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GUIDEDESPROCEDURES

DELA

SocitNationaledeDveloppement Informatique(S.N.D.I.)

Novembre2006

SOMMAIRE

I Introduction .5 II Prsentation de la SNDI .... 6

III Organisation et Fonctionnement de la SNDI .... 7 III.1 Le Conseil dAdministration ........ 9 III.2 La Direction Gnrale .......10 III.3 Les Conseillers Techniques ....11 III.4 Le Charg de Mission ..........13 III.5 Les Directions .............13 1. Direction de lAdministration et de la Logistique ........13 2. Direction Financire et Comptable ..46 3. Direction Commerciale et Marketing ...100 4. Direction des Etudes, du Dveloppement et de la Formation .107 5. Direction de lExploitation ...113 IV Conclusion .............................................................117

GLOSSAIRE

Le CA Le PCA La DG Le DG Le CT1

: Le Conseil dAdministration : Le Prsident du Conseil dAdministration : La Direction Gnrale : Le Directeur Gnral : Le Conseiller Technique charg du suivi des affaires Administratives et Juridiques, Financires, Commerciales et Marketing : Le Conseiller Technique charg du suivi de lExploitation, des Etudes et du Dveloppement : La Direction Financire et Comptable
: Le Directeur Financier et Comptable : La Direction de lAdministration et de la Logistique : Le Directeur de lAdministration et de la Logistique

Le CT2

La DFC Le DFC La DAL Le DAL La DEDF Le DEDF La DEX Le DEX La DCM

: La Direction des Etudes, du Dveloppement et de la Formation : Le Directeur des Etudes, du Dveloppement et de la Formation : La Direction de lExploitation : Le Directeur de lExploitation : La Direction Commerciale et Marketing

Le DCM Le CM Le Dpt. AAJ Le Dpt. Logist. Le Dpt. FCB Le Dpt. Cpta. Le Dpt. Com. Le Dpt. MC Le Dpt. C.O

: Le Directeur Commercial et Marketing : Le Charg de Mission : Le Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques : Le Dpartement de la Logistique : Le Dpartement Finance et Contrle Budgtaire : Le Dpartement Comptabilit : Le Dpartement Commercial : Le Dpartement Marketing et Communication : Le Dpartement Conseil et Organisation

Le Dpt. D. NTIC : Le Dpartement Dveloppement et NTIC Le Dpt. Format. : Le Dpartement Formation Le Dpt. DBA Le Dpt. SM Le Dpt. R.T S NDI : Le Dpartement Administration des Bases de Donnes : Le Dpartement Systmes et Maintenance : Le Dpartement Rseau et Tlcommunications : Socit Nationale de Dveloppement Informatique

MDPMEF

: Ministre Dlgu auprs du Premier Ministre charg de lEconomie et des Finances : Nouvelles Technologies de lInformation et de la Communication

NTIC

I INTRODUCTION

Le 18 septembre 2006 sest tenue une runion lchelle du Ministre Dlgu auprs du Premier Ministre charg de lEconomie et des Finances (MDPMEF) sous la prsidence du Ministre portant sur la ncessit dun guide de procdures du fonctionnement aussi bien au sein des services de lAdministration Centrale que des Etablissements Publics et des Socits dEtat sous sa tutelle. A lissue de cette rencontre exploratoire, le Ministre a instruit ses collaborateurs Directeurs Gnraux et Directeurs Centraux de doter leurs structures dun Guide de Procdures qui dcline chronologiquement le fonctionnement des services un tel document pouvant servir aussi bien informer les usagers qu contrler lexactitude du travail de chacun des acteurs. Le prsent Guide de Procdures suivants : est labor pour satisfaire les objectifs

permettre aux agents de la SNDI davoir une vue densemble sur lexcution des tches qui les attendent mettre la disposition des agents un outil de travail qui leur donne une large vue sur les tches excutes dans tous les autres compartiments de la socit afin dviter le cloisonnement et la sclrose

permettre aux tiers de comprendre le mcanisme de fonctionnement des services de la SNDI pour la fourniture des prestations

favoriser la transparence en exposant, au vu de tous, les procdures en usage la SNDI

offrir une grande ractivit pour satisfaire les tiers travers les outils des Technologies de lInformation et de la Communication.

II PRESENTATION DE LA SNDI

La SNDI est une socit dEtat de droit priv dont le rle est deffectuer dans le domaine informatique des prestations de gestion, de conseil et de formation ladresse de lEtat, de ses ramifications et du secteur priv. Place sous la tutelle du Ministre Dlgu auprs du Premier Ministre charg de lEconomie et des Finances, la SNDI a son sige social Abidjan, Cit Financire, au 4 tage de limmeuble du Trsor. Elle dispose dinfrastructures techniques de trs haute technologie et des ressources humaines au nombre de 171 personnes. Elle a t cre par le dcret n99220 du 10 mars 1999 qui lui confre les attributions suivantes : 1. Au titre de ses activits de gestion, la socit assure, la demande de lEtat : la gestion administrative des matriels informatiques des services de lEtat, qui cet effet, sont inscrits pour mmoire dans un inventaire tenu par la socit la gestion dun observatoire national, travers la mise en uvre dun plan informatique

2. Au titre de ses activits de conseil, la socit, la demande des services de lEtat, des communes, des entreprises publiques ou de tous autres tiers : effectue des tudes de projets et de schmas directeurs, des tudes de marchs informatiques et de budgtisation de la dpense informatique exploite et contrle pour leur compte lexcution de projets dinvestissements informatiques en qualit de matre duvre exploite les applications informatiques concourt la mise niveau technologique et la promotion de la recherche met en place des services tlmatiques dchanges dinformations stratgiques nationales donne un appui leurs personnels et leurs services dans lutilisation des techniques informatiques avances

3. Au titre de ses activits de formation, la socit met en uvre des programmes de formation.

III ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

ORGANISATION DE LA SNDI

Pour assumer ses missions, la SNDI est structure en quatre niveaux hirarchiques de base :

Niveau 1 : Niveau 2 : Niveau 3 : Niveau 4 :

Le Conseil dAdministration La Direction Gnrale Les Directions oprationnelles Les Dpartements

La composition et le rle de ces niveaux hirarchiques sont dcrits dans la partie concernant le fonctionnement de la socit.

Lorganigramme cidessous est une illustration de lorganisation en vigueur la date de rdaction du prsent guide des procdures (Octobre 2006).

Conseil dAdministration

DG CT1 CT2 CM

DAL

DFC

DCM

DEDF

DEX

Dpt AAJ

Dpt Logist. .

Dpt FCB

Dpt Cpta.

Dpt Com.

Dpt MC

Dpt C.O

Dpt D.NTIC

Dpt For mat.

Dpt DBA

Dpt SM

Dpt R.T

Lgende:cf.glossairepage 3

octobre2006

FONCTIONNEMENT DE LA SNDI

Le cadre juridique et administratif du fonctionnement de la SNDI est dfini par son dcret de cration. Par ailleurs, ladministration et la gestion sont confies respectivement au Conseil dAdministration et la Direction Gnrale.

III1 Le Conseil dAdministration

Le Conseil dAdministration comprend : Un reprsentant du Premier Ministre Deux reprsentants du ministre dlgu auprs du Premier Ministre charg de lEconomie et des Finances Un reprsentant du ministre de la Fonction Publique et de lEmploi Un reprsentant du ministre des Infrastructures Economiques Un reprsentant du ministre du commerce Un reprsentant du ministre de lEnseignement Technique et de la Formation Professionnelle Un reprsentant du ministre de lIndustrie et de Dveloppement du Secteur Priv.

Les membres du Conseil dAdministration sont nomms par dcret sur rapport conjoint des ministres reprsents au dit conseil. Le Conseil dAdministration exerce, de faon continue, son autorit et son contrle sur les activits de la socit. Il exerce ses attributions dans le respect de celles expressment rserves lautorit de tutelle ou au Directeur Gnral, par les dispositions lgislatives et rglementaires en vigueur et par celles de larticle 6 du dcret de cration ou par les statuts. Sans prjudice de lexercice de ses attributions propres, telles que dfinies par les dispositions lgislatives et rglementaires en vigueur et par le dcret susvis, le Conseil dAdministration exerce les attributions ciaprs quil ne peut dlguer :

1. il dtermine la politique gnrale de la socit 2. il arrte le projet de budget de lexercice venir et vrifie priodiquement que le budget de lexercice en cours sexcute en quilibre 3. il autorise le Directeur Gnral signer le contrat de programme pluriannuel et veille son excution 4. il autorise dans le respect du budget de la socit pour lexercice considr, les investissements dun montant suprieur un seuil quil fixe 5. il autorise le recrutement de tout personnel dencadrement relevant dun statut de droit priv.

III2 La Direction Gnrale La Direction Gnrale de la socit est assure par un Directeur Gnral, nomm par le Conseil dAdministration. Le Directeur Gnral est une personne physique distincte du Prsident du Conseil dAdministration. Toutefois, le Conseil peut confier la Direction Gnrale son Prsident, pour une dure dtermine, dans les seuls cas prvus larticle 23 alina 3 de la loi n97 519 du 4 septembre 1997. Le Directeur Gnral veille la mise en uvre, par la socit, des dlibrations du Conseil dAdministration. Il est charg de la gestion courante de la socit. Il dfinit et soumet lapprobation du Conseil, la stratgie de dveloppement de la socit. Il assure la coordination et la cohsion de lensemble des activits des diffrents services de la socit et, le cas chant, de ses filiales. Le Directeur Gnral reprsente la socit dans ses rapports avec les tiers. Il exerce son autorit sur lensemble du personnel et des services. Pour raliser et russir la mission confie par le Conseil dAdministration, le Directeur Gnral sentoure des comptences ncessaires.

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III3 Les Conseillers Techniques

La spcificit des missions de la SNDI a amen le Directeur Gnral sattacher les services de deux Conseillers Techniques, expriments, savoir : le Conseiller Technique charg de lorganisation, des oprations relatives aux directions suivantes : DAL, DFC et DCM le Conseiller Technique charg des oprations relatives aux directions suivantes : DEDF et DEX.

Les attributions des Conseillers Techniques Ils suivent pour le compte du Directeur Gnral les activits qui couvrent les domaines suivants : 1 Pour le Conseiller Technique charg de lorganisation, des oprations financires et comptables la vrification du contenu des contrats afin de sassurer de leur conformit (fond et forme) la vrification du chronogramme dexcution des projets afin de faire respecter les dlais le contrle de qualit des travaux effectus le conseil et lassistance des Directeurs oprationnels pour la prise de dcision.

Pour le Conseiller Technique charg des tudes et de lexploitation la prparation des projets le suivi du portefeuille technique dexploitation afin de proposer de nouvelles orientations le conseil et lassistance des Directeurs oprationnels pour la prise de dcision.

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Les mthodes dintervention des Conseillers Techniques Lintervention du Conseiller Technique dans le traitement des dossiers dans son champ de comptence peut se faire de diffrentes manires : i) un dossier, provenant dune Direction oprationnelle de la SNDI ou de services extrieurs, lui est imput par le Directeur Gnral pour avis. Dans ce cas, le Conseiller Technique traite le dossier en runissant toutes les informations fiables lui permettant de donner un avis motiv au Directeur Gnral travers une note ou oralement Le Directeur Gnral peut confier une mission ponctuelle au Conseiller Technique, mission qui doit tre sanctionne par un rapport sur un sujet prcis. Cette mission peut se situer Abidjan, lintrieur du pays ou lextrieur de la Cte dIvoire Le Directeur Gnral peut associer le Conseiller Technique un Comit constitu de plusieurs responsables du Comit de Direction pour rflchir et donner un avis sur un sujet donn Le Conseiller Technique peut reprsenter le Directeur Gnral des runions ou toute autre crmonie laquelle son calendrier ne lui permet pas de participer en personne.

ii)

iii)

iv)

La Mission dassistance et dappui des Conseillers Techniques auprs des Directions oprationnelles de la SNDI Le Directeur Gnral, (sans lavoir matrialis par une note administrative) a confi aux Conseillers Techniques une mission spcifique qui consiste appuyer et assister les Directions Oprationnelles. Il sagit de travailler en troite collaboration avec les Directeurs en identifiant les dysfonctionnements ventuels et en prconisant des recommandations qui puissent permettre de les corriger. Sur cette base, lessentiel du travail du Conseiller Technique doit porter sur : . lorganisation mise en place . les ressources humaines . les moyens gnraux, etc Chaque trimestre, le Conseiller Technique rdige un rapport dans lequel il fait les recommandations en vue de lamlioration de la qualit du service. Le projet de rapport est discut au pralable avec le Directeur concern pour recueillir son avis. Le rapport dfinitif est ensuite transmis au Directeur Gnral.

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III4 Le Charg de Mission Pour assister la Direction Gnrale dans ses activits, un Charg de Mission a t nomm. Son rle consiste : excuter pour le compte du Directeur Gnral des missions particulires reprsenter le Directeur Gnral des manifestations caractre social.

III5 Les Directions Lorganigramme actuel de la SNDI prsente cinq directions oprationnelles, savoir : la Direction de lAdministration et de la Logistique (DAL) la Direction Financire et Comptable (DFC) la Direction Commerciale et Marketing (DCM) la Direction des Etudes, du Dveloppement et de la Formation (DEDF) la Direction de lExploitation (DEX)

Les attributions des Directions 1 Direction de lAdministration et de la Logistique (DAL) La DAL est charge exclusivement de grer les aspects administratif et logistique de la SNDI, dassister le Directeur Gnral dans la prise de dcision aux fins de maintenir dexcellentes relations entre la Socit et tous ses partenaires. Cette direction comporte deux dpartements, savoir : le Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques (Dpt. AAJ) le Dpartement Logistique (Dpt. Logist.). A/Au titre de laspect Administration et des Affaires Juridiques Volet Administration Ladministration la SNDI couvre la gestion des Ressources Humaines et toute autre charge administrative. Pour ce qui est des missions, deux cas sont pris en compte : mission lextrieur du pays, mission lintrieur du territoire.

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CYCLE DES MISSIONS 1. Mission lextrieur du pays (1) Une mission est commandite par le Directeur Gnral. (2) La DAL remplit lordre de mission en trois exemplaires : 1 pour le bnficiaire, 1 pour la DFC et 1 pour les archives. (3) La DAL fait tablir les titres de voyages, les rservations de place et les dmarches pour le visa. (4) Si ncessaire, le bnficiaire entreprend les dmarches pour lobtention des visas. (5) Le bnficiaire peroit la DFC ses frais de mission. (6) De retour de mission, le bnficiaire doit remettre la DAL les souches des billets davion et lordre de mission dment cachet par les services de postes de frontires des pays visits. Un rapport de mission est produit et remis la hirarchie qui le diffuse dans lintervalle dune semaine 2. Mission lintrieur du pays (1) Le demandeur formule une demande de mission en deux exemplaires : 1 pour la DAL et 1 pour ses archives. (2) La DAL remplit lordre de mission en trois exemplaires : 1 pour le demandeur, 1 pour la DFC et 1 pour ses archives. (3) Le demandeur reoit lexemplaire de lordre de mission : quil remet lagent qui va excuter la mission. (4) Lagent rcupre son ordre de mission, peroit les frais de mission, excute la mission, fait cacheter lordre de mission par les autorits administratives du lieu de mission. De retour de mission, il remettra sa hirarchie cet ordre de mission dment cachet. (5) La hirarchie examine lordre de mission pour contrle et le retourne la DAL. (6) La DAL vrifie les diffrents cachets et archive lordre de mission. Un rapport de mission est produit et remis la hirarchie qui le diffuse dans lintervalle dune semaine

CODIFICATION DES DEMANDEURS Identifiant : XX AA MM JJ NN DAL DFC DEDF DEX DCM DG PCA = = = = = = = DL DF DD DX DC DG PC

XX = initiale de la direction AA MM JJ NN = = = = anne mois jour n dordre

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Tableau du processus des missions DEMANDEUR DAL AGENT

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Pour ce qui est de la gestion du service courrier, il sagit des oprations classiques de rception et denvoi des correspondances ou tout autre document en relation avec les activits de la SNDI. Les courses administratives ou relatives aux oprations bancaires sont effectues dans ce cadre. Des agents sont affects ces tches sous la supervision dun responsable qui, luimme, est sous lautorit du Chef de Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques.

Volet Juridique Lactivit du Dpart. AAJ consiste : + rdiger les conventions et contrats avec les tiers + suivre ltat dexcution de ces conventions et contrats + grer les dossiers de contentieux.
CYCLE DES CONVENTIONS ET CONTRATS Convention et Contrat Le contrat ou la convention est rdig (e) par la Direction de lAdministration et de la Logistique en collaboration avec la Direction Commerciale et Marketing et soumis au contrle du CT1, puis est achemin au Directeur Gnral pour avis et observations. Le contrat ou la convention est sign (e) par le client et le Directeur Gnral de la SNDI. Il est tabli en plusieurs exemplaires rpartis comme suit : Un exemplaire la Direction Commerciale et Marketing Un deuxime original la Direction Financire et Comptable Un exemplaire la Direction des Etudes, du Dveloppement et de la Formation Un exemplaire la Direction de lExploitation Un exemplaire la Direction Gnrale Un premier original au client Un exemplaire la Direction de lAdministration et de la Logistique Un exemplaire au CT1.

Les conventions ou les contrats sont numrots de faon squentielle sur l'exercice au cours duquel ils ont t signs. Dnonciation : elle intervient aprs avis du Comit de Direction et est dclenche par le service juridique.

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Concernant ce volet, le Dpt. AAJ est charg de : + grer les dossiers de recrutement et de suivi du personnel + grer les stages + effectuer la paie des employs + initier et suivre les actions sociales + grer les assurances. Les activits sont dcrites par cycle dans les tableaux ciaprs :

CYCLE DU PERSONNEL GENERALITES 1. Dfinition Le cycle du personnel regroupe l'ensemble des activits lies la gestion des ressources humaines de la socit. Le personnel de la socit se compose : Des agents permanents recruts la SNDI Des contractuels recruts la SNDI.

2. Activits du cycle du personnel Le cycle du personnel intgre les activits suivantes : Entres et sorties des travailleurs Encadrement, valuation et congs Paie et dclarations administratives Gestion de lassurance maladie Traitement comptable.

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CYCLE DU PERSONNEL GENERALITES 3. Services concerns Les services intervenant dans la ralisation complte de ce cycle sont les suivants : Direction Gnrale Direction de lAdministration et de la Logistique Direction Financire et Comptable Direction des Etudes, du Dveloppement et de la Formation Direction de lExploitation Direction Commerciale et Marketing.

4. Personnes intervenant dans le cycle Les personnes directement concernes par ce cycle sont : Le Directeur Gnral Le Directeur de lAdministration et de la Logistique Le Directeur Financier et Comptable Le Chef de Dpartement Finance et Contrle Budgtaire Le Chef de Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques Le Chef de Dpartement Comptabilit.

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CYCLE DU PERSONNEL ENTREE ET SORTIE 1. Dfinition On entend par entre du personnel, le recrutement d'un agent titre permanent ou temporaire. La sortie sanctionne la fin du contrat de travail qui lie la socit au travailleur, quel que soit le mode de la rupture, qui peut tre la dmission, le licenciement, le dpart la retraite ou le dcs. 2. Entre du travailleur 2.1. Conditions de fond Tout recrutement obit, en principe, un besoin exprim par un service de la socit. Les recrutements doivent dans la mesure du possible tre prvus au budget sinon la Direction Financire et Comptable se chargera de rechercher les ressources additionnelles engendres par ces recrutements afin d'assurer l'quilibre financier. 2.2. Conditions de forme Toute demande de ressources humaines doit tre formule par crit et adresse la Direction de lAdministration et de la Logistique par les directions oprationnelles. La demande doit tre suffisamment motive et prcise en ce qui concerne ses caractristiques et le profil du poste. Aprs analyse, et dans le cadre d'une dcision d'embauche, le recrutement peut tre direct ou confi un cabinet spcialis. Cette dernire solution est recommande dans le cas du recrutement d'un cadre. Le cabinet de placement reoit les dossiers des cadres, les dpouille et retient les candidats (5 au plus) rpondant aux critres de slection l'issue des tests de slection. Le cabinet de placement transmet ensuite les rsultats des tests la Direction Gnrale qui effectue une valuation des candidats, procde au choix dfinitif en collaboration avec le ou les suprieurs hirarchiques directs du postulant. Les rsultats dfinitifs sont transmis la DAL pour l'embauche directe du candidat. Le poste vacant peut tre galement pourvu par promotion interne dun employ. 2.3. Contrat dure dtermine Lorsque la socit dcide de recruter un candidat pour un besoin ponctuel, elle lui dlivre un contrat prcisant la dfinition de l'emploi concern, les conditions lies cet emploi et la priode de validit de loffre. Une copie de ce document doit tre imprativement signe par le candidat et retourne au service des ressources humaines.

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CYCLEDUPERSONNEL ENTREEETSORTIE 2.4. Contrat de travail et priode d'essai Toute embauche dfinitive est prcde dune priode d'essai d'une dure d'un trois mois. Cette priode est renouvelable si ncessaire. En consquence, le contrat de travail prcisant l'tendue de cette priode doit tre sign avant la prise de fonction du travailleur. En cas de renouvellement de la priode d'essai, le travailleur devra tre inform, par crit, au plus tard le dernier jour de la fin de la premire priode. Au terme de la priode d'essai, la socit informe le travailleur, par crit de sa dcision de l'engager dfinitivement ou non. Le refus d'embauche doit tre notifi au plus tard le dernier jour de la priode d'essai. Dans le cas d'embauche de cadre, la priode d'essai est de 3 mois, renouvelable une fois, soit six mois. Une lettre d'engagement est rdige cet effet.

2.5. Dossier du personnel Toute dcision d'embauche ncessite l'ouverture d'un dossier du personnel au nom du recrut. Ce dossier comprend : Un curriculum vitae Les informations concernant son identit Les informations lies la rmunration La lettre d'engagement.

Ces dossiers doivent tre tenus par le Dpt. AAJ. Ils font l'objet d'un rangement par ordre alphabtique et par Direction.

2.6 Dclarations administratives Toute embauche ou dpart de la socit doit faire l'objet de dclaration la CNPS, dans un dlai d'un mois. De plus, l'embauche d'un tranger est soumise lautorisation pralable du Ministre de la Fonction Publique, de lEmploi et de la Rforme Administrative. Llaboration de ces dclarations est du ressort du Directeur de lAdministration et de la Logistique.

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CYCLEDUPERSONNEL ENTREE ET SORTIE 3. Sortie du travailleur Elle se fait par dmission, licenciement, dcs, dpart anticip ou dpart la retraite. 3.1. Dmission et licenciement La dmission et le licenciement sont deux cas de rupture du contrat de travail. La dmission se dfinit comme une dcision unilatrale du travailleur de mettre fin au contrat de travail. Quant au licenciement, c'est la dcision de l'employeur de rompre son engagement contractuel l'gard du salari. Le licenciement intervient la suite d'un manquement au rglement intrieur ou aux engagements contractuels. Ces deux cas de rupture du contrat de travail doivent tre notifis par crit. La lettre de dmission ou de licenciement est archive dans le dossier du travailleur. La priode de pravis intervient compter du jour de la notification de la dcision de rompre le contrat de travail. Son excution est dfinie par les dispositions lgales en vigueur. Cependant, la socit peut dcider de verser une indemnit compensatrice de pravis au travailleur et mettre un terme au contrat immdiatement. Cette dcision incombe au Directeur Gnral, sauf dlgation expresse donne une autre personne. Dans tous les cas, le travailleur bnficie globalement du tiers de la dure du pravis pour la recherche d'un nouvel emploi.

3.2. Dpart la retraite Au dbut de chaque anne, le chef du service du personnel dresse la liste des personnes qui doivent aller la retraite au cours de l'anne. Le dpart la retraite se fait 55 ans. Il peut tre recul dun an par enfant charge selon la rglementation relative aux allocations familiales avec un maximum de 3 ans.

3.3. Retraite anticipe ou dpart ngoci L'employeur accorde cette retraite en gnral l'employ qui n'est plus en capacit d'exercer. Il a la possibilit de bnficier de sa pension la date de sa retraite. La retraite anticipe peut galement tre lobjet dun compromis entre lemploy et lemployeur dans le cadre dune restructuration de lentreprise.

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CYCLEDUPERSONNEL ENTREE ET SORTIE 3.4. Indemnit de fin de carrire Lors du dpart la retraite, une indemnit spciale dite de fin de carrire est verse au travailleur par son employeur. Cette indemnit est calcule sur les mmes bases et suivant les mmes rgles que lindemnit de licenciement. Le montant total de cette indemnit ne peut excder 25 fois le salaire minimum interprofessionnel garanti calcul sur une base annuelle de 2080 H.

3.5. Dcs Le dcs du travailleur met fin au contrat de travail. Le salaire de prsence, lallocation de cong et les indemnits de toute nature acquis la date du dcs reviennent ses ayants droit. Si le travailleur comptait au jour du dcs une anne au moins danciennet dans lentreprise ou sil remplissait les conditions de dpart la retraite, la SNDI est tenue de verser aux ayants droit une indemnit dun montant quivalent lindemnit due. Ne peuvent prtendre cette indemnit que les ayants droit en ligne directe qui taient effectivement sa charge ainsi que son conjoint. En plus de lindemnit de licenciement, lemployeur est tenu de participer aux frais funraires suivant les conditions fixes par la convention collective.

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CYCLEDUPERSONNEL ENCADREMENT DU PERSONNEL 1. Dfinition L'encadrement du personnel consiste essentiellement aux procdures de permissions, de dpart en congs, d'valuation et de sanctions des fautes commises. La gestion des ressources humaines est du ressort du service des ressources humaines, assur par le Dpt. AAJ qui se rfre aux directions oprationnelles pour certaines dcisions. 2. Permissions Les permissions n'excdant pas une journe sont autorises par le suprieur hirarchique du travailleur aprs consultation du service des ressources humaines. Les permissions exceptionnelles (naissance d'un enfant, baptme, mariage, et dcs) prvues par les textes en vigueur sont aussi du ressort du service des ressources humaines. Les permissions de plus d'une journe, en dehors des cas de maladie et de celles prvues par le cadre rglementaire, font l'objet d'une retenue sur salaire dans la paie du mois concern sauf dcision contraire de la Direction Gnrale. Elles peuvent tre aussi imputes sur les droits de congs pays. Les permissions de plusieurs jours ncessitent l'accord de la direction du travailleur concern. La demande de permission se fait par crit (en deux exemplaires) suivant le format en vigueur au sein de la socit et est transmise au suprieur hirarchique pour accord et signature. En cas de nonaccord, celuici doit tre motiv. En cas d'accord, la deuxime copie est classe dans le dossier de l'agent concern aprs signature du chef du dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques. 3. Congs pays Le droit de dpart en congs pays est acquis aprs une priode de 12 mois conscutifs de travail sauf autorisation expresse du Directeur Gnral. Le nombre de jours de congs est calcul sur la base de 2,2 jours ouvrables (samedis y compris) par mois travaill, soit environ 2,45 jours calendaires. Avant la fin du premier mois de l'exercice comptable, un programme annuel des dparts en congs est labor par le responsable des ressources humaines suivant les demandes formules par les travailleurs et vises par leur suprieur hirarchique direct. Ce programme est valid par la signature du Directeur Gnral et diffus au sein de la socit par note de service et/ou par affichage. Les dparts en congs font l'objet d'une dcision individuelle dlivre et vise par le Directeur de lAdministration et de la Logistique. Une copie de ce document est archive dans les dossiers du personnel.

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CYCLEDUPERSONNEL ENCADREMENT DU PERSONNEL 4. Evaluation et avancement du personnel Au moins une fois par an, l'ensemble du personnel est valu. Les Directeurs Oprationnels apprcient les Chefs de Dpartements qui, leur tour, valuent leurs collaborateurs directs. Ces valuations donnent une apprciation qualitative des performances ralises. Elles sont ralises partir de fiches standardises et centralises par le Directeur Gnral au plus tard le 31 dcembre de chaque anne. Elles constituent la base essentielle de la dcision d'avancement catgoriel et/ou salarial. Le Comit de direction est la seule autorit habilite dcider de l'avancement d'un agent l'exclusion des directeurs oprationnels. Elle peut toutefois, dlguer une partie de ses pouvoirs tout cadre suprieur. Cette dlgation est ncessairement crite. En ce qui concerne les cadres suprieurs (Directeur Gnral, Directeur Gnral Adjoint, directeurs oprationnels) les dcisions d'avancement sont prises et/ou entrines par le Conseil d'Administration.

5. Formation du personnel Un ensemble de mesures doit tre pris pour la formation des travailleurs afin de leur permettre dacqurir des connaissances dans un domaine dtermin. Typiquement, la SNDI a dcid de confier au Dpartement Formation (DEDF) la formation continue du personnel. 6. Sanctions La prise d'une sanction intervient la suite d'une faute commise. Les fautes sont constitues par tout manquement au rglement intrieur de la SNDI, aux engagements contractuels et toute infraction commise au cours de l'excution du contrat de travail. Les manquements aux engagements contractuels sont signals par le suprieur hirarchique direct du travailleur fautif au directeur oprationnel concern. Cette information doit tre imprativement crite. Une demande d'explication est adresse au travailleur par le suprieur hirarchique. La rponse est imprativement crite et remise au demandeur dans un dlai de 48 heures. Aprs quoi, une sanction est propose au Comit de Direction qui dcide. La diffusion des sanctions prises est assure par le Directeur de lAdministration et de la Logistique auprs de l'intress, de son suprieur hirarchique et du service des ressources humaines pour la mise jour des dossiers.

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CYCLE DU PERSONNEL ENCADREMENT DU PERSONNEL 7. Gestion administrative du Personnel 7.1. Registres obligatoires Suivant les dispositions du Code du Travail, la socit a lobligation de tenir les registres ciaprs : Le registre de lemployeur : comporte trois fascicules et enregistre les mentions relatives lensemble des salaris de la socit Le registre des salaris : il rcapitule lensemble des informations contenues sur les bulletins de salaires Le registre des dlgus du personnel : il rsume les demandes des dlgus du personnel adresses la Direction Gnrale et les rponses qui leur sont faites. Ces documents sont ncessairement cots, paraphs et signs par le Prsident du Tribunal de Commerce. Ils ne doivent comporter ni blancs, ni lacunes, ni surcharges ou apostilles. Ils doivent tre tenus jour par ordre chronologique et mis la disposition de lInspection du Travail sur simple demande. La mise jour et la tenue desdits registres sont systmatiques et incombent au service des ressources humaines. 7.2. Dossiers du personnel En plus des registres susmentionns, il est fait obligation la socit de tenir un dossier individuel du travailleur. Dans le cadre de la SNDI, il a t retenu de prsenter ce dossier individuel compos des rubriques suivantes (ou sous dossier) : Sousdossier 1 : Renseignements gnraux : fiche signaltique, adresses personnelles, extraits de naissance et situation familiale, copie de la carte nationale didentit ou du passeport, casier judiciaire Sousdossier 2 : Situation professionnelle : demande demploi, contrat de travail ou lettre dembauche, valuations annuelles, lettres de demande dexplication, lettres de sanctions, lettres de promotion Sousdossier 3 : Rmunrations : lettre davancement salarial, bulletins de salaires Sousdossier 4 : Autres : Assurance maladie, autorisations dabsence, dparts en cong, divers. certificats mdicaux,

Lorganisation et la tenue de ces dossiers incombent au service des ressources humaines. La mise jour est systmatique suivant lordre chronologique des diffrents vnements. Le responsable pourra utiliser des coloris pour diffrencier les sousdossiers. Le choix de ces coloris est laiss sa discrtion.

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CYCLE DU PERSONNEL PAIEETDECLARATIONS 1. Prparation et calcul de la paie La paie d'un mois donn correspond l'ensemble des revenus servis aux salaris de la socit, dduction faite des impts et charges sociales la charge de ceuxci. Par ailleurs, elle consiste dterminer les charges de l'employeur assises sur les rmunrations verses au personnel. La prparation des lments de la paie des agents de la SNDI est effectue par le service des ressources humaines sous la responsabilit du Directeur de lAdministration et de la Logistique. Le contrle et l'approbation des lments de la paie sont effectus par le service des ressources humaines en association avec le service financier qui fait le billetage et le transmet au service courrier pour le dpt la banque aprs visa du Directeur Financier et Comptable et du Directeur Gnral. Toutes ces oprations se droulent dans un dlai trs court (avant le 20 du mois : dernier dlai). 1.1. Salaire brut Le salaire brut est le salaire contractuel du travailleur. Il s'agit gnralement du salaire catgoriel, du sursalaire, des primes de rendement ou de responsabilit et des avantages en nature. Exceptionnellement (en dcembre), il intgre l'indemnit de gratification et au moment du dpart en cong, l'allocation de congs pays. Salaire catgoriel Suivant la catgorie socioprofessionnelle, la Convention collective a dfini des niveaux de rmunration minimum servir au travailleur, selon le secteur d'activit. La dernire mise jour de cette grille a t effectue en Mai 1998 et applicable rtroactivement au 1er janvier 1998 pour les salaris ayant au moins six mois danciennet dans la socit. Sursalaire En plus du salaire minimum catgoriel, la SNDI sert chaque employ une rmunration complmentaire lie la responsabilit de la fonction occupe et des sujtions qui s'y rattachent. Il existe une grille des salaires qui permet de standardiser les niveaux de salaire compte tenu de l'exprience et de la fonction exerce au sein de la socit. Primes de rendement Elles concernent tout le personnel. La proposition est faite par le suprieur hirarchique. Ces primes sont dfinies priodiquement en fonction des objectifs fixs pour la priode. Ces primes de rendement peuvent tre accordes la discrtion du Comit de direction. Primes de responsabilit Elles concernent une partie du personnel dencadrement de lentreprise. Elles sont accordes en raison du niveau de responsabilit.

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CYCLE DU PERSONNEL PAIE ET DECLARATIONS Avantages en nature Ils peuvent tre constitus par tout autre avantage accord aux salaris. Il s'agit des prestations ciaprs : logement et frais de domesticit (eau, lectricit, gardiennage, ...) vhicule de fonction quotepart de la prime dassurance maladie (voir PER004). Allocation de congs pays L'allocation de congs pays est value sur la base du nombre de jours acquis et du salaire moyen mensuel des douze (12) derniers mois. Le nombre de jours acquis est calcul raison de 2,2 jours ouvrables (y compris les samedis) par mois travaill. De plus, compte tenu de l'anciennet du travailleur, celuici peut bnficier de jours supplmentaires : * * * * * Plus de 5 ans Plus de 10 ans Plus de 15 ans Plus de 20 ans Plus de 25 ans 1 jour 2 jours 3 jours 5 jours 7 jours

Les travailleurs ayant obtenu une mdaille d'honneur du travail bnficient en plus d'un jour. D'autres avantages spcifiques aux femmes ayant en charge l'ducation d'enfants mineurs sont dfinis dans la Convention Collective. Le salaire moyen mensuel correspond la moyenne arithmtique des rmunrations (salaire + sursalaire + prime + gratification) verses au cours des douze (12) derniers mois. Indemnit de gratification Elle correspond un mois de salaire au prorata des mois de prsence du travailleur au sein de la socit au cours de l'anne concerne. Le salaire de rfrence est celui du mois de dcembre. Indemnit de transport Elle est servie mensuellement aux travailleurs et correspond ce qui est prvu dans la grille des salaires. Cette indemnit peut tre cumulative avec le bnfice utiliser un vhicule de fonction.

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CYCLE DU PERSONNEL PAIE ET DECLARATIONS


1.2. Retenues fiscales Tel que dfini ci avant, le salaire brut est passible de divers impts faisant l'objet de retenue la source, suivant les dispositions fiscales en vigueur. Il s'agit de l'impt sur salaire (I.S.), de la Contribution Nationale (C.N.), de l'impt gnral sur le revenu (IGR) et de la contribution pour la reconstruction nationale (CRN). Ces impts font l'objet d'une retenue la source par l'employeur. 1.2.1. Salaire brut imposable Le salaire brut imposable intgre l'ensemble des rmunrations verses aux salaris l'exception de certains frais caractre social ou reprsentant une indemnisation du travailleur (indemnit de transport, assurance maladie ou de prvoyance sociale, ...). L'ensemble de ces frais ne doit pas excder 10% du salaire brut total. Par ailleurs, l'exonration des assurances et autres frais de prvoyance sociale est plafonne 300.000 francs CFA par salari et par an. La partie excdentaire tant prise en compte dans la base de calcul du salaire imposable. De mme, les avantages en nature font partie de la base imposable. 1.2.2. Impt sur les salaires Le taux de l'impt sur les Traitements et Salaires est fix 1,5% de 80% du salaire brut imposable, soit 1,2% de celuici. 1.2.3. Contribution Nationale (C.N.) Elle est dtermine en fonction des tranches de salaires ciaprs : Montant infrieure 50.000 50.000 < Tranche de salaire < 130.000 130.000 < Tranche de salaire < 200.000 Tranche suprieure 200.000 1.2.4. Impt Gnral sur le Revenu (I.G.R.) L'IGR est dtermin partir d'un barme en lecture directe suivant le salaire brut imposable et le quotient familial. Il se calcule mensuellement comme suit avec les paramtres ciaprs : B = Salaire brut imposable (y compris les avantages en nature) R = Revenu net imposable avant dduction de l'IGR = 85%(80% B (IS+CN)) N = Nombre de parts ou quotient familial Quotit imposable Q = R/N Le quotient familial est calcul compte tenu de la situation matrimoniale du travailleur. Il se situe dans l'intervalle de 1 5 parts. Le principe de calcul est de 1 part pour les clibataires, 1 part en plus pour les maris et 0,5 part par enfant. Toutefois, le clibataire avec un enfant aura droit 2 parts au lieu de 1,5. : 0% : 1,5 % : 5% : 10%

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25.000 45.583 81.584 126.584 220.334 389.084 842.166

Q < 25.000 < Q < 45.583 < Q < 81.583 < Q < 126.583 < Q < 220.333 < Q < 389.083 < Q < 842.166 <Q

IGR = 0 IGR = (R*10/110) ( 2.273*N) IGR = (R*15/115) ( 4.076*N) IGR = (R*20/120) ( 7.031*N) IGR = (R*25/125) (11.250*N) IGR = (R*35/135) (24.306*N) IGR = (R*45/145) (44.181*N) IGR = (R*60/160) (98.633*N)

1.2.5. Contribution pour la Reconstruction Nationale (C.R.N.) Institu pour une priode de 5 ans depuis le 1er juin 2004, la contribution pour la reconstruction nationale est constitue par le salaire mensuel brut ( lexclusion des avantages en nature) pour les salaris. Les taux applicables sont les suivants : Infrieur ou gal 100 000 0% De 101 001 600 000 1% De 601 001 1 500 000 1,5% De 1 501 001 3 000 000 2% Audessus de 3 000 000 2,5% 1.3. Cotisations sociales du travailleur Il s'agit uniquement de la cotisation de retraite verse la CNPS et la CGRAE dont les taux lgaux stablissent respectivement 3,2% et 6% du salaire brut imposable (non compris les avantages en nature). 1.4. Autres retenues Il s'agit ventuellement des avances, des acomptes consentis et ventuellement de la contribution la prime d'assurance maladie (3% du salaire par personne assure). Selon la loi de la quotit saisissable du salaire les acomptes et avances consentis au personnel sont plafonns au tiers des rmunrations nettes mensuelles payes. De plus une avance ne peut tre accorde un agent nayant pas rembours une avance prcdente. Acomptes Les acomptes sur salaires sont plafonns 30% du salaire net payer. Leur paiement intervient, au moins 10 jours aprs la paie prcdente. Le travailleur adresse une demande dacompte (FORM.009.SNDI), pralablement soumise lapprciation du Chef de Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques, au Directeur Financier et Comptable.

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Avances et prts au personnel Il peut tre consenti des prts au personnel suivant certains besoins : avances pour scolarit, maladie, difficults familiales et autres. Ces diffrentes avances font l'objet de demande ponctuelle et personnelle (FORM.010.SNDI). Toute demande, de mme que l'autorisation, doit mettre en vidence le montant et l'chancier de remboursement retenus. La demande est analyse par le Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques. En cas daccord du Directeur de lAdministration et de la Logistique, la demande est achemine la Direction Financire et Comptable pour prise en compte.

1.5. Charges patronales 1.5.1. Charges fiscales patronales Elles sont essentiellement composes de l'impt cdulaire et des cotisations au Fonds de Dveloppement de la Formation Professionnelle (FDFP) : Impt cdulaire : un seul taux applicable dans le cas de la SNDI. Cependant, la structure habituelle se prsente comme suit : 1,2% pour les travailleurs locaux 10,4% pour les expatris (hors UEMOA) Cotisations FDFP 0,6% au titre de la taxe la formation professionnelle continue 0,4% au titre de la taxe d'apprentissage Les frais de formation continue du personnel sont imputables la taxe due ce titre. Par ailleurs, il est procd un ajustement annuel de 0,6% des salaires imposables, si la socit n'a pas engag de formation au cours de l'anne. 1.5.2. Charges sociales patronales Il s'agit des cotisations CNPS : Cotisations de retraite : 8% des salaires bruts dduction faite de 10 550 francs CFA (montant plafonn individuellement 45 fois le SMIG mensuel) reparti raison de 4,8 % part employeur et 3,2 % part employ. Prestation familiale : 5,75% des salaires bruts (cf. assiette au paragraphe prcdent) plafonns individuellement 70.000 francs par mois la charge de l'employeur Accident de travail : 3% des salaires bruts plafonns individuellement 70.000 francs CFA par mois (comme prcdemment la charge de l'employeur)

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CYCLE DU PERSONNEL PAIE ET DECLARATIONS 2. Autorisations Toutes les modifications ou mesures exceptionnelles dans le traitement des salaires sont pralablement autorises par le Comit de Direction linitiative du responsable hirarchique direct. L'ensemble de la paie est sous la responsabilit du Directeur de lAdministration et de la Logistique qui en vrifie l'exactitude. Le calcul de la paie est confi au service des ressources humaines en collaboration avec le service comptable.

3. Calendrier de la dtermination de la paie La dtermination de la paie doit tenir compte du respect de la date de paiement effectif des salaires nets avant le 8 du mois suivant (dlai lgal). En consquence, les fiches de paiement des dpenses ainsi que les bulletins de salaires sont transmis au plus tard le 20 du mois en cours, au Directeur de lAdministration et de la Logistique pour validation. Le chef de dpartement Finance et Contrle Budgtaire demande au trsorier de faire un tat rcapitulatif des salaires payer par banque et par espces. Cet tat est tabli partir des bordereaux de paiement des salaires par banque et par espces mis par le dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques. Ce rcapitulatif est remis au chef du dpartement Finance et Contrle Budgtaire pour l'tablissement du bordereau des chques mis. Ce bordereau et les diffrents chques sont soumis au contrle du Directeur Financier et Comptable qui les transmet au Directeur Gnral pour vrification et signature. Ils son ensuite retourns au chef du dpartement Finance et Contrle Budgtaire qui les remet au trsorier pour le dpt la banque. 4. Rglement des salaires Le trsorier remplit son cahier de transmission et dpose les chques au service courrier des diffrentes banques qui dchargent son cahier de transmission pour attester la rception des chques. Concernant les salaires pays en espces, le trsorier rcupre la somme et en fait la rpartition en fonction du billetage. Le billetage est marg et dat aprs le retrait du salaire par les employs. Les bulletins de salaires sont distribus par le Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques.

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CYCLE DU PERSONNEL GESTIONDELASSURANCEMALADIE 1. Signature du contrat La dcision doffrir lassurance maladie son personnel est prise par le Conseil dAdministration sur proposition du Comit de direction. La procdure de commande, de slection et du choix du prestataire de service est la mme que celle dcrite dans le cycle des dpenses. Le prestataire retenu transmet un projet du contrat dadhsion la SNDI pour avis et observations. Laspect financier du projet du contrat dadhsion est soumis lapprciation du Directeur Financier et Comptable. Les aspects juridique, administratif et social sont soumis lapprciation du Directeur de lAdministration et de la Logistique. Chaque responsable en charge dun aspect met des avis et observations qui sont discuts en interne avec la Direction Gnrale puis avec le prestataire de services avant la signature du contrat par les deux (2) parties. Le contrat est valable pour une priode de douze (12) mois, soit un an stalant du 01 janvier au 31 dcembre de lanne de souscription. Il est reconduit tacitement si aucune des parties nen fait la dnonciation par lettre recommande au moins un mois avant la date dexpiration de la priode annuelle. Le contrat dassurance est rdig en deux (2) exemplaires dont un la DAL et lautre au prestataire. Des copies sont distribus comme suit : Un exemplaire la Direction Financire et Comptable Un exemplaire la Direction Gnrale. Prcisons nanmoins que cette procdure est susceptible de changer si la SNDI dcide de changer dassureur. 2. Prise en charge Elle est dlivre en cas dhospitalisations mdicales ou chirurgicales dans tout tablissement public ou priv choisi par le patient, qui accepte les bons de prise en charge dlivrs par lassureur. Toute personne couverte par lassurance est tenue de prsenter un avis dhospitalisation dlivr par ltablissement sanitaire (public ou priv) qui le reoit. Cet avis est remis au responsable du service assurance maladie par le concern ou ltablissement sanitaire. Cet avis sera rang dans le sousdossier assurance maladie de lagent pour un meilleur suivi des consommations. Lagent prend en compte 20 % de la facture, 80 % sont prise en compte par lassureur.

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CYCLE DU PERSONNEL GESTIONDELASSURANCEMALADIE 3. Bulletin de dclaration de maladie Dans ce cas, lagent ne subit pas dhospitalisation. Il bnficie des frais mdicaux suivants : consultation pharmacie laboratoire chirurgie soins.

Les bulletins de dclaration de maladie existent sous deux (2) formulaires : Le formulaire 1 feuillet Il peut tre utilis dans tous les tablissements publics ou privs conventionns ou non conventionns. Lassur paye la totalit de sa facture et est rembours par la suite au taux de 80 %, par lassureur.

Le formulaire trois (3) feuillets Il permet de bnficier du ticket modrateur (systme tiers payant) dans les tablissements conventionns uniquement, et cela sur prsentation de la carte dassur maladie.

Les feuillets sont repartis comme suit : un feuillet pour le praticien un feuillet pour la pharmacie un feuillet pour lassur. Le feuillet revenant lassur, lui permettra de bnficier dun autre formulaire en cas de besoin. Les feuillets du pharmacien et du praticien sont achemins lassureur pour le remboursement hauteur de 80 % de la facture totale de lassur. Dans ce systme, lassur ne paye que 20 % de la prestation. 4. Remboursement Ce type de remboursement concerne uniquement les assurs et se fait dans le cas des formulaires 1 feuillet. Le responsable du service assurance maladie se charge de rceptionner les bulletins de dclaration de maladie 1 feuillet accompagns des justificatifs (ordonnance, ticket de caisse, ).

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CYCLE DU PERSONNEL GESTIONDELASSURANCEMALADIE Il procde un contrle de conformit des lments prsents pour tre en accord avec les besoins de lassureur et viter tous dsagrments ou malentendus. Il enregistre le dtail des prestations effectues et marques sur le bulletin de dclaration de maladie ainsi que la date des prestations effectues dans un cahier de transmission. Il transmet lassureur par lots dimportance significative tous les bulletins quil a rceptionns. Lassureur dcharge son cahier de transmission pour attester du dpt effectif des dclarations. Les remboursements se font en principe toutes les deux (2) semaines partir de la date de dpt par un chque global lordre de la SNDI rceptionn par le responsable du service assurance maladie accompagn de la liste des personnes rembourser et du dtail des remboursements effectus. Il remet un exemplaire du dtail des remboursements chaque agent concern et conserve un exemplaire dans le sous dossier assurance maladie de chaque agent concern par le remboursement. Il fait une copie du chque et de la liste des personnes rembourser quil conserve dans un dossier et transmet loriginal du chque et de la liste la comptabilit pour encaissement et rglement. Le trsorier se charge dencaisser le chque suivant la procdure prvue dans le cycle trsorerie et davertir les concerns puis procde au rglement. Les agents qui se font rembourser margent et datent le billetage tabli par le trsorier partir de la liste des personnes rembourser. Aprs le remboursement, le trsorier transmet une copie du billetage dment sign au responsable du service assurance maladie qui se charge de mettre jour son cahier de transmission par rapport au rglement. 5. Suivi des consommations Mensuellement, le responsable du service assurance maladie tablit un suivi des agents qui ont t rembourss quil remet au chef de Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques pour apprciation. Aussi, trimestriellement il fait un bilan des consommations du personnel de la SNDI avec lassureur quil soumet au chef de Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques. Pour un meilleur suivi de ces travaux, le responsable du service assurance maladie disposera dun fichier dadhrents et de bnficiaires qui est mis jour par rapport aux modifications, crations et suppressions en relation avec lassureur.

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CYCLE DU PERSONNEL GESTIONDELASSURANCEMALADIE

6. Tr aitementsdesr clamations Les rclamations se font deux niveaux : Au premier niveau, les agents de la SNDI peuvent faire des rclamations sur les rglements qui leur ont t faits par lassureur auprs du responsable du service assurance maladie. Ce dernier se chargera de contacter lassureur si la rclamation est justifie Au second niveau, le responsable du service assurance maladie sera charg de suivre les remboursements des tablissements sanitaires ayant accept de prendre en charge ladhrent ou ses bnficiaires pour permettre que ceuxci continuent dtre correctement traits et ne subissent pas de dsagrment. 7. Tr aitementcomptable Une copie de lexemplaire du contrat est remise au chef de Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques et une autre au chef de Dpartement Comptabilit pour enregistrement. Lassurance maladie tant prise en charge totalement par la SNDI, lcriture passer est la constatation de son rglement. Constat de la charge Dbit Assurance maladie (compte 625)

Crdit Organismes sociaux (compte 433) Rglement Dbit Crdit Organismes sociaux (compte 433) Trsorerie (banque) (compte 52)

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B/Au titre de laspect Logistique Volet Stock Lactivit du Dpartement Logistique (DL) consiste : + + + + administrer les appels doffres grer les entres et sorties du stock de lentreprise diter les tats de stock inventorier le stock.

CYCLE DES STOCKS GENERALITES 1. Dfinition Le cycle des stocks regroupe l'ensemble des activits lies la gestion des stocks de fournitures et de matriels stocks par la socit. 2. Activits des stocks Le cycle des stocks intgre les activits suivantes : Mouvements des stocks Inventaire physique Valorisation Traitement comptable.

3. Services concerns Plusieurs services interviennent dans la ralisation complte de ce cycle. A titre principal, les services concerns sont les suivants : Direction Gnrale, Direction de lAdministration et de la Logistique, Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques, Magasin.

4. Personnes intervenant dans le cycle Suivant l'organigramme de la socit mis jour la date de rdaction des procdures ci aprs, les personnes directement concernes par ce cycle sont : Le Directeur Gnral Le Directeur de lAdministration et de la Logistique Le Chef du Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques Le Responsable du Magasin.

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CYCLE DES STOCKS PRINCIPE D'ORGANISATION 1. Dfinition Les stocks sont forms de l'ensemble des matriels qui sont proprit de l'entreprise. La SNDI, comme toute socit commerciale, doit possder en temps voulu, les fournitures et matriels ncessaires son bon fonctionnement. Pour cela, il lui faut dterminer les quantits commander et quelles dates. Ces prvisions globales permettront de fixer les commandes qui seront passes par la suite. Classement des articles La SNDI gre plusieurs articles. La gestion des stocks est effectue de la mme faon par le responsable du magasin pour tous les articles (fournitures de bureau, matriels,) qui rentrent dans son activit. 2. Mthodes de rapprovisionnement Les modes d'approvisionnement sont les mmes pour tous les articles. Les commandes de rapprovisionnement seront dclenches lorsque le niveau de stock minimum (stock de scurit, stock outil) fix pralablement par article est atteint ou risque dtre atteint brve chance. Les commandes sont donc effectues en fonction des besoins exprims par les services conformment au budget et/ou par appel doffres. La dtermination des quantits commander et la fixation des dates de passation des commandes dpendent, pour un article donn : de la vitesse de rotation de cet article des niveaux optimums dtenir en stock des dlais de livraison du fournisseur. 3. Structure de gestion des stocks La gestion des stocks est place sous la supervision directe du responsable du magasin. Il sera charg : d'organiser le magasinage des produits stocks de veiller notamment la bonne tenue des fiches de stocks et la conformit des bons de stocks de contrler l'accs aux produits stocks et s'assurer de la bonne gestion des stocks de suivre les consommations de fournitures et de matriels et d'tablir des prvisions de consommations. Ces prvisions sont dterminantes pour l'optimisation des rapprovisionnements.

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CYCLE DES STOCKS MOUVEMENTS DE STOCKS 1.Entr eenstocks Les entres en stocks sont contrles par le responsable du magasin. Il dispose pour leur enregistrement de bons dentre en stock. Ces bons dentre prnumrots sont contenus dans des carnets souche. Les produits livrs par les tiers (fournisseurs extrieurs) sont rceptionns et contrls laide du bon de commande, du bon de livraison du fournisseur. Le responsable du magasin sassure de la conformit des articles livrs et des articles commands. Chaque entre en stock : Entrane le rangement des articles en magasin selon un systme dtermin lavance (rangement par catgorie sur une aire de stockage par lots homognes) Fait lobjet dtablissement dun bon dentre en stock. Le responsable du magasin mentionne les principales caractristiques de lachat et vise le bon dentre de mme que la personne dsigne par le Directeur de lAdministration et la Logistique Entrane la mise jour des fiches de stock (avec rappel du numro du bon dentre en stock). La valorisation est faite travers le logiciel GESTOCK qui prend en compte les entres et les sorties. 2.Sor tiedestocks Le DAL ou le chef de Dpartement Logistique sont chargs dapprouver et de signer les demandes de fournitures et/ou de matriels dresses par les services. Le responsable du magasin metteur des bons de sortie sera charg de mettre les articles demands la disposition des services utilisateurs. Les bons de sortie prnumrots sont contenus dans des carnets souches. Le bon de sortie est approuv systmatiquement par la personne ayant reu la livraison darticles. Les quantits effectivement livres y seront notes. Les bons de sortie doivent faire lobjet dun traitement rapide au niveau des magasins par la mise jour des fiches de stocks concernes (par report des rfrences du bon de sortie, de la date de sortie, des quantits livres aux services et du stock disponible). Cette procdure sera complte par un systme de contrle priodique a posteriori des niveaux de consommation des services afin de vrifier leur caractre raisonnable. Ces consommations peuvent tre contrles par rapprochements avec les prvisions du budget clat par service. Ce contrle sera effectu par le responsable des achats sous la supervision de chef du Dpartement Logistique.

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CYCLE DES STOCKS MOUVEMENTS DE STOCKS 3. Protection des stocks Les stocks reprsentent des valeurs dactifs essentielles. Il convient de prendre des dispositions rigoureuses pour assurer leur protection. Les mesures suivantes seront envisages : Couverture des valeurs en stock par des polices dassurances contre les risques dincendie, de vols, etc Limitation de laccs laire de stockage aux personnes habilites Mise en place dun systme permettant un rangement convenable et une identification rapide des catgories de stocks : regroupement des stocks par nature, rangement par lots facilement identifiables.

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CYCLE DES STOCKS INVENTAIRE PHYSIQUE 1. Objet de linventaire physique Linventaire physique des stocks a pour but de justifier la valeur des biens tels quils figurent dans les tats financiers. Il consiste donc en un comptage exhaustif de tous les articles en stocks une date donne. La SNDI a opt pour un inventaire intermittent qui est fait en gnral une fois par an, en fin dexercice comptable, pour tous les articles de lentreprise. Dans ce systme, les acquisitions de biens stockables sont enregistres dans les comptes dachats. Les sorties de stocks pour la consommation ne sont pas enregistres au plan comptable. Le systme prsuppose en consquence seulement la tenue extracomptable de fiche de stocks (en quantits). Les consommations en fin danne, aprs prise dinventaire des stocks sobtiennent par lenregistrement de la variation des stocks.

2. Prise dinventaire 2.1. Organisation Gnrale Fixation des dates et heures exactes de linventaire par le Directeur lAdministration et de la Logistique. Dsignation de la personne qui aura la responsabilit gnrale des inventaires et constitution des quipes de comptages. Le comptage sera ralis par des personnes qui nont pas accs aux fiches de stocks Informer le responsable du magasin afin quil puisse prendre les dispositions et ranger les articles afin de faciliter le travail de comptage.

2.2. Opration de comptage En vue de garantir la ralisation satisfaisante de lobjectif poursuivi, il y a lieu de prendre les prcautions suivantes :

ne procder linventaire physique que si les mouvements ont t arrts ou dfaut si des mesures adquates ont t prises pour tablir une liste des ventuels mouvements utiliser des fiches dinventaire prnumrotes procder au comptage en prsence du responsable des stocks en vue de recueillir toutes informations utiles lexplication dventuels carts sassurer que le listing des articles supportant linventaire physique est mis jour des derniers mouvements oprs les stocks sont nettement videncs au fur et mesure des comptages, de manire donner lassurance dun inventaire exhaustif procder si ncessaire plusieurs comptages avec au moins deux quipes, suivis dun comptage commun en vue de confirmer les rsultats discordants.

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CYCLE DES STOCKS INVENTAIRE PHYSIQUE 3. Priodicit des inventaires physiques

Conformment aux dispositions du Code du Commerce, la socit ralise un inventaire annuel auquel peuvent assister les commissaires aux comptes et/ou leurs reprsentants. Les rsultats de cet inventaire physique sont valoriss et ports lactif du bilan de la socit.

4. Validation de linventaire physique

Les inventaires physiques annuels lAdministration et de la Logistique.

sont

valids

par

le

Directeur

de

Les carts constats et leur explication, font lobjet dune note interne jointe aux rsultats de linventaire physique. Cette note est contresigne par le chef de Dpartement Logistique et le responsable du magasin. Lensemble de ces documents est apprci par le Directeur de lAdministration et de la Logistique. La comptabilit reoit une copie de ces documents pour en assurer le traitement comptable appropri.

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CYCLE DES DEPENSES COMMANDE 1. Constitution de la Commande 1.1. Acquisition des biens et services Lacquisition des matriels, des fournitures et des services est soumise deux principes : acquisition par appel doffres, acquisition ordinaire.

Lappel doffres : Dans ce cadre, lacquisition de matriels et de services est sujette au respect des dispositions du code des Marchs Publics. La Direction de lAdministration et de la Logistique rdige et met la disposition des fournisseurs intresss un cahier de charges qui prcise la nature et les conditions de fourniture du matriel ou du service sollicit. Le comit interne des marchs, procde louverture des plis et au dpouillement des offres. Un procs verbal est rdig par la Direction de lAdministration et de la Logistique afin de notifier aux soumissionnaires la liste des retenus. Sur cette base la commande sera adresse au fournisseur choisi. Lacquisition ordinaire : Toute acquisition en dehors du cadre de lappel doffre est du domaine de lordinaire. Elle est par consquent traite par slection du fournisseur. 1.2. Emission d'une demande de fournitures, demande de matriels et de travaux Les demandes de fournitures (D.f) ou demandes de matriels (D.m) sont des documents prnumrots, matrialisant les besoins en fournitures ou en matriels. Elles doivent tre approuves par les responsables (chef de service, chef de dpartement) pralablement dsigns par la Direction oprationnelle. Ensuite, elles sont contrles et vises par le chef de Dpartement Finances et Contrle Budgtaire et le Directeur de lAdministration et de la Logistique qui doit sassurer : de linscription au budget de la dpense du caractre opportun ou non, prioritaire ou non de la demande.

Enfin, elles sont centralises chez le responsable du magasin sur un registre ouvert cet effet.

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CYCLE DES DEPENSES COMMANDE 1.3. Slection des fournisseurs La slection du fournisseur est facilite par la mise en place pralable dun fichier des fournisseurs reprenant les conditions financires et les rfrences prcises des articles proposs. Le choix du fournisseur se fera par le Chef de Dpartement Logistique suite l'analyse des factures proforma. Le fournisseur doit tre agr et choisi selon les critres de prix, de qualit, de dlai de livraison, de modalits de rglement et de capacit financire. L'accord du Directeur de lAdministration et de la Logistique quant au choix du fournisseur est indispensable. Le premier critre de slection est le prix (la meilleure qualit au meilleur prix). Le second est relatif aux modalits de rglement. Pour les fournisseurs habituels, il est prfrable de disposer, si possible, d'un compte commercial chez ces tiers. 1.4. Etablissement du bon de commande Tout bon de commande doit tre prcis et concis concernant la nature de la transaction, le dlai de ralisation et surtout les quantits fermes attendues ou convenues avec le fournisseur. Les bons de commande se feront suivant l'tat rcapitulatif des besoins et seront tablis en quatre (4) exemplaires : Loriginal pour le fournisseur Un exemplaire pour le Dpartement Comptabilit afin de lui permettre d'assurer un contrle ultrieur des factures fournisseurs Un exemplaire au Dpartement Finance et Contrle Budgtaire Une copie au magasinier.

Les bons de commande doivent remplir les conditions suivantes: Etre dats et prnumrots, libells d'une dsignation claire et prcise des articles et services demands aux fournisseurs Etre valoriss des prix unitaires convenus et du montant de la commande Comporter une indication de la quantit et la rfrence prcise de l'article ( confirmer si ncessaire avec le fournisseur), et du dlai de livraison. Les bons de commande sont viss par le Directeur de lAdministration et de la Logistique ou le Directeur Gnral selon l'importance du montant. 2. Transmission de la commande Les bons de commande sont retirs par fournisseurs la DAL. Ils peuvent tre transmis par les agents du service courrier, ou les chauffeurs, par fax ou par les soins d'une socit de courriers express, si ncessaire.

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CYCLE DES DEPENSES RECEPTION ET FACTURATION 1. Rception La rception des fournitures et matriels est assure par le responsable du magasin. Cette opration est sanctionne par l'mission d'un bon de livraison ou lacceptation dun bon de rception des travaux tabli par le fournisseur. A l'issue d'une vrification de la concordance avec le bon de commande, le bon de livraison ou le bon de rception de travaux est vis par le responsable du magasin. Les bons de livraison sont tablis en trois (3) exemplaires: Un exemplaire pour le responsable du magasin, Un exemplaire pour le Dpartement Comptabilit, Un exemplaire pour le fournisseur.

Les travaux doivent tre rceptionns par le responsable du matriel et faire lobjet dun procs verbal de rception.

2. Facturation 2.1. Prsentation de la facture La facture comporte certaines mentions suivantes, conformment aux dispositions du Code Gnral des Impts (CGI, art. 223 et suivants) voir page 6 paragraphe 2. 2.2. Acceptation de la facture En gnral, la facturation est postrieure la livraison du bien, des travaux ou de la prestation commande. En consquence, les factures fournisseurs doivent imprativement tre accompagnes d'une copie des bons de commande et de livraison (ou du bon de rception ou dune copie du procsverbal de rception des travaux). Les factures sont acceptes par le Directeur de lAdministration et de la Logistique. Le nonrespect de cette disposition ne permet pas le rglement de la facture.

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Volet Parc Automobile Lactivit du Dpartement Logistique (DL) en ce qui concerne le parc auto, consiste : + grer laffectation des vhicules et leurs conducteurs aux utilisateurs + veiller la maintenance des vhicules + suivre la validit des documents administratifs des vhicules

GESTION DU PARC AUTOMOBILE

1. Dfinition On entend par vhicule de service une automobile acquise par la SNDI pour servir dans le cadre des activits de la socit. Lensemble des vhicules de service constitue le parc automobile. Certains peuvent tre affects aux responsables titre de vhicule de fonction.

2. Gestion : Selon le besoin, lagent charg de la gestion du parc auto dsigne un conducteur et lui affecte un vhicule pour une intervention donne ayant fait lobjet dune programmation. Il doit veiller lalimentation des vhicules en carburant. Le responsable du parc auto sassure au pralable du bon tat du vhicule et de sa capacit effectuer la mission. Un suivi des documents administratifs affrant la conduite des vhicules doit tre assur par le responsable du par auto. En cas de panne du vhicule, les dispositions doivent tre prises par le responsable du parc automobile pour y remdier, savoir : 1 dpt du vhicule chez le concessionnaire ou dans un garage 2 obtention dun devis avant rparation 3 validation du devis par la hirarchie en vue de la prise en compte de la dpense 4 en cas de non validation du devis avant rparation, le vhicule est retir du garage et fera lobjet dune dcision par la hirarchie.

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2 Direction Financire et Comptable (DFC) La Direction Financire et Comptable est exclusivement charge de la supervision des oprations financires et comptables, notamment : + laborer et excuter le budget, + assurer la gestion des clients et des recouvrements, + assurer la gestion des fournisseurs et le rglement des factures, + superviser la comptabilit et larrt des comptes de la socit, + entretenir une bonne relation avec les tiers privs et publics, + grer la trsorerie. Cette direction comporte deux dpartements, savoir : le Dpartement Finance et Contrle Budgtaire (DFCB) le Dpartement Comptabilit (DC).

CYCLE DES REVENUS GENERALITES 1. Dfinition Le cycle des revenus intgre tous les lments concourant la formation du chiffre d'affaires et l'ensemble des produits gnrs par la socit. Les activits de la SNDI couvrent les domaines suivants : Assistance et conseil : laboration de schmas directeurs, tudes de projets, tudes de marchs informatiques, audits informatiques Gestion : gestion de lobservatoire national, gestion informatiques, gestion de fichier dintrt national de parcs

Etude et dveloppement : tudes de faisabilit, conceptions et ralisations dapplications, tudes et ralisations de rseaux Recherche : recherche et veille technologique, promotion de la recherche, transfert de technologies (NTIC) Maintenance : maintenance des matriels, mise niveau technique de matriels, mise niveau technique de logiciels, tlmaintenance (hot line) Formation : formation continue, initiation la microinformatique, formations spcifiques Autres Produits : location de salles quipes, location de ressources machines, saisie de donnes et conditionnement de documents.

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CYCLE DES REVENUS GENERALITES 2. Activits composant le cycle des revenus Le cycle des revenus comprend les activits suivantes : Procdures Ventes Facturation Traitement comptable.

3. Personnes intervenant dans le cycle Suivant l'organigramme de la socit mis jour la date de rdaction des prsentes procdures, les personnes directement concernes par ce cycle sont : Le Directeur Gnral Le Directeur de lAdministration et de la Logistique Le Directeur Commercial et Marketing Le Directeur Financier et Comptable.

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CYCLE DES REVENUS PROCEDURES 1. Dfinition des types de budgets Les budgets de la Socit Nationale de Dveloppement Informatique sont de quatre types : 1.1. Budget des produits Ils concernent uniquement les prvisions de chiffre daffaires de la socit en rapport avec les domaines dactivit numrs lors de la dfinition du cycle des revenus. a) Produits du Ministre de lEconomie et des Finances Ils couvrent lensemble des projets raliser par la SNDI pour les services de lEtat et dont les cots sont prvus par la loi de finances. Chaque anne, la DGBF et la SNDI discutent des projets raliser et de leurs cots. A lissue de ces discussions et aprs accord, un transfert en capitaux est effectu en direction de la SNDI aprs le vote de la loi de finances. b) Produits hors DGBF Il sagit des projets raliser pour les autres ministres techniques dont les cots de ralisation ne figurent pas en transfert de capitaux et proviennent de prospections commerciales. c) Produits du secteur priv Chaque anne, la DCM dresse la liste des socits ayant t contactes. En fin dexercice, suivant les perspectives de lactivit et en tenant compte des moyens techniques dont dispose la socit, le Directeur Commercial et Marketing tablit le budget des ventes pour lexercice venir. Ce budget est exprim en units physiques et en valeurs. Il repose sur le portefeuille des commandes les discussions entames.

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CYCLE DES REVENUS PROCEDURES

1.2. Budget de frais gnraux Les prvisions de frais gnraux intgrent les frais de fonctionnement envisags compte tenu des objectifs poursuivis. Lvaluation de ces frais tient compte du chiffre daffaires attendu et des options retenues par la Direction Gnrale. Elles portent sur lensemble des charges de fonctionnement, savoir : achats de fournitures frais de transport services extrieurs impts et taxes autres frais de gestion courante frais de personnel frais financiers dotations aux amortissements impt sur les bnfices payer.

Ces frais sont valus par direction oprationnelle. Les frais gnraux sont pris en compte au titre de lAdministration Gnrale.

1.3. Budget des investissements Il rcapitule la politique dinvestissements et de dsinvestissements pour une priode donne.

1.4. Budget de trsorerie Les prvisions de trsorerie concernent les encaissements et les dcaissements attendus au cours de la priode. Elles permettent aussi danticiper les tensions de trsorerie et loptimisation des excdents. La Socit Nationale de Dveloppement Informatique a opt pour un budget de trsorerie glissant dun mois sur lautre. Cette situation permet de reporter les carts constats dun mois donn sur les priodes suivantes, de faon intgrer et corriger les ventuelles distorsions. Cette activit mensuelle est indispensable et incombe au Dpartement Finances et Contrle Budgtaire (DFCB).

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CYCLE DES REVENUS VENTES

2. Budgtisation des ventes Le budget des ventes est labor en fin d'exercice par le Directeur Commercial et Marketing pour l'exercice venir. Ce budget, exprim en units physiques et en valeurs. Ce budget des ventes est approuv par la Direction Gnrale. Les ralisations sont priodiquement rapproches des prvisions et les carts ventuels dgags sont expliqus. Lorsqu'il s'avre que les prvisions initiales sont fondamentalement contredites par les ralisations, il est ncessaire d'tablir une rvision budgtaire tenant compte des donnes nouvelles. Emission d'une proposition commerciale La proposition commerciale qui fait suite un besoin identifi chez un oprateur conomique est un praccord dans lequel la SNDI fait une bauche de la solution et des travaux mener pour rpondre ce besoin. La proposition est rdige en collaboration avec la DAL pour tenir compte des cots du march et la DFC en tenant compte des critres de rglement et dacceptation dfinis par la socit. La proposition est soumise pour avis et observations la Direction Gnrale puis transmise au client par le service courrier avec une lettre d'accompagnement signe par le Directeur Gnral, ou sur instruction de ce dernier, par le DCM. Rdaction du cahier des charges, de la convention et du contrat Cahier des charges

La rdaction du cahier des charges est la discrtion du client. Ce dernier peut se faire assister par la SNDI en cas de besoin. Dans ce cas, le cahier de charges est soumis lavis du Conseiller Technique charg du contrle priori et transmis au client par la DCM. Conventions et contrats

Les conventions et contrats peuvent tre proposs par le client. Ils sont donc soumis lavis de la DAL. Leurs rdactions par la SNDI relve de la DAL

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CYCLE DES REVENUS FACTURATION 1. Prestations de services informatiques 1.1 Emission de la facture Les factures sont tablies en cinq (5) exemplaires par la Direction Financire et Comptable et ventiles comme suit : les deux (2) originaux au client un (1) exemplaire au Dpartement Comptabilit un (1) exemplaire au responsable du recouvrement un (1) exemplaire au chrono de facturation de la Direction Financire et Comptable.

Les documents servant l'tablissement des factures sont : la demande de facturation en provenance de la DCM le bon de commande des contrats ou des conventions indiquant les conditions gnrales de vente les attestations de ralisation ou les notes davancement des travaux les documents d'autorisation de remises, rabais ou ristournes accords aux clients.

Les factures aprs leur tablissement font l'objet d'un contrle arithmtique et de conformit au Dpartement Finances et Contrle Budgtaire. Ce contrle est matrialis par un visa sur la facture du Directeur Financier et Comptable. Les factures contrles et approuves doivent tre transmises le plus rapidement possible aux clients. Le service courrier est charg de cette transmission. 1.2 Prsentation de la facture La facture doit tre normalise et comporter les mentions suivantes conformment aux dispositions du Code Gnral des Impts ( C.G.I., art. 223 et suivants) : Numro d'ordre chronologique et squentiel Nom et raison sociale du client Adresse de facturation Numro du compte contribuable Date de facturation Numro du bon de commande, contrat ou convention Numro du bon de livraison ou attestation de rception de travaux Quantit et/ou dsignation des prestations fournies Prix unitaire des prestations et montant total de la commande Taux et montant de la remise Taux et montant de la remise exceptionnelle pour paiement au comptant Montant Hors Taxe de la facture Taux et montant de la TVA Montant Net Payer (TTC) en chiffres et en lettres Visa du Directeur Financier et Comptable Mention du rgime d'imposition de la socit et du centre des impts.

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CYCLES DES REVENUS TRAITEMENT COMPTABLE 1. Processus de comptabilisation et danalyse 1.1. Gestion Comptable des comptes clients Le suivi comptable des comptes clients entre dans le cadre des travaux comptables dcrits au paragraphe cidessous. La codification des comptes clients se caractrise par une numration 8 chiffres donnant les informations suivantes, dont les 4 premiers correspondent la catgorie laquelle appartient le client et les 4 derniers au numro dordre du client : Nomenclature comptable du tiers : cette information est fournie par les trois premiers caractres. Les nomenclatures comptables retenues sont les suivantes : 4111 : Clients ordinaires 4160 : Clients douteux et litigieux Numro d'ordre : compos de 3 caractres possibles, le numro d'ordre est octroy au client suivant l'ordre dans lequel son compte est ouvert dans les livres de la SNDI.

1.2. Principe de comptabilisation La comptabilisation des ventes ayant un effet direct sur le rsultat, les procdures mises en place permettront d'assurer l'enregistrement exhaustif des produits certains dans les priodes concernes. D'autre part, mme en cas de comptabilisation d'une vente certaine, il est ncessaire d'valuer priodiquement la qualit des crances et, dans le cas o le recouvrement de certaines crances parat compromis, de constater comptablement les pertes probables estimes sur les crances. Les principes gnraux de comptabilisation peuvent tre rsums de la faon suivante : a) Les ventes et les crances doivent tre enregistres ds qu'elles sont certaines, c'est dire ds l'change des consentements et du transfert de proprit pour les ventes et lors de la ralisation des services pour les prestations de services b) Les ventes ou les prestations de services doivent tre comptabilises sur la base de factures mises c) Les produits doivent tre rattachs l'exercice au cours duquel ils ont t acquis c'est dire : Pour les ventes, l'exercice au cours duquel est intervenue la dlivrance des biens, leur facturation ou leur transfert de proprit Pour les prestations de services, l'exercice au cours duquel la prestation est effectue.

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CYCLE DES REVENUS TRAITEMENT COMPTABLE Il doit rsulter de ce principe : i. Lannulation de tous les produits constats non livrs ou des prestations non effectues (produits constats davance ) ii. La prise en compte de tous les produits non encore comptabiliss mais correspondant des livraisons effectives de biens ou des prestations de services effectues (produits recevoir ). d) Toute compensation entre des dettes et des crances concernant un mme tiers est interdite (principe de noncompensation) sauf autorisation express du client e) Lorsquune perte est probable sur une crance, il convient de constituer une provision pour dprciation (sur le montant hors TVA de la crance) qui viendra en diminution de la valeur nominale de la crance. Des conditions de fond et de forme doivent tre respectes au plan comptable et fiscal pour la constitution de ces provisions. 1.3. Organisation gnrale de la comptabilit "Clients" Quelque soit le systme de traitement (manuel ou informatis) utilis, la comptabilisation des ventes et le suivi des crances de la SNDI aura recours aux supports suivants : Une balance auxiliaire des clients mise jour rgulirement en fonction des factures de ventes mises et des rglements reus des clients Des dossiers individuels de clients contenant les doubles des factures mises rgles ou en instance de rglement.

Les critures sont dverses opration par opration selon le schma suivant : Dbit Crdit Crdit Crdit Client (compte 4111) Travaux facturs (compte 7050) Services Vendus (compte 7060) Taxes sur la Valeur Ajoute ou TVA (collecte sur les ventes, compte 4430)

Par ailleurs, les comptes clients doivent tre rgulirement analyss par tout moyen en particulier le lettrage.

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CYCLE DES REVENUS TRAITEMENT COMPTABLE 1.4. Le lettrage ou lanalyse de soldes Cette activit, confie un comptable, est place sous la supervision du chef de Dpartement Comptabilit et constitue un moyen de contrle dont le but est de permettre la justification du solde du compte de tiers un moment donn. Les analyses de solde donnent lieu au lettrage des diffrentes oprations dont le dnouement correct a pu tre constat cest dire que le rglement de la crance est quivalent la crance prise en comptabilit. Lorsque le lettrage est correctement effectu, lanalyse du compte client correspond au grandlivre (tirage des oprations non lettres uniquement) du compte client concern. A ce document, il y a lieu de joindre une copie des factures concernes. Les fiches danalyse de compte sont vises par le comptable et le chef de Dpartement Comptabilit. 2. Travaux de fin de priode En fin de priode, plusieurs travaux sont raliss en vue de la dtermination de la correcte valuation des ventes et des crances clients. A titre principal, nous citons les travaux suivants : 2.1. Le dclassement des crances ordinaires en crances douteuses ou litigieuses

Le responsable du service de recouvrement est charg de suivre le rglement des crances clients. Il monte un dossier du contentieux aprs une procdure de relance. La procdure de relance consiste en un certain nombre dactions qui sont :

les appels tlphoniques Les courriers davertissement les propositions dchancier effectues par le responsable du recouvrement, sont soumises lapprciation du service juridique de la DAL et lapprobation du DFC.

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CYCLE DES REVENUS TRAITEMENT COMPTABLE La procdure de relance stend sur une priode de trois (3) mois, au terme de laquelle le chef de Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques constitue le dossier de contentieux quil transmet au Directeur de lAdministration et de la Logistique. Le dossier de contentieux comprend :

les factures client, objet du litige les relances.

A la fin de chaque mois, les crances de plus dun (1) an dge la date dchance de la facture sont dclasses dans les comptes de crances douteuses. Il en est de mme pour toutes les crances faisant lobjet de contestation par les tiers. Le schma dcritures relatif cette opration est le suivant : Dbit Crdit Clients douteux et litigieux (compte 416 ou 4162) Crances ordinaires (compte 4111)

2.2. Provisions pour dprciation des comptes clients En principe, toutes les crances douteuses ou litigieuses doivent faire lobjet dune dotation aux provisions pour dprciation concurrence de la valeur compromise la clture de chaque exercice comptable. Toutefois, les provisions constitues ne devront pas excder le risque encouru. En dautres termes, la provision serait gale la crance nette, cest dire dduction faite des garanties consenties par le client.

La dtermination de la provision pour dprciation des comptes clients se fait par le Dpartement Comptabilit, en collaboration avec le Dpartement Finance et Contrle Budgtaire. Le montant de la provision ainsi calcule est soumis lapprciation du Directeur Gnral avant sa prise en compte en comptabilit. Lorsque sa constatation est autorise, elle est passe au titre de la priode comptable au cours de laquelle la crance est devenue compromise selon le schma ciaprs :

Dbit

Charges provisionnes (compte 659)

Crdit

Dprciation des crances (compte 491)

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CYCLE DU PERSONNEL GESTION DE LASSURANCE MALADIE 1. Signature du contrat La dcision doffrir lassurance maladie son personnel est prise par le conseil dadministration sur proposition du comit de direction. La procdure de commande, de slection et du choix du prestataire de service est la mme que celle dcrite dans le cycle des dpenses. Le prestataire retenu transmet un projet du contrat dadhsion la SNDI pour avis et observations. Laspect financier du projet du contrat dadhsion est soumis lapprciation du Directeur Financier et Comptable laspect administratif, juridique et social celui du Directeur de lAdministration et de la Logistique. Chaque responsable en charge dun aspect met des avis et observations qui sont discuts en interne avec la Direction Gnrale puis avec le prestataire de services avant la signature du contrat par les deux (2) parties. Le contrat est valable pour une priode de douze (12) mois, soit un an stalant du 01 janvier au 31 dcembre de lanne de souscription. Il est reconduit tacitement si aucune des parties nen fait la dnonciation par lettre recommande au moins un mois avant la date dexpiration de la priode annuelle. Le contrat dassurance est rdig en quatre (4) exemplaires et distribu comme suit : Un exemplaire la Direction de lAdministration et de la Logistique Un exemplaire la Direction Financire et Comptable Un exemplaire la Direction Gnrale Un exemplaire pour lassureur. Prcisons nanmoins que cette procdure est susceptible de changer si la SNDI dcide de changer dassureur. 2. Prise en charge Elle est dlivre en cas dhospitalisations mdicales ou chirurgicales dans tout tablissement public ou priv choisi par le patient, qui accepte les bons de prise en charge dlivrs par lassureur. Toute personne couverte par lassurance est tenue de prsenter un avis dhospitalisation dlivr par ltablissement sanitaire (public ou priv) qui le reoit. Cet avis est remis au responsable du service assurance maladie par le concern ou ltablissement sanitaire. Cet avis sera rang dans le sous dossier assurance maladie de lagent pour un meilleur suivi des consommations. Lagent prend en compte 20 % de la facture, 80 % sont prise en compte par lassureur.

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CYCLE DU PERSONNEL TRAITEMENT COMPTABLE 1. Principe de base Les salaires et les charges patronales sont centraliss en comptabilit dans le journal des oprations diverses suivant la fiche de centralisation labore cet effet. Deux critures sont constates : La premire permet de dterminer le niveau des salaires nets verser La seconde permet la prise en compte de l'ensemble des charges de l'employeur assises sur les salaires. La fiche de centralisation est tablie par le Directeur de lAdministration et de la logistique puis transmis au DFC pour traitement et Contrle Budgtaire. La liasse comprenant la fiche de centralisation, ltat rcapitulatif de la paie et les dclarations mensuelles est transmise la Direction Gnrale pour validation.

2. Contrle et approbation de la paie et des dclarations L'tablissement des documents et la paie sont placs sous la responsabilit du Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques. Le Dpartement Finances et Contrle Budgtaire doit veiller la cohrence et la correcte valuation des calculs contenus dans la paie. Le contrle et l'volution des niveaux de salaires et des charges sociales se font par le Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques en relation avec le Dpartement Finances et Contrle Budgtaire. Chaque mois, ils dressent un tat du personnel de la SNDI. Sur cet tat, ils tirent les carts par agent du net payer du mois prcdent par rapport celui du mois en cours. Les motifs de ces carts sont recherchs, analyss, justifis et/ou rectifis.

3. Provisions pour risques et charges rattaches aux salaires Provision pour congs pays La provision pour congs pays correspond la valeur des droits aux congs acquis par le personnel. A la clture de lexercice, cest la valeur de ces droits acquis en fonction de la date du dernier dpart en congs par rapport la date du dernier dpart en congs qui figure dans les livres comptables.

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CYCLE DU PERSONNEL TRAITEMENT COMPTABLE Provision pour primes de retraite En principe, la constitution de cette provision n'est pas obligatoire (elle n'est d'ailleurs pas dductible). Cependant, la prise en compte de cette provision permet de renforcer limage de la ralit financire de la SNDI. Il est retenu de doter une provision pour tous les travailleurs de la socit ayant au moins 10 annes d'anciennet et/ou 45 ans dge. Selon la Convention Collective (art.40), la prime de retraite est value comme suit : 30% du salaire catgoriel par anne d'anciennet pour les 5 premires annes 35% pour les 5 annes suivantes (jusqu' 10 ans d'anciennet) 40% par anne audel de la dixime anne. Toutefois, cette prime ne peut excder 25 fois le SMIG annuel. A la fin de chaque exercice comptable, le niveau global de la valeur de la prime due est calcul et ajust compte tenu des mouvements intervenus. Le montant de la provision est inscrit au dbit du compte 6845 en contrepartie du compte 15.

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CYCLE DES DEPENSES GENERALITES 1. Dfinition Le cycle des dpenses intgre tous les lments concourant la prise en compte des charges inhrentes l'activit de la SNDI.

2. Activits composant le cycle des dpenses Le cycle des dpenses comprend les activits suivantes : Commandes de fournitures, de travaux ou de services Rception et facturation des fournisseurs Traitement comptable.

3. Personnes intervenant dans le cycle Suivant l'organigramme de la socit mis jour la date de rdaction des procdures ciaprs, les personnes directement concernes par cellesci sont : Le Directeur Gnral Le Directeur Financier et Comptable Le Directeur de lAdministration et de la Logistique Le Chef de Dpartement Finance et Contrle Budgtaire Le Chef de Dpartement Comptabilit Le Chef de Dpartement Logistique.

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CYCLE DES DEPENSES COMMANDE 1. Formalisation de la commande 1.1. Budgtisation des achats Le budget des achats et charges dexploitation est tabli par le Dpartement Finance et Contrle Budgtaire en collaboration avec les diffrentes Directions et services. Afin davoir ladhsion des diffrents responsables aux prvisions ainsi dfinies, les mesures suivantes sont prises : Le budget est labor par le bas (dfinition pralable de leurs besoins par les diffrents responsables) Il fait lobjet de discussion avec les responsables concerns avant toute modification Enfin, il faudra imputer chaque centre de responsabilit les charges dont il a effectivement la matrise.

Ces budgets doivent tre ralistes, cest dire tenir compte du niveau dactivit prvu. Les budgets tant ainsi tablis sur la base de prvisions dactivit, si ces dernires ne se ralisent pas ou sont dpasses de manire significative, il est ncessaire de rviser ces budgets pour tenir compte des changements constats. Cest la raison pour laquelle il est impratif que le budget soit tabli avant le dmarrage de lexercice concern, de manire permettre un suivi correct des engagements et la mise en place dactions correctives en cas dcart. Par ailleurs, les engagements seront prvus dans le temps (pour chaque mois du budget) de manire les moduler harmonieusement en fonction des niveaux prvus de trsorerie. Le Dpartement Finances et Contrle Budgtaire veille la bonne excution des budgets.

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CYCLE DES DEPENSES TRAITEMENT COMPTABLE 1. Travaux permanents Les factures des fournisseurs sont reues et enregistres au service courrier. Aprs quoi, elles sont transmises au Directeur de lAdministration et de la Logistique pour acceptation avant d'tre achemines la Direction Financire et Comptable pour prise en compte, notamment au Dpartement Comptabilit pour contrle et traitement. 1.1. Contrle des factures et acceptation Toute facture tablie par un tiers doit tre vrifie par la socit. Ce contrle concerne les lments suivants : Concordance entre le bon de commande, le bon de livraison ou le bon de rception des travaux et la facture (quantit, dsignation, prix) Existence de l'ensemble des mentions obligatoires dfinies par les articles 223 et suivants du CGI sur la facture Vrification arithmtique du montant de la facture. Elle consiste s'assurer de la correcte valuation de la ligne de commande, des taxes supportes par la socit et du total de la facture. L'ensemble de ces tches est du ressort du Chef de Dpartement Comptabilit. La ralisation de ces contrles doit tre matrialise par un marquage au stylo de couleur sur la facture et l'annotation sur les autres exemplaires des factures de la mention "copie" pour viter les doubles comptabilisations (et doubles rglements). 1.2. Rfrencement Une fois vrifies, les factures sont rfrences suivant une codification chronologique interne. Cette codification est archive sur un formulaire labor cet effet. 1.3. Enregistrement Les factures font l'objet d'enregistrement sur des fiches d'imputation avant d'tre saisies en comptabilit aprs leur rfrencement. La saisie comptable respecte le schma ciaprs : Dbit Dbit Crdit Compte de charge par nature concerne (60/61/62/63) TVA Tiers (Fournisseurs ou crditeurs divers 40/4712).

Il est indispensable de prciser, lors de la saisie comptable, la rfrence interne donne la facture. Par ailleurs, il est impratif de ne traiter que les factures originales et correctement tablies (dispositions de lart 223 et suivants du C.G.I.).

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CYCLE DES DEPENSES TRAITEMENT COMPTABLE 1.4. Classement Les factures saisies non encore payes sont classes dans un dossier (dit des "factures en instance de rglement") ouvert cet effet. Si elles sont payes, elles sont classes par tiers suivant la nomenclature comptable retenue.

2. Travaux de fin de priode En fin de mois, plusieurs travaux sont raliss en vue de la correcte valuation des charges de la priode. A titre principal, nous citerons les travaux suivants : 2.1. Le respect de la sparation des exercices (la Csure) Suivant les rgles comptables gnralement admises, seules les charges relatives une priode lui sont rattaches. En consquence, les dpenses relatives plusieurs priodes doivent tre retraites et rattaches par fraction aux diffrentes priodes concernes. De plus, les rceptions non encore factures doivent tre valorises et faire l'objet d'une provision en comptabilit. La validation de ces charges provisionnes est du ressort du chef de Dpartement Comptabilit. Charges constates d'avance Dbit Compte de charge par nature concerne (60/61/62/63) => montant ngatif Crdit Charges constates d'avance (comptes 476) Charges payer Dbit Compte de charge par nature concerne (60/61/62/63)

Crdit Fournisseurs factures non parvenues (Comptes 408)

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CYCLE DES DEPENSES TRAITEMENT COMPTABLE 2.2. L'analyse des comptes C'est un moyen de contrle dont le but est de permettre la justification du solde du compte du tiers un moment donn. Ce contrle est mensuel pour l'ensemble des comptes fournisseurs (y compris les comptes solde nul). Cette tche doit tre permanente. Elle consiste rattacher tout rglement un fournisseur donn ou un ensemble de factures. Ce contrle permet le suivi correct des chances de rglement. Cette activit est sous la responsabilit d'un comptable et supervise par le chef de Dpartement Comptabilit. Une opration est correctement lettre lorsque le dbit est quivalent au crdit et lorsque le justificatif des soldes du compte ne comporte que les factures non rgles. Lorsque le lettrage est correctement effectu, l'analyse du compte fournisseur correspond au grandlivre (tirage des oprations non lettres uniquement) du compte de tiers concern. A partir de ce document, il y a lieu de vrifier les factures supportant le solde du compte. Toute facture vieille de plusieurs mois et non encore paye doit faire lobjet de vrification systmatique. Les fiches d'analyse de comptes sont vises par le comptable et le chef de Dpartement Comptabilit.

2.3. La demande de confirmation directe de solde C'est un moyen de contrle qui vise confirmer ou infirmer les donnes par celles du tiers concern. La mise en uvre de cette technique sera effectue annuellement, par la Comptabilit, pour tous les comptes. La demande de confirmation directe de solde est un courrier demandant au tiers de confirmer le solde des oprations passes avec lui dans ses livres. Cette lettre, signe par le Directeur Financier et Comptable, doit tre accompagne d'un relev de comptes et d'une enveloppe affranchie au tarif en vigueur.

2.4. Vrification de lexhaustivit des oprations en comptabilit Un pointage des critures du Grand Livre avec le registre de courriers arrive permet de s'assurer de l'exhaustivit de l'enregistrement de toutes les factures reues. Les carts ventuels font lobjet de recherche et dune consultation du fournisseur concern. Ce contrle doit tre permanent pour viter dtre nglig en fin danne compte tenu des travaux de clture.

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CYCLE DES IMMOBILISATIONS GENERALITES 1. Dfinition Ce cycle rcapitule les rgles relatives la politique d'investissement et de dsinvestissement de la socit.

2. Activits du cycle des immobilisations Le cycle des immobilisations intgre les activits suivantes : Investissements Dsinvestissements Scurit et protection des biens Traitement comptable.

3. Services concerns Plusieurs services interviennent dans la ralisation complte de ce cycle. A titre principal, les services concerns sont les suivants : La Direction Gnrale La Direction Financire et Comptable La Direction de lAdministration et de la Logistique.

4. Personnes intervenant dans le cycle Suivant l'organigramme de la socit mis jour la date de rdaction des procdures ciaprs, les personnes directement concernes par ce cycle sont : Le Directeur Gnral Le Directeur Financier et Comptable Le Directeur de lAdministration et de la Logistique Le Chef de Dpartement Logistique Le Chef de Dpartement Finance et Contrle Budgtaire Le Chef de Dpartement Comptabilit.

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CYCLE DES IMMOBILISATIONS INVESTISSEMENTS 1. Dfinition On entend par investissement le flux ponctuel ou annuel d'acquisition ou de cration d'immobilisations productives.

2. Conditions Compte tenu du caractre irrversible de la dcision d'investir, certaines prcautions doivent tre prises quant la forme et au fond. a) Conditions de forme Au dbut de tout exercice comptable, il est tabli un budget d'investissement qui donne la liste des biens acqurir, leur cot et ventuellement le mode de financement retenu et bien entendu la dure d'utilisation prvisionnelle par rapport aux besoins en quipement recenss et valus. En principe, un investissement n'est excut que s'il figure au budget d'investissements. Cependant, en cas d'urgence, il y a lieu de demander une autorisation expresse au Conseil d'Administration. b) Conditions de fond Les investissements oprer sont ceux qui permettent la socit d'accrotre sa productivit et de raliser une conomie. En consquence, tout investissement est prcd d'une tude, de son impact sur la productivit marginale et des conomies ralises. Sa nature doit tre prcise (investissement de capacit ou de productivit).

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CYCLE DES IMMOBILISATIONS INVESTISSEMENTS 3. Elaboration du budget d'investissement Le budget d'investissement est tabli par le Dpartement Finances et Contrle Budgtaire sous la supervision du Directeur Financier et Comptable, selon les instructions de la Direction Gnrale. Les investissements raliser au cours de l'exercice sont dtermins en fonction des objectifs poursuivis par la socit. Ce budget dcrit de faon prcise les investissements projets et les services bnficiaires. De mme, les investissements sont programms dans le temps, ce qui suppose l'clatement du budget d'quipement en mois et l'identification prcise des mois au cours desquels les investissements sont engags. Elabor par les responsables oprationnels, le budget fait l'objet de discussions au niveau de la Direction Gnrale avec les diffrents intresss. Il est adopt aprs ces discussions, avant d'tre port devant le Conseil d'Administration. Le budget d'investissement est approuv par le Conseil avant son excution. Il est arrt pour la dure d'un exercice comptable. Son excution est autorise et planifie par le Directeur Gnral en accord avec la Direction Financire et Comptable, compte tenu des modalits de financement retenues. 4. Etablissement des Demandes dAchats Les demandes dachats dquipements sont tablies par des responsables de services dsigns par la Direction Gnrale. Elles sont soumises lapprobation pralable du Directeur de lAdministration et de la Logistique. Cette approbation est ellemme subordonne (mme si linvestissement est prvu au budget) : lapprciation de la situation gnrale de la socit (montant des engagements, non rception des ressources extrieures devant couvrir cet investissement) au caractre prioritaire ou non (par rapport dautres investissements) de la dpense prvue.

Par ailleurs, en vue de satisfaire ces objectifs de contrle pralable, les commandes de biens dquipement par les responsables de services (ou par lintermdiaire du service Achats) doivent tre rigoureusement interdites.

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CYCLE DES IMMOBILISATIONS INVESTISSEMENTS 5. Commande et rception des immobilisations Les mmes procdures que celles relatives aux achats de biens dexploitation doivent tre retenues. Il convient cependant, eu gard limpact thoriquement important des investissements sur lactivit gnrale de la socit, de prendre des dispositions particulires : a) Commande Une attention particulire doit tre accorde la solvabilit du fournisseur. En effet, certains fournisseurs retenus sur la base stricte des prix et des dlais de livraison de limmobilisation propose, peuvent se rvler dfaillants au moment de la livraison du bien dquipement, du fait dune situation financire difficile qui les empche de tenir leurs engagements. b) Rception des immobilisations Affectation limmobilisation dun numro dordre dentre et inscription de ce numro de manire indlbile sur limmobilisation ellemme : cette opration doit tre observe particulirement pour les immobilisations non facilement identifiables et mobiles (mobilier et matriel de bureau ou de logement notamment) elle facilitera les rapprochements ultrieurs, aprs la prise dinventaire physique de fin danne, des donnes du fichier des immobilisations et des donnes de cet inventaire. Remarque : lindentification de limmobilisation est donne au magasin pour affectation sa destination dfinitive. Identification prcise du service auquel limmobilisation a t affecte.

c) Production immobilise Etablissement par le service "Matre douvrage" (DEDF et DEX) dune fiche de travaux rcapitulative des cots supports (main duvre, matires consommes ) donnant le cot dfinitif de limmobilisation cre. Envoi de cette fiche de travaux lagent charg du suivi des immobilisations pour inscription au fichier des immobilisations.

Aprs achvement de ces immobilisations, les mmes procdures de rception que pour les immobilisations acquises en ltat devront tre appliques.

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CYCLE DES IMMOBILISATIONS DES INVESTISSEMENTS 1. Dfinition On entend par dsinvestissement, la sortie d'une immobilisation du patrimoine d'une entreprise. Il peut revtir plusieurs formes notamment la cession, la mise au rebut, le vol, la destruction ou la disparition.

2. Conditions En raison de son appartenance au patrimoine de l'entreprise, d'immobilisations, quelle quen soit la forme, doit obir certaines rgles. toute sortie

a) Conditions de forme
Au moment de l'tablissement du budget d'investissement, il est prcis le sort rserv aux quipements prsentant un caractre vtuste. Une liste des biens cder doit tre tablie, en ce qui concerne les quipements renouveler. Cette liste est tablie par la Direction Financire et Comptable en accord avec les responsables oprationnels. Pour ceux qui ne sont plus en tat de marche, un procsverbal de mise au rebut, tabli et vis par la Direction Gnrale, est joint au budget d'investissement. En principe, les dsinvestissements sont pralablement autoriss par le Conseil dAdministration avant leur excution par la Direction Gnrale. Quelle que soit la nature de lopration de cession de limmobilisation (cessions, mises au rebut, destructions), tous les renseignements relatifs ce retrait doivent tre systmatiquement ports la connaissance du comptable charg du suivi des immobilisations, afin quil puisse assurer une mise jour du fichier des immobilisations. Ces renseignements devront ncessairement reprendre les donnes suivantes : Description prcise des immobilisations sorties Indication pour chacune delles de la date exacte du retrait Prix de cession pour les immobilisations vendues. Ces lments sont ncessaires une correcte comptabilisation des cessions ou retraits et la dtermination des rsultats de cession. Dans les cas de vol, il faut faire une dclaration auprs de l'administration et de l'assurance selon l'immobilisation concerne et faire toutes les dmarches administratives notamment les constats de police par la DAL.

b) Conditions de fond
Les quipements cder figurent sur la liste avec les prix de cession prvisionnels et les modalits de cession (ventes au comptant ou crdit). Sur cet tat figure galement le rsultat de la cession (plus ou moins value) dgag. Pour les mises au rebut, il est galement ncessaire de prciser le montant du rsultat de l'opration (une moins value ou un rsultat nul). Cette tude succincte est approuve par le Directeur Gnral.

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CYCLE DES IMMOBILISATIONS SECURITE ET PROTECTION DES BIENS 1. Dfinition La protection des biens revt plusieurs aspects : a) Protection La protection d'un bien consiste raliser ou mettre en place l'ensemble des mesures ncessaires en vue de se prmunir de toute agression. Il s'agira par exemple, d'engager des gardiens chargs de la surveillance desdits biens. Il peut s'agir galement de mettre en place les dispositifs de prvention d'incendie, d'empcher la dtrioration prmature de l'outil de production, etc. b) Sauvegarde de la valeur patrimoniale Ce niveau de protection consiste prvenir le risque relatif la perte des lments d'actifs. Il s'agira gnralement de contrat d'assurance garantissant le remboursement des dommages causs (vols, incendies, accidents,). 2. Dispositif de protection de la SNDI a) Protection physique La protection physique des immobilisations de la SNDI s'organise comme suit: Systme de protection contre lincendie des bureaux vrifier priodiquement. Le suivi de l'entretien de ce dispositif est assur par le responsable du Dpartement de lAdministration et des Affaires Juridiques Gardiens de jour et de nuit par quipe de deux (2) agents (dans le cadre de prestation avec une socit spcialise) Alarme (dont le code n'est connu que d'une liste limitative de personnes) Systme de scurit lectrique et lectronique.

Les vhicules de services et tout autre quipement de service de la socit sont sous la responsabilit de leur utilisateur. b) Protection de la valeur patrimoniale Plusieurs contrats d'assurances couvrent la socit contre les risques de vols, dincendies et d'accidents. Ces contrats sont en gnral annuels et doivent tre renouvels en fin de priode. La gestion, le suivi et la maintenance des immobilisations sont du ressort du responsable du Dpartement de la logistique supervis par le Directeur de lAdministration et de la Logistique.

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CYCLE DES IMMOBILISATIONS TRAITEMENT COMPTABLE 1. Principe de comptabilisation Les immobilisations comptabiliser au niveau de l'actif de l'entreprise sont celles dont la SNDI est propritaire et uniquement cellesl ( l'exclusion de celles loues, prtes, ou acquises dans le cadre de projets, ou remises lentreprise), y compris les livraisons soi mme. Les immobilisations doivent tre distingues des charges. Cette distinction doit particulirement tre effectue pour les dpenses d'entretien et pour les grosses rparations. Les principes gnraux suivants sont retenus en pratique: Les moyens de production qui restent durablement dans la socit, constituent des immobilisations. Les dpenses d'entretien et de rparation qui entranent uniquement une remise en tat de l'immobilisation ou une conservation de celleci dans de bonnes conditions d'utilisation, constituent des charges d'exploitation. Celles qui par contre ont pour effet d'augmenter de manire significative la valeur et/ou la dure de vie du bien doivent tre portes l'actif du bilan dans les valeurs immobilises.

Les charges engendres par les grosses rparations (vritables charges d'exploitation) sont comptabilises l'actif du bilan pour tre rparties sur plusieurs exercices. Les immobilisations doivent tre inscrites suivant leur valeur d'origine ou rvalues. La valeur d'origine peut tre : Le prix dachat hors taxe augment des frais accessoires (droits de douane, frais de transport, de montage et dinstallation de limmobilisation) La valeur dapport pour les immobilisations apportes en nature. Le cot de production, pour les immobilisations cres par lentreprise pour elle mme. Les immobilisations non acheves ou non mises en service sont inscrites dans un compte d immobilisations en cours et doivent tre maintenues sous cette rubrique tant quelles ne sont pas oprationnelles. Les immobilisations en cours ne font lobjet daucun amortissement. Les immobilisations doivent tre dprcies comptablement la fin de chaque exercice social.

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CYCLE DES IMMOBILISATIONS TRAITEMENT COMPTABLE 2. Rception et contrle des factures dimmobilisations Le processus de rception et de contrle des factures relatives aux biens dquipement est le mme que celui des factures dachats. Cependant, il faut ajouter la transmission dun exemplaire de la facture dacquisition au comptable charg de la tenue du fichier des immobilisations pour la mise jour de celuici. 3. Suivi des travaux relatifs la production immobilise Afin dassurer un suivi correct de ses immobilisations, la SNDI a adopt les procdures suivantes : Affectation par les services comptables dun numro de code aux diffrents travaux pralablement leur dmarrage, ce qui met les services techniques dans lobligation de passer par ces services avant tout engagement de dpenses Ouverture de fiches de travaux par nature dimmobilisations crer, tenues paralllement par les services comptables et les services techniques Apposition systmatique sur les factures des fournisseurs, les feuilles de paie et les bons de sortie par les services techniques, du numro de code permettant didentifier prcisment les travaux concerns Comptabilisation de ces lments de charges et report de ces donnes au niveau des fiches de travaux Etablissement la fin des travaux dun procs verbal de rception de limmobilisation Rapprochement des lments de cot de chaque immobilisation cre, par comparaison des fiches de travaux tenues par les services comptables et les services techniques Analyse des carts ventuels et comptabilisation des immobilisations cres. Transmission des lments (fiches de travaux, P.V. de rception) au comptable charg de la tenue du fichier des immobilisations pour mise jour de ce fichier.

4. Comptabilisation des acquisitions Les enregistrements comptables des acquisitions de biens immobiliss sont effectus sur la base stricte des factures contrles et approuves par les responsables concerns (acquisition dimmobilisations) et des fiches de travaux tablies par les services techniques (production immobilise). Il convient de signaler que les frais accessoires (droits de douane, frais de montage et dinstallation) et la TVA non rcuprable sont incorpors au cot des immobilisations.

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CYCLE DES IMMOBILISATIONS TRAITEMENT COMPTABLE Par ailleurs, des critres prcis sont fixs et communiqus aux comptables concerns pour la distinction des charges immobilises et des charges normales dexploitation. Lenregistrement comptable des immobilisations est suivi immdiatement de la mise jour du fichier des immobilisations. 5. Suivi des immobilisations Les mouvements affectant les immobilisations (acquisitions, retraits) doivent, linstar des mouvements affectant tous les postes patrimoniaux, faire lobjet dun suivi rigoureux. Ce suivi est assur laide du fichier des immobilisations tenu par un comptable dsign. Selon limportance de la rubrique des immobilisations dans le patrimoine de la SNDI et lorganisation comptable, ce suivi :

sera assur de manire exclusive par un comptable ou confi au comptable qui soccupe du traitement des factures des fournisseurs sera automatis (logiciel de gestion des immobilisations).

Quel que soit le cas de figure, le fichier des immobilisations renseigne tout moment sur : la nature, la description prcise, les dates dacquisition et de mise en service, les valeurs dorigine des immobilisations appartenant lentreprise lemplacement gographique de ces immobilisations dans lentreprise les amortissements (dprciations) annuels et cumuls dtermins sur chacune de ces immobilisations.

Ces informations doivent concorder strictement tout moment avec les soldes globaux des comptes dimmobilisations et damortissements apparaissant au bilan et dans les documents comptables de la SNDI. Le fichier des immobilisations correctement tenu constitue alors : un justificatif pertinent des soldes comptables des comptes dimmobilisations au bilan un document de contrle indispensable des existants physiques un support irremplaable de travail pour les auditeurs externes.

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CYCLE DES IMMOBILISATIONS TRAITEMENT COMPTABLE Cela suppose que : le comptable charg de la tenue du fichier des immobilisations soit systmatiquement ampliataire des factures envoyes par les fournisseurs et des procs verbaux de retraits dimmobilisations le comptable charg de la tenue du fichier des immobilisations rapproche priodiquement en cours danne, les soldes des comptes dimmobilisations du fichier avec les soldes des tats comptables (balances, grand livre) pour investiguer et redresser tout cart entre ces soldes.

6. Codification Il est ouvert un dossier pour tout bien pouvant tre distingu individuellement. A cette occasion, le bien concern est codifi suivant un systme interne. Cette opration se fait lors de la cration du fichier des immobilisations. Les immobilisations sont codifies chronologiquement. Toutefois, elles sont classes suivant la nomenclature comptable retenue.

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CYCLE DES IMMOBILISATIONS TRAITEMENT COMPTABLE 7. Ecritures d'inventaire Il s'agit essentiellement de la prise en compte de la dprciation des biens immobiliss. Toutefois, il est recommand de procder intervalle raisonnable l'inventaire physique des biens de la socit. Ces travaux peuvent donner lieu la mise au rebut de certains biens ou simplement la sortie de tout actif non retrouv. Les rsultats de l'inventaire physique sont valids par le Directeur Gnral. Cet inventaire doit porter sur l'ensemble des immobilisations au moins une fois par an. Les dotations aux amortissements sont portes au dbit des comptes 68 et au crdit des comptes 28. Les comptes de charges immobilises sont crdits directement au crdit du compte concern par le dbit d'un compte 68. 8. Ecritures de cession ou de sortie du patrimoine Ces critures permettent de sortir le bien du patrimoine de mme que l'amortissement constat et de dgager le rsultat de cession. Ces critures sont du ressort exclusif du Chef de Dpartement Comptabilit.

Constatation de lamortissement de lexercice de sortie

Il sagit de la dotation concernant la priode allant du dbut de lexercice la date de cession. Dbit Dotation aux amortissements (68) Crdit Amortissements (28)

Sortie du bien

Dbit Valeurs comptables nettes de llment dactif cd (81) Crdit Immobilisations (compte 2 par nature) Dbit Amortissements (28) Crdit Valeurs comptables nettes de llment dactif cd (81)

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CYCLE DES IMMOBILISATIONS TRAITEMENT COMPTABLE Constatation de la cession du bien

Compar la valeur comptable nette du bien cd, le prix de cession permet d'aboutir au rsultat de la transaction. Dbit Crdit Autres dbiteurs divers (compte 485) Prix de cession de l'lment d'actif cd (compte 82)

Incidence sur le rsultat

A la clture, le compte 81 "Valeur comptable des cessions dimmobilisations" et le compte 82 "Produits des cessions dimmobilisations" sont solds dans le compte 13 "Rsultat de lexercice". Dbit Prix de cession de l'lment d'actif cd (compte 82) Crdit Valeur comptable nette de l'lment d'actif cd (compte 81) Crdit Rsultat de cession (compte 13) Les plus ou moins values dgages sont directement intgres au rsultat comptable de l'exercice. 9. Contrles priodiques Ces contrles portent sur le montant des valeurs brutes immobilises et des amortissements pratiqus. Cette opration est du ressort du comptable charg de la tenue du fichier des immobilisations, sous la supervision du Chef de Dpartement Comptabilit. 9.1. Valeurs brutes La ralisation dun inventaire physique des immobilisations permet de s'assurer que les lments inventoris sont uniquement ceux qui figurent au bilan. En consquence, l'analyse d'un poste d'immobilisation n'est valable que si son existence physique peut tre prouve. Ce test de concordance doit tre ralis au moins une fois par an sur tous les biens. 9.2. Amortissements pratiqus En ce qui concerne les critures d'amortissements, il y a lieu de procder priodiquement des tests de concordance entre les plans d'amortissements retenus et les amortissements pratiqus. Tout cart doit tre analys et corrig au cours de la priode comptable concerne.

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CYCLE DE LA TRESORERIE GENERALITES 1. Dfinition Le cycle de la trsorerie concerne les activits relatives aux mouvements de fonds oprs par la socit. Il en prcise le circuit et organise l'ensemble des tches qui rentrent en ligne de compte.

2. Activits du cycle de la trsorerie Le cycle de la trsorerie intgre les activits suivantes : Encaissements Dcaissements Traitement comptable Gestion financire.

3. Services concerns Plusieurs services interviennent dans la ralisation complte de ce cycle. A titre principal, les services concerns sont les suivants : Direction Gnrale Direction Financire et Comptable Dpartement Comptabilit Dpartement Finance et Contrle Budgtaire.

4. Personnes intervenant dans le cycle Suivant l'organigramme de la socit mis jour la date de rdaction des procdures ciaprs, les personnes directement concernes par ce cycle sont : Le Directeur Gnral Le Directeur Financier et Comptable Le Chef du Dpartement Comptabilit Le Chef du Dpartement Finances et Contrle Budgtaire Le Trsorier.

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CYCLE DE LA TRESORERIE ORGANISATION GENERALE 1. Principe de base La gestion et lorganisation du cycle de la trsorerie de la Socit Nationale de Dveloppement Informatique doivent concourir une meilleure rationalisation des charges et la minimisation de tout risque d'erreur et/ou de fraude ventuelle au cours de sa ralisation. Une attention toute particulire sera donc porte sur la gestion des lignes de crdit et l'interdiction formelle de l'exercice de fonctions incompatibles par les agents intervenant dans ce cycle. Deux fonctions sont dites incompatibles lorsqu'elles sont excutes par le mme agent et qu'elles concourent directement la ralisation d'un cycle en occultant la facult d'un niveau de contrle plus renforc.

2. La Caisse Les oprations d'encaissements et de dcaissements sont confies un agent le trsorier qui na aucun accs direct aux comptes de tiers et aux comptes de trsorerie (fonctions incompatibles). Cependant, pour lenregistrement de ces oprations des fins de contrle (arrt de caisse), il dispose dun registre extracomptable : le brouillard de caisse dans lequel il mentionne toutes les oprations ralises avec les rfrences des pices justificatives (pices de caisse, factures, notes de frais) La Socit Nationale de Dveloppement Informatique possde un coffrefort et doit mettre en place un dispositif de scurisation de ses avoirs. La tenue de la caisse se fait sous la supervision directe du Directeur Financier et Comptable qui jouit de toutes les prrogatives visant oprer des contrles inopins sans pravis. 3. Les comptes bancaires La SNDI dtient trois (3) comptes dans trois banques (Banque Interne du Trsor (ACCD), Banque Nationale dInvestissement exCaisse Autonome dAmortissement, et Ecobank). L'ouverture et la fermeture des comptes bancaires sont autorises pralablement par une dcision du Conseil dAdministration. La gestion des comptes bancaires et l'utilisation des lignes de crdit sont du ressort du Directeur Financier et Comptable. Toutefois, les prrogatives du Directeur Gnral en la matire sont des plus tendues. Il a en consquence, la facult d'exercer tout contrle jug ncessaire sans pravis.

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CYCLE DE LA TRESORERIE ENCAISSEMENTS 1. Dfinition Les encaissements sont constitus de l'ensemble des rglements reus par la socit au titre des sommes qui lui sont dues par les autres tiers et des transferts en capitaux issus du budget de l'Etat conscutifs aux commandes de travaux. Ces encaissements peuvent tre constitus d'espces, de chques ou de virements bancaires. 2. Nature des encaissements 2.1. Encaissement en espces Les paiements en espces effectus la SNDI concernent les remboursements des avances consenties par elle ses employs pour les cas particuliers de rglements de factures, de chques contre espces et dalimentation de la caisse. Lalimentation de la caisse se fait par des retraits bancaires dans la limite de 3 millions de francs CFA. Lorsque le montant de la caisse avoisine 100 000 francs CFA, le caissier dresse un tat rcapitulatif de toutes les dpenses effectues depuis la dernire alimentation quil soumet au DFC pour contrle. Ce dernier transmet cet tat au Directeur Gnral qui appose son visa lorsque la demande est accepte et la retourne au DFC. Le trsorier prpare par la suite le chque qui est sign dabord par le DFC puis par le DG. 2.2. Encaissement par chque Les chques et effets de commerce sont rceptionns par le Chef de Dpartement Finances et Contrle Budgtaire qui les enregistre sur un registre ouvert cet effet, aprs identification prcise de la facture correspondante. Puis, il procde la ventilation. Cette ventilation obit l'optimisation des lignes de crdit et des soldes de comptes suivant les besoins de la SNDI. La ventilation se fait au moyen de l'inscription sur le registre du nom de la banque et/ou du numro du compte qui recevra le paiement. Le Chef de Dpartement Finances et Contrle Budgtaire transmet le chque au trsorier qui en fait une copie, prpare les bordereaux de remise, par compte bancaire, et, frappe les titres de rglement de la mention suivante, l'aide d'un tampon adquat (en principe un par compte bancaire): Payer l'ordre de Banque X Compte n ............. SNDI En plus de cette mention, le Trsorier fait endosser chacun des chques par le DFC. Aprs l'endos, les bordereaux de remise en banque auxquels sont joints les diffrents chques concerns sont remis au trsorier qui se charge de la remise des chques en banque. A son retour, il transmet le Bordereau de remise, la facture et la photocopie du chque au comptableBanque pour enregistrement.

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CYCLE DE LA TRESORERIE ENCAISSEMENTS 2.3. Les transferts en capitaux Sur la base des projets inscrits dans la loi de finances, leur ralisation par la SNDI est rmunre par des transferts en capitaux du budget de lEtat. En principe, trimestriellement le Trsor Public vire une dotation sur le compte de la SNDI. Le Trsor transmet la SNDI un tat qui prcise le montant de la dotation vire. Un avis dcritures transmis par la banque permet dattester la rception effective de la dotation. 2.4. Virements bancaires Les virements bancaires reus correspondent des ordres donns par des tiers leur banque en vue de rgler une crance vis vis de la SNDI. A l'excution de cet ordre, la banque de la SNDI qui reoit le paiement linforme au moyen d'un avis d'critures. Cet avis prcise le montant vir au profit de la socit et les ventuels frais prlevs par la banque. Ce document est la pice comptable qui supporte ce genre d'opration. En consquence, le comptable ne constatera le paiement du tiers en comptabilit qu' la rception d'un avis dcritures de la banque. Les photocopies ou fax de bordereau d'ordre de virement transmis par les clients n'ont aucune valeur.

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CYCLE DE LA TRESORERIE DECAISSEMENTS 1. Dfinition Les dcaissements effectus par la socit correspondent des dpenses dment autorises.

2. Paiements en espces 2.1. Principe de base Les paiements en espces doivent tre effectus de faon accessoire. Ce mode de paiement est utilis pour les menues dpenses. 2.2. Autorisations Tous les dcaissements en espces sont soumis lautorisation pralable du Directeur Financier et Comptable dans une limite de 200.000 Francs CFA. Toute opration d'un montant suprieur doit imprativement obtenir l'accord pralable du Directeur Gnral. 2.3. Dcaissements effectifs Toute demande de retrait de fonds doit tre approuve par le responsable du service du demandeur. Cest la vue de cette approbation et en fonction des disponibilits que lautorisation du DFC ou du DG est matrialise sur la demande partir de laquelle le caissier remplit la pice de caisse qui est vise par le bnficiaire et par le caissier lui mme. Nanmoins, ce dernier doit sassurer que les pices qui lui sont prsentes, afin de justifier la dpense, ont t dment autorises en comparant les signatures y figurant avec les modles dont il dispose pralablement. La dpense ayant t effectue, le bnficiaire rapporte les justificatifs au trsorier afin que celuici puisse confirmer de faon probante lusage des fonds dcaisss. Ces pices justificatives sont jointes la pice de caisse et transmises au comptable pour enregistrement. En labsence de rgularisation dans un dlai dun mois, les dcaissements effectus davances sur le bnficiaire constituent ainsi une crance de la SNDI sur ce dernier. Ainsi, la DFC saisit la DAL pour la gestion du contentieux. Notons que le caissier doit annoter les justificatifs (factures, note de frais) de la mention pay par la caisse le avec les rfrences de la pice de caisse avant de les transmettre au comptable en charge de la trsorerie ceci afin de prvenir leur rutilisation.

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CYCLE DE LA TRESORERIE DECAISSEMENTS Description de la procdure de bon de caisse ou demande despce Un bon de caisse est un document comptable autorisant un dcaissement de fonds (en espces). En effet, il arrive trs souvent que lors de lengagement dune dpense, les pices justificatives ne puissent tre obtenues : Les bons de caisse vont permettre de justifier de faon dfinitive le dcaissement effectuer par le caissier. La procdure dmission dun bon de caisse est la suivante : le directeur oprationnel (ou son collaborateur dment autoris) souhaitant effectuer une dpense pour laquelle il se trouve dans la situation prcite, se charge dtablir une demande quil dpose auprs du Chef de Dpartement Finances et Contrle Budgtaire qui dispose ce sujet dun carnet de bon de caisse et indique le motif prcis de la dpense cette fiche de demande despce est vise par le Directeur Financier et Comptable (ou son collaborateur dment autoris) avant le dcaissement effectif des fonds.

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CYCLE DE LA TRESORERIE DECAISSEMENTS 3. Paiement par chque, virement bancaire 3.1. Principe de base Ces modes de paiements sont les plus utiliss par la SNDI et doivent constituer l'essentiel des modalits de rglement de la socit. 3.2. Autorisations Le principe de signature est lautorisation conjointe de deux personnes habilites sans limitations de montants. Les personnes habilites dans ce cadre sont : le Directeur Gnral le Directeur Financier et Comptable le Charg de Mission.

Tous les signataires peuvent individuellement autoriser la remise lencaissement des titres de rglement reus des tiers (par endos). 3.3. Etablissement du titre de rglement (Chques, ordre de virement) Il est tabli une fois par semaine (le dernier jour ouvrable de la semaine), la liste des factures payer au cours de la semaine suivante par le trsorier qui la vise. Cette liste est soumise l'apprciation du Chef de Dpartement Finances et Contrle Budgtaire. Ce dernier soumet cet tat pour apprciation au Directeur Financier et Comptable au plus tard le premier jour ouvrable de la semaine suivante avant 18 heures, avec la situation de trsorerie. Le Directeur Financier et Comptable dtermine les rglements effectuer en fonction de la contrainte de trsorerie et demande au trsorier de prparer les fiches de paiements de dpenses. La prparation des titres de rglement incombe au trsoriercomptable qui sassure que les chques sont barrs et frapps de la mention non endossable, vrifie le nom du bnficiaire et enfin sassure de la concordance entre les montants en chiffres et en lettres. A laide dun tampon, le trsoriercomptable porte les spcifications du titre de rglement et la date sur la facture originale. Les titres de rglement comme prpars prcdemment sont transmis aux secrtariats des signataires : Directeur Financier et Comptable puis Directeur Gnral. Ces derniers visent le justificatif et signent le titre de paiement. En labsence dun des signataires, le Charg de Mission est autoris signer par dlgation.

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CYCLE DE LA TRESORERIE DECAISSEMENTS Dans toute la mesure du possible, les justificatifs de paiement doivent tre des pices originales. Les bordereaux de chques mis par la SNDI sont numrots de faon chronologique sur lexercice au cours duquel ils sont tablis et effectus par banque. Il en est de mme pour les fiches de paiements de dpenses. 3.4. Remise aux tiers ou le paiement effectif La remise au tiers est assure par le secrtariat du Dpartement Finances et Contrle Budgtaire. Le bnficiaire ou son reprsentant signe et mentionne son identit (numro de la pice d'identit) et la dnomination sociale de la socit quil reprsente dans un cahier prvu cet effet. Dans le cas o les titres de rglement sont remis aux bnficiaires par l'un des agents de la SNDI, il y a lieu daccompagner ce paiement par le cahier de transmission qui sera dcharg par le tiers. Cet agent s'inscrit dans le cahier du secrtariat du Dpartement Finances et Contrle Budgtaire l'aide de son numromatricule et transcrira dans un cahier de transmission les rfrences du titre de paiement. La dcharge de ce cahier par le tiers justifiera la ralit du titre de paiement et la ralit de la transmission. 4. Gestion des titres de paiement 4.1 Gestion des pices de caisse Dtenues par le caissier, les pices de caisse sont prnumrotes et tablies pour les encaissements et les dcaissements despces. Elles sont jointes aux pices justificatives. Les pices de caisse font lobjet dun inventaire exhaustif consign dans un registre ouvert cet effet. 4.2 Gestion des bons de caisse Ils sont grs par le Chef du Dpartement Finances et Contrle Budgtaire. 4.3. Gestion des chquiers Les chquiers sont dtenus par le DFC. Le suivi des demandes de nouveaux carnets lui incombe. Une demande lui est adresse par le trsorier en cas de besoin pour l'tablissement des chques. Les chquiers utiliss et termins seront gards plusieurs annes. Quant aux chques annuls, leurs numros doivent tre dcoups et agrafs au talon.

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CYCLE DE LA TRESORERIE TRAITEMENT COMPTABLE 1. Principe de comptabilisation 1.1. Pices comptables Conformment aux principes comptables gnralement admis, la preuve de la ralit d'une opration est donne par l'existence d'une pice comptable. En ce qui concerne la trsorerie, les pices comptables sont constitues par les pices de caisse, les chques, les ordres de virement, les tickets d'agios et les bordereaux de remise. 1.2. Journaux de trsorerie Il est ouvert un journal pour chaque compte de trsorerie. En dehors de la caisse, il n'existe aucun brouillard manuel. 1.3. Schmas comptables Caisse Le compte caisse (57) enregistre son dbit les entres de fonds et son crdit les sorties de fonds. En principe, son solde est dbiteur ou nul. En effet, on ne peut retirer de la caisse plus quon en a mis. Grosso modo, le compte caisse retrace les oprations dencaissement et de paiement effectues en espces pour les besoins de lentreprise. Lorsque lentreprise effectue des retraits de la banque pour alimenter ou approvisionner la caisse, le compte 585 intitul virements de fonds est crdit par le dbit du compte caisse et ce, dans le journal auxiliaire de caisse. Lorsque lentreprise effectue des versements espces dans le compte bancaire, le compte 585 est dbit par le crdit du compte caisse 57 et ce, toujours dans le journal auxiliaire de caisse. Banque Nous retrouvons ici les rglements et les paiements par chque et par virement. 1. Les rglements par chque Tout chque sign et mis en circulation par lentreprise en vue du rglement dun tiers doit faire lobjet dun enregistrement comptable. Le schma comptable est le suivant : Dbit Crdit Comptes de tiers (classe 4) Banques ou tablissements financiers (Compte 52 ou 53)

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CYCLE DE LA TRESORERIE TRAITEMENT COMPTABLE Lorsque lentreprise reoit de son client ou dbiteur un chque, elle le fait transiter par le compte chque encaisser. Le schma comptable est le suivant : Dbit Chques encaisser (Compte 513)

Crdit Comptes de tiers concerns (Classe 4) CQ dtenu au sein de lentreprise Dbit Chques l'encaissement (Compte 514)

Crdit Chques encaisser (Compte 513) Remise la banque pour encaissement Dbit Banque ou tablissements financiers (Comptes 52/53)

Crdit Chques lencaissement (Comptes 514) Suivant avis de crdit Le compte 531 intitul chques postaux fonctionne peu prs de la mme faon que le compte 52, mais il ne peut pas assurer lescompte des effets de commerce. Les commissions prleves, quoiqu' appeles taxes sont portes au dbit du compte 631 intitul frais bancaires . Par ailleurs, le compte 531 prsente exceptionnellement un solde dbiteur la banque dans les limites contractuelles fixes au titulaire du compte. Aprs chaque opration, un relev est adress au titulaire du compte. 2. Les rglements par virement et prlvement bancaire Ils concernent tous deux les comptes banque et les comptes de chques postaux. Le virement permet au titulaire dun compte bancaire ou postal de transfrer des fonds de son compte courant (banque ou chques postaux) sur celui dun bnficiaire. Chez le dbiteur, lordre de virement sign est trait comme un chque mis. Le schma est identique celui dcrit prcdemment et portant sur les paiements par chque. Chez le crancier, lenregistrement nintervient qu la rception de lavis de virement qui tient lieu davis de crdit. Le fait que le crancier ait t averti par le dbiteur ne suffit pas. Quant au prlvement, il permet de rgler des factures de faon automatique du compte bancaire ou du compte postal sans lintervention de lentreprise.

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CYCLE DE LA TRESORERIE TRAITEMENT COMPTABLE 2. Travaux permanents 2.1. Arrt quotidien de la caisse Tous les soirs avant la fermeture, le caissier procde l'arrt de la caisse qui consiste pointer le brouillard aux pices de caisse et rapprocher l'encaisse relle du solde thorique. Ce contrle est matrialis par le visa dans le brouillard de caisse du trsorier et du Chef de Dpartement Finance et Contrle Budgtaire qui s'assure quotidiennement de la correcte valuation de l'encaisse. 2.2. Enregistrement comptable des oprations de trsorerie Lenregistrement des oprations de caisse portes sur le brouillard est effectu, au plus tard, la fin de la journe comptable suivante de faon permettre la mise jour rapide du solde comptable. Le respect de ce dlai est impratif. Il en est de mme pour les oprations de banque. Ces tches incombent au comptable et sont places sous la supervision directe du Chef de Dpartement Comptabilit. 3. Travaux de fin de priode 3.1. Contrle de caisse Il est inopin et supervis par le Directeur Financier et Comptable ou le Chef de Dpartement Comptabilit. Ce dernier doit obligatoirement exercer cette facult au moins une fois dans la semaine et rapprocher le solde comptable caisse avec l'encaisse. 3.2. Etats de rapprochement bancaire C'est un moyen de contrle visant rapprocher le solde comptable d'un compte bancaire. et celui de la banque concerne. Pour la ralisation de ces tats de rapprochement bancaire, le comptable procde au pointage des oprations comptabilises aux relevs de comptes au plus tard le 15 du mois suivant celui de la priode concerne. Pour ce faire, il doit demander rgulirement (chaque dcade) des relevs de comptes pour traiter rapidement les informations. Le comptable remplit le formulaire de rapprochement labor cet effet et le soumet au contrle du Chef de Dpartement Comptabilit qui y appose son visa. 3.3. Traitement des critures en rapprochement Les rapprochements bancaires donnent lieu ventuellement l'enregistrement d'critures comptables. En effet, les oprations non dnoues de part et d'autre expliquent toujours la diffrence de somme entre le solde comptable et le solde de la SNDI la banque. Ces oprations en suspens doivent tre rgulirement analyses et apures.

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CYCLE DE LA TRESORERIE GESTION FINANCIERE 1. Principe de base 1.1. La gestion des diffrentes sources de financement La gestion de la trsorerie entrane simultanment des dcisions de financement et de placement qui peuvent revtir plusieurs formes. En fonction de sa situation financire, la SNDI peut obtenir des lignes de crdit dont lutilisation se fait habituellement sous forme dun dcouvert en compte et la rmunration est constitue dune commission dengagement et dune marge sur les tirages effectus. 1.2 Rationalisation de charges financires La rationalisation des charges financires vise obtenir le meilleur prix possible pour les besoins de financements extrieurs de la socit. En consquence, les taux d'intrts et les moyens de financement les moins onreux seront privilgis. Cette tche est dvolue au Directeur Financier et Comptable.

2. Outils 2.1. Situation de trsorerie Loptimisation de la trsorerie repose sur une prvision au jour le jour. Aussi, la situation de trsorerie donnetelle quotidiennement le niveau disponible rel de la SNDI. Elle fait intervenir plusieurs types de dcisions : la modulation des flux dencaissement et de dcaissement les arbitrages entre banques le choix des modes de financement et des formes de placement.

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CYCLE DE LA TRESORERIE GESTION FINANCIERE 2.2. Budget de trsorerie Le budget de trsorerie est un moyen de prvision et d'anticipation dans la prise de dcision, cest un outil daide la coordination des dcisions courantes dexploitation et de financement, lhorizon de budgtisation est le plus souvent annuel, avec un dcoupage mensuel partir des prvisions d'encaissements et de dcaissements. Prvisions d'encaissements Les prvisions d'encaissements sont issues de l'chancier des crances et des notifications budgtaires. Une fois par mois une situation des crances impayes est remise au Directeur Financier et Comptable en vue de l'envoi des lettres de relance. Prvisions de dcaissements Elles sont effectues partir des informations contenues dans les diffrents budgets : investissements, charges de personnel et dpenses dune part et compte tenu de lchancier fournisseurs. Le budget de trsorerie est compos de trois parties : Les financements disponibles : en gnral, ils se composent du solde antrieur et des encaissements attendus Les besoins financer : c'est l'ensemble des dcaissements oprer au cours de la priode Le solde de la priode : il correspond la diffrence entre les financements disponibles et les besoins financer. Dans le cadre des prvisions, il permet d'ajuster le niveau des besoins de financement de sorte tendre vers lquilibre de la trsorerie.

Le budget est labor par le Chef du Dpartement Finances et Contrle Budgtaire et valid par le Directeur Financier et Comptable qui en assure le suivi permanent. 2.3. Suivi des conditions bancaires L'volution des conditions bancaires peut influencer considrablement le niveau des charges financires de la socit. Aussi, un suivi permanent doit tre exerc sur les dates de valeurs, les chelles d'intrts, les tickets d'agios et les commissions diverses par le Chef de Dpartement Finance et Contrle Budgtaire.

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CYCLE DE LA TRESORERIE GESTION FINANCIERE 3. Etats de synthse 3.1. Analyse de l'volution de la trsorerie nette L'volution de la position de trsorerie est un indicateur important sur la sant financire de la socit. Elle permet de prvenir tout risque de cessation de paiement. Cette analyse est labore par le Directeur Financier et Comptable et adresse au Directeur Gnral l'issue de la clture mensuelle des comptes, avant le 10 du mois suivant. Cette analyse donne le niveau d'utilisation des lignes de crdit, les marges de manuvre pour faire face aux engagements chus et les besoins de financement ventuels ngocier auprs des banques. Cette analyse prcise, par ailleurs, les causes lies cette volution et propose les mesures prendre. C'est une note mensuelle et confidentielle dont la Direction Gnrale est l'unique destinataire.

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CYCLE DE L'INFORMATION FINANCIERE GENERALITES 1. Dfinition Le cycle de l'information financire concerne les activits relatives aux circuits internes et externes de la socit. Il prcise le cadre de la collecte, du traitement, de l'analyse et de la diffusion de l'information financire relative l'activit de la socit.

2. Activits du cycle de l'information financire Ce cycle intgre les activits suivantes : Principes de lorganisation de la comptabilit et du contrle interne Organisation de la comptabilit Dclarations administratives Budgets.

3. Services concerns Plusieurs services interviennent dans la ralisation complte de ce cycle. A titre principal, les services concerns sont les suivants : La Direction Gnrale La Direction Financire et Comptable Le Dpartement Comptabilit Le Dpartement Finance et Contrle Budgtaire.

4. Personnes intervenant dans le cycle Suivant l'organigramme de la socit mis jour la date de rdaction des procdures ci aprs, les personnes directement concernes par ce cycle sont : Le Directeur Gnral Le Directeur Financier et Comptable Le Chef de Dpartement Finance et Contrle Budgtaire Le Chef de Dpartement Comptabilit.

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CYCLE DE L'INFORMATION FINANCIERE ORGANISATION DE LA COMPTABILITE ET DU CONTROLE INTERNE 1. Objectifs La comptabilit est par essence, un systme dinformations financires dont les principaux usagers sont notamment les actionnaires, le personnel, les clients, les fournisseurs, les banques et lEtat. Comme telle, la comptabilit poursuit les objectifs suivants : Rgularit : cest lapplication conforme des rgles comptables et du cadre rglementaire en vigueur. Cest une condition qui sattache au systme mis en place. Sincrit : cest lapplication de bonne foi des rgles comptables et du cadre rglementaire en vigueur suivant le niveau dexprience et de comprhension des vnements. Cette condition sattache donc aux personnes qui grent le systme comptable. Image fidle de la ralit financire de la socit un moment donn : comme tout systme dinformation, la Comptabilit doit prsenter la ralit telle quelle est un moment donn. Le niveau de ralisation de ces objectifs confre la comptabilit une certaine qualit.

La comptabilit est rgie par des principes gnralement admis qu'il convient ncessairement de connatre et de respecter. Ce sont : Principe de continuit d'exploitation : Les biens doivent tre valus en fonction de leur utilit, en supposant que ltendue des activits de lentreprise se maintiendra sans rduction sensible dans un avenir prvisible. Principe de spcialisation (ou autonomie ) des exercices : La vie de lentreprise tant dcoupe en exercices lissue desquels sont publis des tats financiers annuels, il faut rattacher chaque exercice tous les produits et les charges qui le concernent (ns de lactivit de cet exercice), et ceuxl seulement. Principe de prudence : Les probabilits de pertes doivent tre systmatiquement enregistres et celles de gains omises de sorte viter de transfrer sur des exercices ultrieurs des risques ns dans lexercice cest "lapplication raisonnable des vnements et oprations". Principe de permanence des mthodes : Les mthodes dvaluation des biens et de prsentation des tats financiers doivent tre constantes dun exercice lautre, sauf changement exceptionnel justifi dans les conditions dactivit de lentreprise. Tout changement de mthode comptable doit ds lors quil induit des modifications significatives dans les tats financiers de lexercice, ou est susceptible den induire lors dexercices suivants, faire lobjet dune information dans ltat annex. Principe de correspondance Bilan de clture Bilan douverture : Le bilan douverture dun exercice doit correspondre au bilan de clture de lexercice prcdent.

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Principe du cot historique : Quelque soit la dure et malgr les fluctuations de la monnaie, le prix dachat dun bien du j our de son acquisition doit tre conserv au bilan. Principe de la transparence : Appel galement principe de la clart, de la bonne information et de la sincrit, ce principe vise une information loyale qui respecte :
le rfrentiel comptable en vigueur la prsentation de linformation sans intention de dissimuler la ralit des oprations le respect de la rgle de la noncompensation.

Principe dimportance significative : Tous les lments susceptibles dinfluencer le j ugement que les destinataires des tats financiers peuvent porter sur le patrimoine, la situation financire et le rsultat de lentreprise doivent tre pris en compte.
Prminence de la ralit sur lapparence : Les oprations de lentreprise doivent tre enregistres et prsentes conformment leur nature financire sans tenir compte de leur apparence juridique. Ce principe dorigine anglosaxonne nest ni dans la ligne ni dans la tradition culturelle et juridique des pays de lUEMOA. Il est admis seulement dans certains cas.

2. Organisation comptable Comme systme dinformation, la mise en uvre de toute comptabilit comporte les principales activits suivantes : 2.1. Collecte de linformation comptable et financire Le support de linformation financire et comptable est une pice justificative dorigine externe ou interne pouvant revtir la forme de factures, reus, avis dcritures, contrats, documents dvaluation, etc. La collecte de ces informations peut se faire suivant plusieurs circuits. Toutefois, leur centralisation est assure par la comptabilit. En ce qui concerne les pices comptables provenant des tiers, la collecte est assure par le service courrier. Ces documents sont enregistrs sur un registre ouvert cet effet. A chaque enregistrement administratif correspond un numro dopration. Aprs quoi, ces documents sont transmis au Dpartement Comptabilit. Les informations internes sont transmises directement par les services metteurs au Dpartement Comptabilit.

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CYCLE DE L'INFORMATION FINANCIERE ORGANISATION DE LA COMPTABILITE ET DU CONTROLE INTERNE 2.2. Traitement et analyse de linformation comptable et financire Le traitement de linformation financire et comptable couvre les aspects suivants : la vrification, limputation et lenregistrement. La codification permet driger en systme organis, les informations collectes. Il sagit dattribuer un numro interne dont lintrt est de permettre le regroupement par nature dinformations. Cette activit est un bon moyen de contrle interne pour permettre de sassurer de lexhaustivit des oprations prises en compte dans les livres de la socit. La vrification des pices comptables permet de sassurer des calculs quelles comportent, ainsi que de la ralit des oprations voques. Ainsi, lon devrait vrifier la concordance entre les bons de commande, de livraison et la facture relative une opration donne. Limputation comptable est laffectation dune somme une rubrique comptable donne suivant sa nature. Limputation comptable est porte sur une fiche d'imputation comptable jointe la pice concerne. Lenregistrement comptable est la transcription dans le journal de lopration selon limputation dfinie prcdemment. Les pices ayant fait lobjet denregistrement comptable doivent tre frappes de la mention comptabilis. 2.3. Prsentation et diffusion de linformation A la fin de chaque exercice comptable, le Directeur Financier et Comptable dresse la situation patrimoniale et financire de la socit. Ces situations sont prsentes sous un format standard en plusieurs tats financiers tels que dfinis par le SYSCOHADA : Bilan Compte de rsultat Tableau Financier des Ressources et Emplois (TAFIRE) Etats annexs.

Les tats financiers sont arrts par le DFC, dans un dlai de 4 mois compter de la date de clture des comptes.

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CYCLE DE L'INFORMATION FINANCIERE ORGANISATION DE LA COMPTABILITE ET DU CONTROLE INTERNE 3. Organisation du contrle interne Le contrle interne est form de plans dorganisation et de toutes les mthodes et procdures adoptes lintrieur dune entreprise pour la protection de ses actifs, pour le contrle de la prcision et du degr de confiance de ses documents comptables, pour promouvoir lefficacit des oprations et pour que soient suivies les politiques prescrites par la direction. En consquence, dans le cadre de la SNDI, les mesures cidessous ont t arrtes : 3.1. Dfinition des fonctions et tches Une fonction est un ensemble de tches concourant la ralisation dun mme objectif. Les tches sont constitues doprations spcifiques supportant un objectif donn. Au sein de la socit, tout agent affect un poste donn excute un certain nombre de tches relatives une ou plusieurs fonctions. Ainsi, toutes les tches et les fonctions sont en principe attribues des personnes responsables de leur excution. De plus, lon sassure quaucune tche n'est attribue plusieurs personnes en mme temps de faon viter les dilutions de responsabilit. Lors de toute embauche, il doit tre dfini pour lagent concern, lensemble des responsabilits assumer. 3.2. Sparation des fonctions Deux fonctions sont dites incompatibles lorsquelles ne peuvent tre exerces simultanment par une mme personne. Afin doptimiser la qualit du contrle interne, la rpartition des tches doit : permettre dobserver un minimum de contrle favoriser une bonne circulation de linformation financire et comptable au sein de la socit responsabiliser chaque agent quelque soit le poste occup.

3.3. Niveaux de contrle Les points cls du contrle interne sont axs autour de deux niveaux de contrles : Le contrle a priori : Cest un contrle qui intervient avant lengagement dune opration donne. Le contrle a posteriori : Cest un contrle qui intervient aprs lengagement dune opration donne. Il permet de sassurer de la qualit des travaux et des conditions de leur dnouement correct.

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CYCLE DE L'INFORMATION FINANCIERE ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 1. Caractristiques gnrales du systme comptable de la SNDI 1.1. Type de comptabilit Depuis sa transformation en Socit Anonyme, la Socit Nationale de Dveloppement Informatique (SNDI) tient une comptabilit de type priv, dans le respect des rgles en vigueur. 1.2. Systme comptable Le systme comptable en vigueur est le systme centralisateur. Dans ce systme, les oprations sont tires, classes et regroupes par nature et enregistres dans des journaux dits auxiliaires ou divisionnaires. Priodiquement, lentreprise procde la centralisation, cestdire au versement des critures figurant dans les journaux auxiliaires dans un journal appel journal gnral, avant le report dans le grandlivre gnral. Lentreprise peut crer autant de journaux auxiliaires quelle dsire et ce, selon ses besoins. Lorganisation des journaux comptables la SNDI est la suivante : Ventes Achats Banques : un journal par compte bancaire Caisses Report nouveau Personnel Immobilisations Oprations diverses.

1.3. Plan de comptes Le plan de comptes de la SNDI est conforme la nomenclature en vigueur. Les numros de comptes comportent 8 chiffres. La cration et la suppression de compte sont pralablement autorises par le Chef de Dpartement Comptabilit. 2. Registres 2.1. Registres obligatoires cots et paraphs Les registres obligatoires sont ceux dfinis par le droit commercial et toute matire de droit rendant obligatoire leur tenue par les commerants et socits commerciales. Ces registres sont cots et paraphs par un Magistrat du Tribunal de Premire Instance.

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CYCLE DE L'INFORMATION FINANCIERE ORGANISATION DE LA COMPTABILITE Livre journal : ce document rcapitule la fin de chaque mois les critures rcapitulatives des journaux auxiliaires. Cette procdure est lgale et confre une force probante la comptabilit. De plus, elle permet la socit de disposer dun moyen de preuve pour tout litige ventuel. Livre dinventaire : il reoit chaque clture le compte de rsultat, le compte de cession ou sortie dactifs immobiliss, le compte de rsultat net, le tableau de financement et le bilan. Livre de paie : il rcapitule lensemble des rmunrations verses au personnel. Registre dAssemble: ce registre retrace les procsverbaux des Assembles. Registre du Conseil d'Administration : il consigne lensemble des procsverbaux et des sances du Conseil d'Administration. Registre du comit de Direction : il consigne l'ensemble des procsverbaux des comits de direction. 2.2. Autres registres Il sagit pour lessentiel des registres voqus au paragraphe 6.1 de la page PER002, 3/3 relatifs aux procdures concernant le personnel. Lensemble de ces registres est tenu par le DFC.

3. Calendrier des activits comptables 3.1. Saisie comptable Lenregistrement des informations comptables et financires est une activit quotidienne. Ds que les pices comptables justificatives sont disponibles et valides par les personnes habilites, le comptable a en charge leur traitement qui part de la codification la saisie informatique. Dans les conditions normales, les comptes de trsorerie doivent tre jour quotidiennement et ne pas accuser de retards suprieurs 24 heures. Pour les autres comptes, ils doivent tre tenus jour avec un seuil de retard nexcdant pas une semaine. 3.2. Analyse des comptes Cest une technique mensuelle de contrle qui permet de sassurer de la correcte valuation des soldes de comptes (de tiers, de charges ou de produits, ). Il sagit notamment de sassurer que le solde dun compte peut sexpliquer aisment.

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CYCLE DE L'INFORMATION FINANCIERE DECLARATIONS ADMINISTRATIVES 1. Dclarations fiscales 1.1. Dclarations mensuelles La prparation de l'ensemble de ces dclarations est effectue par le comptable sous la responsabilit du Chef de Dpartement Comptabilit. Elles sont tablies et remises l'administration fiscale au plus tard le 15 de chaque mois. Ces dclarations sont vises par le Directeur Financier et Comptable. Elles portent sur les lments suivants : Taxe sur la valeur ajoute (TVA) : cest une taxe sur la consommation supporte par le consommateur final. A la fin de chaque mois, le contribuable a lobligation de dclarer au fisc lensemble de la TVA collecte, de la TVA rcuprable et le solde net. Impts sur les traitements et salaires (ITS) : Cette dclaration fait la synthse de lensemble des cotisations fiscales (part patronale et part salariale). Cotisations au Fonds de Dveloppement de la Formation Professionnelle : Elles concernent les taxes la formation professionnelle continue (0,6%) et taxes dapprentissage (0,4%). Elles font lobjet de ltablissement de deux chques respectivement lordre du FDFP taxe la formation professionnelle continue et du FDFP taxe dapprentissage. 1.2. Dclarations annuelles Impt BIC : La SNDI est assujettie limpt sur les bnfices industriels et commerciaux. En consquence, la clture des comptes annuels, la socit dclare ses bnfices de lexercice et limpt payer. Etat 301 Etat rcapitulatif des impts sur salaires de lexercice : ce document reprend lensemble des rmunrations verses au personnel au cours de lexercice (anne civile) et les impts correspondant. Cet tat permet de rgulariser les impts prlevs suivant les montants annuels allous chaque salari. Etat 302 Etat rcapitulatif des honoraires, commissions et ristournes verss : sur le formulaire standard tabli cet effet, lon rcapitule par tiers concern lensemble des sommes alloues au titre des honoraires, commissions et courtages. Cette dclaration ne fait pas lobjet dun paiement quelconque. Cependant, le dfaut de production peut conduire la nondductibilit desdites charges. Ces dclarations (BIC, 301 ,302) sont tablies dans les mmes dlais que ceux fixs pour le dpt des tats financiers de lexercice.

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CYCLE DE L'INFORMATION FINANCIERE DECLARATIONS ADMINISTRATIVES Dclaration foncire : les biens immeubles dtenus en propre font lobjet dune dclaration foncire annuelle aux fins de la dtermination de la valeur locative et en consquence de limpt foncier d. Cette dclaration doit tre tablie au plus tard le 30 novembre de chaque anne. Rgularisation de la taxe la formation professionnelle continue : le montant annuel de la taxe relative la formation professionnelle continue est valu sur une base de 1,2% du total des salaires bruts imposables verss au cours de lexercice. A la fin de lanne, il reste 0,6%, soit la moiti de la taxe payer si aucune action de formation agre na t engage par la socit. Dans le cas contraire, les dpenses de formation supportes sont dduites des 0,6 % de lexcdent est vers au FDFP ou linsuffisance rclame.

La production de ces diffrentes dclarations est du ressort du comptable sous la supervision du Chef de Dpartement Comptabilit. Leur validation est assure par le Directeur Gnral ou le Directeur Financier et Comptable.

1.3. Dclarations ponctuelles Impts sur les Revenus des Valeurs Mobilires (IRVM) : cette dclaration concerne les revenus de type particulier savoir les jetons de prsence et les dividendes. Elle est tablie au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel ces sommes ont t verses. Dclarations des retenues la source au titre de larticle 33 bis du Code Gnral des Impts : pour les tiers agissant en nom et ne prsentant pas de comptabilit, il est procd des retenues la source de 25% sur une base de 80% des sommes qui leur sont verses. Ces prlvements sont dclars et reverss au fisc au plus tard le 15 du mois suivant.

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CYCLE DE L'INFORMATION FINANCIERE DECLARATIONS ADMINISTRATIVES 2. Dclarations sociales Les dclarations sociales sont exclusivement celles adresses la Caisse Nationale de Prvoyance Sociale (CNPS). Elles concernent les principales rubriques ciaprs : Cotisations de retraite Cotisations au titre des accidents de travail Cotisations au titre des prestations familiales.

La production de ces dclarations est mensuelle. Elle est ralise par le comptable sous la supervision du Chef de Dpartement Comptabilit et remise lagence CNPS au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel les rmunrations ont t verses. Les sommes dues sont portes sur le mme formulaire et font lobjet dun chque unique lordre de la Caisse Nationale de Prvoyance Sociale. Pour chaque anne civile, la SNDI souscrit la Dclaration Individuelle des Salaires Annuelle dite DISA, avant le 31 mars suivant la fin de lanne concerne. Ce document rcapitule lensemble des sommes verses au titre des salaires et indemnits, ainsi que les cotisations verses. Cette synthse donne lieu une rgularisation individuelle et gnrale des prlvements effectus auprs des salaris. Ces dclarations sont vises par le Directeur Financier et Comptable.

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3 Direction Commerciale et Marketing (DCM) Les attributions de la DCM consistent initier et mettre en uvre la politique commerciale et marketing de la SNDI. Cette direction comprend deux dpartements : Le Dpartement Commercial, Le Dpartement Marketing et Communication.

A/Au titre de laspect commercial

CYCLE DES REVENUS GENERALITES 1. Dfinition Le cycle des revenus intgre tous les lments concourant la formation du chiffre d'affaires et l'ensemble des produits gnrs par la socit, notamment dans les domaines suivants : laboration de schmas directeurs, tudes de projets, tudes de marchs informatiques, audits informatiques gestion de lobservatoire national, gestion de parcs informatiques, gestion de fichier dintrt national tudes de faisabilit, conceptions et ralisations dapplications, tudes et ralisations de rseaux recherche et veille technologique, promotion de la recherche, transfert de technologies (NTIC) maintenance des matriels, mise niveau technique de matriels, mise niveau technique de logiciels, tlmaintenance (hot line) formation continue, initiation la microinformatique, formations spcifiques location de salles quipes, location de ressources machines, saisie de donnes et conditionnement de documents.

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CYCLE DES REVENUS GENERALITES 2. Activits composant le cycle des revenus Le cycle des revenus comprend les activits suivantes : Procdures Ventes Facturation Traitement comptable.

3. Personnes intervenant dans le cycle Suivant l'organigramme de la socit mis jour la date de rdaction des procdures, les personnes directement concernes par ce cycle sont : Le Directeur Gnral Le Directeur Financier et Comptable Le Directeur Commercial et Marketing Le Directeur de lAdministration et de la Logistique

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CYCLE DES REVENUS PROCEDURES 3.Budgtisation des ventes En fin d'exercice, suivant les perspectives de lactivit et en tenant compte des moyens techniques dont dispose la socit, le Directeur Commercial et Marketing tablit le budget des ventes pour l'exercice venir. Ce budget est exprim en units physiques et en valeurs. Ce budget des ventes est approuv par la Direction Gnrale. Les ralisations sont priodiquement rapproches des prvisions et les carts ventuels dgags sont expliqus. Lorsqu'il s'avre que les prvisions initiales sont fondamentalement contredites par les ralisations, il est ncessaire d'tablir une rvision budgtaire tenant compte des donnes nouvelles. Emission d'une proposition commerciale La proposition commerciale qui fait suite un besoin identifi chez un oprateur conomique est un praccord dans lequel la SNDI fait une bauche de la solution et des travaux mener pour rpondre ce besoin. La proposition est rdige en collaboration avec la DAL pour tenir compte des cots du march et de la DFC en tenant compte des critres de rglement et dacceptation dfinis par la socit. La proposition est soumise pour avis et observations la Direction Gnrale puis transmise au client par le service courrier avec une lettre d'accompagnement signe par le Directeur Gnral, ou sur instruction de ce dernier par le DCM. Rdaction du cahier de charges, de la convention et du contrat Cahier des charges

La rdaction du cahier des charges est la discrtion du client. Ce dernier peut se faire assister par la SNDI en cas de besoin. Dans ce cas, le cahier de charges est soumis lavis du Conseiller Technique charg du contrle priori et transmis au client par la DCM. Conventions et contrats

Les conventions et contrats peuvent tre proposs par le client. Ils sont donc soumis lavis de la DAL. Par ailleurs, leur rdaction par la SNDI relve de la DAL Ces documents contractuels contiennent le dtail de lexcution des engagements pris. Ils sont soumis au contrle priori du Conseiller Technique en charge des directions oprationnelles DFC, DCM et DAL tel que dcrit dans le cycle des conventions et contrats au chapitre de la DAL (cf P.16).

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CYCLE DES REVENUS VENTES 1. Les clients Sont clients, les personnes morales ou physiques qui sont inscrites dans les listes de la SNDI. 1.1. Conditions gnrales pour l'ouverture d'un compte client commercial Il est ouvert une fiche signaltique du client permettant d'obtenir les informations gnrales sur ce tiers et un dossier individuel regroupant un ensemble d'lments internes et externes (double des factures mises rgles, contrats, attestation de rception de travaux, etc.). 1.2. Conditions de rglement a) Rglement sur prospection Deux principales modalits de rglement sont retenues par la socit : 50 % la commande et le reste ds rception de la facture 30 % davance de dmarrage puis des fractions partielles au fur et mesure de lavancement des travaux.

Les conditions de rglement constituent un engagement contractuel du client rappel sur toutes les factures mises. Le suivi du respect de ces modalits incombe au Dpartement Finances et Contrle Budgtaire. b) Rglement sur transfert en Capitaux Des transferts en Capitaux sont affects la SNDI. Les montants virs viennent en dduction du montant global des travaux commands par la DGBF. 2. Excution et Livraison de la prestation 2.1. Autorisation d'excution des travaux A la suite de la signature du contrat ou de la convention par les deux (2) parties, la Direction oprationnelle concerne se charge d'organiser les travaux suivant les dlais impartis (chronogramme). Cette Direction informe ainsi le comit de direction de l'tat d'avancement des diffrents travaux en cours. Cet tat d'avancement rdig sous forme de mmorandum permettra la Direction Financire et Comptable de facturer temps les prestations selon les modalits de rglement prvues dans l'accord sign par les deux (2) parties.

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CYCLE DES REVENUS VENTES 2.2. Acceptation des travaux par le client Les Directions oprationnelles (DEDF et DEX) matrialisent toute livraison de prestation par une attestation de rception de travaux faisant office de bon de livraison. Ces attestations de rception de travaux sont dcharges par le client pour confirmer la rception des travaux effectus par la SNDI. Les attestations de rception de travaux sont numrotes de faon squentielle et prcisent la dsignation des travaux effectus de mme que les rfrences du contrat de vente. 2.3. Gestion des travaux effectus Aprs l'autorisation et l'acceptation du client, les doubles des attestations de rception de travaux frapps de la mention "Livr" sont adresss la Direction Commerciale et Marketing qui en achemine copie la DFC pour facturation aux clients. Ces attestations de rception de travaux qui marquent la fin des travaux sont tablies en quatre (4) exemplaires : l'original est expdi au client avec la facture dfinitive une copie est conserve par la Direction oprationnelle une 2me copie est archive dans le dossier client la Direction Commerciale et Marketing une 3me copie est transmise avec un exemplaire de la facture au Dpartement Comptable pour enregistrement.

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B/Au titre de laspect Marketing et Communication Volet Marketing Lactivit du Dpartement Marketing et Communication du point de vue marketing consiste : faire une tude du march, concevoir des stratgies de pntration du march, segmenter le march afin de mieux cerner les prospects, mettre en uvre et assurer le suivi de ces stratgies.

CYCLE MARKETING

1. Dfinition Le cycle du marketing regroupe lensemble des activits permettant damliorer limage de marque de la SNDI sur le march national et international.

2. Pntration du march Sont mises en uvre les stratgies suivantes : sponsoring, sminaires dinformation, journes portes ouvertes, offres de partenariat avec dautres socits, expositions et animation de stands, distribution de gadgets.

3. Suivi des stratgies Limpact des stratgies est mesur par le Dpartement Marketing et Communication aux fins damliorer les actions futures.

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Volet Communication Concernant ce volet, il sagit de : veiller maintenir une communication efficace entre les services, laborer des stratgies de communication avec lextrieur.

CYCLE COMMUNICATION

1. Dfinition Le cycle communication renferme toutes les activits lies linformation du personnel et du monde extrieur la SNDI.

2. Communication interne Les organes de diffusion dinformation au sein de la SNDI sont : un bulletin dinformation trimestriel, un logiciel de messagerie lectronique, les tableaux daffichage. La production de linformation relve de la responsabilit du Chef de Dpartement Communication.

3. Communication vers lextrieur Les moyens de diffusion de linformation en destination de lextrieur de la SNDI sont : la presse crite, la presse audiovisuelle, le logiciel de messagerie lectronique lInternet, les formes de prsentations et dinformations Dans ce contexte, linformation diffuser est soumise la validation du Conseiller Technique et/ou du Comit de Direction. Le budget pour financer une action de communication est valid dabord par le Directeur Commercial et Marketing, ensuite par le Directeur Financier et Comptable ou le Directeur Gnral.

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4 Direction des Etudes, du Dveloppement et de la Formation (DEDF)

La particularit des procdures de la DEDF relve de la spcificit des interventions de cette direction oprationnelle. Ces interventions sont rpertories dans la liste suivante : Liste des domaines dintervention tudes prliminaires (recueil dinformations, cahier de charges, termes de rfrence,), tudes organisationnelles (audit, schma directeur,), tudes conceptuelles (analyse fonctionnelle, modlisation,), dveloppement dapplications, formation continue du personnel, formation des clients.

La Direction comprend trois (3) Dpartement savoir : 4.1 le Dpartement Dveloppement et NTIC, le Dpartement Conseil et Organisation, le Dpartement Formation. Organisation du travail

Le Directeur des tudes, du dveloppement et de la formation, appel le DEDF notifie au chef de dpartement dveloppement et NTIC appel le CDDNTIC linstruction relative lexcution dune tche relevant des attributions de ce dernier. Il en est de mme pour le chef de dpartement formation appel ici le CDF et le chef de dpartement conseil et organisation, le CDCO . Cette notification crite peut tre matrialise par un document transmis au destinataire soit travers la messagerie Worknet, soit par un agent du service courrier. Ds rception de la notification, le CDDNTIC, le CDF ou le CDCO sorganise excuter et faire excuter la mission qui lui est ainsi assigne. Il dsigne la personne (ou les personnes) indiques, tablit un chronogramme dexcution de la mission, mobilise la logistique ncessaire et remplit la fiche dexcution des travaux. Cette fiche dexcution des travaux sera soumise lavis du DEDF avant son application.

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4.2

Fiche dexcution des travaux

Le modle cidessous reprsente les lments constitutifs de la fiche dexcution des travaux.

S N D I
Direction des Etudes, du Dveloppement et de la Formation

Fiche dexcution des travaux


Client : Formateur : Cursus : Module(s) : N 1 2 3 Lieu de lintervention : Poste dexcution : Nature de la tche : Description Dure (jours)

individuelle Tche collective

Date de notification : Date de rception de la notification : Dure probable : Poste prcdent : Poste suivant : Responsable hirarchique du poste dexcution : Responsable hirarchique du poste de contrle : Observation :

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4.3

Rpartition des rles des agents

Selon la nature du travail excuter, quil sagisse dun projet ou dune tche professionnelle quelconque, la composition des quipes dagents sera amnage particulirement.

Cas dune tche relative au dveloppement Le DEDF commande au CDDNTIC de faire excuter un projet ou une tche travers la notification qui dfinit lactivit concerne. Le CDDNTIC dsigne le chef de projet ou de la mission ou le responsable de la tche. Il dsigne galement le ou les membres de lquipe commise cet effet. Si ncessaire, les ressources techniques de la DEX sont associes cette quipe. Pour des raisons spcifiques ou dans des conditions particulires, le DEDF peut, luimme, dsigner le chef de projet, le chef de mission, ou le responsable dune tche collective. Le CDDNTIC ou dfaut le chef de projet ou de mission, aprs avoir valu avec prcision la charge de travail en terme de dlai, chaque tape des diffrentes phases dvolution de ce travail, tablit un plan dnomm chronogramme dexcution de ce travail. Ce chronogramme, une fois valid par le CDDNTIC, est prsent par celuici au DEDF pour avis. Sa validation par le DEDF permet sa diffusion aux autres responsables impliqus dans la ralisation de ce projet savoir : le DAL pour les questions relatives la Logistique et aux Ressources Humaines, le DFC pour le financement des oprations, le DCM pour information, le DEX pour information, le CT2 pour information, le CT1 pour le suivi des oprations de faisabilit du projet inities par les autres directions et principalement pour le contrle du projet ou de la mission ellemme.

La diffusion du chronogramme est assure par le DEDF. Par drogation, elle peut ltre par le CDDNTIC.

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Cas dune tche relative au conseil et lorganisation Dans ce cas de figure, le DEDF commande au CDCO de faire excuter un projet ou une tche travers la notification. La procdure dexcution des tches dans ce casci est identique celle du dveloppement. Cas dune tche relative la formation Le DEDF commande au CDF de faire excuter un projet de formation ou une tche de formation travers la notification qui dfinit lactivit. Dans ce cadre, le CDF est luimme le chef de projet ou de la mission. Il dsigne la (ou les) ressource comptente pour assurer cette formation. Egalement pour des raisons spcifiques ou dans des conditions particulires, le DEDF peut, luimme, dsigner le chef de projet, le chef de mission, ou le formateur. Le CDF ou dfaut le chef de projet ou de mission, aprs avoir valu avec prcision le dlai ncessaire pour ladministration de chaque module, ou des diffrentes phases dvolution de cette formation, tablit un plan dnomm chronogramme dexcution de la formation. Ce chronogramme, une fois valid par le CDF est prsent par celuici au DEDF pour avis. Sa validation par le DEDF permet sa diffusion aux autres responsables impliqus dans la ralisation de ce projet savoir : le DAL pour les questions relatives la Logistique et aux Ressources Humaines, le DFC pour le financement des oprations, le DCM pour information, le DEX pour information, le CT2 pour information, principalement le CT1 pour le contrle du projet et le suivi des oprations concernant le projet ou la mission.

La diffusion du chronogramme est assure par le DEDF. Par drogation, elle peut ltre par le CDF.

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CYCLE DEXECUTION DUNE TACHE DE DEVELOPPEMENT, DE CONSEIL ET DORGANISATION

1. Par soit transmis mis de la DCM ou sur instruction du Directeur Gnral, une demande de travail est adresse la DEDF. 2. Le DEDF analyse la demande et limpute au chef de dpartement concern. 3. Le chef de dpartement indiqu ralise les travaux selon la procdure dcrite au paragraphe 4.3 prcdent (rpartition des rles des agents). 4. Au cours des travaux, des contrles sont oprs par le CT1 en vue de sassurer : du respect du chronogramme, de ltat davancement du chantier, de la conformit des rsultats aux besoins. 5. A la fin des travaux, une rception provisoire du chantier est effectue en prsence des reprsentants du client, des techniciens commis la tche et du CT1. Un procs verbal est rdig et sign par le client et la SNDI. 6. Si des rserves sont exprimes par le client lors de la rception provisoire, lquipe technique procde la correction des anomalies constates. Une autre recette provisoire est alors organise. 7. Le procs verbal est alors transmis la DCM pour prise en compte.

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CYCLE DEXECUTION DUNE TACHE DE FORMATION

1. Par soit transmis mis de la DCM ou sur instruction du Directeur Gnral, une demande de formation est adresse la DEDF. 2. Par soit transmis des direction, une demande de formation de leur personnel est transmise au DEDF pour avis et prise en compte. 3. Le DEDF tudie la demande et limpute au Chef de Dpartement Formation. 4. Le chef de dpartement formation prend lattache de la DCM pour arrter les paramtres de la formation. 5. Pour ce qui concerne le personnel, les demandes sont analyses en fonction de la description des postes des agents et de lopportunit de la formation pour la SNDI. 6. Le DAL est sollicit pour la mobilisation de la logistique ncessaire. 7. Les agents identifis pour la formation sont tenus de participer aux formations, sauf cas imprvus. 8. Le programme de formation et les supports de cours doivent tre produits sous la responsabilit du Chef de Dpartement Formation. 9. Lorsque le formateur identifi est une ressource externe la SNDI, un contrat labor par la DAL est sign avec lui. 10. Au cours de la formation, les auditeurs sont tenus dmarger les listes de prsence. 11. A la fin de la formation, une valuation du formateur est demande aux auditeurs et rciproquement : Le rapport de la formation produit par le formateur et remis au Chef de Dpartement qui le soumet lapprciation du DEDF, lequel lachemine la DFC pour prise en compte. Une copie de ce rapport est adresse au client. Ce rapport est diffus aux Conseillers Techniques et aux autres Directeurs pour information.

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5 Direction de lExploitation (DEX) Cette direction est charge de : Exploiter les quipements et les applications, Maintenir les applications, Entretenir les quipements, Installer les infrastructures de rseau, Assurer le bon fonctionnement de ces installations, Installer les logiciels de base, Intgrer les systmes htrognes, Installer les bases de donnes, Paramtrer et optimiser les bases de donnes

La direction de lExploitation comporte trois dpartements : Le dpartement rseau et tlcommunications, Le dpartement systme et maintenance, Le dpartement administration des bases de donnes.

Les activits sont dcrites dans le tableau Cycle dexcution dune tche la DEX

5.1 Organisation du travail Le directeur de lexploitation appel le DEX notifie au Chef de Dpartement Rseau et Tlcommunications linstruction relative lexcution dune tche relevant de ses attributions. Il en est de mme pour le Chef de Dpartement Systme et Maintenance, et le Chef de Dpartement Administration des Bases de Donnes. Cette notification crite peut tre matrialise par un document transmis au destinataire soit travers la messagerie Worknet, soit par un agent du service courrier. Ds rception de la notification, le chef de dpartement concern sorganise excuter et faire excuter la mission qui lui est ainsi assigne. Il dsigne la personne (ou les personnes) indique, tablit un chronogramme dexcution de la mission, mobilise la logistique ncessaire et remplit la fiche dexcution des travaux. Cette fiche dexcution des travaux sera soumise lavis du DEX avant son application.

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5.2 Organisation du travail Le modle cidessous reprsente les lments constitutifs de la fiche dexcution des travaux.

S N D I
Direction de lExploitation

Fiche dexcution des travaux

Lieu de lintervention : Poste dexcution : Nature de la tche :

individuelle Tche collective

Date de notification : Date de rception de la notification : Dure probable :

Poste prcdent : Poste suivant :

Responsable hirarchique du poste dexcution : Responsable hirarchique du poste de contrle : Observation :

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5.3

Rpartition des rles des agents

Selon la nature du travail excuter, quil sagisse dun projet ou dune tche professionnelle quelconque, la composition des quipes dagents sera amnage particulirement.

Cas dune tche relative au rseau


Le DEX commande au chef de dpartement rseau de faire excuter un projet ou une tche travers la notification. Le chef de dpartement rseau dsigne le chef de projet ou de la mission ou le responsable de la tche. Il dsigne galement le ou les membres de lquipe commise cet effet. Pour des raisons spcifiques ou dans des conditions particulires, le DEX peut, luimme, dsigner le chef de projet, le chef de mission, ou le responsable dune tche collective. Le chef de dpartement rseau ou dfaut le chef de projet ou de mission, aprs avoir valu avec prcision la charge de travail en terme de dlai, chaque tape des diffrentes phases dvolution de ce travail, tablit un plan dnomm chronogramme dexcution de ce travail. Ce chronogramme, une fois valid par le chef de dpartement rseau, est prsent par celuici au DEX pour avis. Si ncessaire, lavis du CT2 est demand par le DEX avant la prise de dcision dfinitive. La validation du chronogramme par le DEX permet sa diffusion aux autres responsables impliqus dans la ralisation de ce projet savoir : le DAL pour les questions relatives la Logistique et aux Ressources Humaines le DFC pour le financement des oprations le DCM pour information le DEDF pour information le CT2 pour information le CT1 pour le suivi des oprations de faisabilit du projet inities par les autres directions et principalement pour le contrle du projet ou de la mission ellemme.

La diffusion du chronogramme est assure par le DEX. Par drogation, elle peut ltre par le Chef de Dpartement Rseau et Tlcommunications.

Cas dune tche relative au systme et la maintenance


La procdure dexcution de cette tche est identique celle du rseau.

Cas dune tche relative ladministration des bases de donnes


Il en est de mme que les cas ciavant.

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CYCLE DEXECUTION DUNE TACHE A LA DEX (RESEAU, SYSTEME ET MAINTENANCE, ADMINISTRATION DES BASES DE DONNEES)

1. Par soit transmis mis de la DCM ou sur instruction du Directeur Gnral, une demande de travail est adresse la DEX. 2. Le DEX analyse la demande et limpute au Chef de Dpartement concern. 3. Le Chef de Dpartement indiqu ralise les travaux selon la procdure dcrite au paragraphe 5.3 prcdent (rpartition des rles des agents). 4. Le DAL est sollicit pour fournir les intrants ncessaires la ralisation des travaux. 5. Au cours des travaux, des contrles sont oprs par le CT1 et le CT2 en vue de sassurer chacun en ce qui le concerne : du respect du chronogramme, de ltat davancement du chantier, de la conformit des rsultats aux besoins, de la cohrence des choix technologiques. 6. A la fin des travaux, une rception provisoire est effectue en prsence des reprsentants du client, des techniciens commis la tche et du CT1. Un procs verbal est rdig et sign par le client et la SNDI. 7. Si des rserves sont exprimes par le client lors de la rception provisoire, lquipe technique procde la correction des anomalies constates pendant un dlai accept par le client. Une autre recette provisoire est alors organise. 8. Le procs verbal est ensuite transmis la DCM pour prise en compte. 9. en dehors des tches ordinaires qui se grent normalement, les cas durgence ncessite une organisation particulire, bien souvent exceptionnelle.

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IV CONCLUSION

Lobjet de la Socit Nationale de Dveloppement Informatique (SNDI) rside essentiellement dans la fourniture de prestations de services dans le domaine de linformatique tout tiers, et principalement en vue dassurer lEtat le soutien ncessaire la mise en uvre de sa politique de constante modernisation de la gestion de lAdministration Centrale, du secteur parapublic et des Collectivits Territoriales. Un tel enjeu ne peut tre gagn qu travers la pertinence de la qualit des ressources humaines, des quipements et outils exploits, des moyens financiers dploys, mais surtout, de lexistence au sein de la socit de procdures fiables. Le prsent Guide de Procdures contribue en cela en exposant le principe du fonctionnement de chaque compartiment de la socit. Il dfinit chaque activit et son mode opratoire. Il identifie les services concerns par cette activit et prcise les responsabilits chaque tape. Toute chose qui procde de la bonne gouvernance dans un Etat moderne. Cependant, lappropriation par lensemble du personnel de la SNDI de ce Guide de Procdures est une gageure relever si lon tient voir cette socit se maintenir parmi llite sur le march national et dans la sousregion. Comme toute uvre humaine, cette premire dition du Guide des Procdures nest ni parfaite, ni exhaustive. Elle reste tre amliore et complte par la production de fascicules spcialiss destins prsenter, par Direction, les activits dtailles. De mme, seront dits des supports dinformation lintention du public. Le caractre volutif des mtiers de linformatique et les contraintes de gestion sont parmi dautres paramtres le mobile de la ncessit de rviser le contenu de ce guide afin de ladapter continuellement la ralit.

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