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SOCIETE BURKINABE DES FIBRES TEXTILES

Société Anonyme au Capital de 19 528 000 000 de Francs CFA – N° IFU : 00004801 X
Siege Social: 2744 Avenue William PONTY – Bobo-Dioulasso – RCCM N°: BF BBD 2020 M 0123

TERMES DE REFERENCES POUR :

1. L’AUDIT ORGANISATIONNEL
2. LA RELECTURE DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES
COMPTABLES ET FINANCIÈRES DE LA SOCIETE
BURKINABE DES FIBRES TEXTILES (SOFITEX)

Juillet 2020

Direction Générale

Termes de référence pour l’audit organisationnel et la relecture des procédure administratives,

comptables et financières de la SOFITEX
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Sommaire

I. PRESENTATION DE LA SOFITEX.........................................................................................1

II. CONTEXTE DE LA MISSION.....................................................................................................2

III. OBJECTIFS..............................................................................................................................3

IV. RESULTATS ATTENDUS......................................................................................................4

V. METHODOLOGIE.........................................................................................................................4

VI. TACHES DU CONSULTANT......................................................................................................5

VII. SUPERVISION DE LA MISSION..............................................................................................7

VIII. PLANNING ET DELAIS DE REALISATION DE LA MISSION.........................................8

IX. REMISE DE RAPPORTS.............................................................................................................8

X. PROFIL DU CONSULTANT.......................................................................................................10

XI. MOYENS TECHNIQUES ET LOGISTIQUES........................................................................11

XII. CALENDRIER ET DELAI D'EXECUTION...........................................................................11

XIII. PRESENTATIONS DES PROPOSITIONS...........................................................................11

XIV. REGLEMENT DU CONSULTANT........................................................................................13

Termes de référence pour l’audit organisationnel et la relecture des procédure administratives,

comptables et financières de la SOFITEX
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I. PRESENTATION DE LA SOFITEX

I.1. Forme juridique

La SOFITEX est une Société Anonyme avec Conseil d’Administration, créée le 20 Juin 1979.
Son capital social est de dix-neuf milliards cinq cent vingt-huit millions de franc CFA (19 528
000 000 FCFA). Elle relève de la tutelle technique et administrative du Ministère de
l'Industrie, du Commerce et de l'Artisanat (MICA).

I.2. Missions et activités

La SOFITEX exerce à titre principal les missions ci-après énumérées :

 Achat, transport et égrenage du coton graine ;
 Commercialisation de la fibre et des coproduits ;
 Approvisionnement des producteurs en intrants agricoles ;
 Aide au développement de la culture cotonnière et des cultures associées par son appui
technique, ses services et sa participation au financement des mesures nécessaires à la
recherche et au développement.
 Promotion directe des fibres textiles.
L’entreprise mène de façon exclusive ses activités dans la zone ouest du Burkina Faso, après
la libéralisation du secteur du coton, intervenue en 2004.
Le produit fini, qui est la fibre de coton, est vendu en quasi-totalité à l’export, les clients
locaux ne consommant qu’une petite partie de la production.
La graine huilerie, dérivée du processus d’égrenage lors de la séparation de la fibre de la
graine est vendue localement auprès des huileries.

I.3. Organisation

L’exploitation repose sur une structure organisationnelle comprenant :

 Une Direction générale ;
 Un Secrétariat général ;
 Dix (10) Directions Centrales ;
 Sept (7) régions cotonnières.

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 Pour la réalisation de ses activités, la SOFITEX exploite :

 Quinze (15) usines d'égrenage ;
 Une usine de délintage de semence de graine de coton ;
 Une ferme semencière
 Un laboratoire de contrôle qualité et de certification de la semence ;
 Un laboratoire de classement technologique coton accrédité ISO 17025.

I.4. Effectif
La SOFITEX emploie actuellement plus de 5 000 agents, permanents et saisonniers
confondus. Les agents permanents sont aujourd’hui au nombre de 1 577.

II. CONTEXTE DE LA MISSION

La SOFITEX dispose d’un organigramme datant de 2016 dont la structuration est vieille de
plus d’une vingtaine d’année (1995) et d’un manuel de procédures administratives,
financières et comptables dont la dernière mise à jour remonte à l’année 2010.
Depuis cette dernière mise à jour du manuel, de nombreux paramètres ont évolué :
 Le fonctionnement des activités, la nature des postes de travail et certaines activités
ont été modifiés ou créés. Des tâches autrefois manuelles ont été automatisées au
regard de l’accroissement du volume des activités et de la recherche de la
performance. Cela s’est traduit par l’acquisition et le développement de logiciels et
d’applications informatiques. Certains emplois, documents et tâches sont devenus
obsolètes, de nombreux supports ont été dématérialisés et plusieurs carnets pré-
imprimés ont été purement et simplement supprimés (fiches d’achat coton graine,
bordereaux de livraison intrants, transmission et échange de courriers, bon d’entrée
magasin et bien d’autres). Le SYSCOHADA a lui-même été révisé avec un nouveau
référentiel avec une forte convergence vers les IFRS;
 L'introduction de l’informatique dans plusieurs cycles de gestion et l’utilisation
d’outils modernes de traitement des données ont profondément impacté les pratiques
et la conduite des activités. Les perspectives à court et à moyen termes s’orientent
résolument vers une digitalisation totale des procédures relatives à la gestion des flux
financiers d'une part et des flux physiques liés au pilotage de la chaine cotonnière
d'autre part.

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C’est dans ce contexte que la SOFITEX a décidé de procéder à :

 Une évaluation de l’organisation actuelle afin de vérifier que sa structure et son
fonctionnement sont adaptés aux exigences d’une gestion orientée vers les résultats ;
 Une révision des structures (organigramme) et des emplois (tâches) pour une
utilisation optimale des ressources humaines, matérielles, informationnelles et
financières ;
 Une relecture du manuel des procédures administratives, comptables et financières qui
s’adapte à la nouvelle structure issue de cette révision organisationnelle.

La mission qui est confiée à un cabinet comprend deux (02) grands volets :
1- Le diagnostic organisationnel suivi d’une proposition d’un nouvel organigramme et
des fiches de postes ;
2- La relecture puis l’élaboration d’un nouveau manuel de procédures administratives,
comptables et financières
Cette mission relève de la stratégie de la Direction Générale qui consiste à renforcer la
gouvernance pour un meilleur pilotage de toutes les opérations relatives à la gestion
quotidienne de l'entreprise.

III. OBJECTIFS

L’objectif principal de cette mission est de proposer un nouvel organigramme, des fiches de
postes et relire les procédures administratives, comptables et financières existantes sur la base
des résultats d’un diagnostic organisationnel et fonctionnel de l’entreprise. Les objectifs
spécifiques sont :

 Analyser l’organisation actuelle sur le plan structurel et fonctionnel

 Identifier les dysfonctionnements et les obstacles à la performance ;
 Etablir une cartographie des processus clés de l’entreprise ;
 Proposer un organigramme fonctionnel adapté ;
 Mettre à jour les fiches de poste ou élaborer les fiches de poste inhérentes à la
nouvelle organisation proposée ;
 Elaborer un manuel des procédures administratives, comptables et financières ;

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 Mettre en place système de contrôle interne efficace à travers une séparation claire des
tâches incompatibles et une définition des différentes responsabilités
 Appuyer les Directions centrales et des Régions cotonnières à l’appropriation des
nouveaux outils d’organisation.

IV. RESULTATS ATTENDUS

Les résultats attendus sont :

 Une analyse de l’organisation structurelle et fonctionnelle actuelle est réalisée ;

 Les dysfonctionnements et les obstacles à la performance sont identifiés ;
 Une cartographie des processus clés de l’entreprise est établie ;
 Une organisation claire de la SOFITEX à travers un nouvel organigramme et les
différentes relations fonctionnelles, hiérarchiques et transversales est mise en place ;
 Les fiches de poste sont mises à jour ou élaborés ;
 Un manuel de procédures administratives, comptables et financières de la SOFITEX
actualisé et conformes aux réalités de la société est élaboré :
 Un système de contrôle interne efficace à travers une séparation claire des tâches
incompatibles (autorisation - exécution - enregistrement -documentation - contrôle) et
une définition des différentes responsabilités est mis en place ;
 Une appropriation des nouveaux outils d’organisation au niveau des Directions
centrales et des Régions cotonnières est effective.

V. METHODOLOGIE

Cette mission sera réalisée selon une méthodologie participative avec l'implication des
principaux acteurs.
Le consultant élaborera une méthodologie de conduite des travaux au titre de la présente
étude, incluant une méthodologie pour la révision exhaustive de l'ensemble de
l’organigramme et des postes de travail (fiche de poste).

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Tout au long de l’étude, des séances périodiques de débriefing, de restitution se feront en

présence des membres de la Commission en charge du recensement et de l’analyse des postes
permanents occupés par saisonniers et la validation des étapes intermédiaires se fera avec le
Comité de pilotage qui sera mis en place par la Direction Générale de la SOFITEX.

VI. TACHES DU CONSULTANT

Le consultant assurera l'entière responsabilité des tâches ci-dessous conformément aux

objectifs récapitulés comme suit :
 Réaliser un diagnostic de l’organisation et du fonctionnement des services ;
 Proposer un nouvel organigramme ;
 Proposer les postes de travail ;
 Concevoir le manuel de procédures ;
 Assurer l’accompagnement pour l’appropriation des nouveaux outils d’organisation ;
 Former les cadres à la mise œuvre du nouveau manuel de procédures et appropriation
de l’organigramme révisé
 etc.

Le diagnostic consistera à évaluer l’organisation et les procédures existantes afin d’identifier

les difficultés de mise en œuvre. Il portera sur l’organigramme de l’entreprise ainsi que les
procédures administratives, financières, comptables, d’exploitation et de gestion des
ressources humaines. Le diagnostic se basera sur l’analyse de documents et sur des entretiens
avec les acteurs clés, au sein de la SOFITEX et auprès de ses partenaires.

6.1. Réaliser un diagnostic de l’organisation et du fonctionnement des services

Le diagnostic doit être mené de façon participative avec tous les acteurs de la SOFITEX. Il
s’agira d’évaluer l'existant et d’analyser les interactions entre les différents postes de travail,
mettre en évidence les redondances, les conflits et interactions.
Le consultant aura comme tâches à exécuter :

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 Exploiter les documents de référence fournis par la SOFITEX, notamment les notes de
service et autres supports qui ont permis de combler le vide lié au décalage entre le
manuel des procédures et les pratiques en vigueur ;
 Analyser le fonctionnement de l’organisation et interviewera en cas de besoin les
membres des différentes directions ;
 Intégrer les contributions internes des Directions, Services et Régions cotonnières ;
 Rechercher des documents complémentaires et autres contributions susceptibles
d'enrichir ses propositions.

6.2. Proposer un nouvel organigramme

Proposer un nouvel organigramme ou un aménagement de l’existant, en tenant compte des

missions, des défis actuels de la SOFITEX et de l’évolution de son environnement
socioéconomique, politique, légal, normatif (normes QSE et HSST), technologique et
sécuritaire. L’organigramme proposé sera validé par la Direction Générale, après avis du
Comité de pilotage en charge du suivi des travaux du consultant.
6.3. Proposer une révision des fiches de postes de travail

Actualiser, optimiser et formaliser le contenu des fiches de postes de travail.

L’objectif de cette révision consiste à une mise à jour du contenu des postes pour une
meilleure adéquation au regard des pratiques actuelles, un regroupement optimal des activités
et une meilleure répartition des responsabilités et de la charge de travail.

6.4. Concevoir le manuel de procédures

Cette activité sera menée par le Consultant en autant de séances de travail que nécessaire avec
les différents acteurs concernés et en particulier avec le Comité mis en place à cet effet. Le
consultant définira avec le Comité de pilotage de la SOFITEX le cadre de rédaction du
manuel des procédures et le rédigera module par module. Les modules seront examinés par le
Comité de pilotage avant la restitution globale du manuel au Comité de direction et son
adoption par la Direction générale.

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Les procédures porteront sur l’ensemble des cycles de gestion et devront comporter
notamment pour chaque cycle de gestion :
 Les objectifs du contrôle interne ;
 La description de la procédure ;
 Les diagrammes de circulation des informations et des documents ;
 Les spécimens des supports documentaires ;
 Les éléments de contrôle de la procédure.
Le manuel de procédures sera conçu de manière à être facile d'utilisation et de mise à jour.

6.5. Restitution, Validation et Formation

Le Consultant remettra la version provisoire de l’organigramme et du manuel de procédures à

la SOFITEX pour observations et amendements éventuels et procédera ultérieurement à une
présentation détaillée de cet organigramme.
A l’issue de cette présentation et des différents échanges qui auront lieu, le Consultant prendra
en compte les observations qui lui seront transmises par écrit par la SOFITEX et les intégrera
dans les versions définitives des documents qu’il soumettra pour validation définitive.

6.6. Suivi-accompagnement de la mise en œuvre du manuel de procédures

Le cabinet sera chargé du suivi et du coaching des instances de l’entreprise en vue de

l’appropriation et de la mise en œuvre effective du manuel des procédures issues du nouvel
organigramme. Cet appui se fera sur une durée maximum de quatre (4) semaines à raison
d'une semaine par trimestre et sur une période d'un an.
L'offre technique et financière relative à ce volet fera l'objet d'une cotation distincte de
celle de la mission principale de révision des structures et des procédures de la
SOFITEX.

VII. SUPERVISION DE LA MISSION

En vue d’optimiser au mieux les délais impartis pour la mission, un comité de suivi sera mis
en place en interne dont la présidence sera assurée par le Secrétaire Général.

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Ce comité se réunira en fonction d’un planning convenu de commun accord, les membres
dudit comité devront être disponibles durant toute la période de l’étude.
Le comité aura pour principales attributions de :
 Valider la méthodologie proposée par le Consultant ;
 Faciliter les contacts entre le consultant et les différents départements de la SOFITEX,
 Suivre l'état d'avancement de la mission à travers les débriefings d’étape qui seront
faits par le consultant ;
 Vérifier la conformité du rapport provisoire de l'étude avec les TDR avant la
validation.
Le principal interlocuteur du consultant pour le volet de diagnostic de l’organisation, révision
de l’organigramme et des fiches de poste est la Direction des Ressources Humaines et des
Affaires Administratives (DRHA). La Direction de l’Audit Interne et du Contrôle de Gestion
(DAICG) est le principal interlocuteur pour la partie concernant l’élaboration du manuel des
procédures administratives, comptables et financières. Le consultant travaillera en étroite
collaboration avec ces deux Directions et partagera régulièrement les résultats de ses travaux à
chaque étape du processus de l'étude.

VIII. PLANNING ET DELAIS DE REALISATION DE LA MISSION

Le consultant proposera dans son offre technique le planning et les délais nécessaires à la
réalisation de la mission.

IX. REMISE DE RAPPORTS

Le Consultant produira quatre (04) rapports d'avancement et un rapport final. Il s’agit du :

9.1. Rapport de démarrage

Ce rapport présentera les activités au cours de la période écoulée en matière de collecte de

données et d’échanges avec les structures concernées et les suggestions relatives à l’exécution

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de la mission. Ce rapport sera soumis dans un délai maximum d’un (1) mois à compter de la
date de notification des prestations.

9.2. Rapport d’avancement

Ce rapport sera soumis trois (3) mois après le démarrage des prestations. Il fera le point sur
l’avancement du travail, présentera les résultats intermédiaires, les recommandations et le
programme de travail pour la suite de l’étude. Il expliquera les causes de tout retard éventuel
ainsi que les mesures préconisées pour y remédier.

9.3. Rapport provisoire

Ce rapport constituera la version provisoire de l’organigramme et du manuel des procédures

administratives, financière et comptables, ainsi que les conclusions et les recommandations du
Consultant. Le contenu de ce rapport sera présenté et discuté conformément aux modalités
définies plus haut.

9.4. Rapport final

Il sera présenté en atelier et validé par le comité de pilotage. Ce rapport constituera la version
définitive de l’organigramme, des fiches de postes et du manuel des procédures
administratives, financière et comptables.
 La version définitive du rapport sera éditée fous deux forma :
 Un classeur format A4 avec des séparations par onglet. Les documents seront
présentés de manière telle que les mises à jour futures puissent être facilement
effectuées,
 Un support clé USB. Les fichiers seront au format traitement de texte et tableur
compatibles Microsoft Word et Excel,

Les rapports seront remis en nombre d'exemplaires comme indiqué ci-dessous :

 Le rapport de démarrage : cinq (5) exemplaires imprimés + fichier électronique

 Le rapport d'avancement : cinq (5) exemplaires imprimés + fichier électronique

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 Le rapport provisoire : dix (10) exemplaires imprimés + fichier électronique

 Le rapport final = organigramme + manuel de procédures : dix (10) exemplaires
imprimés
 Un support électronique avec clé USB de l’organigramme et du Manuel de procédures
: dix (10) exemplaires

X. PROFIL DU CONSULTANT

La présente mission sera confiée à un cabinet ayant de solides expériences dans l’audit
organisationnel et dans l’élaboration de manuel de procédures pour de grandes entreprises
dans le secteur agro-industriel national sous régional et à l’international. Un accent particulier
sera mis sur ses connaissances du secteur d’activité et de l’environnement règlementaire de la
SOFITEX, et en matière de rédaction de manuel de sociétés.
Par ailleurs, l’équipe du consultant devra comprendre au minimum :

10.1. Un(e) Chef(fe) de mission,

Il doit avoir le profil d’un Expert-comptable diplômé régulièrement inscrit auprès d’un Ordre
reconnu et justifiant d’au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle dans le domaine du
conseil en gestion de sociétés et particulièrement en matière d’audit et d’élaboration de
manuels de procédures administratives, comptables et financières.

10.2. Un(e) spécialiste en management des entreprises et des organisations

Il doit être titulaire d’un BAC +5 GRH, MGEO, avec une expérience d’au moins 10 ans dans
les études et audit organisationnel des entreprises (chef de mission adjoint).

10.3. Un(e) expert(e) en organisation

Cette personne doit être titulaire d’un diplôme de niveau BAC + 5 au moins en comptabilité,
finance, organisation, fiscalité, Droit des affaires, audit, contrôle de gestion ou toute autre
discipline connexe, et capitalisant au moins cinq (5) ans d’expérience de participation aux
missions d’audit et d’élaboration de manuels de procédures administratives, comptables et

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financières. En outre, l’équipe doit être dotée de connaissances suffisantes dans la

règlementation comptable en vigueur à savoir le SYSCOHADA Révisé et les normes IFRS.

10.4. Un(e) chargé(e) d’études

Cette personne doit être titulaire d’un Master en administration des entreprises ou en GRH,
le/la chargé(e) d’études devra justifier d’au moins trois (3) ans d’expériences professionnelles
en entreprise ou en cabinet d’audit organisationnel, financier ou comptable. Elle assistera
l’équipe technique dans la collecte, la compilation, le prétraitement des données et la synthèse
des questionnaires qui seront administrés à des échantillons du personnel dans le cadre de
cette étude et enfin l’élaboration des comptes rendus des réunions avec le Comité de pilotage
de la SOFITEX.

NB./. : Joindre les CV signés des membres de l’équipe de mission

XI. MOYENS TECHNIQUES ET LOGISTIQUES

Le Consultant aura à prendre à sa charge les moyens techniques, logistiques et financiers

nécessaires à la réalisation de la mission, excepté ceux supportés directement par la
SOFITEX.
La SOFITEX prendra en charge directement les coûts liés au déplacement, l’hébergement et
les frais de subsistance ainsi que ceux à l’organisation des ateliers de présentation de la
version provisoire du manuel.

XII. CALENDRIER ET DELAI D'EXECUTION

Le Consultant devra démarrer ses activités dès la notification du contrat. Il présentera à cet
effet, un calendrier d’exécution des travaux qui ne devra pas dépasser une amplitude de six
(06) mois. Cette durée ne comprend pas la phase de suivi-accompagnement qui fera l’objet
d’une cotation séparée.

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Les échéances de présentation des différents rapports sont indiquées dans ce qui précède.

XIII. PRESENTATIONS DES PROPOSITIONS

Le consultant doit soumettre ses offres technique et financière dans des enveloppes distinctes
et les deux logées dans UNE même enveloppe portant sur le verso «RÉVISION DE
L’ORGANIGRAMME, RELECTURE DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES
COMPTABLES ET FINANCIÈRES DE LA SOCIETE BURKINABE DES FIBRES
TEXTILES (SOFITEX) ». Cette enveloppe sera déposée au secrétariat de la Directrice
Générale de la SOFITEX ………………………………………..
Après examen des dossiers, le consultant retenu sera notifié par courrier officiel.

Règles d’évaluation
Les offres seront évaluées selon les critères ci-dessous :

13.1. Offres techniques

Grille de Notation
Critères
(Points)
1 Compréhension des Termes de Référence 10
2 Qualité et pertinence de la Méthodologie utilisée 30
Références et Expériences du consultant (SYSCOHADA et
3 35
IFRS)
4 CV des intervenants sur la Mission 20
5 Chronogramme détaillés de la mission 05
Total Offres Techniques 100

Toute note inférieure à 60 points est éliminatoire

Une pondération de 70% sera affectée à la note technique lors de l’évaluation finale

13.2. Offres financières

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Elles ne seront examinées que si le consultant est retenu à l’issue de l’évaluation

technique.

Parmi les offres retenues, l’offre la moins-disante (offre témoin) aura la note financière de 100
points. Les autres offres seront notées en utilisant la formule suivante :

'
montant de l offre témoin HT
note financière de l’offre = '
∗100
montant de l offre HT

Une pondération de 30% sera affectée à la note financière lors de l’évaluation finale.

13.3. Evaluation finale

La note globale de l’offre est une pondération de l’offre technique et financière selon la
formule suivante :

note globale de l’offre = note technique * 70% + note financière * 30%

XIV. REGLEMENT DU CONSULTANT

Le consultant retenu pourra bénéficier à sa demande :

 D’une avance de démarrage maximale de 40%
 30% après validation du rapport provisoire
 30% après dépôt du rapport final

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