Externaliser la formation : 5 leviers pour optimiser vos budgets

Bndicte Bailleul Sandrine Lamouche Nausicaa Tarcuta Frdric Oru Ccile Vignon

Les petits djeuners de lExternalisation

Sommaire

1. Les 5 leviers Optimiser les budgets pdagogiques

Bndicte Bailleul, directrice de lactivit Externalisation

2. Optimiser les cots pdagogiques 3. Trouver des financements 4. Manager les fournisseurs 5. Rduire les cots de gestion

Externalisation de la Formation & optimisation des budgets

Externaliser la formation ou TPO (Training Process Outsourcing) : confier dans le cadre de contrats long terme les processus de gestion de la formation un prestataire expert du domaine Les objectifs viss Se centrer sur son c ur de mtier Sappuyer sur un expert pour Augmenter la qualit, gagner en fiabilit Optimiser les budgets Bnficier des conseils dun expert

Levier 1 : la centralisation
Choisir les meilleurs programmes
 Interface unique  Service support par
un SI partag  Souplesse du dispositif

Rduire le nombre de fournisseurs

PRESTATAIRES
Organismes de formation Organismes de formation Formateurs internes Formateurs internes OPCA, financeurs OPCA, financeurs Salles internes Salles internes Salles, Htels, restaurants Salles, Htels, restaurants Reprographie Reprographie Reprographie interne Reprographie interne

CLIENT
DRH et Direction formation DRH et Direction formation Entit 1 Entit 1 Managers Managers Stagiaires Stagiaires Entit 2 Entit 2 Managers Managers Stagiaires Stagiaires Entit 3 Entit 3 Managers Managers Stagiaires Stagiaires

Favoriser lintra 4

Plan

Levier 2 : les financements

FS E
C onc ours europen

DIF
E tat

Dotation de d c entralis ation

R g ions

Pro
P olitique c ontrac tuelle

P olitique c ontrac tuelle

P olitique c ontrac tuelle

E ntreprises
Mutualis ation des fonds Taxe d apprentis s ag e

VAE

OP C A

OC T A

CIF

Analyse amont

Optimisation des dispositifs

Gestion des dossiers

Financements 5

Levier 3 : loptimisation des processus

PCU Point de Contact Unique
Ple Gestion inscriptions Ple Informatique

Superviseur

Ple Achats

Gestionnaire niveau 1 Equipe SI niveau 2

Gestionnaires

Ple Logistique

Ple administratif

Ple Reporting

Ple Financement

Superviseur

Superviseur

Superviseur

Superviseur

Gestionnaires

Gestionnaires

Gestionnaires

Gestionnaires

Fiabilit Productivit Baisse des cots 6

Levier 4 : la mutualisation
Capacit adapter les ressources aux besoins

Accords globaux avec les fournisseurs

Partage des ressources

100

101

102

ja n
95 96 97 98 99

vi e r s

m ar m ai se p te m br e no ve m br e ja n vi e r
cots

ju ille t

m ar s m ai se p m br e no ve m br e te ju ille t

cots

j an

350 300 250 200 150 100 50 0

v ie ma

r rs ma se j ui pt e no lle mb ve t re mb j an re v ie ma r
cots

rs ma se j ui pt e no lle mb ve t re i

Levier 5 : la transformation de cots fixes en cots variables

mb

re

cots

Sommaire

1. Les 5 leviers Optimiser les budgets pdagogiques 2. Optimiser les cots pdagogiques
Ccile Vignon

3. Trouver des financements 4. Manager les fournisseurs 5. Rduire les cots de gestion

De la formation interentreprises la formation intra

Centralisation des demandes Analyse Regroupement Dveloppement de lintra

20% de stages inter transforms en intra : Rduction jusqu 40 % du budget pdagogique

10

De la formation intra la formation interne

Besoin de formation collectif

Formation intra Pilote (groupe

projet + formateurs internes)

Dploiement de la formation en interne (300

stagiaires)

Economie ralise sur ce projet : 50 000 euros de cots pdagogiques

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Loptimisation des remplissages : processus POL

P
Programmation
Dbut du plan de formation Planification des dates de formation

O
Ordonnancement J -3 mois
Analyse du taux de remplissage des sessions:

L
Lancement Formation

J -3 semaines
Envoi des convocations

Jour J

Annulation

Ajout

Ddoublement

Surbooking

Rsultat : Un taux de remplissage des sessions de 90% 12

Mettre en place des parcours blended

Parcours Blended = 2 Exemples mis en place chez nos clients

Stages en face face : - stage en prsentiel - Cours en groupe ou individuel

E-Learning : - Parcours individualis Travailler son rythme -Efficacit Pdagogique

Condition de russite: Mettre en place un systme de relance des stagiaires pour quils se connectent et ralisent leurs modules Rsultat : Formation en Langue = 20% dconomie Formation aux Techniques de Ventes = 30% dconomie

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Sommaire

1. Les 5 leviers Optimiser les budgets pdagogiques 2. Optimiser les cots pdagogiques 3. Trouver des financements
Stphanie Canard

4. Manager les fournisseurs 5. Rduire les cots de gestion

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Retour sur exprience : optimisation du DIF

Financements obtenus grce tous les dispositifs

Gestion administrative , Suivi de validation des DIF logistique et financire Regroupement des formations et Optimisation des cots

Des cots inter en intra

Organisation de la formation Intra

Organisation de la formation Inter

Dcrmentation des compteurs DIF

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Les 7 piliers de la russite du DIF

1. Politique 2. Dialogue social 3. Offre 4. Gestion administrative 5. Optimisation financire 6. Formation des managers 7. Information des salaris

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Sommaire

1. Les 5 leviers Optimiser les budgets pdagogiques 2. Optimiser les cots pdagogiques 3. Trouver des financements 4. Manager les fournisseurs 5. Rduire les cots de gestion

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Manager les fournisseurs

Externalisation du management des fournisseurs de formation : un aspect de lexternalisation particulirement dvelopp au UK 3 aspects cls Rduire le nombre de fournisseurs Piloter les appels doffre Suivre les fournisseurs et la qualit des prestations

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Rduire le nombre de fournisseurs

Division A

Division B

Division C

Division D

Division E

Division F

Division G

Division H

Division I

Division J

Division K

Experts Techniques

Entreprises de formation

Professeurs et Experts en la matire

Fournisseurs/ Clients

Ancien Employs

Ressources Internes

tablissements dEnseignement Suprieur & Universits

Associations

Consultants

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Rduire le nombre de fournisseurs

Division A

Division B

Division C

Division D

Division E

Division F

Division G

Division H

Division I

Division J

Division K

Partenaire externalis

Experts Techniques Ressources Internes

Entreprises de Formation

Formateurs et Experts en la matire

Fournisseurs / Clients

Anciens Employs

tablissements dEnseignement Suprieur & Universits

Associations

Consultants

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Suivre les fournisseurs et la qualit des prestations

Un processus dvaluation standardis Une mesure objective travers des engagements (SLA) et des indicateurs cls de performance (KPI) Plan damlioration continue Analyse qualit/prix : des outils pour prendre les bonnes dcisions contribuant augmenter la VA

Key Performance Indicators - Organisme XX Objectif Inter (Plan + DIF Nombre de stagiaires forms (Plan + DIF) Nombre de jours de formation Cot total Inter x Remises obtenues Note qualit moyenne Nombre d'incidents qualit Taux d'annulation des formations Intra (Plan + DIF Nombre de stagiaires forms (Plan + DIF) Nombre de jours de formation Cot total intra x Remises obtenues Note qualit moyenne Nombre d'incidents qualit Total Nombre de journes stagiaires Cot total Remises totales % remises Prix moyen jour/stagiaire Note Qualit

Priode 100 300 15% 5,5 3 10% 2900 8700 10% 5,4 2 9000 99 310 16% 5,66 1 9% 2879 8637 9,86% 5,51 3 8947

Total anne

13% 160 5,45

13,20% 158 5,47

21

Notre positionnement et notre valeur ajoute

Directions oprationnelles

Formation

Expertise externalisation

Service Achat
Expertise Achat

Expertise Formation

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Les bnfices

Augmentation de la qualit

Baisse des cots

Simplification des processus

Efficience
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Sommaire

1. Les 5 leviers Optimiser les budgets pdagogiques 2. Optimiser les cots pdagogiques 3. Trouver des financements 4. Manager les fournisseurs 5. Rduire les cots de gestion
Frdric Oru, directeur de mission

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Des modles conomiques performants

FLEXIBILITE
Cot variable directement proportionnel au nombre de stagiaire form

PRODUCTIVITE
Rduction du cot de lUO dans le temps et selon le volume

PERFORMANCE
Partage des bnfices sur tout ou partie des optimisations de cots apporte par Demos Outsourcing

Anne 1

Anne 2

Anne 3

Prix de lU.O Anne 1

Gains de productivit

Prix de lU.O Anne 2

Gains de productivit

Prix de lU.O Anne 3

Variable (au stagiaire) Transition

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