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DE NEGOCIATION
2ème Rela6ons publiques
Première par6e
Marie-Pierre DEGHAYE
Quelques définitions
habileté à gérer les différences d'une façon créative afin d'arriver à une situation
gagnant-gagnant
concilier la préoccupation de la relation et ses propres intérêts (négociation intégrative)
concilier les contradictions et les différences d'une façon paisible
savoir gérer les différences et les contradictions
gérer les différences et les différends avec succès et non pas résoudre des différences
ou des différends (qui ne disparaissent donc pas)
discussion entre personnes ou encore entre institutions permettant de parvenir à un
accord
moyen permettant d'obtenir des autres ce que nous désirons
forme de communication bilatérale destinée à produire un accord entre des gens qui
possèdent à la fois des intérêts communs et des intérêts opposés
Pour qu'il y ait négociation, 3 conditions doivent être réunies : différentes parties en présence qui
ont à la fois des intérêts divergents et une dépendance mutuelle.
Quelle que soit la méthode, une négociation se doit d'aboutir à trois points essentiels :
parvenir à un accord judicieux à supposer qu'un accord soit possible,
être efficace,
permettre d'améliorer ou tout au moins de ne pas compromettre les relations entre les
parties en présence.
Face aux questions débattues, la méthode raisonnée permet d'être dur face au problème et souple
face aux négociateurs. Elle exclut les tromperies et les attitudes passionnées et permet d'obtenir
ce que l'on est en droit d'attendre sans perdre sa dignité. Elle repose sur quatre points
fondamentaux :
les hommes
les intérêts (contraintes respectives)
les solutions
les critères.
1. L'écoute active,
2. La conduite de réunion,
3. L'argumentation,
4. La communication assertive,
5. L'analyse préparatoire.
L'ÉCOUTE ACTIVE
DEFINITION
L’écoute active est une attitude destinée à augmenter la qualité de l’écoute. Elle permet à
l’interlocuteur de se sentir entendu et compris.
Elle est un préalable indispensable à une communication « sur mesure » permettant de dépasser
les images que chacun véhicule et qui sont révélées par des indices
PRINCIPES DE BASE
Il faut commencer par bien distinguer les termes entendre et écouter. Entendre ne nécessite pas
forcément d’attention.
J’entends les bruits de la rue, j’entends ma voisine chanter. C’est simplement le sens de l’audition
qui fonctionne. Par contre, écouter est un acte qui implique la volonté. Il engage l’attention de celui
qui décide d’écouter.
L’écoute est une activité qui demande des efforts. Ce n’est pas si facile d’écouter réellement.
L’écoute active consiste à écouter son interlocuteur avec attention et à lui retourner ce qu’il dit
(pensées) et ressent (sentiments), le tout sans jugement. Il s’agit de donner un reflet neutre de son
propos plutôt que de donner son propre avis ou de juger.
Écouter c’est commencer par se taire……
LES OUTILS
La reformulation consiste à redire ce qui a été exprimé par une personne en utilisant la
terminologie exacte (propre).
Son but est d’indiquer que ce qui a été dit a été bien compris ; valoriser la pensée ou le
témoignage de cette personne et encourager les autres interlocuteurs à réfléchir à cette parole.
Cette technique n’est pas naturelle ; elle s’acquiert.
Les synthèses permettent de marquer la fin d’une séquence de communication ou d’une étape de
travail avant de passer à la suivante.
Il s’agit d’un résumé au cours duquel on met en valeur les idées, les décisions, ou les
contradictions essentielles de la discussion ou du travail
LA PRATIQUE
TERMINER L’ENTRETIEN
Sortir de l’intimité dans laquelle vous étiez pendant l’entretien pour recréer une distance.
Selon le cas :
demandez-lui comment il/elle se sent maintenant.
si il/elle entrevoit des pistes, des solutions ?
si il/elle voit mieux où il/elle va aller et comment ?
si il/elle a la confiance en lui/elle, la force et la certitude d’atteindre les objectifs fixés
Rassurez-le (la) de la confidentialité de ce que vous avez entendu
Remerciez-le (la) pour sa confiance
L'écoute active est conseillée pour obtenir un résultat du type gagnant-gagnant. Elle consiste à
poser des questions-clés afin de faire parler le partenaire. Elle permet de comprendre les
différentes motivations (motifs d'adhésions) et freins (motifs de résistance) de celui-ci.
L’écoute active (ou écoute totale) permet de recueillir l’information la plus complète dans une
relation de confiance qui permet à chacun de se sentir reconnu et compris. L'écoute consiste à
recevoir un message et le comprendre. L'écoute devient active lorsque la personne qui la pratique
participe activement à la compréhension du message. Elle démontre de l'intérêt et de la curiosité,
demande des clarifications ; elle s'empêche de juger et d'interpréter.
Ainsi écoutée, la personne perçoit qu’elle a l'oreille de quelqu'un qui s'intéresse aux particularités
de son cas sans chercher à la juger. Elle a en face d'elle un tiers qui cherche à la comprendre.
LA RÉUNION ET LA CONDUITE DE RÉUNION
La fonction de production
(Tout ce qui contribue directement à la résolution du problème)
Communiquer des informations sur les données du problème.
Faire des propositions sur la manière de trier, d'organiser les données du problème pour
progresser vers la solution.
Écarter, sur une base purement logique, les propositions qui ne peuvent conduire à la
solution du problème.
Démontrer que des solutions proposées sont fausses.
Trouver la solution du problème...
La fonction de facilitation
(Tout ce qui contribue à un fonctionnement du groupe approprié à la résolution du problème)
Faire des propositions sur la manière d'organiser le travail collectif (désigner un
coordonnateur, un secrétaire, etc.).
Veiller à ce que l'organisation adoptée soit maintenue d'un bout à l'autre.
Veiller à ce que chacune et chacun puisse s'exprimer de manière que toutes les ressources
individuelles soient utilisées.
Prendre note pour tous.
Rappeler l'écoulement du temps.
«Faire le point» indiquer où on en est, ce qu'il reste à faire.
La fonction de régulation
(Tout ce qui contribue à créer et à maintenir des relations affectives propices à la collaboration de
tous à la tâche commune)
Encourager à participer celles et ceux qui paraissent ne pas oser le faire.
Montrer qu'on apprécie, estime, admire celles et ceux qui émettent des propositions, idées,
avis que l'on juge intéressants.
Manifester explicitement son accord avec les propositions, idées, avis émis par les autres.
Élucider les désaccords, suggérer des compromis.
Apaiser les esprits échauffés, calmer les personnes qui s'énervent.
Veiller à ce que les plus rapides ne bousculent pas ou ne laissent pas de côté les moins
rapides.
Le compte-rendu :
Convenez clairement avant la réunion à quoi le compte-rendu doit servir et comment il sera rédigé.
Objectifs possibles :
Résumer les informations transmises - Contrôler les accords (négociation) - Informer les absents
des décisions prises - Recueillir les points à mettre à l'ordre du jour de la prochaine réunion -
Expliquer les motivations des décisions à une plus haute instance.
Qu'est-ce qui doit être noté et détaillé?
Si transmission d'information : uniquement le sujet ou également une synthèse ?
Si discussion : uniquement : “discussion concernant ce sujet” ou relation des différents courants ou
même les différents points de vue ?
Si processus décisionnel (résultat d'une négociation) : uniquement les décisions et les accords ou
également les différents points de vue?
En général : faut-il mentionner les points de vue de chacun ou seulement globalement?
La méthode la plus efficace :
Cette méthode évite de devoir modifier ultérieurement le compte rendu en y intégrant des
remarques. Elle évite également de le faire approuver au début de la réunion suivante.
En pratique, lorsqu'un point de l'ordre du jour est clôturé, le rapporteur lit ses notes au groupe afin
de les faire valider immédiatement. De la sorte, certaines formulations seront clarifiées si
nécessaire, il y aura davantage de consensus et les engagements seront validés.On passe au
point suivant seulement lorsque les notes sont validées. A la fin de la réunion, le compte rendu est
rédigé et disponible.
Ordre du jour :
L'ordre du jour doit être complet et précis. Cela permet aux participants de mieux se préparer s'ils
le souhaitent, favorise le travail en groupe et réduit la marge de manœuvre des manipulateurs.
Évitez systématiquement le fameux point « divers » en prévoyant comme dernier point
l'élaboration de l'ordre du jour et la date de la réunion suivante. Cela permettra d'intégrer les
« urgences » des manipulateurs dans la réunion suivante.
Exemple
Faux :
1) Résultats d'exploitation
2) Certification ISO
3) Divers
Bien :
1) Résultat d'exploitation jusqu'à la période 4 incluse - Nature: informatif - Objectif / résultat:
conseil concernant d'éventuelles adaptations des objectifs et plans d'action - Durée: 20'
2) Évaluation des résultats de contrôle par ISO - Certification en mesurant par exemple la
qualité.Nature: processus décisionnel à l'unanimité - Objectif / résultat: décision au Sujet des
mesures correctives par les responsables concernant les défaillances décrites par ISO - Durée: 20'
3) Date et ordre du jour de la prochaine réunion
Questions
1. Quelles sont les conditions qui doivent être réunies pour qu'il y ait négociation?
5. Quels sont les trois niveaux d'information que l'on peut obtenir en pratiquant l'écoute active?
6. Quelles sont les questions à se poser avant de participer à une réunion?
8. Quelles sont les trois fonctions dans lesquelles s'inscrivent les participants à une réunion?
9. Pourquoi l'ordre du jour d'une réunion doit-il être complet et précis? Donnez un exemple d'un
mauvais ordre du jour tiré de votre expérience personnelle, ensuite corrigez-le.