VOUS ÊTES
Direction des ressources humaines
L'ENTRETIEN PROFESSIONNEL
Questions/Réponses
à destination des managers et des agent·es
Quand a lieu la campagne
d'entretiens professionnels ?
La campagne annuelle s'ouvrira
le mardi 30 mai et se terminera le
vendredi 29 septembre 2023.
Les entretiens professionnels annuels
sont obligatoires et constituent un mo-
ment essentiel de la relation managériale.
Chaque campagne est une opportu-
nité. Structurer le travail en définissant
ensemble des objectifs/axes de travail à
court et moyen terme est essentiel pour
donner du sens aux missions de chacun,
fédérer et rassurer les équipes.
Je n'ai pas encore été évalué·e
par mon N+1. Comment faire pour
évaluer mon équipe ?
La campagne d'évaluation est organi-
sée selon le principe de la cascade : « je
suis évalué·e avant d'avoir été évalué·e »
afin de garantir la cohérence des objec-
tifs et axes de travail fixés. Vous pouvez
dans un premier temps demander à
votre N+1 de fixer votre entretien pour
vous donner de la visibilité. S'il n'est pas
possible d'organiser votre entretien en
amont, sollicitez un échange avec votre
N+1 pour partager sur les objectifs de
l'année.
Afin de faciliter le séquencement de la
campagne 2023, l'évaluation des direc-
teur·rices, de leurs adjoint·es, des sous-
di­recteur·rice.s et des chef·fes de service
se fait, lorsque c’est pos­sible, avant le 1er
juillet afin de procéder par la suite aux
entretiens des équipes.
Quels sont les agent·es évalué·es
dans FMCR et ceux·celles évalué·es ?
Les agent·es de catégorie A ainsi que les
secrétaires administratifs sont évalué·es
via FMCR. Les agent·es de catégorie B
(hors SA) et C sont évalué·es via un for-
mulaire papier distribué dans les direc-
tions dès l'ouverture de la campagne.
En revanche, toutes les demandes de for-
mation doivent être saisies via FMCR dans
la rubrique « entretiens professionnels ».
ENCADRANT·E
Qui réalise l’entretien d’évaluation
professionnelle ?
L’entretien d’évaluation professionnelle
est un échange organisé annuellement
entre l’agent·e et son·sa supérieur·e hié-
rarchique direct·e.
Cette notion de « supérieur hiérarchique
direct » est fonctionnelle et indépen-
dante de considérations de grades ou
de corps.
Le·la chef·e de service doit veiller à ce
que, dans les petits services, l’agent·e
chargé·e de l’évaluation ait un recul suf-
fisant par rapport à l’organisation du
service.
Un·e agent·e veut choisir son·sa
évaluateur·rice, est-ce possible ?
Non. L’évaluateur·rice ne peut être que
le·la responsable hiérarchique direct·e
de l’agent·e, c’est à dire celui qui orga-
nise, pilote et supervise son activité au
quotidien.
Un·e agent·e refuse d’être éva-
lué·e, est-ce possible ?
L’évaluation ne peut avoir lieu sans la
présence de l’agent·e.
L’évaluateur·rice responsable hiérar-
chique direct·e doit toujours convo-
quer l’agent·e de manière formalisée
(modèle de convocation disponible sur
la rubrique dédiée à l'entretien profes-
sionnel) et sur prise de rendez-vous au
moins 15 jours avant la date d’entretien.
Si l’agent·e ne se présente pas volon-
tairement, l’évaluateur·rice doit à nou-
veau le convoquer en lui notifiant son
absence à la première convocation par
une nouvelle convocation.
En cas de refus persistant de l’agent·e
d’être évalué·e, l’évaluateur·rice doit
inscrire dans son dossier le refus de
l’agent·e de participer à l’entretien. Il·elle
pourra faire l'objet d'une sanction disci-
plinaire.
1
OU AGENT·E
Le responsable hiérarchique
N+ 1 n’était pas présent·e, sur la
période d’évaluation. Qui évalue
l’agent·e ?
En cas de vacance de poste du respon-
sable hiérarchique direct·e, l’évalua-
teur·rice doit être le responsable hié-
rarchique qui a organisé, piloté et suivi
l’activité au quotidien de l’agent·e sur la
période considérée.
Cet·te évaluateur·rice peut être selon
le cas : le N+2 ou l’adjoint·e ou un·e en-
cadran·e ayant pris la responsabilité de
l’entité en l’absence du manager éva-
luateur. Dans tous les cas, il devra être
en capacité d’apprécier le travail de
l’agent·e évalué·e.
Un·e agent·e a plusieurs respon-
sables hiérarchiques direct·es
(il·elle travaille en brigade par
exemple). Qui l’évalue ?
L’évaluateur·rice est le responsable hié-
rarchique direct·e de l’agent·e qui a le
plus organisé, piloté et suivi son activité
au quotidien.
Si plusieurs chef·fes d’équipe ont parta-
gé la responsabilité, par roulement ré-
gulier et sur des périodes équivalentes,
il convient de désigner celui·celle qui
évaluera l'équipe.
Tou·te·s les agent·es d’une équipe
doivent être évalué·es par le·la même
responsable pour une période donnée.
À partir de quelle quotité de
travail un agent·e à temps partiel
doit-il être évalué·e ?
C’est l’employeur principal et régulier
qui a la responsabilité d’évaluer l’agent·e.
Ainsi, les agent·es à faible activité au sein
de la Ville, dont la quotité de travail est
inférieure à 50 % d’un équivalent temps
plein, ne sont pas concernés par l’entre-
tien d’évaluation professionnelle.
Un·e agent·e veut être évalué·e
par plusieurs de ses responsables
(N+1, N+2 par exemple)
L’entretien d’évaluation professionnelle
n’est conduit qu’en tête à tête entre
l’agent·e et son·sa responsable direct·e.
Le visa du N+2 peut être sollicité par
l'agent·e s'il·elle le souhaite.
Les N+2 peuvent avoir accès aux évalua-
tions de leurs agent·es.
En cas de divergence d’apprécia-
tion entre le·la responsable hié-
rarchique direct·e et le·la respon-
sable hiérarchique de niveau plus
élevé, comment fait-on?
En aucun cas, les appréciations portées
par le·la responsable hiérarchique direc-
t·e lors de l’entretien professionnel ne
doivent être modifiées par le·la respon-
sable hiérarchique de niveau plus élevé.
Les responsables doivent se coordon-
ner, préalablement à l’entretien profes-
sionnel.
Un·e agent·e demande une copie
du formulaire d’évaluation juste
après l’entretien d’évaluation pro-
fessionnelle. Doit-on lui donner ?
Oui, une copie doit lui être transmise.
Les éléments d'appréciation doivent
être partagés le jour de l'entretien.
Deux cas de figure :
 l'appréciation est rédigée sur le for-
mulaire au moment de l'entretien. Le
formulaire peut alors être signé par
l'agent·e et le·la supérieur·e au niveau
de l’appréciation.
 l'appréciation est mise au propre a
posteriori de l’entretien. Le formulaire
est communiqué à l'agent·e qui le si-
gnera une deuxième fois à l'issue de la
communication de l'appréciation.
Que faire quand un·e agent·e n’a
pas été suffisamment présent·e
pour être évalué·e ?
L’entretien professionnel doit avoir lieu :
il permettra notamment de fixer des ob-
jectifs. Les textes ne fixent pas de durée
minimum de travail. Toutefois, s’il n’est
pas possible d’apprécier le travail de
l’agent·e, compte tenu de ses absences
(justifiées), le formulaire d’évaluation
comprendra la mention « il n’est pas
possible de procéder à l’appréciation
de la valeur professionnelle de l’agent·e
compte tenu de la durée insuffisante de
présence dans le service sur la période
concerné  ».
Un·e agent·e veut être évalué·e L’entretien peut-il avoir lieu à
en présence d’un tiers (ancien·nes distance pour un·e agent·e en
responsable, collègue, représen- télétravail ?
tant·e syndical·e, etc.). Peut-on Rien ne s'y oppose légalement. Il est pré-
accepter ? férable de favoriser l’entretien en face à
Non, l’entretien professionnel est face, plus propice à un échange de qua-
conduit par l’évaluateur·rice. respon- lité, dans des conditions d’écoute et de
sable hiérarchique direct·e, qui reçoit dialogue optimisées.
seul·e l’agent·e en tête à tête.
Si je dresse un bilan mitigé ou
Un·e agent·e ne peut pas être négatif de la manière de servir
présent·e à l’entretien d’évalua- du collaborateur·rice au cours de
tion professionnelle (hospitalisé·e, l'année écoulée, dois-je en faire
congé maladie, congé maternité, état dans le formulaire d'évalua-
etc.), que doit-on faire ? tion et plus spécifiquement dans
Si l’absence n’est pas prolongée, une la partie appréciation ?
nouvelle convocation doit être adressée L'entretien professionnel est un mo-
à l’agent·e, y compris au-delà de la pé- ment important dans l'année qui per-
riode prévue d’évaluation. met de dresser avec chacun de ses
agents un bilan objectif de l'année écou-
lée et de la manière de servir. Il s'agit
Un·e agent·e a changé de poste
de reconnaitre en premier lieu les réa-
et a un·une nouveau·elle respon- lisations professionnelles et les efforts
sable hiérarchique. Qui l’évalue ? engagés. Les marges de progression et
les manquements récurrents dans la
La date du 31 mai est utilisée pour dé-
finir dans FMCR l'identité du·de la res- manière de servir qui n'ont pu être solu-
ponsable de l'évaluation. tionnés malgré des actions engagées à
D'une manière générale, lorsqu'il y a votre initiative au cours de l'année (point
changement de poste en cours de régulier, adaptation de l'organisation,
campagne, rien n'empêche le·la res- formation,..) doivent aussi être exprimés
ponsable de l'évaluation de s'entretenir lors de l'échange et à l'écrit. L'agent·e
ne doit par contre rien découvrir lors de
avec l'ancien·ne N+1 sur l'année écoulée
l'entretien.
de l'agent·e ou le·la nouveau·elle N+1
sur les objectifs qu'il·elle souhaite fixer à
l'agent·e.
Un·e agent·e conteste son évalua-
tion, quelle est la procédure ?
L’agent·e doit, dans un premier temps,
formuler un recours gracieux auprès
de son·sa évaluateur·rice. En cas de dé-
saccord persistant sur l’appréciation,
l’agent·e peut saisir un·une responsable
hiérarchique de niveau plus élevé, via
le service RH. Si l’agent·e n’est toujours
pas satisfait·e, il·elle peut saisir son·sa
directeur·rice, via le service RH. Dans
l’impossibilité de trouver un accord,
l’agent·e peut saisir la CAP compétente
(demande de révision du formulaire
d’entretien professionnel).
Un·e agent·e refuse de signer son
évaluation, quelle est l’attitude
à avoir ?
L’évaluateur·rice doit rappeler à l’agent·e
que la signature du formulaire ne vaut
pas approbation des termes de son
évaluation et qu’elle permet juste de re-
connaître que l’entretien professionnel
a bien eu lieu. L’agent·e a la faculté de
contester les termes de son appréciation.
Édition DRH - Mai 2023