moyens
s
)
Lettre
Acquisition du projet
d’intention /
DCM Contrat Ordre de Email /
service / PV
Contrat

Désignation du SPM ou directeur

Propositi du projet
DG on de la Décision
DPM

Réunion Kick Off meeting

PDG/DCM/
PV
DPM

Organi Constitution de l’équipe du projet

SPM / PM/
gramm
Directeur du
e
Projet

Elaboration du plan d’exécution Plan

du projet
Exécution
SPM / PM/
Projet et
Directeur du
registre de
Projet
Etablissement de la liste de chantier
Distribution des documents
Liste
SPM / PM/ distribution
Directeur du des
Projet Démarrage du projet documents

Ce document est la propriété de SARPI

Il ne pourra sans autorisation écrite être reproduit ou communiqué à des tiers
 PROCEDURE PRO-SMI-PR3-01
Rev : 03
Date : 01/12/2018
DECLENCHEMENT DU PROJET
Page 14 sur 14

Ce document est la propriété de SARPI

Il ne pourra sans autorisation écrite être reproduit ou communiqué à des tiers