RAPPORT ANNUEL SUR LE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE D’INYISHU MICROFINANCE

EXERCICE 2022

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Table des matières

Table des matières..................................................................................................................................... i

I. INTRODUCTION.................................................................................................................................... 1
I.1. Présentation d’INYISHU Microfinance.............................................................................................1
I.2. Objet d’INYISHU Microfinance......................................................................................................... 2
I.3. Vision d’INYISHU Microfinance....................................................................................................... 2
I.4. Missions d’INYISHU Microfinance................................................................................................... 2
II. CONTROLE ET AUDIT INTERNE......................................................................................................... 2
II.1. Caractère légal du service d’Audit Interne......................................................................................3
II.1.1. Cadre Conceptuel de l’audit interne............................................................................................. 3
II.1.2 .La législation.................................................................................................................................... 3
II.2. Mission du service audit interne...................................................................................................... 3
II.3 Les objectifs du service Audit interne.............................................................................................3
II.4 La méthodologie.............................................................................................................................. 4
II.5. Les outils du service audit interne.................................................................................................. 4
III. Inventaire des enquêtes réalisées faisant ressortir les principaux renseignements et en, particuliers,
les principales insuffisances relevées ainsi qu’un suivi des mesures correctives au cours de l’exercice
2020........................................................................................................................................................... 5
IV. Une description des modifications significatives réalisées dans le domaine de contrôle interne au
cours de la période sous revue................................................................................................................ 15
V. Une description des résultats des tests effectués sur le plan de continuité d’activités et de son
actualisation............................................................................................................................................. 15
VI. Une description des conditions d’application des procédures mises en place pour les nouvelles
activités.................................................................................................................................................... 15
VII. La présentation du programme des principales actions projetées dans le domaine du contrôle
interne pour l’exercice 2022..................................................................................................................... 16
VIII. RECOMMANDATIONS ET SUGGESTIONS...................................................................................20
IX. CONCLUSIONS GENERALES.......................................................................................................... 21

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I. INTRODUCTION

Pour son bon fonctionnement, INYISHU Microfinance a mis en place un ensemble des sécurités
contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but d'assurer la protection, la sauvegarde du
patrimoine et la qualité de l'information, de l'autre, l'application des instructions de la direction et de
favoriser l'amélioration des performances.

La mise en place de ce système de contrôle interne permet :

 de réduire les risques de fraude, d’erreurs importantes ou de nuisances imprévues pour une
institution ;
 de détecter les problèmes avant qu’ils ne deviennent incontrôlables ;
 d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information ;
 d’assurer la conformité par rapport aux lois et aux règlements ;
 d’assurer l'application des instructions de la direction en vue d'améliorer les
performances de l'institution.
 de la détection visant à identifier les erreurs et irrégularités survenues afin d'y apporter les
corrections appropriées ;
 de conseiller et accompagner la mise en place de moyens nécessaires à une gestion fiable des
activités comptables et financières, dans le respect des règles et des délais impartis ;
 d’optimiser la consommation des ressources tout en se conformant aux règlements.

Selon le circulaire numéro 12 de la BRB en son article 20, Toutes les institutions de Microfinance sont
dans l’obligation de transmettre un rapport annuel de contrôle interne.

Dans cette même optique, INYISHU Microfinance transmet ce rapport à la Banque de la République du
Burundi (BRB) au plus tard le 31 Mars de chaque année conformément à cette circulaire.

I.1. Présentation d’INYISHU Microfinance

Créée par l’Assemblée Générale constitutive du 1 er Juin 2013, INYISHU Microfinance s.a est un fruit
d’une longue réflexion sur la responsabilité d’un laïc catholique selon Vatican II.

Elle a aussi été initiée grâce à l’expérience de la pratique de solidarité communautaire, «Savings
Internal Lending Community», « SILC en sigle » et à l’enquête nationale sur l’inclusion financière au
Burundi.

Les promoteurs de ce projet sont des chrétiens catholiques, désirant vivre ensemble les réalités
chrétiennes de fraternité à travers des activités économiques. De ce fait, ils se sont engagés à
contribuer au développement de la population à travers l’activité de Microfinance.

1
L ‘établissement INYISHU Microfinance est classé au niveau de la deuxième catégorie des EMFs agréé
par la Banque de la République du Burundi suivant l’acte d’agrément actualisé n°D1/442/2019 du 13
Mars 2019 avec un capital de Sept cent dix-huit millions cinq cents mille de Francs Burundais (718
500.000 Fbu) représenté par mille quatre cents trente-sept actions d’une valeur nominale de cinq cent
mille Fbu chacune. 

I.2. Objet d’INYISHU Microfinance

INYISHU Microfinance s’est fixé comme objectif de:

 Promouvoir l’entreprenariat et la création d’emploi ;
 Délivrer des services financiers de proximité notamment :
 Collecter l’épargne et octroyer des crédits aux personnes n’ayant pas accès au système
bancaire Burundais à des taux concurrentiels.

I.3. Vision d’INYISHU Microfinance

Etre une institution de microfinance de référence, de part sa pérennité financière, le

professionnalisme et la justice dans les affaires.

I.4. Missions d’INYISHU Microfinance

Offrir des services financiers et non financiers de proximité, à l’endroit d’une clientèle urbaine et
rurale en privilégiant l’approche de démarchage de personne à personne, au Burundi et
prioritairement dans les provinces de Bujumbura Mairie, Bujumbura, Bubanza et Cibitoke, afin
d’atteindre sa double mission financière et sociale.

II. CONTROLE ET AUDIT INTERNE

Le contrôle interne est un processus mis en œuvre par Conseil d’Administration, le management et les
collaborateurs d’une entité, destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des
objectifs fixés. Il est mis en œuvre par des personnes. Il ne repose pas simplement sur un ensemble de
règles et de manuels de procédures, de documents et de systèmes.

Ce dispositif vise à assurer :

 la conformité aux lois et règlements ;

 l’application des instructions et orientations fixées par la direction générale ou le
directoire ;
 le bon fonctionnement des processus internes de la société, notamment ceux
concourant à la sauvegarde de ses actifs ;
 la fiabilité des informations financières.

2
Selon les résultats de l’IFACI sur le dispositif de contrôle interne, il comprend un ensemble de
comportements, de procédures et d’actions adaptés aux caractéristiques propres de chaque société
qui :

 contribue à la maîtrise de ses activités, à l’efficacité des opérations et à l’utilisation efficiente de

ses ressources ;
 doit lui permettre de prendre en compte de manière appropriée les risques significatifs, qu’ils
soient opérationnels, financiers ou de conformité ;
 doit faire objet de surveillance de vérification et de la pertinence et l’adéquation des objectifs de
la société.
L’audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance
sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à
créer de la valeur ajoutée. Il évalue le fonctionnement du dispositif de contrôle interne et de faire toutes
les préconisations pour l’améliorer dans le champ couvert par ses missions.

II.1. Caractère légal du service d’Audit Interne

II.1.1. Cadre Conceptuel de l’audit interne

Sur ce point, nous nous intéressons sur la législation, Missions du service d’Audit Interne, les objectifs
de l’Audit Interne ainsi que la méthodologie et les outils du service Audit Interne.

II.1.2 .La législation

Les articles 3 et 14 du circulaire n° 12/M/18 relative au contrôle interne édictée en vertu du Règlement
n°001/2018 relatif aux institutions de Microfinance ayant atteint un encours des dépôts supérieurs à 500
millions de BIF de se doter d’un service d’audit interne. Ainsi, celui-ci a l’obligation de faire un rapport
sur les missions accomplies.

II.2. Mission du service audit interne

La mission de l'audit interne est d'accroître et préserver la valeur de l'organisation en donnant avec

objectivité une assurance, des conseils et des points de vue fondés sur une approche par les risques.

3
II.3 Les objectifs du service Audit interne

L’auditeur interne doit s’assurer en permanence que le dispositif de contrôle interne est efficace. Sa
mission est de contrôler, de vérifier et d’apprécier la conformité de certaines règles préétablies
applicables dans chaque domaine.

Au cas contraire, il doit détecter rapidement les faiblesses pour aider l’organe chargé de la gestion
quotidienne à mettre en place les mesures correctives appropriées.

II.4 La méthodologie

Notre locomotive de travail est un plan d’audit établi tout au début de chaque exercice. Celui-ci est
élaboré en procédant par une analyse approfondie des structures organisationnelles de l’institution afin
d’identifier et évaluer les risques qu’elle court.

A côté de cela, le service effectue également des travaux instantanés à savoir la supervision de divers
services et activités de la société, la participation dans les réunions du comité d’Audit et celui du
personnel, la visite des services.

A la fin de chaque travail, l’auditeur interne élabore un rapport

II.5. Les outils du service audit interne

Pour mener à bien notre travail, nous disposons des outils suivants :

- Les documents relatifs aux Institutions des Micro Finances élaborés par la BRB ;
- Le manuel des procédures d’INYISHU Microfinance ;
- Le règlement de l’entreprise ;
- Les rapports du commissaire aux comptes ;
- Les notes de service ;
- Les procès-verbaux des comités de gestion et de crédit ;
- Les rapprochements bancaires ;
- Les sondages statistiques ;
- Les interviews ;
- L’observation physique.

4
 III. Inventaire des enquêtes réalisées faisant ressortir les principaux renseignements et en, particuliers, les principales insuffisances relevées ainsi

qu’un suivi des mesures correctives au cours de l’exercice 2020 .

Domaine ou Constats/Faits Causes Conséquences/Risques Critères d’audit Recommandation Etat

Service décrits dans le d’exécution
manuel des
procédures
Certaines dépenses Non séparation des Dépense fictive Organiser les taches  Respecter la procédure Exécutée
n’ont pas fait objet de tâches de façon que, pour d’engagement de
demande de sortie de une même opération, dépenses par une
Fonds et ne sont pas une même personne séparation de tâches
approuvé conformément ne puisse pas être en (Demande, autorisation
au Manuel de mesure de commettre et enregistrement
Procédures des omissions, des comptable)
erreurs ou des fraudes  Sortir une note
et de les dissimuler interdisant toute sortie
dans le cours normal de Fonds qui ne
Comptabilité des taches qui lui sont respectera le Manuel de
et Finances confiées : Procédures quant à la
- Le responsable du demande et
département qui désire l’autorisation de sortie
engager une dépense de Fonds
avise le responsable
Administratif et
Financier par une note
de demande d’achat
établie à cet effet.
La demande
d’engagement de
dépense est ensuite
transmise au Directeur
Général pour

5
 approbation
Domaine ou Constats/Faits Causes Conséquences/Risques Critères d’audit Recommandation Etat
Service décrits dans le d’exécution
manuel des
procédures
La libéllation des Des facilités dans la Erreur d’imputation difficilement La comptabilité doit Libeller correctement et Exécutée
écritures comptables saisie des opérations ou tardivement détectée satisfaire, dans le séparément les opérations au
des opérations au grand respect du principe de grand livre pour faciliter la
livre, ne permet pas prudence, aux détection des erreurs
d’identifier facilement obligations de d’imputation
leurs origines régularité, de sécurité
et de transparence
inhérentes à
l’enregistrement, au
contrôle, à la
présentation et à la
communication des
informations qu’elle
traite
Ecart d’un montant de Comptes non Non fiabilité de l’information sur Description des taches Rapprocher un montant de Exécutée
30 545 877 non rapprochés pour la la trésorerie de l’institution exécutées au niveau 30 545 877 pour la BRB
rapprochés selon BRB
l’historique de la BRB et la du service
Comptabilité d’INYISHU Comptabilité. a)
Microfinance Gestion comptable
Absence des bons de Ignorance du Manuel Difficulté de contrôle Une fois l’achat Justifier chaque sortie de fonds Non
commandes et la preuve de procédures autorisé, le chargé des par un bon de commande, exécutée
de paiement pour le achats procède à bordereau d’expédition et la
règlement des factures compléter dans le preuve de paiement pour les
de certains achats carnet de bon de achats effectués à crédit
effectués à crédit commande

6
Domaine ou Constats/Faits Causes Conséquences/Risques Critères d’audit Recommandation Etat
Service décrits dans le d’exécution
manuel des
procédures
Ecart non justifié de 2 Sortie de fonds non Non fiabilité des informations Le montant encaisse Justifier une sortie de fonds de 2 Exécutée
740 450 entre le solde justifiée sur l’encaisse au trésor doit 740 450
physique et le Solde en correspondre au
comptabilité (Registre montant en caisse de
de trésor et l’encaisse la comptabilité
au 30/09/2022 au bilan)

Deux imprimantes ont Les imprimantes ne Non maitrise des erreurs et Mettre en marche les deux Non
été achetées pour sont pas encore coûts des imprimées imprimantes pour réduire le coût exécutée
limiter les erreurs sur mises en marche des impressions et diminuer les
les guichets et diminuer faute de erreurs
le cout lié aux paramétrage
impressions mais qui
restent encore non
utilisées

7
Domaine ou Constats/Faits Causes Conséquences/Risques Critères d’audit Recommandation Etat
Service décrits dans le d’exécution
manuel des
procédures
Non-respect des ratios Pertes sur les crédits Sanctions de la Banque Circulaire BRB sur les  Evaluer les produits de Encours
de solvabilité de base Centrale ratios prudentiels crédits d’exécution
(9% au lieu de 10% au  Accélérer les activités
Min) et globale (10% au de recouvrement pour
recouvrer le maximum
lieu de 12% au Min)
possible
Dépassement de la Pertes sur les crédits Sanctions de la Banque Circulaire BRB sur les  Ramener le ratio de Encours
norme exigée pour le qui ont eu un impact Centrale ratios prudentiels limitation des d’exécution
ratio de limitation des négatif sur les fonds contreparties
contreparties propres individuelles à 2%
individuelles (4% au lieu conformément à la
de 2% au maximum) norme
et grande possibilité de  Surveiller de près les
engagements des
dépasser la norme
membres des organes
exigée pour les prêts
de Gestion et du
aux membres des personnel pour se
organes de Gestion et prévenir au risque de
du personnel (20% ce dépassement de la
qui est égal au norme
plafond autorisé de
20% au maximum)
Non-respect du ratio de  Insuffisance Possibilité de subir des Circulaire BRB sur les - Proposer un taux de Encours
couverture des emplois des dépôts à sanctions ratios prudentiels 10% aux DAT de plus d’exécution
à moyen et long terme plus d’un an d’un an pour augmenter
par des ressources  Pertes sur des dépôts
stables (45.42% au lieu les crédits - Evaluation trimestriel
de 100% au minimum) des produits de crédits
- Augmenter les activités

8
 de recouvrement

Domaine ou Constats/Faits Causes Conséquences/Risques Critères d’audit décrits Recommandation Etat

Service dans le manuel des d’exécution
procédures

Dépassement du ratio de Montant de Possibilité de subir des Circulaire BRB sur les Demander la dérogation à la Encours
limitation des risques pris sur 40 000 000 millions sanctions ratios prudentiels BRB avant d’effectuer une d’exécution
une seule signature, soit 9% octroyé un seul opération qui influence le non-
au lieu de 5% au maximum individu respect de la norme autorisée
Le véhicule de service  Absence d’un Mauvaise utilisation du  Les véhicules Recruter un chauffeur Non
immatriculé K 9951 A n’est chauffeur pour véhicule et consommation ne doivent pas Mécanicien exécutée
pas affecté à aucun un véhicule unitile du carburant être conduits
département, il est par non affecté par des
 Manque de personnes non
conséquent utilisé par 5
rigueur autorisés à cet
personnes et des fois même effet
 Clefs de
Charroi et en dehors des heures de contact gardé  Sauf dérogation
Carburant service par le planton accordée par le
même en Directeur
dehors des Général, les
heures de véhicules
service d’INYISHU
MICROFINANC
E sont utilisés
uniquement
pendant les
heures de
service

9
Domaine ou Constats/Faits Causes Conséquences/Risques Critères d’audit décrits Recommandation Etat
Service dans le manuel des d’exécuti
procédures
on
Non harmonisation des outils de Contenus différents Manque de référence sure Le règlement d’entreprise Recruter un consultant pour la mise à Non
travail dont dispose INYISHU applicable en cas de prononcé en son article : 43, 44, jour du Manuel de procédures et exécutée
Microfinance : Manuel des de la sanction infligée 60,65 et 85 Harmonisation des textes en
Procédures, le règlement concertation avec la Direction et le
d’entreprise, Règlement d’ordre Règlement d’ordre intérieur Personnel pour les appliquer en 2023
intérieur et règlement numéro et règlement numéro
001/2018 relatif aux
001/2018 relatif aux activités de
activités de
Gestion des MICROFINANCE
MICROFINANCE
Ressources
Humaines Absence d’un règlement Le conseil  Abus dans la prise Règlement d'entreprise en Nous recommandons au Conseil Non
spécifique arrêté par le conseil d’Administration n’a des engagements du son article 85 d’Administration de mettre en place
exécutée
d’Administration sur les pas encore mis en personnel avec un règlement spécifique aux
possibilité avantages du personnel en matière
avantages du personnel place cet outil
d’incapacité de de crédits, découverts et avance).
conformément au Règlement
supporter le poids
d’Entreprise des échéances de
remboursement
 La mise en place de
nouveaux produits à
un taux bonifié fixé
par la Direction
 Avance annuelle qui
s’étende sur deux
exercices
Informatique Logiciel qui ne fait pas le lien Les garanties Recourir aux archives pour Le rapport du logiciel doit  Approcher les utilisateurs du Non
entre le client et sa garantie. matérielles ne sont pas connaitre les garanties permettre de voir les logiciel pour identifier exécutée
paramétrées dans le présentées par le client garanties présentées sans d’autres améliorations
rapport du logiciel faire recours aux archives nécessaires
 Demande officielle de la
Direction au Fournisseur du
logiciel pour une révision et
intégration des améliorations
identifiées

10
Domaine ou Constats/Faits Causes Conséquences/Risques Critères d’audit décrits Recommandation Etat
Service dans le manuel des d’exécuti
procédures
on
Gestion du Absence de planning annuel Le plan annuel des Gestion inefficace de congé Règlement d’entreprise Mettre en place un plan annuel de Non
personnel de congé congés n’est pas en son article 44 gestion de congé exécutée
encore élaboré
Absence d’un registre Ignorance du Manuel Un actif gonfle Tout bien durable - Etablir un registre complet Non
complet des immobilisations de procédures artificiellement du fait du d’INYISHU Microfinance des immobilisations en exécutée
qui donne toutes les non prise en compte des est inscrit dans le intégrant toutes les
informations nécessaires rebuts donne l’image d’un registre des informations nécessaires
parc matériel vieillissant et immobilisations. Cette (Nature, service
probablement inexistant liste théorique est d’affectation, date
d’acquisition, prix
régularisée par les
d’acquisition, date de
opérations d’inventaire mise en service, taux,
annuel mode d’amortissement,
Gestion des durée d’amortissement,
immobilisatio destination de
ns l’immobilisation(Vente ou
Mise au rebut)
- Codifier toutes les
immobilisations
Absence de Procès-Verbaux Non maîtrise de la Non connaissance du Le Manuel de Mettre en place une commission Non
de mise au rebut pour les gestion des rebuts nombre exact des procédures est muet d’achat et vente des rebuts qui se exécutée
immobilisations qui sont hors immobilisations d’INYISHU quant à la gestion des chargera aussi de la codification
usages (Certaines machines Microfinance qui ne sont rebuts
ordinateurs, ondulaires) pas en bon état

11
Domaine ou Constats/Faits Causes Conséquences/ Critères d’audit décrits Recommandation Etat
Service Risques dans le manuel des d’exécution
procédures
Service des Absence des procès-verbaux Les réunions ne se Octroi des découverts Après la réunion du CC  Analyser ensemble tous
opérations des réunions du comité de tiennent pas pour qui ne respectent pas ou du CD, un procès- les dossiers de demande
Direction sur les décisions décider sur l’octroi, le les procédures verbal doit être signé de découverts offerts aux
des découverts octroyés refus ou la mise en par tous les membres non-salariés par les
attente des demandes membres du Comité de
de découverts Direction avant
l’approbation du Directeur
Général ;
 Dresser les procès-
verbaux des décisions
prises sur les demandes
des découverts, les faire
signer par tous les
membres présents et les
classer dans un classeur
dédié conformément au
Manuel de procédures et
à la décision du Conseil
d’Administration contenue
dans les procès-verbaux
des réunions du
28/10/2020 et du
23/12/2020 
Absence des rapports de Les rapports ne sont Recouvrement Le service crédit doit Emettre une note de service Partiellement
suivi et recouvrement pas produits inefficace fournir un reporting des exigeant au service crédit de exécutée
mensuellement informations sur le crédit justifier les frais de recouvrement
et classer les rapports engagés par des rapports
imprimés et classer dans les
classeurs dédiés

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Domaine ou Constats/Faits Causes Conséquences/Risques Critères d’audit décrits Recommandation Etat
Service dans le manuel des d’exécution
procédures
Beaucoup d’irrégularités sur Absence d’une Risques de non L’analyste et le Mettre dans chaque dossier de Non
les découverts commerciaux analyse minutieuse et remboursement Responsable des crédit la liste des documents exécutée
rigoureuse sur les opérations doivent être requis
découverts octroyés vigilants pour déjouer
toute tentative de
modification unilatérale
de la destination du
crédit
Renouvellement des crédits Absence d'une note de Incapacité de supporter le Pour renouveler un Limiter la prise des Non
qui ne respectent pas la service qui précise les poids des échéances de crédit ou découvert, le engagements excessifs par le exécutée
mesure prise par le Conseil critères et conditions remboursement pour client doit avoir apuré système de rachat des
d’Administration sur le de renouvellement certains clients son crédit ou découvert engagements encours et cela
renouvellement des crédits mise en place par le antérieur à au moins en une seule fois pour tout
Conseil 2/3.Le montant en renouvellement et
d'Administration suspens est reconduction effectués
automatiquement déduit
du nouveau montant
octroyé
L’attestation de domiciliation Manque de rigueur Difficultés de réclamations Déposer chez l'employeur Exécutée
de traitement d’un en cas d'arrêt volontaire l’attestation de domiciliation de
bénéficiaire de crédit ou de domiciliation de traitement des demandeurs
découvert n’est pas toujours traitement pour un salariés qui contractent des
communiquée à son employé qui a un crédits ou découverts pour
employeur engagement une période supérieure ou
égale à 6 mois

13
Domaine ou Constats/Faits Causes Conséquences/Risques Critères d’audit décrits Recommandation Etat
Service dans le manuel des d’exécution
procédures
Absence du rapport Le Budget ne fait pas Retard dans la prise de Le RAF élabore chaque Faire un découpage trimestriel Non
trimestriel de suivi de l’état objet d’un découpage décision concernant les fin de trimestre un du Budget pour mieux exécutée
d’exécution budgétaire trimestriel pour faciliter mesures correctives tableau de suivi apprendre les variations
le suivi trimestriel budgétaire ainsi que les spécifiques pouvant influencer
d’état d’exécution états financiers et les la tendance d’un trimestre par
Exécution transmet au Directeur rapport à un autre
Budgétaire
Général au plus tard le
15 du mois suivant
Conception du budget non Le Budget est élaboré Non maitrise de L’élaboration du budget  Faire une planification Partiellement
participative par une seule l’évolution des principaux doit procéder d’une annuelle des activités exécutée
personne postes des charges et réflexion et d’une priorisées dans
produits contribution collective chaque service et
associant et impliquant établir un budget y
très largement relatif
l’ensemble des  Harmoniser les
responsables des prévisions budgétaires
différents et le plan d’affaires
départements/services
d’INYISHU Microfinance
Absence du rapport Le Budget ne fait pas Retard dans la prise de Manuel de procédures Faire un découpage trimestriel Tôt pour
trimestriel de suivi de l’état objet d’un découpage décision concernant les du Budget pour mieux évaluer le
d’exécution budgétaire trimestriel pour faciliter mesures correctives apprendre les variations niveau
le suivi trimestriel spécifiques pouvant influencer d’exécution
d’état d’exécution la tendance d’un trimestre par
rapport à un autre

14
IV. Une description des modifications significatives réalisées dans le domaine de contrôle
interne au cours de la période sous revue.

Au cours de l’exercice 2022, le service Audit et Contrôle Interne n’a ménagé aucun effort en soulevant
les cas d’insuffisance et/ou défaillances en vue du renforcement du système de contrôle interne en
matière de conformité à la loi et aux règles internes d’usages.

Grace à sa contribution, des modifications significatives ont été réalisées notamment pour les services
suivants:

 La libération et la séparation des opérations au grand livre facilite la détection des erreurs
d’imputation;
 Les procédures d’engagement de dépenses sont respectées ;
 Le service comptabilité enregistre ses opérations et les contrôles se font régulièrement ;
 L’attestation de domiciliation de traitement des demandeurs salariés qui contractent des
crédits ou découverts pour une période supérieure ou égale à 6 mois sont déposées à
l’employeur par INYISHU Microfinance pour éviter les tricheries ;
 Des cas de mauvaises imputations des opérations ont été relevés et corrigés par le service
concerné et des comptes mal créés ont été corrigées et mis à jours ;
 Des écarts des soldes sur les différents comptes ont été corrigés.

V. Une description des résultats des tests effectués sur le plan de continuité d’activités et de
son actualisation

La continuité d’activités est un ensemble de dispositions mis en place par les dirigeants d’INYISHU
Microfinance pour que ses activités ne s’arrêtent pas.

Les tests effectués révèlent les résultats ci–après concernant la continuité d’activité :

 Acquisition de deux imprimantes en réserve pour pallier à l’arrêt de certaines activités en cas
de pannes ;
 Acquisition de deux machines portables à utiliser en cas de problème survenu suite aux
câblages du réseau ; 

VI. Une description des conditions d’application des procédures mises en place pour les
nouvelles activités

Une procédure dans le domaine de l’entreprise et des affaires désigne une manière spécifiée

d’effectuer un ensemble de tâches. Elle représente la mise en œuvre de tout ou d’une partie
d’un processus et est destinée à être reproductible. Elle décrit ainsi étape par étape l’enchaînement
des tâches à réaliser, et les rôles et responsabilités associées.

Le processus représente le Quoi, la procédure le Qui fait Quoi ? Quand ?, et les deux sont complétés
par le mode opératoire qui définit le Comment en suivant la grille d’analyse du QQOQCCP
(QQOQCCP, pour « Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? »).
15
INYISHU MICROFINANCE dispose d’un Manuel de procédures validé par le Conseil d’Administration
daté du 26 Décembre 2018. La plus part des erreurs commises viennent du non-respect de ce
Manuel que la Direction qualifie inadapté ou n’est pas conçu selon la taille de l’organisation et qu’il est
par conséquent impossible de le mettre en application tel qu’il est.

Pour cette raison, nous proposons de :

 Recruter un consultant pour la mise à jour du Manuel procédures jugé inadapté et harmoniser
les différents outils de Gestion ;
 Organiser une séance de formation du personnel sur les procédures administratives décrites
dans le Manuel de Procédures après la mise à jour dudit document ;
 Prévoir des sanctions liées au non-respect du manuel de procédures ;

VII. La présentation du programme des principales actions projetées dans le domaine du

contrôle interne pour l’exercice 2022

La continuité d’activité est la culture de tout dirigeant et un art pour tout opérateur.

Il s’avère donc nécessaire d’établir un programme des principales actions projetées dans le cadre du
contrôle interne pour l’exercice 2022 et est donné dans les lignes qui suivent.

16
17
 Programme Prévisionnel des activités D'AUDIT EXERCICE 2023
Activités Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre
Préparation du rapport annuel et Trimestriel                      
S’assurer de la séparation de fonctions,                        
spécialement pour les différents cas d’incompatibilité
S’assurer de l’existence de la budgétisation et la                        
planification des activités
Identifier les causes internes et externes des                    
impayés par une visite de 15 clients par trimestre,
soit 60 clients par an
Faire un suivi de l'évolution des charges de                      
fonctionnement  
S’assurer du montant recouvré et s’informer de la                        
situation de chaque débiteur en général et le nombre
des dossiers qui ont été transmis dans les instances
judiciaires
S’assurer de l’existence des pièces justificatives                        
pour les paiements effectués et également vérifier
l’enregistrement comptable adéquat
Contrôle arithmétique détaillé des écritures à partir                        
des pièces justificatives
S'assurer de l'existence des pièces justificatives                        
signée par un responsable pour toute sortie de fonds
de l'organisation
Rapprochement avec les relevés de banque et avec                        
les comptes.
Faire un inventaire de caisse                        
Se rassurer qu'il n y a pas de paiements effectués                        
sans autorisation soit à un paiement déjà effectué
avec les risques de double règlement qui s’y
attachent 
Détecter d’éventuelles manipulations des                        
rapprochements bancaires
S'assurer de la véracité des pièces justificatives de                        
dépenses

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Activités Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre
S'assurer que les crédits et découverts accordés                      
sont autorisés dans le respect des procédures
par l'organe habileté
S’assurer que les recettes et les sorties de                        
Fonds sont enregistrées à la bonne période
S’assurer de la bonne gestion de la trésorerie                        
Obtenir l’assurance que les approvisionnements                      
sont effectués dans le respect des procédures
Obtenir l’assurance que les comptes des                        
immobilisations sont correctement évalués
S’assurer que les décisions prises lors des                        
réunions sont conformes aux politiques, aux
règlements et aux statuts de l’institution
Réaliser des contrôles inopinés des caisses                         
Revue des anomalies signalées au cours des                        
contrôles antérieurs et des corrections y
apportées par les services concernés.
Vérifier que les dépôts de la clientèle ont été                        
correctement imputés et rémunérés.
S’assurer de l’évaluation du personnel et veiller                        
aux classements des fiches de cotations dans
les dossiers du personnel
S’assurer du respect des ratios prudentiels                        
S’assurer du respect des textes règlementaires                        
et la tenue des réunions statutaires
Analyser l'évolution de taux d'ouverture de                        
compte et la politique de marketing utilisé
S'assurer que les procédures de sécurités sont                      
correctement mises en place
Vérifier que les opérations diverses relatives                        
aux achats sont soumises à autorisation avant
enregistrement

Activités Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre
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Rapprocher l’encours de crédit figurant sur tous                        
les contrats de crédit à celui de la comptabilité
(utiliser la fiche « tableau de contrôle des
opérations d’épargne et de crédit »)
Vérifier l'assurance systématique des crédits et
découverts dépassant un montant de 500 000                        
Vérifier que les crédits et découverts sont
couverts par des garanties                        

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VIII. RECOMMANDATIONS ET SUGGESTIONS

Au terme de ce rapport, il est nécessaire de rappeler les recommandations en cours d’exécution,

celles non exécutées et dont leur achèvement permettrait un bon système de contrôle interne.

Ainsi ; les recommandations suivantes sont adressées :

 Au Conseil d’Administration  de :

- Mettre en place un règlement spécifique aux avantages du personnel en matière de crédits,

découverts et avance) ;

- Recruter un consultant pour la mise à jour du Manuel de procédures et Harmonisation des

textes en concertation avec la Direction et le Personnel pour les appliquer en 2023 ;

 Au Directeur Général de :

- Approcher les utilisateurs du logiciel pour identifier d’autres améliorations nécessaires
- Faire une demande officielle au Fournisseur du logiciel pour une révision et intégration des
améliorations identifiées notamment le paramétrage de garantie matérielle donnée par le
client pour éviter le recours aux archives pour vérifier les garanties présentées;
- Recruter un chauffeur Mécanicien ;
- Analyser ensemble tous les dossiers de demande de découverts offerts aux non-salariés par
les membres du Comité de Direction avant l’approbation du Directeur Général ;
- Dresser les procès-verbaux des décisions prises sur les demandes des découverts et les
faire signer par tous les membres présents et les classer dans un classeur dédié
conformément au Manuel de procédures et à la décision du Conseil d’Administration du
28/10/2020 et du 23/12/2020 ;
- Emettre une note de service exigeant au service crédit de justifier les frais de recouvrement
engagés par des rapports imprimés et classer dans les classeurs dédiés ;
- Limiter la prise des engagements excessifs par le système de rachat des engagements
encours et cela en une seule fois pour tout renouvellement et reconduction effectués ;
-  Etablir le procès-verbal de mise au rebut pour les immobilisations qui sont en mauvais état ;
- Faire une planification annuelle de volume de crédit à octroyer pour chaque secteur ;
- Harmoniser les prévisions budgétaires et le plan d’affaires.

 Au Chef de Service des Finances de :

- Etablir un registre complet des immobilisations en intégrant toutes les informations

nécessaires (Nature, service d’affectation, date d’acquisition, prix d’acquisition, date de mise
en service, taux, mode d’amortissement, durée d’amortissement, destination de
l’immobilisation (Vente ou Mise au rebut) ;
- Mettre en marche les deux imprimantes pour réduire le coût des impressions et diminuer les
erreurs sur les guichets ;
- Enregistrer par service et codifier les immobilisations de l’institution par des objets à
caractères ineffaçables ;
- Mettre en place un plan annuel de gestion de congé ;
- Faire un découpage trimestriel du Budget pour mieux apprendre les variations spécifiques
pouvant influencer la tendance d’un trimestre par rapport à un autre ;

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 - Produire l’état d’exécution budgétaire mensuel et trimestriel conformément au Manuel de
procédures.

 Au Chef de Service des Opérations :

- Etre vigilants dans le déblocage de fonds pour limiter les risques d’impayés ;
- Organiser des descentes de supervision des agents de crédit pour détecter à temps les
détournements de fonds qui peuvent survenir à tout moment ;
- Respecter la décision du Comité de Crédit ;

IX. CONCLUSIONS GENERALES

De par sa mission, le service audit interne doit s’assurer en permanence que le dispositif de contrôle
interne est efficace, contrôler, vérifier et apprécier la conformité de certaines règles préétablie. Pour
l’exercice 2022, le service audit interne a mené ses activités sans aucune entrave. Le plan annuel
d’audit nous a servi de guide des activités que nous avons fait durant toute l’année.

Au terme de l’exercice 2022, nous avons effectuée deux missions une mission d’assurance et de
conseil. A l’issue de chaque mission d’assurance, nous avons effectué des audits de routine au sein
des entités visitées, et nous avons formulé des recommandations, certaines d’entre elles sont en train
d’être mises en application par les clients de l’audit, en vue d’apporter des améliorations à toute fin
utile. Quant aux missions de conseil, nous avons pris part aux réunions, du Comité de Gestion.

Côté financier, nous avons procédé à l’analyse des états financiers et conclu qu’ils étaient préparés
conformément aux principes comptables et au référentiel comptable des établissements de
Microfinance au Burundi et nous avons trouvé que tel était le cas. De façon générale, les procédures
et normes permettant le fonctionnement et la pérennisation de l’entreprise sont acquises. Cependant
des imperfections ne manquent pas, d’où un contrôle minutieux et régulier est à poursuivre pour en
éradiquer les causes.

A la fin de notre travail, l’opinion du service Audit Interne est que les opérations effectuées au sein
d’INYISHU Microfinance soient conformes aux normes et règles comptables préétablie par INYISHU
Microfinance et l’autorité de supervision qui est la Banque Centrale.
Cependant, le niveau de mise en œuvre des recommandations est faible car sur 25 recommandations
émises, 5 ont été mises en œuvres, 8 sont encours d’exécutions contre 12 qui n’ont pas été
exécutées. Pour cette raison, d’exécuter toutes les recommandations émises dans le présent rapport.

Fait à Bujumbura, le ……./…../2023

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 Pacifique NIYOMUVUNYI

Chef de Service Audit et Contrôle interne

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