Module H Systeme Comptable 2 PDF

ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables
H MODULE H PROCEDURES COMPTABLES

SOMMAIRE
H MODULE H PROCEDURES COMPTABLES .......................................................................................... 1 H.1 ORGANISATION COMPTABLE ........................................................................................................ 2 REFERENTIEL COMPTABLE ................................................................................................... 2 CARACTERISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE ............................................................ 3 CAS DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE DE GESTION.................................................. 5 PRINCIPES COMPTABLES APPLICABLES .......................................................................... 6 DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME ...................................................... 8 SUPPORTS COMPTABLES ...................................................................................................... 9 PERSONNEL COMPTABLE .................................................................................................... 11 H.2 CODIFICATIONS COMPTABLES ................................................................................................... 12 H.2.1 DOSSIERS COMPTABLES ...................................................................................................... 12 H.2.2 REGISTRES COMPTABLES ................................................................................................... 12 H.2.3 COMPTES GENERAUX ............................................................................................................ 12 H.2.4 CODIFICATIONS AUXILIAIRES .............................................................................................. 12 H.2.5 CODIFICATIONS ANALYTIQUES .......................................................................................... 13 H.2.6 CODIFICATIONS BUDGETAIRES .......................................................................................... 13 H.2.7 CODIFICATIONS FINANCIERES ............................................................................................ 13 H.2.8 CODIFICATIONS GEOGRAPHIQUES ................................................................................... 13 H.3 SCHEMAS COMPTABLES .............................................................................................................. 14 H.3.1 OPERATIONS SUR RESSOURCES PROPRES DE LAGENCE ....................................... 14 H.3.2 OPERATIONS DE PROJETS CONFIES ................................................................................ 17 H.3.3 OPERATIONS DE FIN DEXERCICE ...................................................................................... 20 H.3.4 MOUVEMENTS DE FONDS ..................................................................................................... 22 H.4 CONSERVATION DES DOCUMENTS ........................................................................................... 23 H.4.1 NATURE DES DOCUMENTS ................................................................................................... 23 H.4.2 DELAIS DE CONSERVATION ................................................................................................. 23 H.4.3 MODALITES DE CLASSEMENT ET DARCHIVAGE .......................................................... 23 H.4.4 OUTILS DE CLASSEMENT ET DARCHIVAGE ................................................................... 23 H.4.5 PLAN DARCHIVAGE ............................................................................................................... 24 H.5 TRAVAUX DE FIN DEXERCICE .................................................................................................... 25 H.5.1 EDITIONS PERIODIQUES ........................................................................................................ 25 H.5.2 ANALYSE ET JUSTIFICATION DES COMPTES.................................................................. 25 H.5.3 ECRITURES DE REGULARISATION ..................................................................................... 25 H.6 ETATS FINANCIERS......................................................................................................................... 26 H.6.1 ETATS FINANCIERS DE LAGENCE ..................................................................................... 26 H.6.2 ETATS FINANCIERS DE PROJETS EXECUTES ................................................................. 26 H.7 ANNEXES DU MODULE................................................................................................................... 28
H.1.1 H.1.2 H.1.3 H.1.4 H.1.5 H.1.6 H.1.7
Procdures Comptables
H.1 ORGANISATION COMPTABLE

H.1.1 REFERENTIEL COMPTABLE
La comptabilit de lAgence est tenue selon les rgles du plan comptable applicable dans le pays sige de lAgence : cest le rfrentiel comptable. Ce rfrentiel est adapt au secteur dactivit de lAgence et la normalisation comptable internationale. Exemples de rfrentiels comptables : SYSCOA, Systme Comptable de lOHADA, etc.
H.1.2 CARACTERISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE

Le rle du systme comptable est la gestion des flux financiers de l'Agence. Il enregistre les flux financiers, les classe et, priodiquement, en fait la synthse sous forme de tableaux qu'il prsente aux responsables et aux partenaires de l'Agence pour les renseigner sur les rsultats des activits excutes et leur permettre de prendre les dcisions qui conviennent. Observer, analyser, enregistrer, classer et renseigner, c'est le rle du systme comptable et l'objet de la fonction comptable. En particulier, la fonction comptable permet de :
fournir aux priodes convenues les situations financires requises, rpondre aux obligations comptables, fiscales et sociales de l'Agence.
Le systme comptable doit tre un instrument utilis par les gestionnaires de l'Agence pour les aider planifier, contrler et valuer lexcution et les rsultats des oprations. Pour assurer une information fiable sur ses activits, lAgence tient :
une comptabilit gnrale et auxiliaire axe sur l'enregistrement et le traitement des flux principalement externes permettant de produire les tats financiers obligatoires prvus par le SYSCOA ; une comptabilit analytique comportant l'imputation des transactions selon le dcoupage analytique de ses activits (projets, composantes, sites gographiques, etc.), leur traitement et la production des tats analytiques d'activit ; une comptabilit budgtaire pour l'inscription des crdits budgtaires, l'engagement des dpenses, le suivi, la rvision des crdits; et la production des tats budgtaires ; une comptabilit financire traitant des oprations de mobilisation, de justification et de suivi des fonds reus dans le cadre des conventions de financement ; une comptabilit des marchs permettant de suivre l'excution des engagements (bons de commande, contrat) pris par lAgence dans le cadre de l'acquisition des biens et services pour elle-mme ou pour ses mandants (facultatif).
La comptabilit de l'Agence est tenue au moyen d'un progiciel de gestion comptable et financire comportant au moins les modules intgrs (ou interfacs) ci-aprs :
un module de comptabilit gnrale et auxiliaire, un module de comptabilit analytique un module de suivi budgtaire, un module de suivi des marchs, un module de suivi des conventions financires, un module de suivi des immobilisations.
Il doit offrir les possibilits de gestion simultane de plusieurs dossiers comptables et leur consolidation. Chaque progiciel rpond, au moins, aux sept (7) conditions suivantes :
tout enregistrement comptable comporte l'indication de l'origine du journal, du contenu et de l'imputation de l'opration ; l'irrversibilit des traitements effectus (validation des critures saisies) interdit toute suppression, addition ou modification ultrieures ; la chronologie des oprations carte toute possibilit d'insertion intercalaire ou d'addition ultrieure ; les enregistrements sont classs dans l'ordre chronologique selon la date de valeur comptable des oprations ; les donnes enregistres sont conserves sur des supports indlbiles ; l'organisation comptable informatise garantit les contrles a posteriori ; les ditions du systme sont dates et numrotes.
Le schma gnral du systme se prsente comme suit :
Supports
SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE PIECES COMPTABLES LIVRES COMPTABLES ETATS FINANCIERS VERIFICATIONS
Budgets
Traitements manuels et automatiss
Journaux et grand-livre des budgets
DRF-SOE, DRF-REC, DRF-PMD
Vrifications des auditeurs
Alimentation des comptes bancaires
Journaux et grand-livre bancaires
ETATS FINANCIERS DES PROJETS EXECUTES
Vrifications des corps de contrle de l'Etat et des Bailleurs de fonds
Engagements de dpenses
Journaux des achats, oprations diverses,JPMD et grand-livre des comptes de tiers
Paiements des engagements
Journaux, grand-livre bancaires et comptes de tiers
ETATS FINANCIERS DE L'Agence
Vrifications des commissaires aux comptes (cas des SA)
Moyens
dossiers comptables, plans comptables,etc.
logiciels comptables et financiers
journaux comptables et codifications
H.1.3 CAS DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE DE GESTION

Chaque Agence est encourage dvelopper et mettre en place une comptabilit analytique de gestion (CAGE). Bien que dnormes efforts soient ncessaires pour mettre en uvre une CAGE oprationnelle, elle reste dans certains cas, une conditionnalit. La CAGE doit permettre de rpondre linterrogation suivante : quel sera le taux de
participation aux frais que l'Agence est en droit de demander pour esprer couvrir l'ensemble de ses charges ?
Le systme de CAGE devra tre simple et fiable. En particulier, la CAGE doit permettre de : 1. connatre le cot des prestations d'une convention de financement 2. connatre le cot de gestion de chaque projet ralis dans le cadre d'une convention de financement 3. combien cotent l'Agence, les catgories de travaux (projets de rhabilitation, projets de constructions neuves, projets de travaux de drainage, etc...) 4. les taux de prestations facturs aux matres d'ouvrages sont-ils en rapport avec les charges occasionnes par la gestion des projets de la MOD ? La mthode, en ce cas, la plus approprie est la mthode des cots complets. La procdure paracomptable est plus indique car elle ne ncessite pas une criture en partie double mais elle utilise directement les mmes renseignements en comptabilit gnrale. Cela suppose que le logiciel comptable propose une codification analytique complmentaire aux comptes gnraux :
codification des conventions de matrise d'ouvrage dlgue, codification des tablissements de l'Agence y compris le sige, codification des sous-projets et des catgories de sous-projets.
1. Procdures :
les pices comptables comprendront l'imputation gnrale et l'imputation analytique de sorte que la saisie se fasse en une seule fois ; l'imputation analytique comporte un code d'affectation une convention ou un code d'imputation des charges indirectes ; les charges indirectes seront ensuite rparties aux conventions suivant les cls de rpartition associes aux comptes gnraux concerns ; ce calcul sera lanc au moyen d'un menu de commandes intgres au logiciel ; le calcul pouvant tre fait tout moment, il importe que le problme des charges globales annuelles soit trait afin d'obtenir des rsultats pertinents : loyers, primes d'assurances, amortissements, consommables comptabilises globalement, dpenses de services annuels.
2. Comment rsoudre le problme des charges globales ?

La solution la plus approprie est celle de l'abonnement des charges. L'abonnement des charges consiste incorporer aux cots calculs priodiquement la quotit de ces charges qui revient la priode :
pour les charges dont le montant est connu au dbut de l'exercice, il suffira de comptabiliser chaque mois, un douzime de ce montant ; pour les autres charges dont le montant n'est pas connu au dbut de l'exercice, il faut : o d'abord, faire une estimation du montant payer sur la base de l'exercice prcdent ; o ensuite, comptabiliser chaque mois, un douzime de ce montant prvisionnel ; o ds que le montant rel est connu, on rgularise les carts.
H.1.4 PRINCIPES COMPTABLES APPLICABLES

Chaque systme comptable observe tout au moins les principes comptables suivants :
le principe de spcialisation des exercices comptables le principe de continuit d'exploitation le principe du cot historique le principe de prudence le principe de permanence des mthodes le principe de transparence le principe d'importance significative le principe de correspondance bilan d'ouverture /bilan de clture le principe de la prminence de la ralit sur l'apparence.
H.1.4.1 SPECIALISATION DES EXERCICES COMPTABLES

Ce principe dispose quil faut rattacher chaque exercice budgtaire lensemble des produits et des charges relevant de cet exercice et cela mme si certaines de ces recettes ou dpenses ne sont pas encore encaisses ou rgles lors de la clture de lexercice. Lapplication de ce principe conduit, par exemple, :
rpartir lamortissement des biens durables en tranches annuelles ; inscrire, dans les charges de lexercice, les charges et les pertes probables ; rpartir la clture de lexercice les charges et les produits constats davance ; inscrire dans le rsultat de lexercice les produits recevoir et les charges payer.
H.1.4.2 CONTINUITE DE LEXPLOITATION

Ce principe repose sur le fait que lentreprise est considre comme tant en activit et devant continuer ltre dans un futur raisonnablement prvisible. La dfinition du plan damortissement des biens durables dcoule de lapplication de ce principe.
H.1.4.3 COUT HISTORIQUE

La comptabilit est tenue suivant le principe du cot ce qui signifie que les biens sont pris en comptabilit leur date d'entre dans le patrimoine et leur cot d'acquisition exprims en units montaires courantes. Les biens de lAgence sont ainsi comptabiliss leur cot historique dacquisition qui est compos du prix dachat augments des frais accessoires dachat.
H.1.4.4 PRUDENCE
Le principe de prudence doit conduire les responsables et gestionnaires lapprciation raisonnable des consquences prvisibles des vnements et des oprations marquant la vie de la structure. Ce principe vise viter de transfrer sur les exercices ultrieurs des risques ns durant un exercice donns et susceptibles dentraner des pertes futures (par exemple on provisionnera ds lanne en cours les dommages et intrts que lAgence pourrait tre amene payer la suite dun accident de la circulation dont lun de ses chauffeurs serait responsable). La comptabilisation des carts de change la clture de lexercice est galement une illustration de ce principe.
H.1.4.5 PERMANENCE DES METHODES

La permanence des mthodes est le principe selon lequel les tats financiers doivent tre prpars, prsents et valus selon les mmes formes et les mmes mthodes dun exercice lautre. La mthode de comptabilisation utilise (la comptabilit d'engagements) est une application de ce principe. En effet, les transactions sont constates au moment de leur engagement au cours de chaque exercice et non pas au moment de leur dcaissement ou encaissement. Les changements de mthodes sont fortement dconseills. Tout changement ventuel doit tre justifi et approuv avant dtre mis en oeuvre.
H.1.4.6 TRANSPARENCE
Le principe de transparence exige la prsentation dune information loyale, complte et claire des tats financiers de lAgence. Il correspond lapplication correcte et permanente de lensemble des rgles et principes comptables noncs.
H.1.4.7 IMPORTANCE SIGNIFICATIVE

La prise en compte de ce principe conduit faire figurer dans les tats financiers tous les lments susceptibles davoir une influence sur le patrimoine, la situation financire et les rsultats de lAgence. Ce principe vise donner aux destinataires des tats financiers une information complte et suffisante leur permettant de porter un jugement objectif et motiv sur la situation exacte de lAgence.
H.1.4.8 CORRESPONDANCE DES BILANS

Selon ce principe, les soldes douverture du bilan de lexercice N+1 sont identiques aux soldes de clture de lexercice N.
H.1.4.9 PREEMINENCE DE LA REALITE SUR LAPPARENCE

Ce principe revient donner dans les tats financiers la priorit la ralit conomique sur la forme ou lapparence juridique. Son application conduit inscrire lactif des bilans de lAgence la valeur des biens mis sa disposition comme sils lui appartenaient alors quelle nen est juridiquement pas le vritable propritaire.
H.1.5 DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME

Le systme de comptabilit de lAgence est lune des composantes de son systme gnral de gestion intgre qui comprend le suivi financier mais aussi le suivi physique des activits excutes. Ce systme gnral repose sur les principes suivants :
toute information dordre comptable ou physique nest saisie quen une seule fois partir dune seule et mme pice justificative ; les imputations sont faites selon un systme multicritres (budgtaire, engagements, comptes gnraux et auxiliaires, financier, analytique) ; toutes les ditions sont possibles ds le traitement conscutif la validation des saisies.
H.1.5.1 RECEPTION DES PIECES JUSTIFICATIVES

Lors de la rception du courrier externe par la STR, les pices justificatives de nature comptable reoivent les rfrences de rception (date, n dordre) puis sont enregistres dans un registre particulier puis transmises au CPT aprs visa du DG et du DAF. Les pices internes sont transmises directement par le service metteur au CPT pour traitement.
H.1.5.2 IMPUTATION DES PIECES

Aux pices justificatives sont jointes des fiches dimputation permettant dapposer les mentions des codifications antrieurement prpares. Les pices sont traites par le CPT par dossier comptable ouvert. Elles sont imputes, saisies, traites et classes. Chaque pice comptable est impute selon le dossier, le journal, les comptes gnraux et auxiliaires ventuellement, les comptes budgtaires, les codes analytiques et financiers. Les imputations sont approuves par le DAF (ou un chef comptable) soit a priori, soit a posteriori selon les difficults comptables que les pices comportent. Lapprobation est matrialise par un visa appos dans la fiche dimputation.
H.1.5.3 SAISIE DES PIECES JUSTIFICATIVES

Les pices imputes sont saisies au jour le jour par lASF et/ou le CPT dans le module correspondant du progiciel. Lopration de saisie est matrialise dans la fiche dcriture afin dliminer les risques de double saisie. Les saisies donnent lieu ldition de brouillards dcritures qui sont approuvs par le CPT avant la validation. Lapprobation de lcriture est matrialise dans le brouillard dcritures par lapposition dun visa ou dun cachet de contrle.
H.1.5.4 TRAITEMENT DES ECRITURES

Le progiciel traite instantanment les critures saisies selon les processus propres chaque module. Les oprations sont traites dans la monnaie locale et dans les devises utilises.
H.1.5.5 EDITION DES ETATS

A lissue des traitements tous les tats sont imprimables (balances, grands livres, journaux, tats financiers formaliss). Ces ditions sont soumises au visa du DAF pour certifier leur conformit aux critures. Les comptes sont analyss et les soldes sont justifis par le CPT.
H.1.6 SUPPORTS COMPTABLES

Les pices justificatives constituent la preuve des oprations financires et donc des enregistrements comptables qui en dcoulent. Elles servent tablir la vrit des comptes lors des audits mais aussi dans les contentieux, les litiges et les procs caractre commercial. Les enregistrements comptables indiquent dans les livres comptables la nature et les rfrences des pices justificatives. La dure de conservation recommande pour les pices justificatives ordinaires est de 10 ans. Les pices justificatives accompagnent les livres comptables. On dnombre trois catgories de pices justificatives : (i) les pices manant des tiers, (ii) les pices internes et, (iii) les imprims comptables.
H.1.6.1 PIECES JUSTIFICATIVES EMANANT DES TIERS

Les pices justificatives manant des tiers comprennent, par exemple :
les dcomptes des entreprises et matres d'uvres, les factures des fournisseurs, des assureurs, les factures de consommation d'eau, d'lectricit, de tlcommunications, les avis et bordereaux de banque.
Les pices externes doivent rappeler, dans la plupart des situations, les rfrences des transactions auxquelles elles se rapportent pour tre prises en considration (march, contrat, commande, abonnement, etc...). Les pices externes sont toujours des originaux et il en va de mme des justificatifs qui peuvent les accompagner. Les photocopies (non lgalises) de pices justificatives sont prohibes et peuvent tout au plus servir constituer des copies de dossiers comptables.
H.1.6.2 PIECES JUSTIFICATIVES INTERNES

Les pices justificatives internes sont revtues des visas prvus pour avoir force probante ; elles comprennent, par exemple :
les bulletins de paie, les reus, chques et ordre de virement, les contrats et bons de commande initis par lAgence, les relevs de frais, tats de paiement, tats de rapprochement.
H.1.6.3 IMPRIMES COMPTABLES

Une liste des imprims ayant une utilisation comptable doit tre dresse en mentionnant les rfrences de normalisation pour viter les confusions de documents. Un exemple dune liste de ce type est donn ci-aprs :
Nature de l'imprim Fiche d'imputation comptable Bon de commande Pice de caisse Etat de rapprochement bancaire Etat de rapprochement de compte spcial Etat de salaires Bulletin de paie Ordre de virement de banque Demande de retrait de fonds Fiche d'laboration budgtaire Rfrence FIC BDC PIC ERB ERC ESA BUP OVB DRF FEB Date dentre en vigueur 05-99 05-99 05-99 05-99 05-99 05-99 05-99 05-99 05-99 05-99
H.1.6.4 REGISTRES OU EDITIONS COMPTABLES

LAgence tient les livres comptables suivants :
Le livre-journal, Le grand-livre, La balance gnrale des comptes, Le livre d'inventaire, Le livre de paie.
Le livre-journal, le livre d'inventaire et le livre de paie sont cots, paraphs par l'autorit judiciaire comptente (Tribunal de commerce et Inspection du travail). Ils sont tenus sans blancs (si manuels) ni altration d'aucune sorte. Les corrections dans les livres comptables sont effectues par contre-passation ou en ngatif des lments errons. Les livres comptables sont conservs pendant au moins dix (10) ans. Pour faciliter l'tablissement du livrejournal, les journaux auxiliaires suivants sont ouverts :
Journaux de banques Journaux de caisses Journaux des achats Journaux de paie Journaux des oprations diverses Journaux des DRF.
Il en est de mme du grand-livre des comptes gnraux de tiers dont la tenue peut tre facilite par la tenue des comptes auxiliaires des :
Fournisseurs ordinaires Fournisseurs d'investissements Clients Personnel Matres d'ouvrages Bureaux d'tudes (matres d'uvre) Entreprises
Bien qu'il ne soit pas lgalement obligatoire, le registre des immobilisations qui concerne les biens durables (ou immobilisations corporelles) est tenu pour permettre d'identifier et de localiser ces biens. Lors de la saisie comptable des factures dachat de biens durables, les comptes dimmobilisations sont mouvements. Cette opration se traduit par la cration dune fiche dimmobilisation reprenant les renseignements suivants :
Numro du compte Numro didentification de limmobilisation Valeur Date dacquisition Fournisseur Localisation Financement Composante Poste budgtaire Taux damortissement.
L'ASA prpare une tiquette portant le code d'identification de limmobilisation pour l'apposer sur le bien concern. Au 31 Dcembre de chaque anne, un inventaire des immobilisations est recoup avec le fichier d'immobilisations.
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H.1.7 PERSONNEL COMPTABLE

Dans l'organigramme type prsent au module A, le personnel affect aux tches comptables de lAgence se compose :
du DAF, du CPT, de lASF.
Les tches gnrales de ce personnel sont dtailles dans le module susvis. Sur le plan comptable, la rpartition des tches du personnel peut tre rsume comme suit :
le DAF assure la supervision et la coordination des tches du personnel comptable ; le CPT assure les imputations comptables, le contrle, lanalyse et la justification des comptes ; lASF assure les saisies dcritures et participe la justification des comptes.
Cet effectif peut tre renforc avec la cration dun poste de chef comptable lorsque lAgence le volume dactivits le justifie.
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H.2 CODIFICATIONS COMPTABLES

Le personnel comptable utilise les tables de codifications comptables pour analyser, imputer, saisir et traiter les oprations de lAgence. Les principales tables comprennent :
la liste des dossiers comptables, la liste des journaux comptables, la liste des comptes gnraux, la liste des codifications auxiliaires, le plan comptable analytique, la liste des comptes financiers, la liste des comptes budgtaires, la liste des codifications gographiques des oprations.
Pour chacune des tables susvises, il est cr une codification comportant un code de caractres alphanumriques et un libell associ. Ces listes sont mises jour au fur et mesure des besoins de codifications. Pour chaque activit confie lAgence, le CPT cre un dossier comptable dans lequel sont traites les oprations relevant de cette activit. Les journaux comptables, les comptes gnraux et auxiliaires, les comptes analytiques, les comptes financiers, les comptes budgtaires et les codifications gographiques sont mises jour si la nouvelle activit le justifie. La liste des codifications comptables figurera dans les annexes du manuel de chaque Agence.
H.2.1 DOSSIERS COMPTABLES

Les dossiers comptables sont codifis au moyen de caractres alphanumriques, par exemple :
le code 00 est rserv la consolidation de tous les dossiers comptables. le code 01 est rserv au dossier comptable de lAgence. les codes 02 99 sont rservs aux dossiers des projets excuts.
H.2.2 REGISTRES COMPTABLES

Les codifications des registres comptables comportent des caractres alphanumriques. Il est cr un code par journal comptable.
H.2.3 COMPTES GENERAUX

Les codifications des comptes gnraux sont conformes aux dispositions du rfrentiel comptable applicable. Chaque compte gnral comprend au moins :
Le code de la classe de comptes ; Le code du chapitre du compte ; Les codes de subdivisions du chapitre de comptes ; Le code le compte de mouvement.
H.2.4 CODIFICATIONS AUXILIAIRES

A certains comptes de tiers sont associs des codes auxiliaires permettant dindividualiser les oprations traites avec eux. Les comptes gnraux qui font lobjet dun suivi auxiliaire sont reprs par la mention dune rfrence reprsentant la catgorie de tiers. Quelques exemples figurent ci-aprs :
F, pour Fournisseurs,
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C, pour Clients, P, pour Personnel, T, autres Tiers, S, pour Sources de financement, E, pour Entreprises,
Chaque code auxiliaire peut reprendre la rfrence correspondant la catgorie de tiers suivie de caractres numriques. Exemples : F001 pour le premier fournisseur, P010 pour le 10me employ.
H.2.5 CODIFICATIONS ANALYTIQUES

Chaque activit excuter est dcrite. Les activits sont codifies au moyen de caractres alphanumriques comprenant la rfrence du projet, du sous-projet, etc.
H.2.6 CODIFICATIONS BUDGETAIRES

Le plan budgtaire comporte des postes budgtaires alphanumriques reprsentant au moins ;
la section budgtaire (Investissement ou Fonctionnement) ; le chapitre budgtaire ; le poste budgtaire.
H.2.7 CODIFICATIONS FINANCIERES

Les codifications financires comprennent au moins :
le code du PTF ; le code de la convention de financement ; le code de la ligne de financement dans la convention.
H.2.8 CODIFICATIONS GEOGRAPHIQUES

Les codifications gographiques comprennent au moins :
le code de la localit ; le code de la subdivision de la localit.
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H.3 SCHEMAS COMPTABLES

H.3.1 OPERATIONS SUR RESSOURCES PROPRES DE LAGENCE
H.3.1.1 ACHATS
Le CPT impute la facture selon le schma ci-aprs : Imputation Compte Immobilisations, stocks ou charges Dbit Cpte auxiliaire "Fournisseurs, net payer" Crdit
Cpte auxiliaire "Fournisseur, retenues de garantie"
L'criture est passe dans le journal des achats sur fonds propres. L'ASF classe les pices dans le classeur des pices d'achat
H.3.1.2 REMUNERATION DE LAGENCE (cas ADETIP)

Prsentation du dcompte Registre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Imputation Compte
Dbit Crdit
Dpenses (47321 Oprations ou sous-projet) Produit (706xx Rmunration de la MOD)
Encaissement du dcompte Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE DE LAGENCE Imputation Compte
Dbit Crdit
Trsorerie (52112 BCI ADETIP) 585xx (Virement de fonds)
ET (voir page suivante opration connexe) : Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE DU COMPTE SPECIAL DU PROJET Imputation Compte
Dbit Crdit
585xx (Virement de fonds) Trsorerie (cpte 52111 BCI CPTE SPECIAL)
H.3.1.3 COMPTABILISATION DES SALAIRES

La rglementation prvoit le paiement des salaires aprs retenue la source au titre de :
l'assurance vieillesse (x% du salaire brut plafonn xxx /mois). l'impt sur les traitements et salaires (selon le barme).
L'employeur participe aux cotisations sociales pour xx%. Pour le paiement des salaires, il convient de
prparer les tats de salaires les faire approuver prparer les rglements enregistrer en comptabilit les dpenses (net, retenue et charges sociales, retenues fiscales).
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A partir du fichier personnel et du registre des absences, et ventuellement de lchancier de remboursement des avances et des prts consentis au personnel, lASA prpare ltat de salaire au moyen d'un logiciel de paie ou d'un tableur EXCEL (dition des bulletins et de l'tat rcapitulatif des salaires). Les tats de salaires sont dits en autant d'exemplaires que ncessaire. Les chques et les tats de virement sont tablis par lASF au vu de ltat de salaires. L'ensemble de ces documents est soumis la signature du DG. Trois exemplaires de ces tats sont transmis au CPT pour la comptabilisation des salaires nets, de la retenue sociale et des retenues fiscales. En effet, les salaires sont pays immdiatement alors que les charges sociales sont payes selon un chancier fix par les caisses concernes. Les dpenses de charges sociales ne peuvent donc pas tre inclues dans les DRF tant que leur montant na pas t dbit sur le compte bancaire. La paie doit tre centralise. A cet effet, le CPT agrafe chaque exemplaire conserv une fiche dimputation comptable pour la comptabilisation (i) des salaires nets, (ii) des retenues et des charges sociales et, (iii) des retenues fiscales. Le schma comptable est le suivant : Imputation Compte Charge xx Rmunrations directes verses au personnel Dbit Crdit
national Charge xx Indemnits forfaitaires verses au personnel Tiers Personnel ; rmunrations dues Tiers auxiliaire xx P Personnel ; avances, acomptes
Schma d'imputation des retenues et charges sociales Imputation Compte
Dbit
Crdit
Charge xx Rmunrations directes verses au personnel national Charge Charges sociales sur rmunration du personnel national Tiers Prestations familiales Tiers Accidents du travail Tiers Caisse de retraite
Schma d'imputation des retenues fiscales Imputation Compte
Dbit Crdit
Charge xx Rmunrations directes verses personnel national Tiers Impts sur les traitements et salaires Tiers Contribution patriotique
au
L'ASF enregistre ces oprations dans le journal des oprations diverses JOPD l'occasion de la centralisation de la paie et classe les pices dans le classeur des oprations diverses.
Registre utiliser : JOURNAL DE PAIE Imputation Compte
Dbit Crdit
66xxx (Frais de personnel) Tiers xxx (rmunrations dues, avances) Tiers xxx (retenues et cotisations sociales) Tiers xxx (retenues fiscales)
Pour le paiement des salaires il est rappel que les salaires sont payables en espces, par chque ou par virement bancaire. Les salaris pays en espces se prsentent chez l'AAF pour encaisser leur paie. Pour le personnel pay par chque, lASD remet chaque agent son chque de paiement aprs avoir pris copie.
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Pour le personnel pay par virement bancaire, lASD tablit une lettre d'ordre de virement signe par le DG et le DAF et adresse la banque qui tient le compte sur lequel les sommes sont payes en indiquant le nom, le numro du compte, la domiciliation, le montant percevoir de chaque agent. Un exemplaire de cette lettre est class au Secrtariat du DG. Le CPT agrafe chaque exemplaire du bulletin de salaire et une copie du chque ou de la lettre de virement correspondant avec une fiche dimputation comptable. Les schmas d'imputations se prsentent comme suit :
Paiement en espces des salaires Imputation Compte
Dbit Crdit
Tiers Personnel ; rmunrations dues Trsorerie Caisse de menues dpenses
Paiement par chque ou par virement des salaires Imputation Compte
Dbit Crdit
Tiers Personnel ; rmunrations dues Trsorerie xx banque locale
Les oprations sont enregistres dans le journal de trsorerie appropri CAI1, Bxx. Les pices sont classes dans le classeur correspondant (caisse ou banque).
Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE ou JOURNAL DE CAISSE Imputation Compte
Dbit Crdit
Tiersxxx (Rmunrations dues au personnel) Tiersxx (Banque X) Tiersxx (Caisse X)
Le versement des retenues la source sopre selon le schma suivant :

Paiement par chque des retenues et charges sociales Imputation Compte
Dbit Crdit
Tiers Prestations familiales Tiers Accidents du travail Tiers Caisse de retraite Trsorerie xx banque locale
Paiement par chque des retenues fiscales Imputation Compte
Dbit Crdit
Tiers Impts sur les traitements et salaires Tiers autres retenues fiscales Trsorerie xx banque locale
Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE Imputation Compte
Dbit Crdit
Tiers xxx (retenues et cotisations sociales) Tiersxxx (retenues fiscales) Trsorerie xx (Banque X)
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H.3.2 OPERATIONS DE PROJETS CONFIES

H.3.2.1 AVANCES DES PTF
Rception des avances Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE Imputation
Compte
Trsorerie 52111 (compte spcial) ou Trsorerie 52113 (compte de projet) Trsorerie 52121 (compte don japonais) Financement 47312 S (Avances de fonds bailleur X)
Dbit
Crdit
Justification des avances Registre utiliser : JOURNAL DES DRF (JDRF) Imputation
Compte
Financement 47312 S (Avances de fonds bailleur X) Tiers 47311 S (Mmoire de reconstitution bailleur X)
Dbit Crdit
H.3.2.2 OPERATIONS (ORDINAIRES) DE FONCTIONNEMENT

Comptabilisation des factures - fournisseurs Registre utiliser : JOURNAL DES ACHATS (ACH1-locaux ou ACH2-devises) Imputation
Compte
Dpenses 47351 (Investissements) (avec suivi analytique) OU Tiers 47352 (Fonctionnement) (avec suivi analytique) Tiers 47331 E (Entrepreneurs, net payer)
Dbit
Crdit
Comptabilisation du paiement des factures - fournisseurs Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE (BCI1, BCI2 ou BND1) Imputation
Compte
Tiers 47331 E (Entrepreneurs, net payer) 52111 (compte spcial) OU 52113 (compte de projet) 52121 (compte don japonais)
Dbit Crdit
H.3.2.3 OPERATIONS (DE SOUS-PROJETS) DINVESTISSEMENT

Avances de dmarrage aux entreprises Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE (BCI1, BCI2 ou BND1) Imputation
Compte
Tiers 47335 E (Avances sur marchs) 52111 (compte spcial) OU 52113 (compte de projet) 52121 (compte don japonais)
Dbit Crdit
Dcomptes des entreprises
17
Registre utiliser : JOURNAL DES ACHATS (ACH1-locaux) Imputation
Compte
Dpenses 47321 (montants bruts des dcomptes) avec suivi analytique Tiers 47331 E (montant net payer) Tiers 47333 E (montant des retenues de garantie Tiers 47335 E (montant des avances rembourses)
Dbit Crdit
Paiement des dcomptes Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE (BCI1, BCI2 ou BND1 Imputation
Compte
Tiers 47331 E (montant net payer) 52111 (compte spcial) OU 52113 (compte de projet) 52121 (compte don japonais
Dbit Crdit
Libration des retenues de garantie Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE (BCI1, BCI2 ou BND1) Imputation
Compte
Tiers 47333 E (montant de la retenue de garantie prleve) 52111 (compte spcial) OU 52113 (compte de projet) 52121 (compte don japonais
Dbit Crdit
H.3.2.4 PRESENTATION DES DRF AUX PTF

Reconstitution des comptes spciaux Registre utiliser : JOURNAL DES DRF (JDRF) Imputation
Compte
Tiers 47311 S (montant de la DRF) Financement 47313 reconstitution du CS) S (montant de DRF pour
Dbit Crdit
Paiement direct aux entreprises Registre utiliser : JOURNAL DES DRF (JDRF) Imputation
Compte
Tiers 47311 S (montant de la DRF) Financement 47314 S (montant de DRF pour paiement direct
Dbit Crdit
H.3.2.5 PAIEMENT DES DRF PAR LES PTF

Reconstitution des comptes spciaux Registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE
18
Imputation
Compte
52111 (compte spcial) OU 52113 (compte de projet) 52121 (compte don japonais) Tiers 47311 S (montant du DRF rgl)
Dbit
Crdit
Paiement direct aux entreprises Registre utiliser : JOURNAL DES PDM (JDPD) Imputation
Compte
Tiers 47331 E (Entrepreneurs, net payer) Tiers 47311 S (montant du DRF rgl)
Dbit Crdit
H.3.2.6 RECEPTION DES TRAVAUX

Lorsque l'opration ou le sous-projet est rceptionn le schma de l'criture de rgularisation se prsente comme suit : Imputation Compte Dpenses 47322 "Oprations ou sous-projets Dbit
rceptionns" Dpenses 47321 "Oprations ou sous-projets non Crdit rceptionns Registre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Imputation Compte
Dbit Crdit
Dpenses 47322 (sous projets rceptionns) Dpenses 47321 (sous projets en cours)
H.3.2.7 REMISE DES SOUS-PROJETS AU MAITRE DOUVRAGE

La remise d'ouvrage au matre d'ouvrage se traduit dans les critures comme suit : Imputation Compte Financement 47313 S "Reconstitution des comptes Dbit
spciaux Financement 47314 S "Paiement directs" Dpenses 47322 "Oprations ou Crdit rceptionns" Pour solde. Registre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Imputation Compte sous-projets
Dbit
Crdit
Financement 47313 compte de reconstitution SOE Financement 47316 compte de reconstitution Etat Rcapitulatif Financement 47314 compte de paiements directs Dpenses 47322 (sous projets ou oprations)
19
H.3.3 OPERATIONS DE FIN DEXERCICE

H.3.3.1 AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS
Les amortissements Registre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Imputation
Compte
68xxx (comptes de dotation aux amortissements) 28xxx (cpte d'amortissements des immobilisations)
Dbit Crdit
Les provisions Registre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Imputation
Compte
69xxx (cptes de dotation aux provisions) 29xxx (cpte provision pour dprciation immobilisations) 49xxx (cpte provision pour dprciation des tiers) des
Dbit Crdit
Constatation des subventions octroyes lAgence par les projets Registre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Imputation
Compte
Tiers 47313 compte de reconstitution SOE Tiers 47316 compte de reconstitution Etat Rcapitulatif Tiers 47314 compte de paiements directs 14xxx (Subventions d'investissement bailleur X) et/ou 71xxx (Subvention de fonctionnement) du montant des dpenses de l'Agence finances par le projet
Dbit Crdit
Dpenses non encore prsentes aux bailleurs Registre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Imputation
Compte
Tiers 47319 (Mmoire tablir bailleur X) Financement 47310 (Compte de financement recevoir) 14xxx (Subventions d'investissement bailleur X) et/ou 71xxx (Subvention de fonctionnement) Cette criture est contrepasse l'ouverture de l'exercice suivant.
Dbit Crdit
H.3.3.2 CONTRIBUTIONS DU GOUVERNEMENT SOUS FORME DEXONERATIONS

Registre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Imputation
Compte
2, 3, 6 ou 8 (comptes de dpenses) compte 1411x : "exonration fiscales et douanires"
Dbit Crdit
Comptabilisation du montant des droits et des taxes non pays. Pice justificative de l'opration : fiche de dcompte de contribution de l'Etat
20
H.3.3.3 ACHATS FAITS POUR LEXECUTION DES SOUS-PROJETS

Dpenses ordinaires Imputation Compte
Dbit Crdit
Dpenses 4735x : Exonrations fiscales et douanires (investissements ou fonctionnement) Financement 47317 : Contribution de l'Etat sous forme d'exonrations fiscales et douanires
Dpenses de sous-projets ou oprations Imputation Compte
Dbit Crdit
Dpenses 4732x . Exonration fiscales et douanires (oprations ou sous-projets) Financement 47317 : Contribution de l'Etat sous forme d'exonrations fiscales et douanires
21
H.3.4 MOUVEMENTS DE FONDS

Registre utiliser : JOURNAUX DE BANQUE ET / OU JOURNAL DE CAISSE Dans le journal recevant les fonds Imputation Compte
Dbit Crdit
521xx (Banque X) OU 571xx (Caisse) 585xx (Mouvement de fonds)
Dans le journal qui fournit les fonds Imputation Compte
Dbit Crdit
585xx (Mouvements de fonds) 521xx (Banque X) OU 571xx(Caisse)
22
H.4 CONSERVATION DES DOCUMENTS

H.4.1 NATURE DES DOCUMENTS
Les documents viss comprennent les livres comptables et les pices justificatives des oprations. Les documents comptables sont tris, classs et conservs de manire autoriser leur accs rapide suivant les besoins d'utilisation.
H.4.2 DELAIS DE CONSERVATION

La dure lgale de conservation des documents comptables obligatoires est de 10 ans. Les pices justificatives sont galement conserves pendant 10 ans. Mais, selon les usages comptables, il est recommand de conserver les pices justificatives aussi longtemps que les biens et services auxquels elles se rapportent. Ainsi la dure de conservation recommande pour les pices d'acquisition d'immeubles est de 30 ans, au moins.
H.4.3 MODALITES DE CLASSEMENT ET DARCHIVAGE

Le classement est une opration de rangement temporaire des pices collectes selon une mthode permettant de les retrouver aisment pour leur traitement. L'archivage est une opration de conservation dfinitive. Il s'applique aux pices justificatives sur les lesquelles tous les contrles ncessaires ont t exercs :
les archives vivantes (ou courantes) conserves porte de la main et souvent consultes ; les archives semi-vivantes (ou intermdiaires) dont l'usage est peu courant et qui sont stockes dans des endroits loigns des lieux de travail ; les archives dfinitives (ou historiques) qui ne sont a priori jamais consultes et qui peuvent tre dtruites l'issue de la priode lgale de conservation.
L'opration de classement et d'archivage peut tre physique ou lectronique. La gestion lectronique des documents (GED) consiste classer et archiver les documents sur des supports magntiques ou des CD-ROM par copie ou gravure de fichiers informatiss et/ou par transfert de documents scanns. Ce mode de classement et d'archivage, dsormais conomique, prsente en outre lavantage de procurer un fort gain de place et, dans le cas des CD-ROM, de reposer sur des documents non modifiables. Le mode de classement et d'archivage physique est le plus couramment utilis. Le plan d'archivage mentionne pour chaque de type de document :
le support concern (original papier, photocopie, disquette, etc) l'ordre (numro, date, etc), les supports de classements (chemises, classeurs, botes, etc) les dures de conservations correspondantes.
H.4.4 OUTILS DE CLASSEMENT ET DARCHIVAGE

Les outils de classement et d'archivage physique comprennent principalement :
les chemises (simples, rabat, pochettes, extensibles, lastiques, etc), les classeurs levier communment appels "chrono", les dossiers suspendus index vertical (ou horizontal) pour une lisibilit de face dans les classements d'armoires (ou de dessus dans les classements de tiroirs), les botes de classement, les botes ou caisses archives.
23
H.4.5 PLAN DARCHIVAGE

ORDRE DE CLASSEMENT
Numro Numro Numro Numro Date Date Numro Numro Date Date Date Date Date
NATURE DU DOCUMENT Marchs (contrats, bon de commande) Facture ou dcompte de fournisseur Pices de banque Pices de caisse Dclarations fiscales Dclarations sociales Oprations diverses Demandes de retraits de fonds Relevs de banque Budget Relev de bailleur de fonds Balances Grand livre
SUPPORT DE CLASSEMENT
Chemises Classeurs Classeurs Classeurs Classeurs Classeurs Classeurs Chemises Classeurs Classeurs Classeurs Chemises Botes
DUREE DE CONSERVATION
10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans
24
H.5 TRAVAUX DE FIN DEXERCICE

Les travaux de fin d'exercice comprennent :
les travaux d'arrt de comptes, l'analyse et la justification des soldes des comptes, les critures d'amortissements, de virement de compte compte en fin d'exercice, de provisions de charges et de produits, de remise de sous-projet, etc. la production des tats financiers.
H.5.1 EDITIONS PERIODIQUES

Avec lutilisation dun systme informatique, les ditions des documents comptables sont disponibles en temps rel ; c'est--dire que ces documents sont disponibles ds la validation des critures. Ce qui permet d'obtenir des ditions selon la priodicit souhaite (journalire, mensuelle, semestrielle ou annuelle). Ces ditions comprennent :
les journaux, le grand-livre des comptes gnraux, le grand-livre des comptes auxiliaires, la balance gnrale des comptes, les balances auxiliaires.
H.5.2 ANALYSE ET JUSTIFICATION DES COMPTES

A partir de ces ditions, le CPT procde l'analyse des comptes. Les fonctions de lettrage automatique ou manuel du progiciel peuvent tre mises profit pour analyser les comptes de tiers en particulier. Les soldes des comptes bancaires sont justifis par l'tablissement des rapprochements de banque. Les analyses et justifications de soldes sont contrles par le DAF avant les rgularisations.
H.5.3 ECRITURES DE REGULARISATION

Les critures sont rgularises selon la mthode autorise par le rfrentiel comptable applicable dans le pays sige. Les autres oprations de rgularisation peuvent tre passes normalement (amortissements, provisions, transferts de biens, remises de sous-projet). Les critures d'inventaire sont saisies dans le journal des oprations diverses JOPD (charges payer, charges comptabilises d'avance, diffrences de change, immobilisations et amortissements).
25
H.6 ETATS FINANCIERS

Les tats financiers que lAgence produit sont de deux (2) ordres :
les tats financiers produits en sa qualit de personne morale ; les tats financiers produits en sa qualit de mandataire pour l'excution des activits qui lui sont dlgues.
H.6.1 ETATS FINANCIERS DE LAGENCE

LAgence produit chaque anne quatre (4) tats financiers annuels comprenant :
le bilan qui claire les destinataires sur la situation patrimoniale et financire de l'Agence ; le compte de rsultat qui fournit les informations sur la performance de l'Agence ; le tableau financier des ressources et des emplois qui reprsente l'volution de la situation financire de lAgence, l'tat annex qui complte, explique et commente les trois (3) tats financiers prcdents.
Ces quatre (4) documents sont indissociables car ils se compltent les uns les autres.
H.6.2 ETATS FINANCIERS DE PROJETS EXECUTES

H.6.2.1 MODELE LIBRE
Pour permettre aux mandants et aux partenaires financiers d'tre informs sur l'excution des mandats confis, lAgence produit selon les priodicits convenues dans les conventions de financement des tats financiers dans les formes appropris. Le modle libre (voir en annexes) de ces tats financiers des activits excutes fournit les types de renseignements suivants par projet excut :
1.
"Tableau des emplois et des ressources" : tat rcapitulatif gnral montrant, d'une part, l'origine de tous les fonds reus (mandants et /ou de leurs partenaires financiers) et, d'autre part, l'emploi qui en a t fait; Rcapitulatif des DRF au vu des relevs de dpenses (SOE) de l'exercice en cours ; "Situation rcapitulative des sous-projets et oprations" en cours ; "Ventilation des cots des sous-projets et oprations par nature de dpenses" : tat de rpartition des fonds utiliss entre les dpenses effectives des oprations dlgues d'une part, et d'autre part le prlvement de lAgence au titre de sa rmunration de mandataire; analyse des dpenses excutes sur chaque convention selon les catgories convenues : travaux, quipements, fournitures, services de consultants, formation, subventions, fonctionnement "Dtail des dpenses par composantes et sous-composantes du projet" : tats comparatifs des prvisions et des ralisations des activits conduites selon les dcoupages analytiques convenus ; "Dtail des dpenses par rubriques budgtaires de projet" ; "Etat de rapprochement bancaire du compte spcial" : tat justificatif de l'encours des fonds du compte spcial bancaire ouvert au nom de chaque mandant ou de chaque partenaire financier du mandant.
2. 3. 4.
5.
6. 7.
Ces tats d'ordre financier sont complts par des situations d'information d'ordre physique pour permettre une meilleure apprciation des performances de l'Agence.
26
H.6.2.2 MODELE REGLEMENTE : modle LACI

Un nouveau modle dtat financier est en cours dexprimentation par lIDA : le RSFP : Rapport de Suivi Financier de Projet. Mais en attendant la fin de son exprimentation, les tats LACI sont temporairement maintenus dans le prsent manuel. Les tats RSFP remplaceront plus tard les tats LACI. Les tats LACI (Loan Administration Change Initiative) Initiative pour l'amnagement de l'administration des prts visent intgrer tous les thmes de management d'un projet - savoir, la comptabilit, la passation des marchs, la gestion des contrats, le dcaissement du crdit, l'audit des comptes et le suivi /valuation physique des activits - dans un seul document intitul "Rapport de Gestion du Projet (RGP)" produit selon une priodicit trimestrielle. Le RGP sert dsormais non seulement fournir des informations sur l'excution du projet mais galement autoriser les dcaissements des fonds du crdit IDA. Le RGP se compose des tats suivants :
un "RAPPORT FINANCIER" comprenant : o un "1-A Etat rcapitulatif des sources et des emplois de fonds du projet", o un "1-B Etat rcapitulatif des emplois de fonds par composante du projet", o un "1-C Bilan du projet" o un "1-D Etat rcapitulatif des Dcaissements du projet" o un "1-E Etat du compte spcial, o les "Prvisions de Dcaissements du projet (1re partie) ; o les "Prvisions de Dcaissements du projet (2me partie) ; un "RAPPORT DE SUIVI DE L'EXECUTION" comprenant : o un "2-A Rapport de suivi de l'excution par contrats" ; o un "2-B Rapport de suivi de l'excution par composantes" ; un "RAPPORT DE SUIVI DE LA PASSATION DES MARCHES" comprenant : o un "3-A Rapport de suivi de passation des marchs (Fournitures et Travaux)", o un "3-B Rapport de suivi de passation des marchs (Services de consultants)", o un "3-C Rapport des dpenses contractuelles (Fournitures et Travaux)", o un "3-D Rapport des dpenses contractuelles (Services de consultants)".
27
H.7 ANNEXES DU MODULE

1 Tables comptables 1.1 Liste des dossiers comptables 1.2 1.3 1.4 1.5 Liste des journaux comptables Liste des codifications auxiliaires Liste des comptes financiers Liste des comptes budgtaires
2 3 4 5
1.6 Liste des codifications gographiques 1.7 Plan comptable analytique 1.8 Liste des comptes gnraux Tampons et imprims comptables Etats financiers annuels de lAgence Etats financiers de projets excuts (modle libre) Etats financiers de projets excuts (modle LACI remplacer par RSFP)
28
1.
TABLES COMPTABLES
<Insrer fichier classeur excel annexes 1 tables comptables >
29

2.
TAMPONS ET IMPRIMES COMPTABLES
Tampon dannulation des factures et dcomptes
POUR ACQUIT LE : // DU MONTANT DE : ...(en chiffres) EN ESPECES(1) OU PAR CHEQUE(1) .N.DU // REFERENCE D'IDENTITE : .. NOM ET SIGNATURE DU BENEFICIAIRE :
(1):
rayer la mention inutile
(sous la forme exclusivement sur l'original des pices de dpenses : facture, dcompte, etc)
de tampon apposer
30
Tampon de Bon payer
H.1 BON A PAYER

LE // SIGNATURE DU DIRECTEUR GENERAL :
(sous la forme de tampon apposer exclusivement sur l'original des pices de dpenses : facture, dcompte, etc)
31
Bordereau dimputation comptable

-----------------------------------------------------------------------------------------------!ATRACOM - Centrafrique ! SITE ! CODJL. ! DATE COMP. ! N PIECE ! DATE PIECE ! !Bordereau d'imputation Tompro ! .. ! ..... ! ../../.. ! ...... ! ../../.. ! !----------------------------------------------------------------------------------------------! ! CODE ! OPER.!POST!FI CAT!QUAR! LIBELLE ! DEBIT ! CREDIT ! !------!------!----!------!----!---------------------------------!--------------!--------------! !......!......!....!.. ...!....! ............................... !.. ... ... ...!.. ... ... ...! !......!......!....!.. ...!....! ............................... !.. ... ... ...!.. ... ... ...! !......!......!....!.. ...!....! ............................... !.. ... ... ...!.. ... ... ...! !......!......!....!.. ...!....! ............................... !.. ... ... ...!.. ... ... ...! !......!......!....!.. ...!....! ............................... !.. ... ... ...!.. ... ... ...! !......!......!....!.. ...!....! ............................... !.. ... ... ...!.. ... ... ...! !----------------------------------------------------------------------------------------------! !JUSTIFICATION DE L'ECRITURE + N BORDEREAU TOMPRO ! TOTAUX !----------------------------------------------------------------------------------------------! ! ! Comptabilit - Signatures Informatiques ! ! !-------------------------------------------! ! ! Etabli par : ! Saisi par : ! ! ! ! ! ! ! le ../../.. ! le ../../.. ! !----------------------------------------------------------------------------------------------! (C) Windows, 1999
!.. ... ... ...!.. ... ... ...!
! !
! !
32
Bordereau dimputation budgtaire

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------! EXERCICE COMPTABLE DU .. / .. / .. AU .. / .. / .. ! ! Date de saisie : .. / .. / .. ! ! BORDEREAU DE PREPARATION DU BUDGET ! --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------! Compte ! Poste ! Fin. !Quart!Opration! Libell ! U. ! Qtit ! P.U. ! Total ! Rpartition ! --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- , 1999
33
Fiche de dcompte de la contribution du Gouvernement

Entte de lAgence
FICHE DE DECOMPTE CONTRIBUTION DE L'ETAT
DE(1) N
REFERENCE FACTURE OU DECOMPTE ASSOCIE : . % de 5 ) 1 ) CONTRIBUTIONS FISCALES Dsignation Droits de douane Taxe intrieure Droits denregistrement montant
Autres impts et taxes sous-total (1) : 2 ) CONTRIBUTION FINANCIERE Dsignation montant
sous-total (2) :
3) Total de la fiche (1+2) :
4) Montant hors taxes, hors douanes et hors financement de l'Etat :
5) Montant TTC et avec financement de l'Etat (3+4) :
VISA DU DAF
VISA DU DIRECTEUR GENERAL
(1): joindre chaque facture, dcompte ou rcapitulatif de dpenses hors taxes et hors douanes afin de vrifier le respect des % de financement de dpenses entre l'IDA et le Gouvernement
34
3.
3. ETATS FINANCIERS ANNUELS DE LAGENCE
<Insrer fichier classeur excel annexes 3 tats financiers-agence >
TRANSMIS SOUS FORME DE FICHIERS EXCEL A GARDER EN MODELE MODELE DE BASE A IMPRIMER ET INCLURE PAGES SUIVANTES
35
4.
4. ETATS FINANCIERS DE PROJET EXECUTE modle libre
<Insrer fichier classeur excel annexes 4 tats financiers_projet_modle libre >
36
5.
5. ETATS FINANCIERS DE PROJET EXECUTE modle LACI
<Insrer fichier classeur excel annexes 5 tats financiers_projet_modle LACI >
37

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H MODULE H PROCEDURES COMPTABLES

H.1.1 H.1.2 H.1.3 H.1.4 H.1.5 H.1.6 H.1.7

ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables

H.1 ORGANISATION COMPTABLE

ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables

H.1.2 CARACTERISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE

ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables

Le schma gnral du systme se prsente comme suit :

Traitements manuels et automatiss

Journaux et grand-livre des budgets

DRF-SOE, DRF-REC, DRF-PMD

Vrifications des auditeurs

Alimentation des comptes bancaires

Traitements manuels et automatiss

Journaux et grand-livre bancaires

ETATS FINANCIERS DES PROJETS EXECUTES

Vrifications des corps de contrle de l'Etat et des Bailleurs de fonds

Traitements manuels et automatiss

Journaux des achats, oprations diverses,JPMD et grand-livre des comptes de tiers

Paiements des engagements

Traitements manuels et automatiss

Journaux, grand-livre bancaires et comptes de tiers

ETATS FINANCIERS DE L'Agence

Vrifications des commissaires aux comptes (cas des SA)

dossiers comptables, plans comptables,etc.

logiciels comptables et financiers

journaux comptables et codifications

ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables

H.1.3 CAS DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE DE GESTION

2. Comment rsoudre le problme des charges globales ?

ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables

H.1.4 PRINCIPES COMPTABLES APPLICABLES

H.1.4.1 SPECIALISATION DES EXERCICES COMPTABLES

H.1.4.2 CONTINUITE DE LEXPLOITATION

H.1.4.3 COUT HISTORIQUE

ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables

H.1.4.5 PERMANENCE DES METHODES

H.1.4.7 IMPORTANCE SIGNIFICATIVE

H.1.4.8 CORRESPONDANCE DES BILANS

H.1.4.9 PREEMINENCE DE LA REALITE SUR LAPPARENCE

ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables

H.1.5 DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME

H.1.5.1 RECEPTION DES PIECES JUSTIFICATIVES

H.1.5.2 IMPUTATION DES PIECES

H.1.5.3 SAISIE DES PIECES JUSTIFICATIVES

H.1.5.4 TRAITEMENT DES ECRITURES

H.1.5.5 EDITION DES ETATS

ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables

H.1.6 SUPPORTS COMPTABLES

H.1.6.1 PIECES JUSTIFICATIVES EMANANT DES TIERS

H.1.6.2 PIECES JUSTIFICATIVES INTERNES

H.1.6.3 IMPRIMES COMPTABLES

ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables

H.1.6.4 REGISTRES OU EDITIONS COMPTABLES

ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables

H.1.7 PERSONNEL COMPTABLE

ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables

H.2 CODIFICATIONS COMPTABLES

H.2.1 DOSSIERS COMPTABLES

H.2.2 REGISTRES COMPTABLES

H.2.3 COMPTES GENERAUX

H.2.4 CODIFICATIONS AUXILIAIRES