Budget des approvisionnements Page 1

R Cordier




LE BUDGET DES APPROVISIONNEMENTS





La politique dapprovisionnement est une des composantes dun ensemble plus vaste en constante
volution : la chane logistique (ou supply chain). Systme qui a pour objectif doptimiser la
circulation de lensemble des flux traversant lentreprise.
De plus en plus les clients imposent ou ngocient avec leurs fournisseurs des commandes
ouvertes, avec des livraisons plus frquentes et des points de livraisons qui voluent (livraisons
sur point de vente, sur plateforme de distribution de type cross-docking...).

Lapprovisionnement concerne dans une approche traditionnelle les flux entrants de matires,
fournitures et marchandises ; mais il est possible dlargir son champ de comptences dautres
domaines (la collecte dinformations, la gestion de la sous-traitance par exemple).

On peut formuler la problmatique de la politique d'approvisionnement d'une faon simple.

Fournir tous les lments externes ncessaires la ralisation de la production, au
moment o lentreprise en a besoin, l o elle en a besoin, avec un niveau de qualit pr
dfini et cela en minimisant le cot global.

La notion de cot global rsulte dune approche systmique du calcul des cots. En effet une
baisse de cot des approvisionnements peut parfois se traduire par une hausse des cots de
production ou de service aprs vente, si la moindre qualit des matires ou fournitures
augmente le temps de traitement ou le nombre des dfauts ou rebuts au niveau des produits
finis.

Dans l'quation de la politique d'approvisionnement, stockage, approvisionnement et production,
sont des variables lies. Toute variation de lune dentre elles affecte le niveau des autres.
Par exemple, dans une approche en flux pousss, le stockage des produits finis constitue un
moyen de rguler les programmes de production. Dans une optique de flux tirs, les
approvisionnements frquents de matires premires et fournitures permettent de rduire les
cots lis au stockage .

La coordination ncessaire entre la production et les approvisionnements impose la mise en uvre
de techniques labores de prvision et dordonnancement des tches qui sont le plus souvent
prises en charge par des logiciels intgrs (logiciel de type MRP : management ressources
planning).
Voir ce sujet le cours sur la budgtisation de la production.

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La hirarchie budgtaire fait dpendre le budget des approvisionnements du niveau de la
production prvue et de la politique globale de stockage souhaite. En ce sens, le budget des
approvisionnements peut tre vu comme un sous-budget du budget de production.
Toutefois son importance (aussi bien en flux discontinus quen flux tendus) justifie une tude
particulire. Comme pour les budgets prcdents (vente et production), la construction budgtaire
comprend deux tapes :

- la programmation des approvisionnements (troitement lie la programmation de la
production et au mode dorganisation de la production choisi). Elle se traduit par un
problme de date et de quantit. Quand doit on sapprovisionner et pour combien darticles ?

- la valorisation des programmes (partiellement exogne, elle dpend du march et de la
capacit de ngociation avec les fournisseurs), cest un problme de cots et de taxes.

Il est utile de rappeler en prambule, les grands principes qui sous-tendent les choix en matire de
gestion des flux logistiques (stockage compris).



1- La modlisation de la gestion des stocks


La gestion des stocks vise minimiser le cot global de l'approvisionnement, stockage compris.
(Ce travail utilise frquemment la modlisation mathmatique en avenir certain ou incertain).
Le terme global peut recouvrir des champs dtude diffrents. Une approche systmique
de lentreprise peut amener prendre en compte des lments en apparence fort loigns
des approvisionnements, mais pour lesquels la politique dfinie ce niveau peut avoir des
effets directs ou indirects non ngligeables sur les cots (contrle de qualit, service aprs
vente, image de marque...).

Le raisonnement thorique le plus simple s'appuie sur les paramtres suivants :

- La quantit commande (Q en units).
Cette quantit peut tre la mme chaque commande (on parle de lot optimum), la
variable tant alors la date de rapprovisionnement. Elle peut aussi varier chaque
commande, la priodicit des rapprovisionnements tant alors fixe (T exprime en jours :
c'est la dure sparant une entre en stock de la suivante).

- Le stock d'alerte qui reprsente le niveau de stock partir duquel une commande doit tre
dclenche (ce qui suppose que l'on connaisse le dlai moyen de livraison (d)).

- Le stock de scurit reprsente la quantit qui doit tre en permanence prsente en stock
pour faire face divers alas (grve des transports, acclration imprvue de la
consommation....). Sa dtermination ncessite une tude du rythme moyen de consommation
de l'article et des carts par rapport cette moyenne.

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Schma dcoulement thorique des stocks




Dans lillustration ci-dessus on suppose que lon dispose initialement d'un stock de
scurit S auquel vient s'ajouter une quantit commande constante (Q). Connaissant
les besoins quotidiens moyens on peut en dduire la droite d'coulement thorique qui
associe Q une dure d'coulement thorique T.
On constate ici que lcoulement rel du stock est un peu plus rapide que prvu en fin
de priode, et le stock de scurit se trouve entam (il faudra le reconstituer lors de la
commande suivante).
Connaissant le dlai moyen de livraison du fournisseur (d), la droite d'coulement
thorique permet aussi de dterminer le stock d'alerte (niveau du stock qui dclenche
une nouvelle commande).
Le stock moyen dtenu en magasin sur l'exercice est la moyenne arithmtique entre le
stock maximum et le stock de scurit :
Stock moyen = stock de scurit + Q/2




2- Mthodes d'optimisation des cots de gestion des stocks

Avant de se poser la question de savoir comment grer, il convient de prciser ce qui doit tre
gr.


Slection des articles grer
Priode dapprovisionnement
(T)
Rception 1 Rception 2 Commande 2
Stock
dalerte
Stock de
scurit
Stock
Maximum
coulement
thorique
coulement rel
(Q)
Quantit
commande
temps
Quantit
en stock
(d)
S
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Le cot dune gestion fine des stocks peut tre trs lev lorsque les rfrences sont
nombreuses. La solution de bon sens consiste alors ne grer avec prcision que les
rfrences qui reprsentent lessentiel de lactivit de lentreprise.

Loi empirique des 20/80 (dite loi de Pareto)

Cette loi reoit de nombreuses applications en gestion.
On constate trs souvent que le cot total de gestion des approvisionnements est
proportionnel au nombre d'articles grer, alors que le gain total apport par une
meilleure gestion est proportionnel aux valeurs qui sont en jeu. Or, bien souvent, la plus
grande part des valeurs en jeu est concentre sur un nombre relativement faible d'articles.

On peut faire une reprsentation graphique de ce phnomne :
- On dtermine pour chaque article, le total des consommations en valeur sur l'exercice
comptable (ou pour les produits finis, le total des ventes au cot de production).
- On classe les articles par ordre dcroissant de valeur et on exprime cette valeur en
pourcentage du total des valeurs.
- On cumule ces pourcentages de l'article le plus important celui qui pse le moins.
On obtient ainsi une distribution statistique, faisant apparatre que le poids des
diffrents articles dcrot trs rapidement alors que, en nombre, chacun pse le mme
poids par rapport au nombre total d'articles grer.

% des rfrences
(cumul)
% des valeurs
(cumul)
100%
80%
20%
100%
X
Y


Dans la mthode 20/80, le stock des articles essentiels, c'est--dire ceux qui
correspondent environ 80% du total des valeurs et 20% des quantits, seront optimiss
et suivis individuellement. Au contraire, on se limitera pour les articles secondaires une
gestion trs sommaire, le sur stockage ventuel ou la rupture ayant en principe peu
d'impact financier.
Toutefois, cette mthode ne doit pas tre applique sans discernement. Il peut exister des
articles de faible valeur mais dune importance stratgique considrable.
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Remarque :
On s'aperoit que la courbe Y ne suit pas exactement le modle 20/80, mais il demeure
pourtant une catgorie qui doit tre gre en priorit (A : 15% des rfrences reprsentent
55% des valeurs). On parle alors de mthode ABC. Cette mthode fait apparatre en plus une
catgorie intermdiaire, B, qui pse peu prs le mme poids en valeur et en nombre de
rfrences.




Identification des cots lis aux stocks


L'entre en stock

L'ensemble des charges lies l'entre en stock est souvent regroup sous l'appellation "cot
de passation de commande".
Il s'agit de tous les frais encourus depuis le dclenchement de la commande (processus
administratif) jusqu' la rception de la livraison (manutention, entreposage, contrle de
qualit), et au traitement des factures fournisseurs.
Tous ces frais ont en commun d'tre en relation directe avec le nombre de commandes
traites (leur identification est souvent assez dlicate, car elle suppose entre autres, une
ventilation des frais administratifs au prorata du temps consacr aux diffrentes activits).

Le stockage

Parmi les frais engendrs par la dtention de stocks de matires ou fournitures par une
entreprise, certains apparaissent de faon vidente lobservateur (cots dcaisss), mais
dautres, souvent trs importants, chappent l'observation immdiate (cots implicites).

Parmi les cots dcaisss on distingue :
- des charges indirectes ( rpartir entre les diffrents articles stocks)
Le cot de l'entrept (amortissement ou location)
Le cot du matriel d'entreposage et de manutention
Le cot de l'clairage, du chauffage, les salaires des magasiniers...
- des charges directes
Primes d'assurance spcifiques
Sous-traitance de scurit...

L'essentiel des cots de stockage est constitu de cots implicites qui ne sont pas
dcaisss directement l'occasion du stockage :

- le cot de l'immobilisation financire.
Les stocks tant perptuellement renouvels, ils sont quivalents, en terme de
financement, une immobilisation. Le taux de ce financement peut tre valu au cot
moyen du capital de l'entreprise (cot moyen pondr des diffrentes sources de
financement).

- les pertes sur stock.
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Elles peuvent ventuellement rsulter d'un sur stockage ou d'une dtention prolonge
(articles sujets dtrioration ou obsolescence rapide, des fournitures informatiques
par exemple).

- le cot des ruptures de stock.
Ce cot est souvent trs dlicat chiffrer.
Pour les approvisionnements industriels en matires et fournitures dans le cas de
process continu, le cot de la rupture est souvent disproportionn par rapport au cot
de stockage. L'ide mme de rupture est peu pertinente, et par voie de consquence le
chiffrage de son cot.
Les modles actuels (zro stock, juste temps) reposent sur la mise en place de
contrats passs avec les fournisseurs et de mcanismes qui doivent minimiser,
voire liminer ce risque.
Les fournisseurs ayant parfois accs directement au plan de charge de lentreprise, ce
qui leur permet dadapter leur propre programme de production. La contrepartie
tant souvent une livraison en flux tendu qui minimise le stockage chez lentreprise
cliente. (Ex de FORD).

Dans le cas de stocks de produits finis ou de marchandises, la rupture n'est pas
exceptionnelle. La volont de faire face instantanment la demande sur tous les
articles entranerait des cots de stockage excessifs.
Dans le cas de ventes manques on perd la marge bnficiaire sur chaque article non
vendu du fait de la pnurie, toutefois plusieurs cas peuvent se prsenter :
- certaines ventes peuvent parfois tre diffres et non perdues, si le demandeur
accepte un dlai. Un rabais peut tre consenti, il constitue un cot de rupture qui est en
gnral plus faible que la perte de la marge bnficiaire.
- inversement, la rupture de stock peut tre nuisible l'image de marque et entraner,
au-del des ventes manques une perte de clientle dommageable pour lavenir mme
de lentreprise. Cet aspect est toutefois difficilement chiffrable.


La minimisation des cots lis aux stocks. Le modle de Wilson

Prsentation du problme

L'optimisation thorique en matire de gestion des stocks repose sur un arbitrage entre les
cots encourus chaque passation de commande (qui incitent en rduire le nombre) et les
cots engendrs par le stockage (d'autant plus levs que la quantit en stock est importante,
ce qui incite passer frquemment des commandes plus petites).
On cherche donc quel est le rythme d'approvisionnement (donc la quantit de commande)
qui minimise pour un article donn le cot total de sa gestion pour un exercice donn :
Les variables prises en compte dans ce travail doptimisation sont les suivantes :

* le cot moyen de passation des commandes au cours de l'anne
* le cot moyen de stockage des quantits approvisionnes
* le cot de stockage du stock de scurit
* le cot d'achat total de l'exercice
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Remarque :
La dtermination mathmatique de cet optimum se fait au prix d'une
simplification de la ralit qui en altre quelque peu la validit.
- les cots de lancement d'une commande sont supposs indpendants des
quantits commandes et ils sont rsums par un cot unitaire de commande.
- les cots de stockage sont supposs proportionnels au stock moyen en
volume et rsums en un cot de stockage par unit et par jour, ou bien en un
pourcentage annuel de la valeur du stock moyen.



Approche thorique : Modle de Wilson


Reprsentation graphique de la variation des cots de stockage, cots dapprovisionnement
et cots totaux




Recherche graphique de la quantit optimum dapprovisionnement (lot optimum)
On doit couvrir en N approvisionnements de quantit moyenne Q, un total annuel des
besoins gal B.
Donc N = B / Q
Si l'on appelle Cc le cot unitaire de commande et Cs le cot annuel de stockage par
unit. On remarque sur la courbe que le cot total est minimum lorsque ces deux cots
globaux sont gaux soit :
N x Cc = Cs x (Q/2)
Cots
dapprovisionnement
Cots de stockage des
quantits approvisionnes
Cot Total
Lot optimum de commande
Cot des N commandes
Q (quantits par commande)
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ou encore
Cc x (B/Q) = Cs x (Q/2)
cette quation fournit la quantit conomique de commande :
s
c
C
C
x B 2 = Q


Sachant que B reprsente la demande annuelle totale, on en dduit les besoins
journaliers moyens, et donc le nombre de jours de vente (ou de consommation) que
l'on peut assurer avec la quantit Q. On obtient ainsi la priode de commande T.
Si l'entreprise fonctionne en continu 12 mois par an : T = 365 x (Q / B)


Critiques du modle de Wilson :

Hypothse de la rgularit de l'coulement des stocks.

Une telle rgularit d'coulement n'existe, ni dans le cadre de la semaine, ni
dans celui de l'anne. Trs frquemment on a soit des variations saisonnires
assez amples (vtements...) soit des priodes de fort coulement (exemple des
jouets ou des chocolats au moment de certaines ftes).

Hypothses sur les cots.

Le fait de considrer les cots entrans par la gestion des stocks comme variant
proportionnellement par rapport au nombre de commandes pour le cot de
passation, et la valeur du stock moyen pour les cots de possession est
simplificateur.
Il y a en effet, des cots fixes non ngligeables (amortissements ou loyers des
locaux...)
Il n'est pas tenu compte des rabais sur quantits que peut accorder le
fournisseur, mais il est toujours possible de simuler le cot total, incluant le prix
d'achat, avec les diffrentes hypothses de quantits.
(il n'est pas tenu compte des possibilits de groupage des commandes ; mais on
peut procder au calcul d'optimisation ci-dessus en raisonnant sur des groupes
d'articles rassembls en commandes jointes et comparer ainsi diffrentes
combinaisons, pour retenir celle qui aboutit au cot total le plus faible.)


3 -La construction des programmes et budgets d'approvisionnement



Deux modes classiques de rapprovisionnement

La gestion des approvisionnements oscille souvent entre rigueur dterministe et souplesse
ractive.
Dune part, il faut chercher grouper les commandes (regroupements d'ensembles
homognes) en cherchant automatiser le processus grce la dfinition de
paramtres de rapprovisionnement qu'on ne rvisera qu' intervalles espacs. ( qui,
quand et combien commander).
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Dautre part, pour conserver une certaine souplesse, il faut pouvoir s'adapter lors de
chaque commande, l'volution des besoins rels.

Il y a pour cela deux modalits classiques possibles :

- conserver des quantits fixes de commandes, mais en jouant sur le dlai entre deux
commandes (cas du systme dit point de commande ).

- conserver le principe des commandes intervalles constants et s'adapter en modulant
les quantits commandes (cas du systme dit recompltement priodique ).


La mthode du point de commande

La quantit de rapprovisionnement Q reste constante, c'est l'intervalle de temps T entre
deux commandes qui va varier de faon satisfaire la demande.
La fiche de stock de l'article porte en tte l'indication de la quantit fixe commander
chaque fois et du niveau du stock d'alerte. La quantit de commande est fixe de faon
minimiser les cots d'approvisionnement et de stockage (calcul l'aide de la formule de
Wilson par exemple).


Le stock d'alerte Sa est gal :
Sa = (J x d) + Ss
Avec
J = besoin quotidien moyen
d = dlai moyen dobtention dune commande exprim en nombre de jours
Ss = stock de scurit
Le dlai d'obtention intgre le temps de traitement de la commande, le dlai de
livraison par les fournisseurs et les temps de manutention et de contrle la
rception.
Le stock de scurit est calcul en tenant compte des possibilits de variation des
besoins pendant le dlai d'obtention, ainsi que d'un ventuel retard de livraison.
L'informatisation permet un recalcul du stock d'alerte chaque priode en fonction
des consommations rcentes.
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Un tel systme suppose un suivi au jour le jour du niveau des diffrents stocks, et une
grande disponibilit du service charg de grer les commandes (en fait l'informatisation
permet une mise jour en temps rel des stocks, partir de la saisie des entres et des
sorties. Les bons de commandes peuvent tre dits automatiquement).
Cette mthode autorise un stock de scurit relativement faible, il ne doit couvrir que les
alas susceptibles de survenir pendant la priode dobtention de la commande (le dlai
d ).
Mais ce systme interdit le groupage des commandes, mme lorsque les articles
proviennent du mme fournisseur.


Systme recompltement priodique (reconstitution du stock maximum)

Ce systme est caractris par un intervalle de temps donn, invariant ("priode") entre
deux commandes de rapprovisionnement.
Cet intervalle de temps T entre deux commandes est souvent initialement fix partir de
la formule de Wilson donnant N (nombre optimal de commandes) permettant de
minimiser les cots d'approvisionnement et de stockage. Mme si le processus rel
s'loigne des conditions thoriques requises, les valeurs peuvent tre utilises comme des
ordres de grandeurs approximatifs.
La fiche de stock de l'article porte en tte l'indication de la priode fixe de
rapprovisionnement et du niveau de recompltement (quantit permettant de couvrir les
besoins pendant une dure gale la priode d'approvisionnement majore du dlai
d'obtention, soit (T + d).
Temps
T3
T2
Ss
T1
(d) (d)
S al 1
S al 2
(Q)
(Q)
(Q)
(d)
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le niveau de recompltement est gal
Nr = [ J x (T+d)] + Ss
avec
J = besoin quotidien moyen
T = priode de rapprovisionnement
d = dlai moyen d'obtention
Ss = stock de scurit
La quantit commande sera gale Nr diminu des quantits disponibles en magasin
au jour de la commande.

Avantages de cette mthode :
Elle rduit les frais administratifs de gestion des commandes. Le traitement intervalles
constants avec possibilit de regroupement des commandes. (On peut esprer un meilleur
respect des dlais de la part du fournisseur, puisqu'on lui propose un planning rgulier).
Elle ne ncessite qu'un inventaire priodique lors du rapprovisionnement.

Inconvnients :
Le stock de scurit sera plus important que dans le systme point de commande. Il doit
permettre de faire face la fluctuation des besoins pendant toute la priode T sparant deux
approvisionnements. Ce systme est moins souple, moins ractif, et il doit tre rserv aux
articles rotation trs rgulire.

Temps
T3
T2
Ss
T1
(d)
(d)
(Q)
(Q)
(Q)
(d)
Dates de commande fixes
stocks
NR1
NR2
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4) Exemple de budgtisation des approvisionnements avec des consommations
irrgulire


Le service approvisionnement de la SOTRACO tablit le programme d'approvisionnement de la
marchandise ROBLOX pour l'exercice venir dans les conditions suivantes :
- Stock au 1/1 : 300 units
- Dlai d'approvisionnement : 1 mois
- Stock de scurit : 15 jours de consommations futures
- Achats annuels : 1.500 units 10
- Cot de lancement d'une commande : 60
- Cot de possession : 0,06 par unit et par mois
- Ventes prvues :

Janvier 180 Mai 60 Septembre 120
Fvrier 45 Juin 75 Octobre 150
Mars 75 Juillet 120 Novembre 225
Avril 75 Aot 150 Dcembre 225

- Cadence prvue d'approvisionnement : 3 commandes par an.


Interprtation de la notion de cadence :

La cadence reprsente le nombre des approvisionnements fixs pour la SOTRACO 3.
Elle permet de calculer :
soit
-Le volume du lot command : 1.500/3 = 500 units ( des dates variables)
soit
-La priodicit entre les commandes : 12/3 = 4 mois (pour des quantits variables)

-Calcul du cot d'approvisionnement :
* Cot d'achat :10 x 1.500 = 15.000
* Cot de stockage :
-cot de lancement 60 x 3 180
-cot de possession :
Stock moyen en units 1.500/(2x3) = 250
0,06 x 12 x 250 180

Cot d'approvisionnement 15.360

L'entreprise va donc choisir entre :
-commander des lots constants de 500 units avec une priodicit variable (solution 1)
-commander des priodes constantes des quantits variables (solution 2)


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Solution 1 : Budgtisation par lots constants

Janvier Fvrier Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept Oct Nov Dc

Stock initial 300 120 75 500 425 365 290 170 520 400 250 525

Livraison 500 500 500

Consommation 180 45 75 75 60 75 120 150 120 150 225 225

Stock final theorique 120 75 0 425 365 290 170 20 400 250 25 300
(avant livraison)

Stock final rel 120 75 500 425 365 290 170 520 400 250 525 300
(aprs livraison
ventuelle)


Commandes 500 500 500
(15/2) (20/7) (19/10)
Livraisons 500 500 500
(15/3) (20/8) (19/11)


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Solution 2 : Budgtisation par priodes
constantes


Janvier Fvrier Mars Avril Mai Juin Juillet Aot sept Oct Nov Dc

Stock initial 300 120 75 330 255 195 120 645 495 375 225 525

Livraison 330 645 525

Consommation 180 45 75 75 60 75 120 150 120 150 225 225

Stock final theorique 120 75 0 255 195 120 0 495 375 225 0 300
(avant livraison)

Stock final rel 120 75 330 255 195 120 645 495 375 225 525 300
(aprs livraison
ventuelle)


Commandes 330 645 525

Livraisons 330 645 525


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5) Utilisation d'une mthode graphique.

a) Budgtisation par priode constante.

priode Consommations Cons. cumules
janvier 180 180
fvrier 45 225
mars 75 300
avril 75 375
mai 60 435
juin 75 510
juillet 120 630
aot 150 780
septembre 120 900
octobre 150 1050
novembre 225 1275
dcembre 225 1500


F M A M
J J A S N
D
300
630
1275
J O
1800
consommations cumules
stocks cumuls
4 mois
dcalage d'un mois



b) Budgtisation par lots constants.


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F M A M
J J A S N
D
300
J O
consommations cumules
stocks cumuls
800
500
500
500

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6) Les budgets des services lis aux approvisionnements


On regroupe dans ces services lensemble des frais indirects qui sont lis aux activits
logistiques.

Les deux services (ou fonctions) les plus souvent identifis sont :

Le service achats dont le rle va de la validation des fournisseurs jusqu la passation et au
suivi des commandes. Il sagit pour lessentiel de tches administratives. Les frais budgts
tant des salaires, des services extrieurs et des amortissements de locaux ou de matriels.

Le service gestion des stocks qui assure la logistique interne (stockage, manutention...), les
tches tant souvent physiques. Les frais budgts sont essentiellement des amortissements
de locaux et matriel de manutention, et des salaires.