#GMAO #maintenance

Les principales fonctionnalités d'un système de gestion de la

maintenance assistée par ordinateur GMAO.

✅ Gestion des équipements :

🔸inventaire des équipements,

🔸localisation,

🔸historique des travaux

🔸gestion d'information dédiée par type d'équipement (bâtiments, véhicules,

réseaux,...),

🔸arborescences fonctionnelles, géographiques,

documentation technique …

✅ Gestion des actions de maintenance :

🔸corrective (avec OT : ordre de travaux, ou BT : bon de travaux, ou ODM :

ordre de maintenance),
préventive (systématique, conditionnelle, prévisionnelle)...

🔸gestion des Demandes d'Intervention (DI) (ouvert à des personnes

extérieures au service maintenance) : permet le signalement d’une anomalie
à traiter par la maintenance (issue de la maintenance de niveau 1),

🔸gestion des outillages/moyens (à utiliser pour réaliser des actions de

maintenance)
✅ Gestion des stocks :

🔸magasins (entrées / sorties, lieux),

🔸 quantités minimum, maximum, de réapprovisionnement,

🔸analyse ABC,

🔸pick-lists (ou liste à servir ou réservations)

🔸référencement et recherche,

🔸articles de rechange,

🔸inventaire des pièces,

🔸catalogue fournisseurs...

✅ Gestion des achats :

🔸de pièces détachées ou de services (sous-traitance, forfait ou régie),

🔸gestion des fournisseurs,

🔸gestion des contrats,

🔸cycle devis / demande d'achat / commande / 🔸réception & retour

fournisseur, facturation...
✅ Gestion des ressources humaines (personnel et planning) :

🔸Co Activités,

🔸métiers,

🔸habilitations

🔸 Planning de charge, prévisionnel

🔸pointage des heures travaillées sur intervention...

✅ Gestion des coûts et budget :

🔸de main d'œuvre,

🔸de stocks, d'achat,

🔸de location de matériel...

🔸préparation des budgets,

🔸suivi périodique,

🔸rapports d'écart...

✅ Indicateurs de maintenance / tableau de bord pour le manager.

 Le plan de charge ou planning de charge
Le plan de charge favorise le pilotage des ressources et la répartition des temps, deux enjeux de
taille pour la réussite d’un projet.

Optimiser la gestion du temps est tout particulièrement important pour les entreprises qui
facturent au prorata du temps passé, comme les sociétés de services et les agences. Au cœur de
leur efficacité, et donc de leur rentabilité, se trouvent l’augmentation du temps facturable et
l’amélioration de la productivité des équipes.

La double difficulté réside ainsi dans la capacité à anticiper les besoins liés aux projets et
à gérer les taux d’occupation des équipes.

En quoi le plan de charge contribue-t-il à faciliter cette planification ? Quels sont

ses avantages ? Et comment l’utiliser concrètement pour optimiser l’utilisation de vos ressources
et la gestion du temps ? Appvizer se charge de vous éclairer !

Le plan de charge : définition

Un plan de charge, également appelé planning de charge, est un outil utilisé pour piloter les
ressources d’un projet :

 les ressources humaines,

 les ressources matérielles,
 les ressources temporelles.
Il facilite la planification et optimise l’affectation des ressources ; il permet d’obtenir
une vision synthétique des temps passés et de leur prévision. Ce résumé des temps peut être
obtenu :

 par collaborateur,
 par équipe,
 par projet ou affaire.
Son objectif est de répartir de façon optimale la charge de travail.

Les enjeux et avantages du planning de charge

Enjeux : entre suivi et anticipation
Pour tout chef de projet, il est primordial de piloter efficacement les ressources humaines pour
assurer la réussite d’un projet.

L’enjeu phare pour les organisations est d’anticiper et d’optimiser l’affectation des ressources,
en se basant notamment sur les temps passés.
Pour cela, elle·il se doit de suivre et d’anticiper au mieux les charges de travail projet, afin
d’optimiser les attributions et de réajuster les priorités selon les cas.

Les gestionnaires tout comme les équipes doivent pouvoir accéder à tout moment à des
informations essentielles sur :

 l’utilisation des ressources et la bande passante restante,

 les projets en cours ou à venir, et les nouvelles demandes,
 la capacité des équipes à travailler sur de nouveaux projets,
 la prévision de besoins ponctuels en ressources externes ou en recrutements, selon les cas,
etc.
Un outil se révèle indispensable pour centraliser toutes ces informations et les mettre à jour en
temps réel.

Avantages : obtenir une vision opérationnelle

Le plan de charge permet de donner une vision opérationnelle et de générer des indicateurs
clés pour optimiser les projets à venir.

Le plan de charge vous donne les avantages :

 de connaître précisément la disponibilité des équipes avec des informations sur la charge
de travail des collaborateurs en temps réel. Il vous est possible, en un coup d’œil, de
détecter les éventuelles surcharges et de savoir si vous pouvez accepter ou non de
nouveaux projets dans les délais demandés ;

 d’identifier les décalages ou la cohérence entre la charge de travail prévisionnelle et le

travail effectivement réalisé, et ainsi de mettre au jour d’éventuels points bloquants si un
retard est relevé, pour accroître l’efficacité des équipes ;

 d’élaborer des plannings réalistes : en analysant plus finement les temps, vous
comprendrez mieux le ratio entre le temps nécessaire et le temps disponible, et serez en
mesure d’améliorer votre planification des futurs projets ;

 d’optimiser la gestion des talents : vous visualisez facilement si vous disposez des
ressources nécessaires et, dans le cas contraire, vous identifiez rapidement quel profil
recruter et quand, en évaluant les besoins futurs par compétence ;

 de faire preuve de transparence auprès de vos collaborateurs : rassurer et motiver ses

équipes.

👉 Les risques en matière de délais, de qualité et de coûts sont mieux pondérés.

Comment calculer le plan de charge ?
Prérequis pour la réalisation d’un planning de charge
Pour faire un plan de charge, dans la pratique, vous devez notamment :

 définir les durées de chaque tâche,

 trouver les ressources adéquates (nombre, disponibilités, compétences requises),
 indiquer les congés et autres contraintes spécifiques au projet.

6 étapes pour réaliser un planning de charge Excel

Vous pouvez réaliser un graphe de capacité planifiée ou planification de la charge dans Excel.
Ce dernier sert à représenter le rapport entre temps planifié et temps disponible de vos ressources
et permettre de rendre compte si l’équilibre de la charge de travail est respecté.

Nous nous basons sur le scénario type suivant : savoir si un service (ou une équipe) peut accepter
de nouveaux projets.

1. Calculez la capacité planifiée, soit le rapport entre le nombre d’heures planifiées

pour ce service et le nombre total d’heures disponibles pour ce même service, en
utilisant la formule :

(Total des heures planifiées / Total des heures disponibles) x 100

2. Créez un tableau Excel, dans lequel vous renseignez les différents services de votre
entreprise et la capacité prévue pour chaque sur une période donnée ;

3. Mettez le tableau en surbrillance, puis cliquez sur Insertion (barre d’outils), et choisissez la
forme de graphique souhaitée ;

4. Cliquez droit sur le graphique obtenu, puis cliquez sur « Sélectionner les données » ;

5. Dans « Entrée de légende (série) », vous inversez les colonnes et les lignes et ne conservez
que votre équipe et la capacité totale ;

6. Finalement, cliquez sur OK pour obtenir vos données à analyser dans le graphe de
planification de capacité.

© mybeeye
Toutefois, les fichiers Excel comportent leurs limites :

 ils ne sont pas actualisés en temps réel,

 ils peuvent comporter des erreurs,
 ils ne constituent pas un appui fiable à des prises de décision.
Lire aussi
o Comment cadrer votre projet ? Questions et exemple de note de cadrage

o Cap vers la réussite de votre projet grâce au cahier des charges [+ modèle]

o Comprendre le capacity planning : le guide complet

Quid d’un logiciel de planning ?
L’utilisation de logiciels de planning simples ou calendriers partagés est également répandue.
Ces derniers s’avèrent plus pratiques qu’Excel de par l’aspect collaboratif qu’ils offrent, et leurs
différentes vues selon la temporalité choisie.

Toutefois, ils ont eux aussi des limites :

 ils ne rendent pas compte du suivi du budget,

 ils ne permettent pas de faire du prévisionnel,
 ils n’offrent pas d’appui à la prise de décision avec des indicateurs de performance
pertinents.

Utilisation d’un logiciel de plan de charge en ligne

Les atouts clés du logiciel plan de charge
Véritable science de la répartition des temps, la planification de charge se doit d’être
rigoureuse.

Pour assurer l’efficacité et la rentabilité d’un projet, un logiciel de plan de charge en ligne
permet d’optimiser tous les facteurs clés de réussite de vos projets :

 la planification des ressources en fonction des disponibilités et des compétences,

 le suivi des temps pour une efficacité de la gestion des ressources,
 l’analyse des données issues des projets réalisés ou en cours pour une meilleure
affectation des ressources sur la base des temps passés,
 l’anticipation de risques ou contraintes dans un environnement marqué par la rapide
évolution des demandes.

Notre sélection d’outils

Nous avons sélectionné plusieurs outils en mode SaaS pour vous aider à faire un plan de
charge en ligne et apporter plus d’intelligence dans votre planification et gestion de la charge
projet.

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experts autant qu’aux débutants, cette solution entièrement personnalisable facilite le pilotage
de vos ressources et optimise votre plan de charge.