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BAILLEUL Valérie

CLEMENT Erika
MOREL Florence

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AUDIT DU RECRUTEMENT
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s
pa
e

DESS CONTROLE DE GESTION SOCIALE


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Université de Paris SUD Sceaux


Faculté Jean Monnet
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Cours de Monsieur BERLAND

ANNEE UNIVERSITAIRE 2000 - 2001


Le recrutement est, en fait, la dernière opération par ordre chronologique : ce n'est
qu'après avoir épuisé divers moyens tels que la promotion interne, les reclassements, les
transferts, que les entreprises recourent au marché externe de l'emploi pour combler leurs
besoins.
Les besoins futurs en personnel dépendent directement des objectifs généraux de
l'entreprise, des programmes de production et d'un inventaire des ressources humaines, les

fr
objectifs en matière de gestion prévisionnelle du personnel devraient donc refléter la
philosophie générale du management faute de quoi les opérations de recrutement risquent

e.
d'être inefficaces.

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Pour procéder à un audit du recrutement, il est nécessaire de rassembler des

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informations ayant trait aux objectifs, politiques, programmes, et procédures de sélection, de
recrutement, d'accueil, et de départ ; de recueillir les données concernant les divers coûts de
recrutement, notamment à partir de celles transmises par le contrôle de gestion ; d'examiner
s
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les fichiers de personnel et les dossiers individuels ; de considérer les appréciations portant
sur les performances des nouveaux embauchés, au moment de leur embauche et quelques
e

temps après ; d'étudier les statistiques d'embauche, de turnovers d'effectifs par catégorie,
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formation initiale, expérience, qualification, date et lieu d'embauche, origine géographique,


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service où le nouvel embauché a commencé sa carrière, etc. Dans certaines situations, il est
utile de dépouiller les entretiens de départ, pour connaître les motifs ayant poussé les
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nouveaux embauchés à quitter l'entreprise.


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A partir de ces informations écrites et des résultats d'entretiens menés avec les différents
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responsables, l'auditeur établira un constat de la situation, afin de déterminer l'efficience et


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l'efficacité des procédures et politiques des recrutements mises en œuvre, de diagnostiquer les
problèmes éventuels, d'en connaître les causes, et de proposer des recommandations de
solutions.

L'auditeur doit avoir une connaissance précise des référentiels, et notamment du


processus du recrutement et de la structure des coûts y afférant : c'est une aide tout autant
qu'un guide pour l'auditeur, qui dans chaque étape du processus du recrutement décèlera les
points forts et les problèmes à l'aide d'indicateurs qui lui permettront de porter une
appréciation sur l'efficacité et l'efficience en ce domaine.
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I – PHASE PREPARATOIRE : COMPREHENSION DES PROCEDURES
ORGANISATION PROCEDURE PROCEDES MOYENS
Service du personnel Gestion prévisionnelle du Planification des Ressources → Analyse des facteurs externes
personnel Humaines • Economiques
• Sociaux
• Technologiques
• Concurrentiels
• Législatifs (s’insérer dans l’espace juridique pour

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les départs de la main d’œuvre)

e.
→ Analyse des facteurs internes

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• Budgets

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• Plans stratégiques de développement de l’entreprise
• Objectifs de productivité

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• Règlement interne, convention collective…

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Analyse des besoins en Ressources
s Humaines
Evolution quantitative des besoins
pa
en Ressources Humaines
ð Analyse de la tendance • Ratios
• Bilan social
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Prévisions des experts :


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• Enquêtes formelles
• Décisions instantanées
• Techniques spécifiques en fonction de l’entreprise
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ORGANISATION PROCEDURE PROCEDES MOYENS

ð Estimation des départs • Pyramides des âges


§ Décès • Pyramides des anciennetés

§ MUTATIO
• Méthodes de régression
• Extrapolation
• Statistiques

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§ Préretraite

e.
§ Retraite

en r
§ Congés sans solde

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§ Service militaire

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ð Estimation des entrées • Estimation des besoins par la hiérarchie

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Intégration des objectifs de production

sð Estimation générale • Différences entre les sorties et les entrées

Evolution qualitative des besoins en


pa
Ressources Humaines
ð Estimation des besoins futurs en • Plan de promotion interne
fonction du niveau de • Plan de formation interne
e

qualification • Diplômes
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• Intégration des nouvelles technologies


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• Carte prévisionnelle des emplois


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ORGANISATION PROCEDURE PROCEDES MOYENS

Description des postes Fiches détaillées


• Identification de l’emploi
• Compétences souhaitées

fr
• Mission de l’emploi à court et moyen terme
• Situation dans l’organigramme

e.
• Inventaire des attributions

r
• Description des activités

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• Marges d’autonomie
• Contrôle par le supérieur

t.f
• Moyen matériel et humain

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en
Préparation du recrutement Expression de la demande • Planification des ressources humaines
• Demandes des supérieurs hiérarchiques

s
• Edition d’une fiche de demande (niveau

pa
souhaité, âge…)

e Analyse de la demande •

Analyse de la fiche de demande
N Vérification des besoins réels

an
• Solutions provisoires : Intérim
CDD
Sous-traitance
.m
• Décision finale (négative ou positive)
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ORGANISATION PROCEDURE PROCEDES MOYENS

Description du poste Si poste existant

fr
• Fiche détaillée existante

e.
Si création de poste

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• Création de la définition (fiche) du poste

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Description du profil souhaité du Fiches détaillées des exigences souhaitées

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candidat • Age
• Formation

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en
• Expérience
• Caractéristiques personnelles recherchées

s
• Rémunération
• Délai de prise de fonction

pa
Recherche des candidatures Prospection interne • Information interne : Affichage

e Note de service
Journaux de l’entreprise
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Exploitation directe des fichiers existants
.m • Existence des plans de carrière
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ORGANISATION PROCEDURE PROCEDES MOYENS

Prospection externe • ANPE/ APEC


(méthode de recherche) • Candidatures spontanées
• Annonces
• Agences de personnel temporaire

fr
• Recrutement externe pour du court terme

e.
- CDD
• Bureau de l’emploi

en r

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Salons de recrutement

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• Cabinet de recrutement

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Proposition de stage
• Meeling auprès de nouveaux diplômés

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Sélection des candidats Premier tri • Analyse de la lettre de motivation et du CV

s
pa • Confrontation des écarts des postulants avec les
exigences du poste (profil)
• Envoi d’un questionnaire aux candidats
e

Entretien • Prise de rendez-vous pour entretien pour les


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candidats retenus
an
• Accueil du candidat
• Tests éventuels (graphologiques,
psychométriques, de groupe…)
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• Résultats des tests


• Recherche d’informations sur les candidats

w

Vérification des caractéristiques du candidat


(diplômes, expérience…)
w

• Présentation du poste au candidat


w
ORGANISATION PROCEDURE PROCEDES MOYENS

Si retenu après le premier entretien


• Entretien avec le supérieur hiérarchique
• Vérification du casier judiciaire

fr
• Vérification des références

e.
en r

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Embauche Décision Décision prise par DRH, directeur général,

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supérieur hiérarchique
• Décision d’embauche signée par DRH, DG

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Rédaction du contrat • Style de contrat :
- CDD

s
pa - CDI

Accueil et intégration dans le service • Séminaires d’intégration


• Présentation de l’entreprise, des collègues…
e

• Evaluation en cours et en fin de période d’essai


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II - DIAGNOSTIC / DEMARCHE DE L’AUDITEUR
QUESTIONS DE FOND QUESTIONS DE DETAIL RISQUES TESTS
Est-ce que la planification des • Le service des Ressources Humaines • Possibilité de manque de Test 1
Ressources Humaines est efficace ? (RH) reçoit-il des revues de presse performance de l’entreprise et de

fr
Les responsables (décideurs) sont-ils professionnalisées sur les indicateurs compétitivité donc risque de
bien informés des facteurs externes et économiques, les dernières tendances en licenciements économiques…

e.
internes pouvant influencer cette management, les nouvelles technologies

en r
planification ? propres à leurs activités ?

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• Le service des RH est-il abonné à une

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revue du droit du travail ? Travaille-t-il
en collaboration avec le service juridique • Risque de non-respect de la

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de l’entreprise (s’il y en a un) ? procédure législative en cas de
licenciement (ou de toute autre sorte
• Le service des RH est-il informé des de départs volontaires ou non)

s
objectifs de chaque service, de la ⇒Prud’hommes
pa
stratégie globale de l'entreprise, et du
budget qui lui est alloué ? • Analyse erronée de la planification
si mauvaise communication entre
e

les services. Possibilité de non mise



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La convention collective est-elle bien à jour des documents.


an
définie et connue du service des RH ?

• Mauvaise maîtrise des règles


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• Comment et par qui sont définies les (indemnités, prime) en cas de


RH ? départs (licenciement, retraite…)
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• Décision non optimale si mauvaise Test 2


w

collaboration entre services


w
QUESTIONS DE FOND QUESTIONS DE DETAIL RISQUES TESTS

Les besoins de l’entreprise sont-ils bien • Le bilan social est-il pertinent en terme • Mauvaise estimation des départs Test 3
analysés ? de départs ? donc des besoins en terme de main
L’estimation des besoins futurs est-elle d’œuvre

fr
juste ? • Les indicateurs de moyens sont-ils les • Gestion prévisionnelle inefficace.

e.
plus pertinents par rapport aux
prévisions recherchées ?

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Est- ce qu’il y a une bonne préparation • Existe t-il une fiche détaillée pour tous • Analyse biaisée du poste et Test 4

ag co
et utilisation de la fiche détaillée ? les postes ? recrutement inefficace
Est- ce qu’elle décrit bien les postes ? • La description des postes est-elle • Organigramme incohérent avec la
Recense-t-elle avec précision les cohérente avec le travail effectif, à la structure de l’entreprise

s
salariés de l’entreprise ? réalité (qualité de l’information). • Mauvaise adéquation entre les

paQui établit ces fiches ? performances, les motivations du
• Est- ce que tous les postes ont lieu d’être salarié et la description du poste.
(utilité des postes)

e

Y a-t-il un suivi régulier des fiches ?


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QUESTIONS DE FOND QUESTIONS DE DETAIL RISQUES TEST

Existe-il une priorité de la chartre • Existe-t-il un lieu d’affichage précis • L’entreprise peut passer à côté de Test 5
promotionnelle ? et connu de tous dans l’entreprise ? salariés (personnes internes déjà

fr
Est-ce qu’il y a une bonne information qualifiées pour les postes à
des postes vacants ou des créations de • Existe-t-il une revue interne relatant pourvoir).

e.
postes aux salariés de l’entreprise ? toutes les opportunités de postes à ð Coûts de recrutement et de formation

en r
La recherche de candidatures externes pourvoir dans le groupe ? Qui s’en élevés et inutiles.

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est-elle justifiée et fiable ? occupe ? Qui la reçoit ? ð Mauvais climat social, et mauvaise
intégration pour le nouveau venu

t.f
• Est-ce que l’entreprise favorise une (personne externe).

ag co
politique de promotion, mutation,
formation ? • Les supérieurs hiérarchiques peuvent
dissimuler la revue interne, afin de
• garder leurs meilleurs salariés

s
Est-ce que l’entreprise ne devrait pas
utiliser la flexibilité interne (heures ð Gaspillage de compétences.
pa
supplémentaires…), avant d’aller sur
le marché du travail (flexibilité • Risque d’un recours trop excessif Test 6
externe) ? aux emplois précaires (intérim,
e

CDD…) ou à la flexibilité interne ou


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• L’entreprise s’adresse-t-elle aux bons au contraire trop favoriser le


an
organismes de recrutement pour recrutement à long terme (CDI).
satisfaire sa recherche de candidats ? ð Des coûts sociaux, financiers
inutiles.
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QUESTIONS DE FOND QUESTIONS DE DETAIL RISQUES TEST

Est-ce que la procédure de sélection est • Existe t-il un classement efficace des • Risque d’écarter certaines Test 7
correcte ? CV ? candidatures intéressantes.

fr
• Les priorités définies par la campagne • Public mal ciblé.
de communication ont-elles donné les • Pas assez de candidatures donc

e.
Test 8
résultats attendus ? Les moyens de un choix trop restreint.

en r
communication sont-ils efficaces

re
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(candidats intéressants) ?

t.f
• Est-ce que tous les candidats retenus
passent un entretien avec un membre •

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Aucune maîtrise du profil
des RH ? psychologique du salarié

s
Est-ce que tous les candidats retenus
passent un entretien avec les •
pa Si le supérieur hiérarchique n’est
personnes qui ont une connaissance pas d’accord avec la décision
suffisante des postes à pourvoir, finale de recrutement, le Test 9
comme les supérieurs hiérarchiques ? recrutement est raté et mauvaise
e

entente future très envisageable.


N

Est-ce que le choix final de sélection • Qui décide du choix final ?


an
des candidats est satisfaisant ?
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QUESTIONS DE FOND QUESTIONS DE DETAIL RISQUES TEST
• Le service des Ressources
Humaines a-t-il les compétences • Mauvaise connaissance législative
pour élaborer des contrats de des RH à propos du contrat de
travail ? travail

fr
• Les RH maîtrisent-elles bien la

e.
législation des contrats de travail ?

en r
re
• Qui élabore le contrat de travail ?

em pie
Qui le signe ?

t.f
• Est-ce qu’il y a un gros pourcentage • Mauvaises pratiques de sélection.

ag co
d’employés ne finissant pas leur Le candidat retenu n’est pas la Test 10
période d’essai ? La procédure personne recherchée ou mauvaise
d’embauche a-t-elle été bien description du poste au salarié (non

s
menée ? satisfait de cette nouvelle

pa
embauche).
La phase d’accueil permet-elle au • Le nouvel embauché bénéficie-t-il
candidat de s’insérer facilement dans d’un accueil convenable et d’une • Mauvaise prise de poste
l’entreprise ? formation de la part de ses • Test 11
e
Incompétence du nouvel embauché
collègues, de son supérieur • Coûts de formation élevés
N
an
hiérarchique ?
.m
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w
w
TESTS

TEST 1 : Soumettre cette grille de questions à plusieurs personnes du service des RH et à des chefs de département. (cocher la case
correspondante à la réponse).

Revues spécialisées dans : Reçu dans votre service Reçu mais dans un autre service que le Non reçu dans
votre l’entreprise

Lu Non lu Lu Non lu

Indicateurs économiques

Tendances en management

Tendances en recrutement

Technique: sur activité de


l’entreprise

Droit du travail

La situation concurrentielle
du marché propre à
l’activité de l’entreprise.

La formation, les filières


universitaires, les grandes
écoles : Diplômes
Questionnaire à soumettre uniquement aux membres du service des RH.

• Etes-vous informé sur le règlement intérieur ?


• Etes-vous informé sur la convention collective ?
• Etes-vous prévenu de chaque modification apportée aussi bien au règlement intérieur qu’à la convention collective ?
• Etes-vous informé et avez vous accès au plan stratégique de l’entreprise, aux objectifs et budgets de chaque service, aux prévisions des ventes
et de production ? Si oui ; est-ce que cela est réalisé régulièrement ?

Test 2 : Déterminer comment et par qui sont définis les besoins en RH :


Questionnaire à soumettre à tous les responsables de services et au Directeur Général.

• Qui est à l’origine de la décision d’analyser, d’augmenter… les RH ?

Direction générale Direction des RH Supérieur hiérarchique du service concerné Plusieurs solutions sont possibles

Préciser lesquelles…..

• Qui est chargé d’évaluer les besoins en RH ?

Direction générale Direction des RH Supérieur hiérarchique du service concerné Plusieurs solutions sont possibles

Préciser lesquelles…..

Qui prend la décision finale ?


Direction générale Direction des RH Supérieur hiérarchique du service concerné Plusieurs solutions sont possibles

Préciser lesquelles…..
Test 3 : Remplir et examiner les résultats à partir des indicateurs fournis par le bilan social.

Prévision du bilan social Chiffres constatés au début Ecarts Note de confiance des
n-2 de n-1 indicateurs
Démission

Licenciement pour motif


économique

Licenciement pour motif


personnel
Départ en cours de la
période d’essai

Départ volontaire (retraite,


préretraite)
Test 4 : Observer l’exécution des tâches afin de savoir ce qui se passe dans la réalité et comparer avec ce qui devrait en être (selon
la fiche détaillée).
Réaliser des entretiens avec un échantillon de salariés à propos de leur poste.

• Identification du salarié et de son poste : Où se trouve le poste ?

• Questions sur les tâches du poste :

1. Quoi ?
2. Avec qui ?
3. Quels sont les outils, supports, matériels utilisés ?

• Questions sur le système de relation du poste :

1. Quelle est la place du poste dans la hiérarchie ?


2. Quelle est la relation fonctionnelle ?

• Questions sur les exigences du poste ?

1. Quelles sont les exigences physiques ?


Quelles sont les exigences intellectuelles ?
Quelles sont les exigences de formation ?

2. Quelles sont les expériences professionnelles souhaitées ?


Test 5 : L’Auditeur devra étudier les plans de carrière et les évaluations d’un échantillon représentatif de salariés.

Il posera ce questionnaire au DRH et à des salariés pour savoir si l’entreprise favorise le recrutement interne, en formant
ses salariés.

• Quel est le pourcentage de la masse salariale formée par an ?


• N’y a t-il pas favoritisme de certaines catégories pour les formations ?
• Qui décide des salariés à former ?
• Est-ce qu’un objectif d’évolution de carrière est fixé pour chaque formation ?
• Est-ce que les plans de carrière sont suivis et remis à jour régulièrement ?

Il vérifiera que la politique de promotion est bien présente et en action dans l’entreprise : Projection sur 5 ans

Cadres TAM Ouvriers qualifiés Ouvriers non Total


qualifiés
Effectif au 31/12/N
Création de postes ou
postes vacants sur 5 ans
Promotion interne
Embauche extérieure
Effectif au 31/12/N+5
Test 6 : L’Auditeur vérifiera à quels types d’actions l’entreprise a recours pour faire face à un surcroît d’activité - temporaire
- sur longue période.

Actions :

Flexibilité interne Flexibilité externe Embauche sur du long terme


Heures supplémentaires Sous-traitance
CDD
Stagiaires
Travail temporaire

Heures complémentaires
Report de congés
Récupération

L’Auditeur s’assurera que le service des RH à identifier les critères de choix avant de décider de la solution.

• Légalité
• Coût financier
• Coût social
• Délai de mise en œuvre
• Acceptabilité par les salariés
• Impact sur la productivité

Test 7 : L’Auditeur testera le responsable du recrutement, en lui demandant de sortir une candidature précise (avec un profil bien
précis).
Test 8 : L’Auditeur examinera le nombre de candidatures spontanées sur une période donnée, ainsi que le nombre de réponses à une
annonce.

Test 9 : L’Auditeur vérifiera, pour plusieurs recrutements, la totalité des documents rentrant dans la procédure d’embauche :

• La demande d’embauche
• Questionnaire
• CV
• Résumé de l’entretien
• Contrat de travail…

Test 10 : Pour évaluer les erreurs de recrutement, on peut utiliser cet indicateur pour une période t :

Nombre de départs de nouveaux embauchés au cours de la période d’essai durant t


Nombre d’embauchés en t

Test 11 : Mauvaises pratiques de sélection, le candidat retenu n’est pas la personne recherchée. Ou mauvaise description du poste au salarié (non
satisfait de cette nouvelle embauche), afin de se faire une opinion sur la qualité du travail. Ce qui sera transmit à l’auditeur

Si l’opinion semble défavorable pour le nouvel embauché, l’Auditeur vérifiera si ceci provient :
• D’un manque de formation, adaptation
• D’un manque de compétence ou motivation