Test sur la structuration associative

Instructions et guide sur l’usage de l’outil

L'initiateur de cet outil : la plateforme ELSA

La plateforme ELSA est un consortium d’associations françaises actives dans le champ de la lutte contre le
sida en Afrique via le soutien à des acteurs locaux de la société civile. Les associations membres de ELSA
sont actuellement AIDES, le Mouvement Français pour le Planning Familial, Sidaction, Sida Info Service et
Solidarité Sida. Les associations partenaires de ELSA sont des partenaires respectifs de chacune des
associations membres, soit au total près de 80 associations dans 20 pays d’Afrique.

Contact : La plateforme ELSA, s/c SIS Association, 190 Bd de Charonne 75020 PARIS – France
Tél : +33 1 44 93 16 61 – www.plateforme-elsa.org

A qui est destiné ce test ?

Ce test est destiné à toutes les organisations qui souhaitent analyser leur niveau de structuration associative
et faire évoluer celle-ci.

Finalité du test
Ce test a pour but d’aider l’organisation à définir des pistes d’action en vue de renforcer un ou plusieurs
aspects de son fonctionnement dans 4 domaines spécifiques :
- Logistique (7 thématiques, 50 indicateurs)
- Gestion administrative et financière (11 thématiques, 58 indicateurs)
- Ressources humaines (5 thématiques, 38 indicateurs)
- Gouvernance (5 thématiques, 35 indicateurs)
L’outil permet de sélectionner et de prioriser certaines pistes de renforcement (cf. onglet « pistes de
renforcement »), l’organisation définissant elle-même ses objectifs en matière de consolidation et/ou de
pérennisation de sa structuration associative. Toutes les organisations n’ont pas vocation à répondre
positivement à l’ensemble des questions, les objectifs de structuration à atteindre devant être
définis en fonction de la taille, des motivations et des ambitions de chaque organisation. Ce test peut
être également un outil permettant de justifier auprès de ses partenaires externes une demande d’appui
technique et/ou de financement.

Qui peut remplir le test ?

Le test doit être idéalement rempli par un panel représentatif des personnes ressources de l’organisation,
afin de croiser les regards et obtenir une réponse collective et reconnue par tous. Il est ainsi conseillé de le
réaliser en équipe avec, par exemple, un membre de la direction, un autre de la comptabilité et un autre des
programmes… Les réponses seront plus fiables si différentes personnes confrontent leur vision de
l’organisation.
Le test peut aussi être réalisé en présence et/ou avec l’aide d’une personne externe : soit un consultant venu
effectuer un diagnostic ; soit un bailleur venu faire un audit ; soit un volontaire venu apporter un appui
technique à l’organisation …

Comment remplir ce test

L’équipe est invitée à répondre par « Oui » ou « Non » à chacune des questions posées. Elle a la possibilité,
pour certaines questions, de répondre « non applicable » (« N/A ») si le sujet ne concerne pas l’organisation
(par ex : si l’organisation ne dispose pas de voitures ou de motos, toutes les questions relatives à la gestion
des véhicules ne la concerneront pas).
Le test peut être rempli entièrement ou bien partiellement (par exemple, il est possible de ne remplir que
Comment remplir ce test
L’équipe est invitée à répondre par « Oui » ou « Non » à chacune des questions posées. Elle a la possibilité,
pour certaines questions, de répondre « non applicable » (« N/A ») si le sujet ne concerne pas l’organisation
(par ex : si l’organisation ne dispose pas de voitures ou de motos, toutes les questions relatives à la gestion
des véhicules ne la concerneront pas).
Le test peut être rempli entièrement ou bien partiellement (par exemple, il est possible de ne remplir que
l’onglet « logistique » et/ou « gouvernance »...). Les résultats obtenus devront être analysés en
conséquence. Si une réponse est source de controverse (ni oui ni non), il est recommandé de sélectionner la
réponse « non » tout en indiquant dans la colonne « commentaires » les remarques formulées.

Lecture des résultats

Les résultats issus du questionnaire et indiqués dans les onglets « résultats globaux » et « résultats par
objectifs » sont donnés à titre indicatif et/ou pour permettre de visualiser la progression de l’organisation
d’année en année par exemple.

Chacune des questions du test a été « positionnée » dans l’un des 3 objectifs suivants : « les
fondamentaux », « la maitrise » ou « le perfectionnement ».

- Les « résultats globaux » indiquent sous la forme d’un graphique en « araignée », le % de réponses
positives données dans chacun des 4 domaines (sans prendre en considération les objectifs).

- Les « résultats par objectifs » indiquent sous la forme de 3 graphiques en « histogrammes » les % de
réponses positives données par objectifs et par domaine.

- Une croix indique le positionnement général de l’organisation. Ainsi, pour atteindre l’objectif « la
maitrise », l’organisation doit avoir répondu positivement à au moins 80% des questions liées à
l’objectif « les fondamentaux ». Pour atteindre l’objectif « le perfectionnement», l’organisation doit
avoir répondu positivement à au moins 80% des questions liées aux objectifs « les fondamentaux »
et « la maitrise ».

Pistes de renforcement
Le dernier onglet « pistes de renforcement » fait apparaitre les actions proposées pour renforcer
l’organisation, en fonction des réponses données au test. Les propositions formulées sont ordonnées par
domaine et par objectifs. Cet onglet doit aider l’organisation à prioriser et à planifier les actions qu’elle
souhaite mettre en place, avec l’ensemble de son équipe. Le planning par trimestre est donné à titre
indicatif ; il peut être adapté par l’organisation. Il est recommandé de désigner au moins une personne en
charge du suivi et de la coordination des actions de renforcement.

Fréquence d’utilisation
Les réponses à ce test donnent une photographie, à un moment T, de la structuration associative de
l’organisation. Dans la mesure où toute organisation est en perpétuelle évolution. il est donc recommandé de
réaliser ce test sur une base régulière (par exemple : chaque année, à chaque révision budgétaire, ou à
chaque moment clé…), permettant ainsi de mesurer les progressions réalisées et d’affiner, avec le temps,
les pistes de renforcement à mettre en œuvre.

Durée de ce test
Pour bien remplir ce test, en équipe, il est important d’y consacrer au moins une demi-journée. Dans un
deuxième temps, il est conseillé de prévoir une phase de mise en place des pistes de renforcement
formulées et sélectionnées par l’organisation et de faire régulièrement le point sur les actions mises en
ème
œuvre. Cette 2 phase s’étalera sur plusieurs semaines/mois en fonction des objectifs fixés.
 Logistique page 3 / 281

répon Fiche
LOGISTIQUE Commentaires de l'organisation
se ELSA

Généralités

L'organisation a-t-elle clairement désigné la ou les personnes en charge de la logistique (gestion des achats, des stocks, des
1
Ressources humaines immobilisations, des véhicules, etc.)?
2 La répartition des tâches entre ces personnes est-elle claire?
3 Existe-t-il des procédures écrites pour l'ensemble des opérations logistiques?
Procédures logistiques
4 Sont-elles connues de tou.te.s et appliquées?
Douane 5 Les procédures douanières sont-elles connues par l'organisation ?
L'organisation a-t-elle souscrit des assurances pour couvrir son personnel, ses locaux et/ou ses véhicules en cas de
6
Assurance sinistre/accident?
7 Ces assurances sont-elles en cours de validité?
Achats & prestations

L'organisation veille-t-elle à ce que les commandes soient validées par la personne qui exprime le besoin au moment de
Validation 8 FI-3
l'émission de la commande et au moment de la réception de la commande?
La mise en concurrence des fournisseurs est-elle faite systématiquement (comparaison des prix et achat au meilleur rapport
9
qualité/prix)?
L'organisation a-t-elle défini, officialisé et applique-t-elle des procédures de mise en concurrence pour les achats d'un
10 CP-3
Procédures d'achat montant supérieur au seuil fixé par l'organisation (3 devis, appel d'offre..)?
Chaque achat supérieur au seuil défini par l'organisation est-il documenté dans un dossier contenant les différents devis, une
11 grille comparative d'analyse, les références des fournisseurs, le document interne autorisant la dépense et justifiant le choix FI-3
du fournisseur?
Livraison 12 La livraison des achats est-elle formalisée par un bordereau? LOG-2-01
L'organisation dispose-t-elle de contrats signés en cours de validité pour la location de ses locaux, véhicules, équipements,
13
maintenance informatique… ?
Contrats 14 L'organisation dispose-t-elle et tient-elle à jour un outil de suivi de ses contrats de location?
L'organisation dispose-t-elle et utilise-t-elle des modèles types de contrats pour formaliser une prestation de service
15
(maintenance informatique, location de véhicule, réalisation de travaux…)?

Transport et suivi des consommations

L'organisation dispose-t-elle de véhicules de transport?
Les véhicules sont-ils dans un état correct et équipés d'outils en cas de panne (roue de secours, bougies, pince batterie,
16
corde de remorquage...)?
Etat des véhicules
Les vérifications de base (niveau d'huile, du liquide de refroidissement, d'eau, pression des pneus…) sont-elles faites de
17
façon mensuelle?
Usage privé 18 L'utilisation des véhicules à usage privé est-il réglementé?
Les véhicules sont-ils équipés d'un carnet de bord qui indique pour chaque trajet la date, le kilométrage au départ et à
Carnet de bord 19
l'arrivée et le motif de la course?
Maintenance 20 Les achats de carburant et les maintenances sont-ils documentés dans un outil de suivi? LOG-1-02
Si l'organisation dispose d'un stock de carburant (pour les véhicules, le générateur …), une fiche de stock est-elle en place et
Sortie de fuel 21
régulièrement complétée et vérifiée?
Le responsable fait-il une analyse mensuelle de la consommation d'essence de chaque véhicule (mise en relation des
Vérification 22
sorties/achats de fuel et du kilométrage parcouru)?
Identification des En cas d'évolution inexpliquée des consommations d'essence, le responsable cherche-t-il les causes (véhicule ayant besoin
23
problèmes d'entretien, "fuite" suspectée ...)?
L'organisation archive-t-elle tous les documents relatifs aux véhicules (copies des cartes d'immatriculation, assurances, suivi
24
de maintenance, fiches d'accident, fiches de réparation…)?
Archivage
 Logistique page 4 / 281
Archivage
25 L'organisation dispose-t-elle d'une copie du permis de conduire de chaque personne habilitée à conduire les véhicules?

Gestion des équipements

Equipements 26 L'organisation est-elle suffisamment équipée (nombre et état satisfaisant des équipements matériels, informatiques...)?
Registre immobilisation 27 L'organisation dispose-t-elle d'un registre d'immobilisation (inventaire)?
Mise à jour 28 Est-il mis à jour régulièrement (au moins une fois par an)?
Permet-il d'accéder à des informations complémentaires (état, codification, valeur d'achat, localisation, numéro du bon de
Infos pratiques 29
commande, fournisseur, garantie…)?
Codification 30 Chaque équipement est-il labélisé/étiqueté à l'aide d'un système de codification (Ex : BUR/2/UE/2010)?
Inventaire 31 Un inventaire physique est-il réalisé régulièrement sur les équipements durables et le mobilier (au moins une fois par an)? LOG2

Réparation 32 Les interventions de réparation et les fiches de perte sont-elles inventoriées systématiquement?

Gestion des stocks (consommables et matériels projet)

L'organisation dispose-t-elle de stock(s) (médicaments, vivres…)?
Accès 33 L'accès au(x) stock(s) est-il réglementé?
34 Les stocks sont-ils rangés et la circulation y est-elle fluide?
Entretien
35 Les stocks sont-ils ventilés, protégés de la lumière, régulièrement nettoyés?
Registre stock 36 L'organisation dispose-t-elle d'un registre de stock qui liste toutes les entrées et sorties de stock (1 par stock)?
Bons de livraison 37 Des bons de livraison sont-ils systématiquement réceptionnés et archivés à chaque réception de stock?
Bons entrée/sortie 38 Des bons d'entrée et de sortie sont-ils émis et signés par le responsable chaque fois qu'un article entre ou sort du stock? LOG-2-02

Péremption 39 L'organisation a-t-elle mis en place un système de gestion des articles périssables (dates de péremption)?
40 Un inventaire physique est-il réalisé régulièrement sur les stocks par au moins 2 personnes? LOG-2
Inventaire
41 Chaque inventaire de stock est-il systématiquement signé et archivé?
Sécurité des biens et des personnes
Protection 42 Les locaux de l'organisation sont-ils sécurisés (gardiennage, grille de protection…)?
Locaux 43 L'organisation sait-elle à tout moment combien de clés des locaux existent et qui en dispose?
L'organisation entrepose-t-elle dans un endroit sécurisé ses documents sensibles (accords de partenariats, doubles des clés
Documents sensibles 44
des véhicules, récépissés…)?
Trousse à pharmacie 45 Les locaux de l'organisation sont-ils équipés d'une trousse à pharmacie?
Des procédures en cas d'incident grave (décès, blessure, vol, agression …) sont-elles définies? Si oui, sont-elles connues de
Incident grave 46
tou.te.s?
47 Les risques (sur les personnes, les biens, les liquidités et les données) sont-ils bien identifiés et définis? AD-7
Risques L'organisation a-t-elle défini des règles de sécurité précise concernant les retraits de liquidité en banque (par exemple:
48
déplacements sécurisés et accompagnés, à des jours différents…)?
Effectivité des règles 49 Les procédures de sécurité sont-elles connues et appliquées de tou.te.s? AD-7

Construction
Cahier des charges 50 Un cahier des charges est-il réalisé systématiquement pour des travaux de rénovation ou de construction?
PV de réception 51 Un PV de réception des travaux est-il systématiquement rédigé à la fin des travaux?
 Gestion page 5 / 281

répo Fiche
GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE Commentaires de l'organisation
nse ELSA

Généralités
1 La/les personnes en charge de la gestion sont-elles en nombre suffisant? AD-1
Ressources humaines
2 La répartition des tâches entre ces personnes est-elle claire?
Sauvegardes Les données comptables (et les autres) sont-elles sauvegardées au moins une fois par mois sur un support externe (disque
3 AD-7
informatiques dur externe, serveur virtuel...) qui est conservé dans un endroit sécurisé?
TVA 4 Votre organisation a-t-elle fait une demande d'exonération de taxe auprès des autorités compétentes?
Reconnaissance d'utilité
5 Votre organisation a-t-elle fait une demande de "Reconnaissance d'utilité Publique" auprès des autorités?
Publique

Gestion administrative
Courriers 6 Les courriers reçus et émis sont-ils systématiquement enregistrés, transmis et archivés?
Conventions de 7 Une convention est-elle systématiquement signée pour chaque relation de partenariat (financier et technique)?
AD-8
financement 8 Ces conventions sont-elles classées et centralisées?
Procédures & outils
9 Existe-t-il des procédures écrites pour l'ensemble des opérations administratives, comptables et financières? AD-10
Manuel de Procédures
10 Sont-elles connues et appliquées de tou.te.s? AD-10 & FI-3

11 Un plan comptable est-il en place?

Plan comptable CP-7
12 Est-il adapté à l'organisation et utilisé systématiquement (quelle que soit la nature de la dépense)?
13 Un plan analytique est-il en place?
Plan analytique CP-4
14 Est-il adapté à l'organisation et utilisé systématiquement (quelle que soit la nature de la dépense)?
Séparation des tâches

L'organisation veille-t-elle à ce que les fonctions d'autorisation de dépenses soient assurées par des personnes qui
Validation 15
n'assurent pas des fonctions d'enregistrement (tenue de registres) ni de manipulation d'espèces?
L'organisation veille-t-elle à ce que les fonctions de vérification/contrôle de gestion soient assurées par des personnes qui FI-3 & AD-1
Vérification 16 n'assurent pas des fonctions d'enregistrement (tenue de registres, enregistrement des chèques et dépôts bancaires) ni de
manipulation d'espèces?

Banque
17 L'organisation dispose-t-elle d'un (ou plusieurs) comptes en banques ?
Le nombre de comptes en banque est-il en adéquation avec le montant du budget et le nombre de bailleurs de
18
l'organisation ?
L'organisation dispose-t-elle d'un fichier, réactualisé annuellement, listant l'ensemble des comptes de l'organisation ainsi que
19
le nom des signataires (pour chaque compte)?
Compte(s) en Banque AD-6
20 Chaque compte en banque dispose-t-il d'au moins 3 signataires et de 2 signatures obligatoires (peu importe lesquelles)?

Les frais imposés par la banque (de tenue du compte, d'envoi et de réception de virement, de consultation du compte,
21 d'émission de chéquiers, etc.) et les modalités de gestion (par ex: seuil de retrait…) sont-ils connus par l'organisation et
régulièrement (re) négociés?
22 Existe-t-il un journal/livre de banque par compte en banque (Excel/logiciel et/ou papier)?
Journaux de banque CP-9
23 Ces journaux sont-ils quotidiennement mis à jour?
24 Les paiements par chèque ou virement sont-ils privilégiés?
Modalités de paiement
25 L'organisation a-t-elle défini et officialisé un seuil au delà duquel les dépenses doivent être réglées par chèque ou virement ?
AD-6
26 Cette procédure est-elle systématiquement appliquée (quelle que soit la nature de la dépense ou le bailleur)?
 Gestion page 6 / 281 AD-6

Les chèques sont-ils systématiquement libellés au nom de l'entreprise du fournisseur (et non pas au nom d'une personne
27
Chèques physique, sauf pour les retraits en banque)?
28 La photocopie des chèques, signée par le bénéficiaire, est-elle systématiquement jointe aux pièces comptables?
Relevés de banque 29 Les historiques mensuels de banque (relevés de compte) sont-ils demandés chaque mois et archivés?
Des états de rapprochement bancaire sont-ils réalisés tous les mois, pour chacun des comptes en banque de l'organisation AD-6 & CP-10
Etats de rap. Bancaires 30
vérifiés et signés par un responsable et archivés?

Caisse

Les espèces sont-elles conservées dans une caisse fermée à clé ou un coffre-fort, et placées sous la responsabilité d’une
31 AD-7
Sécurisation des espèces personne désignée?
32 L'organisation a-t-elle fixé un seuil maximum d'espèces à détenir en caisse?
33 Existe-t-il un journal/livre de caisse par caisse (Excel/logiciel et/ou papier)?
Journaux de caisse CP-11
34 Ces journaux sont-ils quotidiennement mis à jour?
Des inventaires de caisse sont-ils réalisés tous les mois (1 par caisse, antennes inclues), systématiquement vérifiés et signés
Inventaires de caisse 35 CP-12
par un responsable, et archivés ?

Pièces comptables

Chaque dépense est-elle en amont systématiquement autorisée par écrit par les personnes habilitées (quelle que soit sa
36
nature, quel que soit le bailleur)?
Autorisations des La fiche d'autorisation préalable de la dépense (ou "mémo", "demande de paiement"...) est-elle systématiquement jointe à
37
dépenses chaque pièce comptable?
Les personnes mandatées à autoriser les dépenses (et jusqu’à quel montant) ont-elles été clairement identifiées dans un
38 (FI-3) AD-1 & AD-5
document écrit?
Qualité des pièces Les pièces comptables sont-elles globalement de bonne qualité (peu de reçus maisons, factures indiquant toutes les
39 CP-5
comptables informations requises…)?
Les pièces comptables sont-elles systématiquement numérotées (n° de pièce), codifiées (affectation analytique, code
40 comptable, bailleur…) et classées par ordre chronologique d'enregistrement dés leur réception (dépenses faites sur fonds
Numérotation et propres inclues)?
CP-6
classement 41 Sont-elles facilement accessibles (par ex, est-il facile de retrouver une pièce à partir de sa codification)?
Les pièces comptables originales sont-elles systématiquement conservées au siège de l'organisation (des copies sont
42
conservées dans les antennes et/ou envoyées aux bailleurs sur demande expresse)?
Tous les mouvements comptables (dépenses & recettes tous bailleurs confondus, fonds propres, AGR, dons, cotisations…)
Saisie des mouvements 43 sont-ils systématiquement enregistrés dans la comptabilité, dans le suivi de caisse ou le suivi de banque (n° de pièce, date, CP-9 & CP-11
libellé, montant, code bailleur, analytique…)?

Contrôle mensuel de la L'ensemble de la comptabilité (pièces comptables, suivis de caisse et de banque, inventaires...) sont-ils centralisés au siège
44 FI-3
comptabilité et consolidés mensuellement (ou au moins une fois par trimestre), vérifiés et validés par un responsable ?

Gestion de la trésorerie
45 L'organisation dispose-t-elle et actualise-t-elle un plan de trésorerie au moins une fois par mois?
Plan de trésorerie 46 Le plan de trésorerie est-il transmis en interne aux responsables concernés et ainsi utilisé comme outil de gestion? CP-13

47 Le plan de trésorerie permet-il d'anticiper des éventuelles difficultés de trésorerie?

Rapprochement de Des rapprochements de trésorerie (comparaison entre le solde théorique par projet et le solde réel en banque et caisse)
48
trésorerie sont-ils régulièrement réalisés par compte et/ou par projet (au moins une fois par trimestre)?

Budget prévisionnel

L'organisation élabore-t-elle, chaque année, un budget prévisionnel équilibré (tous projets, services, antennes et bailleurs
49
confondus)?
Elaboration
50 Ce budget est-il élaboré avec la participation des chargés de projets, des membres de la direction et des antennes?
FI-1

Le service financier compare-t-il régulièrement (au moins une fois par trimestre) les revenus reçus et les dépenses
51
Mise à jour enregistrées par rapport au budget initial et par rapport à l'évolution éventuelle du taux de change?
 Gestion page 7 / 281
Mise à jour
52 Le service financier propose-t-il des réajustements sur le budget prévisionnel et les communique-t-il en interne?
Suivis budgétaires et financiers

Suivis budgétaires Les suivis budgétaires (par projets/bailleurs et globaux) sont-ils élaborés par l'équipe financière mensuellement (ou au moins
53
mensuels une fois par trimestre) et systématiquement vérifiés/validés par un responsable?
Des réunions d'analyse des suivis budgétaires (par projets/bailleurs et globaux) et de planification des activités sont-elles FI-2
Réunions de suivi
54 organisées régulièrement (au moins une fois par trimestre) entre le service de comptabilité/finances et les différents
budgétaire
responsables de l'organisation?

Rapports financiers Les états/rapports financiers annuels globaux de l'organisation (tous projets et bailleurs confondus) sont-ils élaborés au plus
55
annuels globaux tard à la fin avril de l'année suivante, validés en interne et envoyés systématiquement à l'ensemble des partenaires?
CP-18 & FI-5

Certification des comptes 56 L'organisation fait-elle chaque année certifier ses comptes par un commissaire aux comptes indépendant?

Rapports aux bailleurs

Les rapports financiers sont-ils systématiquement vérifiés (budget, formules utilisées dans le tableau Excel, soldes, etc.) par
57
un responsable avant leur envoi aux bailleurs de fonds?
Les rapports financiers sont-ils transmis en temps et en heure aux bailleurs de fonds, selon le format exigé, joints aux
58
rapports d'activité/techniques?
Rapports aux bailleurs FI-4
L'organisation dispose-t-elle d'un outil de suivi (calendrier) de rendu des rapports aux bailleurs qu'elle suit et actualise
59
régulièrement (au moins une fois par trimestre)?
Les écarts de consommation éventuellement constatés à la fin d'un projet sont-ils systématiquement justifiés au bailleur de
60
fonds concerné (par un courrier ou par email / via une demande de réaffectation…)?
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répo Fiche
RESSOURCES HUMAINES Commentaires de l'organisation
nse ELSA

Généralités

L'organisation a-t-elle désigné une personne ou plusieurs personnes en charge de la gestion du personnel (garante de la
1 mise à jour des dossiers du personnel, du renouvellement des contrats de travail dans les temps, de l'actualisation du
Ressources humaines registre du personnel, de la gestion des congés…)?
2 La répartition des tâches de gestion des RH entre ces personnes est-elle claire?
Des procédures de gestion du personnel (départ, absence, sanctions disciplinaires, congés, licenciements, frais de
3 AD-10
Gestion du personnel déplacement, perdiem…) ont-elles été définies et officialisées?
4 Ces procédures sont-elles appliquées systématiquement et connues de tou.te.s?
L'organisation a-t-elle défini et officialisé des règles de recrutement transparentes? (rédaction d'un profil de poste, diffusion
5 d'un appel à candidatures, possibilité de postuler en interne, présélection des dossiers, tests écrits/informatiques & RH-4
Recrutement entretiens, affichage du résultat...)?
6 Ces règles sont-elles appliquées systématiquement et connues de tou.te.s?
7 L'organisation dispose-t-elle d'un organigramme complet et actualisé (incluant les antennes)? AD-2
Fait-il clairement apparaitre les différentes fonctions et services ainsi que les liens hiérarchiques (liens directs/liens
Organigramme 8
fonctionnels)?
9 Est-il connu de tou.te.s et affiché?
Des évaluations du personnel sont-elles annuellement réalisées et formalisées dans un document établi en 2 exemplaires
10
signés par l'employé et son superviseur?
Evaluation du personnel RH-10
11 L' évaluation annuelle du personnel permet-elle de définir les besoins en formation de chaque personne?
Plan de formation 12 L'organisation élabore-t-elle d'un plan de formation annuel pour son personnel? RH-11
13 Des réunions sont-elles organisées régulièrement par service?
Animation d'équipe D'autres types de réunions sont-elles organisées régulièrement (réunions générales d'information, d'échanges, réunions de
14
coordination…)?
Le circuit de l'information (entre les différents niveaux hiérarchiques, entre le siège et les antennes éventuelles, entre les
Communication interne 15
services…) a-t-il été clairement défini et est-il respecté?

Législation et organisation interne

L'organisation compte-elle des employés salariés ou vacataires?

Les modèles types des contrats de travail utilisés (CDI, CDD, vacation…) ont-ils été validés et/ou revus par une instance
Contrat de travail 16 RH-5
locale spécialisée (inspection du travail/ avocat/ conseil juridique...) dans le courant des 3 dernières années?

L'organisation respecte-t-elle la législation nationale (CDI après X CDD, procédures de licenciement ou de rupture de contrat
Respect de la législation 17 RH-12
conformes à la législation nationale...)?
18 Chaque employé, salarié ou vacataire dispose-t-il/elle d'un contrat signé en cours de validité?
Signature des contrats RH-5
19 Chaque contrat est-il signé au minimum en 2 exemplaires par l'employé.e et le/la responsable de l'organisation?
L'organisation dispose-t-elle d'un suivi des contrats (listant tous les contrats en cours et indiquant, entre autre, la date de
Suivi contrat 20
début et de fin de contrat)?
21 L'ensemble du personnel salarié est-il déclaré à la sécurité sociale?
Impôts et sécurité sociale
22 Les cotisations sociales et les impôts prélevés sont-ils régulièrement payés (l'organisation n'a pas d'arriéré en cours)?

23 Les tâches et responsabilités de chaque personne (salarié, vacataire, bénévole ou indemnisé) ont-elles été définies?
Profil de poste RH-2
 Ressources Humaines page 9 / 281
Profil de poste RH-2
Pour les salariés et les vacataires, un profil de poste a-t-il été élaboré et signé en 2 exemplaires par le salarié et le/la
24
responsable de l'organisation?

Outils administratifs de gestion du personnel

Les dossiers du personnel (du siège et des antennes) sont-ils centralisés dans un lieu unique, sécurisé et dont l'accès est
25 RH-6
limité aux seules personnes autorisées?
Dossiers du personnel
Sont-ils complets (contrats/ fiches de poste/ documents administratifs, sanctions, état civil, attestation de naissance,
26 RH-6
attestation de fin de contrat…) et régulièrement actualisés?
L'organisation dispose-t-elle d'un registre actualisé du personnel listant l'ensemble des personnes ayant travaillé et travaillant
Registre du personnel 27 dans l'organisation (en tant que salariés/ bénévoles/ vacataires...) et indiquant au moins le nom, la date d'entrée (et de sortie RH-7
lorsque pertinent) ainsi que la/les fonction(s) occupée(s)?
28 L'organisation dispose-t-elle d'un tableau actualisé de suivi des congés (acquis/pris/restant à prendre)?
Gestion des congés
29 Une fiche de congés est-elle systématiquement signée par l'employé et au moins un responsable, avant chaque départ?
Grille des salaires 30 L'organisation dispose-t-elle d'une grille des salaires justifiant les salaires payés? RH-3

Système de paie

Un livre de paie unique (tous projets/ bailleurs/services confondus) est-il mensuellement préparé, imprimé, validé par le(s)
31 RH-9
responsable(s) et archivé?
Livre de paie mensuel
Le livre de paie est-il complet (nom, fonction, lieu d'affectation, salaire brut et net, déductions, coût salarial total et par
32
bailleur, modalités de paiement….) et permet-il de réaliser les fiches de paie?
Chaque salarié signe-t-il en fin de mois une unique fiche de paie/ reçu d'indemnités (tous bailleurs confondus) en au moins 2
Fiches de paie 33 RH-8
exemplaires?
Modalités de paiement 34 Les salaires supérieurs au seuil fixé par l'organisation sont-ils systématiquement payés par chèque/virement?

Missions & déplacements locaux

Une politique de prise en charge des frais de déplacement local a-t-elle été élaborée et est-elle connue et appliquée de
Déplacement 35
tou.te.s?
36 Les procédures de prise en charge des frais de mission sont-elles claires, connues et appliquées de tou.te.s?
37 Un ordre de mission est-il systématiquement rédigé et remis avant départ?
Missions AD-9
38 Chaque mission donne-t-elle lieu à la rédaction d'un rapport de mission?
39 Les rapports de mission sont-ils disponibles à tou.te.s?
 Gouvernance page 10 / 281

répo Fiche
GOUVERNANCE Commentaires de l'organisation
nse ELSA

Documents officiels

Récépissé 1 L'organisation dispose-t-elle d'un récépissé d'enregistrement auprès des autorités locales? AD-3

Statuts 2 L'organisation dispose-t-elle de statuts officiels (signés, datés, tamponnés)? AD-3

Règlement Intérieur 3 L'organisation dispose-t-elle d'un règlement intérieur officiel (signé, daté, tamponné)? AD-4
Les textes (statuts ou le règlement d'intérieur) précisent-ils clairement la composition, le rôle et les responsabilités des
4 AD-3
instances statutaires (CA, AG, bureau…)?
Fonctionnement des
5 En cas de modification des documents officiels, l'Assemblée Générale est-elle systématiquement consultée?
organes & instances
Précisent-ils clairement la fréquence de réunion des instances statutaires (CA, AG, bureau), le mode de désignation de ses
6 AD-3 & AD-4
membres, les modalités de vote (quorum)?
Le statut des antennes est-il clairement défini dans les textes (autonomie de gestion ou pas, organes déconcentrés ou ayant
Antennes 7 AD-3
une instance politique, etc.) et appliqué?

Mission et valeurs
8 Les textes (statuts et/ou RI) font-ils explicitement mention de l'objet de l'organisation (mission)?
Mission clairement
formulée L'objet de l'organisation (figurant dans les statuts et/ou le RI) correspond-il à la réalité des actions menées par
9
l'organisation?
Le CA et/ou la direction, en concertation avec les équipes, revoit-il régulièrement sa stratégie au regard des évolutions du AD-3
Mise en perspective 10
contexte local et des nouveaux enjeux de la lutte contre le sida?
Charte/code bonne L'organisation a-t-elle rédigé une charte associative (ou un code de bonnes conduites) qui définit ses valeurs, ses règles
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conduite éthiques… et qui a été validé en Assemblée générale?

Assemblées générales & membres

Des Assemblées Générales sont-elles organisées selon les modalités prévues dans les textes (fréquence, quorum, modalité
AG 12 AD-3
de désignation des membres, etc.)?
Les réunions des AG font-elles l’objet d’un ordre du jour et d'un compte-rendu (ou procès-verbal) qui rend compte des
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Ordres du jour et PV débats et décisions prises?
14 Les ordres du jour et les PV sont-ils partagés avec les membres et les permanents (par voie d'affichage ou autre)?
La qualité de "membre" est-elle clairement définie dans les textes (statuts ou règlement d'intérieur) et distinguée des statuts
15
Définition du statut de de bénéficiaire ou de permanent?
AD-3
membre 16 L’organisation a-t-elle mis en place un système d’identification de ses membres (carte, etc.)?
17 L'organisation dispose-t-elle d'une liste actualisée de ses membres?
Suivi des cotisations 18 L'organisation dispose-t-elle d'un outil lui permettant de faire le suivi des cotisations?
L’organisation a-t-elle mis en place un dispositif d’information du public et des bénéficiaires sur la possibilité et les modalités
19
d’adhésion (à l’accueil du centre, sur son site internet, etc.)?
Animation des membres
A leur arrivée dans l’organisation, les membres bénéficient-ils d’une information sur l'objet de l'organisation, ainsi que sur
20
leurs rôles et responsabilités?

Conseil d'Administration & bureau

Les modalités d'élection des membres du Conseil d'Administration et du bureau sont-elles clairement définies dans un
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document officiel et respectées?
Le Conseil L'organisation a-t-elle défini des règles claires empêchant le cumul des mandats exécutifs (bureau, CA) avec les fonctions
22
d'Administration de personnel de l'organisation (salarié, vacataire, indemnisé…)?
Des Conseils d'Administration sont-ils organisés selon les modalités prévues dans les textes (fréquence, quorum, modalité
23 AD-3
de désignation des membres, etc.)?
Les réunions de CA font-elles l’objet d’un ordre du jour et d'un compte-rendu (ou procès-verbal) qui rend compte des débats
24
et décisions prises?
PV des CA
 Gouvernance page 11 / 281
PV des CA
25 Les ordres du jour et les PV sont-ils partagés avec les membres et les permanents (par voie d'affichage ou autre)?

26 Les pouvoirs et rôles du CA et de l’équipe dirigeante salariée sont-ils clairement délimités afin qu'ils ne se chevauchent pas?
27 Cette répartition des rôles et responsabilités est-elle respectée et connue des personnels?
Le Conseil d'Administration désigne-t-il un auditeur indépendant chargé de mener un audit et un contrôle annuel des
Pouvoir et Rôle du CA 28 AD-3
comptes et des procédures internes?
Le Conseil d'Administration examine-t-il et valide-t-il les états financiers globaux annuels produits ainsi que le rapport d'audit
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annuel et le rapport sur les contrôles internes et la conformité à la législation nationale?
30 Le CA valide t-il de manière formelle le budget et les révisions au budget?
La liste des membres du CA (indiquant leur nom, fonction, employeur actuel, poste occupé dans le CA…) est-t-elle
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disponible et régulièrement actualisée?
Documents officiels
L'organisation liste-t-elle chaque année les conventions réglementées (contrats/marchés octroyés à des administrateurs de
32 AD-8
l'organisation)?
Le bureau se réunit-il à la fréquence et selon les modalités prévues dans les textes (fréquence, quorum, modalité de
33 AD-3
désignation des membres, etc.)?
Les réunions du bureau font-elles l’objet d’un ordre du jour et d'un compte-rendu (ou procès-verbal) qui rend compte des
34
débats et décisions?
Le Bureau les 3 fonctions obligatoires pour constituer une organisation (président.e, trésorier.e, secrétaire) sont-elles occupées par 3
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membres bénévoles de l'organisation (non salariés)?
36 Les personnes en charge de ces fonctions connaissent-elles les droits et obligations que leur fonction implique? AD-1

37 Sont-elles suffisamment disponibles et compétentes pour remplir ces fonctions?

Délégations de pouvoir 38 Des délégations de pouvoir entre le président et la direction ont-ils été signés? Sont-ils toujours valides? AD-5

Vie associative

Implication des 39 Les bénéficiaires sont-ils régulièrement encouragés à devenir membres?

bénéficiaires 40 Des bénéficiaires sont-ils/elles représenté.e.s dans les instances statutaires (CA, Bureau)?
Les procédures de sanctions vis-à-vis des membres de l'organisation (avertissement, suspension, radiation) sont-elles
Sanctions 41
clairement définies dans les documents officiels et appliquées?
Participation des Les projets/actions menées par l’organisation font-elles l’objet d’une discussion et d’une élaboration collective avec les
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bénéficiaires personnes concernées (acteurs de terrain, autorités locales et populations cibles)?
 Test sur la structuration associative
Résultats par domaines

Gestion
100%
Acquis
50%
0% Les fondamentaux
Gouvernance 0% RH
La maîtrise

Le perfectionnement

Logistique
Le niveau de structuration globale de v C-

% de réponses
Questions
positives

Niveau élémentaire (C
0%
)

Niveau moyen (B) 0%

Niveau avancé (A) 0%

 Test sur la structuration associative
Résultats par objectifs et par domaines

Positionnement
Acquis
global

Les fondamentaux

100% Les fondamentaux de la structuration associative ne sont pas encore acquis par votre
organisation.
Il est urgent de définir avec vos équipes des pistes d’action en vue de renforcer le fonctionnement
0% X de votre organisation à court terme (dans les 6 mois). Cette démarche vous permettra d'améliorer la
justification de l'utilisation de vos fonds, de mieux anticiper et de planifier vos besoins, de clarifier
les attentes du Conseil d'administration et/ou de la direction et celles du personnel, de mieux
50%
sécuriser vos fonds et ainsi de réduire le risque de malversation, de faciliter le partage d'information
et la communication en interne...

0% 0% 0% 0%
0%
logistique Gestion RH Gouvernance

La maîtrise

100%

Les fondamentaux de la structuration associative sont acquis mais pas encore totalement
maîtrisés.
Afin d'asseoir vos acquis et votre fonctionnement, il est important de définir avec vos équipes des
pistes d’action en vue de renforcer le fonctionnement de votre association à moyen terme (avant 12
0% mois). Cette démarche vous permettra de mieux respecter vos engagements auprès de partenaires
financiers, de donner une image de fiabilité, de protéger votre personnel et vos biens, d'améliorer
50%
l'efficience et l'opérationnalité de vos services, d'éviter les litiges, de commencer à mettre en place
une politique de traçabilité, de poursuivre la sécurisation vos fonds et ainsi réduire le risque de
malversation, de justifier des nouvelles demandes de financement...

0% 0% 0% 0% 0%
logistique Gestion RH Gouvernance

Le perfectionnement

100%
Les composantes de la structuration associative sont maîtrisées au sein de votre
organisation.
Afin de vous perfectionner et de rendre votre structuration pérenne, il est nécessaire de mener une
réflexion sur la mise en place d'un plan structurel avec vos équipes sur le long terme (dans les 24
0% mois). Cette démarche vous permettra de donner une image professionnelle, d'assurer l'efficience
et l'opérationnalité de vos services, d'optimiser les coûts et les achats réalisés, de disposer d'une
50% comptabilité aux normes nationales, d'améliorer la qualité de vos rapports techniques et financiers,
d'établir une politique salariale cohérente et transparente, de certifier vos comptes par un cabinet
externe indépendant...

0% 0% 0% 0% 0%
logistique Gestion RH Gouvernance
Activités à mener pour passer du niveau élémentaire à un niveau émergent

Gestion - les fondamentaux - à court Gouvernance - les fondamentaux - à court

Logistique - les fondamentaux - à court terme RH - les fondamentaux - à court terme
terme terme
Activités à mener pour passer du niveau émergent à un niveau avancé
Logistique - la maîtrise - à Gestion - la maîtrise - à RH - la maîtrise - à moyen Gouvernance - la maîtrise -
moyen terme moyen terme terme à moyen terme
Activités à mener pour atteindre l'ensemble des objectifs
Logistique - le Gestion - le Gouvernance - le
RH - le perfectionnement -
perfectionnement - à long perfectionnement - à long perfectionnement - à long
terme à long terme
terme terme
 Pistes de renforcement page 273 / 281 01/18/2024

Pistes de renforcement
Nom de votre organisation:

Année 1 Année 2
T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 Responsable Moyens
Logistique - les fondamentaux - à court terme

Logistique - la maîtrise - à moyen terme

Logistique - le perfectionnement - à long terme

Gestion - les fondamentaux - à court terme

Gestion - la maîtrise - à moyen terme

Gestion - le perfectionnement - à long terme

RH - les fondamentaux - à court terme

RH - la maîtrise - à moyen terme

RH - le perfectionnement - à long terme

Gouvernance - les fondamentaux - à court terme

Gouvernance - la maîtrise - à moyen terme

Gouvernance - le perfectionnement - à long terme

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Année 1 Année 2
T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 Responsable Moyens
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Année 1 Année 2
T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 Responsable Moyens
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Année 1 Année 2
T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 Responsable Moyens
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Année 1 Année 2
T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 Responsable Moyens
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Année 1 Année 2
T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 Responsable Moyens
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Année 1 Année 2
T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 Responsable Moyens
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Année 1 Année 2
T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 Responsable Moyens
Pistes de renforcement page 281 / 281 01/18/2024

Année 1 Année 2
T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 Responsable Moyens