INTRODUCTION

La société contemporaine est un monde où l'information joue un rôle de plus en plus

prépondérant aux plans administratif, économique, social, politique, scientifique, culturel et
patrimonial. On la qualifie même de « société de l'information ». Les milieux de l'éducation,
de la recherche et du développement scientifique et technique, les administrations publiques et
les entreprises privées, les décideurs exigent de plus en plus d'informations valides,
pertinentes et facilement accessibles.

La gestion de l'information – sa création, son stockage, son traitement, son analyse, son
repérage et sa diffusion – s'est avérée et s'avère de plus en plus centrale et instrumentale dans
les progrès technologiques de la société. L'information est devenue une ressource reconnue
économiquement, comme en témoigne l'essor des réseaux destinés à en accroître, en faciliter
et en démocratiser l'accès pour tous les citoyens.
Depuis toujours, les bibliothécaires et les archivistes se préoccupent des documents et de la
« gestion » de ces documents, au sens générique du terme, c'est-à-dire de leur recension, de
leur acquisition, de leur analyse, de leur traitement, de leur stockage, de leur conservation et
de leur exploitation. Ils se préoccupent également, bien sûr, de l'information et des
connaissances que ces documents véhiculent. Or, si cette mission n'a pas fondamentalement
changé, le contexte, lui, s'est beaucoup élargi. Avec le développement fulgurant de
l'informatique et des technologies de l'information et de la communication, le document,
l'information et les connaissances s'atomisent et se dématérialisent.C’est fort de ce constat
que l’Etat de Côte d’Ivoire a mis en place un institut appelé Institut National Supérieur dès
Arts et l’Action Culturelle (INSAAC) pour former des hommes et des femmes pour la prise
en charge de ses archives pour le bon fonctionnement de son administration par le biais de
l’une de ses écoles appelés ESTAAC.

Ainsi ,au bout de tous ces mois de formation basée sur la théorie L’ESTAAC nous a affectés
dans différent lieux pour un stage d’immersion à une durée d’un mois.
Nous concernant nous avons été accueillis par le ministère de la fonction publique du 22 mai
au 21 juin 2023 qui a abouti à la rédaction d’un compte rendu qui se compose de deux parties
qui sont : l’étude institutionnelle et les activités réalisé.

PREMIÈRE PARTIE :
ETUDE INSTITUTIONNELLE

CHAPITRE I:PRESENTATION DE LA FONCTION PUBLIQUE

Dans ce chapitre nous présenterons l’environnement de notre étude qui est le Ministère de la
fonction publique ainsi que la sous Direction de Diffusion de l’Archivage.

Il est important de faire une bonne étude du cardre fonctionnel et organique du Ministère de la
fonction Publique et de la Sous-diection de la Diffusion et de l’Archivage pour une meilleure
compréhension du mode de conservation des archives de la Direction de la Gestion
Administrative des Personnels Civils de l’ÉTAT (DGAPCE)
I-HISTORIQUE ET SITUATION GÉOGRAPHIQUE

1-Historique

La loi cadre du 15 mai 1957 permet à la Côte d’Ivoire d’inaugurer une certaine autonomie
dans la gestion de ses affaires ainsi le gouvernement allège la responsabilité de
l’administration coloniale dans la gestion des affaires ivoiriennes c’est dans cette optique que
naquît le ministère de la fonction publique Ivoirienne.

Depuis 1996,l’Etat de Côte d’Ivoire a connu plusieurs réformes dans son administration de ce
fait un Système Intégré de Gestion des fonctionnaires et Agents de l’Etat (SIGFAE)a été mis
en place en 2013.Elle permet aux fonctionnaires sans se déplacer,de consulter leur situation
administrative,de télécharger certains actes et documents administratifs,d’exprimer leur
préoccupation et de recevoir des réponses.
Cette structure est dirigé par Mme le ministre ANNE DÉSIREE OULOTO.

2-Situation géographique

Le Ministère de la Fonction publique (MFP) se situe sur le boulevard ANGOULVANT dans

la commune du plateau.Il est limité au Nord par la Direction Générale de la Décentralisation
et du Développement Local (DGDDL),au sud par la cité financière,à l’est par l’assemblée
nationale enfin à l’ouest par le Collège Nôtre-Dame du plateau.
Il est logé dans deux bâtiments,l’immeuble CHICHET situé en face de la cité financière
abritant la Direction des Affaires Administratives et Financière (DAAF) et la Direction de la
Formation des Concours (DFC).
Concernant l’autre bâtiment,l’immeuble principal,il renferme le cabinet ministériel et la Sous-
direction de la Diffusion et de l’Archivage.il est situé en arrière-plan de l’immeuble
CHICHET.

II-ORGANISATION ET MISSION DU MPF

1-Organisation

L‘’organisation et le fonctionnement du MFP est régi par le décret n•2018-38 du 17 janvier

portant organisation du Ministère de la fonction publique. Cette même disposition lui désigne
des attributions des différents services qui composent le Ministère de la fonction publique
comme défini par le décret ci dessus.
Ainsi le MFP compte

•Le cabinet
•les Services et direction rattachés
•la direction générale

2-Missions

Au titre de la fonction publique,le ministère est chargé de

•recruter et de gérer le personnel de l’administration de l’état,des établissements publics et des
personnels engagés par contrats

•Gérer et contrôler des affectifs

•mettre en œuvre ,suivre et évaluer la politique générale de la fonction publique

III-PRESENTATION DE LA SOUS-DIRECTION DE LA DIFFUSION ET DE

L’ARCHIVAGE

Étant la quatrième Sous Direction de la Gestion Administrative des Personnels Civils de l’Etat
(D.G.A.P.C.E) il est composé de trois services qui sont:

•le service de diffusion et de la communication dirigé par Monsieur KOKO MAXIME

•le service des Archives dirigé par Monsieur EHOUSSOU PACOME

•le service de mise à jour dirigé par Madame KONÉ

1-Service de la diffusion

1-1-Mission

Consiste à acheminer les dossiers physique du nouveau fonctionnaire au service archives pour
les conservation dans les dépôts

1-2-Organisation

Pour son bon fonctionnement, des bureaux ont été aménagés ces bureaux s’occupent de
recevoir des arrêtés et décisions d’attentes signées dans le but de les classer pour une bonne
communication auprès des usagers.Notons que depuis 2004 les actes sont conservés dans le
service.il est chargé de la numérisation des dossiers de carrières des fonctionnaires

2-Service des Archives

2-1-Mission

Il a pour mission de conserver de communiquer les pièces constitutives des dossiers

individuellement et réglementaires des personnels en service dans l’administration de l’Etat et
des Établissements publics Nationaux (EPN)

2-2-Organisation

C’est l’ensemble des techniques de traitement et de stockage des archives des lieux
spécifiques ont été mis en place pour cela
•le dépôt 1
•le dépôt 2
•le dépôt 3(qui est provisoire)

2-3-Fonds d’archives

Le fonds d’archives du Ministère de la Fonction Publique est composé de l’ensemble des

dossiers individuels des fonctionnaires civils et agents de l’Etat
C’est un fonds ouvert qui est en activité depuis 1957.Il compte des dossiers des fonctionnaires
actifs,retraités,décédés ou démissionnaires.Notons que la durée de conservation de ces
dossiers est de 120ans.Passé ce délai ces dossiers sont transférés à la Direction Générale des
Archives et de la Documentation (DGAD) la bas sont stockés les dossiers de carrière d’un
fonctionnaire durant sa carrière professionnelle

3-Service mise à jour

Il est chargé d’actualiser et de corriger les informations sur l’espace fonctionnaire des
personnels civils de l’état.Ces informations sont entre autres:

•Le nom
•La date de naissance
•la date de prise de service

DEUXIÈME PARTIE :ACTIVITÉ RÉALISÉES

Chapitre II: ACQUISITION ET TRAITEMENT DES DOSSIERS DE CARRIÈRE DES

FONCTIONNAIRES ET DES AGENTS DE L’ÉTAT

I-ACQUISITION

D’après la Terminologie de base en Archivistiques (version 2015) l’acquisition des archives

c’est l’ensemble des mesures,méthodes et procédures employées par un service d’archives
dans le but d’accroître le nombre de ses fonds et collections pour en permettre l’exploitation.

L’acquisition est une activité qui s’effectue entre un service d’archive et un service
versant.Elle est attestée par un bordereau de versement qui est fait en trois exemplaires qui
sont:

-Le premier doit être conservé par le service versant,il permet l’accès rapide aux documents
archivés

-le deuxième accompagne le versement et doit être déposé dans la première boîte d’archives
de ce dernier
-le troisième est confié au service des archives qui reçoit le versement

Il y a deux modes d’acquisition à savoir :le mode d’acquisition par voix ordinaire appelé
versement et le mode d’acquisition par voix extraordinaire qui regroupe le don,l’achat,le
legs et la dation.
Le versement est une opération matérielle et intellectuelle de laquelle la responsabilité de la
conservation d’archives passe de l’administration à un service de pré archivage

II-TRAITEMENT

C’est l’ensemble des procédures et opérations de tri,de classement de description,d’analyse

d’indexation il permet de régler les difficultés relatives à la création,au classement et à la
conservation des informations conciliées sur des supports différents.le traitement des dossiers
de carrière des agents de l’Etat pour leur numérisation se fait en six étapes et ces six étapes
son divisées en deux groupes à savoir:
Le traitement physique des dossier qui se compose d’étapes qui sont :
-le désherbage et tri
-l’insertion
-la vérification
Le traitement numérique des dossiers
-l’indexation
-la numérisation
-le contrôle

Après avoir été traité,les dossiers passent maintenant à l’étape du reconditionnements pour
leur conservation.

A-LE TRAITEMENT PHYSIQUE DES DOSSIERS

1-le désherbage et tri

Le désherbage est la première étape du traitement des dossiers.Son rôle est d’ôter du dossier
tous ce qui pourrait être objet métallique en gros il s’agit de retirer les
épingles,agrafes,trombones pour effectuer le tri afin de séparer les pièces demandées des
autres pièces du dossier.Pour un changement de nom par exemple,on peut avoir des pièces
comme l’acte d’individualité,la demande de changement de nom

2-la verification

A ce stade on cherche à savoir si la pièce retenue lors du désherbage ou du tri correspond

réellement au fonctionnaire.

3-L’insertion
Cette étape consiste à mettre sur chaque pièce retenu lors du tri,une fiche qu’on appelle
séparateur de ce fait nous avons plusieurs séparateurs et ces séparateurs contiennent une
information qui diffère d’un séparateur à un autre.

B-LE TRAITEMENT NUMÉRIQUE

1-L’indexation

C’est la toute première étape du traitement numérique.Dans cette étape l’archiviste est chargé
d’attribuer une fiche signalétique du dossier il constitue la carte d’identité du dossier à travers
un code barre

2-la numérisation

C’est un procédé électronique de reproduction d’un document d’archives.Elle consiste à

déposer sur support électronique les pièces qui constituent le dossier du fonctionnaire.Elle se
fait grâce à quatre applications qui sont :

-Émeraude capture
-Éditeur fichier de scanner
-Alaris capture
-Émeraude

Ces applications sont complémentaires dans le la numérisation et vont permettre la

sauvegarde des informations de chaque pièce de dossier dans la base de données de la
Fonction Publique

3-le contrôle

Ici on vérifie si le fichier électronique et le dossier physique sont pareil si le fichier

électronique a été mal numérisé l’étape de la numérisation est reprise automatiquement
Si pendant le contrôle une pièce du dossier d’un fonctionnaire est retrouvé dans le fichier d’un
autre fonctionnaire la pièce est alors supprimé

III-LA CONSERVATION

La conservation selon le dictionnaire des terminologies archivistiques de la direction des

archives de France 2002 est une action qui consiste au terme du tri à sauvegarder dans un
tableau d’archivage

En ce qui concerne les dossiers de carrière du personnel civil de l’État le Ministère de la

Fonction Publique dispose de trois dépôts d’archives dont d’eux fonctionnels qui sont en
vigueur avec les règles de conservation des archives
1-le classement

Le classement est une opération consistant à la mise en ordre intellectuel et physique des
dossiers constitué en article au sein d’un fonds ou d’une partie de fonds et des documents
d’archives à l’intérieur des dossiers.
De cette opération résulte la construction des articles à leur cotation et à leur rangement sur
les rayonnages pendant le stage nous avons classé les dossiers des fonctionnaires à fonction
de la cote du dossier qui est le numéro matricule du fonctionnaire en allant du plus petit
numéro au plus grand afin de pouvoir faciliter la prochaine étape suivante qui est le
reconditionnement

2- le reconditionnement

C’est une opération qui consiste à renouveler les matériels de conditionnement abîmés
ou n’assurant plus la bonne protection des articles et des documents

CONCLUSION

En somme de notre étude nous retiendrons de ce stage les réalités du monde du travail et la
mise en pratique de nos connaissance théorique.
Cette expérience a été très enrichissante permettant de nous familiariser aux exigences de
l’archivistique dans l’administration.