Memoire GONI TAL Org

République Togolaise
MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT
SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE Travail-Liberté-Patrie
INSTITUT DES SCIENCES TECHNOLOGIQUES

ECONOMIQUES ET ADMINISTRATIVES
Domaine : Sciences Economiques et de Gestion
Mention : Sciences de Gestion
Grade : Licence Professionnelle
N d’ordre : PFE\LP-4166/2019
Spécialité : TRANSPORT LOGISTIQUE ET TRANSIT
MISE EN PLACE D’UN TABLEAU DE BORD POUR

L’OPTIMISATION DE LA GESTION DE STOCKS A
FORMATEC
Mémoire de fin d’étude pour l’obtention du diplôme de Licence

Professionnelle
Présenté et soutenu par :
GONI Taloutou
Session de Décembre 2022
Jury de soutenance
Président : Mme GADIGBE Elom Yawavi Master en Sciences de Gestion
Directeur : Mme AMEY Ruphine Joëlle Master en Sciences de Gestion
Membres : M. AKPOTI Koffi Zikpigno Master en Sciences de Gestion
: M. OULA Miguel Komlan Master en Transport Logistique
Mise en place d’un tableau de bord pour l’optimisation de la gestion de stocks à
FORMATEC
RESUME
L’objectif de ce travail est de mettre en place un tableau de bord pour l’optimisation

de la gestion de stocks à FORMATEC.
Après une collecte d’informations sur le Service Finance et Comptabilité de
FORMATEC, une analyse des données a été effectuée.
Cette analyse a permis de relever quelques difficultés pouvant freiner l’activité du
Service Finance et Comptabilité. Ce qui a permis de mettre en place un outil de
gestion de stocks qui concerne :
- Les niveaux de stocks qui permettent d’avoir la quantité en stock ;
- Les consommations qui permettent d’avoir la quantité totale consommée ;
- Le nombre de pertes qui détermine la quantité et les articles perdus ;
- Les valeurs des stocks qui déterminent le montant total des articles en stock ;
- Le taux de service qui définit la satisfaction du personnel.
- La couverture de stocks qui permet de savoir combien de temps peut couvrir
le stock actuel ;
- Le taux de pertes détermine la quantité perdue par rapport à la quantité totale
en stocks.
Mémoire de Licence-GONI T. II FORMATEC

FORMATEC
DEDICACES
Ce présent document est dédié à :

- Mon père GONI Moumouni ;
- Ma très chère regrettée mère SAMARI Aïdatou ;
- Mon frère ATTI Abdoul Fataou.
Mémoire de Licence-GONI T. III FORMATEC

FORMATEC
REMERCIEMENTS
Je tiens à remercier tous ceux qui de prêt ou de loin ont contribué à
l’accomplissement de mon travail. Mes remerciements vont :
 Au jury, qui de par leurs multiples occupations, vont accepter prendre de leur
temps pour juger et parfaire ce document.
- Présidente du jury, Mme GADIGBE Elom Yawavi, Master en Sciences de
Gestion, Spécialité Gestion des Ressources Humaines, Responsable du
Service Ressources Humaines à FORMATEC ;
- Directeur de Mémoire, Mme AMEY Ruphine Joëlle, Master en Sciences
de Gestion, Spécialité Comptabilité Contrôle Audit, Responsable du
Service Contrôle Audit Interne et Enseignante à FORMATEC ;
- Membre, M. OULA Miguel Komlan ; Master en Transport Logistique,
Enseignant à FORMATEC ;
- Membre M. AKPOTI Koffi Zikpigno, Master en Sciences de Gestion, Spécialité
Comptabilité Contrôle Audit, Enseignant à FORMATEC ;
 A la Direction et au Personnel de FORMATEC :

- Au Directeur Général de FORMATEC, Dr. AMEY Kossi Bollanigni Docteur
Ingénieur, Professeur Honoraire, Name in Science, Enseignant-chercheur à
l’Ecole Nationale Supérieure d’Ingénieur (ENSI) de l’Université
de Lomé (UL) et à FORMATEC ;
- Au Secrétaire General, M. ATTISSO Follyvi Adjignon, Responsable Qualité de
FORMATEC ;
- Au Coordonnateur Académique, M. AMESSEFE Komi Yoan Frédy, Ingénieur
en Génie Civil, Responsable de la Filière TCE et Enseignant-Chercheur à
FORMATEC ;
- Au Responsable de la Filière Sciences Économiques et Administratives de
FORMATEC, M. ABOUSSI Aklesso, Titulaire d’un Master en Droit, Enseignant
à FORMTEC ;
- A l’Assistants du Responsable de la Filière Sciences Économiques et
Administratives de FORMATEC, M. MADJOULMATA Litaaba ;
- A tout le personnel et le corps enseignant de FORMATEC.
Mémoire de Licence-GONI T. IV FORMATEC

FORMATEC
 A ma famille :
- A Mon père GONI Moumouni et Ma mère SAMARI Aidatou, Pour leur soutien
financier et moral durant toute ma carrière scolaire ;
- Mes frères et sœurs et à toute ma famille pour leur soutien et prières.
 A mes amis :
- A mes amis qui ne m’ont pas oublié dans leurs prières ;
- A mes promotionnaires, pour les moments durs que nous avons partagés
ensemble.
Que Dieu vous le rende au centuple.
Mémoire de Licence-GONI T. V FORMATEC

FORMATEC
TABLE DES MATIERES

RESUME................................................................................................................... II
DEDICACES.............................................................................................................III
REMERCIEMENTS..................................................................................................IV
TABLE DES MATIERES.......................................................................................... VI
LISTE DES FIGURES..............................................................................................IX
LISTE DES ABREVIATIONS ET SYMBOLES..........................................................X
INTRODUCTION....................................................................................................... 1
1- REVUE DE LITTERATURE..................................................................................4
1-1 GENERALITES SUR LA GESTION DE STOCKS...............................................5
1-1-1 Définition et Catégorie de stocks......................................................................5
1-1-1-1 Définition de stocks.......................................................................................5
1-1-1-2 Catégorie et fonction de stocks.....................................................................5
1-1-2 Processus d’approvisionnement.......................................................................7
1-1-3 Processus de gestion de stocks.......................................................................9
1-1-3-1 Réception des livraisons...............................................................................9
1-1-3-2 Gestion des risques des stocks...................................................................10
1-1-3-3 Comptabilisation des stocks........................................................................10
1-1-3-4 Sorties des stocks.......................................................................................11
1-1-3-5 Inventaires physiques des stocks................................................................12
1-1-3-6 Valorisation et la dépréciation des stocks...................................................14
1-2 GENERALITES SUR LE TABLEAU DE BORD.............................................14
1-2-1 Définition et fonction du tableau de bord........................................................14
1-2-1-1 Définition du tableau de bord......................................................................14
1-2-1-2 Fonction du tableau de bord........................................................................15
1-2-1-3 Caractéristiques de l’information intégrée dans le tableau de bord.............16
1-2-1-4 Classification par fonction...........................................................................16
1-2-2 Objectifs du tableau de bord...........................................................................17
1-2-3 Rôle du tableau de bord.................................................................................17
1-2-4 Indicateurs de Performance...........................................................................18
1-3 TRAVAUX ANTERIEURS..................................................................................19
Mémoire de Licence-GONI T. VI FORMATEC

FORMATEC
1-3-1 Mise en place d’un tableau de bord pour l’optimisation de la gestion des
stocks………………………………………………………………………….…….19
1-3-2 Elaboration de Check List de gestion des stocks de fournitures de bureau
au Service Finance et Comptabilité de FORMATEC……………………….….19
1-3-3 Elaboration d’un manuel de procédures de gestion des commandes au
Service Finance et Comptabilité de FORMATEC………………...
…………….202- CADRE D’ETUDE ET METHODOLOGIE DU TRAVAIL..............21
2-1 CADRE D’ETUDE..............................................................................................22
2-1-1 Présentation générale de FORMATEC..........................................................22
2-1-1-1 Localisation de FORMATEC.......................................................................22
2-1-1-2 Historique de FORMATEC..........................................................................23
2-1-1-3 Fonctionnement de FORMATEC.................................................................24
2-1-2 Présentation du Service Finance et Comptabilité de FORMATEC...............28
2-1-2-1 Historique du Service Finance et Comptabilité............................................28
2-1-2-2 Acteurs du service et leurs principales fonctions.......................................29
2-1-2-3 Fonctionnement du Service Finance et Comptabilité (SFC).....................30
2-2 METHODOLOGIE DU TRAVAIL.......................................................................32
2-2-1 Collecte des données.....................................................................................32
2-2-1-1 Collecte d’information sur FORMATEC.......................................................32
2-2-1-2 Observation participative.............................................................................33
2-2-2 Analyse des données collectées....................................................................33
2-2-3 Mise en place d’un Tableau de Bord..............................................................33
3- MISE EN PLACE D’UN TABLEAU DE BORD DE GESTION DE STOCKS......34

3-1 CHOIX DES INDICATEURS DE PERFORMANCE...........................................35
3-1-1 Levier fiabilité..................................................................................................35
3-1-1-2 Taux de service...........................................................................................36
3-1-2 Levier efficience..............................................................................................37
3-1-3 Levier éco-logistique.......................................................................................37
3-2 STRUCTURATION DU TABLEAU DE BORD DANS EXCEL............................38
3-2-1 Description de l'interdépendance des données..............................................38
3-2-2 Mise en place des feuilles de travail...............................................................39
3-2-2-1 Feuille « menu »..........................................................................................39
Mémoire de Licence-GONI T. VII FORMATEC

FORMATEC
3-2-2-2 Menu Général..............................................................................................40

3-2-3 Bases de données..........................................................................................41
3-2-3-1 Fiche de Stocks...........................................................................................41
3-2-3-2 Feuille « Mouvement »................................................................................44
3-2-3-3 Feuille « Fiche de Besoin ».........................................................................44
3-2-3-4 Feuille « Pertes »........................................................................................ 45
3-3 FEUILLES DES DONNEES...............................................................................46
3-3-1 Feuille « Niveau de stocks »...........................................................................46
3-3-2 Feuille « Consommations »............................................................................47
3-3-2-1Consommation par service...........................................................................47
3-3-2-2 Consommation par articles..........................................................................48
3-3-3 Nombre de pertes...........................................................................................48
3-3-4 Valeurs des Stocks.........................................................................................49
3-4 INDICATEURS DE PERFORMANCES……………………………………………49
3-4-1 Taux de Service……………………………………………………………………49
3-4-2 Couverture de Stocks.....................................................................................52
3-4-3 Taux de Perte.................................................................................................53
CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS.............................................................53
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES...................................................................58
ANNEXE..................................................................................................................60
Mémoire de Licence-GONI T. VIII FORMATEC

FORMATEC
LISTE DES FIGURES

Figure 2-1 : Localisation de FORMATEC ……………………...…………………………
23
Figure 2-2 : Organigramme Administratif de FORMATEC……….………..……………
27
Figure 3-1 : Feuille menu……………………...…………………………………...………
40
Figure 3-2 : Menu Général…….………………...…………………………………...……40
Figure 3-3 : Fiche de Stock……………………...…………………………………...……43
Figure 3-4 : Feuille des Mouvements……………………...……………………………..44
Figure 3-5 : Fiche de besoin……………………...…………………………………...
…...45
Figure 3-6 : Feuille Pertes……………………...…………………………………...
……..46
Figure 3-7 : Niveau de Stock……………………...…………………………………...
…..47
Figure3-8 : Consommations par Service……………………...
………………………….48
Figure 3-9 : Consommation par Articles………………… ……….…...…………………
48
Figure 3-10 : Pertes en Quantité……………………...………………………….……….49
Figure 3-11 : Valeur de stocks…………………...……………………………………….50
Figure 3-12 : Tableau Croisé Dynamique des demandes………….………………….51
Figure 3-13 : Tableau de Synthèse ……………………...
……………………………….51
Figure 3-14 : Taux de Service…………………….....……………………………………52
Figure 3-15 : Tableau Croisé Dynamique des Consommations Moyenne
Mensuelles………………………………………………………………....52
Figure 3-16 : Couverture de Stocks…………………...……………….…………………52
Figure 3-17 : Couverture de Stocks en Graphique……………………...…… .
………..53
Figure 3-18 : Tableau Croisé Dynamique des Pertes d’Articles………………..
……...54
Figure 3-19 : Taux de Pertes……………………...…………………………………...
…..54
Mémoire de Licence-GONI T. IX FORMATEC

FORMATEC
LISTE DES ABREVIATIONS ET SYMBOLES
AC : Assistante Comptable
BT : Brevet de Technicien
CGB : Chargé à la Gestion de Budget
CMM : Consommation Moyenne Mensuelle
CMUP : Coût Moyen Unitaire Pondéré
CS : Couverture de Stocks
CSFC : Chef Service Finance Comptabilité
DAF : Direction Administratif et Financier
DMD : Demande
DT : Diplôme de Technicien
FIFO : First In, First Out
KPI : Key Indicator Performance
LIFO : List In Fist Out
LP : Licence Professionnelle
MP : Master Professionnel
NAP : Nombre d’Articles perdus
NCS : Nombre de Commandes Satisfaites
NE : Niveau d’Exposition
NG : Niveau de Gravité
NM : Niveau de Maitrise
NR : Niveau de Risque
NTAS : Nombre Total d’Articles en Stocks
Mémoire de Licence-GONI T. X FORMATEC

FORMATEC
NTCP : Nombre Total de Commandes Passées

NRR : Niveau de Risque Résiduel
OHADA : Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires
PCG : Plan Comptable Général
PU : Prix Unitaire
RR : Responsable Recouvrement
SEA : Sciences Economiques et de Gestion
SFC : Service Finance et Comptabilité
St : Stocks
STT : Sciences Techniques et Technologiques
SYSCOA : Système Comptable Ouest Africain
TCD : Tableau Croisé Dynamique
TCE : Technologie de Construction et Environnement
Mémoire de Licence-GONI T. XI FORMATEC

FORMATEC
INTRODUCTION
Mémoire de Licence-GONI T. 1 FORMATEC

FORMATEC
INTRODUCTION
A l'heure de la mondialisation de l'économie, où l'environnement concurrentiel des
entreprises se fait de plus en plus rude, les entreprises mettent beaucoup plus
l'accent sur la gestion pour avoir une meilleure rentabilité et faire toujours de
meilleures offres à leur clientèle. L’optimisation des stocks est la recherche d’un
équilibre entre les contraintes ou les objectifs liés aux investissements de capitaux et
les exigences liées à la qualité de service attendue, sur un ensemble d’unités de
gestion des stocks, tout en prenant en compte l’instabilité de l’offre et de la demande
(YOGESH M. et al ; 2011). Lorsqu’un véritable système de gestion des stocks a été
défini et mis en place dans l’entreprise, il conviendra nécessairement de suivre le
système lui-même, ce qui intéressera bon nombre de fonctions de la structure
(gestion des stocks, magasins, achats, production, commercial). Il est donc
primordial de voir le système gestion des stocks vérifier son fonctionnement interne
et ses relations avec les autres fonctions de l’organisation à travers un ensemble
d’alertes et de clignotants. Un autre aspect intéressant de pilotage des stocks est la
possibilité de déclencher des commandes ou des approvisionnements sur alerte de
date dans un système de gestion à recomplétement périodique ou sur alerte par
point de commande dans un système à recomplétement périodique (GAIGA M. ;
2003). Ce système est appelé Tableau de Bord.
Un tableau de bord de gestion est un échantillon réduit d'indicateurs permettant à un
gestionnaire de suivre l'évolution des résultats, les écarts par rapport à des valeurs
de référence le plus possible en temps réel, en se concentrant sur ceux qu'il
considère comme les plus significatifs. Le tableau de bord de
la gestion des stocks apparaît alors comme un récapitulatif synthétique d'un certain
nombre d'informations liées à la gestion des flux d'articles.
FORMATEC est un institut de formation qui dispose en son sein plusieurs Services
de fonctionnement parmi lesquels se trouve le Service Finance et Comptabilité. Ce
service gère plusieurs activités conformément au manuel de procédures de gestion
des activités financières et comptables. La gestion de stock dans ce service est faite
conformément au manuel et au mode opératoire ce qui permet de suivre uniquement
la procédure de gestion de stock. Cette procédure ne permet pas d’avoir un œil sur
le niveau du stock, ce qui aboutit à des ruptures des stocks inattendu et ralenti le
fonctionnement de certains services. Pour une bonne gestion de stocks il faudra

FORMATEC
avoir un indicateur de performance qui permettra à FORMATEC de pouvoir

déclencher ses
commandes, approvisionnements et surtout qui l’alertera à chaque moment où le
stock veut s’épuiser. C’est dans ce contexte que s’inscrit le présent travail dans
lequel nous proposons à travers le thème « Mise en place d’un Tableau de bord pour
l’optimisation de la gestion de stocks à FORMATEC », de proposer un outil de travail
pour améliorer leur gestion de stocks.
L’objectif de ce travail est de proposer un outil de travail adéquat pour améliorer le

système de gestion de stocks.
Pour atteindre cet objectif, la démarche adoptée est la suivante :
- Collecter des données sur le Service Finance et Comptabilité de FORMATEC et

précisément sur le stock ;
- Analyser les données collectées ;
- Mettre en place un tableau de bord.
Le présent document sera organisé en trois chapitres. Le premier chapitre Portera

sur la revue de littérature ; le deuxième chapitre présentera le cadre de l’étude et la
méthodologie du travail et le troisième chapitre sera consacré à une mise en place
d’un tableau de bord. Enfin une conclusion et des recommandations mettront fin à ce
document.

FORMATEC
Chapitre
REVUE 1:
DE LITTERATURE

FORMATEC
1- REVUE DE LITTERATURE
1-1 GENERALITES SUR LA GESTION DE STOCKS
1-1-1 Définition et Catégorie de stocks
1-1-1-1 Définition de stocks

Le stock est l'ensemble des marchandises accumulées en attente d'être
transformées et / ou vendues (VIZZA VONA P. ; 1985).
Le dictionnaire Larousse définit le stock comme étant l’ensemble des marchandises
disponibles sur un marché, dans un magasin ou un ensemble des marchandises qui
sont la propriété d’une entreprise.
1-1-1-2 Catégorie et fonction de stocks

a- Catégorie de stocks (MUNHIRE KABORI M. ; 2012)
En se basant sur le critère fonctionnel, on distingue généralement au sein d’une
entreprise : le stock normal, le stock disponible, le stock maximum, le stock mort, le
stock de récupération et le stock de dépannage.
 Le stock normal
Constitué des articles dont l’utilisation est courante, constante et continue. Le stock
normal comprend trois types de stocks :
• Le stock actif : c’est le stock destiné à la consommation courante ;

• Le stock de protection ou de sécurité : qui est la réserve destinée à pallier aux
accélérations imprévues de sortie de délai de livraison etc. Ce stock reste en
magasin et ne peut être utilisé qu’après l’épuisement du stock actif ;
• Le stock d’alerte ou minimum : c’est celui qui permet de passer la commande
lorsque le niveau minimal est atteint.
 Le stock disponible
Il est constitué du stock réellement existant diminué des demandes non encore
satisfaites.
 Le stock maximum
Il est le stock plafond, le stock au-delà duquel il y a pléthore de stock.

FORMATEC
 Le stock mort
Il est le stock qui est en magasin lorsque les flux d’entrée et de sortie sont nuls.
 Le stock de récupération
Il est constitué de matériels déjà utilisés mais qu’il est probable de pouvoir les
remettre en activité dans le circuit de l’entreprise après remise en état.
 Le stock de dépannage ou stock de création

C’est le stock qui permet de continuer l’activité, même en cas d’arrêt
d’approvisionnement. Il est souvent créé par les encours de fabrication. Mais au sein
d’une entreprise, il ne suffit pas d’avoir un stock mais plutôt la manière de le gérer
qui importe le plus. Une bonne gestion des stocks est source du pilotage de
performance au sein d’une organisation. Fort de cela, il est intéressant de nous
appesantir sur la notion de gestion des stocks.
b- Fonction de stock
Les stocks ont plusieurs fonctions :

- Fonction de régulation : Les stocks permettent le lissage des irrégularités
d'approvisionnements et/ou de la production, réduisent les risques de ruptures
et favorisent le maintien d'une activité continuelle.
- Fonction logistique : les stocks permettent de maintenir les articles à proximité
de leur lieu de consommation. Ils limitent considérablement les délais d'attente.
- Fonction économique : lorsque le fournisseur accorde des remises importantes
pour des achats en grande quantité, le stockage peut s'avérer utile. De même
pour un souci d'optimisation des approvisionnements, la constitution d'un stock
est généralement une solution indiquée.
- Fonction d'anticipation - spéculation : Le stockage permet de se mettre à l'abri
des hausses de prix des matières ou des produits achetées ou vendues. Il
s'agit donc ici de stocks saisonniers.
- Fonction technique : Le stockage peut être lié à un procédé indispensable
avant la consommation des articles. C'est le cas par exemple, du séchage du
bois, de la maturation des fruits et légumes, de la fermentation des vins.

FORMATEC
1-1-2 Processus d’approvisionnement

Selon la Chambre de Commerce et d’Industrie de Paris (2016), l’approvisionnement
a pour but de répondre aux besoins de l’entreprise en matière de produits ou de
services nécessaires à son fonctionnement. Il consiste à acheter, au bon moment et
au meilleur prix, les quantités nécessaires de produits de qualités à des fournisseurs
qui respecteront les délais.
Il comporte donc un élément achat et un élément gestion de stocks.
Cette fonction est d’autant plus importante pour la compétitivité de l’entreprise que le
rapport qualité-coût des approvisionnements aura une incidence sur le rapport
qualité-coût de la production.
a- Détermination du besoin
C’est la première étape du processus d’approvisionnement. L’activité de l’entreprise
fait surgir des besoins de toutes sortes dans le service, ainsi le processus consiste à
définir et décrire le ou les produit(s) apte(s) à satisfaire les besoins des clients. Les
différents intervenants dans ce processus sont les vendeurs, le chef d’agence, le
responsable des achats et le gestionnaire des stocks.
b- Rapport qualité prix

Pour BATHELOT B. (2018), le concept de rapport qualité / prix fait référence,
comme son nom l'indique, a un rapport ou ratio existant entre le prix d'un produit et
sa qualité. Ce ratio est théorique, car non calculé ou calculable, est considéré
comme un critère potentiel de choix et de décision du consommateur. Ce dernier
peut alors accepter de payer un produit à prix un peu plus élevé que certains
produits concurrents s'il estime que la différence de prix est favorablement
compensée par le différentiel de qualité estimé. Le même raisonnement peut inciter à
choisir un produit de qualité légèrement inférieur si la différence de prix est
suffisante.
Dans le cadre d'une analyse du rapport qualité prix, la notion de qualité peut aussi
bien faire référence à la qualité d'usage qu'à la durabilité du produit.
La notion de rapport qualité/prix est également utilisée dans le cadre de
l'argumentation commerciale des vendeurs. Elle peut par exemple être utilisée pour
pratiquer la montée en gamme.

FORMATEC
c- Choix de fournisseurs
Par un appel d’offre, l’entreprise choisira le fournisseur offrant le produit voulu au bon
prix, par rapport à son niveau de prestation, dont les coûts logistiques
d’approvisionnement sont satisfaisants, et les délais de livraison sont acceptables.
d- Négociation et suivi de la commande

Chaque coût est négocié et chaque commande est suivie (respect de délais de
livraison) et contrôlée (contrôle de la quantité et de la qualité des produits livrés dans
l’entreprise).
e- Contrôle de livraison
Il existe deux types de contrôle après la livraison qui sont : contrôle quantitatif et de
qualité.
 Contrôle quantitatif
Pour BRUEL O. (1999), ce contrôle est effectué en vue de dénombrer les quantités
de produits livrés. Il est matérialisé par un document écrit appelé bon de réception.
Ce document précise :
- L’identité du fournisseur ;
- Le numéro de commande ;
- La quantité reçue ;
- La quantité rejetée éventuellement (abimée dans le transport)
Dès que le comptage est terminé, le réceptionnaire transmet le bon de réception au
Service Achat qui le rapproche de la commande en reportant la quantité livrée sur
cette dernière. Une copie du bon de réception est transmise au magasinier pour
servir de pièces justificatives des entrées de produits en magasin et au service en
charge de la de la gestion de stock pour enregistrement.
 Contrôle de qualité
Pour GOGUE J. (2007), la procédure la plus courante pour vérifier la qualité est celle
du « Contrôle d’entrée », expression à laquelle on préfère le terme « inspection

FORMATEC
entrante », car le mot contrôle risque de prêter à confusion. Il s’agit tantôt d’une
inspection unitaire, dite à cent pour cent, tantôt d’une inspection statistique par lot.
1-1-3 Processus de gestion de stocks

La gestion de stock regroupe l’ensemble des opérations à réaliser afin de déterminer
la fréquence d’approvisionnement et les quantités à acheter (PAUL A. ; 2001). Elle
devra alors permettre de mettre en place une bonne organisation et une stratégie
adaptée aux besoins de l’entreprise afin de répondre efficacement aux attentes des
clients, mais surtout pour éviter les pertes liées à un souci de stockage. La gestion
de stocks permet l’amélioration de la performance économique de l’entreprise.
La gestion de stocks constitue, de nos jours, une fonction importante au sein de
toute entreprise, qu’elle soit privée ou publique. A ce sujet, une saine gestion des
stocks peut et doit être réalisée dans toute l’entreprise, quelle qu’en soit la taille,
moyennant des méthodes aisées à mettre en œuvre, d’un coût dérisoire, et
générateur de profits parfois insoupçonnés (ZERMATI P. ; 1997). La fonction de
gestion de stock occupe une position prépondérante dans l’entreprise.
Afin d’avoir une vision claire et détaillée du processus de gestion de stocks, il est
découpé en six sous processus :
- La réception des livraisons ;
- La gestion des risques de stocks ;
- La comptabilisation des stocks ;
- Les sorties des stocks ;
- Les inventaires physiques des stocks ;
- La valorisation et la dépréciation des stocks.
1-1-3-1 Réception des livraisons

Elle intervient après la commande de la fourniture et constitue un sous processus
délicat de la gestion des stocks. La réception a généralement lieu chez l’acheteur et
implique les représentants de l’entreprise ayant passé la commande et ceux de
l’entreprise chargée de livrer les fournitures de bureau commandées.
Pour les entreprises de grande dimension, la réception de la livraison est assurée
par un service réception hiérarchiquement dépendant des achats.
Il a pour tâches :
- De recevoir les arrivages des transporteurs ou des fournisseurs eux-mêmes ;

FORMATEC
- De signer les arrivages présentés par ceux-ci ;

- D’identifier et d’enregistrer toutes les marchandises qui entrent ;
- D’en informer les achats, le magasin (s’il n’en dépend pas), les services
utilisateurs et le contrôle ;
- Et de mettre le plus rapidement possible ces marchandises à disposition.
La réception de la livraison nécessite l’accomplissement des tâches de contrôle
quantitatif et qualitatif.
1-1-3-2 Gestion des risques des stocks (HELENE B. ; 2000)

Il s’agit ici de placer les risques dans une carte en tenant compte des trois niveaux
d’exposition, de gravité et de maîtrise : c’est la formation des risques. Les notes
attribuées aux niveaux d’exposition et de gravité permettant de définir un niveau de
risques ne tenant pas compte des moyens de prévention existants ; ce niveau du
risque associé au niveau de maîtrise donne un niveau de risque résiduel intégrant
les mesures de prévention existantes et effectivement appliquées. Le calcul se fait
ainsi :
NR = NE x NG (1-1)
Avec :
NR= Niveau de Risque ;
NE= Niveau d’Exposition ;
NG= Niveau de Gravité.
NRR= NE x NG x NM (1-2)
Avec :
NRR= Niveau de Risque Résiduel ;
NM= Niveau de Maitrise.
1-1-3-3 Comptabilisation des stocks

Pour MABUDU J. (2005), la comptabilité est depuis longtemps, considérée comme
une connaissance utile. Elle est nécessaire pour un dirigeant d’une entreprise. Elle
est aussi nécessaire dans l’exploitation d’un commerce, l’administration d’une
collectivité de sorte que même l'actionnaire, l'épargnant, le citoyen ne peuvent plus
l'ignorer. Exprimée en terme simple, elle peut être comprise par tous.

FORMATEC
La comptabilité peut se résumer comme étant une discipline permettant de

répertorier
(Classifier) tous les mouvements de flux, les dépenses et les recettes de l’entreprise.
Elle permet en outre de :
- Saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées ;
- Fournir, après traitement approprié, un ensemble d'informations conforme aux
besoins des divers utilisateurs intéressés.
Dans le souci d'obtenir des informations fiables sur la gestion des stocks, les chefs
d'entreprise s'orientent de plus en plus vers la gestion informatisée.
La gestion informatisée permet :
- Le traitement des entrées de stocks aux coûts d'achat c'est-à-dire au coût
historique ; les bons de réception en sont les pièces justificatives ;
- Le traitement des sorties aux valeurs d'inventaires ; ici les pièces justificatives
sont les bons de sorties signés par des personnes habilitées désignées par la
Direction Générale ;
- La détermination du niveau des comptes de stocks grâce à l'enregistrement des
opérations par la comptabilité générale.
L'objectif de la gestion automatisée est la détermination à un instant « t » quelconque
du niveau des stocks par nature et catégorie d'articles. En outre, elle permet de
connaître avec précision la nature et les quantités de fournitures consommées par
les services. Mais la qualité de la gestion informatisée dépend fortement de la qualité
des opérations comptables.
1-1-3-4 Sorties des stocks

L'absence totale de toute forme de contrôle est néfaste.
Cette étape de la gestion des stocks consacre la sortie des articles en stockage soit
pour satisfaire une demande de consommation, soit pour une mise au rebut.
Pour les demandes de consommation, toute sortie d'un article devra faire l'objet de
contrôles de quantité et de qualité.
- Contrôle des quantités des stocks

Cette tâche est exécutée au vu d'un document essentiel appelé bon de sortie ou
prélèvement. Ce document qui précise la nature et les quantités des articles est
autorisé par les responsables désignés à cet effet par la Direction Générale. Mais

FORMATEC
une bonne gestion des stocks exige que le bon de sortie soit également revêtu de la
signature du service demandeur ; le non-respect de cette dernière précaution peut
conduire à des détournements de stocks.
Une autre difficulté est la transmission tardive des bons de sortie au service en
charge de la comptabilité pour enregistrement ; ceci a pour conséquence un
déphasage entre les sorties physiques d'articles et leur enregistrement comptable.
Cela peut fausser le bilan de clôture en cas de chevauchement sur deux (2)
exercices comptables.
- Contrôle de la qualité des stocks

La qualité est un objectif pour toute entreprise quelle que soit la nature de son
activité.
Les articles ne sont pas à l'abri de dépréciation durant le stockage. Aussi, le contrôle
de leur qualité s'impose au moment de leur sortie. Dans tous les cas, la livraison d'un
article défectueux est à la charge du fournisseur qui remet, en contrepartie, au client
une facture d'avoir.
Pour les sorties d'articles destinés à la propre consommation de l'entreprise, le
contrôle de la qualité est également de rigueur. En effet, une consommation d'articles
de mauvaise qualité peut endommager les outils de production empêchant ainsi
l'atteinte des objectifs de l'entreprise.
La qualité est une construction qui commence bien avant la production et l'utilisation
de l'objet, par sa conception et s'achève souvent longtemps après qu'on ait cessé
d'utiliser le produit, par sa destruction et son recyclage.
1-1-3-5 Inventaires physiques des stocks

Les inventaires se caractérisent par des contrôles physiques. Le matériel, les
stocks, les disponibilités et autres actifs font l'objet d'une protection physique et
d'inventaires périodiques dont les résultats sont comparés aux données figurant sur
les documents de contrôle.
L'inventaire physique des stocks est obligatoire à la clôture de l'exercice :
recensement et valorisation des marchandises, fournitures de bureau,
approvisionnements et produits fabriqués qui sont la propriété de l'entreprise.

FORMATEC
L'objectif poursuivi par l'inventaire physique est la confirmation de l'existence

physique d'un élément d'actif. Ce travail doit être conduit avec ordre, méthode et
précision. Toute erreur en dénaturerait les résultats.
Lors des travaux d'audit externe, la plupart des réserves faites sont dues au peu de
fiabilité des inventaires de stocks physiques ; soit ils sont entachés d'erreurs quand
ils sont faits, soit dans le pire des cas ils ne sont pas du tout produits.
Cette fonction particulièrement importante comprend toutes les opérations de
recensement physique des stocks de l'entreprise, en vue de conforter ou, en cas
d'écart, de rectifier les soldes comptables des stocks. Le rapprochement des
inventaires physiques des inventaires théoriques peut aboutir soit à des écarts
positifs appelés bonis d'inventaires, soit à des écarts négatifs appelés mali
d'inventaires. Mais la qualité de l'inventaire dépend de la bonne tenue des livres
comptables obligatoires. Les principes clés qui sous-tendent la tenue de ces
documents sont :
- Plan Comptable Général (PCG) impose la tenue de plusieurs registres comptables :

livre-journal, grand livre, livre d'inventaire, ainsi qu'une documentation décrivant les
procédures et l'organisation comptable de l'entreprise. Ces documents doivent être
conservés pour dix ans ;
- Le livre d'inventaire relève des travaux de fin d'exercice ;
- Le livre-journal et le grand-livre enregistrent les opérations survenues pendant
l'exercice comptable ;
- La documentation relative aux procédures et à l'organisation comptable permet la
compréhension et le contrôle du système comptable.
Il existe deux types d'inventaire :
- L'inventaire de fin d'année qui permet de valoriser les stocks nécessaires à
l'établissement du bilan de l’exercice ;
- L'inventaire tournant qui se déroule tout au long de l'année.
Quel que soit le type d'inventaire utilisé, les prises d'inventaires nécessitent le
respect rigoureux de la procédure ci-après :
a- Préparation de l'inventaire :

FORMATEC
- La nomination d'un responsable de l'inventaire et des intervenants ;

- Les instructions à donner pour la prise d'inventaire.
-
b- Déroulement de l'inventaire :
- Le travail préparatoire ;
- L’intervention des équipes de comptage ;
- L’exploitation des résultats du comptage ;
- Le contrôle du travail d'inventaire.
1-1-3-6 Valorisation et la dépréciation des stocks

Comme les normes internationales, le Système Comptable OHADA fonde
l'évaluation des stocks sur la convention des coûts historiques. Il s'appuie également
sur les principes de prudence et de continuité de l’exploitation.
La valorisation des stocks s'opère à plusieurs stades :
- L'évaluation à l'entrée : les stocks sont valorisés aux coûts d'achats ou coûts de
production ;
- L'évaluation à la sortie : les stocks sont valorisés selon la méthode d'évaluation
pratiquée par l'entreprise ;
- L'évaluation à l'inventaire : les stocks sont valorisés selon la méthode CMUP, FIFO,
LIFO ; mais leur valeur peut être basée sur le cours du jour.
Les méthodes d'évaluation retenues par le SYSCOA sont : le CMUP et le FIFO.
Selon le SYSCOA, « il y a lieu de constater une dépréciation de la valeur des stocks,
lorsque leur valeur économique réelle, au jour de l'inventaire, est inférieure à la
valeur comptable (stocks détériorés, défraîchis, démodés, devenus inutilisables ou
invendables) ». Cette diminution de la valeur des stocks se traduit par la constitution
d'une provision.

FORMATEC
1-2 GENERALITES SUR LE TABLEAU DE BORD
1-2-1 Définition et fonction du tableau de bord
1-2-1-1 Définition du tableau de bord
L’appréciation de la qualité du service prodigué par le système à l’entreprise sera

rendue possible par le contrôle et le suivi des résultats de la gestion elle-même. Le
tableau de bord de la gestion de stock apparait alors comme un récapitulatif
synthétique d’un certain nombre d’informations liées à la gestion des flux d’articles.
Ces informations doivent pouvoir se déduire du système d’information globale et
seront destinées aux différentes fonctions intéressées : achat, commercial, finance,
comptabilité, production, gestion de stocks, magasins et direction générale (GAIGA
M. ; 2003).
Un tableau de bord de gestion est un échantillon réduit d'indicateurs permettant à
un gestionnaire de suivre l'évolution des résultats, les écarts par rapport à des
valeurs de référence (objectifs fixés, normes internes ou externes, références
statistiques), le plus possible en temps réel, en se concentrant sur ceux qu'il
considère comme les plus significatifs.
1-2-1-2 Fonction du tableau de bord

Dans la définition des fonctions, VOYER P. (2006) indique que le tableau de bord
permet, de façon régulière et même constante, de mesurer, de cerner, de suivre les
clientèles. Il constitue un avertisseur, un outil de prise de décision face aux
problèmes d'écarts, de variations ou de tendances entre le prévu, le voulu, le réalisé
et le vécu. Il peut indiquer au gestionnaire la nécessité d'entreprendre une analyse
plus approfondie dans le système d'information de gestion. Les gestionnaires
peuvent être informés sur l'essentiel des paliers inférieurs et peuvent aussi
transmettre à leur tour des indicateurs pertinents aux paliers supérieurs. Un système
rigoureux d'indicateurs permet d'améliorer sensiblement la mesure de la
performance et rend crédible les évaluations qui en sont tirées. Le tableau de bord
favorise la communication, l'échange d'informations entre les gestionnaires, stimule
la discussion en permettant de cerner le dialogue sur la performance. Il motive
l'ensemble du personnel par l'utilisation d'informations plus objectives pour
l'évaluation du rendement. Il contribue à la formulation des objectifs de l'organisation.

FORMATEC
Pour FONGANG U. L. (2015), le tableau de bord dans une entreprise est un outil qui
joue le rôle de boussole. A bord de son automobile, un conducteur se renseigne sur
des paramètres comme la vitesse, le niveau de carburant ou encore la distance
parcourue à travers le tableau de bord. Il en est de même pour un manager qui a la
responsabilité de piloter un projet, un service ou une entreprise. Il aura besoin d'un
certain nombre d'informations lui renseignant sur l'état de son activité. Pour cette
raison, le tableau de bord peut avoir plusieurs fonctions :
- Outil d'amélioration : grâce à la connaissance de l'état du système actuel, il est plus

facile de déceler les points où il y a des dysfonctionnements et mettre sur pieds des
mesures correctives. Bien plus, par l'analyse des informations fournies par le tableau
de bord, il est plus facile de se fixer un objectif d'amélioration sur une période.
- Outil de motivation du personnel : puisqu'il est un outil d'amélioration, le tableau de
bord est par ricochet un outil de motivation du personnel. Par les objectifs qui y sont
fixés, les personnes interpellées sont beaucoup plus motivées pour l'atteinte du
résultat. Beaucoup quand il s'agit d'un résultat global faisant intervenir plusieurs
maillons dans une chaîne, personne ne voudra être celui qui freine l'atteinte de
l'objectif.
Pour GERBAIX S. (2006), un tableau de bord est un ensemble d’informations sur
des points clés, informations sélectionnées pour leur pertinence permettant de
donner périodiquement et rapidement au responsable une vue synthétique pour son
action. C’est un instrument d’information, de communication, d’aide à la décision.
Les fonctions des tableaux de bord sont également de permettre :
- Un suivi des actions en cours et de leurs résultats ;
- Un diagnostic des points faibles, points forts et problèmes ;
- Une coordination des actions ;
1-2-1-3 Caractéristiques de l’information intégrée dans le tableau de bord

(GAIGA M. ; 2003)
a- Informations représentatives
Elles doivent l’être pour correspondre précisément aux soucis de chaque fonction
concernée. Leur nombre est donc limité aux valeurs essentielles.

FORMATEC
b- Informations synthétiques
Elles doivent donner une idée précise et rapide de la situation examinée.
c- Informations simples
Elles doivent être simples pour fournir des indicateurs dont le degré de précision doit
être volontairement limité. Des ratios comportant n décimales sont tout à fait
inappropriés.
1-2-1-4 Classification par fonction (GAIGA M. ; 2003)
La seconde classification repartit les informations du tableau de bord selon les

fonctions concernées. C’est ainsi qu’il faut indiquer :
• A la direction générale : les investissements, le coût global des différentes
fonctions, le degré de réalisation des objectifs ;
• Au marketing : évolution des divers objectifs et l’éventuelle nécessité de les
réviser ;
• A la production : les ruptures de stocks en cours ou prévisibles et l’évolution des
stocks de produits finis ;
• Aux acheteurs : le suivi des fournisseurs, l’évolution probable de la demande ;
• Aux magasins : la structure analytique des mouvements et les niveaux de
performances atteints ;
• Aux gestionnaires de stocks eux-mêmes : le suivi des objectifs par article, par
famille, par fournisseur, les coûts de passation de commande et de possession
du stock ;
• Aux Services financiers et comptabilité : les analyses des coûts, les budgets
engagés, les crédits fournisseurs, les immobilisations détenues.
1-2-2 Objectifs du tableau de bord
Selon MOUFHIM S. (2019), les objectifs du tableau de bord sont :
 Obtenir rapidement des indicateurs de gestion essentiels qui intéressent le

responsable concerné pour guider sa gestion et en apprécier les résultats
 Analyser l’évolution, en temps réel, des indicateurs de gestion à l’aide d’écarts,
de ratios, de clignotants ;

FORMATEC
 Réagir efficacement dans un court délai aux évolutions environnementales et

aux écarts traduisant des dysfonctionnements ;
 Mesurer les effets des actions correctives ;
 Favoriser la communication interne transversale et par voie hiérarchique.
1-2-3 Rôle du tableau de bord

Dans un véhicule, le tableau de bord vous indique la vitesse de marche, le niveau de
carburant, le niveau d’huile dans le moteur, l’allumage des feux de route et des feux
de direction... chaque fois que l’un de ces éléments présente un défaut, le chauffeur
est aussitôt renseigné. C’est exactement le même rôle qu’est appelé à remplir le
tableau de bord de gestion des stocks. Il renseigne à tout moment le gestionnaire sur
l’état de fiabilité, d’efficience et d’efficacité de l’ensemble de son système.
Il est par ailleurs important de noter qu’il n’existe pas de modèle standard de tableau
de bord. C’est un instrument personnel, conçu sur mesure suivant les
préoccupations, les objectifs et les motivations du gestionnaire des stocks. Les
caractéristiques d’un indicateur est une information de synthèse qui aide le
gestionnaire des stocks à apprécier une situation dans son système de gestion. Il
doit être succinct, claire et précis. Il ne présente en principe que l’essentiel des
informations utiles pour interpréter un phénomène. Le bon indicateur est celui qui est
parlant ou doté de sens. Il ne peut se limiter au simple constat de la situation. Ce
dernier entraîne toujours une action ou une réaction du gestionnaire des stocks.
1-2-4 Indicateurs de Performance

Les indicateurs de performance, aussi appelé Key Performance Indicator (KPI) d’une
entreprise sont à la fois un outil de mesure de la santé de l’entreprise et un outil
d’aide à la décision.
Ils touchent tous les domaines d’activité de l’entreprise :
 Ils permettent de connaître l’efficacité de la production ;
 Ils permettent de mesurer les retours sur investissement (ROI) ;
 Ils éclairent sur la qualité de la relation commerciale, du service client ;
 Ils mesurent l’image de marque et la perception de l’entreprise ;
 Ils fournissent des informations sur la qualité des services ;
 Ils permettent de mettre en lumière le temps passé à corriger les erreurs, les
mauvaises anticipations.

FORMATEC
Les indicateurs de performance sont la synthèse des données clés de l’entreprise.

Avec ces indicateurs, le dirigeant connaîtra rapidement si son entreprise se porte
bien ou non. Puis il pourra agir efficacement pour corriger les erreurs qui se sont
révélées ou poursuivre et accroître son développement. Ce sont donc des
informations concrètes et opérationnelles. Le panier moyen, une note moyenne
donnée par les clients sur internet, un nombre de pages vues, etc sont des exemples
d’indicateurs qui seront plus utiles et efficaces à un service marketing qu’un bilan
comptable.
1-3 TRAVAUX ANTERIEURS
1-3-1 Mise en place d’un tableau de bord pour l’optimisation de la gestion des
stocks (FONGANG U. L. ; 2015)
L’objectif de ce travail est de contribuer à une meilleure connaissance des cas

pratiques de gestion de stocks adoptés pour les entreprises qui n’ont pas de
moyens.
Pour le faire, FONGANG U. L. (2015) a consulté des documents internes de
l’entreprise et des observations faites sur le terrain, ensuite faire une description du
processus de gestion de stocks pour une entreprise de distribution des produits agro-
alimentaires et a conçu un outil à l’entreprise, devant l’aider à mieux maitriser sa
politique de gestion de stocks. Il s'agit d'établir une structure qui permettra d'exploiter
facilement les données. Cette structure a pris en compte : Les niveaux de stocks, les
consommations, les valeurs des détériorations, le nombre de pertes, les valeurs des
stocks, le nombre de commandes, valeurs pertes, niveaux de stocks,
consommations, nombre de commandes, valeur détériorations, taux de possession,
taux de détériorations, taux de pertes, taux de rotation, couverture de stock, taux de
service.
1-3-2 Elaboration de Check List de gestion des stocks de fournitures de bureau

au Service Finance et Comptabilité de FORMATEC (ALI A. D. ; 2021)
L’objectif de cette étude est de proposer des méthodes des traitements des risques
avec les différentes actions à mener, de les prévenir et/ou résoudre les divers
problèmes de gestion des stocks de fournitures de bureau.
Pour atteindre cet objectif, ALI A. D. (2021) a :

FORMATEC
- Collecté les informations sur le fonctionnement de la gestion des stocks de

FORMATEC ;
- Analysé des données ;
- Et proposé des Check List.
ALI A. D. (2021) a élaboré des Check List sur la gestion des stocks à savoir :
- Check List de rupture de stocks ;

- Check List de mauvaise qualité des articles ;
- Check List des sorties anarchiques de stocks ou de quantité disproportionnée par
rapport aux besoins réels des services ;
- Check List des inventaires non fiables, mal organisés ;
- Check List des stocks en comptabilité erronée.
1-3-3 Elaboration d’un manuel de procédures de gestion des commandes au

Service Finance et Comptabilité de FORMATEC (APELETE A. S. E ; 2021)
L’objectif de ce travail est d’élaborer un manuel de procédure de gestion des

commandes au Service Finance et Comptabilité de FORMATEC.
Pour atteindre cet objectif, APELETE A. S. E. (2021) a :
- Collecté les informations sur la gestion des commandes au Service Finance et

Comptabilité de FORMATEC ;
- Analysé des données collectées ;
- Et élaboré un manuel.
APELETE A. S. E. (2021) a élaboré des procédures à savoir :
- Procédures de gestion des commandes de documents ;

- Procédures de gestion des commandes des tenues ;
- Procédures de gestion des commandes des articles, matériels et matériaux.

FORMATEC
Chapitre 2 :
CADRE DE L’ETUDE ET
METHODOLOGIE DU TRAVAIL

FORMATEC
2- CADRE D’ETUDE ET METHODOLOGIE DU TRAVAIL
2-1 CADRE D’ETUDE
2-1-1 Présentation générale de FORMATEC

La présentation générale de FORMATEC regroupe la localisation de FORMATEC ;
l’historique de FORMATEC et le fonctionnement de FORMATEC.
2-1-1-1 Localisation de FORMATEC

Le TOGO est situé en Afrique de l’ouest, il est limité au Nord par le BURKINA FASO,
au sud par l’Océan Atlantique, l’Est par le BENIN et à l’Ouest par le GHANA. La
capitale du TOGO, Lomé est située dans la région maritime au sud du TOGO plus
précisément à la frontière du GHANA.
FORMATEC, la structure faisant l’objet de notre étude se trouve à Lomé, plus
précisément dans le quartier Agoé Cacaveli, derrière la cour d’Appel non loin du
CEG Cacaveli (figure 2-1).

FORMATEC
La Figure 2-1 présente la localisation de FORMATEC
Figure 2-1 : Localisation de FORMATEC
2-1-1-2 Historique de FORMATEC

En 1996, FORMATEC fut créé sous l’appellation d’ING-INFO « Centre d’étude et de
formation en génie-civil et informatique ». Il a préalablement fonctionné comme
bureau d’études et de contrôle d’ouvrage de génie-civil ; elle commence
effectivement la formation en 1998 qui se limitait à des formations modulaires, à la
carte et au Diplôme de Technicien en génie-civil (DT).
Au cours de l’année 2002, ING-INFO est devenu FORMATEC « Centre de
Formation Technique et Informatique » qui formait au Diplôme de Technicien (DT)
et au Brevet de Technicien (BT) dans les options génie civil, électronique et

FORMATEC
électrotechnique. A ces formations étaient associées les formations modulaires et à

la carte.
FORMATEC est devenu un « Institut Supérieur de Formation Technique » en 2005
et formait en Brevet de Technicien Supérieur (BTS), Brevet de Technicien (BT),
Certificat d’Aptitude Professionnelle (CAP), Formation Modulaire ou à la carte. Tous
ces diplômes se préparaient en cours de jour et en cours de soir.
En 2012, FORMATEC était composé de deux instituts :

- L’institut Universitaire de Formation Technique ;
- L’institut de Formation Technique et Informatique.
Dans l’année 2015, FORMATEC est constitué de :

- L’Institut de Formation Supérieure en Sciences Technologiques, Economiques
et Administratives ;
- L’institut de Formation Technique et Informatique.
A partir de 2019, FORMATEC est composé de deux instituts à savoir :

- L’Institut des Sciences Technologiques Economiques et Administratives, sous
tutelle du ministère en charge de l’enseignement supérieur et de la recherche ;
- L’Institut de Formation Technique et Informatique, sous tutelle du ministère en
charge de l’enseignement technique et de la formation professionnelle.
2-1-1-3 Fonctionnement de FORMATEC

a- Administration de FORMATEC
L’administration de FORMATEC est composée de la Direction Générale, du
Secrétaire Générale, du Service Scientifique, de la Direction Académique ; du
Service Contrôle Audit.
• Direction Générale
Elle coordonne toutes les activités administratives et académiques et est assistée
par une Assistante qui l’assite dans ces tâches quotidiennes des conseillers et
consultants dans le domaine juridique, fiscal et dans le Système de Management de
la Qualité. Elle a sous elle quatre (4) Direction à savoir :
- Secrétariat Général ;

FORMATEC
- Service Scientifique ;
- Direction Académique ;
- Service Contrôle Audit Interne.
• Secrétariat Général
Ce service assiste le Directeur Général dans ses fonctions administratives en
coordonnant les services d’appui de l’Institution constitués du :
- Service Recouvrement ;
- Service Finance et Comptabilité ;
- Service Scolarité ;
- Service Gestion des Domaines ;
- Service Ressources Humaines ;
- Service Médico-Social.
• Service Scientifique
Il est responsable sous l’autorité, du Directeur Général de la gestion administrative et
académique. Il regroupe entre autres :
- Service examen qui est sous l’autorité du Directeur Général, de la gestion
administrative et académique. Il s’occupe des examens, des soutenances des
étudiants ;
- Service archivage, info thèque et communication ;
- Service laboratoire, ce service s’occupe des travaux pratiques des étudiants.
• Service Contrôle Audit Interne

Ce service est géré par un Responsable et les Assistants qui font le contrôle et
l’audit de toutes les activités de l’institut. Ce service a pour mission de :
- Planifier et conduire les missions de contrôle et Audit de toutes les activités :
- Elaborer les problèmes et plan d’intervention de contrôle et audit ;
- Etablir les fiches d’entretiens conformément aux activités à contrôler ;
- Conduire les missions de contrôle et audit.
- Surveiller les mises en œuvre pour la satisfaction du client ;
- Mesurer, analyser et évaluer les actions de mise en œuvre ;
- Veiller à l’amélioration continue du système ;
FORMATEC
- Identifier les non-conformités, les analyser et proposer des traitements ;

- Identifier les opportunités, les analyser et proposer des axes d’amélioration.
• Direction Académique
Elle est responsable, sous l’autorité du Directeur Général, de la gestion
administrative et académique. A ce titre, ils sont garants :
- Du respect des conditions d’admission des apprenants ;

- De la conformité des programmes d’enseignement ;
- De l’effectivité de leur mise en œuvre ;
- De la validité des procédures d’évaluation.
Elle est aidée dans ses tâches par des Responsable et des assistants de Filières et
couvres les filières suivantes :
- Filière technologiques industrielles et énergie ;

- Filière Administration et Communication ;
- Filière Sciences Economiques et de Gestion ;
- Filière Technologie de Construction et Environnement.
La figure 2-2 présente l’organigramme de FORMATEC.

FORMATEC
Figur
e 2-
2:
Orga
nigra
mme
Admi
nistra
tif de
FOR
MAT
EC
(FOR
MAT
EC ;
2021)

FORMATEC
b- Les différentes formations

FORMATEC forme aux grades suivants :
- Master Professionnel (MP) en deux ans (4 semestres) ;
- Licence Professionnelle (LP) en trois ans (6 semestres) ;
- Brevet de Technicien (BT) en trois ans ;
- Formations continues (modulaires et à la carte).
Les domaines et mentions de formations sont :
 Sciences Techniques et Technologiques (STT)
 Domaine : sciences et technologies.
o Mention 1 : Technologies de construction et environnement
o Mention 2 : Technologies industrielles et énergie
 Sciences Economiques et Administratives (SEA)
 Domaine 1 : Sciences économiques et gestion
o Mention : Sciences de Gestion
 Domaine 2 : Science juridiques politique et de l’administration
o Mention : assistant administratif
 Domaine 3 : Sciences de l’homme et de la société
o Mention 1 : Communication
o Mention 2 : Géographie
2-1-2 Présentation du Service Finance et Comptabilité de FORMATEC

2-1-2-1 Historique du Service Finance et Comptabilité
ING-INFO, en 1998, pour sa gestion financière disposait d’une secrétaire comptable
qui s’occupait de l’encaissement et l’enregistrement des frais de formation des
apprenants.
En 2002, ING-INFO est devenu FORMATEC « Centre de Formation Technique et
Informatique », disposant d’un Directeur Administratif Financier (DAF) qui s’occupait
des opérations d’encaissement et de décaissement, de la gestion des fournitures du
bureau et de la gestion et suivi du personnel.
En 2011, le DAF fut supplié par un assistant qui l’aidait dans l’exécution de ses
tâches ; à savoir : l’encaissement des frais de formation, l’élaboration des états de
paye du personnel et prestataires, exécution des payes du personnel et prestataires,

FORMATEC
suivi des dossiers du personnel et des prestataires, l’enregistrement et suivi de paye

des
apprenants, la gestion des fournitures de bureau.
En 2013, les activités financières et comptables de l’institut furent gérées par une
équipe de trois personnes composées : d’un Directeur Administratif Financier, d’un
comptable et d’une assistante comptable.
En 2015, suite à une restructuration de l’institut et d’une redéfinition des tâches

financières et comptables, il fut créé deux services qui travaillent en collaboration
dans l’exécution de ces tâches. Il s’agit :
• Du Service Finance et comptabilité (SFC) avec en son sein un chef Service

Finance et comptabilité (CSFC) et une Assistante comptable (AC) ;
• Du service Recouvrement géré par un Responsable Recouvrement (RR).
En 2017, l’équipe du service Finance et comptabilité (SFC) fut renforcée par deux
(02) stagiaires dans l’exécution de leurs tâches.
A partir de 2018, les tâches financières et comptables de l’institut sont gérées par
une équipe composée de :
• Un Responsable Recouvrement (RR) ;

• Un Chef Service Finance et Comptabilité (CSFC) ;
• Un Chargé à la Gestion de Budget (CGB) ;
• Un chargé de la gestion des stocks ;
• Un Stagiaire.
2-1-2-2 Acteurs du service et leurs principales fonctions

- Responsables Recouvrement (RR) : Assure le recouvrement des créances avec
un indicateur de recouvrement des frais de recouvrement dus à FORMATEC ;

FORMATEC
- Chef Service et Comptabilité (CSFC) : il assure la gestion des recettes, dépenses et

tient les écritures comptables y afférentes pour une bonne tenue de la comptabilité
et des finances de FORMATEC ;
- Chargé à la Gestion de Budget (CGB) : il planifie et exécute la définition des
budgets
et la gestion du budget : dépenses, recettes et plan de trésorerie à ses tâches

s’ajoutent la gestion des stocks ;
- Chargé à la gestion des stocks : il s’occupe des entrées et des sorties des
articles ;
- Stagiaire (un poste permanent de stage) : le stagiaire vient en appui dans le
service pour un bon fonctionnement.
2-1-2-3 Fonctionnement du Service Finance et Comptabilité (SFC)

Le Service Finance et Comptabilité dispose de 6 activités qui sont :
- Assurer la gestion des recettes et des dépenses ;
- Assurer la gestion des prêts au personnel ;
- Assurer le classement, l’imputation et l’enregistrement des pièces
comptables ;
- Assurer la gestion des achats et stock de fournitures ;
- Planifier, et exécuter la définition des budgets ;
- Assurer l’exécution et le suivi des lignes budgétaires.
a- Activités liées à la gestion des recettes

L’activité de gestion des recettes consiste à l’encaissement des différents frais liés à
la formation (inscription, réinscription, scolarité) sanctionnés par l’émission des reçus
de payement, leur délivrance et l’enregistrement dans un fichier numérique. Mais il
faut retenir que l’activité de gestion des recettes ne s’arrête pas là, d’autres sources
de recettes existent à savoir : les frais liés au renouvellement de quitus d’entrée, frais
de documents, frais de rattrapage, frais de soutenance et d’autres frais divers. Les
règles et procédures à respecter lors de la réalisation de ces activités sont définies
dans le manuel de procédure de gestion comptable ; gestion de payes des frais de
formation des étudiants et le code de l’OHADA.

FORMATEC
b- Activités liées aux dépenses

La gestion des dépenses consiste au remplissage des fiches de demande de
paiement, des fiches d’autorisation d’engagement, des fiches de prêt, pour être
validé par les responsables directs de l’objet de la demande, et pour enfin obtenir un
accord du DG pour leur exécution.
c- Activités liées à la gestion des prêts au personnel

La gestion des prêts au personnel consiste au suivi du remboursement d’un prêt
octroyé au personnel par la mise à jour de sa fiche individuelle de remboursement de
prêt. Ces activités sont régies par le manuel de procédure de gestion comptable :
gestion des prêts et remboursement qui en définit les modalités d’exécution.
d- Activités liées au classement et enregistrement des pièces comptables

Les pièces gérées par le SFC sont de types dépenses (fiche de gestion des
dépenses) et recettes (fiche d’état journalier des recettes, les blocs de reçus, fiche
de suivi individuelle de paie des étudiants, les bordereaux de versements à la
banque). Ainsi pour les pièces dépenses chaque fiche portera le code principal de la
fiche qui est le mois accompagné de l’année de gestion dépense sur laquelle elle est
enregistrée augmentée du rang qu’elle occupe sur la fiche (Ex : AUTI011925 ce qui
signifie que c’est la 25ème fiche de dépense enregistrée sur l’autorisation I0119) ;
ceci facilitera la recherche des pièces de dépenses. Les pièces sont ensuite remises
dans un classeur et identifiées suivant les codes qu’il contient.
e- Activités liées à la gestion des achats et stocks de fournitures

Les achats des matériaux et fournitures de bureaux sont gérés par le SFC. Après
livraison, une réception est organisée par le SFC avec présence des différents
membres de comité. Les fournitures (fournitures de bureau et supports de cours)
seront enregistrées dans le registre « Matériel Entrée » et sur le fichier informatique
de gestion de stock. Elles seront ensuite stockées dans le magasin, avec une partie
gardée au SFC pour la distribution ou la vente courante.
La sortie de stock des fournitures se fait par remplissage de fiche d’expression de
besoins, validée par le DG et ensuite déchargée dans le registre « Matériel Sortie »

FORMATEC
par le demandeur, si le besoin est jugé fondé. Les règles et procédures à respecter
dans le cadre de la réalisation de ces activités sont clairement définies dans le
manuel de procédures de Gestion Comptable et l’instruction N INS/08 et le mode
opératoire (MOP/003) : gestion des stocks.
f- Activités liées à la planification à l’élaboration du budget, suivi budgétaire

Suivant le calendrier de PABA défini parle manuel de procédure de gestion
budgétaire,
le SFC procède aux travaux préliminaires à l’élaboration du budget.

Pour le suivi, les dépenses étant exécutées en ligne budgétaire, le SFC procèdera à
un suivi budgétaire par l’enregistrement journalier des dépenses accordées dans un
fichier informatique. Ceci lui permettra d’avoir l’état d’exécution ainsi que le solde sur
chaque ligne budgétaire. Les règles et procédures à respecter dans le cadre de la
réalisation de toutes ces activités sont clairement définies dans le manuel de
procédure de gestion budgétaire.
2-2 METHODOLOGIE DU TRAVAIL

La présente étude a pour objectif la mise en place d’un Tableau de Bord pour
l’optimisation de la Gestion de stock au Service Finance et Comptabilité de
FORMATEC. Pour atteindre cet objectif la démarche adoptée est la suivante :
- Collecter des informations sur la gestion des stocks au Service Finance et

Comptabilité de FORMATEC ;
- Faire une analyse des données collectées ;
- Mettre en place d’un Tableau de Bord.
2-2-1 Collecte des données

Elle a consisté à faire une collecte d’information sur FORMATEC en général et sur la
gestion des stocks au Service Finance et Comptabilité de FORMATEC en particulier
et à faire une observation participative.
2-2-1-1 Collecte d’information sur FORMATEC

Les informations collectées se présentent comme suit :

FORMATEC
a- Manuel de procédures de la gestion des activités financières et comptables

Ce manuel prend en compte :
- Gestion des frais de formation
- Activités de recouvrement ;
- Gestion des prêts et remboursements ;
- Gestion des paies des fournisseurs et personnel ;
- Gestion des stocks.
b- Le mode opératoire de la gestion des stocks :

Ce mode prend en compte ;
- Acquisition des produits ;
- Distribution des fournitures de bureau.
2-2-1-2 Observation participative

Nous avons participé aux différentes activités du Service Finance et Comptabilité
plus précisément dans la gestion de stock, lors de la réception des documents, la
distribution des tenues aux apprenants, les demandes faites par le personnel, le
stockage des produits reçus à FORMATEC.
2-2-2 Analyse des données collectées

Nous avons eu à collecter des données sur la gestion du stock de FORMATEC.
Nous avons eu à consulter les fichiers de gestion de stock au SFC, et les documents
liés à la gestion des stocks. Ces analyses ont permis de mettre en place le Tableau
de Bord.
2-2-3 Mise en place d’un Tableau de Bord

Dans cette démarche, la structuration consistera à :
- Créer les bases de données ;
- Créer les tableaux des données ;
- Les contrôles d’Indicateurs.

FORMATEC
Chapitre 3 :
MISE EN PLACE D’UN
TABLEAU DE BORD

FORMATEC
3- MISE EN PLACE D’UN TABLEAU DE BORD DE GESTION DE STOCKS
3-1 CHOIX DES INDICATEURS DE PERFORMANCE

Encore appelé Key Performance Indicator (KPI), un indicateur de performance est un
outil d'évaluation et d'aide à la décision (pilotage, ajustements et rétro correction)
grâce auquel on va pouvoir mesurer une situation ou une tendance, de façon
relativement objective, à un instant donné, ou dans le temps et/ou l'espace
(FONGANG U. L. ; 2015).
Nous distinguons 3 axes principaux pour améliorer la performance des politiques de
gestion de stocks. Pour permettre que notre tableau de bord soit pratique et facile à
utiliser, nous ne pouvons pas y intégrer tous les indicateurs liés à la gestion de
stocks. Il faut par contre, pour une efficacité de notre tableau de bord, intégrer tous
les axes d'amélioration possibles. Ces axes d'amélioration sont :
- Le levier fiabilité ;
- Le levier efficience ;
- Le levier éco-logistique.
3-1-1 Levier fiabilité

Une organisation est dite fiable lorsque la probabilité de remplir sa mission sur une
durée donnée correspond à celle spécifiée dans le contrat ou le cahier des charges.
Pour la logistique, la fiabilité traduit la capacité de répondre à la demande client
selon un niveau de service fixé. A FORMATEC, les Indicateurs les plus adaptés pour
mesurer la fiabilité de l'entreprise sont :
- Le taux de couverture de stock ;
- Le taux de service.
3-1-1-1 Taux de couverture de stocks

La couverture de stock (ou le nombre moyen de jours de stock) est l’un des
indicateurs utilisés par les fonctions contrôle de gestion et logistique. Elle est un
révélateur du temps d’écoulement du stock consommé par la production ou les
clients (personnel, étudiants). A FORMATEC, ce taux est mesuré par la
consommation des articles par le personnel et étudiants.

FORMATEC
Cette notion est aussi un bon indicateur de la qualité de gestion des

approvisionnements, des stocks et des pratiques achats d’une entreprise.
La couverture du stock est un indicateur mesurant, en fonction des sorties
quotidiennes et du niveau des stocks, la durée de consommation à laquelle le niveau
de stock actuel peut faire face.
Une faible couverture de stocks indique que les articles "tournent vite" et que le
niveau des stocks et des coûts associés sont limités.
A contrario, une forte couverture de stock est souvent préoccupante. Celle-ci peut
atteindre plusieurs années. L'argent est immobilisé inutilement, les besoins de places
dans l'entrepôt sont forts (ce qui nuit à sa productivité) et il est possible qu'une partie
de ces articles ne soient jamais réellement consommées/utilisés car périmés, passés
de mode, etc.
- La collecte des données

Les données essentielles au calcul du taux de couverture sont la consommation des
articles sur la période définie et le niveau de stock disponible au moment de
l'analyse. Pour notre tableau de bord qui nous permettra d'effectuer un contrôle
mensuel de nos politiques de gestion de stocks, nous décidons de faire des analyses
des consommations avec une fréquence mensuelle. Le gestionnaire entrera
facilement en possession de ces données à l'aide d’un tableau croisé dynamique.
- Le traitement des informations

Pour avoir une idée claire du niveau de couverture de notre stock, il nous faut
connaître le taux de couverture mensuelle de stock. Il se calcule par la formule
suivante :
St
CS¿ (3-1)
Cmm
Avec :
CS = Couverture de Stocks ;
St = Stocks ;
CMM = Consommation Moyenne Mensuelle.

FORMATEC
3-1-1-2 Taux de service

Le taux de service client est le rapport du nombre de commandes satisfaites sur une
période par le nombre total de commandes passées sur cette même période. Il
représente la capacité de l'entreprise à répondre à la demande de sa clientèle.
Le taux de service (pour les stocks) représente la probabilité attendue de ne pas
atteindre la rupture de stock. A FORMATEC, ce taux est mesuré par le nombre de
demandes faites par le personnel.
La formule du taux de service est la suivante :
NCS
TS= (3-2)
NTCP
Avec :
TS = le Taux de Service ;
NCS = Nombre de Commandes Satisfaite ;
NTCP = Nombre Total de Commandes Passées.
3-1-2 Levier efficience

L'efficience est le rapport « Efficacité / Coût ». Elle désigne le fait d'atteindre un
objectif avec le minimum de moyens engagés possibles. Pour connaître le niveau
d'efficience de l'entreprise, il est important d'analyser les coûts supportés par le
stock. Si nous comparons ces coûts aux résultats obtenus, nous serons en mesure
de déterminer si les coûts sont trop élevés. Nous saurons aussi quelles sont les
charges les plus importantes et si elles ne peuvent être réduites ou tout simplement
éliminées : Nombre de pertes d'articles.
Dans le système de gestion de stocks, lors de la réalisation des inventaires, on
constate malheureusement souvent des pertes inexplicables d'articles. Si les pertes
sont récurrentes, cela peut signifier une faille dans le système.
3-1-3 Levier éco-logistique

Le développement durable et la protection de l'environnement étant des sujets qui
sont d'actualité aujourd'hui, nous ne saurons prendre des mesures en ignorant

FORMATEC
entièrement ces sujets. C'est pour cela qu'en complément des leviers fiabilité,
efficience et
réactivité logistique, nous parlerons aussi du levier éco-logistique, qui lui se
concentre sur le respect de l'environnement et le développement sociétal en limitant
les pollutions occasionnées par les activités logistiques et en favorisant le
développement des territoires.
C'est dans cette même logique que FORMATEC applique des notions de sécurité et
de propreté. Les magasins sont toujours propres et bien rangés.
3-2 STRUCTURATION DU TABLEAU DE BORD DANS EXCEL
Pour utiliser notre tableau de bord, il sera beaucoup plus facile de le faire avec l'aide
de l'outil informatique. Pour cela, nous avons opté pour la création d'un fichier Excel
dans lequel nous allons matérialiser tous les tableaux indispensables au
fonctionnement de notre tableau de bord.
3-2-1 Description de l'interdépendance des données

Il s'agit pour nous ici d'établir une structure qui permettra d'exploiter facilement les
données. Pour notre fichier Excel, nous aurons deux grands groupes d'informations :
- Les indicateurs de performance ;

- Les données à exploiter : ce sont toutes les informations, tous les chiffres que nous
allons relever et dont l'exploitation permettra d'avoir une idée du niveau de
performance de notre entreprise. L'ensemble des données que nous allons exploiter
sont :
 Les niveaux de stocks ;
 Les consommations ;
 Le nombre de pertes ;
 Les valeurs des stocks.
Les tableaux des indicateurs de performance seront enrichis par les tableaux de
données. L'interdépendance entre les différents tableaux est décrite dans le schéma
suivant :
 Valeurs pertes ;

FORMATEC
 Niveaux de stocks ;
 Consommations ;
 Taux de pertes ;
 Couverture de stocks ;
 Taux de service.
3-2-2 Mise en place des feuilles de travail

3-2-2-1 Feuille « menu »
Pour faciliter la navigation dans le fichier, nous avons créé une première feuille dans
laquelle nous avons insérer les références de toutes les autres feuilles de travail.
Nous y avons ajouté des liens qui permettent d'atteindre la feuille voulue d'un simple
clic. A ce niveau nous avons :
 Les contrôles d’Indicateurs qui sont :

- Taux de Service : Il permet de savoir le taux de satisfaction du personnel ;
- Couverture de Stock : Il permet de savoir la durée de consommation à laquelle
le niveau de stock actuel peut faire face ;
- Taux de Pertes : il exprime le rapport entre la quantité perdue ou obsolète et
la quantité en stock.
 Les tableaux des données qui sont :

- Le niveau de stock : Il donne l’idée sur la quantité actuelle en stock ;
- La consommation : qui permet de savoir ce que les services ont consommé
durant une période donnée ;
- Nombre de pertes : il nous permet de savoir le nombre d’article perdu ou
obsolète durant une période donnée ;
- Valeur de stock : il permet de savoir la valeur c’est à dire le montant total des
articles en stock.
 Les bases des données qui sont :

- Fiche de stock : Elle est alimentée par la fiche mouvement ;
- Fiche de besoin : elle permet l’enregistrement des demandes faites par le
personnel de FORMATEC ;

FORMATEC
- Fiche Mouvement : elle permet l’enregistrement de tous les mouvements

concernant les articles en stock ;
- Gestion des pertes : Cette feuille permet l’enregistrement concernant les
pertes des articles.
La figure 3-1 présente la feuille « menu ».
TABLEAU DE BORD DE GESTION DE STOCK DE

FORMATEC
MENU GENERAL
CONTROLE D'INDICATEURS TABLEAUX DE DONNEES
TAUX DE SERVICE NIVEAU DE STOCK
CONSOMMATIONS
COUVERTURE DE STOCK
NOMBRE DE PERTES
TAUX DE PERTES VALEURS DES STOCKS
LES BASES DES DONNEES
FICHE DE STOCK FICHE DE BESOIN
MOUVEMENTS GESTION DES PERTES
Figure 3-1 : Feuille menu
3-2-2-2 Menu Général

Pour faciliter le pilotage de notre tableau de bord nous avons créé un « MENU
GENERAL » qui nous permet de revenir au menu général avec un simple clic.
La figure 3-2 présente le lien du « menu général ».
MENU GENERAL

FORMATEC
Figure 3-2 : Menu Général
3-2-3 Bases de données

Nous avons créé quatre bases des données qui actualisent automatiquement les
indicateurs de tableaux des données ainsi que les Indicateurs de performances. En
ce qui concerne les bases de données, nous avons : la Fiches de stocks ; la feuille
« Mouvement » ; la fiche de besoin et feuille « Pertes ».
3-2-3-1 Fiche de Stocks

Elle est alimentée par la feuille mouvement. Cette feuille comporte 14 colonnes qui
sont : colonne d’articles, prix unitaire (pu), date, quantité au SFC, quantité au
magasin, stock initial (si), sortie magasins, sortie définitive, stock final magasin, stock
final définitif, stock minimal, valeur de stock, observation.
- Colonne d’articles : cette colonne contient tous les articles de FORMATEC
sauf les articles faisans objet de vente (document/support de cours et
tenues) ;
- Prix Unitaire : c’est le prix d’achat de chaque article, ce prix permettra de
définir la valeur de chaque article en stock ;
- Date : pour préciser la date de l’inventaire ;
- Quantité au SFC : c’est la quantité qui est au SFC au début de l’année ;
- Quantité au magasin : la quantité stockée au magasin au début de l’année ;
- Le Stock Initial : c’est la somme de quantité au SFC et celle du magasin ;
- L’Entrée : cette colonne donne la somme de toutes les entrées des articles
effectuées ;
- Sorties magasin : elle donne la somme de toutes les sorties effectuées du
magasin pour alimenter le SFC ;
- Sorties définitives : elle donne la somme de toutes les sorties effectuées du
SFC pour répondre au besoin ;
Grace aux formules, ces trois colonnes sont alimentées par la feuille mouvement.
- Stock final magasin : c’est la quantité restant au magasin après la sortie ;

- Stock Final définitif : c’est la quantité totale restante en stock après la sortie ;

FORMATEC
- Le Stock minimal : c’est le stock qui correspond à la quantité de produits

nécessaires pour répondre à la demande. Il permet de savoir lorsque le
niveau de consommation maximum est atteint et de se réapprovisionner en
marchandises sans avoir à toucher au stocks de sécurité ;

- Valeur : c’est le montant de chaque article en stock ;
- Observation : grâce aux formules, cette colonne permet d’avoir les articles à
commander.
La figure 3-3 présente la Fiche de Stocks.

FORMATEC
QTE AU QTE AU SORTIE SORTIE SF SF ST

ARTICLES PU DATE SI ENTREE VALEUR
Figure 3-3 : Fiche de Stocks
SFC MGS MGS DEF MGS DEF MINIMAL
AGRAPHE 10mm 1 23/10/2022 5 5 0 0 0 5 5 1 5
AGRAPHE 13mm 1 23/10/2022 5 5 0 0 0 5 5 5
AGRAPHE 6mm 1 92 0 0 0 92 92 0 92
43
23/10/2022 92
AGRAPHEUSE GRAND 1 23/10/2022 10 10 0 0 0 10 10 0 10
AGRAPHEUSE PETIT 1 23/10/2022 6 6 0 0 0 6 6 0 6
Mémoire de Licence-GONI T.
FORMATEC
FORMATEC
3-2-3-2 Feuille « Mouvement »
Elle permet l’enregistrement de toutes les informations concernant le stock (Articles,

Date (Mois et Année), Stock Initial, les Entrées, les Sorties Magasins, les Sorties
Définitives, le Stock final et la Destination) :
- Colonne d’articles : elle permet le choix de l’article qui fait l’objet de l’entrée ou
de sortie ;
- Date : avec les formules, une fois l’article choisi, la colonne date définit
automatiquement la date de l’opération, celui du mois définit le mois et celui
de l’année définit aussi l’année ;
- L’Entrée : elle permet l’enregistrement des quantités de toutes les opérations
concernant les achats. Elle est égale à Zéro (0) si l’opération faite n’est pas
l’achat ;
- Sortie magasins : elle permet l’enregistrement de toutes les opérations des
sorties effectuée du magasin pour alimenter le SFC ;
- Sortie définitive : c’est la quantité totale qu’est sortie au service finance et
comptabilité pour répondre au besoin du personnel ;
Destinataires : elle permet de savoir la destination de la quantité sortie. Cette
colonne est vide quand l’opération fait est différente de la sortie.
La figure 3-4 présente la Feuille des Mouvements.
SORTIE SORTIE
ARTICLES DATE MOIS ANNEE ENTREE DESTINATAIR ACTEUR
MGS DEF
AGRAPHE 10mm 10/01/2023 janvier 2023 0 0 1 SSC ATTISSO
ANNEAU RECTANGLE 11/01/2023 janvier 2023 0 0 0
ANNEAUX spiral de 28 12/01/2023 janvier 2023 0 0
CHEMISE A RABAT PUBLICITAIRE DUR 13/01/2023 janvier 2023 0 0
CHEMISE A RABAT PUBLICITAIRE SIMPLE 14/01/2023 janvier 2023 0 0
Figure 3-4 : Feuille des Mouvements
3-2-3-3 Feuille « Fiche de Besoin »

Elle permet l’enregistrement de toutes les informations concernant les demandes du
personnel. Elle contient :
- Colonnes d’Article : elle permet l’enregistrement des articles demandés ;

FORMATEC
- Date : avec les formules, une fois l’article désigné, la colonne date définit
Demande : avec une formule conditionnelle, une fois l'article choisi, cette colonne
nous sort automatiquement Ok ;
- Quantité Demandé : elle permet l’enregistrement de la quantité demandée.
- Demande Servie : si la demande est servie, le gestionnaire coche « oui » au
cas contraire « non » ;
- Quantité Servie : une fois la demande servie, le gestionnaire enregistre la
quantité servie. Elle peut être inférieure à la quantité demandée mais non
supérieure à la quantité demandée.
Elle permet l’enregistrement des besoins du personnel (l’article, Quantité).
La figure 3-5 présente la Feuille « Fiche de Besoin ».
MENU GENERAL
QTT DMD QTT
ARTILES DATE MOIS ANNEE DMD
DMD SRV SRV
AGRAPHEUSE GRAND 01/02/2022 février 2022 ok 10 oui 10
ANNEAU RECTANGLE 02/01/2022 janvier 2022 ok 5 non 0
Figure 3-5 : Fiche de besoin
3-2-3-4 Feuille « Pertes »
Elle permet l’enregistrement de toutes les informations concernant les pertes. Elle
contient :
- Colonnes d’article : elle permet l’enregistrement des articles perdus ;
- Prix Unitaire (PU) : le gestionnaire détermine le prix unitaire de l’article perdu ;
- Date : avec les formules, une fois l’article désigné, la colonne date définit
- Quantité perdue : elle permet l’enregistrement de la quantité des articles
perdus ;
- Valeur : elle calcul automatiquement le montant de l’article perdu.
La figure 3-6 présente la Feuille Pertes.

FORMATEC
MENU GENERAL
QTE
ARTICLES PU DATE MOIS ANNEE VALEUR
PERDUE
ANNEAU RECTANGLE 2000 01/02/2022 février 2022 0 0
Figure 3-6 : Feuille Pertes
3-3 Feuilles des données
Dans les feuilles des données à exploiter, nous avons créé des tableaux en fonction
des données à exploiter. Ces tableaux seront utilisés sur une durée d’un an.
3-3-1 Feuille « Niveau de stocks »
Pour le tableau de niveau de stocks, il est créé en relation avec la « Fiche de

Stocks ». Grace à l’insertion d’un tableau croisé dynamique correspondant, les
chiffres sont actualisés automatiquement à chaque fois qu’une donnée est insérée
dans la feuille ayant un lien avec ce dernier.
- La colonne « articles » : cette colonne contient tous les articles qui sont en
stocks au SFC ;
- Niveau : elle définit la quantité de chaque article en stocks.
La figure 3-7 présente le Niveau de Stocks.

FORMATEC
ARTICLES NIVEAU
AGRAPHE 10mm 5
AGRAPHE 13mm 5
AGRAPHE 6mm 92
AGRAPHEUSE GRAND 10
AGRAPHEUSE PETIT 6
Ajax Poudre 0
Ajax vitre 5
Figure 3-7 : Niveau de Stocks
3-3-2 Feuille « Consommations »

Pour la Feuille « Consommations », elle contient deux graphiques si dessous :
3-3-2-1 Consommation par service

Elle fait ressortir les articles ainsi que les quantités consommées par chaque service.
Elle est actualisée par un tableau croisé dynamique qui est en relation avec la Feuille
« Mouvement ».
La figure 3-8 présente les Consommations par Service.

FORMATEC
Figure 3-8 : Consommations par Service
1.2
CONSOMMATION PAR SERVICE
0.8
0.4
0
janvier
3-3-2-2 Consommation par articles

Ce graphique fait ressortir les quantités consommées par articles.
La figure 3-9 présente les Consommations par Articles.
Figure 3-9 : consommation par Articles
CONSOMMATION PAR ARTICLES

1.2
0.8
0.4
0
janvier
3-3-3 Nombre de pertes

Ce graphique nous donne les quantités perdues de chaque article par mois.
La figure 3-10 présente les Pertes en Quantités.

FORMATEC
QUANTITES PER-
DUE
12
10
8 avril
6 février
mars
4
2
0 0 10
0
AGRAPHE 6mm AGRAPHEUSE GRAND AGRAPHEUSE PETIT
Figure 3-10 : Pertes en Quantité
3-3-4 Valeurs des Stocks

Pour le tableau de Valeurs de Stocks, il permet d’avoir le montant de chaque article
en stock ainsi que le montant total de ces articles.
La figure 3- 11 présente
ARTICLES Somme de VALEUR
la valeur de AGRAPHE 10mm 5 Stocks.
AGRAPHE 13mm 5
AGRAPHE 6mm 92
AGRAPHEUSE GRAND 10
AGRAPHEUSE PETIT 6
Ajax Poudre 0
Ajax vitre 5
ANNEAU RECTANGLE 0
ANNEAUX Spiral de 10 13
ANNEAUX spiral de 14 76
ANNEAUX Spiral plat de 32 18
Balaie à tige pour locaux 10
Balaie extérieur 2
Balaie traditionnel 6
BLOC NOTE (grand) 3
BLOC NOTE (petit) 5
BLOC NOTE FORMATEC 0
BOITE ELASTIQUE(80*18mm) 0
Mémoire de Licence-GONI
Brosse WC T. 49 11 FORMATEC
BULLETIN D'ANALYSE 24
CAHIER A CARBONNE POUR DESSIN (200p) 0
CAHIER ALPHABETIQUE (Format A4) 0
FORMATEC
Figure 3-11 : Valeur de stocks
3-4 INDICATEURS DE PERFORMANCES
3-4-1 Taux de Service

Le taux de service personnel est le rapport du nombre de demandes satisfaites sur
une période par le nombre total de demandes passées sur cette même période. Il
représente la capacité de l'entreprise à répondre à la demande de son personnel.
Le taux de service (pour les stocks) représente la probabilité attendue de ne pas
atteindre la rupture de stock.
La figure 3-12 présente le Tableau Croisé Dynamique (TCD) des demandes.
Nombre de DMD SRV Étiquettes de colonnes

février janvier Total général
Étiquettes de lignes oui non
AGRAPHEUSE GRAND 1 1
ANNEAU RECTANGLE 1 1
Total général 1 1 2
Figure 3-12 : Tableau Croisé Dynamique (TCD) des demandes
Ce tableau permet d’avoir la quantité totale des demandes faites, des demandes
servies et des demandes non servies. Après nous avons créé un tableau ci-dessous
nommé « Tableaux de Synthèse 1 » dans lequel nous avons renseigné les
informations qui vont nous permettre de calculer le Taux de Service.
La figure 3-13 présente le Tableau de Synthèse.

FORMATEC
Nombre de Demande 2
Nombre servie 1
Nombre Non servie 1
Taux de service 50
Figure 3-13 : Tableau de Synthèse

La figure 3-14 présente le Taux de Service.
TAUX DE SERVICE
60
50
40
30
20
10
2 1 1 50
0
NOMBRE DE NOMBRE NOMBRE NON TAUX DE
DEMANDE SERVIE SERVIE SERVICE
Figure 3-14 : Taux de Service
3-4-2 Couverture de Stocks

Ce tableau nous permet d’avoir les consommations moyennes mensuelles par
article, ce qui va nous permettre de calculer facilement la Couverture de Stocks.
La figure 3-15 présente le Tableau Croisé Dynamique (TCD) des Consommations
Moyennes Mensuelles
Moyenne de SORTIE DEF Étiquettes de colonnes

Étiquettes de lignes janvier février mars avril juin juillet août septembre octobre novembre décembre Total général
AGRAPHE 10mm 1 1
AGRAPHE 13mm 1 10 5,5
AGRAPHE 6mm 10 10

FORMATEC
Figure 3-15 : Tableau Croisé Dynamique (TCD) des Consommations Moyenne

Mensuelles
La figure 3-16 présente la Couverture de Stocks.
janvier février mars avril mai juin juil et août septembreoctobre novembredécembre
2,4 4,8
Figure 3-16 : Couverture de Stocks
La figure 3-17 présente la Couverture de Stocks en Graphique.
COUVERTURE
6
5 4,8
3
2,4
1
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
Figure 3-17 : Couverture de Stocks en Graphique
Ce graphique est piloté par deux segments qui permettent d’avoir accès fac ilement
aux informations voulues.
3-4-3 Taux de Perte

Ce tableau permet d’avoir les quantités des articles perdues.
Le taux de perte se calcule selon la formule suivante :
NAP
TP= X 100 (3-3)
NTAS

FORMATEC
Avec :
TP = Taux de Perte
NAP = Nombre d’Articles Perdus
NTAS = Nombre Total d’Articles en Stocks
La figure 3-18 présente le Tableau Croisé Dynamique (TCD) des Pertes d’Articles
Somme de QTE PERDUE Étiquettes de colonnes

Étiquettes de lignes février mars avril Total général
AGRAPHE 6mm 1 1
AGRAPHEUSE GRAND 1 1
ANNEAU RECTANGLE 1 1
Total général 1 1 1 3
Figure 3-18 : Tableau Croisé Dynamique (TCD) des Pertes d’Articles
Il exprime le rapport entre la quantité perdue ou obsolète et la quantité en stocks.
La figure 3-19 présente le Taux de Pertes.

FORMATEC
Taux de Pertes
14
12
10
6 12.50
4
2
3
0
TAUX DE PERTE QUANTITE PERDUE
Figure 3-19 : Taux de Pertes

FORMATEC
CONCLUSION ET
RECOMMANDATIONS
CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS
Un tableau de bord de gestion est un échantillon réduit d'indicateurs permettant à un
gestionnaire de suivre l'évolution des résultats, les écarts par rapport à des valeurs
de référence le plus possible en temps réel, en se concentrant sur ceux qu'il
considère comme les plus significatifs. Le tableau de bord de
la gestion des stocks apparaît alors comme un récapitulatif synthétique d'un certain
nombre d'informations liées à la gestion des flux d'articles et de consommables.
L’objectif de ce travail est de mettre en place un tableau de bord pour l’optimisation

de la gestion de stocks à FORMATEC.
Pour atteindre cet objectif, la démarche adoptée est la suivante :

- Collecter des données sur le Service Finance et Comptabilité de FORMATEC et
précisément sur le stock ;
- Analyser des données collectées ;

- Mise en place d’un tableau de bord.

FORMATEC
Le tableau de bord qui a été conçu contient :

▪ Les niveaux de stocks qui permettent d’avoir la quantité en stock ;
▪ Les consommations qui permettent d’avoir la quantité totale consommée ;
▪ Le nombre de pertes qui détermine la quantité et les articles perdus ;
▪ Les valeurs des stocks qui déterminent le montant total des articles en stock ;
▪ Le taux de service qui définit la satisfaction du personnel.
▪ La couverture de stocks qui permet de savoir combien de temps peut couvrir
le stock actuel ;
▪ Le taux de pertes détermine la quantité perdue par rapport à la quantité totale
en stocks.
Pour permettre au Service Finance et Comptabilité d’avoir une bonne gestion de

stocks, nous recommandons :
- La mise en place d’un tableau de bord pour la gestion des immobilisations ;

- la mise en place d’un tableau de bord pour la gestion des documents/support de
cours.

FORMATEC
REFERENCES
BIBLIOGRAPHIQUES
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES
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Fournitures de bureau au service finance et comptabilité de FORMATEC » ;
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2563/2016.
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mémoire-Référentiel de l’Institut FORMATEC » ; Collection FORMATEC ; Lomé-
Togo, PUBLIC / 0012 / 2020.
3. APELETE Afi Sènamé Emmanuella ; 2021 ; « Elaboration d’un manuel de
procédures de gestion des commandes au Service Finance et Comptabilité de
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Professionnelle ; Option Comptabilité Contrôle Audit ; Institut FORMATEC ;
Lomé-TOGO ; PUBLIC/MEM/LP-218/2022.
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FORMATEC
6. BOUQUIN Henri. ; 2003 ; Le contrôle de gestion.

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9. FONGANG Ulrich Laval ; 2015 ; « Mise en place d’un tableau de bord pour
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INS/008/.
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Lomé-Togo ; Instruction INS/013.
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gestion (Presses Universitaires de France, p. 107-119).
15.Glossaire d’indicateurs ; 2009 ; Québec.

16.GOGUE Jean-Marie ; 2007 ; « Qualité totale, et plus encore, le management de
la qualité en question » ; Edition Harmattan ; 196 P.
17. HANZAOUI Mohamed ; 2008 ; « Gestion des risques d’entreprise et contrôle
interne » ;
18.HELENE Bergeron ; 2000 ; « les indicateurs de performance en contexte PME,
Quel model appliquer ? ».
19.JAVEL Georges ; 2004 ; « Organisation et gestion de la production »
20.JOHANN Girault ; 2014 ; « La gestion de stocks : quelques trucs pour l’améliorer
» ; Québec Vert Mai.
21.LAURENA Marquis ; 2013 ; « Mise en place d’une gestion de stocks au sein
d’une entreprise d’aménagement paysager » ; HAL.
22.MABUDU Joël ; 2005 ; « Amélioration des traitements comptable » ; Lomé-Togo
23.MARTIN Beaulieu ; 2009 ; « L’optimisation de la chaine logistique et productivités
des entreprises » ; HEC Montréal.

FORMATEC
24.MOUFHIM Samira ; 2019 ; « La gestion budgétaire : Outil du contrôle de

gestion ».
25.MUNIHIRE KABORI Moïse ; 2012 ; « Problématique de la Gestion des Stocks
dans les Secteurs Hôteliers ». « Cas de l'hôtel Lac Kivu Lodge de 2009 à 2011 »
Travail de fin de cycle présenté en vue de l'obtention du Diplôme de Graduat en
Sciences Economiques et de Gestion ; Université Libre Des Pays Des Grands
Lacs R D C.
26.PAUL Alain ; 2001 ; « Rédiger les procédures de l’entreprise : guide pratique » ;
Editions d’organisation ; 3eme Editions ; 35 P.
27.THIERRY Jouenne ; 2012 ; « SUPPLY CHAIN METER » ; support de formation
version.
28.VIZZA VONA Paul. ; 1985 ; « La gestion financière », 9ème éd. Atol, Paris 1985,
p. 226.
29.VOYER Pierre. ; 2006 ; « tableau de bord et indicateur de gestion » 2eme édition.
Québec.
30.YOGESH Malik, NIEMEYER Alex, and RUWADI Brian; 2011; «Building the
supply chain of the future» McKinsey Quarterly.
31.ZERMATI Pierre ; 1997 ; « Pratique de la gestion des stocks » ; 5eme Edition ;
276 P ; Dakar-Sénégal.

FORMATEC
ANNEXE
Annexe 1 : Fiche de besoin

FORMATEC
Annexe : Fiche de besoin
FICHE DE BESOINS
NOM DU DESTINATAIRE
DESTINATION
RAISON
Quantité
Désignation de l’article ou Quantité Raison/motivation/
N° en stock
du matériel souhaitée Observation
par SFC

FORMATEC
SFC/04 A2020 V001
Lomé, le Lomé, le
Nom et signature de receveur Visa du DG

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3-2-2-2 Menu Général..............................................................................................40

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