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Demarrer Avec OpenERP - Comptabilie
Demarrer Avec OpenERP - Comptabilie
GUIDE UTILISATEUR
Comptabilit & Gestion
financire
Version 2.0 (Mai 2009)
Version 2.0
Guide Utilisation
Guide Utilisation
INTRODUCTION
Petit mais complet, OpenERP vous permet de garder la maitrise des processus de votre
entreprise.
OpenERP vous offre toutes les fonctions d'un grand systme grce son puissant modle
objet qui permet de relier les actions de l'entreprise. OpenERP couvre la gestion clientle
(CRM), la gestion des approvisionnement et de la production (MRP), la gestion de projet et des
ressources
humaines
ainsi
que
la
comptabilit,
avec
adaptation
aux
spcificits
Camerounaises.
OpenERP possde un kernel lger et une structure modulaire, il est donc toujours possible
d'ajouter les fonctions adaptes aux processus de votre entreprise.
Dans OpenERP, toutes les fonctionnalits sont totalement intgres entre elles. Par exemple,
si un commercial cre un devis, il pourra automatiquement produire un bon de commande
partir du devis. Ensuite, le bon de commande gnrera automatiquement des factures, des
bons de livraisons/ordres de productions selon les prfrences clients. De mme, une facture
va gnrer automatiquement des critures comptables et la chane continue suivant les
modules installs.
La conception modulaire de OpenERP permet de grer finement les droits d'accs des
utilisateurs et de leur prsenter des menus simplifis, ne contenant que les commandes utiles.
Le module comptabilit permet de tenir la comptabilit analytique et financire de
l'entreprise. La plupart des entres comptables sont gnres automatiquement par le
systme partir des oprations tels que la cration des factures et les mouvements de stocks.
La comptabilit est gre en multi-devises.
Le prsent document a pour but de prsenter lutilisation de OpenERP pour la comptabilit et
la gestions financire.
DFINIR UN PARTENAIRE
Le fichier partenaire de Open ERP est disponible via le menu: Partenaires > Partenaires.
Guide Utilisation
Le premier onglet donne les informations de base sur le partenaire et ses diffrents contacts.
Seul le nom est obligatoire. Le titre du partenaire dsigne la fonction sociale de l'entreprise:
sarl, sa, eurl, asbl, etc. Vous pouvez dfinir vos propres titres grce au menu: Partenaires >
Definitions > Titres.
Le code du partenaire est souvent utilis pour donner un raccourci au partenaire. Ainsi,
lorsque vous recherchez un partenaire (par exemple, depuis un devis), il est parfois plus facile
de travailler par code que par nom. La recherche dans un champ rfrence vers un partenaire
se fait donc d'abord sur le champ code, si aucun partenaire n'est trouv la recherche continue
sur le champ 'Nom'.
La langue du partenaire permet de dfinir dans quelle langue les documents doivent tre
imprims pour ce partenaire.
La section suivante permet de dfinir les diffrents contacts pour ce partenaire. Chaque
contact possde ses propres informations de localisation et ses donnes de contact. Ceux-ci
peuvent tre de diffrents types: par dfaut, facturation, livraison, contact ou autre. Cela
permet,
par
exemple,lors
de
la
saisie
d'un
bon
de
commande,
de
slectionner
Guide Utilisation
Des informations supplmentaires sont renseignes dans le deuxime onglet, intitul 'Extra
Info'.
pouvez
cependant
rechercher
parmi
les
partenaires
dsactivs
en
spcifiant
explicitement lors de la recherche le critre "Active" No. Cette fonctionnalit de Open ERP
est trs intressante pour cacher des partenaires avec qui l'on ne travaille plus mais qui
doivent rester dans la base de donne car d'autres documents sont lis cette fiche (des
factures, bons de commande, ...). Cela sert galement de fonctionnalit d'archivage.
Open ERP est capable de grer les relations hirarchiques entre diffrents partenaires. Ainsi,
pour indiquer qu'un partenaire est une filiale, une franchise ou est simplement attach un
autre partenaire, compltez le champ socit mre. Cela permet de construire des relations
structures entre diffrents partenaires.
Guide Utilisation
Le champ note vous permet de saisir tout type d'informations informelles propos de ce
partenaire. Il n'y a aucune limite de taille sur les notes saisies. Enfin, en bas du deuxime
onglet se trouvent les diffrents comptes bancaires du partenaire.
C'est au sein de ce formulaire que les informations bancaires sur le partenaires sont rgles
pour ensuite insrer une facture ou un paiement.
LES CONTACTS
Les contacts peuvent tre saisis directement depuis la fiche partenaire dans le premier onglet.
Un partenaire peut avoir autant de contacts que ncessaire. Mais vous pouvez galement
accder votre carnet d'adresses directement par le menu: Partenaires > Contacts
Partenaires.
Toute modification ou cration faite dans ce formulaire est quivalente cette mme
opration faite directement depuis la fiche du partenaire associ ce contact. Dans Open ERP,
ce principe est appel gr par deux vues diffrentes du mme objet.
L'avantage de passer par ce menu est que la recherche d'un contact porte sur ses champs
directement: nom du partenaire, nom du contact, adresse, pays, code postal, ...
Guide Utilisation
Compte client : compte tiers client de la comptabilit gnrale, Compte fournisseur : compte
tiers fournisseur de la comptabilit gnrale, Mthode de livaison : mthode de livraison par
dfaut pour ce partenaire, Liste de prix d'achat : liste de prix par dfaut lors d'un achat un
fournisseur, Liste de prix de vente : liste de prix par dfaut lors d'une vente un client.
Si vous installez des modules supplmentaires, ceux-ci peuvent ajouter des proprits sur
chaque partenaire.
LA COMPTABILIT
Le module comptable de OpenERP couvre la comptabilit gnrale, analytique et budgtaire.
La comptabilit est gre en double-entre et multi-devises. Toute la comptabilit est tenue
dans une devise par dfaut (celle qui est dfinie dans la socit) mais chaque compte et/ou
transaction peut avoir une devise secondaire (celle dfinie dans le compte).
L'intgration avec les autres modules permet de diminuer le travail de la comptabilit car la
plupart des critures sont gnres par les ventes et les achats.
Les factures sont cres par les commandes (achats ou ventes) ou peuvent tre encodes
manuellement. Sur la base des commandes, OpenERP ne cre automatiquement que des
propositions de factures (= factures l'tat draft). Il faut donc l'intervention manuelle d'un
comptable pour valider une facture. Lorsqu'il clique sur le bouton 'Crer facture' d'une
proposition de facture, la facture est gnre et deviens 'active' dans la comptabilit.
Lors de sa cration, un numro de facture squentiel lui est donc attribu et les critures
comptables correspondantes sont gnres.
La phase suivante est de payer cette facture. Dans OpenERP, cela se fait en deux temps:
1.
2.
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Nom:
Indiquez ce que vous dsirez comme dsignation du compte.
Actif:
Vous pouvez dsactiver un compte, il ne sera alors plus visible dans le plan de compte, mais
pourra tre ractiv par la suite.
Type de Compte:
Les types de comptes dterminent les comptes utilisables pour chaque journal. Vous pouvez
ajouter de nouveaux types via le menu: Comptabilit et finances > Dfinitions > Plan
comptable financier > Types de compte.
Utilisez le type 'Vue' pour les comptes qui servent structurer le plan comptable et dans
lesquels il ne peut y avoir d'criture.
No de compte:
Le code du compte, il n'y a pas de limite sur le nombre de chiffres. Utilisez le code 0 pour tous
les comptes racines.
Devise:
La devise par dfaut, secondaire, de ce compte.
Report nouveau:
Dtermine comment traiter ce compte et ses critures lors de la clture de fin d'anne. Quatre
mthodes sont disponibles;
Solde: Seul le solde du compte est report nouveau lors du nouvel exercice (utilis
pour les comptes de bilan).
Aucun: Aucun solde n'est report (pour les comptes de charges et produits),
Non rconcili: Seule les critures non rconcilies sont reportes dans le nouvel
exercice comptable (utilis pour les comptes de tiers).
Rconciliation:
Dtermine si l'on peut faire des rconciliations d'critures sur ce compte.
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Guide Utilisation
Parents:
Dtermine quels sont les comptes parents, pour la structure du plan comptable.
Taxes par dfaut:
Quelles sont les taxes par dfaut utilises lors de ventes ou d'achats utilisant ce compte. Cela
permet de gnrer automatiquement les critures de taxes lors d'une facture ou d'une
criture manuelle.
Les comptes de crdit et de dbit par dfaut permettent de gnrer automatiquement les
contreparties des critures en mode saisie rapide dans un journal. Par exemple, dans un
journal de banque, il est bon de mettre le compte banque associ en compte de crdit et dbit
par dfaut ce qui vous vite de crer les contreparties chaque entre.
Un journal peut tre marqu comme centralisateur. Dans ce cas, les contreparties des entres
saisies ne seront plus propres chaque entre mais globales pour le journal et la priode
donne. Vous aurez donc une ligne de crdit et une ligne de dbit centralisatrice pour chaque
journal. C'est notamment le cas du journal d'ouverture.
Gestion des droits sur les journaux
Deux contrles peuvent tre implments sur les journaux dans Open ERP;
1. Contrle sur les comptes comptables
2. Contrle d'accs par rapport aux groupes d'utilisateurs.
En plus de ces contrles, vous pouvez bien sr appliquer les rgles standard de gestion des
droits de OpenERP.
Afin d'viter la saisie de mauvais comptes comptables dans les critures, vous pouvez placer
des conditions sur les comptes gnraux qui peuvent tre utiliss dans un journal donn. Pour
ce faire, il faut lister tous les comptes valides dans le deuxime onglet 'Entry Controls'. Si vous
n'encodez aucun compte, Open ERP n'applique aucun contrle sur les critures comptables. Si
vous listez les comptes qui peuvent tre utiliss dans un journal, OpenERP empche toute
criture qui utilise un compte non list. Cette vrification se fera au moment de la sauvegarde
de l'criture. Cette fonctionnalit est intressante pour limiter les erreurs de saisie. Ainsi, dans
un journal de banque vous pouvez limiter l'utilisation des comptes uniquement au compte de
cette banque et aux classes 1 5. Cela empche donc l'utilisateur de saisir des critures
errones pour ce journal.
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LE FLUX COMPTABLE/FACTURATION
A sa cration, une facture est l'tat brouillon et n'a aucune influence sur la comptabilit.
C'est lors de la validation (validation de la commande ou de la vente) que la facture passe au
status 'ouvert' et que l'criture comptable est gnre.
Lors de la saisie des relevs bancaires, la rconciliation (ou lettrage ) est lance entre les
factures et les paiements. C'est ce moment que la facture passe au statut pay.
Lors de la saisie d'une facture, il est prfrable de faire en sorte que toutes les lignes
contiennent un code de TVA, mme si il s'agt de prestations non-soumises. Cela permet
d'obtenir un dcompte TVA en ligne avec le chiffre d'affaire de la socit.
L'ordre de priorit de la TVA est le suivant: Partenaire / Produit / Compte. C'est--dire que le
taux de TVA du partenaire prime sur celui du produit qui prime sur celui du compte.
Guide Utilisation
Lors de la cration d'une facture, elle possde l'tat de brouillon, ce qui veut dire qu'elle n'a
aucune influence sur la comptabilit. Ce n'est que lorsque l'on valide cette dernire et qu'elle
passe au statut "ouvert", que l'criture comptable de la facture est gnre.
A intervalle rgulier, et indpendamment des factures, le comptable saisi les relevs bancaires
(manuellement ou via l'importation des fichiers V11 d'encaissements) et lance une
rconciliation (ou lettrage), soit automatique, soit manuellement, pour faire le lien entre les
factures et leurs paiements. C'est ce moment que la facture prend le statut de paye et
qu'elle n'apparatra plus dans la liste des factures ouvertes; l'criture de paiement est alors
gnre au niveau comptable.
Note : Etant donn que 90% des critures comptables sont lies aux factures dbiteurs et
cranciers, nous vous recommandons de passer par la cration d'une facture au lieu de
passer des critures comptables manuellement. Dans Open ERP, le traitement d'une facture
crancier et identique que pour une facture dbiteur.
Guide Utilisation
Si vous dsirez obtenir la liste des propositions de factures gnres par Open ERP, vous
pouvez utiliser le menu: Comptabilit et finances > Factures > Factures clients > Facture
brouillon. Idem pour le menu fournisseur pour les factures d'achat qui n'ont pas encore t
reues et valides.
Pour ajouter une nouvelle facture, il suffit de passer par le menu Finance/comptabilit >
Factures et remplir les champs suivants:
Type de facture: Facture client, Note de crdit client, Facture Fournisseur, Note de
crdit fournisseur
Compte de tiers: le compte tiers dans lequel seront gnrs les critures de contrepartie des critures de vente (compte de tiers). Ce champ est automatiquement
complt grce aux proprits d'une fiche partenaire.
Il suffit ensuite de rajouter les diffrentes lignes de la facture dans la partie du bas "Dtail
facture" en pressant sur le bouton "Ajout" => le formulaire suivant apparait :
Guide Utilisation
Description : ligne qui apparait sur la facture => vous pouvez sans autre crire un long
texte
Quantit
Banque du fournisseur
Prix unitaire
Si cette facture sera ensuite paye au moyen d'un fichier DTA, il convient de spcifier le statut
DTA "A payer". La facture sera donc ensuite disponible dans la liste des paiements faire
viaDTA.
Vous pouvez modifier la liste des taxe si le compte achat/vente n'a pas t paramtrer avec la
taxe ou si au contraire il faut supprimer la taxe mise par dfaut (exportation).
Les taxes sont automatiquement calcules et reportes sur le deuxime onglet de la facture
partir des taxes dfinies dans chaque ligne de facture. Pour calculer les taxes, vous pouvez
soit:
Crer la facture
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RELEV BANCAIRE
1. Comme nous l'avons vu dans le flux comptable, Open ERP traite de manire
indpendante la
l'entre des factures dbiteur et crancier et de l'autre la saisie des relevs bancaires.
Une facture sera considre comme paye lorsque le lien entre la facture et son
paiement aura t effectu
2. La premire tape consiste spcifier le journal sur lequel les critures bancaires
seront passes (il est prfrable d'avoir un journal par compte bancaire) et de prciser
le solde initial (normalement celui-ci est repris du relev prcdent) et le solde restant
sur le compte la fin du relev.
3. Utiliser le menu 'Finance/Comptabilit > Traitements priodique > Rconciliation
bancaire > Extraits par entres importes' et prenez le relev bancaire pour saisir
lignes par lignes les entres et sorties effectus sur le compte.
4.
5. Lors de la saisie, OpenERP cherche complter la ligne sur la base du nom du
partenaire. Losrque le montant total des lignes correspond au montant du solde final, il
est possible de confirmer le relev.
OpenERP Gnre alors les critures dans le journal de banque.
Guide Utilisation
6.
Date
Libell
libell de l'criture
Type
cette colonne est importante car elle permet de slectionner le bon compte de tiers (client
ou fournisseur) spcifi dans le partenaire
Partenai
re
Compte
compte tiers utilis pour la contrepartie => le compte automatiquement insr en fonction
du type de l'criture et du partenaire
Montant
RCONCILIATION
RCONCILIATION OU LETTRAGE
Nous avons maintenant d'un ct les factures et de l'autre les mouvements bancaires, il est
donc temps de faire pass les factures (achat et vente) du status 'Ouvert' au status 'Pay'.
La rconciliation peut tre effectue de 2 manires :
1.
2.
Mthode manuelle
Ces deux mthodes sont accessibles par le menu: Finance/comptabilit > Traitements
priodiques.
Guide Utilisation
Si ont laisse OpenERP gnrer les entres comptable depuis les achats et les ventes, alors,
lorsque vous cliquez sur l'action 'Payer la facture', l'criture du journal de achat (ou de vente)
et l'criture du journal de banque correspondante sont marques comme rconcilies.
En cas de saisie manuelle des critures directement dans le journal des ventes ou des achats,
il est ncessaire de saisir ensuite le relev bancaire et de rconcilier les critures.
Utiliser le menu 'Finance/Comptabilit > Traitements priodique > Rconciliation bancaire >
Extraits par entres importes' et prenez le relev bancaire pour saisir lignes par lignes les
entres et sorties effectus sur le compte.
Lors de la saisie, OpenERP cherche complter la ligne sur la base du nom du partenaire.
Losrque le montant total des lignes correspond au montant du solde final, il est possible de
confirmer
le
relev.
LA RCONCILIATION AUTOMATIQUE
Dans un premier temps, il faut choisir les comptes tiers que vous souhaitez rconcilier (parmi
la
liste
des
comptes
dont
la
coche
"rconciliation"
active).
Ensuite il convient de choisir une puissance. Celle-ci indique le nombre d'critures qui peuvent
tre rconcilies en mme temps. Ainsi, une puissance de 5 sera capable de rconcilier 3
factures
Plus
vous
avec
choisissez
une
2
puissance
leve,
paiements.
plus
le
temps
de
calcul
est
long.
Vous pouvez galement indiquer un montant d'ajustement qui permet de rconcilier des
critures mme si la somme des crdits n'est pas exactement gale la somme de dbits
(diffrence de change par exemple): la diffrence doit tre infrieure l'ajustement donn.
Les critures rconcilies ne peuvent plus tre modifies. Vous pouvez cependant enlever la
rconciliation grce l'outil du menu: Comptabilit et finances > Traitements priodiques >
Annulation des rconciliations.
Guide Utilisation
Conditions de paiement
Vous pouvez dfinir autant de conditions de paiement que ncessaire dans Open ERP. Les
conditions de paiement dfinissent les dates d'chance pour le paiement d'une facture. Pour
dfinir de nouvelle conditions de paiement, utilisez le menu: Comptabilit et finances >
Configuration > Conditions de paiement > Conditions de paiement.
Pour chaque ligne vous devez indiquer un nom. Celui-ci est donn titre informatif et n'a pas
d'effet sur le calcul des conditions. Le champ squence permet de dfinir dans quel ordre sont
values les rgles.
Le champ valeur permet de calculer le montant payer pour cette ligne:
Pourcent: La ligne correspond un pourcent du montant total, le facteur est donn par
la case 'Montant'. Celle-ci doit prendre une valeur entre 0.0 et 1.0.
Pensez bien mettre la dernire ligne de calcul 'solde', afin d'viter tout erreur d'arrondi.
Celle-ci doit avoir la squence la plus leve pour tre value en dernier.
Les deux derniers champs permettent de calculer le dlai de paiement pour cette ligne. Ce
dlai peut tre exprim en jours net ou en jours fin de mois. Par exemple, si vous indiquez 15
jours fin de mois, Open ERP ajoute 15 jours la date actuelle et demande le paiement la fin
du
mois
donn
par
cette
date
calcule.
Vous pouvez ensuite attribuer des conditions de paiement un partenaire grce aux
proprits de la fiche partenaire.
LES RAPPELS
Priodiquement cliquer sur le menu: Comptabilit et finances > Traitements priodiques >
Envoyer les relances. Une fentre apparat avec la liste des relances ffectuer. N'oubliez pas
d'imprimer le document PDF qui apparat l'cran car une fois le systme lanc, Open ERP a
enregistr les critures comme tant rappeles et le prochain rappel ne se fera que au
prochain niveau.
PAIEMENT PARTIEL
Guide Utilisation
Il n'existe pas encore une mthode pour permettre de diviser une facture pour d'enregistrer
un paiement partiel (un module est en cours de prparation -> Avril 2008).
En attendant, il faut saisir une criture dans le journal de banque et la laisser sans
rconciliation. Cette criture sera automatiquement porte sur le document de rappel.
LES ABONNEMENTS
Les abonnements
Pour les frais rcurrents tel que le loyer, Il est possible de dfinir des critures d'abonnement
dans Open ERP. Pour ce faire, chaque abonnement doit tre dfini via le menu:
Finance/Comptabilit > Ecritures > Ecritures d'abonnement.
Vous devez commencer par dfinir un modle qui va tre utilis pour gnrer les critures.
Aller dans le menu 'Finance/Comptabilit > Configuration > Modles > Dfinition des
modles'.
Vous devez complter les champs suivants;
1.
2.
3.
Priode et Priode Type: Dtermine l'cart entre chaque criture qui sera gnre dans
le temps,
4.
Le modle d'criture: doit tre une pice comptable valide (somme des crdits =
somme des dbits). Vous pouvez crer un nouveau modle d'criture ou rutiliser un
modle existant.
Dans le menu 'Finance/Comptabilit > Ecritures > Ecritures d'abonnement', crer un nouvel
abonnement. Aprs avoir indiqu les paramtres de priodicit et li cet abonnement son
modle.
Guide Utilisation
Lorsque votre abonnement est dfini, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton 'Calcul'. Open ERP
va alors gnrer automatiquement les dates de gnration des critures dans la section
'Lignes d'abonnement'.
A intervalle rgulier, il convient de lancer les critures priodiques en passant par le menu
'Finance/comptabilit > Traitements priodiques > Crer les entres d'abonnement'. Toutes les
critures priodiques dont la date est infrieure ou gale la date spcifie seront alors
comptabilises.
Ces critures vont apparatre dans le journal concern en mode brouillon.
Guide Utilisation
Lorsqu'une criture est complte, elle passe du statut 'Brouillon' au statut 'Valid' et de la
couleur rouge au noir.
Nota: Le calcul des montants de la TVA se fait en fonction des priodes dfinies lors de la
cration de l'exercice comptable. OpenERP utilise le champ 'Priode' de l'criture pour
l'attribuer cette dernire. Si vous encodez un paiment au dbut Avril, et que la TVA associe
doit tre prise en compte dans le premier trimestre de l'anne, alors il faut passer en mode
'full' et forcer manuellement la priode. Cela ne modifie pas la date du paiement, mais la
priode prise en compte pour le dcompte TVA.
Guide Utilisation
Guide Utilisation
L'opration de rconciliation est importante car elle permet de retirer la facture de la liste des
rappels.
La rconciliation partielle n'est pas encore possible dans OpenERP 4.2 mais sera probablement
incluse dans la version 4.4 (3me trimestre 2008). Il faut actuellement laisser les versements
comme non rconcili dans l'attente du montant global.
Guide Utilisation
Pour crer un fichier DTA de transfert des ordres de paiement votre banque, utiliser le menu
'Finance/Comptabilit > Payment > Payment Orders'.
1.
2.
Fixed date indique une seule date pour ffectuer tous les paiements
3.
Le tableau 'Cots facturer' montre l'volution par semaine des cots qui peuvent tre
facturs mais qui ne le sont pas encore.
Le tableau 'Crances ags' montre une volution dans le temps des dpenses
Guide Utilisation
dfinir de nouvelle conditions de paiement, utilisez le menu: 'Finance/Comptabilit >
Configuration > Conditions de paiement '.
Pour chaque ligne vous devez indiquer un nom. Celui-ci est donn titre informatif et n'a pas
d'effet sur le calcul des conditions. Le champ squence permet de dfinir dans quel ordre sont
values les rgles.
Le champ 'Calcul' permet de calculer le montant payer pour ce niveau de relance:
1.
Pourcent: La ligne correspond un pourcent du montant total, le facteur est donn par
la case 'Montant'. Celle-ci doit prendre une valeur entre 0.0 et 1.0.
2.
3.
Vous pouvez ensuite attribuer des conditions de paiement un partenaire grce aux
proprits de la fiche partenaire.
LES RAPPORTS
Les rapports
L'impression du Bilan, du comptes d'exploitation (P&P) et du grand-livre se fait directement
depuis le menu Finance/comptabilit > Plan comptable => il suffit de slectionner les
comptes souhaits et de slectionner le menu "Imprimer" et choisir le rapport souhait.
Le menu Finance/comptabilit > Rapports vous donne accs aux autres rapports:
LA CLOTRE
La clotre
OpenERP permet de clturer les priodes indpendamment de la clture annuelle.
Ces cltures de priodes permettent de figer les critures comptables un moment donn, en
particulier aprs un dcompte TVA. Ds que la priode est clture, il n'est plus possible de
saisir
d'critures
dessus.
Pour clturer une priode, il faut aller au menu Finance/comptabilit > Traitement de fin
d'anne
>
Clturer
une
priode
comptable.
>
Clturer
l'exercice
comptable.
Guide Utilisation
Spcifier l'exercice que vous souhaitez clturer ainsi que le nouveau (il faudra d'abord crer le
nouvel exercice et les priodes associes) ainsi que le libell que vous souhaitez donner aux
critures d'ouverture.
Vous devez galement spcifier le journal d'ouverture qui sera utilis => ce journal devra
imprativement tre un journal de type "centralisateur"
PAYER EN DEVISES
CONFIGURATION
Dans le menu 'Administration > Configuration > Base > Dfinir les devises' vrifier les
taux de changes.
Dans le menu 'Administration > Configuration > Compte > Modifier le plan de compte'
crer un compte de type 'Liquidits' de signe positif dont la devise est l'Euro.
Dans le menu 'Administration > Configuration > Compte > Ajouter un journal de
compte' crer un journal de type 'Caisse' avec comme compte de dbit et de crdit par
dfaut le compte cre ci-dessus. La devise est l'Euro
Dans le menu 'Produits > Listes de prix > Listes de prix' crer une liste de prix
(purchase) dont la devise est l'Euro
Dans le menu 'Produits > Produits', crer un produit et exprimer sont prix d'achat (prix
standard) en francs suisse.
EXECUTION
Dans le menu 'Gestion des achats > Commande d'achat' crer une commande de ce
produit chez ce fournisseur. Le montant et les documents sont gnrs avec la valeur en
Euro.
Utiliser le bouton de la barre de droite pour payer la facture. Le montant affich est
exprim en Euro et vous choisissez le journal en Euro. Le paiement choue avec un
message d'erreur 'Couldn't create move with currency different than the secondary
currency of the account'. En effet, le compte '4200 - Achats de marchandises' n'est pas
exprim en Euro. Il faut donc passer par la rconciliation bancaire pour marquer cette
facture comme paye.
Dans le menu 'Administration > Configuration > Base > Dfinir les devises' modifier le
taux de change.
Dans le menu 'Finance/Comptabilit > Ecritures > Extraits' crer un extrait bancaire
pour le journal de banque en Euro.
Dans l'onglet 'Encoder entre' cliquer sur l'icne 'Create a new entry'. Inscrivez le
libell, choississez le type 'Fournisseur'. Dans le champ 'Partenaire' inscrivez le nom du
Guide Utilisation
fournuisseur. OpenERP complte la ligne avec le compte de contre partie et le montant
rconcilier. Corriger donc ce montant si ncessaire.
Dans le champ 'Rconcilier' utiliser la touche 'F1' de votre clavier pour ouvrir le popup
de rconciliation.
Dans le popup de rconciliation, cliquer sur le bouton 'Calculer' pour faire apparatre la
balance.
Dans le popup de rconciliation, cliquer sur l'icne 'Create a new entry' du menu WriteOff et slectionner le compte 'Pertes de change...' pour inscrire la diffrence. Effectuer
une nouvelle fois le calcul, si la balance est zro, vous pouvez valider.
Dans l'extrait de compte, utiliser le bouton 'Calculer' pour afficher le solde final, vrifier
avec votre bordereau bancaire et inscrivez ce montant dans le champ 'Solde final'.
Confirmer le relev.
De fournisseur stock
De stock sous-traitant
De sous-traitant stock
De stock client
De client rparation
....
Cette mthode facilite la traceabilit des produits lors de la gestion de stock en consignation
ou de retour de marchandise.
Guide Utilisation
Input
3.
Quantit disponible (ce qui est physiquement dans l'entreprise valoris en compta)
Guide Utilisation
Stock disponible (ce qui est dans l'entreprise - ce qui est en commande)
Stock virtuel (ce qui est dans l'entreprise + ce qui est en commande ce qui est vendu
mais en attente de livraison)
Si le produit est en mode MTS (sur stock), alors les quantits actuellement en
commande par des clients sont ignores. Seul le niveau de stock est dterminant pour la
gnration des propositions d'achat.
L'heure
Dans la dfinition de l'unit de mesure, le champ 'Facteur' exprime le nombre d'unit de stock
obtenue lors de l'approvisionnement d'une unit d'achat.
Dans l'exemple ci-dessus, l'unit par dfaut est l'heure. Cette unit n'est pas divisible
(Prcision d'arrondi = 1), le facteur est de 8x (car il y a 8 heures dans une journe de travail).
Sur la fiche produit, vous pouvez dfinir des units de mesure par dfaut l'achat et la
vente/gestion de stock. Si vous achetez une unit du produit (1 jours) vous aurez 8 heures en
stock.
Guide Utilisation
Nota: Les prix sont TOUJOURS des prix exprims par rapport l'unit de base, l'unit d'achat
est la journe, mais le prix indiquer sur la fiche produit est le prix l'heure.
Ces dfinitions sont uniquement des valeurs par dfaut car vous pouvez changer d'unit au
moment de l'utilisation du produit.
Les frais de transport
Installer le module 'delivery' qui va permettre d'ajouter une position transport pour les
factures.
Le transport correspond un produit de type service. Aller dans le menu 'Products > Products'
et crez un produit 'Livraison client'. Ce produit est du type 'Service'.
Pour crer ce produit, vous devez galement saisir une catgorie et ajouter les taxes (TVA
achat et vente) . Laissez les prix lists et standards 1.
Aller dans le menu 'Inventory Control > Configuration > Delivery'. Crez une 'Delivery Method'
et deux 'Delivery Pricelist'.
L'onglet 'Destination' permet de dfinir une zone gographique de validit pour une liste de
prix, par exemple dans un pays, une zone gographique ou un range de NPA.
Guide Utilisation
Les listes de prix dans OpenERP permettent d'encoder les prix de vente et d'achat d'un
produit selon diffrentes conditions comme la priode, la quantit commande, le type de
produit, etc.
Les types de prix
Par dfaut, OpenERP fonctionne avec 2 types de prix, le prix list et le prix standard.
Le prix list est le prix utilis comme base de calcul pour les listes de prix.
Il est possible de rajouter un type prix en utilisant le menu 'Produits > Configuration > Type de
prix'. Par exemple un prix bas sur le volume du produit.
Type de tarif
Liste de prix
Version de
liste
Rgles
Une version de liste de prix est constitue d'un ensemble de rgles qui s'appliquent sur les
prix des produits durant une priode donne.
Les listes de prix sont ensuite relis des partenaires .
Lors d'une mme commande Open ERP value alors les rgles par priorit afin de slectionner
laquelle il doit appliquer pour le calcul du prix demand. Si plusieurs rgles sont applicables,
seule la premire est calcule.
L'ordre d'application des rgles est donn par le champ 'Priorit', de la priorit la plus faible
la plus leve.
Dans chaque liste de prix, il doit exister une rgle par dfaut, qui va donner le prix au cas ou
aucune rgle n'est satisfaite.
Comptabilit & Gestion financire
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Guide Utilisation
Crer une nouvelle liste de prix 'Special sale'
Ceci cre une rgle dans laquelle le prix est gal au volume augment d'une taxe de base de
8.Si le volume est de 32 litres, alors le prix unitaire est de 40.-
La priorit est de 4, cela indique que cette rgle sera prise en compte avant la rgle par
dfaut (priorit 5)
La mthode d'arrondi vous permet de spcifier des prix arrondis 5 centimes (0.05)
Le premier champ indique donc une ristourne. Indiquez par exemple 0.20 pour une ristourne
de 20% par rapport au prix de base. Si votre prix est bas sur le cot standard vous pouvez
indiquer -0.15 pour faire 15% de bnfice sur le prix de vente par rapport au cot standard.
Ensuite, vous avez la possibilit de donner une mthode d'arrondi. Le calcul de l'arrondi se fait
au nombre le plus proche. Par exemple, si vous indiquez 0.05 dans cette case, un prix de
45.66 sera arrondi 45.65.
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Guide Utilisation
Les marges minimum et maximum permettent de garantir une marge donne par rapport au
prix de base. Ainsi, une marge de 10 EUR permet de vrifier que la ristourne ne descend pas
en dessous de 10 EUR de marge.
Une fois la liste de prix dfinie, vous pouvez l'attribuer un partenaire. Pour ce faire,
slectionnez un partenaire et cliquez sur l'icne 'Proprits'.
ATTENTION, il faut saisir le Nb d'unit AVANT de choisir le produit, pour rapatrier le bon prix.
Multi devises
Chaque liste de prix est exprime dans une seule devise. Si votre entreprise vend ses produits
dans plusieurs devises, il faut crer autant de listes de prix que de devises concernes.
Seulement, les tarifs d'une liste de prix peuvent dpendre d'une autre liste, ce qui vite de
redfinir toutes les conditions de chaque produit. Ainsi la liste de prix en EUR peut tre base
sur la liste de prix en CHF. Ainsi, toute modification de la liste de prix en CHF sera rpercut
sur la liste en EUR, cette dernire ne fait que la conversion selon le cours indiqu.
Si notre socit de ngoce dsire lancer un catalogue produits dans une nouvelle devise,
plusieurs solutions s'offrent alors:
1.
Encoder les prix dans une nouvelle liste de prix indpendante et tenir jour les listes
dans deux devises sparment.
2.
Crer un champ sur la fiche produit pour cette nouvelle devise et faire dpendre la
nouvelle liste sur ce champ. Les prix sont alors maintenus sparment mais au niveau de la
fiche produit.
3.
Crer une nouvelle liste de prix pour la seconde devise et faire dpendre cette liste sur
une autre liste de prix ou un prix produit. La conversion des devises se fait alors
automatiquement au dernier taux en vigueur.
Guide Utilisation
CONCLUSION
Ce manuel a prsent la gestion comptable et financire de OpenERP. Dans la mme
collection, vous trouverez des documents qui traitent des diffrents domaines couverts par
OpenERP, savoir la facturation et la gestion des approvisionnement et la production.