Audit de la fonction trésorerie de la Fondation

ECOLE CENTRALE(AFAC)

Janvier-2015
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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

SOMMAIRE

I. PRESENTATION DU CABINET ET DE SES REFERENCES

II. OBJECTIFS DE LA MISSION ET DEMARCHE GLOBALE

III. PHASE 1: PRISE DE CONNAISSANCE ET NOTE D’ORIENTATION

DE LA MISSION

IV. PHASE 2: APPRECIATION DU DISPOSITIF DU CONTRÔLE

INTERNE DE LA FONDATION

V. PHASE 3: CONTRÔLE DES COMPTES

VI. PHASE 3: RECOMMANDATIONS & PLAN D’ACTION

VII. EQUIPE AFFECTEE A LA MISSION

VIII. CHRONOGRAMME D’INTERVENTION

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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

I. PRESENTATION DU CABINET ET DE SES REFERENCES

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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

I -1 PRÉSENTATION DU CABINET
Appartenant au réseau international LEA (the Leading Edge Alliance), le cabinet UNEXIA a pu
accumuler une expérience particulière dans le domaine de commissariat aux comptes, dans
plusieurs secteurs d’activité, notamment, ceux en relation avec l’objet de L'AFAC, nous citons:
L’enseignement, la formation professionnelle, le secteur associatif, l’immobilier, les centres de
recherche scientifiques et techniques et la logistique .

L’appartenance au réseau LEA, permet à UNEXIA de disposer d’une plate forme de compétences
dans diverses disciplines et dans différents domaines d’activité. Cette union de ressources fait de
the LEA un grand réseau de services professionnels, avec une capacité de diversité à servir les plus
grandes sociétés dans le monde.

Le cabinet dispose de nombreuses références similaires à l’activité de L'AFAC notamment:

- L’enseignement: ISCAE, George Washington Academy, Amercian School of Tangier, It Learning,
ISTL, PIGIER,
- Centres de recherches scientifiques: Centre nucléaire (CNESTEN), Laboratoire officiel (LOARC)
- Les associations: L’OSUI, GWA, AL AMANA
- L’immobilier (la construction de cités et académies): KLK immobilier, RHI, Guy hoquet

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II. OBJECTIFS DE LA MISSION ET DEMARCHE GLOBALE

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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

II.1 OBJET DE LA MISSION

Selon les termes de référence contenus dans votre consultation , la mission consiste, en un Audit
de la fonction de trésorerie de L'AFAC. Notre intervention aura pour objet dans un premier temps,
de vous fournir les éléments nécessaires à l’appréciation des procédures de gestion, du dispositif
d’organisation et du contrôle interne mis en place régissant la trésorerie de la fondation.

Elle permettra également, de porter une appréciation sur la qualité de l’information financière, sur
les procédures de prévisions et sur la réalité des opérations d’encaissements et décaissements de
la fondation.

Nous vous formulerons ensuite des recommandations et suivront de très prêt leur application, que
ce soit lors de l’appréciation du système contrôle interne (en intérim) que lors du contrôle des
comptes.

La mission consiste à :

Mission 1 : Appréciation du dispositif de contrôle interne se rapportant à la gestion de trésorerie ;

Mission 2 : Audit des comptes de trésorerie ;
Mission 3 : Recommandations et plan d’action

Une synthèse générale vous sera présentée en fin de mission.

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II.2DEMARCHE GLOBALE DE LA MISSION
Phase préliminaire de prise de
connaissance générale

APPRÉCIATION DU CONTRÔLE ELABORATION D’UN PLAN

INTERNE & DES PROCÉDURES DE DE MISSION
GESTION INTERNES DE TRESORERIE

CONTRÔLE DES COMPTES DE

TRESORERIE DE AFAC

VALIDATION DES RECOMMANDATIONS ET

CON STATS ET PROPOSITION D’UN PLAN
REMARQUES D’ACTION
RELEVÉS SUIVI RAPPROCHE DE L’IMPLEMENTATION
DES PROCEDURES DE CONTRÔLE INTERNES
SUPERVISION DE LA MISE EN ET DU SYSTÈME D’INFORMATION
ŒUVRE DU PLAN D’ACTION FINANCIERE ET COMPTABE

REDACTION DE RAPPORTS
ET CLOTURE DE LA
MISSION
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III. PRISE DE CONNAISSANCE ET NOTE D’ORIENTATION

DE LA MISSION
 AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

SCHÉMA GÉNÉRAL DE PRISE DE CONNAISSANCE

1/ Entretiens avec les dirigeants et les Etude des 3/ Exploitation préalable des procédures de
responsables intervenant dans le système orientations gestion interne et de prévisions
d’information financière et comptables se stratégiques budgétaires.
rapportant à la trésorerie. de la
fondation

Exploitation
Prise des données
DE L'AFAC
de
connaissance

2/ Analyse du système SI (Notamment

partie: Facturation, gestion des 4/ Définition du plan d’approche.
encaissements et décaissements, Examen des cadres:
équilibrages de comptes…). juridiques et
réglementaires se
rapportant à
l’enseignement
public et privé au
Maroc
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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

PRISE DE CONNAISSANCE
La prise de connaissance générale de L'AFAC a pour but d’identifier les circonstances et
événements pouvant avoir une incidence significative sur la gestion du process: encaisse-décaisse
de la fondation, et de planifier en conséquence notre intervention.

Nous prendrons dans un premier temps connaissance, au moyen d’interviews et de discussions

avec les responsables et revue des documents, de L'AFAC. Cette étape qui consistera à collecter des
informations utiles sur la Fondation et à obtenir ou préparer les organigrammes hiérarchiques et
fonctionnels des différents services, nous permettra d’appréhender les points de contrôle
nécessitant une attention particulière au cours de notre mission.

Cette prise de connaissance se fera également sur la base des éléments suivants :
Historique du groupe ECC, son activité, sa stratégie et son évolution,
Organisation juridique, statuts, textes organiques de la fondation,
Organisation de l’encadrement et évaluation des moyens humains, des cadres dirigeants, ainsi
que de la politique sociale de la fondation,
Analyse du secteur de L'AFAC ,
Place de la gestion de trésorerie dans l’organigramme de la fondation,
Appréciation des moyens humains et matériels mis à la dispositions des gestionnaires de
trésorerie de la fondation.

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IV. APPRECIATION DU DISPOSITIF DU CONTRÔLE

INTERNE REGISSANT LA TRESORERIE DE LA
FONDATION
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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

APPRECIATION DU DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE DE LA GT

L’étude et l’évaluation, sur la base de sondages du système de contrôle interne de L'AFAC, nous
permettront de juger le degré de sa fiabilité et de développer par conséquent, des programmes de
vérification appropriés pour mener à bien notre mission.

Nous procéderons à une description exhaustive des procédures, en utilisant les techniques d’audit
appropriées (le système narratif, la schématisation sous forme de flow charts…). Nous procéderons
à cet effet, à des entretiens avec les responsables de chaque service intervenant dans les sous-
process suivants: prévisions de trésorerie, encaissement et décaissement, et à des tests de
cheminement et de <Walk Tghrough Test>, portant sur un échantillon représentatif des opérations
traitées par chaque service opérationnel (parite GT) de la Fondation.

Ceci devrait nous permettre d’apprécier la qualité du contrôle interne en matière de :

Sauvegarde du patrimoine (gestion des liquidités) de la fondation;
Séparation adéquate des tâches ;
Traitement convenable des informations et enregistrement adéquat des opérations ;
Contrôle réciproque des travaux de gestion des comptes bancaires et supervision réelle et
efficace aux différents niveaux hiérarchiques ;

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APPRECIATION DU DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE / GT

Notre attention sera portée essentiellement sur les éléments suivants :

L’appréciation des procédures administratives, financières et comptables de GT en vigueur ;

La vérification du respect des principes fondamentaux d’une organisation de GT rationnelle ;
La définition des responsabilités ;
La vérification de l’existence d’un système de preuves et d’un contrôle réciproque des tâches ;
L’examen de la structure et de l’organisation des services, impliqués dans la gestion de la GT ;
L’examen de la qualification du personnel impliqué dans le processus d’élaboration de
l’information comptable et financière relative à la Trésorerie de L'AFAC;
La vérification des procédures afférentes aux décaissements des décomptes par marchés; à la
gestion du parc des immobilisations, au système de rémunération des intervenants (professeurs
vacataires, permanent, étrangers et nationaux);
La vérification des recettes et subventions reçues;
L’examen du système d’information de la fondation;
La vérification du respect et de l’application des dispositions légales et réglementaires.

L’étude du système de contrôle interne sera menée en procédant à une évaluation générale des
risques existants, de façon à pouvoir circonscrire les zones à l’intérieur desquelles pourraient
exister des défauts de procédures et des faiblesses du contrôle interne, de nature à entraîner
des distorsions significatives dans la gestion d’encaisse quotidien de la fondation. Cette
approche s’inscrit dans le cadre d’une méthodologie de travail que nous avons développée sous
le nom : « l’Audit des circuits et transactions ».
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APPRECIATION DU DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE / GT

A travers les assertions d’audit spécifique à la GT à savoir: La conformité, la régularité, l’évaluation,

la réalité et l’exhaustivité,

Nous assurerons, à travers des tests, de l’application effective des procédures de contrôle interne
au niveau des process suivants:

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APPRECIATION DU DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE / GT
Exhaustivité:
A l’ouverture du courrier , les titres de paiements reçus sont-ils:
- isolés du reste du courrier?
- enregistrés?
- Transmis directement au service trésorerie?

Les titres de paiement reçues sont ils remis en banque quotidiennement?

Le montant des titres remis en banque est il régulièrement rapproché à la comptabilité?
Pour les recettes en espèces, sont elles enregistrées sur pièces de caisse standards et pré-
numérotées?
Les anomalies détectées lors du rapprochements bancaires sont-elles:
- Analysés? Soumises à autorisations? Corrigés?
Les soldes de clients en retard de paiement font-ils l’objet de recherches régulières afin d’éviter les
retards dus au non enregistrement de recette?
Les effets remis à l’escomptes sont-ils comptabilisés? Rapprochés régulièrement avec la banque?
Correctement appréhendés à la TVA?
En cas de réception des encaissements par les représentants, ces personnes sont-elles tenues
d’établir de reçus pré-numérotés? De transmettre ces recettes immédiatement à la fondation ou à
la banque?
Des contrôles sont-ils périodiquement réalisés pour s’assurer que les fonds collectés sont
régulièrement remis en banque?
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APPRECIATION DU DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE / GT

Réalité:

Les opérations diverses passées au crédit des comptes clients sont elles soumises à autorisation
avant comptabilisation? Revue par une personne indépendante?

Ces montants sont-ils rapprochés aux montants effectivement encaissés par la banque?

L’échéancier des effets à recevoir sont ils analysés pour identifier les dates d’échéances anormales?

Ces dates font elles l’objet d’explications?

Les effets retournés impayés sont-ils immédiatement re-débités au compte client?

Sont-ils soumis à un responsable?

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APPRECIATION DU DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE / GT

Bonne période:

Les virements de fonds sont-ils enregistrés simultanément sur les comptes concernés ? Sont-ils
régulièrement apurés?

Les recettes sont –elles comptabilisées au jour le jour?

Les reports d’échéances sont-ils autorisés par une personne indépendante?

Communiqués à la comptabilité?

Enregistrés sur l’échéancier dès qu’ils sont accordés?

Etc…

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APPRECIATION DU DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE / GT

Evaluation:

Les Ecarts constatés entre règlements reçues, ceux prévus et ceux facturés sont-ils analysés ?
Corrigés ?, soumis à autorisations?.

Les effets en portefeuille sont-ils régulièrement totalisés et rapprochés de l’échéancier?

Les Montant reçus en devises sont-ils rapprochés des montants effectivement encaissés par la
banque? .

etc

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V. CONTRÔLE DES COMPTES

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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

CONTRÔLE DES COMPTES DE LA FONDATION

L’objet de cette phase consistera à auditer les comptes de trésorerie de L'AFAC et évaluer s’ils
reflètent sincèrement la situation financière de la fondation.

Le contrôle portera notamment, sur :

Les livres, les pièces et documents comptables,
Les opérations de chaque exercice,
La caisse et les valeurs de la fondation,
Les opérations d’inventaire et les évaluations (des chèques et effets en portefeuille) ;
Le suivi des effets escomptés;
La vérification de l’exactitude des intérêts facturés par la banque ;
Le rapprochement des dépenses par rapport aux pièces justificatives;
La confirmation auprès des tiers (éventuellement).

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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

CONTRÔLE DES COMPTES DE LA FONDATION

Notre cabinet assistera aux inventaires valeurs en fin d'année, et accompagnera les équipes
chargées de l'opération d'inventaire.

Une partie importante de cette mission comportera une exploitation de notre appréciation du
contrôle interne, ce qui nous permettra de déterminer la méthode la plus efficace de vérification
ainsi que les sondages à appliquer à l’ensemble des opérations rentrant dans le cadre de la GT.

Par ailleurs, il importe de signaler que notre approche rentre dans le cadre de l’application
uniforme du processus de vérification “THE LEADING EDGE ALLIANCE ”. Elle met l’accent sur
l’analyse et la connaissance approfondie des affaires de nos clients, ce qui nous permet de mieux
situer et d’insister sur les éléments significatifs qui ont un impact sur le fonctionnement et la
gestion financière des organisations.

Cette approche requiert l’accomplissement de l’Audit en quatre phases complémentaires :

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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

CONTRÔLE DES COMPTES DE LA FONDATION

Planification et Évaluation

Cette première phase a pour objectif de comprendre le système d’enregistrement comptable des
comptes de trésorerie de L'AFAC, ses opérations, son organisation et les caractéristiques des
contrôles en vigueur, et d’évaluer la fiabilité de l’ensemble des systèmes. Elle permet aux
responsables de la mission d’anticiper les zones de risque potentiel au niveau de l’Audit
encaissements et décaissements .
Au cours de cette étape, nous préparons des graphiques d’acheminement (flow-charts) pour chaque
cycle principal d’opération, afin d’identifier d’une manière efficace les méthodes de comptabilisation
de la Fondation.

Ainsi, les responsables de la mission pourront :

Identifier les zones importantes et sensibles dans les systèmes d’enregistrement des recettes
et dépenses de L'AFAC , ce qui les conduit à mettre l’accent là-dessus au dépens des zones
d’importance relativement secondaire s;
Étudier la capacité de ces systèmes d’enregistrement à prévenir ou détecter les diverses
anomalies susceptibles généralement d’y être retrouvées ;
Définir les seuils d’importance relative des erreurs ayant un impact sur comptes comptables.Ces
seuils étant retenus comme base importante pour la suite de nos travaux ;

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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

CONTRÔLE DES COMPTES DE LA FONDATION

Contrôles de conformité:

Vérifier la réalité, l’exhaustivité et la régularité des enregistrements comptables, en se basant sur

les pièces justificatives probantes (copies et talons de chèques, effets, avis de d’opérés, ordre de
paiement, ou encore facture fournisseurs…) et sur tout autre enregistrement ou information
recueillie lors de la phase préliminaire de prise de connaissance ;

L’analyse de ces procédures d’enregistrement comptable et des risques spécifiques est complétée,
en ce qui concerne les procédures et contrôles jugés satisfaisants, à l’aide d’une vérification par
sondage. Il s’agit donc, à ce stade, beaucoup plus d’une vérification par échantillon des contrôles
exercés que d’une vérification des traitements et de gestion des comptes bancaires .

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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

CONTRÔLE DES COMPTES DE LA FONDATION

Vérification des comptes :

Cette étape nous permettra de conclure sur la sincérité des opérations de trésorerie sur lesquels
portera notre rapport. Elle concerne aussi bien les comptes que les procédures internes (de GT)
dans leur ensemble, et nous permet d’aboutir à une opinion cette fonction. Elle comporte
notamment une revue analytique des comptes - méthodes des ratios et l’étude de l’évolution
comparative des soldes d’une période comptable à l’autre et par rapport aux budgets et aux
prévisions, ainsi que des sondages de vérification détaillée des soldes bancaires et autres (postes
actifs et passifs).

Les remarques que nous aurons à formuler sur les états financiers de L'AFAC seront détaillées et
motivée, elle permettront de déclarer si la GT, tels que présentée, donnent une image fidèle du
patrimoine de la fondation et la réalité des opérations traduites dans ses comptes, de sa situation
financière.

Dans le cas où des anomalies ou erreurs d’importance significative sont relevées, l’incidence sur le
patrimoine, la situation financière et sur les résultats sera chiffrée et les redressements jugés
nécessaires seront portés sur les comptes concernés (de trésorerie ou autres), afin d’en proposer
des états rectificatifs tenant compte de toutes les régularisations apportées.

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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

APPRECIATION DU DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE / GT

Comptes concernés:
Virements de fonds
Banque
Intérêts courus non échus
Valeurs à l’encaissements
Banques
Effets escomptés
Concours bancaires de trésorerie;
Caisses

Caisse
Caisse
Régie d’avance et accréditifs

Comptes de résultats
Charges d’intérêts (sauf emprunts et dettes)
Escomptes accordés ou obtenus;
Pertes et gains de change
Charges et produits financiers
Transfert de charges financières

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APPRECIATION DU DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE / GT

Méthodologie d’audit:
Prendre en considération les travaux et conclusions de CI;
Obtenir le détail des comptes et effectuer les variations;
Appliquer les procédures de confirmation directe pour les soldes, découverts et prêts bancaires,
intérêts…,

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APPRECIATION DU DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE / GT

Contrôle des comptes banques et caisses: (principaux contrôles)

S’assurer que les informations reçus directement des banques sont conformes aux écritures
passées;
Vérifier les ERB par la fondation: pointer les montants en rapprochements (recettes et dépenses)
avec les relevés bancaires du début du nouvel exercice et les journaux du dernier mois.
S’assurer que les délais entre les dates des écritures comptables et les dates de l’écriture sur le
relevés bancaires sont raisonnables.
Pour les écritures passées par la banque et non pas la fondation, vérifier qu’elles ont fait l’objet de
provision;
Vérifier que les transferts de fonds entre les comptes bancaires ont été comptabilisés et que le
délai de transfert sont raisonnable (vérifier les dates des débits et crédits concernés entre les 15
derniers jours de l’exercice et les 15 premiers jours de l’exercice suivant);
Revoir les recettes et dépenses d’importance exceptionnelle; et vérifier leur réalité;
Faire un comptage des espèces en caisse

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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

V.I RECOMMANDATIONS ET PLAN D’ACTION

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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

RECOMMANDATIONS & PLAN D’ACTION

Notre intervention à ce niveau de la mission s’effectuera en deux étapes: en l’occurrence, lors des
travaux de contrôle interne, et lors des travaux de contrôle des comptes. Pour chaque sous-cycle de
GT, nous procéderons à l’établissement d’une matrice des observations et recommandations
faisant ressortir :
les anomalies ou faiblesses relevées ;
les recommandations proposées ;
les intervenants dans l'application des recommandations ;
le calendrier de mise en œuvre et les délais de réalisation des recommandations;
la faisabilité des recommandations proposées ;
L’équipe UNEXIA affectée à la supervision de l’application de chaque recommandation.

Nous évaluerons de façon exhaustive le degré d'application des recommandations formulées, de

manière à s'assurer de l'état d'avancement des mesures préconisées; L'objectif à ce stade, est de
rechercher les causes des retards observés dans l'application des recommandations, et d'identifier
les raisons ayant conduit les intervenants internes ou externes à marquer des dépassements de
délai par rapport au calendrier de réalisation.

L'évaluation du suivi des recommandations se fera surtout dans le but de s'assurer que
l'application de la recommandation ne s'écarte pas substantiellement du but recherché. Il va sans
dire, qu’une telle évaluation tiendra compte, des moyens dont dispose la fondation et qui font que
la recommandation formulée soit applicable ou non.
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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

VII. EQUIPE AFFECTEE A LA MISSION

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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE de L'AFAC

EQUIPE AFFECTEE A LA MISSION

Equipes Attributions pour

Nombre d’années la
d’intervention Nom et Prénom Profil et qualifications professionnelles d’expérience mission d’audit
de L'AFAC
Mr XXXXXXXXXX Expert-comptable Diplômé /Associé- Gérant 15 ans Directeur de mission
Managers affectés à XXXXXXXXXX Expert Comptable Diplômé/ Associé- Gérant 15ans Chef de mission
la mission
XXXXXXXXXX Expert en stratégie et développement/ associé 20 ans Contrôleur qualité
Gérant des travaux d’audit
Chargé de mission
XXXXXXXXXX Expert-comptable Diplômé 12 ans
Senior
Chargé de
XXXXXXXXXX Expert-comptable mémorialiste 10 ans l’évaluation du
Contrôle interne
Chargé de
XXXXXXXXXX Consultant- Sénior 6 ans l’évaluation du
Equipe Contrôle interne
opérationnelle XXXXXXXXXX Consultant- confirmé 6 ans Contrôle des comptes

XXXXXXXXXX Auditeur- junior 4 ans Contrôle des comptes

XXXXXXXXXX Consultant-junior 3 ans Contrôle des comptes

XXXXXXXXXX Ingénieur informaticien 10 ans Evaluation SI

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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE DE L'AFAC

VIII. CHRONOGRAMME D’INTERVENTION

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AUDIT DU PROCESS GESTION DE TRESORERIE de L'AFAC

CHRONOGRAMME D’INTERVENTION

MOIS 1 MOIS 2 MOIS 3

PHASE/ PERIODE
PHASE PRELIMINAIRE DE PRISE DE CONNAISSANCE

EVALUATION DU DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE

PERIODE D’OBSERVATION DE L’APPLICATION DES PROCESS DE GT
CONTRÔLE DES COMPTES DE TRESORERIE
RECOMMANDATIONS & PLAN D’ACTION

Réunions de validation des recommandation du

plan d’action se feront chaque quinzaine.