COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE DES ACTES NORMATIFS

LICENCE III DROIT PUBLIC-DROIT PRIVE

Par le Dr. Gaëtan Thierry FOUMENA

Chargé de cours, Université de Ngaoundéré

INTRODUCTION GENERALE

Le présent enseignement est construit de deux domaines distincts qui sont : la

rédaction administrative et la rédaction des actes normatifs. La double présence du
terme « rédaction » dans l’intitulé de cette unité ne remet pas en cause la différence
des disciplines concernées. Le vocable « rédaction » désigne l’action de rédiger. Ce
verbe vient du latin « redigere » qui signifie mettre par écrit avec ordre et suite. C’est
également écrire d’une certaine manière selon la formule prescrite.

Par rédaction administrative, il faut entendre l’ensemble des règles et principes

applicables à la rédaction des documents par lesquels les organes de l’administration
publique communiquent entre elle et avec les administrés ou usagers.

La rédaction des actes normatifs quant à elle se rapporte à la légistique ou science

de la composition des textes normatifs. Il s’agit en effet de la science de la législation
ayant pour objet d’exposer les connaissances et les méthodes pouvant être mise au
service de la formation de la législation. L’objet de cette science est de guider la
démarche du rédacteur dans les différentes étapes à suivre de la conception du texte
à son application.

L’objectif de cet enseignement est de doter l’étudiant des clés de

compréhension et des mécanismes essentiels de la rédaction administrative et des
actes normatifs (lois, règlements, ordonnances). Il convient par conséquent d’étudier la
légistique (Première Partie) avant de s’intéresser à la rédaction administrative
(Deuxième Partie).

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 PREMIERE PARTIE : REDACTION DES ACTES LEGISTIQUES OU
NORMATIFS

D’origine relativement ancienne, la légistique est apparue au début de

l’époque moderne. C’est un ouvrage exhaustif édité par un auteur allemand
PETERNDT en 1973 consacré à cette notion qu’il a réactualisé.

En France, le Professeur Jacques CHEVALIER dans ses différents travaux sur

la science administrative développe le concept et la définit en 1995 comme « la science
de la législation qui cherche à déterminer les meilleures modalités d’élaboration, de rédaction,
d’édition et d’application des normes ».

La légistique est un art. Elle accède désormais au rang de science. Elle était
l’art de légiférer et elle n’a acquise que très progressivement son caractère
scientifique.

Elle est ce que l’on nommait autre fois la méthode législative, autrement dit
l’étude du processus intellectuel de l’élaboration des lois. La légistique a pour objet
de présenter l’ensemble des règles, principes et méthodes qui doivent être observés
dans la préparation des textes normatifs (lois, ordonnances, décrets).

En définissant la démarche méthodique capable de rationaliser la confection

de la législation, cette matière simplifie le droit.

En tant que science, la légistique a deux dimensions : l’une appelée légistique

matérielle, s’attache à l’étude et à l’ensemble des procédés permettant de renforcer
l’efficacité de la législation ; elle a un caractère abstrait. L’autre dimension appelée
légistique formelle désigne l’étude des procédés de mise en forme d’un projet

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normatif notamment l’étude de la rédaction des lois. Dans le processus d’élaboration
d’un texte normatif, les questions préalables sont abordées avant que la rédaction
proprement dite des actes normatifs ne soit menée.

CHAPITRE I- DES DONNEES PREALABLES A LA REDACTION D’UN

ACTE NORMATIF

L’édition d’une norme unilatérale doit avant tout avoir pour objet de résoudre
un problème clairement identifié pour lequel des solutions non normatives
apparaissent manifestement inappropriées. De ce fait, le pouvoir réglementaire ou le
législateur doit assurer l’adaptation permanente des textes à l’évolution des
circonstances ou de droit ou de fait qui ont motivé leur adoption.

Pour ce faire, une étude d’impact doit être réalisée (Section I) autant qu’il doit
être tenu compte de la hiérarchie des normes juridiques (Section II).

SECTION I- L’ETUDE D’IMPACT

Toute idée d’action publique dont la mise en œuvre peut conduire à l’édiction
d’une norme doit faire l’objet d’une étude même sommaire destinée à présenter les
problèmes à résoudre, la solution recherchée, les avantages et les inconvénients
respectifs des différentes options qui sont envisageables pour la mettre en œuvre.
Avant de rédiger un projet de texte, il convient d’examiner quelques questions.

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 PARAGRAPHE 1. LE QUESTIONNEMENT DU POUVOIR
REGLEMENTAIRE OU DU LEGISLATEUR

Pour étudier la norme, le législateur ou le pouvoir réglementaire doit se poser

les questions ci-après :

- L’élaboration du texte normatif répond-elle à une obligation juridique ou à

un choix d’opportunité ?
- Quel est le niveau de norme adéquat ? Si la voie législative semble devoir
être privilégiée, il importe d’en déterminer précisément les raisons au
regard du partage du domaine respectif de la loi et du règlement opéré par
la Constitution.
- En quoi l’état du droit est-il inadapté ? Toute édiction d’une norme doit
être précédée d’un diagnostic de la situation de fait et de droit. Une fois les
problèmes à résoudre identifiés, l’on s’attache à déterminer en quoi ils
trouvent leurs sources dans une inadaptation des règles en vigueur. A
défaut de cette analyse, il est à craindre en effet que les dispositions
nouvelles ne se heurtent aux mêmes difficultés et que l’effet escompté ne
soit pas atteint en définitive.

PARAGRAPHE 2. JUSTIFICATION DE L’ETUDE D’IMPACT

Le travail d’étude d’impact implique de mener une réflexion sur le bien-fondé

du recours éventuel à la norme. L’autorité normative dispose d’éléments d’ensemble
qui lui permettent de se forger une opinion. Cette autorité doit conserver une
impartialité et une objectivité de l’analyse du problème même si elle peut prendre en
compte les attentes des groupes sociaux. Cette étude permet de prévenir les
contradictions au sein du corpus législatif ou réglementaire et améliorer la
coordination des législations. Par ailleurs, si le problème faisait déjà l’objet d’une ou
plusieurs législations, cette législation ferait alors partie intégrante de l’analyse et
serait alors soumise à l’évaluation. En effet, le législateur est fréquemment appelé à
être confronté à la résolution d’un problème qui a déjà fait l’objet d’une ou plusieurs
législations. En permettant une vision d’ensemble de la norme, en la replaçant dans

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son contexte, la technique légistique a pour finalité de conserver la logique du
système juridique et d’en maintenir la légitimité.

SECTION II- LA PRISE EN COMPTE DE LA HIERARCHIE DES NORMES

En vertu du principe de légalité au sens large, chaque norme juridique doit se

conformer à l’ensemble des règles en vigueur ayant une force supérieure dans la
hiérarchie des normes ou du moins être compatible avec ces normes. La
méconnaissance de ce principe est non seulement source de désordre juridique mais
elle constitue également une faute de l’auteur du texte illégal susceptible d’engager la
responsabilité de la collectivité publique en cause. Il est dès lors impératif de veiller
scrupuleusement à ce que les nouvelles dispositions édictées se trouvent en
harmonie avec la hiérarchie des textes en vigueur ou susceptible à l’être à la date à
laquelle ces dispositions prendront effet.

PARAGRAPHE 1. LA HIERARCHIE DES NORMES JURIDIQUES

Elle renvoie à la structuration et l’agencement des normes en rapport avec

l’obligation de conformité de la norme dite inférieure à celle qui lui est supérieure.

A- LA CONSTITUTION

Elle est au sommet de la hiérarchie du système juridique dans l’ordre interne ;

elle prévaut ou prime sur toutes les autres normes y compris les traités et
engagements internationaux.

B- LES NORMES INTERNATIONALES

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 Issues des engagements internationaux du Cameroun et régulièrement
introduite dans le système juridique, elles s’imposent à toutes les normes de droit
interne excepté celles qui ont valeur constitutionnelle.

C- LES TEXTES A VALEUR LEGISLATIVE

1. Les Lois

Elles s’imposent à l’ensemble des normes réglementaires. L’élaboration d’un

décret doit ainsi toujours comporter un examen des champs de compétences
respectifs de la Loi et du règlement. Le règlement qui empiète sur le domaine de la
Loi est illégal.

L’acte législatif par excellence est la Loi qui fait l’objet de délibération et d’un
vote par le corpus législatif au sein d’un Parlement issu du peuple et rendu
exécutoire par sa promulgation par le Président de la République. La loi fixe les
règles générales relatives à l’organisation de pouvoirs publics, des services publics et
les prescriptions permettant le déroulement harmonieux de la vie sociale et politique.
Elle est la source essentielle du droit ; elle ne comporte en principe que des énoncés
d’ordre général dont les modalités d’application doivent par la suite être déterminées
par le pouvoir réglementaire par voie de décret ou d’arrêté.

La loi émane soit d’une proposition de loi présentée par un ou plusieurs

députés soit d’un projet de loi présenté par le gouvernement et donc préparé par
l’administration. C’est à ce titre que la préparation du projet de loi intéresse la
rédaction administrative.

La loi revêt trois formes distinctes et hiérarchisées :

-la loi constitutionnelle. Elle établit ou modifie la Constitution, loi

fondamentale ou suprême de l’Etat qui fixe les règles d’organisation et de
fonctionnement des pouvoirs publics et leur rapport entre eux ainsi que les droits et
devoirs de l’Etat à l’égard des citoyens et réciproquement ;

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 -la loi organique. Elle est relative à l’organisation et au fonctionnement des
institutions dont elle fixe les modalités sur la base des principes posés par la
Constitution ;

-la loi ordinaire. Elle est prise en fonction des circonstances pour organiser
dans différents domaines de la vie de la Nation.

Au demeurant, la loi est l’expression de la plus haute volonté nationale. Sa

rédaction doit par conséquent être particulièrement soignée, il en va de la dignité de
l’Etat mais également de l’application même de la loi qui par essence concerne les
problèmes les plus importants de la vie du pays. Une rédaction défectueuse peut en
revanche conduire à une interprétation contraire à l’esprit du législateur.

2. Les Ordonnances

Les ordonnances prisent sur le fondement de l’article 22 de la Constitution

interviennent dans le domaine de la loi et acquiert valeur législative dès leur
ratification. Celle-ci n’a d’incidence que sur la nature du contrôle susceptible d’être
exercée sur une ordonnance qui est regardée comme un acte administratif et soumise
au contrôle du juge administratif.

L’ordonnance est un acte législatif pris par le Président de la République dans

deux cas :

-lorsque la Constitution le prévoit normalement pour certaines circonstances

et pour un temps limité. Les Ordonnances prises dans ce contexte sont soumises à
une ratification ultérieure du Parlement.

-lorsqu’en cas de crise constitutionnelle. La Constitution est suspendue et le

Parlement dissout.

L’ordonnance ayant valeur de loi, elle peut abroger une loi antérieure. Du fait
qu’elle émane du Gouvernement, la présentation formelle à laquelle elle se
rapproche avec quelques variantes de terminologie dans le titre : la formule décisoire
et la formule finale exécutoire.

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 L’ordonnance comporte des visas ; la formule finale exécutoire peut être celle
exécutée dans un décret : « la présente ordonnance sera publiée en français et en anglais
selon la procédure d’urgence et enregistrée au journal officiel » ; ou celle utilisée dans une
autre loi : « la présente ordonnance sera publiée en français et en anglais selon la procédure
d’urgence et enregistrée au journal officiel, elle sera exécutée comme loi de l’Etat ». Dans
certaines circonstances, la mention du recours à la procédure d’urgence en matière
de publication peut être de rigueur. Après ratification, l’ordonnance est assimilée à
une loi et ne peut être contestée que par la voie d’exception d’inconstitutionnalité.

D- LES NORMES REGLEMENTAIRES

Il existe une hiérarchie au sein des normes réglementaires. Ainsi, les décrets
s’imposent aux autres actes réglementaires émanent des autres autorités de l’Etat
comme les autorités décentralisées. Les actes individuels doivent de façon générale
respecter les actes réglementaires en vigueur dans le domaine où ils interviennent.

Les actes administratifs unilatéraux sont les actes pour lesquels l’expression
d’une seule volonté précisément celles de l’Etat, d’une Collectivité territoriale
décentralisée ou d’un établissement est suffisante pour créer une situation de droit
dont la disposition est obligatoire ; les actes administratifs unilatéraux se présentent
en deux catégorie :

-les actes individuels ;

-les actes réglementaires.

L’acte individuel ne fixe que des mesures de portée individuelle (une ou

plusieurs personnes désignées : recrutement, nomination, affectation, mise en congés,
mise en disponibilité, mise à la retraite, autorisation et permission diverse).

L’acte réglementaire fixe des mesures de portée générale s’imposant à tous ou

à une frange de citoyen.

Les actes administratifs unilatéraux peuvent être pris sous la forme d’une
décision, d’un arrêté, ou d’un décret.

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 La décision a pour objet soit de régler un cas individuel ou des situations
collectives similaires soit de prescrire la solution à donner à une question déterminée.
L’appellation décision est réservée aux mesures d’ordre interne des ministres, des
autorités secondaires (gouverneur, maire, sous-préfet..), chefs d’établissement
publics lorsqu’elles prennent la forme d’un acte administratif.

L’arrêté peut être individuel ou réglementaire. C’est l’acte le plus important

que puisse prendre les autorités administratives et gouvernementales : ministres,
gouverneurs, préfet, sous-préfet, maires ainsi que les autorités académiques (recteurs
d’université). Il est également pris par les plus hautes autorités de l’Etat (Président de
la République, Premier Ministre).

Le décret est l’acte administratif du niveau le plus élevé dans la hiérarchie des
normes réglementaires. Il est du ressort du Président de la République et du Premier
Ministre dans les domaines dans lesquelles la compétence leur est reconnue par la
Constitution ou la loi. Le décret peut être individuel ou réglementaire. Les décrets
individuels sont ceux qui nomment aux emplois supérieurs de l’Etat, intègrent ou
révoquent au niveau de la fonction publique. Les décrets à caractère réglementaire
sont les décrets organiques qui portent généralement sur l’organisation des pouvoirs
publics.

E- LA JURISPRUDENCE

Les principes ou règles issues de la jurisprudence au 1 er rang desquels figurent

les principes généraux de droit doivent être respectés par les actes réglementaires.

CHAPITRE II- LA REDACTION DES ACTES NORMATIFS

PROPREMENT DITE

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 L’étude de la légistique postule l’atteinte de deux objectifs :

-la simplification du droit qui non seulement permet de lutter contre toute
complexité technique qui limite la souplesse et l’adaptabilité nécessaire des textes.
D’où le rejet de toute ambigüité, totologie ou d’imprécision fâcheuse ;

-la sécurité juridique qui se traduit par la lisibilité, l’intelligibilité,

l’accessibilité des textes rédigés.

En effet, les qualités rédactionnelles d’un texte normatif contribuent à le

rendre clair donc à réduire les problèmes d’interprétation et de contradiction d’où
l’importance de ne faire que les textes nécessaires, bien conçus, clairement écrits et
juridiquement solides.

L’acte normatif est un acte juridique ou de volonté ayant vocation à produire

des effets de droit en conférant des droits ou en soumettant des personnes visées par
le devoir. L’essentiel sinon la totalité de ce qui est en jeu dans la normalité ce jour au
stade de l’énonciation donc, il faut contrôler l’activité d’énonciation et encadrer son
support textuel. Si la légistique est bien une science appliquée, sa mise en œuvre
aujourd’hui constitue un art ; il est par conséquent utile de s’initier dans la rédaction
proprement dite. Il convient d’aborder la procédure d’élaboration des actes
normatifs, les règles relatives à leur structure et le langage utilisé.

SECTION I- LA PROCEDURE D’ELABORATION D’UN ACTE

LEGISLATIF OU REGLEMENTAIRE

Au niveau central, tout part d’un ministère précisément du service technique

au service juridique qui est la division des affaires juridiques comprenant une équipe
pluridisciplinaire. Ensuite, il peut avoir concertation interministérielle conduite par
le Ministre concerné. Les services du PM transmettent le projet du texte à la
Présidence de la République après concertation avec les ministères concernés,
autorisent l’édiction de l’acte réglementaire ou alors transmet le projet de loi à
l’Assemblée Nationale.

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 Par ailleurs, s’agissant des institutions locales ou infra étatiques, l’élaboration
des textes notamment réglementaire se fait de manière différente de celle évoquée
s’agissant de l’administration centrale. En effet, dans une structure administrative
décentralisée, le projet de décision et d’arrêté est préparé par le service juridique de
ladite structure et transmis à l’autorité principale pour signature.

SECTION II- LA STRUCTURE DES TEXTES NORMATIFS

Les textes normatifs (lois, décrets, arrêtés) doivent se conformer à des règles de
structure qui fixent tant leur présentation extérieure que leur contenu.

PARAGRAPHE 1. LA STRUCTURE EXTERIEURE D’UN TEXTE NORMATIF

A. LE TITRE

Le titre d’un texte n’a aucune valeur normative. Si l’intitulé ne coïncide pas
avec le dispositif du texte, seul ce dernier a force obligatoire. Tous les textes doivent
toutefois être dotés d’un titre qui précise clairement l’objet du texte sous une forme
aussi concise que possible. Le titre est bâtit sur le schéma suivant : Loi ou décret n°…
du…modifiant…et relatif à…

En clair, le titre d’un texte normatif comporte la numérotation, la date et l’objet

du texte.

B. LA PRESENTATION

Elle doit être bonne pour plus de clarté, de précision et d’intelligibilité du texte
normatif.

C. L’EXPOSE DES MOTIFS

Il indique les raisons pour lesquelles le texte est élaboré, le projet de loi est
soumis au Parlement, l’esprit dont il procède et les objectifs qu’il se fixe. Il comporte
une brève explication par article. Il n’est pas discuté devant le Parlement et n’est pas
publié au journal officiel.

D. LES VISAS

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 Seuls les textes réglementaires (ordonnances, décrets, arrêtés) ont des visas.
Les lois n’en ont pas. Les visas n’ont aucune valeur juridique et sont toujours
facultatifs. Ils montrent que l’acte administratif n’est pas pris de façon arbitraire et
s’inscrit dans la légalité. L’indulgence du juge administratif pour absence des visas
ne doit toutefois pas être pour le rédacteur un motif de négligence. Les visas ont pour
rôle :

-préciser la base légale qui donne à l’auteur de l’acte le pouvoir ou la

compétence de l’édicter ;

-de donner la liste des textes dont l’acte fait application ou qu’il modifie tous
les textes dont il est fait application, doivent y figurer.

NB : Il faut viser le texte avec son intitulé exact ou officiel. Exemple : Vu la Loi
n°96/06 du 18/01/1996 portant révision de la Constitution du 2 juin 1972. L’ordre des
visas suit la hiérarchie des normes, la chronologie de leur édiction.

PARAGRAPHE 2. LA STRUCTURE INTERNE DES TEXTES NORMATIFS

A. LES SUBDIVISIONS

Les textes normatifs peuvent être divisés en 4 subdivisions :

-titre ;

-chapitre ;

-section ;

-article.

Les Codes seuls utilisent les parties et les livres. Le choix dépend de la
longueur du texte ; seul en principe les textes longs utilisent toutes les subdivisions.

L’unité de base d’un texte normatif est l’article. Une loi peut comporter un
article unique. Exemple : « la peine de mort est abolie ». L’article est subdivisé en alinéa
parfois regroupé dans un ensemble introduit par des chiffres romains. L’alinéa doit

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comprendre au moins une phrase entière ; les alinéas peuvent eux-mêmes être
subdivisés pour les besoins d’une énumération.

B. LA LOGIQUE DE LA CONSTRUCTION : LE PLAN

Le plan d’un texte normatif doit permettre une rédaction concise, un repérage
facile des dispositions et un minimum de renvoie d’une disposition à une autre. Le
plan d’un texte normatif peut en général être établit soit à partir des principaux
éléments du champ d’application de la loi ou du décret soit en présentant d’abord les
règles générales à toutes les matières puis les règles applicables à chacune d’entre
elles. Le plan d’un texte normatif résulte de la seule succession des articles.

C. LA SUCCESSION DES ARTICLES

Les articles sont numérotés dans l’ordre croissant. Les modifications d’un texte
suivent l’ordre des articles du texte modifié ; les modifications des articles d’un Code
se font également dans l’ordre des numéros de celui-ci.

D. LES DISPOSITIONS FINALES

On regroupe à la fin du texte parfois un même intitulé. Exemple : dispositions

diverses ou transitoires

-dispositions d’abrogation. Elles doivent être sobres et précises. Exemple :

l’article 10 de la loi… est abrogé, le décret…est abrogé.

De plus, la mention « toutes dispositions contraires sont abrogées » est à proscrire.

-les modalités d’entrée en vigueur de la loi, le règlement ou certaines de ses

dispositions

-le lieu de signature. Les lois et les actes réglementaires portent la mention du
lieu de signature ou de promulgation. Cette mention peut déterminer le droit

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applicable ; elle authentifie la signature et atteste que le signataire a bien en personne
signé l’acte qui porte son sceau.

SECTION III- LE LANGAGE NORMATIF

La rédaction d’un texte normatif doit être claire, sobre et grammaticalement

correcte. Le discours juridique se distingue du discours ordinaire car il a la marque
de l’autorité. Il doit par conséquent obéir aux règles de syntaxe, bilinguisme et doit
fixer l’accessibilité, l’intelligibilité et la cohérence externe ou l’harmonie avec
l’environnement dans lequel le texte s’applique.

A. LES MOTS

Chaque fois qu’il est possible, le législateur doit s’exprimer de manière à être
compris de tous. Chaque fois qu’il est nécessaire, le législateur doit utiliser la
précision de son langage technique garantie de clarté, de sérénité et de liberté. Les
sigles et abréviations sont en principe prohibés. Toutefois, le recours à un sigle peut
être admis si celui-ci est d’usage courant et a été développé dans le texte la première
fois qu’il a été employé.

B. LE TEMPS ET LE MODE

Le temps de rédaction est le présent impératif. Le mode est impersonnel.

Exemple : il est créé, il est institué...

C. LA PONCTUATION

Les règles de ponctuation doivent être rigoureusement observées ; elles ont

une grande importance juridique.

D. LA CLARTE

Pour assurer cette clarté, il faut respecter les règles de rédaction suivante :

-être bref : les articles seront bref ; chaque phrase ne doit pas exprimer plus
d’une idée ;

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 -séparer le principe des exceptions : le principe doit être posé avant les
exceptions ou dérogations qui feront l’objet des articles suivants ;

-éviter les redondances : il est inutile de recopier des dispositions déjà en

vigueur ;

-ne jamais modifier le sens d’un mot à l’intérieur d’un même texte.

PARTIE II- LA REDACTION ADMINISTRATIVE

Par rédaction administrative, il faut entendre l’ensemble des règles et

principes applicables à la rédaction des documents par lesquels les organes de

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l’administration publique communiquent entre eux avec les administrés ou usagers.
L’action administrative ne peut être utile voire efficace que si elle s’exerce dans la
clarté, la précision et la cohérence, d’autant plus que la qualité des correspondances
qui sortent d’une administration peut avoir un impact positif ou négatif sur l’image
de la dite administration. Il convient dans un chapitre préliminaire de présenter les
éléments préalables que l’on doit maitriser avant d’aborder tour à tour les caractères
de la rédaction administrative (chapitre 1), le style et le vocabulaire (chapitre 2) et les
documents de la correspondance administrative (chapitre 3).

CHAPITRE PRELIMINAIRE- LES PREALABLES A LA REDACTION

ADMINISTRATIVE

Le travail administratif qui essentiellement écrit exige des commis de

l’administration et ceux, à tous les échelons, un effort soutenu de rédaction. En effet,

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le rédacteur doit avoir présent à l’esprit que le destinataire de son texte présenté soit
dans une lettre, une note, soit un rapport ou un compte rendu n’aura d’autre moyen
de s’informer que par le message reçu. Pour ce faire, toute ambigüité, omission
volontaire ou non, peut provoquer des réactions inattendues.

Pour rédiger correctement les documents administratifs, il faut acquérir une

bonne habitude d’exprimer sa pensée par écrit, de développer ou de résumer celle
des autres, de narrer un événement, d’analyser une situation, de transmettre un
message, etc. cet apprentissage déjà assumé par l’enseignement primaire, puis
secondaire devra être poursuivi à l’université et même après de manière
permanente ; c’est pourquoi l’on précise que pour bien s’exprimer, il est
indispensable non seulement d’avoir une connaissance suffisante de la langue que
l’on emploie , c’est-à-dire son orthographe, sa syntaxe et son vocabulaire (section 1)
mais également de bien préparer la rédaction (section 2).

SECTION I- LA MAITRISE DES FONDAMENTAUX DE LA LANGUE

FRANCAISE

Une bonne expression écrite suppose la maitrise des fondamentaux de la

langue française à savoir : le vocabulaire, l’orthographe, l’analyse grammaticale,
l’analyse logique, la ponctuation, la conjugaison, la concordance des temps. Cela
s’acquiert par la lecture et l’exercice.

PARAGRAPHE 1. LA LECTURE

Il faut généralement lire plusieurs et bons auteurs ; il faut surtout lire

attentivement, intelligemment si l’on veut tirer de la lecture le plus grand profit. On
doit donc lire lentement au lieu de dévorer les ouvrages pour arriver le plus vite
possible à la fin. Chemin faisant on note les mots nouveaux ou ceux donc le sens est
encore imprécis dans l’esprit. L’étudiant doit également maitriser quelques tournures
de phrases et apprendre par cœur certains passages qui l’auront frappé par leur
élégance.

PARAGRAPHE 2. L’EXERCICE

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 L’aptitude à écrire facilement se développe si l’on s’astreint à rédiger des
textes cours que l’on relira en se corrigeant, en cherchant les termes corrects en
supprimant ceux inutiles et en améliorant la ponctuation.

SECTION II- LA PREPARATION DE LA REDACTION

On ne se lance pas dans une rédaction sans une préparation minutieuse, sans
réflexion. La préparation renvoie à la connaissance et l’analyse du dossier, la
synthèse des problèmes et la proposition des solutions, la maitrise des textes
législatifs et réglementaires, l’élaboration du plan.

PARAGRAPHE 1. LA CONNAISSANCE ET L’ANALYSE DU DOSSIER

Il convient avant de s’engager dans la rédaction d’avoir une parfaite

connaissance du dossier à traiter afin de savoir quel contenu donner à la rédaction
envisagée. Cela suppose qu’il faut effectuer une lecture non pas diagonale ou
superficielle du dossier mais approfondie. Elle est accompagnée d’une analyse ou
étude systématique afin de ne laisser aucun point dans l’ombre.

PARAGRAPHE 2. LA SYNTHESE DES PROBLEMES ET LA

PROPOSITION DES SOLUTIONS

L’analyse du dossier peut conduire à déceler un nombre considérable de

problème donc quelques principaux et plusieurs sous-jacents. Le rédacteur, au lieu
de chercher à les résoudre l’un après l’autre les regroupera par centre d’intérêt et à
l’intérieur de chaque centre d’intérêt, il les classera selon leur importance. Le travail
de synthèse est fondamental dans la rédaction dans la mesure où il facilite le travail.

Par ailleurs, le rédacteur après avoir décelé le problème, doit s’employer à

suggérer des solutions à ceux qui peuvent prendre des décisions. Car, dans
l’administration, le subordonné propose, le supérieur hiérarchique dispose ou
décide. D’où l’emploi par le subordonné du conditionnel qui laisse au supérieur une
marge d’appréciation lui permettant de décider.

PARAGRAPHE 3. LA MAITRISE DES TEXTES LEGISLATIFS ET

REGLEMENTAIRES

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 La rédaction doit être conduite dans le respect du principe de légalité
(juridicité), d’autant plus que l’administration doit poser des actes conformes à la
légalité au risque de voir ses agissements remis en cause par les administrés et
éventuellement sanctionné par le juge administratif ou judiciaire selon que sa
compétence est retenue.

PARAGRAPHE 4. L’ELABORATION DU PLAN

Il s’agit d’une tâche fondamentale dans la préparation de la correspondance

écrite étant entendu que c’est du plan que découle de la valeur et de la portée de la
rédaction. Celui-ci comprend obligatoirement une introduction, le corps du texte et
une conclusion. Ceci est valable même pour une simple lettre fut-elle courte.

- L’introduction a pour objet de préparer, prévenir le lecteur, de le mettre au

fait de ce qui va suivre en une ou deux phrases. En matière de rédaction
administrative, l’introduction a une importance particulière car elle doit
comporter un certain nombre d’élément indispensable (date des
correspondances antérieures, objet des correspondances, etc.). cependant,
si l’introduction doit être substantielle, elle doit en même temps être claire,
brève et précise.
- Le corps du texte peut se diviser en deux, trois ou quatre parties maximum
selon la nature du dossier ; l’important est que le plan puisse s’imposer à
l’esprit du lecteur. Le corps du texte doit également obéir aux 2 principes
suivants :
*l’équilibre entre les parties
*la loi de l’intérêt croisant qui consiste à présenter d’abord les faits ou
arguments les moins importants pour terminer par ceux qui sont décisifs et
qui devront décider la prise de décision, susciter la prise de décision.

- Comme l’introduction, la conclusion doit être brève et précise. Elle doit

tirer les conséquences de ce qui est dit dans le corps du texte. Les formules de
conclusion les plus couramment utilisées dans la correspondance écrite sont les
suivantes : en conséquence, en conclusion, en définitive, en résumé, enfin de compte.

- Je vous prie de bien vouloir ou de vouloir bien…

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- Vous voudrez bien prendre les dispositions utiles pour…

- J’attacherai le plus grand intérêt à la stricte application de la présente mesure

- Vous voudrez bien soumettre à ma signature ou à mon approbation le document en question

La conclusion doit être soignée dans le fond que dans la forme, car le lecteur
reste sous l’impression des dernières phrases

CHAPITRE 1- LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF

Ecrire diffère du mot rédiger. En effet, alors que pour le premier (écrire) il
s’agit de transposer sur un support de façon quelque peu désordonné les signes
convenus ; pour le second (rédiger), il s’agit d’exprimer sa pensée dans un ordre
impératif.

Rédiger au sens étymologique signifie mettre en ordre. La rédaction est donc le

fait de mettre en ordre et par écrit ses pensées selon une forme voulue. L’ordre et la
forme qu’on imprime à ses pensées s’appelle le style.

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 Par style et relativement au langage, il faut entendre : aspect de l’expression
littéraire dû à la mise en œuvre des moyens de pression dont le choix résulte dans la
conception classique des conditions du sujet et du genre et dans la conception moderne de la
réaction personnelle de l’auteur en situation.

C’est la manière d’être, de faire. Pour BUFFON, « le style est l’homme même ».
JOUBERT quant à lui soutient « qu’on reconnaisse souvent un excellent auteur au
mouvement de sa phrase et à l’allure de son style ». Paul VALERY écrit que « le style
résulte d’une sensibilité spéciale à l’égard du langage, cela ne s’acquiert pas, mais cela se
développe ».

Transposer à la rédaction, le style est la manière personnelle d’exprimer ses

pensées, ses émotions, ses sentiments. C’est le reflet de la personnalité de chaque être
c’est-à-dire un élément de son identité ; comme l’affirmait Paul CLAUDEL, « le style
est une qualité naturelle comme le son de la voix ».

Si chaque personne a son style, l’administration qui est une personne morale a
le sien ; il est alors indispensable que ceux qui parlent et surtout écrivent en son nom
s’imprègnent du style administratif au lieu d’utiliser celui qui leur est propre.
Étudier le style administratif revient à relever les caractères de tout style dont il est
porteur (section 1) avant de mettre en exergue ceux qu’ils singularisent en raison de
la spécificité de l’administration matérialisée par son activité (section 2).

SECTION 1. LES CARACTERES GENERAUX DU STYLE EN MATIERE

REDACTIONNELLE

Qu’il soit administratif, juridique, économique ou littéraire, le style doit être :

claire, précise, rigoureuse et simple.

PARAGRAPHE 1. LA CLARTE

Un style est clair lorsqu’on comprend sans effort, sans recherche inutile et
dans la première lecture la signification des phrases d’un texte. Il s’agit d’un aspect
fondamental car comme le soulignait LIVAROL, « ce qui n’est pas clair n’est pas
français ».

21
 Rédiger correctement ou avec clarté c’est choisir un langage qui sera compris
de la personne à qui on s’adresse. Cela suppose un langage clair, adapté et conforme
aux règles grammaticales. Il ne faut surtout pas perdre de vue que lorsqu’on rédige,
l’objectif est de livrer un message, de communiquer des informations, de poser un
problème ou d’en résoudre. Autrement dit, pour être compris de notre lecture nous
devons utiliser le vocabulaire connu de lui.

PARAGRAPHE 2. LA PRECISION

L’adjectif précis qualifie ce qui ne donne lieu à aucune incertitude, à aucune

ambigüité. La précision consiste à donner à chaque mot de la phrase sa valeur et sa
place qu’il faut.

Au cours de la rédaction, il est nécessaire et en toute circonstance d’utiliser le

mot juste. Pour obtenir la précision, il faut éviter des formules vagues dans
l’expression des idées.

PARAGRAPHE 3. LA CONCISION

L’adjectif concis qualifie ce qui exprime beaucoup de choses en peu de mot. La

concision dans la rédaction consiste à retrancher du texte toute superfluité pour n’en
garder que ce qui est nécessaire à la compréhension correcte et sans ambigüité de la
pensée exprimée. Elle est synonyme de la litote, figure rhétorique consistant à dire
moins pour faire entendre plus ou à dire beaucoup en peu de mots.

PARAGRAPHE 4. LA RIGUEUR

Elle est synonyme de sévérité, d’austérité, de dureté. Elle se réfère au

raisonnement qui doit rester et demeurer dans la rédaction d’une grande exactitude
ou d’une grande fermeté dans la démarche logique.

PARAGRAPHE 5. LA SIMPLICITE

C’est le caractère de ce qui est facile à comprendre, à exécuter. Un style est dit
simple lorsqu’il est naturel et de bon goût ; la simplicité se démarque de la familiarité
et de la vulgarité. Ce qui veut dire que le rédacteur n’écrira pas comme il parle mais

22
il cherchera à traduire sa pensée le plus naturellement possible tout en évitant d’être
prétentieux.

Pour obtenir la simplicité, le rédacteur devra :

- Se méfier de l’emploi des images

- Éviter d’une part la périphrase qui est un procédé de style consistant à dire
en plusieurs mots ce que l’on pourrait exprimer en une seule. D’autre,
l’emphase qui est une exagération pompeuse soit dans le ton, soit dans le
terme employé ; elle consiste à exagérer l’expression d’une idée par
l’importance d’un terme à employer. Le rédacteur devra également éviter
les hyperboles qui sont un procédé consistant à employer un mot plus fort
que ce qu’il recouvre véritablement en y voyant qu’une disposition
particulière des marques écrites de respect et de considération.

SECTION 2- LES CARACTERES PROPRES AU STYLE ADMINISTRATIF

La rédaction administrative bien que présentant les caractères communs à

toute œuvre littéraire notamment par l’usage d’un vocabulaire approprié, la maitrise
de la syntaxe, le respect de la ponctuation, l’usage d’un bon style qui rend le texte
agréable à lire n’en demeure pas moins une science à part. Elle a la particularité de
posséder des qualités qui lui sont propres et qui l’a différencié des autres styles. Ces
qualités sont : la dignité, le respect de la hiérarchie, la responsabilité, l’objectivité, la
courtoisie ou la politesse, la prudence, la précision et l’exactitude.

PARAGRAPHE 1. LA DIGNITE

L’administration et ses démembrements qui sont l’émanation de l’Etat doivent

en manifester la dignité dans leurs écrits. La dignité est une qualité qui implique non
seulement la politesse et la courtoisie mais aussi le respect des règles grammaticales
et l’utilisation des mots consacrés. Seront donc proscrit des documents
administratifs : les vulgarités, les formules reprises du langage familier ou populaire,
les expressions approximatives ou encore les à peu près.

PARAGRAPHE 2. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE

23
 L’administration est une vaste structure pyramidale organisée
hiérarchiquement. De la base de la pyramide jusqu’au sommet de l’Etat ou de la
société, il existe un ensemble complexe de rapport de subordination. Au sein de
l’administration, il y’a donc :

- Une autorité hiérarchique qui s’exerce du haut vers le bas ;

- Une subordination hiérarchique du bas vers le haut.

Le respect de la hiérarchie crée une discipline sans laquelle règnerait une

monarchie la plus complète dans les services de l’Etat ou dans les organismes
publics. Ce respect des positions hiérarchiques se traduit dans les écrits
administratifs et dans la manière de les transmettre par des tournures et des nuances
dans la formulation qui ont valeur de symboles et des règles. Ainsi, certaines
expressions, certains termes ne sont utilisés que par le supérieur qui s’adresse au
subordonné ; d’autres sont réservés au subordonné s’adressant au supérieur.

PARAGRAPHE 3. LA RESPONSABILITE

La rédaction administrative dans la pratique n’admet pas l’anonymat. Les

actes administratifs n’étant pris que par ceux qui ont la charge d’en répondre ou ceux
qui ont la compétence de les accomplir. Le pronom indéfini ‘‘on’’ est interdit ; c’est
plutôt la première personne du singulier ‘‘je’’ qui est consacrée et doit être utilisée
avec rigueur. Exemple : je vous informe ; j’ai l’honneur de vous rappeler ; j’ai décidé ; j’ai
bien reçu votre correspondance relative à…

Par ailleurs, pour affirmer la responsabilité, les formules directes s’imposent

chaque fois sans toutefois nommer la personne qui vous a transmis l’information.
Exemple : j’ai été saisi de ; il m’a été rendu compte de ; il me revient que ; il m’a été signalé
que ; mon attention a été appelée sur le dossier…

En outre, la première personne du pluriel ‘‘nous’’ est utilisée par des entités
dont la gestion repose sur des organes collectifs. Exemple : Conseil d’administration,

24
Comité de gestion… Soit par l’administration pour des actes auxquels on veut accorder
une importance ou une solennité particulière ; dans ce cas, le ‘‘nous’’ prend le pluriel
de majesté.

PARAGRAGPHE 4. L’OBJECTIVITE

L’administration étant au service du public, elle sert non pas les intérêts
particuliers mais plutôt l’intérêt général qui reste et demeure la noble cause de son
administration. Elle se doit en conséquence d’être impartiale, objective, sans passion
et de ne pas exprimer des sentiments personnels. En effet, le signataire n’écrit pas en
son nom mais au nom de l’administration, et en raison des fonctions qu’il exerce au
sein de la structure administrative. Ces fonctions sont indépendantes de la personne
du titulaire. Le texte doit pouvoir être accepté par n’importe quel agent investi dans
les mêmes fonctions.

NB : J’ai le regret à la place de j’ai l’honneur atténue une réponse négative. J’ai le
plaisir est employé pour annoncer au destinataire un événement agréable.

PARAGRAPHE 5. LA COURTOISIE

Elle est due aux administrés qui sont des citoyens et dignes de respect. Elle
s’applique aussi entre les services ou elle se manifeste par le respect des nuances
hiérarchiques ; l’écrit administratif doit éviter les expressions injurieuses ou
péjoratives, les appréciations trop sévères, blessantes pour la dignité et l’amour
propre de celui qui en est l’objet. L’on doit éviter des refus brutaux qui rendent
choquantes les réponses négatives de même que des ordres trop secs ou impératifs. Il
faut éviter de mentionner les noms des tiers informateurs lorsque cela pourrait leur
causer des ennuis.

Ce qu’il ne faut pas écrire Ce qu’il faut écrire

-Votre rapport est un tissu de sottises -Votre rapport me paraît comporter
beaucoup d’erreurs

25
-Votre demande est ridicule -Votre demande me paraît peu fondée
-Comment avez-vous pu présenter une -Je ne comprends pas comment vous
requête aussi stupide ? avez pu présenter une telle requête ou
une requête aussi mal venue
-Je refuse votre demande -Il ne m’est pas possible de donner une
suite favorable à votre demande
-Je regrette catégoriquement votre -J’ai le regret ou je suis au regret de vous
demande faire connaitre qu’il ne m’est pas possible
d’étudier votre dossier
-Je ne peux pas vous répondre -J’ai pris bonne note de votre demande
maintenant. Veuillez formuler votre que j’ai soumise à l’étude de mes
demande plus tard services. Je ne manquerai de vous
informer dans les meilleurs délais
-Je vous prie de me transmettre ce
-Transmettez-moi ce dossier dossier
-Je vous serai obligé ou j’attacherai du
-Tâchez d’apporter plus de soin aux prix à ce que vous apportiez aux dossiers
affaires qui vous sont confiées à vous confier

PARAGRAPHE 6. LA PRUDENCE

L’écrit administratif doit toujours être imprégné de prudence car :

-il engage la responsabilité de l’administration ;

-toute faute, erreur ou négligence révélée par écrit sera imputée par le public à
l’ensemble de l’administration voire au gouvernement ;

-la mesure prise par le fonctionnaire doit pouvoir être acceptée par son
successeur dans l’optique de la continuité de l’action administrative ;

-Tout jugement mal fondé peut porter un préjudice grave et injustifié à la

personne qui en est l’objet.

26
 Pour ces raisons, les affirmations, les appréciations et les souhaits seront
nuancés et le plus souvent exprimés au conditionnel.

Ce qu’il ne faut pas écrire Ce qu’il faut écrire

-Il faut réviser à tout prix cette position -J’estime qu’il conviendrai de réviser ou
je pense pour ma part qu’il serai
-Il faut que nous présentions souhaitable de revoir cette position
immédiatement une contre-proposition -Il me semble qu’il conviendrai que nous
-D’après les rumeurs qui me sont présentions une contre-proposition
parvenus, vous vous êtes rendus -D’après les rumeurs, vous vous serez
coupable rendus coupable d’abus de pouvoir
-Vous avez complètement oublié les
dispositions des circulaires que pourtant -Vous n’ignorez pas les dispositions des
vous devriez bien connaître circulaires qui précisent notamment
-Je n’ai pas encore vu votre dossier ni que…
reçu le rapport du… Mais je vous -Il me manque encore certains éléments
donnerai une réponse après-demain sans qui doivent m’être fournis incessamment
faute pour apprécier votre dossier mais soyez
assuré que je m’efforcerai de vous
donner une réponse dans les meilleurs
délais

PARAGRAPHE 7. LA PRECISION ET L’EXACTITUDE

Ces qualités sont nécessaires à un document qui est un document de travail. Il

doit à cet égard être compris pour tous les lecteurs éventuels qui ne doivent pas avoir
d’hésitation pour en appliquer les dispositions ou en tirer les conséquences. Sont
donc obligatoires toutes les mentions permettant d’identifier le document et
retrouver ses antécédents (date, numéro d’enregistrement, objet, référence, identité
des signataires et du destinataire).

27
 CHAPITRE 2- LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF

L’administration a recours à certains mots et/ou formules qui reviennent le

plus souvent que d’autres et donc l’usage facilite la tâche du rédacteur. L’originalité
du vocabulaire administratif est qu’il est beaucoup moins constitué par l’existence
d’une terminologie propre à l’administration que par le goût de cette dernière pour
un certain nombre de mot et de tournure qui se retrouvent dans la plupart de ces
documents. Il y’a par conséquent certains termes et locutions qui dans la langue
courante passe inaperçu mais que l’administration par leur usage constant et précis
transforme en idiotisme. Ces formules sont classées en deux catégories : celles se
trouvant à l’introduction (section 1) et celles se trouvant à la fin du document
administratif (section 2).

SECTION 1- LES FORMULES D’INTRODUCTION

Ce sont celles qui sont le plus souvent utilisées en début du document

administratif et ayant pour objet d’introduire le sujet abordé. Il convient de

28
s’interroger à la formule d’appel (paragraphe 1), les formules se référant à un
élément précédent (paragraphe 2) et enfin les autres formules (paragraphe 3).

PARAGRAPHE 1. LES FORMULES D’APPEL

La formule d’appel est la manière dont on appelle quelqu’un oralement ou par

écrit. Son usage s’étend aux lettres à titre privé et à la lettre administrative à forme
personnelle.

La formule d’appel traduit les rapports qui existent entre l’auteur d’une lettre
et le destinataire. Elle permet de marquer le respect, la considération, l’autorité,
l’affection. Elle tient compte de la qualité de la personne à qui on s’adresse. Le
rédacteur administratif, pour éviter tout dégoût à son interlocuteur devra rechercher
la formule juste c’est-à-dire celle qui sied parfaitement au destinataire de la lettre. Le
Président d la République, le Premier Ministre, le Ministre des Relations Extérieurs,
le Ministre plénipotentiaire, l’Ambassadeur, l’Evêque sont des personnalités qui sont
traitées d’ ‘‘Excellence’’. Il convient de présenter les différentes formules d’appel.

A. LES FORMULES UTILISEES A L’ENDROIT D’UN INCONNU

Il s’agit d’une personne dont on ne connait pas la qualité, et qui certainement

n’en a pas. La formule d’appel est Monsieur, Madame ou Mademoiselle. Exemple : pour
un couple, on dira Monsieur et Madame et on se limite au nom de famille. Pour une
femme qui vit avec son fils, ont dit Madame et Monsieur.

B. LES FORMULES UTILISEES A L’ENDROIT D’UNE PERSONNE AVEC

QUI ON ENTRETIENT DES LIENS FAMILIERS

On dira cher ami, cher Monsieur, chère Madame, cher Monsieur et ami, chère
Madame et amie, chère Mademoiselle et amie.

C. LES FORMULES UTILISEES A L’EGARD DES PERSONNES

EXERCANT UNE PROFESSION LIBERALE
1. Avocat, Notaire, Huissier de justice

La formule d’appel c’est Maître ou Cher Maître.

29
 2. Médecin, dentiste et chirurgien

La personne de condition inférieure à lui dira Monsieur ou Madame le Docteur.

La personne de condition équivalente ou supérieure à lui dira Docteur. Si on a une
relation particulière avec lui, on dira Cher Docteur et ami.

D. LES FORMULES UTILISEES A L’EGARD DES MAGISTRATS

Selon la fonction qu’ils occupent, on dira Monsieur et Madame le juge, Monsieur

et Madame le Président, Monsieur et Madame le Procureur Général ou l’Avocat Général.

E. LES AUTORITES POLITIQUES

-Le Président de la République. On dira Monsieur le Président d la République

-le Premier Ministre. On dira Monsieur le Premier Ministre s’il n’est pas Chef de
Gouvernement et Monsieur le Premier Ministre dans le cas contraire. Lorsque c’est le
Vice-Premier Ministre, on dit Monsieur le Vice Premier Ministre, Monsieur le Ministre
d’Etat, Monsieur le Ministre délégué. Lorsqu’il s’agit d’un Secrétaire d’Etat, on dit
Monsieur le Ministre.

F. LES AUTORITES DIPLOMATIQUE ET CONSULAIRE

- Ambassadeur : on l’appelle par la formule Monsieur l’ambassadeur ou

Monsieur son Excellence l’ambassadeur

- Pour les envoyés extraordinaires et les Ministres plénipotentiaires. On dit

Monsieur le Ministre

-Pour les chargés d’affaire, Consul et Conseil général. On dit Monsieur le

Chargé d’affaire, Monsieur le Consul Général

G. LES AUTORITES ADMINISTRATIVES

On dira Monsieur le Gouverneur, Monsieur le Préfet, Monsieur le Sous-préfet,

Monsieur le Directeur, Monsieur le Chef de service, Monsieur ou Madame le Chef de bureau

H. LES AUTORITES MILITAIRES

30
 - Officiers généraux ou supérieurs. Mon Général, Mon Colonel y compris le
Lieutenant-Colonel, Mon Lieutenant, Mon Capitaine.

NB : L’adjectif possessif « Mon » est exclusivement employé par le rédacteur

de sexe masculin féminin militaire. En revanche, les personnes civiles n’emploient
pas « Mon », elles disent tout simplement Monsieur.

-S’agissant des Officiers généraux et supérieurs de la marine. On dira Amiral,

Contre-Amiral, Capitaine de Vaisseau, de frégate ou encore de Corvet.

Remarque :

1. Le féminin des titres

Il est sujet à controverse. Toutefois, il est conseillé d’adopter la forme féminine

du titre ou de la fonction lorsque cette forme existe et faute de mieux, le masculin
lorsqu’un titre ou une fonction ne comporte pas de forme féminine. Exemple :
Madame la Présidente, Madame le Directeur, madame le Maire, Madame le Professeur.

2. L’extension du titre ou de la fonction au conjoint

Il est un vieux principe selon lequel les honneurs ne se délèguent pas. Cela
suppose que le titre dû à une fonction ne s’étend pas de mari à la femme et vice-
versa.

PARAGRAPHE 2. LES FORMULES D’INTRODUCTION SE REFERANT A

UN DOCUMENT PRECEDENT

Dans ce cas de figure, le rédacteur se réfère à un document précèdent qui

déclenche sa correspondance. Il peut s’agir d’une lettre ou tout autre document,
d’une instruction, d’un entretien, d’une audience. En d’autres termes, le rédacteur
s’appuiera sur un élément ayant été antérieurement établit pour débuter sa
correspondance. De ce fait, il pourra utiliser l’une des formules ci-après : me référant
à… ; faisant suite à… ; en référence à… ; en réponse à… ; par lettre citée en référence et
relative à… ; par lettre du…

31
 NB : La formule « par lettre en date du… » est un pléonasme à éviter dans la
rédaction administrative.

PARAGRAPHE 3. LES AUTRES FORMULES D’INTRODUCTION

Elles se placent généralement au début de certains documents tels que les

notes de service, les circulaires et entament une question. Exemple : Vous avez
appelé mon attention, mon attention a été attirée sur… ; il m’a été donné de
constater ; il a été porté à ma connaissance que…

Par ailleurs, trois locutions verbales qui sont d’un usage généralisé et récurrent
méritent une attention particulière :

-Avoir l’honneur de… : Cette locution verbale est employée dans toute
correspondance administrative ; elle est permanente et constante. Toute
correspondance administrative qui ne contiendrait pas cette locution serait
inappropriée. Il ne doit y avoir qu’un seul usage de cette locution dans une
correspondance écrite. Si l’on en trouve plus d’une dans une même lettre, celle-ci est
inélégante et incorrecte. Exemple d’usage de l’allocution avoir l’honneur de…

*j’ai l’honneur est placé au début de la phrase : j’ai l’honneur d’accuser réception
de votre lettre du… par laquelle…

*j’ai l’honneur est placé dans le corps de la lettre : par votre lettre dont la référence
et l’objet sont repris en marge, vous avez très bien voulu me saisir au sujet de… y faisant
suite, j’ai l’honneur de…

*j’ai l’honneur est lacé vers la fin : « par votre lettre citée en référence, vous m’avez
saisi au sujet de… votre offre a fait l’objet d’un examen attentif par mes services spécialisés
qui ont relevé ce qui suit…

Aussi, ai-je l’honneur de… »

-Bien vouloir… : cette expression contient en elle l’idée de bien vaillance. Elle
est souvent utilisée avec l’allocution « avoir l’honneur de.. » dans la même phrase, ceci
pour rendre plus évident le respect que l’administration doit à ses usagers. Exemple :
j’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir…

32
 -Vouloir bien… : cette formule est utilisée uniquement par le supérieur à
l’endroit du subordonné ; elle traduit un ordre qui doit être exécuté dans les
meilleurs délais. Exemple : en prélude de la réunion que je préside le… dans la salle… à …,
j’ai l’honneur de vous demander de vouloir bien apprêter les dossiers des participants et
veiller à la propreté des lieux.

SECTION 2- LES FORMULES DE CONCLUSION

Il s’agit d’un ensemble de formules qui non seulement conclu un document

administratif mais également traduise l’affection, l’amitié, la considération, le
dévouement que le rédacteur veut exprimer au destinataire. Toutefois, un certain
nombre de règles doivent être observées quant à leur utilisation ; cela est dû au fait
que les sentiments qui se dégagent de cette formule doivent être nuancés selon les
rapports hiérarchiques, l’âge, le sexe, le degré d’amitié.

A. ASSURANCE ET EXPRESSION

Le mot assurance s’emploie lorsqu’on écrit à un subordonné, à un égal et

jamais vis-à-vis d’un supérieur. Le mot expression quant à lui est utilisé à l’endroit
d’un supérieur parce que ce dernier ne doit pas douter d’un seul instant du respect
ou du dévouement de ses subordonnés.

B. LA CONSIDERATION

C’est un terme officiel. A ce titre, il est employé selon le rang social ou la

situation officielle occupée par chacun. Le mot considération n’est jamais employé
seul, il est précédé ou suivi d’un qualificatif. Exemple : parfaite considération,
déférente considération ou considération distinguée.

NB : -Le terme « veiller » ne s’emploie pas à l’égard d’un supérieur

hiérarchique. Il convient plutôt d’écrire je vous prie de bien vouloir agréer Monsieur
l’expression de ma considération distinguée ou de ma haute considération.

-Dans la diplomatie, le mot assurance est utilisé au pluriel : les assurances. En

revanche, au sein de l’administration, le mot assurance est utilisé au singulier :
l’assurance.

33
 C. DEVOUEMENT

Ce terme ne peut s’écrire qu’à l’endroit d’un supérieur ou à une personne à

qui l’on est lié par l’affection ou la gratitude. Il est rarement employé seul et est
précédé du mot respectueux. Exemple : je vous prie de bien vouloir agréer Monsieur le
Ministre l’expression de mon respectueux dévouement.

D.ESTIME

Ce terme est réservé aux personnes de rang élevé écrivant à leur inférieur.
Exemple : vous savez mon cher François que ma confiance vous est acquise ainsi que mon
estime la plus affectueuse.

E.GRATITUDE

Ce mot s’emploie pour remercier quelqu’un pour un service rendu. Exemple :

je vous prie de bien vouloir agréer Monsieur le Directeur général l’expression de ma profonde
gratitude.

F.HOMMAGE

C’est un terme de courtoisie que tout homme de bonne éducation doit utiliser
à l’endroit d’une femme mariée. En revanche, l’on utilise le vocabulaire respect vis-à-
vis d’une femme non mariée. Ce vocable est également utilisé à l’égard d’une femme
de qualité ou à l’égard d’un chef d’Etat.

G.RESPECT

C’est le terme usuel de courtoisie d’un subordonné à son supérieur ; d’un

homme jeune à une personne âgée ; d’un homme à une femme ; d’une jeune fille à
une femme âgée. C’est aussi un terme de courtoisie utilisé d’un homme ou d’une
femme à l’endroit d’un prêtre, un pasteur, un imam.

34
 CHAPITRE 3 – LES DOCUMENTS DE LA CORRESPONDANCE
ADMINISTRATIVE

Par correspondance, il faut entendre le fait d’entrer en contact avec des

personnes éloignées et par des moyens appropriés. Elle peut être orale, gestuelle,
électromécanique ou tout simplement écrite. L’administration étant essentiellement
écrite, l’on s’intéressera à la correspondance écrite.

La correspondance administrative ou officielle notamment écrite est

l’ensemble des documents écrites qui sous-tendent l’activité de l’administration. Ces
documents qui intéressent exclusivement les services de l’Etat sont expédiés ou reçus
par un agent habilité à le faire. Trois types de documents sont utilisés dans la
correspondance administrative d’un service à savoir :

-les documents d’usage général que sont : la lettre administrative, le bordereau

d’envoi, la note, le message, le bulletin de correspondance.

-les lettres d’information destinées aux autorités supérieures à savoir : le

compte rendu, le rapport, le procès-verbal.

-les écrits d’information destinés aux collaborateurs qui sont : la note de

service, la décision, les instructions, la circulaire.

35
 SECTION I- LES DOCUMENTS A USAGE GENERAL

PARAGRAPHE 1. LA LETTRE

Elle constitue le mode de communication le plus couramment utilisé. Deux

types de lettres sont concernées : la lettre à forme personnelle ou lettre personnelle et
la lettre entre service ou lettre administrative.

A. LA LETTRE A FORME PERSONNELLE

Elle comporte 5 éléments :

-La date. Elle est inscrite en haut et à droite de la feuille environ 15 mm du port
supérieur. Elle est précédée de l’indication du lieu où la lettre a été écrite. Exemple :
Ngaoundéré le 21 novembre 2017. En français, les noms de mois ne prennent pas la
majuscule.

-La formule d’appel. Elle est la manière dont on appelle le destinataire de la

lettre.

-Le corps de la lettre. Il ne commence pas par je sauf lorsqu’on utilise la

formule j’ai l’honneur.

-La formule de courtoisie. C’est la phrase finale de la lettre dans laquelle on

exprime ses sentiments au destinataire.

-La signature. Elle se place immédiatement après la formule de courtoisie et

au minium 50 mm de bord inférieur de la feuille. Il est impératif d’écrire en dessous
le prénom en minuscule et le nom en majuscule du destinataire.

NB : Ces indications valent que le document soit manuscrit ou saisi.

B. LA LETTRE ADMINISTRATIVE OU LETTRE ENTRE SERVICE

La lettre entre service est comme son nom l’indique, la lettre adressée par un
service administratif à un autre service relevant d’un même Etat et d’une même
structure gouvernementale ; elle comprend l’entête, le corps de la lettre et le final.

36
 1. L’entête

Il comprend :

-La mention de l’Etat ou de l’organisme en majuscule placée en haut et au

milieu de la feuille ; juste en dessous, il sera fait mention de la devise s’il en existe.
Exemple : République du Cameroun

Paix – Travail – Patrie

-La tâche ou le timbre. Elle figure en haut et à gauche de la lettre et comprend

le nom du Ministère ou de l’organisme, le nom de la division ou la direction, le nom
du service, le nom du bureau éventuellement qui rédige la lettre, le numéro
d’enregistrement ou de référence, les initiales du rédacteur et du dactylographe.
Exemple : Ministre des finances

Direction du budget

Sous-direction des opérations

Services des avances véhicules

-L’indication du lieu d’origine et la date du document

-La suscription appelée adresse. Elle comprend la fonction du signataire, la

fonction et l’adresse du destinataire ; ces deux mentions placées en haut de la feuille
et vers la droite sont reliées entre elles par la préposition à.

Exemple : Le Ministre de l’enseignement supérieur

Madame le Recteur de l’Université de

Ngaoundéré à Ngaoundéré

2. Le corps de la lettre

37
 Il comprend les mentions suivantes : l’objet, la ou les références, les pièces
jointes. Ces mentions se placent vers la gauche de la lettre.

a) L’objet

Il résume succinctement la question traitée.

b) La ou les références

La référence peut se rapporter :

-Soit à une lettre antérieure ou à un document

-Soit à une communication téléphonique

-Soit à un texte législatif ou règlementaire

c) la mention des pièces jointes

Elle peut aussi être portée au bas de la lettre à gauche. Lorsqu’un ou plusieurs
documents sont jointes à la lettre, on en inscrit l’énumération soit par le nombre en
chiffre exemple : PJ/3 ; soit par le renvoie à l’annexe en cas de liste importante soit
par la nature précise du document.

3. Le texte de la lettre

C’est la partie dans laquelle des développements relatifs à l’objet ayant

conduit à la rédaction de la lettre sont faits.

4. Le final de la lettre

Il comprend le nom, la signature précédée du titre du signataire, le cachet ou

le tampon.

PARAGRAPHE 2. LES AUTRES DOCUMENTS A USAGE GENERAL

A. LE BORDEREAU D’ENVOI
1. Sa particularité

38
 Il a pour but la transmission d’un dossier ou d’une série de pièce relative à
une même affaire.

NB : il est utilisé lorsque l’expéditeur

-n’a pas d’avis particulier à donner

-peut exprimer un avis sommaire ne nécessitant pas l’envoi d’une lettre.

2. Les formules qui accompagnent le bordereau de transmission

Ce sont celles utilisées en matière de transmission

-« Pour information et retour ». Elle précise que le document est adressé au

destinataire pour qu’il en prenne connaissance mais qu’il doit être retourné à
l’expéditeur.

-« Aux fins d’enquêtes ». Elle oblige le destinataire à procéder ou à faire

procéder à une enquête et à rendre compte en retournant le document à l’expéditeur
son supérieur.

-« Pour suite à donner ». A travers elle, le destinataire est tenu de donner au

dossier la suite qu’il mérite.

-« A toutes fins utiles ». Elle laisse le destinataire libre de donner ou non une
suite à l’affaire et le dispense dans tous les cas de rendre compte. Le document reste
entre ses mains.

-« Pour avis ». Elle précise au destinataire qu’il aura à émettre un avis motivé
sur le dossier qui lui est soumis.

NB : Dans la pratique administrative, le supérieur porte son avis sur le

document alors que le subordonné le lui fait parvenir par une note.

B. Le bordereau de transmission interne ou soit transmis

1. Sa particularité

39
 Encore appelé soit transmis, le bordereau de transmission interne est utilisé pour
les transmissions au sein d’une même administration. C’est un procédé qui permet
de garder la trace des transmissions effectuées.

2. A quel moment utiliser le soit-transmis ?

Il est utilisé quand le traitement d’une affaire requiert l’intervention de plusieurs

services d’une même administration. Il permet également à un supérieur de
transmettre au subordonné un dossier des pièces accompagnées des instructions y
relative pour un meilleur traitement dudit dossier.

De collègue à collègue, le soit-transmis est un procédé rapide de rédaction

facilitant les échanges fréquents qui se rapportent à l’activité du service à l’intérieur
d’une direction ou d’une direction à l’autre appartenant à une même administration.

3. La présentation du soit-transmis

La présentation formelle du soit-transmis est laissée à l’appréciation et au libre

choix de son rédacteur. Sa rédaction ne pose pas de problème majeur et peut se faire
suivant une construction linéaire ou comme le bordereau d’envoi sur un imprimé qui
indique ce que l’on attend du destinataire.

C. La note

C’est un document de travail traitant d’une affaire courante qu’on adresse : soit à
un supérieur hiérarchique, soit à un collègue ou à un égal soit à un subordonné.

1. Justification de l’usage de la note

A l’intérieur d’une même administration, d’une même direction ou d’un même

service, on n’échange pas de lettre. Il est cependant nécessaire de garder les traces
des ordres ou des indications qui sont transmis par un supérieur à un autre ou à un
collaborateur.

2. Les types de note

-La note de présentation. Dans un souci de clarification, la note de présentation

accompagne généralement un projet de lettre, de texte, un rapport. Son but est de

40
résumer et de préciser pour le supérieur les raisons ayant conduit le rédacteur à
rédiger le rapport de telle ou telle façon et à justifier et expliquer les mesures
proposées ; elle est obligatoirement brève.

-La note d’information. Généralement plus brève que les autres, elle attire
l’attention sur un problème donné. Elle est adressée à un subordonné, un égal ou un
supérieur pour le mettre au courant d’une situation ou d’une affaire. Mais elle peut
aussi avoir pour but de demander l’avis d’un collaborateur ou collègue, soit
d’exposer à un supérieur une situation dont on analyse l’ampleur pour ensuite
proposer les solutions possibles tout en demandant la conduite à tenir.

-La note d’instruction. Elle n’existe que dans le sens de supérieur à subordonné et a
pour but de donner des directives nécessaires au règlement ou au traitement d’une
affaire. Elle est rédigée soit d’initiative soit en réponse à une demande préalablement
formulée par le subordonné.

-La note de synthèse. Elle présente à un supérieur et à sa demande sous forme de

condensé une affaire complexe, un dossier volumineux, une situation juridique ou
bien résume un ensemble de texte. Elle est différente d’un simple résumé dans la
mesure où elle fait appel en plus de l’effort de synthèse à un effort d’analyse et de
discernement. Objective, elle n’appelle pas de conclusion ou de proposition.

-La note d’étude. Elle expose une question déterminée après une analyse faite la
plupart du temps à la demande de la hiérarchie. Elle propose des solutions et
accompagne un dossier de fond.

3. Présentation et rédaction de la note

a) présentation

La note est une analyse précise des faits en vue d’orienter le destinataire vers une
action déterminée. Elle prépare la prise de décision. La note n’est soumise à aucune
forme particulière, elle ne comporte aucune forme de politesse ou de rappel.
Toutefois, elle obéit aux règles de présentation commune au document de la
correspondance administrative. Son libellé comporte le titre note suivis de la mention

41
de son destinataire appelé soit par son titre soit par son nom. Exemple : note à
l’attention de Monsieur le Doyen ou note à Monsieur...

Lorsqu’il s’agit d’une note adressée à un supérieur, le libellé est le suivant : note à
l’attention de Monsieur… C’est une formule de déférence.

Lorsqu’il s’agit d’une note adressée à un membre du gouvernement, elle est

libellée comme suit : note à l’attention de Monsieur le Ministre

La note peut comporter un objet, un numéro d’enregistrement ; elle doit être

datée et signée avec la mention du nom et la fonction du destinataire.

b) la rédaction

La note dans sa finalité sert à :

-solliciter des instructions ;

-confirmer des instructions reçues oralement ;

-transmettre une information ;

-provoquer une décision ;

-préciser, affirmer l’interprétation sur un point donné ;

-présenter ou exploiter une affaire.

Elle comprend le préambule, l’introduction, le développement et la

conclusion.

-Le préambule. Il est bref, précis, complet. Il renseigne sur l’objet de la note ou
du rapport, la cause qui l’a motivé, son importance, ses limites, son intérêt ; il oblige
le rédacteur à définir exactement le problème qu’il traite. Exemple : -Vous avez bien
voulu me transmettre en date du…pour examen et avis le dossier relatif à…

-Vous m’avez chargé par note du…de rendre la conclusion de mon rapport de mission du…
à…

42
 -L’introduction. Elle est claire, logique, impartiale ; elle indique la méthode
choisie pour réunir les éléments constitutifs de la note. Exemple : -l’étude de ce dossier
appelle de ma part l’analyse, les observations et les suggestions ci-après

-j’ai jugé bon de procéder à une enquête…

-le développement. Il doit être solide, ordonné, concret. Le rédacteur peut se

contenter d’apporter des faits et de les analyser l’un après l’autre. La note n’est pas
un catalogue, c’est une démonstration. Pour ce faire, il faut :

*interpréter, c’est-à-dire rechercher les intentions pour juger la valeur d’un acte

*distinguer, séparer l’essentiel de l’accessoire

*argumenter, c’est-à-dire suggérer des solutions concrètes et sérieuses

NB : Quand plusieurs sont possibles, on examine les avantages et les inconvénients

de chacune d’elles en allant de la moins favorable à celles qui offrent les meilleurs
avantages.

*prévoir les objections et anticiper en les réfutant à l’aide de preuves certaines

*soigner les transitions afin de donner à l’ensemble du travail cette impression

d’unité, de confiance et de solidité qui emporte l’adhésion du lecteur.

-La conclusion. Elle est naturelle, simple, pratique. Elle découle tout
naturellement d’une argumentation rigoureuse et pour ainsi dire, s’impose d’elle-
même. Elle doit apporter la réponse à la question posée dans le préambule et doit
suggérer ou émettre un avis en vue d’une action précise.

NB : La conclusion ne doit pas laisser le lecteur indifférent ; elle doit conduire

vers l’action.

Exemples :

-compte tenu de ce qui précède, il y aurait lieu où il serait souhaitable ou encore, il

serait préférable sauf meilleure appréciation de la part de Monsieur le Directeur ou de
Monsieur le Ministre…

43
 -au cas où ces propositions rencontreraient l’accord ou l’approbation de la hiérarchie,
le projet de lettre ci-joint ou ci-contre soumis à l’appréciation et à la signature éventuelle de
Monsieur le Ministre ou Monsieur le Directeur permettrait de…

-au cas où ces propositions rencontreraient l’accord ou l’approbation de la hiérarchie,

le projet de lettre ci-joint réponds à cette préoccupation ou encore telle est la préoccupation du
projet de lettre ci-joint soumis à votre souveraine appréciation.

Vos hautes ou très hautes instructions m’obligerait ou encore vos instructions sont
sollicitées ou haute instruction sollicitée.

SECTION II- LES DOCUMENTS DE LA CORRESPONDANCE ECRITE

DESTINES AU SUPERIEUR HIERARCHIQUE

Il s’agit du compte-rendu, du rapport et du procès-verbal.

PARAGRAPHE 1. LE COMPTE-RENDU

A. DEFINITION

C’est le récit, l’exposé plus ou moins détaillé des faits, d’évènements, de travaux
de discussions auxquels le narrateur a assisté activement ou non. C’est une relation
objective, exacte, précise de ce qui s’est passé sans que le rédacteur ait à prendre
parti, à intervenir personnellement pour le commenter. Il n’a à formuler à l’intention
du ou des destinataires du document aucune proposition d’action émanent
directement de lui. Il n’interprète pas les faits en vue d’une conclusion ; il ne propose
pas des solutions qui lui propres. S’il lui arrive d’analyser les faits, c’est pour mieux
informer le lecteur du document.

B. ELABORATION DU COMPTE-RENDU

Le compte-rendu n’est soumis à aucune forme particulière. Il est établi au cours

même de l’évènement, au fur et à mesure que se déroule les faits décrits ; soit a
posteriori en utilisant les données recueillies pendant l’évènement : note, document
utilisé au cours de la réunion. Le compte-rendu comprend ordinairement un
préambule qui fait connaitre le cadre et les circonstances dans lesquels s’est déroulé

44
la réunion ; un développement consacré à la narration ; un final qui marque la fin de
la réunion.

1. Le préambule

Il indique la nature, l’objet, la date, l’heure et le lieu de la réunion ainsi que les
participants. Cela avec une précision minutieuse. Le préambule peut consister :

-soit en une phrase liminaire faisant partir du texte même rendu ;

-en un titre qui précède le texte et qui permet de présenter le document ; la

narration des opérations commence après la mention de ce titre.

NB : il est d’usage lorsque les participants en nombre limité ont été convoqués
individuellement, leur présence étant une condition de la tenue de l’assemblée,
d’indiquer les noms des participants effectifs. On mentionne également les noms des
personnes qui ont prévenu de leur absence et ont fait connaitre la raison réelle ou
acceptable ; il importe donc d’éviter toutes erreurs. Les fautes d’orthographe d’un
nom ne sont pas admissibles ; il en est de même d’une confusion de qualité, titre ou
fonction. Une bonne méthode à ce sujet consiste à faire circuler pendant la séance une
feuille appelée « fiche de présence » sur laquelle chaque participant est invité à inscrire
son nom, sa qualité, voire son adresse. La liste de présence figurera dans le texte du
compte-rendu ou lui sera jointe en annexe.

2. Le développement

Il est consacré à la relation proprement dite des actes de l’assemblée (sujets

examiné, débats, discussions, décisions prises ou envisagées). La rédaction du
développement doit respecter la chronologie. Cela suppose que les faits sont
présentés dans l’ordre même où ils se sont produits dans le temps. Ce procédé
permet de donner une image exacte de la manifestation. Il convient aussi bien au
compte-rendu d’une séance unique qu’à celui d’une série de réunion successive de la
même assemblée.

3. Le final du compte-rendu

45
 Le compte-rendu de réunion s’achève en principe sur l’exposé du dernier fait
relaté.

PARAGRAPHE 2. LE PROCES-VERBAL

A. DEFINITION

C’est un acte par lequel un officier public, fonctionnaire ou agent de l’autorité

relate par écrit ce qu’il a vu, entendu, constaté dans l’exercice de sa fonction. Celui
qui relève du domaine des affaires et de la vie courante répond au même objectif
fondamental à savoir : garder un témoignage écrit et formel de certains actes
importants.

B. STRUCTURE DU PROCES-VERBAL

Le procès-verbal comprend :

-Une entrée en matière précisant les circonstances de temps, de lieu, de personnes

et d’objet de son établissement ; un titre portant la mention « procès-verbal » fixe la
nature du document ;

-Un développement rapportant les faits constatés et constituant le fond du procès-

verbal.

PARAGRAPHE 3. LE RAPPORT

A. DEFINITION

Le rapport est un document qui a pour objectif l’étude approfondit d’une

question, l’examen d’une situation donnée en vue d’une décision à prendre part
l’autorité responsable.

B. STRUCTURE

Un rapport est composé de 3 parties d’inégale importance que l’on désigne par les
vocables exposé des motifs, développement et conclusion. Chacune de ces parties à une
utilité qui lui est propre.

-L’exposé des motifs fait connaitre le sujet traité, l’objet du rapport.

46
 -Le développement contient les explications, les justifications, l’argumentation
relative au sujet traité. C’est l’élément fondamental qui doit éclairer, convaincre le
destinataire.

-La conclusion énonce les solutions, les propositions du rédacteur telles qu’elles
découlent du développement.

NB : le procès-verbal est toujours un document écrit alors que le rapport et le

compte-rendu peuvent être faits oralement.

SECTION III- LES ECRITS D’INFORMATION OU D’INJONCTION DES

SUPERIEURS DESTINES AU COLLABORATEUR

Ce sont les documents servant de support aux ordres et aux décisions, aux
prescriptions, aux recommandations et aux explications qu’une autorité adresse à ses
subordonnés pour fixer le cadre et les modalités d’exécution de leur tâche
conformément aux décisions de l’autorité supérieure. Il s’agit en clair des documents
qui prennent appuis sur la compétence du supérieur en matière d’organisation d’une
part et en matière d’orientation de l’activité des subordonnés d’autre part. Ces
mesures sont généralement écrites et leur portée est plus ou moins large.

PARAGRAPHE 1. L’ORDRE

A. DEFINITION

C’est une injonction faite à un agent d’exécuter une fonction. Il peut être collectif
mais reste le plus souvent individuel. Les ordres courants sont donnés verbalement.
Toutefois, lorsque la tâche ou la mission à accomplir présente une certaine
importance ou met en jeu la responsabilité de l’autorité hiérarchique, les ordres
doivent être confirmés par écrit et rédigés avec le plus grand soin en termes clairs et
précis pour ne laisser subsister aucune ambigüité, aucun doute sur le sens de
l’intervention ordonnée à l’agent.

47
 B. L’ORDRE DE MISSION
1. Définition

C’est un ordre donné par écrit sur un formulaire généralement pré-imprimé ;

car c’est un document d’usage courant dans l’administration correspondant à une
forme d’activité qui fait l’objet d’une réglementation particulière.

Lorsqu’un fonctionnaire ou agent public est envoyé en mission, il reçoit des

instructions verbales ou écrites de son supérieur ; mais cette mission s’inscrit aussi
dans un processus administratif. L’agent en mission a droit à certains indemnités tels
que : le déplacement, l’hébergement et l’entretient en dédommagement des frais qu’il
aura engagé à cette occasion. Ces indemnités ne sont pas uniformes mais modulables
en fonction de la catégorie à laquelle l’agent appartient. Elles sont imputées au
budget de l’Etat sur un chapitre, un article, une ligne précise et leur liquidation sera
effectuée selon la procédure comptable réglementaire après intervention du
contrôleur financier.

L’ordre de mission en officialisant un déplacement en indique la date, la durée

et fixe les droits en indemnité de l’agent. C’est le document indispensable à
l’ouverture de la procédure de liquidation des indemnités. De plus, il introduit
l’agent auprès des autorités et services qu’il aura à visiter. Il sert en même temps de
couverture en matière de responsabilité en cas d’accident ou d’incident en cours de
mission. Pour éviter tout abus, il est signé par un agent de rang élevé en vertu soit de
ses pouvoirs dont il est investi sur le plan réglementaire, soit d’une délégation de
signature de l’autorité compétente. Lorsqu’il est établit avec la mention « sans frais »,
l’agent public au nom de qui il est délivré n’a droit à aucune indemnité.

PARAGRAPHE 2. LA NOTE DE SERVICE

A. DEFINITION

La note de service est un document interne par laquelle un supérieur donne à

ses subordonnés soit des informations soit des instructions à caractère permanent ou
temporaire sur un problème particulier relatif aux activités du service, ou sur le
fonctionnement général de celui-ci. Ces instructions resteront applicables tant que

48
leur objet subsiste ou jusqu’à ce qu’une nouvelle note de service vienne les abroger.
La note de service peut s’adresser à l’ensemble du personnel d’un service ou
seulement à une partie de celui-ci. Elle peut être prise aux différents niveaux de la
hiérarchie par chaque supérieur à l’attention de ses subordonnés.

B. PRESENTATION DE LA NOTE DE SERVICE

Etablit sur un papier à l’en-tête du service, la note de service comporte

l’essentiel des mentions étudiées à propos de la lettre entre service et avec la même
disposition :

-l’entête, la devise, le timbre

-le lieu et la date d’enregistrement

-le numéro d’enregistrement. Document de référence important, il convient

que la note de service soit enregistrée et classée.

-le titre « note de service » est inscrit au milieu de la ligne en majuscule.

L’objet est présenté à part comme pour une lettre entre le titre et le texte à
partir de la marge de gauche.

-la suscription n’est pas indispensable lorsque la note de service est destinée à
l’ensemble du personnel ; dans le cas contraire, elle mentionne la qualité des
destinataires concernés (Exemple : à Messieurs les Chefs de service) qui reçoivent la
note de service « pour attribution ». Elle peut aussi être adressée « pour information » à
d’autres personnes non directement concernées par son application.

C. REDACTION DE LA NOTE DE SERVICE

La note de service étant l’expression d’un ordre, il est capital que cet ordre soit
bien donné. Pour ce faire, elle doit être :

-claire et nette. La clarté est la qualité majeure d’une note de service. Il faut
pour ce faire comprendre, obéir et c’est la nécessité qu’on sache bien ce que l’on veut
et qu’on sache l’exprimer sans craindre d’employer les mots propres même fermes
qui conviennent.

49
 -Concise et d’une précision optimale.

-ordonnée. N’ayant pas en principe à plaider une cause, mais à formuler une
décision, à donner des instructions, la note de service est d’une construction facile.
Sans préambule, elle indique son objet, énonce l’information et en précise les
modalités d’application. Elle peut aussi faire connaitre le pourquoi de sa rédaction.
Un ordre motivé est mieux compris, plus facilement accepté et son exécution est
meilleure. Exemple : Il m’a été donné de constater que… Dans ce cas, la note part de
l’exposé du fait, de la situation, de la nécessité qui explique ou justifie son objet.

-respectueuse des formes. La politesse n’est pas à sens unique. L’expression de

l’autorité si elle doit être sans détour n’autorise pas une forme brutale, agressive,
marquant une méconnaissance grave de la part de son auteur de l’aspect humain de
l’exercice du commandement.

-adopter l’utilisation de la forme impersonnelle. La forme « vous » qui s’impose

lorsque le destinataire est unique et nommément désigné, est souvent rejetée au
profit de la forme impersonnelle bien adaptée à une communication de caractère
collectif. Exemple : l’attention du personnel est appelée sur… Le personnel aura ou voudra
bien ou encore devra se conformer…

PARAGRAPHE 3. LA CIRCULAIRE

A. DEFINITION

La circulaire (généralement d’application ou interprétative) est un document

hiérarchique à destination collective adressée par une autorité administrative (Chef
d’Etat, Premier ministre, Ministre, Chef de circonscription administrative) aux
autorités ou services subordonnés déconcentrés ou décentralisés. Si elle peut être
appelée à une grande diffusion, la circulaire est plus restreinte dans son objet et plus
limitée dans le temps que l’instruction. Mais elle a une portée plus large par son
contenu et la destination que la note de service.

50
 La circulaire en plus de contenir des prescriptions à un aspect documentaire.
Souvent prise à la suite de la publication d’un texte réglementaire important, elle vise
à en rappeler les buts et en préciser les modalités d’application à l’usage des services
subordonnés. Elle est interprétative dans le but de clarifier le sens d’une procédure
mais pour ajouter des éléments nouveaux à la loi ou au règlement et empiéter
illégalement sur leur domaine.

NB : la circulaire telle qu’envisagée dans cet enseignement rentre dans la

catégorie des mesures d’ordre intérieur inopposable aux tiers et par conséquent
insusceptible d’être considéré comme un acte administratif unilatéral ou un acte
faisant grief. Cependant, une circulaire qui tiendrait à créer à l’encontre des tiers des
droits ou obligations nouvelles non prévues par la réglementation en vigueur serait
considérée comme un acte administratif unilatéral susceptible de faire l’objet d’un
recours en annulation pour excès de pouvoir.

B. CARACTERE DE LA CIRCULAIRE

Etant principalement destinée à expliquer un texte ou un processus, la

circulaire doit :

-être claire pour éviter toutes erreurs de compréhension ;

-être rédiger en style direct. Exemple : je vous… Toutefois, la circulaire

interministérielle est rédigée en style indirect comme les instructions et les actes
réglementaires.

-elle doit comporter les mentions habituelles : timbre, devise et suscription. La

suscription comporte la mention expéditrice et celle des destinataires. Exemple : Le
Ministre de l’administration territoriale et de la décentralisation….A Messieurs les Préfets et
Sous-préfet.

La circulaire interministérielle porterait en suscription l’indication. Exemple :

Le Ministre de la fonction publique et le Ministre des finances… A Messieurs les
directeurs…

51
 -la circulaire s’annonce principalement par son titre suivi d’un numéro d’ordre
du sigle d’identification, du service rédacteur et la date. Exemple : Circulaire
n°…/MEP/CAB du…relative aux modalités d’application de…

-la signature obéit aux règles de présentation habituelle. La circulaire

interministérielle quant à elle serait signée par chacun des ministres intervenant.

C. LA CIRCULAIRE PRESIDENTIELLE

Elle présente quelques variantes par rapport à la circulaire. La suscription et le

titre sont placés dans une position inverse mais, le titre, la date et l’objet sont intégrés
en une seule formule comme un acte réglementaire.

PARAGRAPHE 4. L’INSTRUCTION

A. DEFINITION

L’instruction proprement dite ou instruction permanente émane des autorités

les plus élevées : Chefs de l’Etat, Premier Ministre chef de Gouvernement, Ministres.
On a souvent tendance à confondre l’instruction avec la circulaire ; en fait, elle s’en
distingue par distingue par différence de degré, de portée et de présentation.
Emanant des plus hautes autorités, fixant généralement des prescriptions relatives à
l’application des textes législatifs ou réglementaires dont elle est le complément ou le
prolongement. L’instruction revêt une importance particulière et un caractère
permanent : elle a une portée générale et demeure valable tant qu’elle n’a pas été
abrogée ou modifiée. Elle s’impose à tous les agents de l’administration.

B. PRESENTATION

Par comparaison avec la circulaire, l’instruction apparait comme rédigée dans

un style plus indirect, plus impératif, plus concis, et plus autoritaire dans le ton mais
en même temps plus impersonnel et objectif dans la forme qui est celui des actes
administratifs et réglementaires.

De même que la présentation de la circulaire peut présenter diverse modalités

de mise en page et de formulation, celle de l’instruction sera plus systématiquement
celle des actes législatifs et réglementaires : le titre (instruction ou instruction

52
permanente), suivi du numéro d’ordre et des sigles de référence du service d’origine,
de la date de signature et l’énoncé de l’objet. Exemple : Instruction n°…/PR/SG du…
relative à l’application du décret n°…du…instituant…

53