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IV- ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES

L'auditeur interne en est l'acteur principal. Il se situe à toutes les phases du


processus d'élaboration et de mise en oeuvre du manuel des procédures.

IV-1- CONDITIONS D'ELABORATION

l avoir un organigramme détaillé,

l avoir une bonne description des attributions de chaque poste,

l avoir une bonne définition des responsabilités

l définir les objectifs du manuel et son champ d'application

IV-2- PHASE D'ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES

Elle commence par la description par les opérationnels eux-mêmes, de la


manière dont ils traitent leurs transactions. Les auditeurs internes
définissent le cadre et l'architecture selon lesquels les opérationnels
formalisent les opérations qu'ils traitent. Le cadre se présente sous la forme
d'ateliers sectoriels (par service) regroupant tous les agents d'un même
service où sont discutés les « avant-projets de procédures ».

L'auditeur ne décrit pas les procédures, son rôle se limite à mettre en


évidence les zones de risques qui doivent être couverts par des points de
contrôle que les opérationnels définissent eux-mêmes.

Le rôle de l'auditeur est un rôle de conseiller vis-à-vis des opérationnels.

IV-3- PHASE DE RECENSEMENT DES SUPPORTS

Parallèlement à la définition des procédures, un important travail de


recensement, d'identification et de codification des supports doit être
entrepris par les opérationnels avec l'aide des auditeurs.

Cette phase importante a pour objet d'éliminer les redondances et double-


emploi de supports de manière à rationaliser leur utilisation.

IV-4- SYNTHESE ET VALIDATION DES AVANT-PROJETS DISCUTES


EN ATELIERS

Chaque service envoie, après discussion en atelier, son avant- projet à


l'Audit Interne qui centralise tous les avant-projets. L'Audit Interne s'assure
à ce niveau du respect de l'architecture déjà définie (cycle, procédures,
sous-procédures, opérations), mais aussi de l'exhaustivité des supports
énoncés dans la narration faite par les opérationnels.

Une réunion de synthèse regroupant l'ensemble des services opérationnels


est convoquée à l'initiative de l'Audit pour l'examen des avant-projets.
L'avantage est une mise à niveau des opérationnels qui, de ce fait, vont
prendre connaissance de l'ensemble des procédures de l'entreprise. Ils
acquièrent également une polyvalence ce qui peut leur être utile au cas où
ils seraient affectés à un autre service opérationnel.

IV-5- LA REDACTION ET LA MISE EN FORME DU MANUEL

La rédaction du document de synthèse qui sera le projet de manuel des


procédures est souvent confiée à un comité de rédaction composé des
opérationnels et de l'Audit Interne.

La mise en forme est du ressort exclusif de l'Audit Interne, mais compte


tenu de la dimension esthétique qu'elle renferme, cette tâche peut être
sous-traitée à des cabinets d'étude externes qui disposent souvent de
logiciels performants. Ce qui peut constituer un gain de temps pour l'audit.

Une fois rédigé et mis en forme, le manuel est approuvé par la Direction
Générale.