BTS SAM – Session 2023/2024

EPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS

FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION
Nom et prénom du candidat LESS Omayma

Numéro du candidat : Fiche descriptive numéro : 1

Compétences visées :
Intitulé de la mission :
Nom de l’organisation :
Durée et date de réalisation :
Contexte internationale :
Support opérationnel aux membres de l’entité.
Optimisation des processus administratifs.
COMPASS GROUP France
4 septembre 2023 – Réalisation continu
OUI NON
Descriptif de la mission (1)

Je suis Omayma LESS, étudiante en BTS SAM en alternance, chez Compass group France, en tant
qu’apprentie assistante de direction juridique.

Le contexte dans lequel j'ai conduit ma mission est celui du poste d’apprentie assistante de
direction juridique au sein du groupe COMPASS France, leader mondial de la restauration
collective. Crée en 1970, elle possède plusieurs filiales, étant chacune spécialisées dans un
domaine précis.

Compass group France, propose des livraisons alimentaires de repas froid et/ou chaud, à des
milliers d’entité en France, élaborés dans les cuisines du groupe.

Nous pouvons retrouvés ces repas à la limite de l’excellence, dans les hôpitaux, géré par
MEDIREST, les écoles, géré par SCOLAREST et les entreprises privées et publics, géré par EUREST.
D’autres marques ont été créer à des fins de ventes au sein d’enseignes.

La mission décrite a été réalisée au siège du groupe Compass, au sein de laquelle se déroule mon
alternance pour les 2 prochaines années.

Mon objectif vise à l’organiser de l'ensemble des contrats de l'entreprise pour assurer une
conformité légale, minimiser les risques d’erreurs et faciliter leur suivi, grâce au logiciel HYPERLEX

Pour mener à bien cette mission, je disposais de moyens et de ressources nécessaires notamment
un ordinateur connecté à internet, ainsi que des formations, le logiciel HYPERLEX, et bien
évidemment les contrats. J’ai pris appui sur les consignes transmises par ma tutrice, assistante de
direction juridique, et qui a su répondre à toutes les questions que je me suis posée au cours de
l’accomplissement de cette mission.

Cette mission, permet :

• Permet d'enregistrer et de stocker tous les contrats numériquement, facilitant ainsi l'accès
et la recherche.
• Une meilleure organisation au niveau juridique et commerciale
• Une bonne coordination des activités
• Une gestion de la relation client
• Système d'alertes pour les dates d'échéance, les renouvellements ou les actions requises,
évitant ainsi les oublis et les dépassements de délai.
• Gestion des autorisations d'accès pour garantir la confidentialité des informations
sensibles.
Mais aussi :
• Une assistance à l’utilisation des solutions et équipements numériques
• Une communication externe efficace et simple avec nos clients
• Une communication interne avec nos collaborateurs détailler, afin de suivre au mieux nos
contrats.
Au niveau des contraintes, une gestion du temps est à prévoir pour garantir une transition fluide
des échanges entres les collaborateurs et les clients tout en maintenant une continuité des
opérations.

Sur le plan méthodologique, une démarche préparatoire a été mené :

Une analyse des besoins a été nécessaire au niveau juridique afin d’identifier les conformités
légales pour chaque procédé opérationnel.
J’ai ainsi pu développer l’utilisation de ce logiciel, qui prend en compte les aspects juridiques de
chaque filière et secteur d’activité.
D’autres part, cette démarche permet de répondre, à chaque collaborateur, de façon
personnalisée en respectant toutes les exigences légales.
Enfin la fourniture d'un support technique et juridique continu pour garantir une utilisation
adéquate et conforme du logiciel.

Les contraintes rencontraient ne sont pas moindre comme la gestion efficace du temps pour une
transition vers l'utilisation du logiciel sans perturbations majeures. Une optimisation des
ressources pour assurer une utilisation efficace du logiciel sans dépasser les dépenses prévues.
Du respect strict des échéances pour l'intégration du logiciel et la formation des équipes afin de
maintenir la continuité des opérations. Enfin une veille constante pour suivre les évolutions
législatives et adapter le logiciel en conséquence.

Pour les actions que j’ai entreprises sont une analyse des besoins juridiques concernant la
conduite d'une évaluation approfondie des besoins juridiques spécifiques de chaque département.
Pour le bon fonctionnement une adaptation du logiciel aux besoins spécifiques de chaque
département, en configurant les modules et les fonctionnalités appropriés.
Un accompagnement continu pour résoudre les problèmes rencontrés et garantir une utilisation
optimale du logiciel.
Une collecte de feedbacks pour identifier les points d'amélioration et mise en œuvre des
ajustements nécessaires. Ces actions ont été cruciales pour assurer le bon déploiement et
l'utilisation efficace du logiciel juridique dans le cadre du suivi de support opérationnel pour les
membres de l'entité au sein de Compass Groupe France.

Les résultats que j’ai pu noter en rapport à ce logiciel sont nombreuses :

On peut noter une conformité des contrats beaucoup plus renforcée. On évalue une réduction des
risques liés aux erreurs juridique grâce à une meilleure communication des parties.
Hyperlex est un outil permettant, au service juridique, d’analyser de manière efficace les données
juridiques générer par les équipes.
On peut analyser un Feedback positif des équipes grâce à des retours pertinents de nos
collaborateurs ainsi que des sondages d’utilisation encourageant.
Ces résultats démontrent l’impact positif de l’assistance juridique et des ressources fournies dans
l’utilisation du logiciel au sein de Compass Group France, réduisant considérablement les risques
d’erreur et d’oubli de conclusion de contrats en renforçant la conformité légale du logiciel.

Suite aux résultats obtenus, nous pouvons analyser un environnement favorable et efficace aux
collaborateurs étant affilié à des contrats qui leur est propre en fonction de leurs filiales dans
l’entité.
Une optimisation du temps et un suivi des contrats bien précis, par les collaborateurs et nos
clients, peut être remarqué.
Ce logiciel fait partie d’une démarche responsable, car Compass diminue chaque jour son impact
sur la planète grâce à des contrats numérique par lesquels les clients et collaborateurs peuvent
négocier et signer ces derniers. La diminution de papier utilisé et de pollution de part les
transports de courriers et contrats peuvent être constater.

J’ai pu constater qu’Hyperlex est atout majeur pour l’entreprise Compass Group France. En effet
j’ai pu apprendre la gestion du suivi des contrats et ainsi mené à bien la régulation de ces derniers.
Les collaborateurs et les clients de Compass peuvent interagir à travers cette plateforme, et ainsi
revoir les conditions générales, les engagements afin de trouver des solutions. J’ai pu constater
une démarche RSE de cette entreprise, qui s’engage envers l’impact du papier sur
l’environnement, en dématérialisant tous ces contrats, avenant ect..
Cette mission m’a permise de prendre de réelles responsabilités en évaluant les besoins juridiques
de l’entreprise et y trouver des solutions concluantes pour les collaborateurs, en les guidant pour
utiliser au mieux la plateforme.

Pour conclure la mission de suivi de support opérationnel aux membres de l'entité avec la gestion
d'un logiciel juridique a été menée avec succès au sein de Compass Groupe France. L'analyse
rigoureuse des besoins, la sélection judicieuse du logiciel, sa personnalisation, la formation
adaptée et le suivi continu ont permis une intégration harmonieuse du logiciel dans les opérations
de chaque département. Les efforts constants pour maintenir la conformité légale et améliorer
l'efficacité ont assuré une utilisation optimale du logiciel, contribuant ainsi à une gestion plus
efficiente des activités juridiques au sein de l'entreprise.