MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES

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INTRODUCTION, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

SOMMAIRE

0 INTRODUCTION--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2

0.1 CONTEXTE ET OBJET DE LA MISSION-------------------------------------------------------------------------------------2

0.2 PRÉSENTATION DE LA SOCIÉTÉ BATIPRO ET DE SA STRUCTURE DE GESTION----------------------------------------2
0.3 ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’ENTREPRISE---------------------------------------------------------------2
0.3.1 ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT---------------------------------------------------------------------------------2
0.3.2 ORGANIGRAMME DE L’ENTREPRISE------------------------------------------------------------------------------------2
0.3.2.1 Le Comité de direction (CD)----------------------------------------------------------------------------------- 4
0.3.2.2 Le Comité de Gestion et de trésorerie (CGT)--------------------------------------------------------------4
0.3.2.3 Le Comité de Coordination Technique et de Stratégie (CCTS)----------------------------------------5
0.4 OBJECTIFS DU MANUEL DE PROCÉDURES--------------------------------------------------------------------------------6
0.5 PROCÉDURES DE MISE À JOUR--------------------------------------------------------------------------------------------7
0.5.1 MOTIFS DE MISE À JOUR------------------------------------------------------------------------------------------------7
0.5.2 RESPONSABILITÉ DE LA TENUE ET DE LA MISE À JOUR DU MANUEL--------------------------------------------------7
0.5.3 MÉTHODOLOGIE---------------------------------------------------------------------------------------------------------7
0.5.4 Distribution des procédures modifiées-----------------------------------------------------------------------8
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0 Introduction

0.1 Contexte et objet de la mission

L’élaboration de ces règles fait l’objet du présent document qui constitue le recueil des
procédures administratives, comptables et financières propres à BATIPRO.

0.2 Présentation de la société BATIPRO et de sa structure de gestion

BATIPRO est une société de droit guinéen. Elle a été crée par Monsieur Mamadou Oury
Diallo. Elle est régulièrement constituée et conformément au Droit de L’OHADA.

Son objet social est la réalisation d’activités relevant du secteur des Bâtiments et Travaux
Publics (BTP). Accessoirement, l’entreprise réalise la location d’engins, de voitures et de
matériel de BTP.

0.3 Organisation et fonctionnement de l’entreprise.

0.3.1 Organisation et fonctionnement.

En plus de la Direction Générale, le management de l’entreprise est exercé à travers cinq

Départements fonctionnels et trois Comités Techniques.

Les cinq Département fonctionnels sont :

 Le Département Comptabilité et Finances ;
 Le Département Administration et Gestion des Ressources Humaines ;
 Le Département Logistique ;
 Le Département Commercial ;
 Et le Département Technique.

Ces Départements sont subdivisés en divisions.

En plus des ces 5 départements, les trois Comités Techniques jouent un rôle important dans la
gestion courante de l’entreprise.

0.3.2 Organigramme de l’entreprise

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0.3.2.1 Le Comité de direction (CD)

Principal organe de décision de l’entreprise, le comité de direction est composé des

principaux responsables du management. Il est composé du Directeur Général, des chefs de
départements fonctionnels et du Contrôleur Interne. Le comité peut s’adjoindre des personnes
souhaitées lorsqu’il traite de dossiers spécifiques.

Ce comité se réunit formellement sur une base régulière (au moins une fois par semaine) et
assume les responsabilités suivantes :
 Prendre les mesures pour opérationnaliser le modèle de gestion ;
 Prendre toutes les dispositions et toutes les décisions qui assurent la gestion de l’entreprise
sur les aspects financier, administratif, ressources matérielles, ressources humaines, etc. en
tenant comptes des suggestions et recommandations du CGT et du CCTS ;
 Valider les budgets des départements ;
 Approuver les rapports financiers des départements ;
 Etudier les rapports d’activités des départements en vue d’évaluer le niveau d’avancement
par rapport au planning et au budget;
 Aborder les problématiques internes de l’entreprise et prendre les mesures qui
s’imposent ;
 Identifier les moyens à mettre en place pour assurer la mobilisation du personnel de
l’entreprise ;
 Gérer la démarche d’élaboration des plans d’action de chaque département de
l’entreprise ;
 Gérer la démarche de suivi des plans d’action ;
 Elaborer le plan de développement de l’entreprise ;
 Elaborer, mettre en œuvre et faire le suivi des recommandations du comité ;
 Gérer la démarche d’évaluation interne de l’entreprise et de suivi des indicateurs de
performance ;
 Se pencher sur tous les aspects qui ont une influence sur la bonne marche de l’entreprise.

Le comité de direction est présidé et animé par le Directeur Général de l’entreprise. Les
décisions se prennent en collégialité et les rencontres sont des occasions pour le personnel de
gestion d’échanger sur les problématiques de l’entreprise, de se concerter sur les actions à
prendre et de s’entraider dans leur travail respectif. Les réunions se déroulent dans un climat
de respect mutuel et d’écoute active. Le travail en équipe sera la base de la dynamique de ce
comité. Chaque réunion fait l’objet d’un procès verbal qui est mis à la disposition des
membres du comité.
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0.3.2.2 Le Comité de Gestion et de trésorerie (CGT)

Le CGT est un comité interne de gestion et de suivi présidé par le RCI. Ce comité se penche
sur toutes les questions d’ordre budgétaire liés aux dépenses de fonctionnement de
l’entreprise, à l’approvisionnement des chantiers, le règlement des fournisseurs, la paye des
tacherons.... Il s’assure de la cohérence du système de gestion. Le CDT, gros bénéficiaire de
ressources, et le CDAF, chargé des achats et le CDLOG, chargé des approvisionnements et de
la gestion des stocks, sont les autres membres de ce comité. Il arrive que le Trésorier et le
Contrôleur Interne y participent. Les réunions sont préparées par le RCI.

Le comité se réunit formellement sur une base régulière (au moins une fois par semaine) et il
recherche des positions consensuelles notamment sur les sujets énumérés ci-après. Ses
recommandations sont acheminées au Comité de direction pour fins de décision. Ce Comité
se penche sur :
 La programmation budgétaire des activités des départements ;
 Le chronogramme des projets ;
 Les calendriers et modes d’approvisionnement des chantiers ;
 Les besoins en ressources pour satisfaire les besoins des projets ;
 Le suivi et l’encadrement de l’exécution budgétaire ;
 Les mesures disciplinaires concernant la gestion des stocks et de la trésorerie ;
 Les modalités de suivi et de contrôle des activités des projets ;
 La programmation des missions d’audits des départements ;
 Les données relatives au tableau de bords de chaque projet ;
 Et toute autre question portant sur les aspects financier et logistique concernant les
activités des projets et du fonctionnement de l’entreprise.

0.3.2.3 Le Comité de Coordination Technique et de Stratégie (CCTS)

Le CCTS est un comité interne à caractère consultatif de l’entreprise et il relève directement

du Directeur Général. Ce comité vise à assurer l’adéquation entre l’offre de services de
l’entreprise et les besoins de la clientèle en matière de construction de bâtiments et prestations
associées dans le secteur économique sans cesse croissant. On retrouvera minimalement dans
ce comité les personnes suivantes : le directeur de l’entreprise, le CDPSP, le CDT, le
CDCOM, un ou quelques représentants des sous traitants et un ou quelques représentants des
ouvriers. Le comité est présidé par le DG et il se réunit une fois par mois.

Ce comité se penche notamment sur les éléments suivants :

 Porter un regard critique sur la qualité des prestations offertes par l’entreprise afin
d’identifier les ajustements à proposer pour adapter les procédés et s’assurer ainsi de
l’adéquation de l’offre de services et des besoins du marché de la construction ;
 Anticiper l’évolution des technologies et prévoir s’il y a lieu les ajustements qu’il faudra
proposer pour faire évoluer les méthodes de prestations ;
 Porter un regard critique sur l’offre de formation continue du personnel et sur les services
aux employés pour assurer une meilleure qualification et la motivation du personnel ;
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 Proposer les modes opératoires, les stratégies techniques et les moyens requis par
l’entreprise pour favoriser le développement des compétences en matière d’études et de
réalisations des projets de construction civile ;
 Porter un jugement sur les modalités d’évaluations techniques et de sanction utilisées en
contrôle et suivi des projets de construction ;
 Faire des commentaires sur la performance de l’entreprise dans le marché de la
construction ainsi que sur la qualité de cette performance.

0.4 Objectifs du manuel de procédures

Le présent Manuel de Procédures est élaboré pour la société BATIPRO. Ses principaux
objectifs se résument comme suit :

 Définir les procédures (règles) essentielles à respecter pour chacun des chapitres
développés dans le document ;

 Formaliser lesdites procédures en les rédigeant dans le présent recueil qui sera mis à la
disposition de toute personne concernée :
o Les dirigeants et Responsables de départements de la société.
o Le commissaire aux comptes et autres auditeurs, chargés de vérifier leur
application.

 Désigner sans ambiguïté les personnes responsables chargées d'exécuter certaines tâches
telles que la signature des chèques, la collecte et la gestion des recettes, la gestion des
stocks de matières et fournitures, l'établissement du projet de budget ainsi que sa
validation, etc…,

 D'indiquer un certain nombre de travaux à réaliser par la société, ainsi que les périodes ou
dates correspondantes, etc.

En somme, la conception de cet outil de gestion est telle qu'il devrait assurer à la société
BATIPRO, fiabilité, transparence, efficacité et rapidité dans la prise de décision ainsi que
dans l'exécution des tâches.

Les aspects privilégiés dans ce manuel et qui devront guider le fonctionnement de la société
concernent la préparation du budget, la collecte des recettes et la gestion de la trésorerie, la
gestion des travaux de chantiers, la gestion des stocks des matières premières et fournitures de
chantier, le personnel, l'organisation administrative et comptable, le Plan Comptable et le
contrôle externe.

Aussi, ce document ne doit pas être considéré comme un référent figé. Cela est si évident que
les procédures de sa mise à jour, sont développées et présentées ci-après.
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0.5 Procédures de mise à jour

0.5.1 Motifs de mise à jour

Le système de gestion mis en place dans ce manuel doit être suivi de façon rigoureuse.

Cependant, de part l'évolution de l'environnement interne ou externe de la société, certaines

modifications pourraient être envisagées. Elles se produisent généralement pour les raisons
suivantes :
 Désuétude des procédures existantes ;
 Apparition de situation nouvelle ;
 L'affectation du personnel, modification des tâches ou de l’organisation générale de la
société ;
 Recommandations du commissaire aux comptes, en accord avec la Direction Générale ;
etc.

0.5.2 Responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel

La responsabilité de la tenue et de la mise à jour des procédures de gestion incombe au

Directeur Général de la société. La décision de modification des procédures existantes est
prise soit sur sa propre initiative, soit suite à une proposition écrite faite par un Responsable
de Département ou formulé lors des différentes instances des Comités Techniques mis en
place. Cette dernière est soumise au Directeur Général avec copie au DAF pour informations
et archivage.

0.5.3 Méthodologie

Lorsque la décision de modification d’une procédure existante est envisagée, le Directeur

Général convoque une réunion du Comité de Direction à laquelle doivent participer les
Responsables de département et toute personne susceptible d'être concerné par ces
modifications.

Cette réunion doit débattre de l'opportunité de la modification proposée.

A l'issue de cette réunion, un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants :
 Le point devant être modifié ;
 Les raisons pour lesquelles une modification est demandée ;
 Les principes de la modification à apporter retenus lors de la réunion ;
 La personne chargée de rédiger la nouvelle règle à inclure dans le manuel.

Après rédaction, le texte est soumis au Directeur Général qui y apporte les modifications qu'il
juge nécessaires avant de le rendre définitif par la signature d’une note de service dans ce
sens.
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0.5.4 Distribution des procédures modifiées

Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le
Directeur se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés ;

Le DAF doit tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel.
Le Chargé de la distribution des nouvelles sections du manuel, le DAF note dans le registre la
date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi que ses références dans le
manuel (note de service). Les intéressés retournent les pages périmées au moment de la
réception des nouvelles sections et apposent leur visa attestant la réception et la remise des
anciennes. Le DAF classe chronologiquement une copie des pages périmées dans un classeur
intitulé "Manuel des Procédures de Gestion - Sections Périmées".

Le manuel est modifié et complété par toute note de service postérieur