Démarche de vérification et documents Appréciation

REF# RISQUES/ CONTRÔLES justificatif Oui Non globale

Magasins de boissons et d’aliments à prix
élevé
Les clés des magasins de boissons et d’aliments à
prix élevé sont sécurisées à la fin du chaque shift
1 de travail. Pendant les shifts de de travail, les clés
sont conservées dans un endroit sûr avec le
magasinier.
L’accès aux clés des magasins de boissons et
d’aliments à prix élevé est limité au plus petit
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nombre possible d’employer de l’hôtel désignés ou
autorisés par le GM ou le directeur des opérations
Les magasins de boissons et d’aliments à prix
3 élevé sont verrouillés lorsqu’ils ne sont pas
accessibles par les employés autorisés.
Les demandes d'approvisionnement des points de
ventes sont approuvées d’abord par le
directeur/superviseur du point de vente avant que
les stocks ne soient retirés des entrepôts de
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boissons et d'aliments coûteux. Les demandes
sont signées par le magasinier et par l'associé du
point de vente lors de la livraison de la
commande.
Les bouteilles d’alcool vides sont détruites à la
5
réception.
Un processus de demande pour l’alcool est en
6 place. Plusieurs bouteilles ne sont pas combinées
pour avoir une bouteille pleine.
Un système d’autocollants de couleur est en place
pour l’inventaire des boissons alcoolisées
provenant de l’entrepôt. Chaque prise reçoit une
7 couleur unique. Une bonne pratique consiste à
inclure dans l’autocollant à code de couleur le
numéro du mois où la bouteille a été émise de
l’entrepôt.
 Les stocks de boissons et d’aliments à prix élevé
8 sont maintenus sur une base permanente.
L’inventaire est mis à jour en temps opportun.
L’inventaire physique des stocks d’aliments, de
boissons et de minibar est effectué et enregistré
au moins une fois par trimestre. Les chefs de
service sont responsables de la prise et de la
coordination de tous les inventaires. La
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comptabilité est responsable de la vérification des
procédures d’inventaire, de la vérification
ponctuelle des comptes (en particulier pour les
articles d’inventaire à prix élevé) et de l’analyse
des résultats. Pour en savoir plus.
Les stocks de secours des boissons (disponibles)
sont vérifiés mensuellement par le service de la
comptabilité et les résultats doivent être comparés
aux chiffres réels une fois par mois. Cela est
indépendant des vérifications ponctuelles
effectuées à la fin du mois. Les résultats de
vérifications ponctuelles doivent être conservées.
10 L’hôtel devraient avoir un système en place pour
suivre et mesurer l’inventaire en main chaque fois
qu’un changement d’inventaire se produit en
raison de l’augmentation ou de l’épuisement de
l’inventaire. Lors de la vérification, l’inventaire
comptable doit être égal à l’inventaire physique
réel à tout moment.
Les stocks de nourriture et de boissons et d’autres
équipements d’exploitation (tels que la porcelaine,
le verre, l’argenterie/ couverts, le linge, les
uniformes et l’équipement de service divers) sont
correctement pris en charge et appropriés pour
11 l’hôtel. Les inventaires de détail, y compris la
boutique de cadeaux, le spa, etc. sont effectués et
documentés par la comptabilité.

Remarque : L’hôtel doit recevoir l’approbation de

l’équipe des finances régionales/continentales
 pour maintenir les soldes d’inventaire de
l’équipement d’exploitation. Les fournitures
d’exploitation (comme les fournitures pour les
invités et les produits de nettoyage) sont passées
en charges à la réception.
Inventaire des banquets
Les fiches de sstoks des boissons émises et
retournées sont préparées pour chaque bar de
12 banquet. Le manager du banquet et le barman
signent le formulaire au moment de l’émission et
au moment du retour.
Le contenu des barres de banquet est sécurisé en
16
tout temps.
Le gestionnaire des systèmes et le directeur des
finances s’assurent que des contrôles adéquats
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sont en place autour du système MICROS/PMS
POS.
Inventaire des comptoirs postaux
Des parts de boissons ont été établies pour
chaque point de vente en fonction des besoins en
stocks. Les feuilles de participation ont été
18 autorisées par la direction. Les SEA ont été mises
à jour chaque trimestre, affichées, vérifiées et
respectées. Les signatures du DOF et de la DF&B
figurent sur les SEA. Les pièces sont datées.
Des vérifications ponctuelles surprises entre les
19 SEA et l’inventaire réel sont effectuées par la
comptabilité sur une base mensuelle.
La prise ou l’inventaire est verrouillé lorsque la
prise n’est pas ouverte. L’accès aux clés des
20
points de vente est limité au moins d’associés
possible.
Les serveurs précèdent les commandes de
boissons. Si l’hôtel dispose d’une barre de service,
21
une imprimante à distance doit être installée dans
la barre de service.
Fermeture des caisses
 Les gestionnaires et les superviseurs prennent les
relevés de fin de shift et vérifient les banques de
caisse et les dépôts. Les dépôts en espèces sont
sur une base "aveugle". Les dépôts sont placés
dans une enveloppe scellée à double signature et
il y a des preuves que le contenu du dépôt est
vérifié par un témoin. Une escorte accompagne le
caissier jusqu’au coffre-fort, assiste au dépôt et
signe le registre de dépôt en conséquence.
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Les gestionnaires/superviseurs reçoivent chaque
semaine des rapports de short/over de caisse et
d'écarts de procédure du bureau du DOF et
prennent des mesures correctives si nécessaire.
Les écarts sont documentés dans le dossier du
personnel. Les barmen et les caissiers ne
devraient pas avoir accès au « rapport financier
des employés » de Micros ou à tout autre rapport
reflétant leurs ventes au comptant.

23 Vérifier auprès de la DSI la liste du

personnel qui dispose d’accès à
l’impression des rapports de caisse.
Demandé le log fichier « print rapport
micros » auprès du DSI
Les chèques de banque ou les commandes
d’événements de banquet (BEO) sont signés par
les clients (responsable du paiement de la
fonction) et sont vérifiés tous les soirs aux BEO,
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aux feuilles d’événements quotidiennes et aux
instructions principales du groupe. Les chèques
de banque sont liés au BEO quotidiennement par
le gestionnaire d’événements.
 Avant le traitement de fin de journée d’Opera, tous
25 les chèques de banque sont affichés. Tous les
chèques ouverts sont recherchés et résolus par le
service de banquet avant la fin de la nuit.
Les contrats signés/ BEO sont obtenus auprès
des clients pour toutes les fonctions. Les
modifications apportées aux contrats/ BEO sont
26 autorisées par signature du client. Un processus
est en place pour s’assurer que tous les dépôts
requis sont reçus conformément aux contrats de
banquet.
Les menus des aliments et des boissons doivent
27 être configurés dans le système de point de vente.
L’utilisation d’Open Food est limitée.
Les réunions du BEO ont lieu chaque semaine et
sont suivies par tous les services concernés, y
compris le service du crédit, les ventes et le
28
marketing, la restauration et les banquets. On
discute des nouvelles affaires et des changements
apportés aux affaires réservées.
Vérifications des clients des comptoirs
postaux
Ne s’applique qu’aux propriétés faisant l’objet
d’une vérification matérielle : Le
gestionnaire/superviseur des comptoirs de F&B
remplit un rapport de vérification manquante
chaque soir et le distribue aux gestionnaires des
comptoirs et au DOF/contrôleur. Le chef de
29 service concerné est responsable d’enquêter sur
les vérifications manquantes et de prendre les
mesures correctives et disciplinaires appropriées,
et de les renvoyer au DOF/contrôleur le jour
ouvrable suivant.

Applicable uniquement aux propriétés faisant

l’objet d’une vérification matérielle : le service de
30 la comptabilité conservera le contrôle des
inventaires de vérification en masse des invités.
 Toutes les vérifications des invités doivent être
conservées dans un endroit sûr (p. ex., armoire
verrouillée, coffre-fort principal, etc.). Le service
de la comptabilité devrait tenir un registre pour
faire le suivi de l’émission des vérifications des
invités aux points de vente d’aliments et de
boissons et aux autres aires de service. Le
registre de délivrance doit comprendre les
numéros de chèque émis et doit être signé par le
gestionnaire/superviseur des aliments et des
boissons qui reçoit les chèques.
En cas de double impression Micros pour les
chèques fermés au comptant, la deuxième copie
doit être déposée dans des boîtes postales par
tous les caissiers et barmans F&B. L’accès au
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coffre-fort est réservé à l’équipe des Finances. La
meilleure pratique consiste à configurer Micros
pour n’imprimer qu’un seul chèque pour les
transactions réglées en espèces.
L’accès aux cartes de superviseur pour le système
32 Micros est limité aux superviseurs/ gestionnaires.
Les cartes ne sont pas remises aux associés
lorsque le superviseur est absent ou occupé.
Les rapports d’annulation et de réduction (générés
par le système à partir d’une source telle que
Guest Metrics ou Remote Management Console)
sont examinés par la direction du point de vente et
33 un associé indépendant. Les irrégularités sont
identifiées et examinées. Le rapport est
régulièrement acheminé à la haute direction pour
examen.
Les clés du registre sont contrôlées et protégées.
Un rapport de vérification ouverte est exécuté
toutes les 2 heures pendant les périodes de buffet
et dans les salons/ bars, et examiné par le
34
gestionnaire/ superviseur F&B. Les irrégularités
sont identifiées et examinées. Le rapport est
examiné quotidiennement par la Comptabilité.
 L’utilisation de coupons générés par la propriété
est fortement déconseillée. S’il est utilisé, un
35 système de suivi doit être en place. Les coupons/
bons sont annulés et joints au chèque client au
moment de l’échange.
Les forfaits repas compris (exemple ELBD)
n’utilisent pas de liste d’admissibilité si le système
de point de vente permet d’identifier les clients des
36 forfaits. Si une liste est nécessaire, l’accès à la
liste est limité aux directeurs de point de vente ou
aux associés qui n’ont pas de responsabilités en
matière de traitement des espèces.
Les imprimantes sont en place dans la cuisine et
au bar. Les aliments et les boissons sont
préparés uniquement à partir des commandes
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générées sur les imprimantes. Les billets sont
défigurés/ redlignés une fois la commande
remplie.
Outlet Shops
Un service d’achat est effectué une fois par an,
tous les deux ans pour les hôtels avec un volume
élevé de clients payants en espèces dans leurs
restaurants et points de vente. L’horaire du
service d’achat est inopiné. Les résultats sont
examinés et les écarts font l’objet d’un suivi. Les
38
chèques de caisse notés dans le rapport des
acheteurs sont validés et toute divergence est
résolue en temps opportun. Les associés
identifiés par le service d’achat comme violant les
procédures de l’hôtel seront sanctionnés en
conséquence.
Audiovisuel
L’équipement est correctement fixé lorsqu’il n’est
39
pas utilisé.
L’équipement est inventorié régulièrement et toute
40 anomalie fait l’objet d’une enquête immédiate.
Mettre l’accent sur les articles de grande valeur (p.
ex., iPad ou autres appareils mobiles, télévision,
 etc.)
Gestion des événements
Des procédures sont en place pour s’assurer que
les frais d’annulation sont traités pour les
41 événements annulés. Seul le personnel de
gestion compétent peut autoriser les demandes de
renonciation à ces frais.
Des procédures sont en place pour s’assurer que
42 les frais d’attrition sont déterminés et traités
correctement.
Systèmes
POS est programmé avec des prix qui
correspondent aux menus dans les différents
points de vente/ magasins de détail. Les prix des
menus imprimés dans le restaurant correspondent
43 aux
prix des articles du menu dans le PDV.Les
changements aux prix des menus dans le PDV
nécessitent l’approbation du directeur des F&B et
l’accès pour modifier la liste de prix est restreint.
Le gestionnaire des aliments et des boissons
s’assure que des procédures sont en place pour
documenter et conserver les demandes d’accès
des utilisateurs et les approbations ou les
44 changements lorsqu’un nouvel utilisateur est
ajouté à une application basée sur la propriété (p.
ex., MICROS, CITY/Delphi,
ADACO/BirchStreet/Material Controls system,
etc.).
 Deux fois par année, le gestionnaire des aliments
et des boissons examine la liste d’accès des
utilisateurs pour les applications immobilières dont
il est responsable (p. ex., MICROS, CITY/Delphi,
ADACO/BirchStreet/Material Controls system,
45
etc.). pour s’assurer que seuls les associés actifs
ont accès à ces applications. L’accès pour les
associés résiliés/transférés est supprimé
immédiatement.

Deux fois par année, le gestionnaire des aliments

et des boissons examine la liste d’accès des
utilisateurs pour les applications immobilières dont
il est responsable (p. ex., point de vente,
CITY/Delphi, ADACO/BirchStreet/système de
contrôle du matériel, etc.). pour s’assurer que les
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droits d’accès des utilisateurs correspondent aux
besoins opérationnels de l’associé. Les droits
d’accès administratifs (p. ex., possibilité d’ajouter
ou de supprimer des utilisateurs) sont limités à un
nombre minimal d’utilisateurs en fonction des
besoins opérationnels.
Deux fois par année, le gestionnaire des aliments
et des boissons examine la liste d’accès des
utilisateurs pour les applications immobilières sous
sa responsabilité (p. ex., point de vente,
CITY/Delphi, ADACO/BirchStreet/Material
47
Controls system, etc.) afin de vérifier que tous les
utilisateurs utilisent un système « unique ». ID
utilisateur pour accéder à chaque application.
Aucune propriété créée des identifiants
génériques n’est autorisée.
L’examen documenté des listes d’accès des
48 utilisateurs est transmis au délégué du DG à la fin
des vérifications ci-dessus.

0 0
 Total des points applicables 0
Marquer 0,00%

PLANS ET MESURES
POUR CORRIGER LES
FAIBLESSES CERNÉES

REF# FAIBLESSE IDENTIFIÉE RESPONSABLE DATE

D’ÉCHÉANCE

8 Les stocks de boissons et d’aliments à prix élevé

sont maintenus sur une base perpétuelle.
L’inventaire est mis à jour en temps opportun.
 Servers pre-ring drink orders. If the hotel has a
service bar, a remote printer should be installed in
21 the service bar.
Managers/Supervisors take shift-end readings,
and verify cashier banks and deposits. Cash
deposit drops are on a "blind" basis. Deposits are
placed in a sealed, dual-signed envelope and
22
there is evidence that the contents of the deposit
are verified by a witness. An escort accompanies
the cashier to the drop safe, witnesses the deposit
drop and signs the drop log accordingly.

An Open Check Report is run every 2 hours

during buffet periods and in the lounges/bars, and
reviewed by F&B manager/supervisor.
Irregularities are identified and investigated.
34 Report is reviewed by Accounting daily.
Printers are in place in the kitchen and at the
bar. Food and drinks are only prepared from the
orders generated on the printers. Tickets are
37 defaced/ redlined once order is filled.