REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

UNIVERSITE DE LUBUMBASHI
ECOLE DE SANTE PUBLIQUE
B.P. 1825
ANNEE 2021

INTRODUCTION
Dans le but d’enrichir notre apprentissage à la réalité pratique, il est recommandé
D’effectuer un stage de professionnalisation d’un mois dans le souci de produire des
véritables cadres en gestion des institutions sanitaires, c’est –à-dire leur permettre de
pérenniser les connaissances en matière de gestion et surtout les accompagner dans
l’accomplissement de leurs tâches spécifiques : la conception, l’organisation, la planification
et l’évaluations des actions mise en œuvre pour résoudre un problème de la communauté. Ce
stage nous l’avions passé à l’Hôpital Général de Référence HAKIKA durant la période
précitée.

En qui concerne notre stage, il est à noter que nous avons travaillé dans différents
Services à savoir : l’intendance, la morgue, le secrétariat, la pharmacie, la caisse, le service de
mouvement statistiques, la réception ainsi qu’au service du personnel.

Pour les tâches assumées par chaque service est à savoir que tous ces services
sont
Administratifs ou logistiques.

Dans la même optique, nous vous présentons ce présent document qui constitue le rapport de
notre stage de vacance que nous avions eu à effectuer au sein de l’Hôpital General de
Reference HAKIKA pendant une période allant du 04 Aout au 04 Aout de l’année en cours.
OBJECTIFS DU STAGE
Ce stage de professionnalisation vise un double un objectif :

 Objectif général
 Objectifs spécifiques
Objectif général
Ce stage avait comme objectif général, aux étudiants de première licence gestions
des institutions sanitaires d’assurer les suivi et l’évaluation ainsi l’appuis des
activités du niveau opérationnel du système de santé.

Objectifs spécifiques
A l'issue de ce stage le stagiaire devra être capable de :
 Valoriser les actes des soins en milieu hospitalier et autres services de santé ;
 Assurer l'organisation des services de soins et d'hygiène hospitalière ;
 Maîtriser les termes de référence des travaux d'architecture
hospitalière ;  Rédiger et émettre les correspondances administratives.
PRESENTATION DU MILIEU DE STAGE
HISTORIQUE
Depuis très longtemps la zone de santé de la Ruashi était gérée par l’Université de
Lubumbashi et les agents qui travaillent dans les secteurs publics ou étatiques, étaient
automatiquement considérés agents de l’université de Lubumbashi.

A cet effet, l’Université de Lubumbashi avait un Hôpital Général de Référence

que
L’on appelait en son temps << CLINIQUE UNIVERSITAIRE DE LA RUASHI>> C’est
l’hôpital qui serait de référence à tous les cas qui venaient des dispensaires privés de la
Ruashi ou des alentours.

En 1999, avec l’avènement de la guerre par le RWANDA, LE BURUNDI et

l’OUGANDA, l’hôpital ou CLINIQUE UNIVERSITAIRE de la Ruashi a été réquisitionné
par le gouvernement de la république démocratique du Congo pour servir de << CENTRE
CHIRURGICAL>> l’intérêt des blessés de guerre. Face à ceci, la population de la Ruashi se
voyant sans hôpital de référence, va procéder par des réclamations de son centre
réquisitionné.

C’est ainsi que la zone de santé de la Ruashi avec le concours des autorités
Communales, en l’occurrence le bourgmestre de la commune, va solliciter auprès des
autorités de la province afin que dans leurs compétences puissent plaider pour une cession du
bâtiment HAKIKA à la place du centre réquisitionné par le gouvernement au profit de la zone
de santé Ruashi. Les démarchent ont été menées auprès des instances supérieures du pays
pour que la cession du bâtiment qui, jadis a abrité l’hospice des vieillards soit accordé à la
zone de santé
Ruashi. Et ledit bâtiment est situé au quartier II sur l’avenue universelle dans la commune
Ruashi et qui appartenait au ministère des affaires sociales.

Il était dans un état de délabrement très accéléré. C’est l’an 2000 que la cession a
Eu lieu, c’est ainsi que l’antenne de l’OMS (Organisation Mondiale de la Santé) de
Lubumbashi avait débloqué un montant assez consistant dans le but de la réhabilitation et la
reconstruction dudit bâtiment.

Après réhabilitation, le bâtiment fut remis au ministère de la santé par l’entremise

De l’inspecteur provincial de la santé à son tour, avait cédé le bâtiment sous la gestion de
l’université de Lubumbashi et l’inauguration avait eu lieu le 03 Avril 2001.

Une année plus tard, le ministre de la santé va reprendre la gestion dudit centre de
Santé suite à la mauvaise gestion constatée dans le chef des responsables du centre de santé
de référence affecté par l’UNILU.

En 2003, le centre de référence fut géré par le ministre de la santé par le

truchement du <<BUREAU CENTRAL DE LA ZONE DE LA RUASHI>>

Actuellement le centre est transformé en un <<HOPITAL GENERAL DE

REFERENCE HAKIKA/RUASHI>> grâce aux efforts et contributions, de reconstruction et
de réhabilitation de deux grands bâtiments financés par la Banque Mondiale à travers l’ONG
<<
MEDICUS MUNDIS BELGIQUE>>

L’Hôpital Général de Référence HAKIKA / RUASHI organise les services ci-après :

 La GYNECO-OBSTETRIQUE
 LA PEDIATRIE
 LA MEDECINE INTERNE
 LE LABORATOIRE ET L’ECHOGRAPHIE  LA CHIRURGIE.
Il est dirigé par :
  Un médecin directeur
 Un administrateur gestionnaire
 Un directeur de Nursing (c’est-à-dire chargé des soins infirmiers)
 Un médecin chef de staff
SITUATION GEOGRAPHIQUE
L’hôpital général de référence HAKIKA est situé dans la commune de la Ruashi
Précisément dans la zone de santé de la Ruashi au quartier Bendera dans l’aire de santé
Bendera, sur l’avenue des universels au n°14b.

Il est délimité :

 Du nord au sud par des maisons d’habitations,

 A l’Est par une église,
 A L’Ouest par l’avenue des universelle
 LE DEROULEMENT DES ACTIVITES
1. SERVICE D’INTENDANCE

Les activités

Ce service établis les différents devis, état de besoin à soumettre à l’administrateur

Gestionnaire, stock les marchandises dans les magasins, établis les fiches de stock bon
d’entrée- sortie, affecte les matériels dans les services, propose la réparation des matériels en
panne, faire le suivi de l’hygiène, assure la maintenance, faire l’inventaire journalier et enfin
gère l’assainissement du milieu.

Les documents détenus par l’intendant

 Fiche d’inventaire
 Fiche de stock
 Registre de matériels
 Registre de distributions

2. SERVICE DE LA MORGUE

La morgue est une unité de conservation des corps durant le temps nécessaire pour que les
familles ou que l’entreprise de pompes funèbres reviennent retirer le corps.

L’HGR HAKIKA, l’organisation de la morgue s’effectue de la manière suivante :

 Un cahier de registre qui identifie chaque corps, elle contient :

 Le nom et Post nom
 Sexe
 Age
 N° jeton
 N° tiroir
 Indentification du responsable qui repose le corps, son adresse et son N° de
téléphone
 Liste de responsable
 Date d’entrée
 Date de sortir
 N° de bon d’entrée
 L’observation : on met généralement « retiré » par cornet le nom de la
responsable qui retire avec la pose de deux signatures pour marquer la
confirmation de la date d’entrée et de sortir.
Lors du dépôt du corps, les noms ou les amies ou membre de la famille du défient doit avoir :

 L’acte de décès
 Permis d’inhumation
 Le carnet de facturée : dans le carnet on met la date d’entrée avec montant à payés
uniquement pour les personnes en ordre avec l’argent.

Les outils de gestion

 Permis d’inhumation
 Le bon d’entrée
 Le bon de sortir
 Le registre d’enregistrement
 Cahier de reçu
 Quittancer
 L’acte de décès
 Le certificat de décès
3. SERVICE DU SECRETARIAT

Le secrétariat est un service d’accueil, de renseignement, d’information et de

Direction. Ce service a pour rôle de réceptionner, repartir et expédier les différents courriers
ainsi que les classer. Le secrétariat est caractérisé de 3 volets ci-après :

 La réception
 Le renseignement
 L’orientation

Nous avons deux types de visites dans ce service :

 Visite officielle
 Visite privée

Comme outils de gestion :

 Registre de correspondance expédiée

 Registre de correspondance reçue
 Carnet de transmission de correspondance
 Signataire de correspondance
 Seaux ou cacher de l’institution
Définition

La correspondance administrative est un moyen utilisé par les services de

L’administration pour transmettre ou recevoir des messages écrits à caractère officiel,
conformément à des usages identifiés et codifiés.

Formule de conclusion insistante

- Attacher du prix à - prier de veiller à l'application

Quelques fautes à ne pas commettre :

Expressions incorrectes Expressions correctes

- De par - Par

- Suite à - Comme suite à

- Je vous annonce - J'ai l'honneur de vous rendre compte de

- Dans le but - D’afin de

- Informer de ce que - Informer que.

Les parties d'une lettre administrative

 L’entête ou le timbre soit l’adresse
 La localisation (date)
 L’indice de numéro
 L’Object
 L’intéresser ou le destinateur
 Le texte ou contenu de la lettre
 La personne morale ou celui à écrire
 La personne physique
 La signature
 Le sceau
 4. SERVICE DE LA CAISSE

C’est un service de mouvement de finances, un service qui garde l’argent de

L’institution, le fond consigné, tenir les documents comptables, passer les écritures
comptables journalierement les recettes et les dépenses.

5. SERVICE DE LA RECEPTION

C’est un service qui réceptionne toute personne qui vient pour les soins ou pour un
Problème qui a trait à l’institution.

Les outils de gestion

 Le registre de consultation de malades

 Le registre de certificat de naissance et de décès
 Les fiches de consultation prénatale et post-natale
 Registre de réquisition

6. SERVICE DE MOUVEMENT STATISTIQUES

Ce service est chargé de fournir le rapport statistique journalier des malades, c’est à dire
surveiller les malades ambulatoires et hospitalisés qui fréquentent l’HGR, mais aussi faire la
facturation.

Outils de gestion

 Registre de mouvement des malades par services

 Registre des rapports de mouvement financier
 La fiche synthèse des recettes
 7. LA PHARMACIE

La pharmacie est un service qui regorge tous les médicaments essentiels utiles pour le
traitement des patients de l’hôpital

Sources d’approvisionnement

 Par le BCZ
 Par les partenaires
 Par l’achat local dans des dépôts pharmaceutiques

Mode d’approvisionnement

 Par sélection
 Par acquisition
 Par distribution
 Par utilisation
Outils de gestion

 Registre d’utilisation des médicaments essentiels et recettes  Bon de commande

 Fiches d’inventaires
 Fiches de stock des médicaments
 Registre des ventes journalières
 Facturier

8. SERVICE DU PERSONNEL

Quelques points essentiels sur la gestion de ressource humaine.

C’est ainsi, un gestionnaire sera capable de :

 Estimer et planifier les besoins en ressources humaines dans son hôpital ;

 Recruter et sélectionner le personnel ;
 Utiliser adéquatement le personnel ;
 Sanctionner le personnel conformément au règlement ;
 Expliquer les événements de la carrière du personnel ;
 Utiliser clés styles de direction adaptés ;
 Résoudre les conflits ;
 Déléguer le pouvoir ; Motiver le personnel ;
 Évaluer le personnel
Il y a deux méthodes pour l'estimation et planification des besoins en personnel :

 Méthode basée sur ce qui existe déjà ;

 Méthode basée sur les besoins théoriques (liste de tâches prévues,
volume d'activités attendues, le temps moyen nécessaire par activité)
Les événements de la carrière du personnel

a) L'affectation : c'est la mesure administrative par laquelle un agent se fait confier un

emploi déterminé au sein des services administratifs.
b) Mutation : c'est le changement d'affectation professionnelle, intervenu au cours de la
carrière d'un agent qui quitte une province, ville, IPS, DPS vers une autre.
Elle vise à assurer la continuité des services de l'État ou pour raison sociale, à répondre à
une demande motivée de l'agent publique.

c) Transfert : c'est l'affectation d'un agent public d'un ministère à un autre que celui dans
lequel il est employé. Il est effectué soit à la demande de l'agent soit par nécessité du
service, sur décision du ministre ayant la fonction publique dans ses attributions, après
avis de services concernés.
Le transfert n'est pas possible que si l'agent remplit les conditions exigées par l'exercice du
nouvel emploi. L'agent transféré conserve son grade et son ancienneté

d) Mission : c'est toutes activités professionnelles exercées en dehors du lieu de travail

habituel.
Elle vise l'amélioration de la qualité et l'efficience des services

e) Voyage : c'est le déplacement effectué par un agent public pour lui permettre de rejoindre
son poste de travail en cas de mutation.
f) Retraite : c'est la fin de la carrière d'un agent public de manière honorable sanctionné par
un acte administratif pris par l'autorité dévêtue du pouvoir.
Elle est l'une des causes de cessation définitive de service d'un agent public qui est
prononcée par l'autorité investie du pouvoir de nomination lorsque l'agent concerné a
atteint l'âge limité requis (65ans) ou a effectué une carrière de 35 ans de services
interrompu
(cfr art 80 du statut)

g) Disponibilité : c'est la position de l'agent autorisé à interrompre pendant un temps son

service pour motif d'intérêt personnel légitime ou pour l'intérêt du service.
La disponibilité d'office est accordée pour les cas suivants :
  Maladie de longue durée (12mois) ;
 Force majeur (5 mois) ;
 Intérêt de service (5 ans)
h) Détachement : c'est la position de l'agent qui est autorisé à interrompre temporairement
ses fonctions pour occuper un emploi ou assumer un mandat au sein d'administrations,
institutions organismes officiels ou organes politiques autres que ceux dont le personnel
de carrière est soumis.
Il rend Vivant l'emploi occupé par l'agent et lui dispense des exigences de son administration
d'origine.

i) Réintégration : c’est un acte par lequel un agent et replacé en activité de service après
prestation dans une administration autre que celle de la santé.

Elle a pour objet de permettre à l'agent de poursuivre sa carrière elle s'effectue au grade dont
l'agent était revêtu à la date où il a cessé ses services avec ancienneté acquise à cette date.

j) Gestion de dossier disciplinaire : c'est un processus qui consiste à constater une faute
disciplinaire commise par un agent public, de l'analyser et de proposer une sanction
conformément au barème des sanctions.
Elle a pour objet le maintien de la discipline et l'ordre au sein de son organisation.

Cadre de référence de la gestion des ressources humaines

Le cadre de référence institutionnelle de la gestion des ressources humaines dans

le
Secteur de la santé publique comprend des structures directement impliquées dans la gestion,
la politique, les plans de développement des ressources humaines ainsi que les lois et les
textes réglementaires qui régissent la carrière des agents de la santé.

Quelques principes de l'administration

 Division du travail ;
 Unité de commandement ;
 Impersonnalité de l’administration ;
 Administration est fondée sur l’écrit ;
 Respect de la voie hiérarchique ;
 Recevabilité ;
 Courtoisie ;
 Objectivité ;
  Secret professionnel
Les documents de gestion des ressources humaines

1°. Le statut du personnel de la carrière dans le service public de l’Etat, ce document

gère tous les personnels étatiques, il est constitué de 7 titres, 123 articles et à peu près 12
chapitres. Ce statut gère les personnels de l’État à l’entrée et à la sortie ou fin de la carrière.

2°. Le règlement d’administration

Un gestionnaire doit avoir un carnet, non pour le constat de tous les personnels.
La
Dernière version du statut est actualisée en 2004 avec les annexes (code du travail) qui gère
les institutions privées.

Au niveau de l'institution, nous avons :

Le registre de présence : ce document nous permet de voir qui est venu et qui n'est
Pas venu et à quelle heure

Registre noir : ce document nous permet de mentionner les erreurs qui permettront
D’appuyer une sanction

Le recrutement

D'une manière brève le recrutement est la voie d'entrée dans une carrière professionnelle.

Procédure d'affectation : la division provinciale de la santé se réfère au plan

Provincial en besoin de recruter

Plan de recrutement : quand on a la notification, rentrer à la division, puis rentrer

Aller à la fonction publique urbaine, et obtenir le document puis rentrer à la division
provinciale pour prendre la lettre de mise en service.
CONCLUSION
En conclusion, nous dirons que le moment passer au sein de l’HGR HAKIKA
Nous a permis de connaitre le terrain et ce moment constitue un bagage par rapport à notre
métier du fait que ça été favorable et magnifique malgré le peu de temps qu’on nous avaient
donné. C’est pourquoi ça contribue d’intersection entre notre vie estudiantine et celle
professionnelle.
POINTS FORTS

 Un bon accueil
 Un bon encadrement

POINTS FAIBLES

 Insuffisance de temps passé dans des services par rapport aux activités qui y sont
organisés

SUGGESTION ET RECOMMANDATION
Nous tenons via ce rapport à suggérer quelques pistes de solution visant à améliorer quelques
remarques observées lors de passation de notre stage :

Aux coordonnateurs de stage et aux encadreurs

 Tenir compte de réclamation et doléance des étudiants
 Faire parvenir la lettre d’affectation à temps au lieu de stage Aux étudiants
 De prendre conscience de leur devenir du lendemain afin d’être à la hauteur de la
succession valable pour un avenir radieux pour notre pays la RDC car le
développement