Procédure REF : ACH-PRD-002

Date : 24/11/2023
Procédure des achats Version : 01
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Etats des modifications :

Version Date Résumé des modifications

01 24/11/2023 Création

CHAPITRE SOMMAIRE

1 OBJET

2 DOMAINE D’APPLICATION

3 DOCUMENTS DE REFERENCE

4 DEFINITIONS

5 RESPONSABILITE

6 ORDINOGRAMME

7 DESCRIPTION

Rédacteur Vérificateur Approbateur

Nom & Prénom SARRA AMAMI OLFA BAHRI

COMITE QUALITE +
Fonction R.ACHAT RAOUIA RMQ DIRECTEUR
KASMI
Visa

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1. OBJET :
La présente procédure consiste à décrire les étapes de la gestion d’achat depuis la détermination des besoins
d’approvisionnement jusqu’à la diffusion des marchandises vers les différents départements.
2. DOMAINE D’APPLICATION :
Cette procédure s’applique à tous les produits ou services demandés par la société KYLOG LOGISTICS
3. ENREGISTREMENTS :
 Liste des fournisseurs
 Demande d’achat
 Bon de commande
 Une fiche de comparaison des devis
 Fiche de stock
 Bon de réception
 Un bon de retour
4. RESPONSABILITES :
La responsabilité de l’application de la présente procédure incombe aux
- responsable achat MP : pour l’achat des MP ;
- responsable achat autres que MP : pour les produits et les prestations de service.
5. CONTENU DE LA PROCEDURE :
Sur la base de la liste des fournisseurs agréés (voir procédure sélection et évaluation des fournisseurs), la
gestion des achats est assurée comme suit :
1) Détermination des besoins d’achat :
Les besoins d’achat de la société KYLOG LOGISTICS sont exprimés de deux manières :
a) Lorsque le stock atteint un certain seuil de stock minimum de sécurité, le responsable concerné
engage une action d’approvisionnement.
Cette action est définie en fonction du délai de livraison, la rotation du stock et la capacité de stockage
de la société.
On parle de rupture de stock lorsque le stock existant est inférieur au stock min (une liste des articles
est définie par les responsables concernés par article et l’ensemble des articles hors la liste sont des
articles sur commande pas de stock de sécurité)

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b) Lorsque les responsables des services expriment leurs besoins soit pour un achat courant, soit pour
un achat de gros matériel ou autres ; par l’établissement d’une demande d’achat qui sera adressée
directement au responsable d'achat.

2) Commande d’achat
a) Les achats courants
Le responsable d’achat procède à l’établissement d’un bon de commande à partir des demandes d’achats des
différents chefs de services ainsi que lorsqu’il atteint le stock minimum de certains achats courants, en se
référant à la liste des prestataires externes agréés. S'il existe, si non la procédure sélection et évaluation des
prestataires externes sera ébauchée.
Dans certains achats tels que le petit matériel d’exploitation, le petit matériel de maintenance, le responsable
d'achat autres que MP procède à la collection des devis et il établit par la même occasion un tableau
comparatif.
b) Les achats exceptionnels
Dans le cas des achats exceptionnels (gros matériels d’exploitation, services exceptionnels et autres), le
responsable d'achat se charge de collecter les devis d’au moins de trois prestataires externes, établit un tableau
comparatif (Prix, qualité...) et transmet le dossier à la direction générale pour la décision finale.
3) Contrôle et réception
a) Les MP
L’équipe de contrôle qualité à la réception est le responsable du contrôle des MP à la réception. Ce dernier
assure le contrôle de la conformité des marchandises livrées selon les critères d’acceptation préétablis. Ce
contrôle est validé par le RCQ.
En cas de non-conformité ou une acceptation par dérogation après visa du responsable d'achat des MP une
fiche de non-conformité sera remplie et un bon ristourne.
Un bon de réception est établi par le responsable de pesage et désinsectisation qui sera transmis au
service comptabilité.
b) Les achats courants (les consommables et les articles de conditionnement) :
En recevant la marchandise, il faut s’assurer de la conformité des marchandises livrées.
Pour toute réception, le responsable d’achats autres que MP remplit un bon de réception sur lequel il
enregistre l’acceptation ou le refus du produit livré qui sera repris par le fournisseur.
Au cas où la marchandise non-conforme est identifiée après livraison, un bon de retour.

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Pour les produits d’entretien ainsi que les petits matériels d’exploitation, on applique à leur égard la même
démarche de réception appliquée aux articles de conditionnement (mention d’acceptation sur la facture ou le
bon de livraison)
c) Les achats de la maintenance:
Pour ce genre des achats le responsable de la maintenance et le responsable achat autres que MP assistent à
l’opération de contrôle à la réception. Si la marchandise est conforme aux spécifications du bon de commande
ils l’acceptent. L’enregistrement du résultat du contrôle à la réception est mentionné sur le bon de livraison /
facture fournisseur par le responsable de maintenance.
d) Grand matériel et service d’exploitation, divers, etc.… :
Pour ce genre d’achats, les responsables des départements assistent à l’opération de contrôle à la réception en
présence du responsable d'achats autres que MP. Si la marchandise est conforme aux spécifications du bon de
commande ils l’acceptent et un bon de réception sera établi et signé conjointement par les personnes citées ci-
dessus.
Dans le cas contraire la marchandise sera refusée et le résultat du contrôle avec réserves sera enregistré sur le
bon de livraison / facture du fournisseur par le responsable d'achat.
Dans tous les cas mentionnés ci-dessus, un bon de réception de marchandises manuel est établi par le
magasinier et envoyé au service contrôle de gestion.
4) Stockage
Une fois que les marchandises sont reçues et selon leurs natures, deux cas peuvent se présenter :
Soit qu’elles seront distribuées directement aux départements demandeurs,
Soit stockées dans les locaux appropriés où les conditions d’hygiène doivent être strictement respectées et
bien organisés suivant le plan de rangement afin de préserver l’ordre, la protection et le suivi des stocks contre
tout risque de détérioration ou de perte.
Les articles doivent être rangés et stockés par famille, afin de permettre la célérité d’une opération de
contrôle ou d’inventaire et faciliter les mouvements d’entrée et de sortie permettant la distribution de la
marchandise en se référant aux dates limites de consommation « DLC » (First In First Out / FIFO et/ou First
Expired First Out / FEFO) selon le cas.
En cas de détection d’une non-conformité au niveau du stockage (dépassement de la DLC, altération, etc.
…), les articles sont totalement écartés, isolés, identifiés par une étiquette « non conforme » (pour
remplacement ou rejet selon les indications de la procédure traitement des produits non conforme).
Toute entrée de marchandise doit être enregistrée dans le système informatique.

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6) Prélèvement et utilisation des marchandises au niveau de la production :

Un bon de prélèvements sera établi toute fois qu’un chef de département éprouve un besoin de
s’approvisionner en marchandises, en fournitures, ou en produits de nettoyage, etc. et adressé au magasinier.
Toute sortie de marchandise doit être informatisée.

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