7

Selon J.-M. Plane

(1)
, la Gestion des Ressources Humaines (GRH) est aujourdhui une
fonction part entire, avec des outils reconnus. Aux cts de la direction gnrale,
elle assure la fois une fonction dintgration pour le personnel (dialogue social, com-
munication de la stratgie) et une fonction de diffrenciation des salaris (recrutement
et pilotage des carrires, rmunrations individualises, etc.). Elle gre les effectifs, les
qualifications et les comptences court, moyen et long termes.
Ses orientations stratgiques se dclinent, sur le plan oprationnel, en processus de
gestion du personnel, dans le cadre rglementaire du droit du travail et de la protec-
tion des donnes personnelles.
La gestion administrative des RH assure la collecte, la mmorisation, le traitement et la
diffusion des informations relatives aux salaris, dans tous les processus de leur ges-
tion, de leur recrutement jusqu leur dpart.
Dans une organisation, la Direction des RH peut dcentraliser certaines procdures de
GRH. Les managers en sont alors responsables pour le seul personnel de leur quipe et
dlguent leur assistant des activits administratives relatives aux processus concerns.
Lassistant de manager devient un interlocuteur du service RH, sous le contrle de son
manager, dans le cadre du Systme dInformation des RH (SIRH) de lorganisation et de
ses procdures de GARH.
(1) Plane J.-M., La Gestion des ressources humaines, Economica, 2
e
dition, 2006.
Partie 1
Assurer la gestion
administrative des RH
du service
Assurer la gestion
administrative des RH
du service

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CHAPITRE 1 Le cadre des activits RH dlgues lassistant manager .......................................... 9
Situations
1. Analyser le contexte de lactivit dlgue........................................................................................................................................10
2. Analyser son poste de travail........................................................................................................................................................................12
3. Assurer une veille juridique, informer ....................................................................................................................................................13
4. Informer, diffuser linformation sociale.................................................................................................................................................13
Notions
1. Le contexte de lactivit dlgue en RH.............................................................................................................................................15
2. La gestion administrative du personnel dlgue lassistant manager......................................................................17
Exercices
1. Lagenda social ......................................................................................................................................................................................................19
2. Le processus de dpart dun salari .........................................................................................................................................................20

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CHAPITRE 2 La participation au processus de recrutement......................................................................... 21
Situations
1. Identifier les comptences attendues................................................................................................................................................... 22
2. Slectionner les supports de diffusion ................................................................................................................................................. 24
3. Concevoir une annonce doffre demploi............................................................................................................................................. 24
4. Contribuer la slection des candidats ............................................................................................................................................... 26
5. Faciliter lintgration des candidats........................................................................................................................................................ 27
6. Mettre jour la base de donnes du personnel ............................................................................................................................. 28
Notions
1. Environnement des activits lies au processus de recrutement...................................................................................... 29
2. Activits lies au processus de recrutement .................................................................................................................................... 30
Exercices
1. Choisir le moyen de diffusion dune annonce de recrutement ........................................................................................... 33
2. Informatiser le Registre Unique du Personnel ................................................................................................................................ 33
3. Analyser un processus dintgration....................................................................................................................................................... 34
CHAPITRE 3 La prparation et le suivi des formations...................................................................................... 35
Situations
1. Identifier les enjeux et les besoins en formation.......................................................................................................................... 36
2. tablir des priorits, assurer le suivi administratif et financier........................................................................................... 40
3. tablir des priorits, organiser .................................................................................................................................................................... 41
Notions
1. Les enjeux et le contexte de la formation professionnelle ..................................................................................................... 43
2. Lorganisation de la formation dans lentreprise............................................................................................................................. 44
3. Le suivi des actions du plan de formation du service................................................................................................................ 45
Exercices
1. Enjeux de la formation et identification des besoins................................................................................................................. 47
2. Conception dun support dvaluation des comptences........................................................................................................ 47
CHAPITRE 4 La gestion des absences et des congs ............................................................................................. 49
Situations
1. Apprhender le contexte du suivi des absences et des congs ........................................................................................... 50
2. Grer les absences imprvues .................................................................................................................................................................... 52
3. Suivre les congs annuels .............................................................................................................................................................................. 54
4. Mettre jour et exploiter les donnes relatives aux absences ............................................................................................ 55
Notions
1. Spcificits et enjeux de la gestion des congs et absences................................................................................................. 57
2. Le suivi des absences......................................................................................................................................................................................... 58
3. La gestion des congs annuels.................................................................................................................................................................... 59
Exercices
1. Analyser les enjeux de labsentisme .................................................................................................................................................... 61
2. tudier une solution externalise de la gestion des absences............................................................................................. 61
3. Planifier les congs et aplanir les conflits ......................................................................................................................................... 62
APPLICATION 1 SARL MINOFRA Demeures du Nord de France .................................................................. 63
1. Veille juridique ..................................................................................................................................................................................................... 64
2. Recrutement ..................................................................................................................................................................................................... 65
3. Formation des salaris la scurit....................................................................................................................................................... 70
4. Suivi des absences .............................................................................................................................................................................................. 73
5. Prparation la premire phase de lpreuve action professionnelle........................................................................... 74
Objectifs
>
Situer ses activits en relation avec la DRH, dans les procdures de gestion administra-
tive du personnel et dans le Systme dInformation des Ressources Humaines
>
Se sensibiliser aux contraintes, obligations et activits de la gestion administrative
du personnel
Le cadre des activits RH
dlgues lassistant de manager
ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE
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Assistant de manager du ple Conseil de AGERIX NORD, vous dpendez hirarchiquement de son res-
ponsable M. Mehdi Bellet. Vous lui consacrez environ 40 % de votre temps et occupez les 60 % restant
soutenir lactivit oprationnelle du ple (22 ingnieurs et techniciens).
La DRH nationale impulse une rorganisation : informatisation des procdures de gestion du personnel
(Oracle PeopleSoft) et dcentralisation de certaines applications au management intermdiaire.
En plus de la gestion oprationnelle (les projets clients), chaque manager dun ple mtier est dsormais
responsable, dans son quipe, du recrutement, de la formation, de la gestion des absences et des
congs. Il prend les dcisions qui concernent ses collaborateurs dans ces domaines et son assistant
prend en charge les activits administratives correspondantes.
Les assistants des managers des ples mtiers ont donc de nouvelles attributions en tant que
Correspondants RH de leur ple et dpendent fonctionnellement du Responsable Ressources Humaines
(RRH) de lagence dans ce cadre.
Mme Li Beijing est la RRH de lagence AGERIX NORD.
Dnomination : AGERIX SA directoire
Activit : Gestion des risques techniques et environnementaux
Clientle : Entreprises et collectivits franaises et europennes
Structure : 4 agences rgionales en France, autonomes et structures
en ples supports (RH, contrle de gestion) et en ples mtiers : Audit
(conformit aux rfrentiels de scurit), Btiment (scurit des btiments), Formation
(prvention des risques), Laboratoire (analyses et essais), Conseil (systmes qualit)
Chiffre daffaires 2007 : 182 millions deuros
Effectif : 2 000 collaborateurs en Europe dont 1 500 techniciens et ingnieurs
LORGANISATION
Comment situer vos nouvelles responsabilits dans le cadre de la Gestion Administrative des
Ressources Humaines (GaRH) et du Systme dInformation des Ressources Humaines (SIRH) ?
Comment vous positionner entre les collaborateurs, le manager, la RRH et la DRH ?
Problmatique gnrale
AGERIX

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1. Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager 10
Analyser le contexte de lactivit dlgue
Mme Li Beijing a distribu et comment de nombreux supports loccasion dune sance de formation
des assistants-correspondants RH. Vous reprenez la description du Systme dinformation des ressources
humaines de lentreprise (doc.1) et lexemple de la procdure de paye (doc.2) pour vous imprgner de
votre cadre de travail et prendre la mesure de vos responsabilits.
Recensez les domaines dintervention des assistants - correspondants RH (Doc. 1 et
prsentation de lorganisation). Prcisez leurs liens, en amont ou en aval, avec les autres
domaines de la gestion de lentreprise.
Analysez les documents 2 et 3. Reprez les principaux acteurs, oprations et flux
dinformation de la procdure de paye chez AGERIX.
Analysez votre responsabilit quant la confidentialit des informations, leur fiabilit et
le respect des chances.
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Situation 1
Les assistants - collaborateurs RH prennent en charge, pour leur service respectif,
les activits administratives en couleur sur le schma.
Doc 1 Cartographie du SIRH dAGERIX
Gestion des comptes
Droits et habilitations,
listes de diffusion,
e.mail
Portail RH
Intranet
Logiciel RH
3 modules
Gestion
des
valuations
Gestion
des
formations
Moteur
de Paie
Facturation
Budget/Prvision
Effectif, masse salariale
Tableaux de bord
Indicateurs RH
Recrutement
Prparation
Paie
Comptabilit
Gestion des activits
congs, absences
Site de
lentreprise
Gestion
Courante
- Annuaire
- Formulaires RH en ligne
- Candidatures spontanes
- Base du personnel

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ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE 11
1
Doc 2 AGERIX - Schma simplifi de la procdure de paye
PREPARATION DE LA PAYE
Salari (Archivage)
Employeur
Banques

Employeur
URSSAF
Services fiscaux (DGI)
Salari
Lgende
DOCUMENT
RGLEMENTAIRE
OPRATION
Flux dentre
Flux de sortie
Destinataire
Dlgation au correspondant RH
ques
URSSAF ASSEDIC caisses de retraite
complmentaire
Cadres (AGIRC)
non cadres (ARRCO)
URSSAF ASSEDIC i d t it
DUCS - Dclaration et
tlpaiement des cotisations sociales
Dclaration
Annuelle
des Donnes
Sociales
Salari (Archivag
BULLETIN
DE PAIE
ge) Banqques ge
TAT DES
VIREMENTS
tl
LIVRE DE PAIE
VEILLE JURIDIQUE et MISE JOUR
DES PARAMTRES DE PAYE :
taux des cotisations, formules
de calculs, plafonds de scurit
sociale, exonrations
Saisie des informations
mensuelles variables :
absences, maladies, nombre de jours de
congs pays pris, heures supplmentaires,
acomptes demands
EPARATION DE LA PA PRE
R
AYE
Saisi
men
abse
cong
acom
Mise jour dinformations
signaltiques :
salaire de base, RIB,
changement dadresse ou
de situation familiale
Tableau de saisie
intermdiaire
LANCEMENT DE LA PAYE DU MOIS
ENREGISTREMENTS COMPTABLES
ablea au dd
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ssa
iggn
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DE DEEE LAA PAAY YE
BD Personnel
Lassistant-correspondant RH est responsable,
pour les seuls salaris de son ple daffectation :
de la collecte et de la mise jour des informa-
tions signaltiques ;
de la collecte, validation et mise jour des infor-
mations mensuelles variables.
Il est responsable de leurs saisies mensuelles :
directement sur la BD du personnel pour les
informations signaltiques (+ transmettre une
copie papier au ple RH lattention de Boris,
assistant du ple RH dAGERIX NORD) ;
dans un tableau intermdiaire sur Excel, com-
plter au plus tard le 25 au soir de chaque mois
(le 27, Boris transmet ces fichiers prparatoires
la cellule Paye du sige). Conserver les justifi-
catifs, par collaborateur et par mois, dans un
dossier annuel.
Depuis 2004 (refonte de la loi Informatique et
Liberts de 1978), le responsable de la cellule Paye
est un Correspondant Informatique et Liberts
(CIL). Il veille lapplication des rgles de mise en
uvre des traitements informatiques de donnes
nominatives. Il a conu une charte de dontologie
RH.
La veille juridique concernant les paramtres de
paye et leur MAJ ainsi que les autres oprations
sont prises en charge par la cellule Paye du sige.
Doc 3 Commentaires de la procdure de paye (notes prises en formation)
Analyser son poste de travail
Vous tes confront vos nouvelles responsabilits pour la paie du mois suivant. En effet, le ple RH de
lagence ne gre plus les validations de demande de congs ou dabsences qui sont dsormais du ressort
des managers. En attendant que tous les modules du nouveau logiciel soient installs, cette priode de
transition implique une attention particulire de votre part.
Analysez votre poste de travail dans ce contexte : fonctions, moyens, ressources
matrielles et informationnelles disponibles, liaisons fonctionnelles, degr de dlgation,
rsultats attendus.
Explicitez votre contribution aux activits du manager.
Dtaillez votre rle en matire de circulation de linformation.
tudiez en quoi la saisie en ligne, par les salaris, de leurs demandes de congs ou
davances sur frais le facilitera.
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Situation 2

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1. Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager 12
Selon la loi Informatique et Liberts du 16 janvier 1978, raffirme par la loi pour la confiance en lco-
nomie numrique de 2004 [] et conformment aux articles [] du Code du Travail [] les consquen-
ces morales et thiques de lexploitation des informations nominatives qui identifient les salaris et les
candidats rendent ncessaire lapplication de rgles dontologiques strictes par tout collaborateur sus-
ceptible de collecter, consulter, traiter, transmettre ou tre inform de donnes personnelles relatives
aux salaris ou candidats.
Tout intervenant en RH, membre du service RH, intervenant ponctuel, stagiaire ou consultant extrieur
est concern par cette charte. []
Toute donne personnelle descriptive dun salari ou dun candidat est rpute confidentielle.
Le respect des droits fondamentaux de la personne
Lintervenant en RH prserve la vie prive des candidats en assurant, y compris avec ses collgues, la
confidentialit des donnes quil manipule. Il prend en considration les utilisations abusives qui pour-
raient en tre faites. Il ne transmet ces informations quaux tiers autoriss.
En respect de larticle L.122-45 du Code du travail, il ne pratique aucune discrimination en rapport avec
lorigine, le sexe, les murs, lorientation sexuelle, lge, les opinions politiques, les activits syndica-
les, les convictions religieuses, ltat de sant ou le handicap, lappartenance une ethnie, nation ou
race des salaris ou candidats []
Le respect de la finalit des traitements
Lintervenant RH ne collecte aucune information discriminatoire. Il nintervient quavec le consentement
libre et clair des candidats pour enregistrer des informations nominatives qui ne seront exploites
que pour la dure et la finalit initialement prvues.
Il respecte la dignit, la libert et la protection des candidats.[]
Je, soussign ____________________, dclare avoir pris connaissance de la charte de dontologie RH et
mengage en respecter les prescriptions.
Fait ___________________________
Le _____________________________ Signature
Doc 4 Charte de dontologie RH - Extraits
E6

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ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE 13
Assurer une veille juridique, informer
Un collaborateur inform de vos nouvelles responsabilits vous pose une question : Si je prends deux
semaines de congs cet t et mes trois autres semaines de congs pays entre Nol et le mois de mars,
aurais-je droit, comme ma femme dans son entreprise, des jours de congs pays supplmentaires ?
Cherchez les rponses aux questions de votre collaborateur sur un site institutionnel
(par exemple, le site du ministre du travail et des relations sociales, /www.travail-
solidarite.gouv.fr/informations-pratiques/fiches-pratiques/). FINALIT 2
Prparez lexplication que vous lui donnerez en face face. FINALIT 1 8
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Situation 3
Informer, diffuser linformation sociale
Le portail intranet dAGERIX est encore en cours de construction . Vous consultez sa premire bau-
che, en ligne depuis peu. Vous vous interrogez sur lintrt du portail RH et sur votre rle de veille, dex-
plication et de conseil.
Analysez les fonctions dun portail RH (Docs 6 et 7).
Expliquez la procdure suivre (Doc. 6) pour consulter les informations disponibles sur le
portail RH de lentreprise.
Proposez ladministrateur central une page dinformations rglementaires, en rponse
la question de votre collaborateur (Situation 3).
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Situation 4
Priode de transition !
1. Collecter les informations
Centraliser les demandes de congs ou de rcup-
ration dheures supplmentaires (support papier)
remplies par les collaborateurs et valides (ou
valider) par M. Bellet.
M. Bellet supervise le planning des activits de
lquipe (projets clients en cours et venir), dans
lequel chaque collaborateur continue saisir ses
activits et ses absences. Les collaborateurs non-
cadres effectuent rgulirement des heures suppl-
mentaires, mais cest M. Bellet qui me fournit la
liste.
Sil y a lieu, le ple comptable me transmet par mail
les acomptes sur salaire ou avances sur frais de
dplacement demands par les salaris de lquipe.
2. Saisie mensuelle dans le fichier intermdiaire
sur Excel : pour chaque collaborateur du ple (en
ligne), dans lordre alphabtique, indiquer
(6 colonnes) :
le nombre de jours de congs pays, de repos
compensateurs et de maladie,
le nombre dheures supplmentaires,
les acomptes et avances ventuellement accor-
des.
3. Valider le fichier (voir le mode opratoire).
Boris, du ple RH centralise les fichiers interm-
diaires saisis par les correspondants. Il ralise
ensuite les mmes contrles quauparavant, par-
tir de la base de donnes (fichier comptable et
planning des activits).
Doc 5 Notes sur la saisie des informations mensuelles pour la paye
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1. Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager 14
Doc 6 Structure du PORTAIL RH (en projet)
Doc 7 Projet de la page daccueil du portail RH dAGERIX
APPLICATIONS
Recrutement
Gestion des absences
Gestion des congs
Gestion de la formation
DOCUMENTS
Annuaire interne, Trombinoscope
Formulaires en ligne : demande de
congs, demande de formation,
candidature un poste interne,
dclaration dabsences
Dossier personnel
Parcours personnel de formation
INFOS
Informations rglementaires
Nouveauts
Informations pratiques :
rglementation,
sessions de formation, postes
pourvoir en interne
PAGE dACCUEIL
Menu personnalis,
en fonction du profil
de lutilisateur connect
ADMINISTRATEUR CENTRAL
pilotage oprationnel et fonctionnel de la e.grh
A G E R I X
Portail RH
Actualits
Informations rglementaires
/
Plus dinfos
mon dossier
Consulter ou modifier
mon dossier individuel
postes pourvoir
36 offres demploi
internes
Demande de
congs
Demande de
prestations
internes
Mail Internet
Mon quipe Mon parcours pro Mon cadre de vie
la une
Accs personnalis
et scuris
Droits daccs
Le droit du travail, le systme dinformation des ressources humaines (SIRH) de lentreprise et ses proc-
dures de gestion administrative en la matire (GARH) sont les principaux constituants du contexte de tra-
vail de lassistant de manager.
1.1 Le cadre rglementaire
I Le droit du travail
Il encadre les pratiques de GRH :
le code du travail rglemente les relations de travail, la protection sociale, les droits et obligations des
employeurs et des employs ;
la convention collective de branche ou laccord dentreprise amliore les dispositions du code du travail
et les adapte au secteur dactivit ou lentreprise.
I Lagenda social
Les obligations des employeurs sont nombreuses et rcurrentes en termes de dates de dclaration, dates
de paiement, information tous les, consultation avant le
Ces chances sociales, incontournables sous peine damendes dissuasives, sont repres dans un
agenda social. Il indique, pour lanne, toutes les dates concernes par une obligation rglementaire. Il est
mis jour rgulirement, car assorti de notes relatives de nouvelles modalits, issues de la veille juridi-
que et sociale. Il est ralis par des socits spcialises, consultable par abonnement sur Internet ou par
le service RH, pour lensemble de ses obligations.
I La protection des donnes personnelles
La loi Informatique et Liberts du 6 janvier 1978 et la loi pour la Confiance en lconomie numrique de
2004 protgent les individus des dangers lis aux fichiers et aux traitements informatiques contenant des
donnes nominatives. Elles encadrent lutilisation des donnes personnelles par des droits pour les per-
sonnes fiches et des obligations pour ceux qui les collectent ou les utilisent.
La CNIL (Commission Nationale Informatique et Libert), est lorganisme charg de faire respecter ces lois
(conseils, dclarations, contrles, sanctions). FINALIT 2
1.2 Le Systme dInformation des Ressources Humaines (SIRH)
Un systme dinformation des ressources humaines est constitu de lensemble des acteurs, matriels,
logiciels ou procdures qui participent la collecte, la conservation, la production, la transmission ou
la diffusion dinformations relatives aux ressources humaines de lentreprise.
Toutes les entreprises possdent donc un SIRH, plus ou moins informatis. Mais lacronyme SIRH est sur-
tout utilis pour parler dune gestion informatise globale des RH dune organisation.
I Les documents papier
Quel que soit le degr dinformatisation des procdures de GARH, le dossier individuel du salari reste
indispensable pour classer les documents qui circulent, sur support papier, entre lemployeur et les sala-
ris, de leur embauche leur dpart. FICHE RESSOURCE 1 - CONSTITUER LE DOSSIER INDIVIDUEL DU SALARI
Chaque entreprise doit aussi tenir des registres rglementaires : le registre unique du personnel (une ligne
par salari avec date dembauche et date de dpart) ou encore le registre des accidents du travail.
La rglementation autorise la dmatrialisation de certains dentre eux, sous certaines conditions (int-
grit des donnes, traabilit, etc.).
I Les logiciels RH
Les logiciels spcialiss automatisent les processus de GARH les plus chronophages :
le traitement de la paie (souvent externalis auprs de lexpert-comptable ou dun prestataire spcialis),
la gestion des activits et des absences, le suivi de la formation des salaris,
le recrutement.

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Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager
1 Le contexte de lactivit dlgue en RH

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1. Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager 16
Ils assurent une ponctualit et une exactitude des rsultats produits et librent du temps aux managers
pour une gestion individualise du parcours professionnel des salaris (formation, valuation) et pour une
gestion collective prvisionnelle et stratgique (GPEC, scurit).
I Un SIRH
Un outil logiciel complet (de type ERP ou PGI) centralise toutes les donnes relatives au personnel et int-
gre toutes les fonctions RH en les reliant aux autres fonctions de lentreprise (comptabilit, gestion des
activits oprationnelles, contrle de gestion).
Lutilisation conjointe des TIC facilite :
la dcentralisation de certaines applications RH, leur dlgation au management intermdiaire,
la diffusion de linformation sociale sur lintranet,
la saisie dinformations la source, par le salari concern dans des formulaires en ligne. De nombreux
documents sont ainsi dmatrialiss : demande de congs, inscription une formation, etc. Un moteur
de workflow automatise ensuite la circulation de linformation entre les acteurs concerns par les diff-
rentes oprations : validation traitement rponse personnalise prise en compte dans la base de
donnes du personnel.
Ces exemples participent la e.grh ou gestion lectronique des ressources humaines.
1.3 Les procdures de GARH
FICHE RESSOURCE 4 - FORMALISER LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT
Un processus administratif est une succession dtapes de traitement dinformations, ncessaires afin
dobtenir un rsultat. Il fait intervenir des acteurs et gnre des flux dinformations. Le terme de proc-
dure lui est ici prfr pour parler des faons de procder dans une entreprise en particulier.
En effet, dans le respect des processus rglementaires, les procdures de GARH (les oprations, les acteurs
et les flux gnrs) sont spcifiques chaque entreprise. Elles dpendent principalement de ses orienta-
tions stratgiques en matire de RH, de leffectif gr, du degr dinformatisation du SIRH et du niveau
de dlgation des applications RH.
I Les acteurs
Les procdures de GARH font intervenir de nombreux acteurs, internes, des niveaux hirarchiques et
fonctionnels diffrents, et externes. Autant dintervenants avec lesquels lassistant de manager est en
relation dans le cadre des activits qui lui sont dlgues.
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Recrutement
ANPE, APEC, ETT, presse,
site spcialis,
cabinet de recrutement
Formation
Organismes de formation, de
financement (FONGECIF)
Litiges
Conseil des prudhommes
Tribunal administratif
Administrations
Inspection du travail,
Mdecine du travail,
Administration fiscale
Consultants,
sous-traitants, prestataires
Expert comptable,
Conseiller juridique,
Prestataire informatique
Syndicat professionnel
Banques
ACTEURS INTERNES
Direction gnrale,
Direction RH, Assistants RH
Managers de services
Assistants de managers
Partenaires sociaux
Dlgus du personnel,
Dlgus syndicaux,
Comit dentreprise,
CHSCT
Organismes sociaux
De recouvrement
et/ou rpartition :
URSSAF/CPAM/CRAM,
ASSEDIC, ARRCO
Personnel
I Les flux dinformations
Les flux dinformations gnrs par les procdures de GARH sont varis :
rglementaires, de travail ou de pilotage ;
comptables, financiers ou statistiques ;
individuels ou collectifs ;
dmatrialiss ou non ;
externes, destination des organismes sociaux ou de lInspection du travail par exemple ;
ou internes, destination des salaris ou des partenaires sociaux ou encore pour alimenter la BDRH.
La gestion administrative du personnel fait appel de manire rcurrente certaines comptences que las-
sistant de manager doit matriser. Trois dentre elles sont dtailles ci-dessous. Elles illustrent les principa-
les qualits attendues de lassistant de manager dans ce domaine.
2.1 Les comptences sollicites
Les activits RH dlgues un assistant de manager requirent les comptences suivantes :
collecter les informations ;
optimiser la circulation des informations ;
organiser et classer les dossiers et documents ;
mettre jour les documents et registres rglementaires ;
assurer une veille juridique et sociale ;
conseiller et informer les salaris ;
mettre jour la base de donnes du personnel.
2.2 Pratiquer une veille juridique
La veille juridique est essentielle pour assurer chaque salari le respect de ses droits et pour sassurer que
lentreprise sacquitte de ses obligations.
Mme si les premires sources de lassistant sont souvent son manager, un rfrent du service des RH ou
le portail RH, il doit mettre en place les outils ncessaires pour assurer la veille juridique auprs dautres
sources dinformation. FINALIT 2 - LA VEILLE INFORMATIONNELLE
Les sources du droit du travail sont les premires dentre elles : le code du travail et les accords ngocis
dans ce cadre (convention collective de branche ou accords dentreprise).
Les modalits dapplication de la rglementation sont facilites par dautres sources :
le ministre du travail : il propose des fiches pratiques sur le site www.travail-solidarite.gouv.fr/ ;
les organismes sociaux (URSSAF, ASSEDIC) ou Directions Dpartementales du Travail, de lEmploi et
de la Formation Professionnelle (DDTEFP) dont la fonction dinformation se dveloppe sur leurs sites res-
pectifs ;
les syndicats professionnels informent les entreprises de leur secteur dactivit : conventions collectives,
rgles spcifiques en matire de congs, de scurit, etc. ;
des organismes spcialiss dans les tapes cls de la GRH ou des domaines plus pointus (ergonomie,
gestion collective du stress au travail) proposent leurs conseils sous forme de manuels ou de CD, rgu-
lirement mis jour par abonnement (LAMY Social ou Francis Lefebvre Social), de flux RSS, de fonds
documentaires disponibles sur leur site (accs souvent payant) ;
lexpert-comptable, dans les PME, une cellule de juristes dans les grandes entreprises, etc.
Enfin, les applications RH enregistrent de nombreuses informations caractre personnel sur les salaris
ou les candidats. Le Guide pour les employeurs et les salaris, tlchargeable sur le site de la CNIL
(www.cnil.fr), informe sur les droits des salaris et les obligations de lemployeur.

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Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager
2 La gestion administrative du personnel dlgue
lassistant de manager

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1. Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager 18
2.3 Informer des salaris
En dehors des obligations dinformation des reprsentants du personnel, le code du travail prvoit une
information des salaris selon deux modalits principales :
Un affichage, pour une information de tous les salaris :
convention collective, rglement intrieur,
coordonnes de linspecteur du travail,
dispositions lgales concernant la lutte contre le harclement moral et sexuel,
ordre des dparts en congs, etc.
Une information personnelle, par courrier ou sur le bulletin de paye ou un document joint :
nombre de jours de congs pays acquis et pris,
nombre dheures supplmentaires ralises dans lanne,
nombre dheures de DIF acquises, etc.
Les TIC facilitent la diffusion de linformation sociale, collective (onglet social sur lintranet) ou indivi-
duelle (saisie dun identifiant et dun mot de passe pour accder son dossier personnel).
La loi Informatique et Liberts prvoit que tout salari concern par une informatisation de donnes per-
sonnelles soit clairement inform des objectifs poursuivis, du caractre obligatoire ou facultatif de ses
rponses, des destinataires des donnes et des modalits dexercice de ses droits daccs, de rectification
et dopposition.
2.4 Mettre jour de la Base de Donnes des Ressources Humaines (BDRH)
Lassistant de manager met jour la base de donnes du seul personnel de son service, dans le cadre de
procdures dcentralises de GARH et des activits dlgues par son manager. Selon le degr dinforma-
tisation du SIRH et la nature des dlgations, il ralise ces mises jour directement dans la BDRH ou par
lintermdiaire de fichiers de travail, centraliss et contrls ensuite par le service des RH. Pour faciliter
lorganisation de la gestion administrative du personnel de son service, lassistant peut tre amen
construire sa propre base de donnes et de documents.
Dans tous les cas, lassistant respecte les dlais demands. Il sassure de lintgrit et de lexactitude des
donnes saisies et il assure leur confidentialit.
2.5 Les qualits attendues
Les applications RH traitent de nombreuses informations personnelles et sintgrent dans un contexte
rglementaire, oprationnel et stratgique. Elles impliquent trois grandes catgories de qualits ou com-
ptences spcifiques pour le dlgataire :
des qualits relationnelles FINALIT 1
Lcoute active et lempathie sont ncessaires pour entendre le dsarroi (devant une procdure rglemen-
taire complexe par exemple) ou linjustice ressentie (lors dune demande de congs refuse ou lors dune
demande de formation reporte) par certains collaborateurs et pour formuler en retour les explications ou
conseils appropris.
Les techniques de ngociation ou de rsolution de conflits sont utiles pour prvenir ou lever des blocages
relationnels lintrieur de lquipe (lors de la rpartition des congs par exemple).
Lassistant, intermdiaire entre les interrogations lgitimes dun salari et les contraintes rglementaires,
matrise la qualit de son argumentation pour fournir des rponses justifies. La veille juridique est dune
grande aide dans ce cas (arguments dautorit).
une assurance de la scurit et de la confidentialit des informations personnelles manipules, en res-
pect de la loi Informatique et Liberts et de lobligation de confidentialit inhrente la fonction dassis-
tant de manager. FINALITS 1 ET 2
la prise en compte du contexte et des consignes : dmarche rigoureuse, choix des outils adquats,
contrle de la fiabilit des donnes, respect des chances.
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Mots du lexique
e.grh GARH Portail RH
SIRH
Exercice 1 Lagenda social
Dans une entreprise de services (375 salaris), vous tes charg des relevs mensuels de mouvements
de personnel et des procdures concernant le bilan social et le service mdical. Vous dcidez de
construire votre propre agenda social.
1. Rappelez lintrt dun agenda social et le rle dune veille informationnelle dans
ce domaine.
2. Reprez, dans les annexes 1 et 2, les acteurs internes et externes concerns par
les activits RH cites.
3. Construisez votre agenda social des mois davril et mai (ANNEXE 2), en vous inspirant de
lexemple de lannexe 1 : calendrier mensuel avec, sur la date concerne, un lien hyper-
texte vers la description de lchance correspondante.

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ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE 19
Exercices
Pour les entreprises de plus de 50 salaris, salaires de juillet 2008 pays avant le 01.08.2008.
ANNEXE 1 Agenda social
5 aot
date limite
URSSAF : paiement des cotisations de scurit sociale, de la contribution solidarit
autonomie, de la CSG, de la CRDS, du versement de transport et du FNAL
ASSEDIC : paiement des cotisations du chmage et de lAGS
8 aot
date limite
DDTEFP : relev mensuel des mouvements du personnel (DMMO)
15 aot Fri : Assomption
5 septembre
date limite
URSSAF : paiement des cotisations de scurit sociale, de la contribution solidarit
autonomie, de la CSG, de la CRDS, du versement de transport et du FNAL
ASSEDIC : paiement des cotisations du chmage et de lAGS
8 septembre
date limite
DDTEFP : relev mensuel des mouvements du personnel
9 septembre
date limite
Communication au comit dentreprise des documents dinformation sur les bilans des
plans de formation 2007 et 2008 et sur le projet de plan de formation pour 2009 (note 3)
30 septembre
date limite
Premire runion du comit dentreprise (ou des dlgus du personnel) sur lexcution
du plan de formation de lanne 2008 et sur le projet de plan pour lanne 2099 (note 3).
Aot 2008
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31
Septembre 2008
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
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Note 3 : Un dcret du 18 juillet 2008 a avanc la date de
la premire des deux runions annuelles du comit
dentreprise sur le plan de formation : celle-ci doit se tenir
avant le 1
er
octobre (au lieu du 14 novembre). En
consquence, la communication au Comit dEntreprise
(CE) des documents dinformation ncessaires la tenue
de cette runion doit se faire au plus tard le 9 septembre
(au lieu du 24 octobre).
Les dates concernant la deuxime runion annuelle nont
pas t modifies.
Daprs www.editions-legislatives.fr

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Exercice 2 Le processus de dpart dun salari
Le dpart dun salari donne lieu des formalits administratives diffrentes selon le motif du dpart :
arrive terme dun CDD, dmission, licenciement, dpart la retraite. Mais, dans tous les cas,
lemployeur doit respecter des obligations lgales.
1. Reprez les acteurs et les flux dinformations gnrs par le dpart dun salari.
2. Prsentez une liste de contrle des tches administratives relatives au dpart dun salari.
Bilan social
Avant le 15 avril, communication au CE et aux
dlgus syndicaux du projet de bilan social.
Avant le 30 avril, runion du comit dentreprise
ou dtablissement sur le projet de bilan.
Avant le 15 mai, communication linspecteur
du travail du ou des bilans, du PV de la runion
donnant lavis du CE. []
Accord de participation
Prsentation au comit du rapport de lemployeur
sur la participation de lexercice coul (dans les
6 mois suivant la clture de chaque exercice).
Service mdical
Avant le 30 avril, prsentation au comit du rap-
port sur le fonctionnement et sur lactivit du ser-
vice de mdecine du travail de lentreprise.
Avant le 31 mai, communication de ces rapports
linspecteur du travail et aux mdecins-inspec-
teurs rgionaux. []
OBLIGATIONS DATE VARIABLE - Anne 2008
Information annuelle aux membres du comit
dentreprise, aux dlgus syndicaux (ou aux sala-
ris, dfaut des dlgus du personnel) des
modifications apportes aux conventions et
accords collectifs applicables dans lentre-
prise.[]
Consultations annuelles du CE sur :
le programme de prvention des risques pro-
fessionnels et damlioration des conditions de
travail (aprs consultation du CHSCT).
le rapport dactivit du mdecin du travail et
sur le service mdical du travail.
Daprs www.editions-legislatives.fr
ANNEXE 2 Obligations semestrielles - Premier semestre 2008
la rupture du contrat de travail, quelle quen
soit lorigine (licenciement, dmission), lem-
ployeur remet obligatoirement au salari :
un certificat de travail qui atteste de lemploi
occup par le salari dans lentreprise ;
une attestation pour lASSEDIC indispensable
pour faire valoir ventuellement les droits lal-
location chmage.
savoir
Il est frquent (mais non obligatoire) que lem-
ployeur tablisse, loccasion de la rupture du
contrat de travail, un solde de tout compte, dont
le salari lui donne reu. Ce document fait lin-
ventaire des sommes verses au salari lors de la
rupture du contrat de travail. [] Ce document
doit tre tabli en double exemplaire dont un est
remis au salari []
Quand dlivrer le certificat de travail ?
Lemployeur est tenu de dlivrer le certificat de
travail lexpiration de tout contrat de travail,
la fin du pravis, quil soit excut ou non. Il est
tenu la disposition du salari dans lentreprise.
Quelles mentions doivent figurer
dans le certificat de travail ?
Il mentionne obligatoirement :
la date dentre du salari dans lentreprise
quels quaient pu tre les changements dem-
ployeur ou de forme juridique de cette entre-
prise ;
la date de sortie (celle de fin du pravis, effec-
tu ou non) ;
la nature des emplois successivement occups
avec les priodes correspondantes.
Toute autre mention est facultative et ncessite
laccord des deux parties. Sont interdites les
indications susceptibles de porter prjudice au
salari ou dtre simplement tendancieuses.
Et lattestation pour lASSEDIC ?
Lors de la rsiliation, de lexpiration ou de la rup-
ture du contrat de travail, lemployeur doit dli-
vrer au salari lattestation ncessaire pour faire
valoir ses droits au chmage. Ce document est
remis en mme temps que le certificat de travail
et le dernier bulletin de salaire. Et ceci, quelles
que soient la nature, la dure, la forme du
contrat et les modalits de sa cessation.
Lemployeur doit adresser directement
lASSEDIC un exemplaire de lattestation, en sus
de lexemplaire quil remet son salari, et ce
pour toute rupture ou fin de contrat de travail.
MAJ le 14 aot 2008,
www.travail.gouv.fr
ANNEXE Les documents remis aux salaris lors de son dpart
1. Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager