Association pour le Management des Risques

et des Assurances de l’Entreprise

RM et RH: pourquoi et comment

travailler ensemble ?

Commission RRH

© AMRAE

Pavillon d’Armenonville
 Intervenants

‰Partie 1: CARTOGRAPHIE des RISQUES RH

Journée des Commissions

1er juin 2010

9Philippe Hellich,
DG Risques, Contrôle, Audit
© AMRAE

9Franck Verdun, Verdun Verniole

avocats
Avocat à la Cour

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -19-

 Plan de l’intervention

‰Cadrage et approche méthodologique

9 Objectifs
9 Définition

‰Retour d’expérience DANONE

9 Evaluation des risques en filiale
9 Réalisation de la cartographie globale RH

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -20-

 Objectifs de la cartographie des
risques RH

‰ Aide au management des RH pour éviter les

« mauvaises surprises » et s’assurer que
l’allocation des ressources est adaptée aux
risques identifiés et évalués

‰ Information sur les risques RH à destination de

la direction générale et du Conseil
d’administration, CNR ou Comité d’audit

‰ Contribution à la gestion globale

5

LIKELIHOOD
Talent Scarcity

Empty Resource Pipeline

Industrial competitiveness
New Expat policy

Pension Plan/medical new contracts

Ops optimization
and reorganization

des risques de l’entreprise

4
Social Plan issue

••
MN Social Culture Partenaires sociaux

LT Incent Plan Rejection relations in MN Catastrophic events

Opening of new geos Coaching of country Upgrade of competencies

Individual workload managers with full P&L

3 Temporary workers HR masterplan

Social crises

•
9 Approche bottom-up
Compet. emerging mrkts

3rd party employees

On the job safety HR market Attractiveness

EURO based Corporate funct

2
Rightsizing projects

Compliance with
Group commitments

9 ET complément top-down 1
1 2
BUSINESS
3 4 5
IMPACT

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -21-

 Les risques RH ?

‰ Qu’est ce qu’un risque RH ?

9 Tout évènement qui menace la stratégie et les objectifs de l’entreprise du fait de l’inadéquation de
politiques, de pratiques ou de sujets de ressources humaines
• Exemples Politique de rémunérations, Passif social,
• Personnel avec formation ou expérience inadéquate,
• Absence de plan de succession, difficultés de recrutement pour postes clés,
• Turnover / débauchage de ressources par des concurrents.

‰ Tentative de définition
Tout évènement, action ou inaction, pouvant avoir des conséquences négatives sur les
ressources humaines de l’entreprise (ex: accident H/S, acte de discrimination, stress
psychosocial, …) et ainsi impacter l’atteinte des objectifs de l’entreprise

‰ Sources d’informations et signaux d’alertes

9 Droit et jurisprudence : veille par les juristes RH, informations apportées par les avocats, les
organismes professionnels (syndicats signataires accords de branche, associations…)
9 Remontées sur le contrôle interne et les systèmes d’information RH en filiales et en central
9 Benchmark inter-entreprises, littérature et AMRAE/FERMA

‰ A noter : il y a une cohérence interne / externe à assurer

9 avec chapitre « Facteurs de risque » du Document de référence (remis à l’AMF)

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -22-

 Les risques RH, 4 rubriques
(tentative de typologie)
Risques Risques
externes internes

Dépendance C. Risques
A. Risques
stratégiques Inflation des
financiers
salaires sur le
Restructuration marché
Hommes
Engagements
clés
de retraite

Confidentialité Turnover Accidents de

travail
Contrats
Transmission des
D. Risques connaissances B. Risques
juridiques ou opérationnels
Environnement
réglementaires réglementaire

Source: Adaptation d’une présentation aux rencontres AMRAE (Deauville 2010)

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -23-
 Quelques risques génériques RH,
identifiés dans différents groupes (1/2)

‰ A. Risques stratégiques
9 Gestion démographique des ressources / GPEC :
adéquation des ressource, ainsi qu’emploi des séniors, diversité
9 Opérations de croissance externe et risques mal évalués/maîtrisés
(passif social, clause de garantie de passif inadaptée, incompatibilité « culturelle »)
9 Dialogue social et gestion des restructurations :
reclassement, licenciement (coût et impact image)
9 Gestion des hommes/femmes clés :
recrutement (débauchage/politique salariale), plan de succession top managers

‰ B. Risques opérationnels
9 Turnover et Knowledge management
9 Gestion administrative et Systèmes d’Information RH
9 Accidents du travail, pénibilité, stress
9 Fraude (paye, notes de frais,
indicateurs liés au bonus, …)

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -24-

 Quelques risques génériques RH,
identifiés dans différents groupes (2/2)
‰ C. Risques financiers
9 Passif social (engagements spécifiques pour une catégorie de personnel) Î
Engagement de retraite / fonds de pension
9 Cumul de droits « épargnés » :
CET, cumul de DIF (augmente le passif social de l’entreprise)
9 Frais de justice et condamnations liés à des contentieux en cours (collectifs ou
non) : par exemple, rappel de primes salariales non versées au titre du
principe « travail égal/salaire égal »…

‰ D. Risques juridiques et de conformité réglementaire

9 Discrimination
9 Délit de marchandage
9 Complexité de la réglementation droit social / financement de la sécurité
sociale
9 Hygiène – Sécurité – Risques psychosociaux

9 Et même, imprévisibilité du droit (revirement de jurisprudence, nouvelles

normes ex clause de non concurrence)

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -25-

 La criticité des risques RH

‰ Estimer le risque intrinsèque pour votre business

9 Impact business / financier
• % CA, % Résultat, % bilan
• + Impact médiatique
• Ou, en cas de difficulté à chiffrer le risque, passer à une estimation qualitative
et un positionnement relatif des risques
9 Probabilité d’occurrence et horizon de temps
• Mensuel … ou … tous les 10 ans

‰ Evaluer le niveau de maîtrise

9 Contrôles internes en place
9 Assurances et transfert financier
9 Systèmes d’information
9 Qualité des équipes et managers responsables

‰ En déduire le niveau de risque résiduel actuel

9 Niveau perçu par le management

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -26-

 Plan de l’intervention

‰Cadrage et approche méthodologique

9 Objectifs
9 Définitions

‰Retour d’expérience DANONE

9 Evaluation des risques en filiale
9 Réalisation de la cartographie globale RH

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -27-

 Approche chez DANONE

‰ Au niveau des filiales

9 86 filiales métier/pays réalisent une cartographie annuelle de leurs risques
locaux
• dont systématiquement une cartographie des risques RH avec le DRH de la filiale

‰ En central, une double démarche

9 Synthèse bottom-up de ces risques au niveau des filiales
9 Travail tous les 2 ans sur les Risques de la fonction RH
• Y compris des risques indirects liés à des processus non-RH

‰ Communication des résultats

9 au Comité des Risques interne (niveau COMEX)
9 et au Comité d’audit (niveau Conseil Admin)
9 1 fois par an
9 Par intégration des 2-3 risques RH les plus critiques dans la cartographie
globale (en fonction de leur probabilité d’occurrence et de leur impact sur le business)
Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -28-
 Illustration: Approche par les processus
1) Risques purement RH + 2) Risques RH ailleurs

‰ xxx 2

2
1

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -29-

 Etapes concrètes et calendrier

‰ Lancement de la cartographie centrale

9 Novembre 2009, avec un groupe de travail (3 membres du HR Board =
n-1 DRH)
9 Nombreux entretiens centraux

‰ Synthèse des entretiens

9 Mars 2010 (en petit comité)

‰ Debriefing et validation
9 Mai 2010 (en Comité de direction DGRH)

‰ Utilisation à l’occasion de la convention RH (juin 2010)

9 Lien avec la stratégie et les enjeux moyen terme de la fonction

‰ Intégration aux présentations au Comité d’audit

(début 2011)

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -30-

 Cartographie de 15 risques RH
Illustratif au niveau d’une zone géographique

• Talent scarcity
• Resource pipeline • Operations
• Expatriate policy
4 • Pension & medical
optimization
and reorganization
LIKELIHOOD

Plan

• Starting new • Career management

• Catastrophic events
countries of new “Country
3 • Individual workload
• Temporary & 3rd
Managers”
• Country social
• New needs of
competencies
party workers crises

• On the job safety

• Attractiveness on
the HR market
2 • Local compliance
with Group
commitments

1 2 BUSINESS IMPACT
3 4 5
Journée des Commissions AMRAE - 1 er
juin 2010 -31-
 En conclusion, quelques écueils mais un
exercice à valeur ajoutée
Ecueils Valeur ajoutée perçue

‰ Une relation de confiance à ‰ Prise de recul « forcée »

construire
9 Entre RM et RH
‰ Un monde un peu à part
9 Confidentialité / sujets sensibles
9 Technicité de certains sujets
9 ou au contraire « subtilité
qualitative » d’autres sujets
‰ « Tout le monde a un avis »
9 Obligation de hiérarchiser les risques
et de prévoir des plans de réduction
de risque
‰ Mise en perspective
transversale
9 Avec autres parties prenantes (Finance,
Juridique, Communication, …) ce qui
permet de lutter contre l’effet « silo »
‰ Enrichissement de la
stratégie RH
‰ Gain en visibilité
9 Mise en avant de certains sujets RH
vis-à-vis du top management
9 Transparence accrue

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -32-

 Intervenants

‰Partie 2: Risk Manager et RH : travailler

ensembleJournée des Commissions

1er juin 2010

9 Marie Noëlle Arrigault
© AMRAE
Risk Manager, Risques financiers
et Assurances de Personnes

9 Françoise Kleinbauer
Actuaire Associée
Directeur Groupe
Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -33-
 Plan de l’intervention

‰ Le Risk Manager: support aux RH, dans le pilotage des

« Avantages sociaux »

‰ Dossiers communs RM/DRH et exemples

‰ Conditions du succès

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -34-

 RM et DRH : essentiellement sur les
avantages sociaux

A- Risques Dépendance C- Risques

stratégiques Restructuration financiers
Inflation des
salaires sur le
marché
Hommes clés
Avantages
sociaux

Confidentialité Turnover Accidents du

travail
Contrats
Transmission des
D- Risques Environnement connaissances B- Risques
réglementaires réglementaire opérationnels

Risques Risques
externes internes

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -35-

 Pourquoi travailler ensemble ?

DRH Avantages sociaux RM

‰Indissociable de la motivation et ‰ Enjeux financiers majeurs (passif social

rétention des salariés retraite)
‰ Attachement des salariés à la ‰ Effet volume entre assureurs VIE/IARD
couverture des risques
‰ Proximité quotidienne avec les acteurs
‰ Capacité à apprécier le niveau des
‰ Maîtrise de la technique d’identification, du
avantages sociaux à privilégier:
placement et du suivi de risque
préoccupation variable selon pays
‰ Expérience de programmes
‰ Identifie les programmes de
internationaux
Rémunération globale qui soutiennent
la stratégie et sécurisent les postes ‰ Captives d’assurance
clés
‰Participation et benchmark
AMRAE/Commission RRH

Vision partagée d’une approche long terme

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -36-

Quelques difficultés pour le RM

‰ Manque de reconnaissance du RM et
défaut de crédibilité
Indispensable d’investir du temps
9 sur la technique Avantages Sociaux
(santé, prev, retraite)
9 pour comprendre le jargon du métier
RH
‰ Lourdeur des processus de négociation:
impact du paritarisme (en France) et autres
structures influentes (autres pays)
‰ Intégration de la cartographie des
risques RH dans la cartographie générale
des risques

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -37-

 Exemples de dossiers communs
RM/RH

‰ Maladie & Prévoyance France ‰ Administration de l’Institution de

‰Pooling filiales Prévoyance
‰Epargne Salariale France ‰Pooling mondial
‰Benefits USA ‰Business Travel et couvertures des
‰Maladie Chine Expats / Impats
‰Retraite Asie ‰Workers’ compt & Benefits USA
‰Intervention de la Captive de ‰Tous Benefits Asiapac
réassurance ‰Programmes d’assurances
structurés grâce aux captives (y
compris pooling)

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -38-

 Cas concret : fusion-acquisition
Alcatel Lucent en Inde
9 Contexte:
Contexte fusion de 3 filiales Alcatel, 2 filiales Lucent pour environ 4000
personnes,
9 5 implantations principales dans différents états.
9 Un courtier coté Lucent, 4 assureurs différents selon les benefits et
implantations, 10 polices avec dates d’expiration différentes
9 Contexte de déréglementation de l’assurance et hausse des tarifs de
marche Assurances de personne de plus de 20 %
9 Package benefits et loss ratios très différents entre les deux groupes (et
très élevés)

‰Apport/actions du RM :
9 Choix de travailler avec un courtier, unique (courtier mondial ALU)
9 Benchmark marché et profession (ingénieurs, R&D, fort taux d’attrition)
9 Détermination du nouveau package et étapes de mise en place
9 Appel d’offres global et couverture unique sur tout le pays avec
31 % d’économies de primes

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -39-

 Autre exemple : le pooling

S’applique aux filiales locales

d’une multinationale
Les +
Plans d’assurance de personnes plus compétitifs
‰Mutualisation Conditions de souscription plus flexibles

effet volume Réduction des coûts

Information précieuse pour le Siège

‰ Système Meilleur service et gestion des sinistres
international Free cover limit plus élevé (annulation examens
médicaux)

‰Respect du Couverture adaptée (y compris usages de

« local » marché)

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -40-

Conditions du SUCCES

Crédibilité
‰ Connaissance des régimes en vigueur
‰ Recommandations réalistes et pérennes
Confiance
Apport de valeur ajoutée méthodologique
Choix d’un timing approprié
Travail en équipe pluridisciplinaire
‰ DRH / RM
‰ Siege, filiales, divisions
‰ RM / Achats éventuellement
Volonté politique forte
Respect des prérogatives de chacun
‰ DRH : relations internes / conseils
‰ RM : relations externes / conseils

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -41-

 Intervenants

‰Partie 3 : L’apport du RM dans la

négociation desdes
Journée régimes de santé
Commissions

9 1 er juin 2010
Philippe Chou – Actuaire associé
Processus de négociation et de transfert des risques
© AMRAE

9Frédéric Lucas – Global Risk & Insurance

Manager :Retour d’expérience

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -42-

 Quelles négociations ?

‰La négociation de l’accord collectif avec

les partenaires sociaux.

‰La négociation du contrat d’assurance

lors du transfert des risques à
l’organisme assureur.

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -43-

 Phase de préparation

DIAGNOSTIC JURIDIQUE ET FINANCIER PREPARATION DE LA NEGOCIATION COLLECTIVE

Analyse
Analyse de Négociation
juridique Information et
l’équilibre avec les
des obligations consultation du
financier organisations
de l’employeur comité d’entreprise.
du régime syndicales

• Contenu des • Cotisations

accords sociaux : • Obligation d’information et de
garanties, cotisations
• Prestations consultation du CE, préalablement à la
employeurs, durée
• Provisions mise en place des garanties frais de
• Objectifs et santé, imposée par le Code du travail.
• Ratio S/P
enjeux RH des 2 • Négociation de l’accord collectif
négociations : • Analyse des avec les OS : niveau de couverture, nature des
partenaires sociaux et
organisme assureur
déséquilibres garanties, bénéficiaires, modalités de répartition de la
contribution de l’employeur, etc.…

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -44-

 Phase de transfert

CAHIER DES CHARGES APPEL D’OFFRES ASSUREURS

Consultation
Rédaction du Négociation du Analyse des des OS sur le Choix de
cahier des Lancement de offres l’organisme
cahier des choix de
charges avec les l’appel d’offres d’assurances assureur
charges l’organisme
OS assureurs
assureur

• Présélection des assureurs

• Elaboration du
cahier des charges
d’appel d’offres
assureurs en fonction
des négociations OS
• Définition des critères de sélection
• Lancement de la consultation
• Analyse comparative des offres d’assurance

• Ajustements / • Grille de notation

Adaptations • Décision sur le choix de l’organisme assureur

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -45-

 Phase de mise en place

ENGAGEMENTS JURIDIQUES MISE EN ŒUVRE OPERATIONNELLE

Signature des accords Signature du Communication Mise

Validation des
sociaux instaurant contrat aux salariés en gestion
notices
le nouveau régime d’assurance sur le nouveau du contrat
d’information
frais de santé Frais de santé régime d’assurance

• Information du personnel si mise en place du régime par DUE avec

remise d’un écrit à chaque salarié
• Elaboration de l’accord collectif ou de l’accord référendaire
• Elaboration du contrat d’assurance, de la notice d’information et
contrôle de leur conformité avec l’accord ou la DUE
• Signature de l’accord et du contrat d’assurance Frais de santé
• Plan de communication relatif à la mise en place du nouveau régime
• Diffusion des bulletins d’adhésion à destination des salariés afin de
permettre leur acheminement vers le porteur de risques
Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -46-
 Quel apport du RM ?

‰Le point de départ :

Journée
9 Santé : comme des Commissions
beaucoup de régimes, nous avions un
régime déficitaire «constant» et «croissant»
1er juin 2010
9 Le travail avec l’équipe RH a été le suivant :
© AMRAE
• Analyse de l’équilibre des comptes
¾ Intervention dans l’analyse des statistiques
• Préparation à la négociation collective et à appel d’offres
¾ Présentation aux responsables du personnels des résultats
• Cahier des charges
¾ Négociation avec les assureurs, présentation résultat
• Maintien de la relation avec les partenaires sociaux

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -47-

 Les facteurs clés du succès

‰Apprendre à se connaître et à travailler

ensemble RH/RM:
9 Expliquer nos compétences :
• Démystifier les données des assureurs :
¾ Les chiffres, les provisions, les %...
¾ Apport d’une compétence de l’analyse actuarielle, la gestion des 
sinistres de fréquence
¾ L’équilibre technique à moyen terme
• Conforter/négocier avec les courtiers/ les assureurs
¾ A techniques et connaissance égales des marchés
• Simplement apparaître comme un partenaire « technique »

MAIS LE RM PEUT AUSSI AIDER A LA NEGOCIATION

Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -48-
 Participation à la négociation avec
les partenaires sociaux ?

‰Oui efficace, si :
9 Les limites du RM sont clairement définies avant
- qu’une fois la confiance entre le RH et le RM établie
9 Le RM présente des résultats «techniques»
- rôle de «consultant interne»
9 Le RM fait des propositions «techniques» et donne les
impacts de ces propositions
• Démystifier l’assurance, les équilibres, les résultats…
• Rappeler quelques bases : les objectifs que nous souhaitons
atteindre (taux de remboursement),
• Travailler sur chaque ligne et chaque limite
– sortir des programmes en %
9 Travail dans le moyen terme avec les partenaires
Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -49-
 Les autres apports du RM

‰Prévoyance
9 Même approche
‰ Sortir du marché Français
9 Travail sur les sinistres de fréquence :
• Workers Compensations - US
• Accident du travail
‰ Intégration des techniques de mutualisation
9 Pooling, captive…
‰ Expatriation : Assistance, santé, prévoyance… retraite ?

‰ Et bien sûr par le commencement…

la cartographie
Journée des Commissions AMRAE - 1er juin 2010 -50-